--PAGE_BREAK--
Особенности немецкого делового письма.
Германия является страной, где сложились давние и устойчивые нормы и традиции в делопроизводстве. В России также существуют особенности делового общения, отличные от международных, связанные с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.
В России формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется меньше внимания, чем на Западе. Главное же отличие немецкой манеры вести дела — высокая степень официальности. Немцы очень сдержаны в деловом общении и тщательно соблюдают принятые формы общения.
Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважении к партнеру. На Западе очень пристальное внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в России. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения.
В немецком деловом общении в коммерческой корреспонденции очень важное место играет фактор формуляра, т.е. способ официального оформления делового письма. Формуляр делового письма дает возможность получить точные данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее), об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее), о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее), о юридической и иерархической квалификации делового текста (копия или оригинал, относится ли к коммерческим документам, важным или рядовым рабочим письмам, общая цель сообщения и прочее), о его коде, о канале связи и многом другом.
В Германии главным документом, регламентирующим формулярно-композиционный вид делового текста, являются "RegelnhierMaschinenschreiben" — DIN5008. Однако эти правила имеют скорее рекомендательный характер. Степень свободы и творчества составителя письма ограничивается лишь его опытом и профессионализмом, который основывается, прежде всего, на знании норм и традиций немецкоязычного делопроизводства, а также международных тенденций оформления деловых бумаг.
Особоевнимание в немецком делопроизводстве уделяется способу оформления деловых бумаг при переписке с властями — KorrespondenzmitBehörden, когда используют более консервативный стильVerwaltungssprache/ Kanzleistil. Нормализаторы рекомендуют строже соблюдать такие параметры машинописи как: поля страницы, вид абзаца, отступ — Einrückung, пропуск строк, расположение реквизитов, а также списки и перечисления — Gliederung/ Ordnungssystem, Aufzählung— в соответствии со шкалой печатной машинки -Schreibmaschinenskala. Несмотря на то, что все современные офисы в Германии оборудованы факсимильными аппаратами и компьютерами, а у секретарей в машинах, как правило, имеются факс-модемы, при обращении в государственные и властные структуры официальные бумаги следует печатать на машинке стандартным шрифтом; возможен вариант и компьютерного текста, но при этом разрешается использовать только шрифт Courier.
Если письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте TimesNewRoman, а в таблицах и заголовках — Arial.
Деловое письмо обычно посылается на бланке фирмы; письмо может, быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда остается неизменным основной набор реквизитов. Это: 1) колонтитулы (верхний и нижний), 2) штамп отправителя + адрес получателя, 3) обозначение типа связи, 4) указание на количество страниц письма, 5) тема/ предмет письма, 6) особые пометы (факультативно), 7) обращение, 8) текст письма, 9) формула прощания, 10) название фирмы отправителя, 11) роспись и подпись (с расшифровкой), 12) примечания.
Несоблюдение формы и отсутствие ряда реквизитов на деловом письме в немецком делопроизводстве встречается чрезвычайно редко и может свидетельствовать о том, что факс передан новичком-непрофессионалом, или отправлен в необычных условиях. Такой факс требует к себе внимания со стороны получателя, вероятнее всего последует просьба его подтвердить, так как он не отвечает требованию достоверности и не может быть идентифицирован как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление корреспонденции — один из признаков несолидности фирмы или чужого, «фальшивого» отправителя.
Развитая система делопроизводства в Германии проявляется в сложном формуляре. Чем сложнее формуляр, тем совершеннее принятая на фирме система делопроизводства, тем серьезнее, солиднее и надежнее сама фирма. Анализ формуляра позволяет определить тип и характер делового письма, создать коммуникативный (социально-психологический и речевой) портрет отправителя.
Если немецкая фирма ориентирована на внешние связи, на международный бизнес, то показательным является параллельное употребление в штампе отправителя немецких и английских слов-указателей: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Frот:, Telefax-Nachricht/CoverSheet, Seiten/ Numberofpages(includingcoversheet):. — это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.
Факс в немецком делопроизводстве имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами.
Данные колонтитула несут информацию о ее руководителях, о ее юридической и банковской поддержке, о ее структуре (материнской фирме или филиалах, о ее подразделениях и отделах, например: Export). Чем полнее отражена в колонтитуле информация о фирме, тем более открытой она хочет себя представить, это означает, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться. У некоторых экологически продвинутых фирм в нижний колонтитул занесена информация об экологической чистоте бумаги, на которой отпечатан ее бланк. Внимательный анализ колонтитулов может сообщить нам важную информацию о письме: когда и откуда отправлен, копия это или оригинал, а также об отправившей его фирме, о ее весе и статусе.
Кроме колонтитулов и «шапки» (логотип и иногда отпечатанный адрес фирмы) бланка фирмы, вся остальная содержательно-графическая информация заносится сотрудником-отправителем, в том числе, штамп отправителя + адрес получателя Innenadresse/ Versendungsform+ Empfängeranschrift. По-немецки этот реквизит называют Briefkopf, хотя иногда Briefkopfотносят к «шапке» бланка. Он включает в себя обязательно: 1) название фирмы-отправителя Firmenbezeichnung, 2) имя сотрудника-отправителя NamedesAbsenders, 3) номер телефона и факса/e-mailотправителя, 4) адрес и имя получателя Name& AnschriftdesEmpfängers; если письмо предназначено именно для определенного сотрудника, стоит помета: Z. Н. — zuHändenFrauOlgaMiller, 4) номер телефона и факса получателя, 5) дату/ Datumотправки письма.
При указании даты в немецком деловом письме месяц указывается полностью — 10 Февраля 2002 г/ 10 Februar2002., сокращения приняты только в нашей стране — 10.02.02.
Факультативно содержатся следующие реквизиты — 1) должность или отдел фирмы, который представляет данный сотрудник, и специальный знак / код сотрудника, отправившего письмо, например, FrauNeustadt/ Export; HerrOtt/ Marketingleiter. Следует отметить, что коммуниканты с самым высоким иерархическим статусом, при условии непервоначального контакта с фирмой-адресатом, крайне редко указывают свою должность или титул.
Не указывают свою должность и так называемые свободные/частные предприниматели, и это объяснимо — нередко они действительно ее не имеют, Geschäftsmannсам себе хозяин. Коды / (специальные знаки руководящих сотрудников или сотрудников, на чье имя приходят счета в банке) — Diktatzeichen— это явление новое, но их указание стало обязательным в письмах документного характера: Dr. Т/Ко, ALI/SG.
Обозначение типа связи бывает обязательным, если это факс, и необязательным при другом виде пересылки.
Указание общего количества страниц отправленного документа - необходимый реквизит в связи по факсу.
Обращение/ Anrede— самый консервативный и простой реквизит. Как и формула прощания, обращение всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии существует ограниченное число формул обращения от формального до фамильярного — максимально 12:
а) SehrgeehrterHerrKrieghoff, — самое частотное обращение с указанием фамилии; SehrgeehrterHerrDr. Krieghoff— т.е. с указанием звания; SehrgeehrterHerrKarlKrieghoff— указание имени; GeehrterHerr… esfolgtderFamilienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи),
б) SehrgeehrteDamenundHerren; SehrgeehrteHerren, — при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий,
в) GutenTag, HerrKrotov; LieberHerrSaitzev, — при неформальных отношениях и личном знакомстве,
г) Hallo, Olga, — при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: SehrgeehrteHerren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: LieberKunde! LiebeKunden! SehrgeehrteFirma! SehrgeehrterGeschäftsfreund!
Если у адресата имеется титул или звание, то опускать его во всех западных странах считается невежливым. Таким образом, в обращении будет указано: профессору А. Шульцу. Только особенностью немецкого делового стиля является формула обращения «Господин + титул или звание + фамилия».
В Германии существует два типа формулы прощания / Grußformel: формальные обязательные и «свободные» необязательные. Первые употребляются всегда, их отсутствие равносильно тому, что собеседник ушел, не сказав «до свидания». 1) mitfreundlichenGrüßen— в абсолютном большинстве писем, 2) другие формулы: mitfreundlichemGruß; Hochachtungsvoll; mitdenbestenGrüßen; mitfreundlicherEmpfehlung; MFG(принятое в телексовой связи сокращение) — в 5-7% писем, 3) mitvorzüglicherHochachtung— употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Связкой между реквизитами — текстом и формулой прощания выступает глагол (und) verbleiben, после него уже не может быть передана важная (с внеязыковой точки зрения) информация, но прагматически-релевантной такая информация может быть.
Более разнообразны и прагматически богаче сводные формулы прощания, употребляемые, главным образом, в письмах больших форматов и между партнерами, коротко знакомыми. Можно встретить следующие формулы прощания: благопожелание, благодарность, надежду на продолжение контакта: MitherzlichemDankundfreundlichenGrüßenanalleMitarbeiter/ VielErfolgundherzlicheGrüßeanAlle. Schönes Wochenende!!! /Beste Grüße und weiterhin viel Erfolg/ Ihr Martin Ott. /In Erwartung Ihrer baldigen Antwort. Использование свободных формул прощания — показатель не только авторской манеры и склонности автора к речетворчеству, но и его желания понравиться адресату, проявить к нему свое особое расположение, а также форма выражения его хорошего настроения, связанного с профессиональными удачами или надеждами. Наличие в свободном деловом письме фраз, подобных вышеприведенным, не может служить маркером социального статуса автора. Этот момент связан, скорее, с психологическим типом коммуниканта — более эмоциональным, чем классический тип сдержанно-вежливого делового коммуниканта.
В России заканчиваются письма обычно фразами: «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»; «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»; «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»; «С уважением».
Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnungв немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерархическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.
Если за названием фирмы следует подпись с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы: NATURWARENOHG/ DR. PETERTHEISS(роспись) Dr. PeterTheiss.
В случае если письмо направляется в государственные органы, расшифровка обязательна или в первоначальных контактах: GeneraldirektorZAORosagroservice/ KarlKrieghof(роспись); Т. Ali/ Geschäftsführer.
Представители среднего менеджмента должны указывать свою должность в подписи: DGAgropartners/ Absatzberatungs— undProjekt— GmbH/ LudwigEger(роспись); G. Berger/ Landwirtschaftsreferent; i. V. — inVertretungперед подписью означает, что отправитель несет ответственность за документ и что ранг отправителя (обычно это заместитель управляющего фирмой, начальник отдела и проч.) достаточно высок, чтобы представлять свою фирму; напротив, i. А. — imAuftragозначает, что ранг отправителя невысок, как правило, это рядовой сотрудник отдела: ассистент, референт.
В большинстве стран подпись на деловом письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. В Германии принято заключительный комплимент располагать с левой стороны, и подпись ставится также с левой стороны.
Немалое внимание немцы уделяют оформлению примечаний, которые находятся в самой нижней части первой страницы. По-немецки они называются Anlagenvermerkeили иногда могут иметь обозначение Remarks(англ.); если фирма ориентирована в первую очередь на внешнеторговую деятельность, то, как уже отмечалось, она использует английскую лексику, сокращения и спецсимволы. Примечания обычно содержат сведения о приложении: чаще стоит слово Anlage, оно обозначает, что приложение состоит из одно- или многостраничного текста, представляющего собой единый документ; форма множественного числа Anlagenупотребляется, если в приложении разные типы документов. В примечании может быть обозначен тип деловой бумаги, если это не указано в Briefkopf, например: DiesesAngebotistfreibleibend. Также в примечании может стоять отметка об отправке копий другим лицам Verteilvermerk— Kopiean:/ с. с. HerrNardi. При пересылке финансового документа стоит отметка о количестве экземпляров: 1 -fach/ fold/ fois.
Для того, чтобы не допустить расхождений в понимании текста, или для подтверждения передачи важных бумаг в делопроизводстве некоторых фирм принято на последнем листе сообщения повторно указывать общее число отправленных страниц — GesamtSeiten03 — что можно понимать как «конец связи». Известно, насколько важно в деловой коммуникации избежать недоразумений и непонимания, поэтому в колонтитулах ряда делопроизводств напоминают о возможных помехах в коммуникации и просят, в случае сомнения в содержании или объеме текста, подтвердить получение текста или запросить его повторную передачу. Некоторая избыточность подобных формул — одна из особенностей немецкой деловой корреспонденции, обеспечивающая надежность передачи информации и способствующих предотвращению ошибок и помех коммуникации.
В завершение следует сказать, что фактор формуляра является признаком, не только объединяющим коммерческую корреспонденцию, но и различительным признаком, позволяющим выявить особенности национального делового стиля той или иной страны.
Правила написания немецких деловых писем
Деловые письма являются коммерческими или профессиональными сообщениями бизнесменов, лиц свободных профессий, но др. поставщикам, клиентам, органам власти. Они принципиально имеют постоянно одну и ту же форму и могут изменяться сугубо индивидуально. Внешняя форма подлежит инструкциям согласно DIN 5008 и DIN 67 (DIN – Немецкий институт стандартизации).
Немецкий институт стандартизации является немецкой национальной организацией и членом-iso этой страны. DIN является зарегистрированной ассоциацией, которая была основанной в 1917 году, сначала как Комитет норм немецкой промышленности (NADI). В 1926 году NADI переименовано на Немецкий комитет норм (DNA).
На данное время DIN 5008 действует для правил написания и оформления при обработке текста, а DIN 676 — для оформления бланков. Единственное оформление должно повысить понятность и облегчить проработку делового письма. В соответствии с DIN 676 бланк оформляется на бумаге формата A4, расстояние для шапки письма составляет 45 мм (от верхнего края листа). Надписи в нормируемом бланке стандартно отвечают правилам написания и оформления для обработки текста (DIN 5008).
Оформление делового письма установлено DIN 5008, а именно:
расстояния между строками;
употребление знаков пунктуации и других знаков;
разграничение цифровых данных (телефонных номеров, времени, расположения цифр, и тому подобное);
разделение текста на разделы и абзацы;
использование знака перечисления и подчеркиваний;
оформление конверта (полет адреса получателя и отправителя).
Деловое письмо оформляется на бумаге форматом A4 следующим образом:
1. Шапка письма. Шапка письма содержит данные отправителя и другие данные, которые касаются предприятия, оформление в качестве рекламы и преимущественно на фирменном логотипе. К именам принадлежит также правовая форма предприятия.
2. Почтовый адрес отправителя. Непосредственно в поле адреса повторяются необходимые данные для почты. Таким образом, при использовании окошка в письме адрес отправителя ненужно еще раз писать на обложке письма.
3. Поле для адресов. Информацию об адресе получателя подают в поле из девяти строк в установленном порядке:
Строка 1: Тип пересылки (напр. „письмо” „партия товара” „авиа”);
Строка 2: Пустая строка;
Строка 3: Обращение „Госпожа” или „Господин” (включая название профессии и должности) или „Фирма”;
Строка 4: Название предприятия или лица (сначала имя, потом фамилия, а перед тем звание);
Строка 5: „Абонентный почтовый ящик” или улица и номер дома;
Строка 6: Пустая строка;
Строка 7: Почтовый индекс и пункт назначения;
Строка 8: Пустая строка или, если необходимо, страна;
Строка 9: Пустая строка.
4. Строка знаков ссылок. Эта строка показывает вводные слова на бланке. Рядком ниже указываются знаки ссылок:
Ваш знак, Ваше сообщение от;
наш знак, наше сообщение от;
код но имя человека, который прорабатывает дело;
дата составления письма.
При необходимости можно также использовать следующую нижнюю строку. Календарные даты появляются в строке знаков ссылок в нумеруемом стиле. Согласно новой норме дата должна делиться на год, месяц, день, в этом порядке, разделенные черточками. Месяц и день могут также подаваться двусмысленно, например, 96-09-17. Нужно выходить с того, что еще в течение длинного периода будет использоваться старый стиль написания, в котором день, месяц, год, отделены между собой точками, например, 17.09.96.
5. Послания. Ссылка является короткой информацией о содержимом текста письма; оно является короткой предыдущей информацией для получателя и облегчает последующее поступление почты на соответствующее место обработки. Сегодня ссылки используют без сокращения „Betr.“ (нем. Betreff — касательно). Оно стоит двумя пустыми строками ниже от последнего строке знаков ссылки.
6. Обращение. Обращение стоит двумя пустыми строками. Когда письмо не направляют конкретному лицу или соответствующее контактное лицо не знают, пишут „Глубокоуважаемые дамы и господа“. Однако нужно предоставлять преимущество личному обращению („Глубокоуважаемая госпожа Мюллер“); из-за этого письмо получает личный характер. Нужно пытаться находить контактное лицо. Конечно, важным является согласование между званием получателя в поле адреса и обращением: если в поле адреса указано обычное лицо по имени, нужно также избрать личное обращение; если же в поле адреса — лишь фирма или название органа власти, нужно использовать общее обращение. Обращение завершается запятой, а от присоединяемого текста отделяется пустой строкой.
7. Текст письма. Подол содержимого текста письма достигается внешним построением абзацев. С помощью такого разделения понятность и читабельность текста повышаются. Абзацы отделяются один от другого пустыми строками. Выделение в тексте письма выражаются подчеркиванием, кавычками и изменением шрифтов, жирным шрифтом, курсивом и большими буквами. Текст письма должен, по возможности, не превышать одну страницу.
8. Формула приветствие. На сегодняшний день наиболее употребимой формулой приветствия является „С дружественными приветствиями“, в частных письмах также „С сердечными приветствиями“.
9. Завершение письма. Завершение письма содержит адрес отправителя с напечатанным именем того, кто его подписал. Перед подписью могут стоять сокращения, такие как „и. A.“ (нем. im Auftrag — по доверенности) или „и. V.“ (нем. in Vertretung — от имени).
10. Дополнения. За пустой строкой после напечатанного имени того, кто подписал письмо, идет дополнение (ниже называют отдельное дополнение) и после следующей пустой строки примечание (ниже указывают места, куда направляется письмо в циркуляции или копии).
11. Данные о предприятии. В нижнем крае бланка письма содержатся данные о предприятии, а именно:
место предприятия (адрес);
телефон (с кодом);
факс;
телекс (номера телекса предоставляются лишь в отдельных случаях фирмами-импортерами и экспортерами);
связь с банком (МФО и номер счета).
12. Данные о правовом статусе. Акционерные общества подают в последнем или в двух последних строках бланка письма следующую информацию:
правовая форма (напр., ООО);
место общества и регистрационный номер в участковом суде;
имя руководителя.
Для лучшей наглядности все правила написания представлены в таблице:
продолжение
--PAGE_BREAK--