Система управления представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Она состоит из четырех подсистем:
• методологии;
• структуры;
• процесса;
• техники управления.
Методология управления включает в себя цели, законы и принципы, функции, методы, технологии управления и практику управленческой деятельности.
Процесс управления представляет собой систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.
Структура управления включает в себя функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействия высших органов управления и профессионализм персонала.
Техника управления включает компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.
Методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления — механизм управления.
Основная задача системы управления — формирование профессиональной управленческой деятельности, которая может рассматриваться как процесс и как явление.
Система управления организации рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука — это прагматизм, а искусство — творчество.
Функции и структура управления организации находятся в диалектическом единстве.
При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций.
В общем виде функция — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями, функции управления управленческой деятельностью.
К функциям управления управленческой деятельностью относятся: стратегическое управление, внешнее представительство, консультационная деятельность.
Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Образуется следующая иерархия: конкретные функции управления, общие функции управления, типовые процедуры, набор операций.
Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость выражается в часах. Сложность имеет три уровня — низкий, средний и высокий. Уровень сложности определяется на основе преобладания технических, логических либо творческих операций.