Если работника отправляют в командировку, он вынужден нести расходы на проезд, на проживание и т.д. Эти расходы, в определенных пределах, компенсирует организация. В частности, работнику могут выдать некоторую сумму, предназначенную, например, для покупки билетов на поезд или самолет для проезда к месту командировки. Работник, который получил от организации денежные средства на какие-либо цели, называется подотчетным лицом. В одной из следующих лекций мы подробно поговорим об учете расчетов с подотчетными лицами. Здесь лишь отметим, что для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71, а выдача денежных средств под отчет оформляется такой записью:
Д71 К50 - выданы денежные средства командированному работнику Работника отправляют в командировку, издавая приказ за подписью руководителя организации. Работник, который отбывает в командировку, получает командировочное удостоверение. В день отбытия работника в командировку (иногда - заранее - если он, скажем, отъезжает рано утром) в удостоверение ставится печать организации с указанием даты отбытия. Прибыв в место командировки, работник предъявляет командировочное удостоверение, в котором ставит печать уже принимающая сторона. При отъезде с места командировки, работник, опять же, "отмечается", а приехав в свою организацию получает еще одну печать в удостоверение. Без всех этих печатей (а их должно быть, как минимум, четыре) командировочное удостоверение считается недействительным, а командировка несостоявшейся.
Командированный работник - это подотчетное лицо. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет свои особенности, ему посвящена отдельная лекция.
Во время пребывания в командировке работник получает так называемые суточные - деньги, предназначенные на различные мелкие расходы, в частности, на питание. Размер суточных устанавливается приказом руководителя организации.