--PAGE_BREAK--1.2 Работа в программе OutlookExpress Начальная настройка программы Outlook Express
1) Если доступ к Интернету ранее был настроен для работы с браузером, то программа «Мастер подключения к Интернету» уже запрашивала необходимые для работы Outlook Express сведения, и если они уже введены, то электронная почта должна быть готова к действию.
2) Чтобы начать настройку Outlook Express, достаточно «Запустить Outlook Express».
— Пуск->Программы->Outlook Express.
— Щёлкнуть по ярлыку на рабочем столе.
Начальный процесс настройки Outlook Express, необходимый для функционирования сервиса электронной почты — при первом вызове программы Outlook Express еще раз запускается Мастер подключения к Интернету, который запросит необходимые данные о почтовых серверах и адресе электронной почты, которые должны быть получены от провайдера.
В самом первом окне надо будет ввести ваше имя как абонента электронной почты, которое будет появляться в заголовке ваших писем, когда они придут к адресатам. Кроме того, необходимо записывать свое имя латинским шрифтом, чтобы как избежать проблем неправильного отображения заголовков с русским шрифтом в ряде программ электронной почты (которые могут стоять у ваших коллег по переписке), так и не создавать лишних проблем вашим возможным зарубежным адресатам. Впоследствии, указанное в этом окне имя можно будет легко изменить с псевдонима на настоящее имя и наоборот, — если в этом возникнет необходимость.
В следующем окне надо будет ввести ваш адрес электронной почты. Как правило, адрес E-mail состоит из вашего имени и доменного имени провайдера, соединённых с помощью знака @. К примеру, это может быть адрес вида user@mail.ru. Когда вы будете называть свой адрес кому-либо вслух, то знак @ произносится как словосочетание «ат», хотя русские пользователи чаще называют его сленговым термином «собака» (считается, что этот сленговый термин для знака @ ведет свою историю со времен самых первых компьютерных игр).
Далее Мастер запросит тип сервера входящей почты и доменные имена почтовых серверов провайдера, предназначенных, соответственно, для входящей (РОР3) и исходящей почты (SMTP). Введите эти адреса. Наличие разных почтовых серверов связано с тем, что сообщения электронной почты пересылаются между узлами Интернета (узлами различных провайдеров) по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), а на последнем отрезке между узлом вашего провайдера и вашим компьютером — по РОР (Post Office Protocol). Введите в соответствующих полях диалогового окна те адреса почтовых серверов, которые получены от провайдера при заключении договора. Что касается типа сервера входящей почты, то если ваш провайдер специально не указал данный параметр, то по умолчанию оставьте РОР3.
В новом окне укажите сведения об учетной записи вашего соединения — имя пользователя и пароль. Это те же самые сведения, которые обычно используются для подключения к Интернету. В данном случае эти сведения нужны для того, чтобы программа Outlook Express могла автоматически дозваниваться до провайдера и устанавливать соединение для отправки и приема электронных писем. В следующем окне предлагается ввести «дружественное имя» для данной учетной записи почты. Можете ввести что-нибудь подобное «Моя почта на Parasang Plus» или оставить ту запись, которая предлагается по умолчанию.
В очередном окне укажите тип вашего соединения, — это соединение по модему, хотя если Outlook Express применяется в офисе, то там можно использовать и подключение через локальную сеть. Эти соединения будут устанавливаться автоматически, но можно выбрать и третье значение переключателя, предлагающее вручную соединиться с провайдером перед каждым сеансом работы с электронной почты.
Остались два самых последних окна — в одном надо выбрать учетную запись (если у вас всего один провайдер, то и выбор, соответственно, будет невелик), но сегодня нередка ситуация, когда пользователь имеет учетные записи у нескольких провайдеров и плюс учетную запись для модемного доступа к локальной сети своей компании. И, наконец, осталось то окно, где нужно подтвердить данные, введенные в предыдущих окнах, щелкнув по кнопке Готово (Finish). После нажатия кнопки Готово Мастер подключения к Интернету завершит процесс настройки Outlook Express и можно приступать к обмену почтовыми сообщениями с другими пользователями Интернета. Однако не стоит спешить: поскольку почта только что настроена, то в ней вряд ли есть какие-либо сообщения (кроме стандартного поздравления, обычно рассылаемого провайдерами в таких случаях). Поэтому будет лучше, если уделить еще некоторое время изучению интерфейса программы и дополнительной настройке почтовой службы Outlook Express. Чуть позже, через раздел, будет представлена информация по получению и отправке письма. Далее следует указать на ряд дополнительных тем по работе с электронной почтой, с которыми можно познакомиться самостоятельно, а завершат это пособие небольшие разделы, в которых будет изложено, как завести себе адрес с бесплатной почтой.
1.3 Пользовательский интерфейс OutlookExpress
Рис.1 Окно программы OutlookExpress
Строка заголовка (titlebar) содержит стандартные элементы окна Windows-приложения (кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть). В этой строке также указано название приложения (OutlookExpress).
Строка меню (menubar) содержит заголовки меню, предоставляющие доступ ко всем функциям, необходимым для работы с OutlookExpress. С помощью меню можно формировать новые сообщения, отправлять и получать почту, пересылать письма другим пользователям, настраивать интерфейс OutlookExpressи т.д. Кроме того, в меню встретится множество пунктов, характерных для всех приложений Windows— печать, справка и т.д. Из строки меню так же можно вызвать InternetExplorer4 и загружать для просмотра страницы Web.
Панель инструментов (toolbar) предназначена для быстрого доступа к некоторым наиболее часто используемым командам OutlookExpress. В зависимости от того, в каком режиме работает OutlookExpress(почта или новости), число кнопок и их назначение автоматически изменяются. Кроме того, в начальный момент после загрузки OutlookExpressустанавливается в общий режим (когда еще не выбран нужный режим — почта или новости). В таком общем режиме кнопки панели инструментов выполняют следующие функции:
Создать сообщение (Composemessage) открывает окно для формирования нового письма.
Доставить почту (SendandReceive) — с помощью этой кнопки можно быстро и легко подключиться к провайдеру, чтобы проверить и доставить входящую почту, а так же отправить собственную.
Адресная книга (AddressBook) — открывает доступ к адресной книге, куда записываются для хранения адреса e-mailдрузей, коллег по работе и т.д.
Соединить (Connect) — нажатие на эту кнопку вызывает (активизирует) процесс соединения с провайдером.
Разорвать соединение (HangUp) — разрывает соединение с провайдером Интернета.
Панель «Папки» (Folders) позволяет вывести на экран списки писем и их содержимое, хранящихся в одной из 4-х стандартных папок OutlookExpress: Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Отправленные (SentItems), Удаленные (DeletedItems) и Черновики (Drafts). OutlookExpressпозволяет завести новые дополнительные папки пользователя, и они так же будут доступны из этой панели. После того, как доступ к серверам новостей будет настроен, в этой панели появятся и имена соответствующих серверов новостей.
Содержимое письма можно посмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке с выбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали, или по вертикали, — если такой способ организации интерфейса покажется более удобным. Что касается порядка показа писем, то по умолчанию все письма в папках располагаются в соответствии с алфавитным порядком имен отправителей, но их можно отсортировать и иначе — например, по дате поступления письма. Как интерпретируются значки с различными изображениями конверта в области просмотра:
Открытый конверт отмечает уже прочитанное письмо. Закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает письмо, которое еще не читали.
Скрепка у письма говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.
Строка состояния (statusbar) используется для двух целей. Обычно в ней OutlookExpressуказывает общее число сообщений в данной папке и отдельно — число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверке поступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе или наоборот, отсутствии новых писем. Кроме того, при работе OutlookExpressтам появляются значки, характеризующие режим работы этого приложения в данный момент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что в этот момент нет соединения с Интернетом).
Чтобы сберечь место на экране, можно сразу же отключить две панели — самую левую колонку со значками папок (т.к. ее содержимое повторяется левее) и серую строку с надписью OutlookExpressнад областью просмотра (как не несущую функциональной нагрузки). Для этого выберите в меню Вид (View) пункт Раскладка. Повторный выбор этого пункта меню восстанавливает эти панели. Еще можно установить в нижней части области просмотра OutlookExpressфлажок Переходить в папку «Входящие» при запуске (Whenstarting, godirectlytomyInboxfolder). Тогда сразу после запуска OutlookExpressбудет переходить к папке «Входящие», что позволит быстрее приступить к чтению новых писем.
продолжение
--PAGE_BREAK-- 1.4 Почтовые папки OutlookExpress
Входящие (Inbox). Сюда по умолчанию поступает вся новая почта, и здесь хранятся все пришедшие сообщения. Впоследствии можно создать дополнительные папки (например, посвященные разным проектам или письмам от постоянных адресатов) и настроить OutlookExpressтаким образом, чтобы при поступлении новых писем вся почта автоматически разбиралась и складывалась в отдельные папки.
Исходящие (Outbox). Это папка предназначена для временного хранения отправляемых писем. Пусть необходимо подготовить несколько писем друг за другом. Чтобы не соединяться каждый раз с Интернетом для отправки очередного письма, письма временно накапливаются в этой папке. Затем при нажатии на кнопку Доставить почту (SendandReseive) они разом уходят на почтовый сервер провайдера и далее — к своим адресатам. Именно такой режим отправки писем устанавливается в OutlookExpressпо умолчанию.
Отправленные (SentItems). Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений, и всегда можно вспомнить, — что, кому и когда было отослано.
Удаленные (DeletedItems). Если необходимо удалить ненужные сообщения, то они временно помещаются на хранение в эту папку (на случай, если вам понадобится их восстановить). Если решено насовсем удалить сообщения из этой папки, нужно сделать правый щелчок по ее значку, и из выпавшего меню выбрать пункт Очистить папку (Emptyfolder).
Черновики (Drafts). Если готовится новое письмо, но в процессе работы над ним решено дописать письмо позже, то нужно выбрать в меню Файл (File) пункт Сохранить (Save). Такое «недописанное» письмо временно сохраняется в папке Черновики (Drafts). Чтобы продолжить впоследствии работу над письмом из этой папки, просто нужно открыть ее и дважды щелкнуть по черновику письма. Затем, если письмо готово, то его можно отправить, и оно будет помещено в папку Исходящие (Outbox). Если же письмо по-прежнему не готово к отправке, то его опять можно сохранить в папке черновиков.
1.5 Получение входящей почты
Достаточно запустить программу OutlookExpess, которая по умолчанию сразу преложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК. Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. Соединиться с почтовым сервером провайдера можно в любой момент времени — достаточно нажать кнопку Доставить почту (SendandReseive) на панели инструментов OutlookExpress.
После того как ваш модем осуществит соединение, появится окно, в котором OutlookExpressбудет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папке Исходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам (см. рис.2).
OutlookExpressпозволяет устанавливать сеанс связи с провайдером, только на время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу же отключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужно установить флажок Разорвать соединение по завершению доставки (Disconnect...) на вкладке Удаленная связь (Connection) окна свойств или прямо в окне доставки (см. рисунок).
Рис.2 Отправка почты
При поступлении новой почты в
правом углу строки состояния WindowsXP(а также в самой программе OutlookExpress) будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и OutlookExpressпериодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.
Чтение пришедшей почты
Как уже говорилось ранее, по умолчанию вся пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые ещё не были прочитаны, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл. Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.
Познакомиться с содержимым письма совсем просто — нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра OutlookExpressпоявится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне.
Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее всего вначале раскрывать пришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно, достойно ли это сообщение дальнейшего внимания. Если да, то лучше раскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне.
В окне с пришедшим письмом находится ряд новых элементов интерфейса, наиболее важными из них являются следующие кнопки:
Ответить отправителю (ReplytoAuthor) открывает окно для формирования ответного письма. Текст исходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающие начало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.
Ответить всем (ReplytoAll) — эта кнопка панели инструментов действует совершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключение состоит в том, что ответное письмо рассылается не только первоначальному автору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичное письмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения). Таким образом, эта функция имеет смысл лишь в бизнес-переписке, когда организуется что-то вроде дискуссии. Однако необходимо убедиться, что все адресаты будут согласны на получения вашего письма. Следует добавить, что традиция электронной переписки запрещает «веерную рассылку» посланий незнакомым людям, особенно содержащих рекламу (так называемый "Spam", — сленговое слово для непрошеной почты, дословно переводимое как «фарш») и пр.
Переслать (Forward) — эта кнопка позволяет перенаправить (переадресовать) полученное письмо другому пользователю. Данная функция также очень часто используется в бизнес-переписке. В разговорной речи среди пользователей почты для этой функции часто используется транслитерированный сленговый термин «форварднуть».
Удалить (Delete) — нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии можно очистить папку Удаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.
Печать (Print) — кнопка с изображением принтера посылает текст письма на принтер. Следует обратить внимание, что при этом печатается только текст письма, — если письмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать уже из данной программы. Необходимо добавить, что если в письмо вложены отдельные файлы, то двойной щелчок по ярлыку каждого вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности OutlookExpressвыдаст на экран стандартное предупреждение, и если нет уверенности в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, то лучше его вначале сохранить на дискету, затем проверить антивирусной программой, и уже затем только открыть для просмотра.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.7 Подготовка и отправка писем электронной почты
В целом эта операция совершенно аналогична для случаев, когда подготавливается собственное сообщение и отправляется «с нуля», или же оформляется ответ на пришедшее письмо (или третий вариант — пересылается письмо далее другому человеку). Во всех этих случаях на экране появится окно с одним и тем же интерфейсом. Конечно, при ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что OutlookExpressавтоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст «пропутешествовал» несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству кругов, которые прошло ваше письмо туда и обратно.
Если оформляется ответ на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если же вы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строки исходного текста (цитаты), на которые вы конкретно отвечаете. Важно помнить: если в пришедшее письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают.
Формирование нового сообщения
Для создания нового сообщения нажмите на кнопку Создать сообщение (ComposeMessage) на панели инструментов OutlookExpress, что вызовет отдельное окно (см. рис.3).
Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержит поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая:
(Bcc:), Тема: (Subject:).
Рис.3 Создание сообщения
Заметим, что по понятным причинам обязательным является заполнение только поля Кому: (To:), — иначе письмо просто не найдет своего адресата. Рассмотрим подробнее элементы заголовка:
Кому: (To:) — так же, как и на обычном конверте, в этом поле вы должны ввести адрес — в данном случае адрес электронной почты вашего адресата. Вы можете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда ранее (см. далее раздел «Адресная книга»).
Копия: (Cc:) — если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание «Сс» — это сокращение от английского «канцелярского» термина CarbonCopy(по-русски — «копирка»). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогут узнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.
Скрытая: (Bcc:) — чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, но они не знали, кому еще было отослано данное письмо, то введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание «Всс» — это сокращение от английского BlindCarbonCopy(по-русски можно было бы перевести как «слепая копирка»). Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.
Тема: (Subject:) — здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения. Заголовок лучше писать по-английски, если нет уверенности, что почтовая программа вашего адресата поддерживает 8-битовую кодировку заголовков и на его машине инсталлированы русские шрифты. Кроме того, для русских заголовков часто повреждается их тип кодировки при пересылке между разными провайдерами.
Далее уже можно приступать к самому письму, для чего щелкните курсором мыши в поле письма и введите нужный текст. При необходимости вы можете «вложить» в письмо файл любого формата. По традиции, завершает письмо вставка подписи, для чего следует нажать кнопку с изображением авторучки на панели инструментов (оригинальная и остроумная подпись — одна из традиций Интернета). Если подпись еще не создана, то создать ее можно, выбрав в меню Сервис (Tools) пункт Бланк сообщений (Stationary) и далее нажать на кнопку Подпись (Signature). Созданную таким образом подпись можно потом многократно использовать. В принципе, «интернетовская» подпись — вещь необязательная и можно подписать письмо вручную, напечатав обычные слова, подходящие к данному случаю — например, «Искренне ваш...» и тому подобное.
Следует обратить еще внимание на изображение логотипа InternetExplorer(стилизованной буквы е) в правой верхней части нового сообщения. Лого является идентификатором «важности» отправляемого сообщения. В меню Сервис (Tools) имеется пункт выбора важности сообщений, при нажатии на который будет выведен список возможных опций важности сообщений (Высокая, Обычная и Низкая). Важно знать: это не влияет на скорость доставки, а всего лишь управляет наличием изображения с соответствующим значком у письма по приходу письма к адресату. Так, многие почтовые программы маркируют важные сообщения, пришедшие на компьютер, помещая восклицательный знак рядом с заголовком.
Осталось лишь нажать на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов этого окна с изображением летящего конверта и надписью Отправить) и ваше письмо — на пути к адресату. Если установлен флажок Отправлять сообщения немедленно (Sendmessagesimmediately...) на вкладке Отправка в окне Параметры (см. меню Сервис), то OutlookExpressсразу же произведет соединение с провайдером и отправит письмо. Если же флажок снят, письма будут временно помещаться в папку Исходящие (Outbox), где они будут накапливаться перед отправкой. В последнем случае на экран будет выведено сообщение о помещении письма в папку Исходящие. Когда составление всех писем будет завершено, нажмите на кнопку Доставить почту (SendandReceive) на панели инструментов основного окна OutlookExpress, и далее процесс соединения с провайдером пойдет совершенно аналогично тому, как было рассмотрено в разделе 1.
продолжение
--PAGE_BREAK--