Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.
Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:
- наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;
- наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
- наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Цель – реально достижимый результат, к которому стремится организация в определенные срок.
Требования к целям. Цели должны:
- быть конкретными, четкими, ясными, реальными;
- быть измеряемыми;
- быть взаимоувязанными;
- иметь срок достижения.
У каждой организации есть своя миссия и цели.
Миссия – основное предназначение организации.
Для достижения целей и выполнения миссии каждая организация должна обладать ресурсами: финансы, материальные, технические, интеллектуальные, информационные, трудовые (люди – основной ресурс) и т.д.
Каждая организация функционирует во внешней среде.
Различают внешнюю среду
прямого (кто воздействует) и косвенного (какие факторы)
воздействия.
Поставщики, потребители, конкуренты,
государство, общественные
объединения трудящихся и т.д.
Инфляция, НТП (научно-технический прогресс), природно-климатические, географические, экономические, рыночные, внешняя политика и т.д.
В каждом трудовом коллективе, наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений, существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива.
Формальная группа (организация) – группа людей, созданная по воле руководства для достижения цели организации.
Первейшей ее функции является выполнение конкретных задач и достижение цели организации. Отношения между людьми регулируются различными нормативными документами, законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.
Неформальная группа (организация) – стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для определенных целей (цели).
Отношение между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.
Неформальная организация может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие формальной организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть. Чтобы контролировать влияние неформальных отношений менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появляется возможность разработки соответствующей стратегии поведения.
Причины, побуждающие вступать людей в неформальные отношения:
- чувство принадлежности. Одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Социальный контакт;
- взаимопомощь. К формальному начальнику сотрудники не всегда хотят обращаться, считают, что начальник может плохо о них подумать или бояться критики и тому подобное;
- защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этой важной причины вступление в неформальную организацию является осознанная потребность в защите;
- общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них;
- симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.
Признаки, характеризующие неформальную организацию:
- социальный контроль за членами своей неформальной организации, т.е. установление и укрепление норм групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение;
- сопротивление переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации;
- неформальный лидер.
В неформальной организации также есть свой лидер, как и в формальной. Их отличие состоит в том, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегируемых ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группы. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Формальный лидер должен выявить неформальных лидеров и управлять ими. Формальный руководитель должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует и, чтобы он не делал, будет существовать. Менеджеру необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации. Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в организации.
В каждой организации существует горизонтальное и вертикальное разделение труда.
Горизонтальное разделение труда – качественное и количественное дифференциация ( разделение) и специализация трудовой деятельности. (по функциям).
По сути это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего производственного процесса на частное. Непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.
Вертикальное разделение труда - деятельность по координированию работы других людей. (по уровням).
Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда. По сути, речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей.
Управленческий труд – вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.
Можно выделить специфические особенности управленческого труда:
1) умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:
- организационно-административная и воспитательная работа (прием и передача информации, доведение решений до исполнителя, контроль исполнения);
- аналитическая и конструктивная работа (восприятие информации и подготовка соответствующих решений);
- информационно-техническая работа (документационные, учебные, вычислительные и формально-логические операции);
2) участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно (косвенно через труд других лиц);
3) предмет труда – информация, управленческий процесс и люди участвующие в нем. (Предмет труда – природные ресурсы или материалы, на которые человек воздействует в процессе труда);
4) средства труда – организационная и вычислительная техника. (Средства труда – то чем человек воздействует на предмет труда.)
5) результат труда – управленческие решения.
Все руководители организации выполняют управленческие действия. Но отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу менеджеров более низкого уровня и так далее до уровня руководителя, который координирует работу не управленческого персонала – людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда образует уровни управления.
Управление
высшего
звена
Управление
среднего звена
Управление низового звена
На каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем (от низового к высшему).
Высшие уровни управления организации – группа управленческих работников, которая обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации (например: председатель совета директоров, президент компании, вице-президент компании).
Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение (например: директора предприятий, входящих в состав организации).
Низовой уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями) (например: мастера, бригадиры и другие администраторы, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей).
Руководитель любого уровня управления определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и определенный – на принятие решение по специальности. С повышение уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает.
Процесс управления предполагает наличие объекта управления (отдельная структура организации, либо организация в целом, на которую направлено управляющее действие (управляемый)) и субъекты управления (орган либо лицо, осуществляющее действие (управляющий орган)). Это значит, что любая организация представляет собой единство двух подсистем управления: управляемой и управляющей. Отношения между управляемой и управляющей подсистемами – взаимоотношение людей.
Одна и та же структура организации может быть и объектом и субъектом управления (кроме высшего органа государственного управления, Верховного Совета республики, Государственной Думы и др.).
Например. В универмаге управляющий подсистемы является управленческий аппарат во главе с директором, а управляемой – отделы. В отделе, в свою очередь, управляющей подсистемой будет управленческий аппарат во главе с заведующим отделом, а управляемой – продавцы. В то же время администрация (директор) выполняет приказы (указания, распоряжения, решения), поступающие от вышестоящих органов руководства (управление торговли либо министерство торговли).