При такой ревизии проводятся документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.
Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей. При отпуске материальных ценностей со склада по лимитно-заборным картам ревизору необходимо сверить фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены в организации. Если в организации выписывают две лимитно-заборные карты, то нужно сверить в них подписи, даты, суммы. Отклонения в данных между лимитно-заборными картами подразделений (цехов), кладовых и складов могут стать основанием для требования объяснительных с материально ответственных лиц. Если в организации выписывают одну лимитно-заборную карту, то данные таких карт необходимо сверить с данными карточек учета материалов формы № М-17.
При обнаружении возврата материальных ценностей по лимитно-заборным картам следует дать экономическую оценку действий должностных лиц допустивших избыточный отпуск материалов со склада.
Особое внимание нужно уделять документам на разовый отпуск
ценностей со склада. Ревизору необходимо изучить порядок согласования отпуска материалов по требованиям формы № 10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материалов.
При отпуске материалов на производство без оформления специальных документов (это возможно в небольших организациях) фактическое расходование материалов отражается в актах или отчетах о выпуске или реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работниками организации, ответственными за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания. Ревизор проверяет наличие данных актов, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.
Анализ списания сырья и материалов на производство. Основными вопросами проверки правильности расходования сырья и материалов в производстве являются: обоснованность и документальная определенность норм расхода; соблюдение норм расхода в производстве; фактическое расходование сырья и материалов в подразделениях (цехах) организации.
Приступая к проверке, ревизор прежде всего должен выяснить, когда в последний раз пересматривались действующие в организации нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них изменения, произошедшие в результате, например, усовершенствования технологии, конструкции, приводящего к сокращению расхода сырья и материалов.
Если на одно и то же изделие установлено несколько различных норм расхода сырья и материалов, что связано с особенностями технологии изготовления изделий, ревизор обязан выяснить, сколько изделий и по какой технологии фактически изготовила организация изучаемый период и учтена ли технология изготовления при определении расхода сырья и материалов по нормам.
Установив правильность норм расхода материалов, ревизор должен проверить, как эти нормы соблюдаются в производстве. Для этого в первую очередь необходимо действующие в подразделениях (цехах) нормы расхода сопоставить с нормами, представленными ревизору эти нормы должны соответствовать друг другу.
Например. При проверке машиностроительного завода ревизор, изучая действующие в цехах нормы расхода листового металла, установил, что нормы, по которым завод отчитывается, выше, чем нормы, действующие в цехах. Работники завода объяснили это завышение тем, что поставщики присылают листы металла немерной ширины, включая в общий вес поставляемого металла кромочную часть листа. Кроме того, часть металла расходуется на технологические нужды, которые якобы в цеховых нормах не учтены. Чтобы разобраться в этом, ревизор тщательно изучил технические условия поставки металла, проверил счета поставщиков, ознакомился на складе с качеством неизрасходованного листового металла, актами приемки технического контроля, а также с условиями испытания образцов при изготовлении деталей. Изучение всех этих данных не подтвердило объяснений работников завода. В ходе дальнейшей проверки было установлено, что поставщик металла из-за отсутствия у него оборудования для резки кромочной части действительно поставлял металл немерной ширины, однако эта немерная часть листа присылалась заводу сверх фондов и по цене отходов. Выяснилось также, что на технологические нужды на заводе расходовалось значительно меньшее количество металла, чем было предусмотрено в нормах. Поэтому такая «надбавка» к нормам, которая делалась на заводе сверх технологической потребности, не была обоснована.
Чтобы убедиться, правильно ли рассчитаны нормы расхода материалов на единицу изделия, ревизору необходимо организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактический расход материалов на них.
Ревизор должен изучить технологию изготовления изделий и строго придерживаться ее при проверке норм. Проверку требуется делать только на исправном оборудовании и с исправным инструментом. Заранее должны быть проверены и подготовлены весовое хозяйство и различные измерительные приборы, которые могут потребоваться во время проверки норм. Нужно также заранее определить, в каком количестве и какие изделия будут взяты на проверку, их наименование, марку и типоразмеры. Следует взять изделия, имеющие наибольший удельный вес в объеме выпускаемой организацией продукции, в количестве, достаточном для установления неизбежных потерь и отходов.