Лекция 34. Учет расчетов с подотчетными лицами

- Подотчетные лица и расчеты с ними
- Учет по расчетам с подотчетными лицами
- Учет расходов по загранкомандировкам

. Подотчетные лица — работники предприятия, полу­чившие денежные средства под отчет на предстоящие ко­мандировочные расходы, на оплату канцелярских и почтово-телеграфных расходов, на расходы, связанные с приоб­ретением материальных ценностей (в розничной торговле, на закупку горюче-смазочных материалов и на другие хо­зяйственные нужды).
Руководитель предприятия ежегодно утверждает спи­сок лиц, имеющих право получать под отчет денежные средства. Все суммы под отчет выдаются всоответствии с приказом руководителя. Наличные денежные средства под отчет выдаются из кассы предприятия по расходно-кас­совым ордерам.
Размер выдаваемых сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотре­на сметой предприятия.
• Первичный документ, который определяет команди­ровочное лицо, это командировочное удостовере­ние. В нем делаются отметки об убытии командиро­вочного лица и о дне возврата, заверенные печатью, В пункте назначения также должны быть сделаны отметки об убытии и прибытии (с печатью). По этим отметкам подсчитывается срок командировки.
• Сумма выдачи на расходы, связанные со служебны­ми командировками, зависит от срока командиров­ки и ее места назначения Командированному работ­нику выдается денежный аванс в пределах сумм, при­читающихся на оплату проезда (в оба конца),? суточных и расходов по найму жилого помещения. Полученный аванс разрешается использовать только на те цели, на которые он выдан., В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об из­расходованных суммах. К авансовому отчету прила­гаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подле­жащие утверждению руководством предприятия.
• Указанные суммы на командировочные расходы на­зываются нормированными и включаются в себесто­имость работ, услуг, продукции. Расходы по проезду и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. По командировочным возмещаются: " — затраты на проезд до пункта назначения и обратно;
— затраты на проживание в гостинице;
— суточные за командировочные дни.
В случае превышения фактических расходов над нор­мой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммиро­ванием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения по­доходного налога.

• Целесообразность произведенных расходов подтвер­ждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и прини­мается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасходвыдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи аван­сового отчета.
• На каждом предприятии ведется специальный жур­нал регистрации прибывших и выбывших в коман­дировку.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на "счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это ак­тивно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму за­долженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (не­использованные).
• Регистром для учета операций по движению по­дотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный ре­гистр, сочетающий аналитический и синтетический учеты с линейной формой записи. Каждой выдан­ной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления аван­сового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода за­писи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 яв­ляются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты (на израсходованные суммы), новые приходные или расходные кассовые ордера (на рас­хождения в суммах полученных и израсходованных).
• К учету принимаются авансовые отчеты, проверен­ные арифметически, по существу (в отношении це­лесообразности и необходимости расходов, соответ­ствия их назначению аванса) и утвержденные руко­водителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на от­чете корреспондирующие счета, отвечающие направ­лению расхода.)
При наличии внешнеэкономических связей в бухгалте­рии может возникнуть необходимость учета расходов по командировкам. Их оплата производится по норма­тивам, установленным Министерством финансов РФ. В за­висимости от цели командировки расходы включаются или в себестоимость работ, услуг, продукции (дебет счета 20), или в стоимость приобретаемого импортного оборудования (дебет счета 07-2), нематериальных активов (дебет счета 04), материалов (дебет счета 10) либо товаров (дебет счета 41) с кредита счета 71-2 «Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам». Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки ва­лют в подотчете подлежат переоценке с отнесением резуль­тата на счет 99 «Прибыли и убытки».