Кафедра экономической кибернетики
Контрольная работа
по дисциплине:
«Система обработки экономической информации»
Анализ автоматизированной системы обработки экономическойинформации предприятия “Дорремстрой”
Содержание
Вступление
1. Общая характеристика предприятия
2. Характеристика автоматизированной системы обработки экономической информации
3. Технологический процесс обработки информации конкретнойзадачи
Выводы
Список использованной литературы
Вступление
Становление рыночных отношений в Украине приводит к развитиюпроцессов информатизации всех сфер жизни общества, что способствует роступотребности в автоматизированных информационных системах, в частностиэкономического и управленческого характера.
В рыночных условиях актуальным для выявления результатовдеятельности любой производственно-экономической системы является минимизациявремени между совершением производственно-хозяйственных операций и ихинформационным отображением при принятии управленческих решений. Эта проблемарешается на основе внедрения новых информационных технологий.
Управление производственно-экономическими системами, вкачестве которых выступают производственные предприятия, компании, организациии фирмы, корпорации, банки, представляющие собой сложные системы, связано собменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой. Процессуправления предполагает получение сведений, касающихся состояния системы вкаждый момент времени, а также достижения заданной цели с тем, чтобывоздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
1. Общая характеристика предприятия
Предприятие “Дорремстрой” создано с целью удовлетворенияпотребностей территориальной общественности г. Сумы в выполнении работ ипредоставлении услуг, связанных с ремонтом, строительством, и содержаниемгородских дорог и обеспечения на основании полученной прибыли социальных иэкономических интересов коллектива работников предприятия.
Предприятие есть юридическим лицом, имеет самостоятельныйбаланс, товарный знак, печать со своим названием, расчетный счет и другие счетав банках, имеет право от своего имени заключать договоры, приобретатьимущественные и личные неимущественные права и обязанности, осуществлять любуюпредпринимательскую деятельность, которая не противоречит законодательствуУкраины и отвечает целям, предусмотренным статусом предприятия.
Предприятие имеет фирменное название:
полное — Государственное коммунальное предприятие по ремонтуи эксплуатации автодорог “ Дорремстрой “;
короткое — ГКП “ Дорремстрой ".
Местонахождения предприятия — г. Сумы, ул. Лебединская,3.
Форма собственности предприятия — коммунальная -100%,основатель — Сумской городской Совет народных депутатов, его часть в уставномкапитале составляет 95%, предприятие не приватизировано.
Основной вид деятельности, которую проводит предприятие — строительство, ремонт и содержание городских дорог г. Сумы по договорам изаказам Сумского городского Совета.
В 2006 году планируется осуществить работ на сумму 2920 тыс.грн. В том числе: капитальный ремонт дорог — 690 тыс. грн.; текущий ремонт — 1060 тыс. грн.; содержание городских дорог — 860 тыс. грн.; выпускасфальтобетонной смеси — 18,2 тыс. грн.
Динамика темпа роста должна составить — 102%.
Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственнуюдеятельность. В основу планирования положены планы социально-экономическогоразвития предприятия, бизнес-планы предприятия, местный заказ.
Предприятие реализует свою продукцию, имущество, работы иуслуги по ценам и тарифам, установленными самостоятельно или на договорнойоснове, а в случаях, предусмотренных законодательством — по государственнымценам и тарифам.
Формы, система, размеры оплаты труда, а также другие видыдоходов работников устанавливаются предприятием самостоятельно. Трудовые доходыработников определяются их личным взносом с учетом конечных результатов работыпредприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.
На предприятии установлена информационная система управленияпредприятием «Парус», его программный продукт Парус-Бюджет 4.32,предназначенный для бюджетных организаций.2. Характеристика автоматизированной системыобработки экономической информации
На данный момент корпорация «Парус» осуществляетвнедрение программных продуктов для крупных и средних предприятий, а такжегосударственных структур. Количество клиентов корпорации в Украине превысило5000 предприятий и организаций.
Автоматизируемые функции и задачи программного продуктаПарус-Бюджет 4.32, установленного на предприятии ГКП “ Дорремстрой “:
Бухгалтерский учет
Производство
Арендные платежи
Начисление зарплаты.
Документооборот в системе Парус основан наследующих принципах:
по отношению к зарегистрированному в системе документу можетбыть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатомвыполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа,снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов иобъектов учета системы, например, хозяйственных операций бухгалтерского учета;
выполненный этап документооборота можно отменить, то естьудалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самогодокумента отметку о выполнении этапа;
возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставитьв зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого жедокумента. Право выполнения этапа может предоставляться ограниченному кругупользователей;
для каждого документа система ведет «Журналдокументооборота», в который автоматически записывает всю историю: кто,когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можнооперативно просмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.
Многогранность проблем, с которыми сталкиваются предприятия,различие размеров этих предприятий, разная степень их готовности кавтоматизации управления, с одной стороны, и стремление корпорации «Парус»удовлетворить запросы самого широкого круга клиентов, с другой стороны,обусловливают разнообразие решений, предлагаемых разработчиками: оттиражируемых «коробочных» продуктов до крупных специализированныхпроектов.
В процесс внедрения информационной системы управленияпредприятием (ИСУП) Парус-Бюджет 4.32 в «Дорремстрое» были пройдены четыреэтапа:
Предпроектное обследование.
Проектирование, настройка и адаптация системы.
Подготовка программного обеспечения и запуск в промышленнуюэксплуатацию.
Лицензионное сопровождение.
Комплексная система Парус обеспечивает автоматизацию четырехосновных бизнес-направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия, — управление финансами, логистика, управление производством, управлениеперсоналом. Кроме того, автоматизации подлежат функции страхования.
Система Парус полностью поддерживает классическую модельуправления предприятием и на макроуровне характеризуется обеспечением следующихфакторов бизнес-логики управления:
финансовое и материальное планирование ресурсов предприятияс перспективным развитием поддержки календарного планирования. Качественноерешение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всехподразделений предприятия;
четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственнойдеятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;
анализ исполнения планов с возможностью детализацииобнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих их причину с цельюоблегчения принятия управленческого решения;
контроль и управление показателями эффективностидеятельности предприятия.
Следует отметить, что автоматизация вышеописанныхбизнес-направлений с учетом факторов бизнес-логики управления осуществляется врамках системы Парус с помощью набора программных приложений — модулей.
Модули Финансовое планирование, Бухгалтерский учет,Консолидация автоматизируют решение следующих задач управления финансами:
текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно намесяц или квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств; составлениепрогнозного баланса; долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например,на год и более продолжительный период);
контроль исполнения финансовых планов (проверка соблюденияконтрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт-анализ выполненияфинансовых планов;
планирование и управление кредиторской/дебиторскойзадолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашениязадолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов,платежных документов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;
оперативное планирование и управление платежами: формированиеплатежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающеевыявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управлениеоплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей;
финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателейдля анализа их взаимных отклонений.
Автоматизация производится в стоимостных показателях дляразнообразных периодов, по центрам финансового учета (подразделениям, проектам,организациям), с учетом инструментов оплаты (расчетный счет, вексель,взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с указанием ответственныхраспорядителей, с идентификацией причин и виновников отклонений и др. Крометого, обеспечивается формирование налогового плана (плана начисления ипогашения налоговых обязательств), планирование и управление задолженностью поналогам, отчислениям и сборам.
Модуль Учет затрат и калькуляция себестоимости обеспечиваетавтоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложениепредназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) икалькуляционных отделов (секторов, групп) и включает сбор данных о выпускепродукции и расходе ресурсов на производство, расчет прямых затратпроизводства, учет и распределение накладных расходов, калькуляцию себестоимостипроизводства и единицы продукции, анализ затрат производства и себестоимостипродукции.
Модули Учет персонала, Табельный учет рабочего времени иРасчет заработной платы обеспечивают автоматизацию работы, связанной сперсоналом и по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяютпотребности кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управленияперсоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы. Фундаментальнымсвойством этих приложений является обеспечение тесной связи процессов кадровогоучета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся обычно вкомпетенции разных подразделений предприятия.
Модуль Учет персонала обеспечивает:
учет штатного расписания;
учет сведений о сотрудниках;
учет сведений об исполнении сотрудниками должностей;
выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям вштатном расписании, формирование отчетности;
формирование и учет приказов по сотрудникам и штатномурасписанию;
формирование отчетов по штатному расписанию, оплате труда,труду, статистике; приказов по приему и зачислению, перемещению, оплате труда,совмещению профессий.
Модуль Табельный учет использования рабочего времениосуществляет: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутреннимструктурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствиис индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничнымилистами, отпусками и т.п.). Имеется дополнительная возможность классификацииотработанного времени по широкому набору произвольных признаков.
Модуль Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:
заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности;
окладов (почасовых и тарифных), надбавок;
авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п.;
выплат из среднего заработка и др.
В результате проведения расчета заработной платы формируютсяи могут быть распечатаны:
расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежныедокументы на основе этих ведомостей;
ордера — произвольно настраиваемые своды проводок по оплатетруда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете. Составтиповых проводок ордера допускает настройку, позволяющую вести аналитическийучет начислений;
лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомостиотпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры для ГНИ.
Модули Закупки, Склад, Реализация. В процессе управлениязакупками и реализацией товаров в системе формируются два встречныхинформационных потока — о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеетплановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает контроль «план-факт»и анализ логистического потока.
Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этихпотоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете (рис.5.24). Важнойфункцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а такжеотправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графикамипоступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по тремгруппам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимныхрасчетов с контрагентом: суммы по графику, плановая и фактическая суммы.
Плановые и фактические суммы отражают оперативную информациюпо лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, атакже ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. Наосновании этих сумм автоматически формируются исходящие плановый и фактическийостатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановуюи фактическую задолженность контрагента по отношению к предприятию, аположительные — на задолженность предприятия контрагенту.
Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, котораяпредоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпалсумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становитсяотрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышениелимита кредита допускается, но при этом система предупреждает о подобнойситуации.
Исходные данные лицевого счета формируются вручную или наосновании этапа договора, на котором ведется учет и контроль исполнениявзаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов напокупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, всвою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров иплатежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируетсялицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можносформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер,счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпускпотребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. Вдоговоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевогосчета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимныхрасчетов с контрагентом по данному договору.
Система Парус имеет набор специальных средств для общейнастройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуляАдминистратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных нанезависимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение правдоступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы; общесистемныймониторинг, а также выполнение других служебных функций.
Необходимо отметить, что современная информационная система,рассчитанная на одновременное использование многими пользователями, не можетобходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система Парус вполной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничениеправ доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям,которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ееисправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например,запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документовс особыми пометками).3. Технологический процесс обработки информацииконкретной задачи
Организация и анализ состояния учета кассовых операций наГКП ”Дорремстрой".
На Государственном коммунальном предприятии “Дорремстрой”для осуществления бухгалтерского учета в штатном расписании предусмотреноструктурное подразделение — бухгалтерия, которую возглавляет главный бухгалтер.В штат бухгалтерии входят:
главный бухгалтер;
заместитель главного бухгалтера;
2 бухгалтера;
кассир.
За осуществление правильного выполнения кассовых операцийответственность возложена на главного бухгалтера. А непосредственно проводиткассовые операции — кассир, на которого возложена полная материальнаяответственность за сохранение денежных средств и осуществление кассовыхопераций. С кассиром заключен договор о материальной ответственности в формеобязательств кассира.
Прием и выдачу наличных денег в кассе предприятияосуществляет только кассир.
Денежные средства поступают в кассу с расчетного счета,размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, отподотчетных лиц.
Рассмотрим несколько операций по образованиюдебиторской/кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудникамиорганизации в наличной форме.
24 января 2005 г. предприятие «Дорремстрой» почеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочныерасходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовомордере №1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятияследующие суммы:ФИО Сумма (грн) Цель Документ Петрову Н. 60.00 на покупку смазочных материалов для оборудования Расходный кассовый ордер №1 Сидорову К. 40.00 на покупку упаковочных материалов Расходный кассовый ордер №2 Иванову Ф. 200.00 в счет предстоящих командировочных расходов Расходный кассовый ордер №3
Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываютсяна активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается подебету счета 30, а расход — по кредиту. На рис.3 показана схема отраженияопераций задачи на счетах бухгалтерского учета.
Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу насумму 320 грн. Операции 2-4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37«Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторскаязадолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов сподотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета вразрезе подотчетных лиц — сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанностикассира входит ведение кассовой книги установленного образца
Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежныхсредств удобен документ «Банк (касса)»Отчет кассира", которыйвходит в комплект стандартной настройки программы.
Отчет кассира является листом кассовой книги, в которомотражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета)позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок покассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.
В обязанность бухгалтера входит не только правильно указатьданные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждойкассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если накорреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.
В нижней части поля ввода документа имеется служебныйреквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлятьрежимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, топроводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журналопераций автоматически поместятся проводки по всем операциям,зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир можетвводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будетсохраняться только лишь заголовочная запись документа.
В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова«войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок,что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчеткассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ». Формадокумента, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 1
/>
Рис. 1. Схема отражения кассовых операций по приходу ирасходу денежных средств
Касса за 24 января 2005г. № Документ От кого получено или кому выдано Корр счет Приход Расход Остаток на начало дня 1 1 От Банка «Кредан» чек 10104 31 320.00 2 1 60.00 3 2 40.00 4 3 200.00 Итого за день 320.00 300.00 Остаток на конец дня 20.00
Кассир ________
Проверил и документы в количестве Четыре получил
Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты»проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журналопераций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерскиепроводки, полностью соответствующие данным кассовой книгиДата Дебет (Док) Кредит (№Док) Субконто Дебет Вал. Кол-во Сум. вал. Сумма № Субконто Кредит Курс Содержание 24.01.05
Касс
Дн 1 Отчет кассира 24.01.05 30 31 320 1 от Банка «Кредан», чек 10104 24.01.05 37 30 Петров 60 1 Петрову Н. 24.01.05 37 30 Сидоров 40 2 Сидорову К. 24.01.05 37 30 Иванов 200 3 Иванову Ф.
Выводы
Современный уровень экономического развития отечественныхпредприятий характеризуется возрастающей ролью информационных технологий какключевого фактора получения конкурентного преимущества. Эффективное решениезадач сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения ииспользования данных обеспечивает своевременное получение качественной идостоверной информации на всех уровнях управления предприятием. Одним изнаправлений достижения эффективности выступает автоматизация управленияинформационными потоками и поддержки принятия управленческих решений с помощьюприменения различных программных продуктов, на основе которых создаютсяинформационные системы.
Внедрении информационных систем управления предприятием делаеткомпанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости иадаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Автоматизация управленияпозволяет:
Повысить эффективность управления за счет обеспеченияруководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достовернойинформацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации истандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизациипроцессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа персоналапредприятия к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляяих от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться напрофессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений ирасходования денежных средств на всех уровнях управления.
Руководителям среднего и нижнего звеньев проводить анализ
деятельности своих подразделении и оперативно готовитьсводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
Повысить эффективность обмена данными между отдельнымиподразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных навсех этапах обработки информации.
На основании опыта, накопленного корпорацией «Парус»,выработаны следующие принципы: автоматизация не самоцель, а целенаправленнаяперманентная деятельность по рационализации и оптимизацииорганизационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационнаяподдержка связанных с этим мероприятий. Система автоматизации не должнанавязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержкупринятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии; автоматизация даетзначительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизацияотдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую»проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, апорой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; неустраняется несогласованность работы подразделений. Поэтому рекомендуетсякомплексное решение проблем с выходом на единую информационную базу предприятия.Проектирование отдельных подсистем ведется в расчете на функционирование всоставе единой системы; поэтапность автоматизации. Комплексность автоматизациине означает одномоментность ее осуществления. Создание информационной системыпредприятия проводится в строгой последовательности, в первую очередь, накритических и базовых участках. Причем на каждом этапе достигаются определенныерезультаты и создается информационная основа для следующего шага автоматизации.
Список использованной литературы
1. Ананьєв О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності[Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. — Львів: НовийСвіт-2000, 2006. — 584 с.
2. Антонов В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]:навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред.В.М. Антонов; Мін-воосвіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. — К.: ЦНЛ, 2005. — 432 с.
3. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальнийпосібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2001. — 400 с.
4. Гуржій А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник /А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. — Х.: Компанія СМІТ, 2003. — 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении:Кн.6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкийнац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. — Донецк: Юго-Восток, 2004. — 377 с.
6. Маслов В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст]: навчальнийпосібник / В.П. Маслов; Мін-во освіти і науки України. — К.: Слово, 2003. — 264с.
7. Олійник А.В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст]:навчальний посібник / А.В. Олійник, В.М. Шацька. — Львів: Новий Світ-2000, 2006.- 436 с.
8. Румянцев М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитныхучреждений [Текст]: учебное пособие для вузов / М.И. Румянцев; Западнодонбасскийин-т экономики и управления. — Днепропетровск: ИМА-пресс, 2006. — 482 с. -
9. Черняк О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник /О.І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. — К.: Знання, 2006. — 447 с.