Введение
Расширение международных политических и экономических связей,открытие страны для внешнего мира привели к тому, что спрос наквалифицированных специалистов, знающих иностранные языки намного превышаетпредложение. Возросла также роль изучения иностранных языков, среди которых,безусловно, лидирует английский язык, знание которого дает доступ ксокровищнице мировой культуры, достижениям науки и техники, возможностьдеятельности практически в любой стране мира.
Деловое письмо было идо сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без деловойпереписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонныеи телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; приустановлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильносформулированное письмо личностного характера может наилучшим образомпредставить фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего партнера.Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошиеделовые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.
Прежде всего, деловые письма следует писать с позициикорреспондента. Необходимо посмотреть на проблему с точки зрения лица, которомупишется письмо, осмыслить его желания, определить, в чем он заинтересован икакие у него проблемы. Чтобы письмо было эффективным, важно видеть вещи нетолько своими глазами, но и глазами другого лица. Письмо должно звучатьискренне, читающий должен верить тому, что в нем пишется, ничего не подвергатьсомнению. В противном случае письмо будет абсолютно неэффективным. Деловоеписьмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи, должнобыть живым, написанным с «огоньком», убедительным, не содержащим каких-либоотрицательных мыслей, (по принципу составления рекламы). Убедительность в неподдельности деловогопредложения передается людям, и они положительно откликаются на нее.
Хорошие манеры важны не только в личных контактах, они важны и вделовой переписке. Поэтому любезность, уважение прав и чувств другой стороныдолжны неизменно пронизывать деловое письмо. Следует не обвинять, а приводитьтолько факты, не критиковать или высмеивать лицо, которому пишется деловоеписьмо. Злое, раздражительное письмо не приведет к желаемому результату. Любаямысль может быть выражена вежливо, сдержанно и с достоинством. Тактичность вделовых письмах – залог успеха. (5)
1. Правилонаписания делового письма
Написаниетекста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составленииписьма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимогоколичества информации. Письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Одинаспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего этописьма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять изследующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждогоаспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характернатенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляетсяобычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная частьсодержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основаниемсоставления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина)составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующейпоследовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационныйномер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. №620 «Об утвержденииТипового положения…» В основной части излагается описание события, сложившейсяситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимоубедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе)необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услугилучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляетсобой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросыписьма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболееоптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимоотредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Этанебольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения.Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но изадает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержаниюделовых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращениепозволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знакпрепинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письмубудничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальныйстиль. (3) Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
1. Общественнуюпозицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степеньзнакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальностьситуации общения;
4. Этикетныеразрешения, действующие в данном речевом коллективе.
При печатанииобращение выравнивается по центру:
УважаемыйСергей Петрович!
Текст письмаможет заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии,представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости,например:
Выражаю своюпризнательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вамиинформация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодногосотрудничества.
Пользуясьслучаем, выражаю благодарность за приглашение…
Выражаюнадежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, ввыработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формулавежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца иотделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной илистрочной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительныхили нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будетоформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименованиедолжности не указывается. (1)
В официальнойпереписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль– это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферыофициально-деловых отношений.
Особенностиделового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этойразновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекаетделовое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участникиделового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения,предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностныхлиц;
2. Характери содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметомделового общения выступает деятельность организации: управленческая,производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
4. Управленческиедокументы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5.Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся вписьменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренныеусловия делового общения формируют определенные требования к управленческойинформации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфереуправления информация должна обладать определенными свойствами.
Она должнабыть:
1.Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, ихнеличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции,существующей между участниками делового общения;
2. Адресной,так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю,должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной,поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима вданный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иногоиспользования в управленческой деятельности;
4. Объективнойи достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходиманепредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной,аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресатасовершать (или не совершать) определенные действия;
6. Полнойи достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информацииможет вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождатьпереписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стильобладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилейязыка – научного, публицистического, разговорного, языка художественнойлитературы. (2)
Основнымитребованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
– стандартизация изложения;
– нейтральный тонизложения;
– точность и определенностьформулировок, однозначность и единообразие формулировок;
– лаконичность, краткостьизложения текста;
– использование языковыхформул;
– использование терминов;
– применение лексических играфических сокращений;
– преобладаниестрадательных конструкций над действительными;
– употреблениесловосочетаний с отглагольным существительным;
– использование конструкцийс последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
– преобладание простыхраспространенных предложений.
Стандартизацияделовой речи охватывает все уровни языка – и лексику, и морфологию, исинтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов,оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить времяна поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизацияделовой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчаетих восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.
Нейтральныйтон изложения – это норма официального делового общения, котораяпроявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения.Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстахэкспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики имеждометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле.Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. Поэтой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен кминимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженнойэмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, ссуффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
Однако нельзясчитать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цельбольшинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, побудитьдействовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ недостигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однакоэмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Онадолжна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точностьизложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность иточность текста определяется прежде всего правильностью композиционнойструктуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостьюформулировок – устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичностьизложения текста достигается экономным использованием языковых средств,исключением речевой избыточности – слов и выражений, несущихдополнительный смысл.
Требованиелаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшениемобъема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать темудокумента, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, ненесущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должнобыть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты,бесспорные факты и выводы.
Одна изособенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых(шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того илииного действия применяются следующие выражения:
– Сообщаем,что в период с… по…;
— Сообщаем,что по состоянию на…;
— НаправляемВам согласованный…;
— Просим Васрассмотреть вопрос о…,
— Проверкойустановлено, что….;
— В связи сотсутствием финансовой помощи…;
— В связи сосложной экономической ситуацией…;
— Всоответствии с Вашим письмом…;
— В порядкепроведения совместной работы…;
— Всоответствии с протоколом…;
— Вподтверждение нашей договоренности…;
— В целяхукрепления ответственности… и т.д.
Языковыеформулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихсяситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередковыступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ необладает достаточной юридической силой:
– Гарантируемвозврат кредита в сумме…,
— Оплатугарантируем. Наши банковские реквизиты…,
— Контроль завыполнением возлагается…
Термин –слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальноепонятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельностисоставляет терминологию, или терминосистему.
Употреблениетерминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность пониманиятекста, что очень важно в деловом общении.
Термины,используемые в управленческой документации, – это отраслевая терминология,отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержаниедокумента, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильностьи стабильность употребления терминов на практике достигается использованиемтерминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строгооднозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочениютерминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспеченияуправления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения».
Приупотреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату.Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимопоступить одним из следующих образов:
– датьофициальное определение термина;
– расшифроватьзначение термина словами нейтральной лексики;
– убратьтермин или заменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности вупотреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится впостоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникаютновые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
Приупотреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, чтов одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений.Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являютсятерминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. Втрудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); вгражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами; вовнешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях. (5)
Еще однаособенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают дваосновных вида сокращения слов:
1. Лексические(аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удалениячасти составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ,Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические –применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.
В письмахдолжны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения итермины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единицизмерения, географические названия и другие должны точно соответствоватьофициальным названиям.
Еще однаособенность деловой речи – использование конструкций с последовательнымподчинением слов в родительном или творительном падеже:
— ПредлагаемВам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции исанитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.
— Полностьюразделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможногосотрудничества.
— Согласноутвержденному Президентом Российской Федерации (чему?)
Перечнюосновных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщиныПобеды в Великой Отечественной войне…
Согласноштатному расписанию…
Для деловойречи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными.Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции изотглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а непосодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а неубрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простотаизложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма.Особенность делового стиля – преимущественное употребление простыхраспространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащимили сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим исказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленнымиопределениями), вводными словами и предложениями, например:
— В связи скрайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной вуставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства иего убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственномууправлению Мэрии.
Письмоцелесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться ворганизацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуетсясоставлять отдельные письма по каждому из них.
В текстеодного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнениебудут переданы одному лицу.
Крометрадиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные словаи словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из ниххорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду,что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, новместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера ипозволяет поставить в тупик постороннего читателя.
По содержаниюи назначению письма могут быть:
– инструктивными;
– сопроводительными;
– гарантийными;
– информационными;
– благодарственными;
– поздравительными;
– рекламными.
Есть такжеписьма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы,письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности всоставлении и оформлении. (2)
2. Стильизложения делового письма
Неменьшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения.Деловые письма следует писать особым стилем. Этот стиль, известный ныне какслужебно-деловой (официально-деловой), представляет собой функциональную разновидностьрусского языка и предназначен для использования в процессе управленияорганизацией, в том числе, и посредством письменной служебно-деловойкоммуникации (переписки).
Специфическимичертами данного стиля является:
1)подчеркнутая официальность и деловитость, находящие свое выражение всвоеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения междудолжностными лицами – служебной субординации – и соблюдении стандартных правилоформления деловых писем;
2)адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческойдеятельности, в данном случае – отправителей (адресантов) и получателей(адресатов) деловых писем;
3)устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью ихиспользования при подготовке деловых писем;
4)тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается болееодного-двух вопросов;
5)лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
6)исключительно нейтральный тон изложения письма;
7)точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкованиесодержания письма;
Лаконичностьизложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письмеформулировок.
Исходяиз специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:
1)излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями – которыене должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;
2)применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи – но при этом неограничиваться в процессе изложения двумя-тремя «засаленными» идиомами,повторяя их чуть ли не через строчку;
3)употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании – ивсякий раз безошибочно определяя, где применение термина является совершеннонеобходимым, а где – будет воспринято адресатом как «заумствование»;
4)отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении – подлежащеепредшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводныеслова находятся в начале предложения. Следует, однако, отдавать себе отчет втом, что чрезмерное «спрямление» текста может невольно заставить адресатаусомниться в своих умственных способностях;
5)не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярскиеобороты, заимствования из местных диалектов. Точно также следует остерегатьсявключения в текст различных «новоязовских» выражений, профессионального жаргонаи т.п.;
6)отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения. Неленитесь перечитывать написанное, безжалостно вычеркивая из текста все те слова,без которых он не становится менее понятным – в конце концов, это не толькоэкономия бумаги, но и времени вашего партнера;
7)избегать неоправданного употребления иностранных слов. Любой из нас гораздолучше понимает собеседника, если тот обращается к нему на привычном языке;
использоватьсказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится»,«применяется»), либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать»)наклонении. «Уходите» от причастных и деепричастных оборотов, отдавайте предпочтениеточкам, а не запятым и бесконечным «а также».
Деловыеписьма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляютсятребования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочнымдокументам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какойцелью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения.Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, начто он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще неизвестная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевойустановки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
– Изучениесущества вопроса
– Подготовкаи написание проекта текста письма
– Согласованиепроекта письма
– Подписаниеруководителем
– Регистрация
– Отправка.(4)
Заключение
Грамотноесоставление делового письма имеет чрезвычайную важность в наш век бурногоразвития Интернет коммуникации. Несмотря на внедрение таких средств связикак телефон, телекс, телеграф, самым доступным и надежным средством общенияпродолжает оставаться письмо.
Деловая этикатребует того, чтобы сообщения, переданные по телефону или телеграфу(телеграммы, телексы) подтверждались письмами. Следовательно, умение писатьделовые письма на английском языке необходимо каждому.
Правильносоставленное письмо не должно содержать просто дословный (буквальный) переводрусских коммерческих оборотов на английский язык. Это связано с тем, чтокаждому языку присущи свои специфические грамматические конструкции илексические обороты.
Кроме того, важно помнить, что в тематике рутинных деловых писем разнообразиене так велико, поэтому в ходе деловой переписки можно использовать некоторыеобщепринятые стандартные обороты, а также можно использовать типовые письма,что, несомненно, ускоряет и упрощает процесс деловой коммуникации.
Текст письма недолжен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличатьсяточностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к текстуделового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен бытьизложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии ипунктуации, в официально-деловом стиле.
По сути, языкофициальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов,отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетанияоблегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма
Деловыеписьма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющихустановленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуетсяследующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номертелефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка наномер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка оналичии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.
Официальноеписьмо – единственный документ, на котором не ставится его название (в отличиеот других документов: «Приказ», «Распоряжение», «Положение», «Устав» и т.д.)(6)