--PAGE_BREAK--Программное обеспечение для логистики торгового предприятия
В условиях развития рыночной экономики и упорной конкурентной борьбы особую роль играет умение предприятия привлечь и удержать своего потребителя. В свою очередь, победа в «борьбе за клиента» возможна только в том случае, если компания способна не просто оперативно и правильно реагировать на любые изменения состояния рынка, но и планировать упреждающие воздействия.
Одним из первых шагов на пути к повышению эффективности работы компании и расширению сферы ее влияния на рынке является системный подход к ее материальным и информационным потокам. Для того чтобы уверенно смотреть в будущее предприятию требуется взять на вооружение базовую технологию современного менеджмента — логистику. Если рассматривать понятие «логистика» на уровне отдельного торгового предприятия, то оно подразумевает координацию действий по закупке, транспортировке, хранению и реализации товара. При этом все основные процессы, происходящие в компании, рассматриваются как потоки товарных, финансовых, трудовых ресурсов и серии типовых хозяйственных операций и процедур, увязанные в единый комплекс. Таким образом, мониторинг и анализ данных потоков осуществляются в рамках одной системы.
Основная задача логистики заключается в согласовании и оптимизации финансовых и товарных потоков, а также в их увязке с конъюнктурой рынка и общим состоянием торговой компании. Помимо материальных потоков, логистическая система предполагает и обязательное включение информационных потоков.
Если оставить теоретические аспекты логистики и обратиться к российским реалиям, нетрудно увидеть, что источником многих проблем, с которыми сталкиваются торговые предприятия, являются «интуитивный» подход к ведению бизнеса, неадекватная оценка собственного состояния дел и неспособность к быстрой ориентации в товарных и финансовых потоках. В результате у руководства компании отсутствуют условия как для принятия верных решений по текущим вопросам, так и для разработки обоснованных планов на перспективу. Одной из главных болевых точек многих торговых компаний является именно информация. Руководителю любого торгового предприятия необходимы актуальные, достоверные и полные сведения, охватывающие все направления его финансово-хозяйственной деятельности. Эти данные должны поступать по первому требованию, в доступной для понимания форме. Маршрут их движения от «источника» к «потребителю» должен быть спланирован так, чтобы в нем не было лишних промежуточных пунктов.
Как известно, специфика «среднестатистической» торговой компании — это обширная номенклатура товаров, обладающих различными учетными характеристиками, большое количество контрагентов, разнообразие условий расчетов по обязательствам и внушительные объемы сопроводительных документов. Регистрация, обобщение и анализ информации в данных условиях превращаются в крайне трудоемкую процедуру. У ряда предприятий существуют удаленные склады и филиалы; в этом случае возникает проблема с жестким контролем работы подчиненных структур со стороны «центра». Поэтому многие торговые фирмы или уже внедрили, или думают о приобретении и внедрении информационных систем. Однако, выбирая программный продукт для торговой компании, важно понять, что логистические подходы к ведению бизнеса присущи далеко не в каждой системе, присутствующей на рынке.
Одни предприятия отождествляют автоматизацию управления с использованием бухгалтерской программы. Между тем, видение бизнеса сквозь призму бухгалтерского учета может стать причиной того, что денежные средства компании окажутся вложенными в бесперспективные или убыточные проекты, т.к. отображение коммерческой деятельности в бухгалтерской «системе координат» слабо способствует решению задач прогнозирования, анализа и управления торговой компанией. Главными «потребителями» бухгалтерской отчетности являются не представители высшего и среднего управленческого звена, а налоговые органы и кредиторы. Основной акцент при ведении бухгалтерского учета делается не на увеличение прибыли, а на минимизацию налоговых платежей. Другая особенность бухгалтерского учета заключается в том, что он по своей сути статичен и дает информацию в разрезе «что было», в то время как для решения важнейших задач логистики особую актуальность представляют ответы на вопросы «что есть», «что будет» и «как должно быть». Кроме того, подведение бухгалтерских итогов осуществляется в жестко регламентированные законом периоды, тогда как для оперативной реакции на изменения внешней среды все основные показатели работы компании требуется знать ежедневно и в реальном масштабе времени.
Другие компании ставят знак равенства между управлением и автоматизацией выписки складских документов и «замыкаются» на решении исключительно учетных задач. Однако учет — это далеко не все, что требуется для эффективного ведения бизнеса. Кроме него, необходимы планирование и анализ бизнес-процессов.
Оптимальное программное решение, адресованное службам логистики, должно быть реализовано в единой информационной среде, т.к. в противном случае ни о какой координации действий и тем более об адекватном видении бизнеса не может быть и речи.
Система должна обеспечивать анализ всей торгово-закупочной деятельности компании и оказывать помощь в оптимизации структуры ассортимента, решении проблемы ликвидности, снижении логистических издержек и ценообразовании. От нее требуется охват полного цикла товародвижения, т.е. стадий заказов, закупки, транспортировки, складирования и реализации товаров.
Одним из важнейших элементов деятельности торговой компании является работа с договорами и контрактами. Поэтому программный продукт должен справляться с такими задачами, как ведение краткосрочных и долгосрочных контрактов с поставщиками и покупателями и осуществлять контроль исполнения связанных с ними обязательств. При этом должны поддерживаться все «товарные» сделки, актуальные для конкретного предприятия, например, купля-продажа, консигнация, бартер. Одним из существенных требований современного бизнеса, предъявляемых к программным продуктам, является ведение расчетов с бизнес-партнерами в любых денежных единицах.
Система обязана помочь с ведением плана операций и спецификаций договоров; отслеживать выполнение условий на уровне объемов поставок, платежей и сроков. В результате сотрудники службы логистики получат такие возможности, как контроль графиков поставок и отгрузок, подготовка и учет заказов на товары, резервирование товаров по заказам клиентов и отслеживание оплат по договорам. Также необходимо начисление и расчет финансовых санкций по невыполненным обязательствам бизнес-партнеров или самого предприятия. Это может быть либо неустойка в виде процента от суммы сделки, либо пеня, которая взимается за каждый день просрочки.
Идеально, когда в программном продукте поддерживается не только товарная торговля, но и обеспечивается работа с договорами аренды имущества, оборудования, автотранспорта, оказания услуг.
Что касается мониторинга товарных запасов, то возможности системы должны быть гораздо шире, нежели обычная регистрация операций по поступлению, перемещению и выбытию товара. Программа должна помочь в выявлении дефицитных, сверхнормативных и неликвидных позиций, проводить расчет себестоимости запасов. Принципиальным моментом является наличие развитых средств аналитического учета ассортимента — возможность ведения многоуровневых классификаторов товарных запасов, учет по различным аналитическим признакам — размерам, цветам, серийным номерам и т.д. Для фирм, торгующих скоропортящимся товаром, особую важность приобретает контроль сроков годности.
Одним из факторов успешной работы любого торгового предприятия является продуманное ценообразование. Поэтому система должна обеспечивать гибкое управление отпускными ценами и скидками. В условиях быстро меняющейся ситуации на рынке большое значение имеет такая возможность, как оперативный перерасчет цен продажи. Не менее важно и ведение архива отпускных цен.
Прибыль торговой компании напрямую зависит от качества управления сбытом и работы с клиентами. Соответственно, в круг «обязанностей» системы, наряду с оформлением документов должны входить контроль платежей и отгрузок, и, разумеется, анализ продаж в различных аспектах — по контрагентам, менеджерам, подразделениям, периодам времени, группам номенклатуры, отдельным товарам и т.п.
Если предприятие практикует централизованную доставку товаров потребителям автотранспортом, то со стороны программы потребуется помощь в планировании работы экспедиции и в контроле работы водителей и автотранспортных средств.
Отдельного разговора заслуживает розничная торговля. Это многочисленные мелкие продажи за наличный расчет, при которых оплата и отпуск товара происходят с незначительным разрывом во времени. Для рационального ведения бизнеса здесь важен оперативный количественно-суммовой учет на протяжении всего цикла движения товаров — от его оприходования и предпродажной подготовки до реализации в розницу. Решение данной задачи достигается за счет применения технологий штрихового кодирования и интеллектуальных кассовых аппаратов. Поэтому одним из важнейших критериев выбора информационной системы для автоматизации управления розничной фирмой должна быть интеграция с соответствующим торговым оборудованием.
Как известно, логистика — это множество частных задач, подчиненных одной главной цели — росту благосостояния фирмы. Эти задачи очень сложны, и решать их приходится каждый рабочий день. Но путь к достижению намеченных целей окажется гораздо короче, если на службу логистике будет поставлено современное программное обеспечение, например, системы серии «БЭСТ», выпускаемые компанией «Интеллект-Сервис».
продолжение
--PAGE_BREAK--Формирование комплексной информационной системы
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
- старые методы управления дают все больше сбоев;
- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
- необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
- разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
- внедрениеразбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
- быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
- надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
- возможность масштабирования и развития системы;
- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
- высокая надежность работы.
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:
- Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений — это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
- Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация — это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании — мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в «скрытое» состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.
По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows95, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.
Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже Ошибка! Источник ссылки не найден.. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.
продолжение
--PAGE_BREAK--