Понятие организации. Предмет и задачи курса “теория организации”
1. Понятие организации, ее черты и признаки.
2. Организация как система.
3. Внутренняя среда организации.
4. Внешняя среда организации.
5. Предмет курса “теория организации”.
1.Организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общих целей.
Чтобы определить, что является организацией, надо выделить те признаки, по которым она отличается от других объединений людей
Первое, что отличает организацию - это наличие целей.
Следующим признаком будет наличие координирующего центра, в роли которого и выступают управленческие структуры. В организации, в отличие от свободных объединений, всегда присутствует внутреннее управление, которое определяет цели и задачи организации, планирует и организует деятельность по выполнению этих задач, контролирует соответствие результатов работы поставленным целям. Благодаря такому центру возможно саморегулирование деятельности организации, т.е. выбор наиболее оптимального способа действий без внешнего вмешательства.
Для того чтобы организация состоялась, необходим определенный минимум участников. Организации могут состоять от нескольких человек до нескольких тысяч. Чем больше участников организации, тем сложнее ее структура, так как соединить усилия нескольких человек и управлять ими, конечно же, проще, чем тысячами.
И, наконец, немаловажным признаком организации будет обособленность ее границ, отделяющих ее от других структур. Сюда входит расположенность организации, внутренняя упорядоченность, включая наличие определенных рабочих мест, оборудование для реализации ее деятельности. Как правило, организация представляет собой систему со своей совокупностью элементов, внутренними связями между ними и четко очерченными границами. Конечно, любая организация является открытой системой, испытывающей влияние внешней среды и оказывающей влияние на окружающую среду, но она обязательно имеет внутреннюю определенность и границы.
Эти перечисленные признаки и есть определяющие для организации.
Черты организации:
комплексность – рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации. Горизонтальное и вертикальное разделение труда.
формализация – понимается заранее разработанные установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Степень формализации может быть различной.
соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, т.е. действия по разрешению проблем принимаются высшими руководителями, в других случаях децентрализован.
Централизованные структуры чаще применяются, когда изменения во внешней среде происходят относительно медленно, организация относительно невелика (эффективность исполнительного персонала, высокая степень координации и контроль).
Децентрализованные структуры целесообразно применять тогда, когда окружение организации характеризуется динамичными рынками, конкуренцией при наличии диверсификационной продукции, а также с быстро меняющейся технологией. Целесообразность таких структур растет по мере увеличения размеров организаций и их сложности.
Соотношение централизованного и децентрализованного устанавливают тип организационной структуры управления.
Так как организация – это процесс создания определенной структуры, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей, то организации заранее проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленной цели.
Термин “организация” происходит от латинского слова «organizo» - делать сообща, стройный вид, устраиваю. Понятие "организация" может рассматриваться с двух точек зрения: структурной и поведенческой.
2. Модель организации как открытой системы (рис. 1) представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы, где есть входы и выходы.Входы - это компоненты, которые организация получает от окружающей среды: информация, капитал, человеческие ресурсы и материалы. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта готовая продукция и услуги, выносимые организацией во внешнюю среду, являются выходами. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавленная стоимость входов, включающая сумму затрат на заработную плату, процент на капитал, ренту и прибыль.
В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.
среда организация среда
вход преобразование выход
Рис.1 Модель организации как открытой системы
Основные принципы системного подхода к организации заключаются в следующем.
1. Принцип оценки организации как целостной совокупностиразличных видов деятельности человека, взаимосвязь между которыми определяет возможность достижения общего результата и поставленной цели. Деятельность человека является главным системообразующим фактором.
2. Связи в системе — это всегда связи противоречивости, которая может быть выражена прямо или косвенно, четко или расплывчато. Необходим подход с позиций системного анализа к определению и оценке проблем организации, видение и понимание этих проблем в полной совокупности факторов и форм их проявления, в связях их между собой.
3. Принцип органичности (эффект целостности) заключается в том, что свойства любой организации зависят от свойств ее элементов, но при этом не определяются полностью этими свойствами. Свойства системы в целом не сводятся к свойствам ее элементов или сумме этих свойств. Система обладает собственными свойствами, не присущими ни одному из ее элементов. Это свойство очень заметно проявляется в таких понятиях, как эффективность и качество управления.
4. Принцип генетической определенности, который требует при решении любой проблемы в организации подходить с позиций ее происхождения, природы, анализировать ее истоки и последствия.
5. Принцип пространственно-временного существования системы. Он не сводится к пониманию внешней среды, как нередко полагают. Все связи, и внутренние и внешние, все элементы существуют в определенных пространственно-временных отношениях, которые влияют на их существование, проявление и функционирование. Это протяженности связей и место элементов системы в этих протяженностях.
6. Принцип историчности или этапности, можно сказать, цикличности существования и развития системы. Этот принцип требует учета тенденций развития системы, предвидение подъемов и спадов в этом развитии, готовности к кризисным ситуациям и рискованным решениям, определения особенностей современного этапа существования системы, и не как отделенного от общей тенденции варианта, а как связующего звена предыдущего и последующего этапов.
7. Принцип условности границ системы. Любая система имеет границу с внешней средой, но эта граница имеет условный характер. При этом целостность системы не исчезает. Просто она включается в другую систему, более высокого порядка или больших масштабов. Этот принцип можно назвать «принципом матрешки».
8. Принцип разделения системообразующих и системоразрушающих факторов, их флуктуации, т. е. взаимопереходов, взаимодействия. В функционировании и развитии любой системы объективно существуют и те, и другие факторы. Нельзя построить эффективную организацию без соответствующей оценки и понимания этих факторов.
9. Принцип соотносительности. Его содержание заключается в том, что для любой системы необходимо определенное соотношение ее элементов и частей. Это соотношение может меняться, но в определенных пределах оно нормативно задано. В организации большое значение имеют оценки социально-структурных соотношений, соотношений технических средств, видов информации, затрат времени и пр.
10. Принцип коммуникативности заключается в том, что объект управления — социально-экономическая система существует благодаря связям социально-информационного характера. Коммуникации между людьми в процессах их совместной деятельности определяют функционирование и развитие системы.
При рассмотрении организации как системы выделяют следующие свойства систем:
- свойство связности. Элементы системы могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;
- свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов;
- свойство самосохранения. Система стремиться сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;
- свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.
В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем. При этом система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов.
3. Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Внутренняя среда состоит из целей, людей, технологии, структуры, капитала и культуры (рис. 2).
Рис. 2. Взаимосвязь внутренних переменных (социотехнические подсистемы) организации
Цели. Организация есть группа людей с осознанными общими целями. Организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Цели – конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Структура организации. Представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Задачи. Одним из направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задачи - это определенная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее определенные сроки.
Технология - четвертая внутренняя переменная имеет гораздо более распространенное воздействие, чем традиционно считается. Технология, применительно к организации, представляет собой совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Люди. И организации, и руководители, и подчиненные – не что иное, как группы людей. Существует три основных составляющих человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.
Составные элементы внутренней среды - это та часть среды, которая включает несколько составляющих, каждая из которых агрегирует и интегрирует набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых совокупностью определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.
1. Кадровая составляющая охватывает:
a. Взаимодействие менеджеров и рабочих.
b. Найм сотрудников.
c. Обучение и продвижение кадров.
d. Оценка результатов труда и стимулирование.
e. Создание и поддержание отношений между работниками.
2. Организационная составляющая включает:
a. Коммуникационные процессы.
b. Организационные структуры.
c. Нормы, правила и процедуры.
d. Распределение прав и ответственности.
e. Иерархия подчинения.
3. Производственная составляющая:
a. Изготовление продукта.
b. Снабжение и ведения складского хозяйства.
c. Обследование технологического парка.
d. Осуществление исследований и разработок.
4. Маркетинговая составляющая:
a. Все те процессы, которые связаны с реализацией продукции.
b. Стратегия продукта.
c. Стратегия продвижения.
d. Стратегия ценообразования.
e. Выбор рынков сбыта и схем распространения.
5. Финансовая составляющая.
a. Процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации.
b. Поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности.
c. Создание инвестиционных возможностей.
4. Влияние внешней среды проявляется через воздействие ее факторов на результаты деятельности организации. Факторы внешней среды подразделяются на факторы прямого воздействия (оказывают непосредственное влияние на принятие решений в сфере хозяйственно-финансовой деятельности предприятия) и факторы косвенного воздействия (не оказывают прямого воздействия на деятельность предприятия, однако они предопределяю стратегически важные решения, принимаемые его руководителями и специалистами).
К факторам прямого воздействия относят: поставщиков, профсоюзы – поставщики трудовых ресурсов, посредники, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.
К факторам косвенного воздействия относят: состояние экономики, научно-технический прогресс, социальные, культурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах и т.п.
Открытая среда организации предполагает динамичное взаимодействие с окружающим миром. Организации получают от внешней среды сырьё, трудовые ресурсы, зависят от внешних клиентов и заказчиков, которые потребляют их продукцию.
Внешняя среда промышленной организации.
Разделение систем на открытые и закрытые не является жёстким. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются. При этом возможна и противоположная ситуация.
Все системы имеют вход, трансформационные процессы и выход. Они получают сырьё, энергию, информацию и другие ресурсы, преобразуя их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. При этом открытые системы имеют специфическую черту – признание взаимозависимости между системой и внешней средой.
Внешняя среда характеризуется деловой средой и макроокружением.
Деловая среда – непосредственное взаимодействие с организационным окружением, включающее в себя:
1. Потребителей.
2. Поставщиков.
3. Конкурентов.
4. Инфрастуктуру.
5. Государственные и муниципальные органы.
6. Международный сектор.
Инфраструктура – это совокупность отраслей и видов деятельности, обслуживающих организацию:
- Финансовые организации (банки, частные инвесторы).
- Рынок рабочей силы (кадровые агентства, учебные заведения).
- Транспортные организации (аэропорты, ж/д).
- Консультационные фирмы (аудиторские и инженеринговые компании).
- Страховые компании.
Государственные и муниципальные организации представлены правительством, мэрией, налоговой инспекцией, арбитражным судом и т.д.
Международные сектор: конкуренты из зарубежных стран, зарубежные элементы деловой сферы.
Макроокружение – это государственное устройство (определяется Конституцией РФ), экономические (уровень жизни и состояние рынка) и политические (формы собственности) условия, правовая среда (законодательство), уровень технологии (традиционные или прогрессивные), международные связи, социокультурная сфера (образование, направления культуры), природно-географические условия (запасы природных ресурсов, климат), рынок.
Характерной чертой внешней среды является её неопределённость.
1. Постоянная и стабильная деловая среда.
2. Сложная и стабильная д.с.
3. Простая и нестабильная д.с.
4. Сложная и нестабильная д.с.
5. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.
Предметом теории организации являются организационные отношения между работниками или организациями, как по горизонтали, так и по вертикали. Рассматриваются структурные и процессорные организационные отношения при создании, функционировании, реорганизации и прекращении деятельности организационных объектов. Структурные отношения включают: служебные, социо-эмоциональные, силовые, диалоговые. Процессорные отношения включают: массовые, групповые и единичные, равенства и подчинения, зависимые, частично зависимые и независимые, постоянные и случайные, последовательные и параллельные, непрерывные и дискретные, межорганизационные и внутриорганизационные, по поводу управления, экономики, политики, права и другие.
Организации относятся к числу сверхсложных объектов: они состоят из элементов разной природы (технические, правовые, психологические, социокультурные), они многофункциональны (производят продукцию, услуги, формируют человека и среду)... Для изучения объекта такой сложности применятся сложная методология.
Системный подход позволяет рассмотреть организацию как систему, как целое - ведь основной его принцип - это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых - целостность объекта и комплексность его анализа.
В практическом применении системного подхода имеет место упор на равновесие системы, ее внутреннюю непротиворечивость. Именно так трактуется сущность целостности. Такие установки доводят образ организации до замкнутости и неподвижности, лишая ее динамики, источников развития.
Но организации это динамичные, социальные объекты, живущие своей жизнью, противоречивые, развивающиеся. Целостность их относительна, развитие их - неизбежно. Для анализа таких объектов применяется диалектический метод.
Сущность диалектического метода - это ориентация на разложение объекта на противоположности, поиск источника его самодвижения во внутренних противоречиях. В диалектическом освещении объект выглядит напряженным, изменчивым. Основа его функционирования - взаимодействие противоречивых свойств, одновременно ему присущих.
Тенденции развития науки подводят исследователей к необходимости применения системного подхода на диалектической основе как единой научной методологии, имеющей действительно новые возможности. Такой подход наиболее оптимальный для изучения организаций.
Системный подход на диалектической основе состоит в рассмотрении объекта в напряженном равновесии, т. е. через выделение в нем существенных противоречий как основы его развития. Разумеется, такой подход принимает, как аксиому то, что противоречия неизбежны и естественны для сложных, многомерных систем.
Системный подход знает один главный способ анализа объекта - через разложение его на подсистемы. Тогда в центр внимания выдвигаются структурные связи объекта, взаимодействие его основных частей. Диалектика вводит другой принцип анализа объекта - через его разнокачественность, тождество в многозначности. Иначе говоря, один и тот же объект, в одно и то же время обладает существенно разным, во многом противоположными качествами.
Системный подход на диалектической основе предполагает определение внутренней противоречивости сложной системы как целого. Именно такой целостной, но сложной, противоречивой системой является организация.
Пользуясь данным методом, можно посмотреть на одну и ту же организацию одновременно с трех сторон:
- организация создается как инструмент решения общественных задач, средство достижения целей. С этой точки зрения на первый план выступают организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивы и стимулы персонала и т. д.;
- организация складывается как человеческая общность, специфическая социальная среда. С такой позиции организация выглядит как совокупность социальных групп, статусов, норм, отношений лидерства, сплоченности - конфликтности и т. д.;
- организация может быть рассмотрена как безличная структура связей и норм. Предметом анализа организации в этом смысле выступают ее организационные связи, построенные иерархически, а также ее связи с внешней средой. А основные проблемы здесь - равновесие, самоуправление, разделение труда, управляемость и т. д.
Все эти свойства организации имеют лишь относительную самостоятельность, между ними нет резких граней, они постоянно переходят одно в другое. Более того, любые элементы, процессы и проблемы организации должны быть рассмотрены в каждом из этих трех измерений, так как они выступают здесь в различных качествах. Например, индивид в организации есть одновременно работник, личность и элемент системы. Организационное подразделение есть функциональная единица, малая группа и подсистема.
Перечисленные “социальные роли” организации задают ей неодинаковые, во многом противоречивые ориентации. Однако, пока она нормально функционирует, она остается в равновесии. Это равновесие между ролями организации подвижно за счет постоянных смещений в сторону одной из них, причем новое равновесие достигается через изменения, развитие организации как целого, как системы. Именно противоречивое соотношение этих ориентаций и составляет суть и основу организационных проблем.
К исследованию организаций в настоящее время применяется междисциплинарный подход. Это дает возможность рассмотрения организации с различных сторон и применения методов исследования различных дисциплин.
Объектом теории организации является вся совокупность организационных отношений в обществе, или организационный опыт окружающей нас действительности, т.к. организационные механизмы лежат не только в основе человеческой деятельности, но и самой природы.
Предмет теории организации – как общие, так частные закономерности, действующие в сложных организационных образованиях, организационные связи и отношения.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Определите организацию с точки зрения ее основных критериев.
2. Назовите два пути создания организации. На примере вашей учебной группы приведите черты, свойства и принципы формирования?
3. Приведите факторы внутренней и внешней среды на примере любой организации.
4. В басне И. Крылова "Лебедь, Рак и Щука" все усилия героев оказались напрасными. Почему - с точки зрения теории организации?
5. ХХ век характерен появлением множества теоретических разработок организационных структур. Чем, в первую очередь, это вызвано:
· Усложнением структуры самого производства
· Изменением организационных форм
· Личными интересами самих разработчиков
· Социальным запросом современности
6. Координационный центр в организации - это:
· Метод управления
· Способ организации
· Орган управления