Информационное обеспечение управления организацией 2

РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА «ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ЕСТЕСТВЕННЫХ ДИСЦИПЛИН»
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ « М. О.»
КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ПРЕДМЕТУ ТЕХНИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА
НА ТЕМУ:

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ВЫПОЛНИЛА
ПРИНЯЛ:


СОДЕРЖАНИЕ.

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….1

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ.

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения………………………………………………………………….2

1.2 Технология информационной деятельности…………………8

1.3 Пути совершенствования информационной системы……13

1.4 Формирование комплексной информационной системы20

ГЛАВА 2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1 Внедрение автоматизированной информационной системы…………………………………………………………………….25

2.2 Улучшение сетевой организации предприятия……………28

2.3 Использование Интернет технологий…………………………32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………40


ВВЕДЕНИЕ.


Для принятия эффективных управленческих решений в условиях



динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с

системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное

обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной курсовой работы становление качественного

информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Научно- технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления

производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса — улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят

от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест — должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам

предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования

информации.


Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием.

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения.


Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-

экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный

процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

— фонда заработной платы

— коммунальных услуг

— стоимости программного обеспечения

— расходов на почту

— расходов на оформление договоров

— расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

— избежание будущего роста численности персонала

— уменьшение требований к обработке данных

— снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

— улучшение качества информации

— повышение производительности

— улучшение и ускорение обслуживания

— новые производственные мощности

— более уверенные решения

— улучшение контроля

— уменьшение просроченных платежей

— полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным

(от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя .

На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

— Качество, достоверность и оперативность получения информации

— Знания, опыт, личные качества руководителя

— Квалификационный состав подчинённых

— Ситуация на рынке

где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления

должен быть Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления Iу – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие исполнительного органа на объект управления

V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней

среды.[]


Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную

информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка

адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают

неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его



выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к

руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые

разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые

содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит

бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются

хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная

характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических

закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по

сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:



1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект

хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы

президента, постановления правительства и местных органов власти,

приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок,

приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения

арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива

предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных

источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и

т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на

отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами

своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к



первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий

кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая

информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

— удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

— точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки

сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее

регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство

новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
2. Технология информационной деятельности


Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в

основном на использовании вычислительной техники. Это —многоаспектный процесс, включающий в себя:

— формирование соответствующей технико-технологической базы (с

применением новейших информационных технологий и современных

электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

— организацию производства и сферы распределения информационно- вычислительных услуг;

— отработку механизма информационного обслуживания и создание

действенной системы управления данными процессами;

— внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств

проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических,

организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов

их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

— создания самих вычислительных машин;

— создания для них программного обеспечения;

— подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

— значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

— обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

— заменяет в конторском деле секретарей-машинисток,

делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых

документов, осуществление бескассовых связей с банками и



финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

— ЭВМ крупногабаритные и персональные;

— микропроцессоры;

— средства телекоммуникаций;

— электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

— средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения

расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую,

цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини- ЭВМ чаще всего используются для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их

выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса

производства;

— расчета заработной платы;

— контроля за поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

— ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного

контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для

автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все



технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые

необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров,

выпускаемых одной фирмой, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются

также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает

объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации

с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по

обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает

последовательные этапы:

— автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

— использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

— интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

— объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

— использование всего комплекса технических средств обработки

информации, переход к единой системе обработки всех видов

информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации

принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры

используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной

платы обслуживающего персонала.



Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России

начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее

время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

— оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного

расписания и сотрудниках;

— жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

— настраиваемую систему разработки отчетной документации;

— переход на новые технологии и методы работы;

— улучшение условий труда;

— и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь — это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-

передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

— формирования целостной картины происходящего на предприятии;

— слаженной работы всех подразделений;

— улучшения качества обслуживания клиентов;

— эффективного использования людских, коммуникационных,

инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М.

Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей

закономерности делопроизводства, — документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве

стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок,

совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

— систем в архитектуре клиент-сервер;

— систем сканирования и распознавания текста;

— систем управления базами данных;

— систем поиска документов;

— Internet/Intranet.


3. Пути совершенствования информационной системы


Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно- вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления,

что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система

экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все

изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих

решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть

возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его

результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к качеству информации — это обеспечение ее

сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной

(эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и

использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и

совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.



Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как

правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация — важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие

необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса

неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно

выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно

управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них.

Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система

управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения

информационных систем.

Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример — макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не

предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу

крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета

прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает

индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по

внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

— экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

— профессионализм исполнения;

— сервисная поддержка;

— возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.


Имеются и потенциальные опасности:

— потеря возможности развития системы;

— опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;



— зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной

системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему — проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» — призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком — работает.

Если же система разрабатывается своими программистами, возникает

соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач,

принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес — правила, без которых невозможно заключить договор.

В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес — процессов самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика,

работающего по принципу «все из одних рук».

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения

информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения.

Какую программу выбрать? По каким критериям?



Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:

1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда

предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки»

и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию

системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-

вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий,

которые могут возникать, например, в процессе интеграции

системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем,

что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи

с внедрением информационной системы, если эти расходы будут

минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы

управления базами данных. Здесь речь идет не только о

технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика

на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет

значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект —

техническая реализация в разработке преимуществ,

предоставляемых системой управления базами данных: объектно-

ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2) Надежность — во-первых, гарантированная сохранность и

доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых,

обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного

доступа.

3) Возможность роста — масштабируемость, расширяемость,

модульность, разработка модулей на заказ.

4) Степень автоматизации различных видов деятельности — полнота

автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.


5) Интуитивность интерфейса — возможность пользователя разобраться

в интерфейсе без описания.

6) Возможности интеграции с электронным документооборотом -

реализация функции документооборота в системе или возможность

интеграции с внешней системой документооборота

7) Адаптированность к бизнесу клиента — степень согласования

свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с

поставщиком.

8) Доступность по цене.

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику.



Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не

поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур,

как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для

настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами.

Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить

предметы, которые составляют понятие новая информационная технология.

Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием

фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей — качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества, многим видится

только на базе использования новых информационных технологий. С

появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” — это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в

современную культуру управления. И это не зря — компьютер позволяет

экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

4.Формирование комплексной информационной системы.


Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:

— старые методы управления дают все больше сбоев;

— контроль требует большего количества персонала,

дополнительных расходов и усложнению управления;

— согласование решений занимает все больше времени, а данные

для принятия решений либо отсутствует, либо сильно

запаздывает;

— количество финансовых операций и принимаемых решений

превосходят предел, за которым уже не ясны причины,

приведшие к тем или иным конечным результатам.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические,

административные и организационные задачи. Информационная система есть плод

совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации

проекта:



— необходимо провести обследование и проектирование будущей

системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей

ситуации и модель будущей системы;

— разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении

требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных

ошибок;

— внедрение разбивается на две крупные части: подготовка

администраторов из персонала предприятия и непосредственно

запуск подсистем в отделах и подразделениях.

Российские разработки при достаточно низких ценах и

удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес

приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии.

И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

— быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы

(единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

— надежная защита от несанкционированного доступа к данным и

регистрация действий персонала;

— удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

— возможность масштабирования и развития системы;

— интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

— возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в

прошлом приложений в новую систему;

— высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

— Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток

программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания

систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без

проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации

существующей системы управления не приносит желаемых результатов и

неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений -

это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций,



но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и

отчетности.

— Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если

решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством,

то внедрение программных модулей осуществляется с головных

предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной

системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении

системы первоначально в низовые подразделения. Только при

внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно

изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без

незапланированных издержек.

— Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная

автоматизация — это процесс, в который вовлекаются практически все

структурные подразделения предприятия, технология поэтапного

внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами

автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь

необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных

документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

— Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы.

Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям,

поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы

информационные технологии не использовались там, где легко можно

справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа

бумаги.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между

модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими

параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер.

Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими

системами.

На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании — мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и

развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе нтегрированной информационной системы управления бизнесом.

Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции.

Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма

ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной

системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в «скрытое» состояние.

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения

конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших

организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.

По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: “ нам

потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых — простота

и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и

многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций

одновременно.

Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже

таблица 1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.

Таблица 1.


Объем производства по отраслям мировой промышленности







Отрасль

Объём производства, млн. долларов

Туристическая

2900

Информационная

2850

Текстильная

1620

Химическая

1320

 

 


По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую

позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком

потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли в жизнь современных управленцев.


--PAGE_BREAK--Глава 2. Совершенствование информационного обеспечения в организации.


2.1 Внедрение автоматизированной информационной системы.


Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное

преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и

рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их

решении в Техническом университете:



1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры

предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных

аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения

системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы

внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя

группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи

менеджмента является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия

или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился

национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско- российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным — максимально формализовать все те контуры управления, которые

собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности

предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также

существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес- процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и

принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей

корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой

ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в

руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в

чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.


2.2 Улучшение сетевой организации предприятия.


Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы — опережать

конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами — и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

— Снизить административные накладные расходы

— Повысить производительность труда

— Рационализировать ведение дел

— Снизить затраты на аппаратные средства

Это как раз и началось осуществляться с 1998 года, другое дело как

это делается. К числу недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не

соблюдается.

2) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже

внутри отделов и подразделений.



3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети

4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с

сетевыми приложениями.

5) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.


Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети

позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации. Наглядный пример 205 аудитория. В этот компьютерный класс по плану должна быть проведена локальная сеть в 1997 году, а её до сих пор нет.

Значительное снижение административных расходов возникает при

объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением

других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может

уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет пересматривать существующее положение дел и внедрять через ректора новые методы работы.

Почему необходимо создавать специальное временное подразделение? Во- первых, это дело не прибыльное, а все подразделения в Техническом университете работают на прибыль, а не на качество, во-вторых, у этого подразделения будет не предвзятое отношение к различным проблемам.

Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров

2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по

администрированию

3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем

4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений

5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.


Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более

ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

— архивация данных на дискеты

— защита файлов паролями

— отказ от использования сети

— проверка на компьютерные вирусы

— отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это

неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет



бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Нельзя так говорить за все подразделения, в некоторых отделах, где

есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло оживление: активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.

Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда с человека

требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети.

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ

остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Призывы к самофинансированию научили подразделения

самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами – становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение

2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники и

расходными материалами

3) Закупка расходных материалов по низким ценам

4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в

работе

5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям,

мотивируя их к снижениям расходов.



2.3 Использование Интернет технологий.


Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для

интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях. Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в

корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи «один-ко-многим» решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети.

Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией «клиент-сервер», которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания

документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

— подобная реализация технологии «клиент-сервер» улучшает защиту

данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам

данных только с помощью браузера);

— все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

— решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности

технической базы конечного пользователя;

— решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система — это набор

связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает,



сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:


1) уровень научно-технического развития в организации, т.е.

насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.


В Техническом университете существует реальная возможность с любого

практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития. Например, подразделение Компьютер-колледж может обучить весь персонал Технического университета за очень минимальную плату (компенсацию расходов).

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера — поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации .

Наиболее традиционное и распространенное использование интернет-технологий — это маркетинг, прямые продажи и работа с общественностью. Львиная доля всех корпоративных Web-сайтов, которые в настоящий момент создаются или поддерживаются, выполняют именно эту функцию.

Основными факторами, определяющими успех использования Интернета в данной области, являются:

— Функциональность — информация и сервисы, предлагаемые Web-сайтом, должны быть действительно необходимы и полезны аудитории пользователей.



— Надежность и безопасность — работоспособность системы 24 часа в сутки, быстрый доступ к информации и защита от несанкционированного доступа являются основой хорошего имиджа любого Web-сайта и, соответственно, его хозяина.

— Интерактивность — Web-сайт должен быть не только источником информации для своих пользователей, но и средством общения с ними и обратной связи. В этом случае он может рассчитывать на значительную эффективность внешних связей.

— Планомерное внедрение Web-сайта — задачей не менее сложной, чем создание хорошего информационного ресурса, является «приучение» к нему потенциальных пользователей.

Принципиальными особенностями Интернета как средства управления внешними связями, по сравнению с другими средствами, можно считать следующие:

— Возможность интерактивного общения.

— Расширенные возможности по учету информации.

— Узкая и довольно специализированная аудитория.

В отличие от телевидения, например, которое доносит информацию до пользователей в форме односторонней связи, Интернет дает возможность оперативно отслеживать реакцию пользователей и, соответственно, корректировать стратегию работы с ними. Телевизионные передачи сейчас активно ищут прямого контакта с аудиторией через телефонное голосование и опросы. Они тратят огромные усилия на то, что в Интернете заложено по определению, — возможность интерактивного общения с аудиторией.

Как средство массовой информации Интернет охватывает значительно меньшую аудиторию пользователей, чем телевидение или газеты. Однако по силе потенциального воздействия на сознание аудитории имеет для целей манипулирования общественным мнением значительно большее значение, чем какая-либо другая среда. Связано это в первую очередь с тем, что компания имеет прямой доступ к своему клиенту, может без посредников показать ему то, что считает нужным, спросить его мнение или совет, принять заказ и оказать техническую поддержку.



Вторая особенность — автоматический учет информации о пользователях. В Интернете эта проблема решена на уровне технологических стандартов. Практически вся информация в сети поддается учету и цифровому анализу. Мы знаем точно, когда и откуда пришел человек на Web-сайт, что его интересовало и даже на какое разрешение настроен его монитор. Анализируя эти данные, можно просчитать эффективность любых маркетинговых мероприятий, а также скорректировать свою тактику и стратегию непосредственно в процессе работы с пользователями. Мы также можем контролировать все замечания и высказывания о нас в открытом доступе через обратные ссылки с сайта или поисковые системы. Как работодатель, я могу даже проследить, что пишут сотрудники компании в своих резюме, которые размещают в сети. Что уж говорить о процессе клипинга (сбор вырезок из газет и журналов о конкретной компании для целей PR). Постоянная головная боль любого менеджера по маркетингу в Интернете лечится за 10 минут простым запросом на поисковые системы.

Основным недостатком Интернета как средства управления внешними связями является то, что его пользователи не представляют достаточно широкой аудитории — это узкая специализированная группа людей.

Эта группа может находиться в эпицентре целевой аудитории той или иной компании (в основном в компьютерных, телекоммуникационных и информационных областях, а также в сфере услуг для взрослых), пересекаться с ней (например, для книжной или видеоиндустрии) или практически не пересекаться (скажем, для оптовой дистрибуции гуталина). Это значит, что компьютерная компания просто обязана использовать Интернет в управлении внешними связями, а гуталиновой фабрике не стоит тратить на это сколько-нибудь значительные усилия.
    продолжение
--PAGE_BREAK--
Работа с партнерами

Другой сферой эффективного использования технологий Интернета является работа с партнерами. Системы, выполняющие эти функции, получили даже в России широкое распространение, однако общественность мало о них знает по очень простой причине: отличительной особенностью системы работы с партнерами (именно поэтому я выношу их в отдельную категорию) является ограничение доступа к информации, представленной в ней, только узким кругом партнеров. Тем не менее сегодня именно системы работы с партнерами — основной источник доходов для профессиональных участников Web-рынка, так как в этом направлении экономический потенциал использования Интернета огромен, и добиться показательного повышения эффективности максимально просто. Тенденция развития этого

рынка также показывает, что количество заказов от корпоративных клиентов на создание Web-систем, выполняющих чисто маркетинговые функции, падает, — в структуре заказов доля систем работы с партнерами постоянно растет.

Подобные системы отвечают за поддержку конкретных бизнес-процессов, связывающих, например, производителя и его дилеров, головной корпоративный офис и его дочерние подразделения, равноправных партнеров — участников ассоциации и т.д.

Использование Интернета в качестве среды поддержки подобных бизнес-процессов дает экономическую отдачу сразу после внедрения за счет экономии на междугородних и международных каналах связи, скорости доступа к большим объемам динамически меняющейся информации.

Но самое главное — это открытость стандартов реализации. В долгосрочной перспективе именно возможность быстрого и дешевого совершенствования является ключевым фактором экономии.

В мире существует большое количество готовых систем и технологий, способных решить перечисленные выше задачи, однако у каждой есть свой производитель и поставщик, заинтересованный в том, чтобы клиенты использовали только его продукты. Как только компания внедряет его программное обеспечение для управления бизнес-процессами, она связывает себя узами покрепче брачных. В дальнейшем она вынуждена использовать для расширения и развития модули производства этого же поставщика, так как только они будут совместимы с существующей системой. Все наверняка слышали историю о том, что

обычный молоток на американской подводной лодке обходится заказчику этой лодки в $15 000. А вы знаете, за сколько ваша компания купила простой интерфейсный кабель к тому мощному серверу, что моргает лампочками в стойке в углу серверной? Если сервер стоил даже $30 000, обычный кабель к нему будет стоить $1500–2000! В магазине такой же, только стандартный, будет стоить не более $25–100, но он наверняка не подойдет к серверу, просто потому что это не выгодно производителю.

Использование стандартных технологий значительно упрощает жизнь компании-заказчику. Открытость практически всех стандартов гарантирует совместимость модулей от разных производителей. Открытость стандартов также ведет к открытости рынка поставщиков услуг, что в любом случае будет только на руку конечному потребителю.



В свое время в борьбе за лидерство в производстве программ-браузеров Netscape и Microsoft пытались навязать рынку свои стандарты. Обе компании ругали за мелкие несоответствия тем или иным стандартам, однако главное, что принесла эта гонка в корпоративную среду и широкому кругу потребителей, — это мощный инструментарий построения клиентских рабочих мест для доступа в корпоративные информационные системы. Причем стоимость этого инструментария несоизмеримо мала по сравнению с традиционными, доинтернетовскими средствами.

Если использование технологий Интернета в других областях корпоративного управления часто вызывает споры, то преимущества средств Интернета в области работы с партнерами неоспоримы. Основными факторами, определившими это, являются:

— Дешевизна решения для всех партнеров — участников информационного обмена, что обеспечивает демократичность этого обмена и минимальный порог вхождения для новых партнеров.

— Настраиваемость на нужды конкретных партнеров. Чем больше участников информационного обмена, тем больше возникает требований и запросов. Открытые стандарты позволяют настраивать интерфейсы, структуру запросов и формы представления информации под самые специфические требования.

— Преодоление проблемы географической удаленности. Любые потенциальные партнеры, имеющие минимальные телекоммуникационные возможности, могут объединяться в группы и осуществлять информационный обмен без оглядки на пространственное расположение друг друга.

Основным движущим фактором, заставляющим компании вкладывать деньги в развитие систем работы с партнерами на основе интернет-технологий, является удобство и удовлетворение этих самых партнеров.

В существующей многоуровневой структуре продаж практически любых товаров и услуг, когда за партнеров идет конкурентная борьба порой еще более жестокая, чем за конечных клиентов, качественная информационная и техническая поддержка партнеров, не требующая от них значительных затрат времени и средств, может стать определяющим конкурентным преимуществом.

Управление внутрикорпоративными связями



Управление бизнесом — это непрерывный процесс принятия решений. Эффективное управление бизнесом требует постоянного доступа к информации, как из внешних, так и из внутренних источников.

Использование технологий Интернета для управления потоками информации внутри корпорации — наиболее спорная область применения данной технологии. Исторически крупные корпоративные заказчики относятся к такой возможности с большим скептицизмом. Это связано с недоверием к открытой интернет-идеологии, а также с отсутствием надежного и конкурентоспособного инструментария для эффективной разработки бизнес-приложений корпоративного уровня.

Другим фактором, тормозящим применение интернет-технологий внутри предприятий, является достаточно высокий уровень вхождения на рынок услуг автоматизации предприятий. Если функции управления внешними связями или работы с партнерами корпорация может поручить небольшой сторонней компании при соблюдении необходимых условий, то управление внутренней информацией она доверит только большому и консервативному партнеру, чей опыт в данной области, по крайней мере, не навредит. С другой стороны, уважаемые компании — консультанты по управлению бизнесом и системные интеграторы не спешат переходить на новые, слабо изученные

технологии, когда есть проверенные годами и хорошо себя зарекомендовавшие методы автоматизации внутреннего управления.

Тем не менее, можно ожидать, что экспансия технологий Интернета на внутрикорпоративный рынок — лишь дело времени. Очевидные преимущества использования интернет-технологий для оптимизации внутрикорпоративного управления рано или поздно приведут к тому, что эти технологии начнут активно внедряться на предприятиях всех уровней, причем время, которое для этого понадобится, измеряется не годами, а месяцами.

Основное преимущество использования Интернета внутри корпораций — это возможность существенно снизить издержки за счет виртуализации бизнеса. В числе примеров такой стратегии снижения издержек следующие:

— Мобильный доступ к информационным ресурсам компании из любой точки земного шара для консультантов, менеджеров по продажам и технических специалистов. Снижаются затраты на оплату стационарных рабочих мест для выездных специалистов и



расходы на распространение информации среди них.

— Разделение компании на несколько офисов, причем головной, выполняющий представительские функции, расположен в дорогом центральном районе, а основная работа выполняется в удаленном спокойном и недорогом районе. Возможности для экономии очевидны.

— Аутсорсинг различных функций (финансовое управление, работа с информацией, внешние связи, поддержка компьютерной техники и т.д.) третьим сторонам. За счет концентрации узкоспециализированных функций в рамках одной структуры или компании издержки на выполнение этих функций значительно сокращаются.

Если первые два примера относятся в первую очередь к крупным корпорациям, то последний наиболее актуален для малого бизнеса.

Технологии Интернета во всех трех примерах играют существенную роль, которая заключается в следующем: экономия возможна только при условии эффективной и быстрой передачи и обработки большого объема информации между удаленными точками. При использовании традиционных средств информационного обмена будет трудно добиться такой же эффективности управления информацией, как при использовании Интернета.

Проблема выбора

Компания, которая предполагает использование интернет-технологий, в частности Web, для решения проблем корпоративного управления, сталкивается сегодня с проблемой: а стоит ли сокращение издержек и повышение конкурентоспособности, которые могут предоставить интернет-технологии, того риска, что связан с внедрением в критических областях управления новой, непроверенной технологии?

Первое необходимое условие для эффективного внедрения технологий Интернета в корпорации — это понимание со стороны руководства реальных возможностей, которые эти технологии могут предложить, и отсутствие неандертальских предрассудков типа: «Интернет — это тусовка озабоченных подростков» или «Использование Интернета в управлении — распахнутая дверь к секретной информации».

Основной совет руководителю предприятия, перед которым стоит проблема выбора, — не спешить. Нужно использовать одно из главных преимуществ технологии, а именно — возможность постепенного внедрения. Начать

можно с небольших задач, например с работы с общественностью или информационной поддержки региональных подразделений.

Сферы применения будут постепенно расширяться по мере того, как будут снижаться издержки и повышаться эффективность.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ.


Люди организуют свою деятельность в силу разных причин — чтобы

закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели.

Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной

информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие

информационная система — залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее

противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным.

Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным

технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит

принятие решений в сфере ИТ.:



— высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

— специалисты, занимающиеся поиском системных решений для

оптимизации специальных функциональных задач;

— менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ, в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

— менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые

предусмотрены организационной структурой предприятия;

— поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом

соответствии с проблемными установками своих потребителей;

— собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают

признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто

лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода «переводчиков» при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно- технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во

взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью «подопытного кролика». Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную \ стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с

клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень

компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции

построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.