Реквизит – это самостоятельный элемент документа.
Некоторые считают, что реквизит является частью содержания документа. В 2009 г. были приняты Правила делопроизводства в ФОИВ В Постановлении Правительства от 14 июля 2009 г, в которых реквизит понимается как обязательный элемент оформления документа.
Задача реквизита: определить информацию, содержащуюся в документе.
Основная функция документа: обеспечение точной и единообразной фиксации и удостоверения содержащейся в документе информации.
Задача реквизита: обеспечение сохранения тождества содержания документа с содержанием документа, поступившего к адресату и при необходимости установление этого тождества в предусмотренной законом форме.
Реквизиты:
1) Личная подпись и печать.
2) Факсимильное воспроизведение подписи.
3) Электронная подпись.
4) Иной аналог собственноручной подписи.
1) Личная подпись и печать:
1.1 Выполняет свои функции в отношении машинограммы.
1.2 Этот реквизит является индивидуальным и фальсификация затруднена.
1.3 Много способов обнаружения фальсификации.
1.4 При споре о подлинности документа значение подписи возрастает, так как ее сложно подделать, и она тесно связана с личностью лица, подписавшего документ.
2) Факсимильное воспроизведение подписи и печати:
2.1 В отношении машинограмм.
2.2 Используется при большом объеме документооборота.
2.3 Информация передается на большие расстояния с использованием факсов. На первоначальном документе ставится личная подпись и печать, а поступает копия подписи или печати, которая прошла через линии связи.
2.4 ГК РФ использует термин «воспроизведение подписи». Ткачев А.В. считает термин неудачным, так как предполагает промежутков между проставлением подписи и ее воспроизведением, т.е. в документ могут внести изменения.
2.5 Некоторые госорганы запрещают использовать факсимиле в подписях должностных лиц. Письмо налоговой службы от 2004 г. содержало запрет подписи факсимиле в основной деятельности.
2.6 Нормативный акт, подписанный должностным лицом налоговой службы, не имеет юридической силы.
2.7 Использование факсимиле должно быть разрешено либо в нормативном акте, либо предусмотрено соглашением сторон.
2.8Доверенности: арбитражные суды признавали недопустимость подписания доверенности с помощью факсимиле.
2.9Суды разрешают проставлять факсимиле на счетах-фактурах. Но здесь практика противоречива. Письмо ВАС РФ от 1995 г. №с1-7/ОЗ-316: документ имеет юрсилу, если в программах партнеров есть средства, позволяющие идентифицировать подпись и правовой режим ее использования.
3) Электронная подпись:
3.1 Основной реквизит документов.
3.2 ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.
3.3 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратил силу с 1 июля 2012 г.
3.4 Электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
3.5Задачи электронной подписи:
3.5.1 Определение подписанта.
3.5.2 Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания.
3.6Юридические последствия заверения документа электронной подписи:
3.6.1 Она признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписи.
3.6.2 Усиленная электронная подпись соответствует документу, который требует заверения печатью.
3.7 Отношения, на которые распространяется электронная подпись:
3.7.1 Гражданско-правовые сделки.
3.7.2 Оказание государственных услуг.
3.7.3 Исполнение государственных функций.
3.7.4 Исполнение иных функций.
3.8 Применение подписи регулируется нормативными актами. Порядок использования электронной подписи в корпоративной системе устанавливается оператором системы или соглашением сторон, если иное не установлено законом.
3.9 Виды электронной подписи:
3.9.1 Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей и иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
3.9.2 Усиленная электронная подпись – это кодовое средство, для выработки которого используются криптографические средства преобразования информации. Виды:
3.9.2.1 Квалифицированная: используются более совершенные криптографические средства, следовательно, ее труднее взломать. Выдается сертификат на ключ-проверку электронной подписи и средства, используемые для создания такой подписи, должны соответствовать требованиям ФЗ «Об электронной подписи» и иными н.п.а.