Если не брать в расчет всевозможные злоупотребления, цель внедрения любой автоматизированной системы — улучшение (какое именно, вопрос второй) определенной деятельности в рамках организации-заказчика. Следовательно, автоматизация подразумевает не только техническую, но и не менее важную организационную работу.
ГОСТ 34.003-90 гласит: «совокупность документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала АС в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности АС». По существу, речь в этом определении идет не столько о документах (хотя, конечно, «какая свадьба без баяна»), а об организационных мерах, на которые приходится идти при внедрении автоматизированной системы. К таковым относятся:
перестройка самой автоматизируемой деятельности, например, изменение состава и последовательности выполнения операций, исключение лишних и дублирующихся операций, перевод документооборота в электронную форму, территориальное перераспределение рабочих мест сотрудников, внесение изменений в должностные инструкции оперативного персонала и т.п.; организация эксплуатации автоматизированной системы, например, создание специального отдела или специальной группы в составе какого-то из подразделений, распределение обязанностей по обслуживанию автоматизированной системы между техническими специалистами.