Наверное, вы заметили, что каждое изменение баланса обязательно затрагивает две его графы. Причем, если изменения касаются граф, расположенных в одной части баланса (в активе или в пассиве) - средства как бы "перетекают" между ними, не затрагивая валюту баланса. Например, покупка материалов за счет денег, хранящихся на расчетном счете, приводит к изменению внутри актива баланса, но на валюту баланса не влияет. Заметьте так же то, что при таких изменениях одна статья баланса растет, другая же уменьшается.
Если изменения касаются и актива и пассива - например - это получение и погашение кредита, получение прибыли - меняются графы баланса, расположенные в разных его частях, причем - меняются в одну сторону. Если растет актив - растет и пассив, если актив уменьшается - пассив также уменьшается. Если вы внимательно следили за вышеприведенным примером, такие изменения баланса покажутся вам вполне объяснимыми. Действительно - если в организации растет количество денег, эти деньги должны откуда-то взяться - поэтому если растет актив (имущество) - вырастет и пассив (источник образования имущества).
"Двойные" изменения в балансе - это следствие одного из основных элементов бухгалтерской системы - метода двойной записи.
Сущность метода двойной записи заключается в том, что хозяйственные операции в бухгалтерском учете учитываются дважды. Один раз - по дебету одного или нескольких счетов, другой раз - по кредиту, причем, суммы дебетового и кредитового оборотов всегда равны между собой [2].
Рассмотрим счет "Расчетный счет", на котором отражались операции по движению денежных средств в предыдущем примере. Вспомним: сначала на расчетный счет поступили денежные средства в качестве вклада собственника организации в размере 10000 рублей. Далее - мы приобрели материалы за 2000 рублей, далее - на счет поступил кредит на120000 рублей, мы приобрели компьютер и оргтехнику за 70000 рублей, зачислили на счет выручку от продажи части материалов - 2000 рублей, и, наконец, погасили со счета часть долга по кредиту в размере 40000. Счет бухгалтерского учета можно представить в виде таблички следующего содержания табл. 1.7 .
Таблица 1.7. Расчетный счет
Название счета
Расчетный счет
Остаток на начало периода
Поступило за период
Вклад собственника
Кредит
Выручка от реализации товаров
Выбыло за период
Покупка материалов
Покупка техники
Погашение части кредита
Остаток на конец периода
Как видите, здесь мы перечислили операции по счету и посчитали остаток по счету, сложив все поступления на счет и вычтя из них сумму всех выбытий со счета. Это вполне логичная операция - если вы попытаетесь, например, записывать ваши личные доходы и расходы - у вас получится примерно такая же таблица. Если бы остаток по счету на начало периода не равнялся бы нулю (то есть - на расчетном счете были бы какие-то деньги) - при расчете остатка на конец периода мы просто вычли бы сумму выбытий со счета из числа, равного сумме начального остатка и суммы поступлений.
Подобная таблица уже очень близка к тому понятию счета, которое применяется в бухгалтерском учете. Однако она не предназначена для ведения двойной записи. А, как уже было сказано, двойная запись - это одна из основ современного учета.
Счета в бухгалтерском учете состоят из двух частей - дебета (сокращенно обычно пишут Д) и кредита (соответственно, К). Давайте посмотрим на внешний вид нашего счета "Расчетный счет" после того, как мы разделим его на две части - на дебет и кредит табл. 1.8 .
Таблица 1.8. Счет 51, "Расчетные счета"
51 "Расчетные счета"
Д
К
Сальдо начальное: 0
Поступления:
Выбытия:
Всего поступлений (дебетовый оборот): 132000
Всего выбытий (кредитовый оборот): 112000
Сальдо конечное: 20000
Сальдо - это остаток по счету. Сальдо начальное - начальный остаток (как правило, на начало текущего месяца), сальдо конечное - конечный остаток - на конец текущего месяца.
В заголовке таблички, представляющей счет (на бухгалтерском жаргоне такие таблички называют "самолётиками") мы привели номер счета и его наименование. Обратите внимание, что счет называется не "Расчетный счет", а именно "Расчетные счета". Дело в том, что этот счет включает в себя информацию обо всех расчетных счетах (а их может быть несколько), которые есть в организации.
Именно такой номер и наименование данный счет бухгалтерского учета имеет в нормативном документе, выпущенном Минфином РФ, который называется Приказ от 31 октября 2000 г. №94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению". Ниже мы рассмотрим План счетов подробнее.
Сейчас давайте "нарисуем" еще один счет табл. 1.9 - а именно - тот, который используется для учета краткосрочных кредитов и займов. Напомним, что организация получила кредит в размере 120000 рублей, после чего погасила часть кредита в размере 40000 рублей.
Таблица 1.9. Счет 66, "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"
66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"
Д
К
Сальдо начальное: 0
Выбытия: 40000
Поступления: 120000
Всего выбытий (дебетовый оборот): 40000
Всего поступлений (кредитовый оборот): 120000
Сальдо конечное: 80000
Обратите внимание на то, что данный счет имеет кредитовый начальный остаток, поступления на счет отражаются по кредиту, выбытия - по дебету, а остаток (сальдо конечное) данного счета так же располагается в кредите счета.
В чем же дело? Ведь предыдущий счет пополнялся по дебету, уменьшался по кредиту, имел дебетовое начальное сальдо и дебетовое же конечное сальдо. Нет ли здесь ошибки? Нет, ошибки здесь нет - все верно. Только что мы рассмотрели два разных, по отношению к балансу, счета. Счет 51 "Расчетные счета" отражается в активе баланса, а, значит, поступления на него фиксируются по дебету, выбытия фиксируются по кредиту, и этот счет либо не имеет остатка вовсе, либо имеет дебетовый остаток, который означает остаток денежных средств на счете. Счет 51 называется активным счетом.
Представим, что мы получили, например, по итогам месяца, кредитовый остаток по этому счету. Предположим, начальный остаток по этому счету равнялся нулю, после чего на счет поступило 10000 рублей, а потрачено с него было 15000 рублей. Это абсурд - это похоже на то, если бы человек, выходя из дома, положил бы в пустой кошелек 10000 рублей, а потом потратил бы оттуда 15000 рублей. То же самое справедливо для любого активного счета - например, для счета учета материалов. Мы не можем продать больше той же бумаги, чем было куплено ранее.
А счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" - это счет, который отражается в пассиве баланса. Это - пассивный счет. Он имеет кредитовое сальдо (или не имеет его вовсе, хотя на счете 66 возможно наличие дебетового сальдо - как знак переплаты по кредиту), увеличение этого счета происходит по кредиту, уменьшение по дебету.
Существуют и так называемые активно-пассивные счета - они могут иметь развернутое сальдо. Это, например, счет учета расчетов с покупателями и заказчиками - 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Дело в том, что, например, если мы отгрузили товары покупателю, но не получили от него оплаты, его долг будет учитываться по дебету такого счета. Но другой покупатель может сделать нам предоплату, которая будет учитываться по кредиту счета 62. Если мы не приведем в порядок дела с этими покупателями, окажется, что мы должны одному из них товары, а другой должен оплатить нам товары, которые мы уже ему отгрузили. Мы не можем зачесть долг одного покупателя в счет предоплаты другого (на самом деле это возможно, но лишь в особых случаях), поэтому вынуждены формировать развернутое сальдо по счету 62. Дебетовое сальдо означает долги покупателей перед нами, а кредитовое - наш долг перед покупателем. О расчетах с покупателями и заказчиками мы поговорим ниже, там же обсудим тонкости этого процесса. Пока же вам достаточно знать о том, что, помимо активных и пассивных счетов, существуют так же активно-пассивные.
Выше мы говорили о принципе двойной записи - все хозяйственные операции учитываются на двух счетах - на одном - по дебету, на другом - по кредиту. Попробуем создать бухгалтерскую запись, которая отразила бы поступление денежных средств на расчетный счет после получения краткосрочного кредита. В просторечии бухгалтерские записи называют проводками (от слова проводить). В проводку входят следующие обязательные части. Во-первых - корреспонденция счетов с указанием дебета и кредита, во-вторых - сумма операции. Наша бухгалтерская запись будет выглядеть так:
Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" Сумма: 120000 руб. Такая запись довольно длинна и не очень удобна для восприятия, поэтому обычно пишут короче:
Д51 К66 120000 руб.
Читается эта запись так: "На расчетный счет поступили денежные средства в размере 120000 рублей, взятые в краткосрочный кредит".