МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РФ
МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА
Кафедра «Менеджмент на водном транспорте»
Отчет
по специализированной практике по управлению персоналом
на ООО «ТЦ Комус»
IV курса
специальности «Управление Персоналом»
Выполнила:
Студентка 4 курса
Группы УП-7 Черемина А.А.
Проверила:
Яковлева Л.А.
2011 г
Содержание.
Введение…………………………………………………………………………..3
Краткая характеристика ООО «ТЦ Комус»……………………………...4
Основные виды деятельности ООО «ТЦ Комус»…………….…5
2 Структура управления ООО «Комус» и функции основных отделов………7
3. Анализ найма, отбора и приема персонала на работу………….…......……15
Заключение……………………………………………………………………….39
Введение
Задачей специализированной производственной практики по управлению персоналом на предприятии является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в академии и приобретение практических навыков в области управления персоналом, изучение работы с персоналом в условиях разных видов собственности при переходе к рыночным отношениям.
1. Краткая характеристика ООО «ТЦ Комус»
Малый бизнес в регионе из года в год растет и растет число индивидуальных предпринимателей. Сейчас их насчитывается более 100 тысяч. На протяжении многих лет отраслевая структура малого предпринимательства остается практически неизменной.
Предпочтительной для малого бизнеса является сфера торговли и услуг. Около 50% всех действующих малых предприятий и 80% индивидуальных предпринимателей отдают предпочтение этой сфере деятельности и являются основным источником насыщения потребительского рынка товарами и услугами. Доля малого бизнеса в общем объеме розничной торговли составляет около — 76%, оптовой — 61%, бытовых услуг — 52%.
Потребительский рынок Санкт-Петербурга и области можно характеризовать как стабильный, сбалансированный, с высоким уровнем товарной насыщенности. Оживлению в сфере торговли способствовала реализация мероприятий по рациональному размещению стационарной торговой сети и совершенствованию торгового обслуживания.
ООО «Комус» является одним из предприятий оптовой торговли. Основным видом деятельности ООО «Комус» является торговля канцелярскими товарами и игрушкам. Фирма является самостоятельной хозяйственной единицей, действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости.
«Комус» работает с такими известными производителями как ЗАО ПО (Санкт-Петербург), ЗАО «Бумизделия» (Москва), ООО «Гамма» (Москва), ООО «Рома» (Санкт-Петербург), ООО «Фламинго» (Москва), ООО «Парус» (Воронеж), ООО «Хатбер-М» (Москва) и другие.
Общество с ограниченной ответственностью «Комус» является юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.
Компания создана в 1990 году. Сегодня ТПО «КОМУС» занимает лидирующие позиции на российском рынке канцелярских и офисных товаров, является одним из крупнейших поставщиков бумаги и картона в России.
Целью деятельности Общества является извлечение максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов коммерческой, производственной, научно-технической и иной деятельности во всех отраслях народного хозяйства, не противоречащих действующему
законодательству Российской Федерации.
Высшим органом управления общества является его учредитель, являющийся единственным его участником. Текущее руководство деятельностью Общества осуществляется генеральным директором. Ревизионная комиссия осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов Общества. Генеральный директор ООО «Комус» осуществляет оперативное руководство деятельностью фирмы; распоряжается ее имуществом для обеспечения текущей деятельности; совершает сделки; представляет ежегодный отчет и другую финансовую отчетность в соответствующие органы; издаёт приказы и даёт указания. Генеральный директор избирается учредителем на срок пять лет.
Как видно из представленной схемы организационная структура является линейно-функциональной. Работа отделов магазина ООО «Комус» регламентируется Положением об отделах, которые разрабатываются на предприятии самостоятельно в соответствии с квалификационными характеристиками специалистов и типовыми рекомендациями по отделам и утверждаются руководителем предприятия.
Основные виды деятельности ООО «ТЦ Комус»
Для реализации целей и задач Общество осуществляет следующие виды деятельности:
1. Торгово-закупочная деятельность, в том числе оптовая торговля товарами народного потребления, продуктами питания, продукцией производственно-технического назначения;
2. Внешнеэкономическая деятельность;
3. Организация пунктов общественного питания (кафе, баров, ресторанов);
4. Производство и реализация продовольственных товаров, товаров народного потребления;
5. Производство и реализация канцелярских товаров и предметов интерьера;
6. Организация сервисных центров по обслуживанию продаваемого товара;
7. Производство медицинской техники и изделий медицинского назначения, лекарственных средств, реализация лекарственных препаратов, сырья;
8. Посредническая, дилерская, дистрибьюторская;
9. Проведение строительных, ремонтно-строительных, монтажных, пусконаладочных работ, изготовление стройматериалов;
10. Полиграфическая деятельность, тиражирование и реализация печатной продукции;
11. Оптовая, розничная и комиссионная торговля;
12. Бытовые услуги;
13. Организация выставок, ярмарок, аукционов.
2. Структура управления ООО «Комус»
Ведение бухгалтерского учета, составление финансовой отчетности, обеспечение контроля за использованием материальных и финансовых ресурсов, отслеживание дебиторской задолженности приказом Директора возложено на структурное подразделение — бухгалтерию организации. Она состоит из главного бухгалтера и его заместителя. Главный бухгалтер общества подчиняется непосредственно Директору.
Экономический отдел ведет анализ продаж, анализирует хозяйственную деятельность предприятия, составляет годовые и ежемесячные планы для работников отдела продаж, планирует поставки товаров, ведет отчетность по товару, устанавливает систему скидок и наценок.
Менеджеры отдела продаж работают с клиентами. Их задачами являются: анализ рынка, поиск новых клиентов, привлечение постоянных клиентов. Менеджеры принимают заявки, следят за сроками поставки продукции. Менеджеры продаж отвечают за качество и скорость обслуживания клиентов. От эффективности работы этих специалистов зависит эффективность работы всей организации, так как они обеспечивают основную деятельность организации и являются основным звеном связи с окружающей средой.
Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску ТМЦ, распределяет места складских помещений под поставляемый товар, проводит ежеквартальную ревизию вверенных ему товароматериальных ценностей, составляет установленную предприятием отчетность.
Отдел организации труда и заработной платы осуществляет методическое руководство по разработке предложений положений о подразделениях и должностных инструкций, проводит работы по совершенствованию организационной структуры, анализирует технические проекты на наличие и правильность определения трудоемкости изготовления продукции, проводит работы по техническому нормированию, стимулированию и мотивации персонала. Расчет заработной платы, оплата больничных, отпусков, социальных выплат.
Отдел кадров осуществляет полное ведение персонала (отбор, подбор, оформление приема, перевода, отпуска, увольнения), разрабатывает и совершенствует мотивационную политику предприятия, создание кадрового резерва предприятия.
Менеджер по подбору персонала:
1. Определяет потребность предприятия в кадрах;
2. Изучает состояние рынка труда, уровень заработной платы, социальные программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала;
3. Разрабатывает карточки вакансий и свободных рабочих мест;
4. Составляет план-график поиска работников, необходимых предприятию;
5. Определяет источники поиска кадров;
6. Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучает деловые и профессиональные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей;
7. Оценивает результаты собеседований и тестирования соискателей, производит отбор соискателей, соответствующих требованиям предприятия.
8. Ведет статистику набора персонала .
Специалист по кадровому делопроизводству осуществляет функции:
1. Учет личного состава организации, ее подразделений;
2. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;
3. Ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью;
4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
5. Учет предоставления отпусков работникам;
6. Оформление документов по пенсионному страхованию и их представление в органы социального обеспечения;
7. Составление установленной отчетности;
8. Ведение табельного учета.
2.1. Функции подразделений отдела кадров
Организационная структура ОК
Рис. 1
Организационная структура ОК
Группа приема:
Осуществляет прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.
Оформляет договора с техническими училищами, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников ТУ, следит за их трудоустройством.
Направляет вновь принимаемых рабочих, ИТР и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.
Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии.
Группа личного состава:
Ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров.
Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия.
Систематически вводит в ПЭВМ массив принятых, уволенных и другие изменения по обороту рабочей силы.
Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.
Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.
Оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии.
Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.
Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятия.
Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.
Выдает характеристики в учебные заведения по запросам органов МВД, прокуратуры и прочих организаций.
Группа ИТР:
Ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и npaвильное использование ИТР в подразделениях.
Готовит материал для конкурсов на замещение вакантных должностей, отбирает кандидатов и комплектует резерв на выдвижение.
Готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия. Проводит отбор специалистов с заключением договоров в ВУЗах и техникумах.
Готовит документы для предоставления работников предприятия к правительственным наградам, званиям.
Составляет графики очередных отпусков генеральной дирекции предприятия.
Ведет картотеку ИТР по образованию по должностям. Ведет учет специалистов с высшим и среднеспециальным образованием, научных работников.
Готовит и оформляет приказы на перемещение, замещение, поощрение ИТР и нарушителей трудовой дисциплины среди ИТР.
Готовит кадровые приказы по предприятию в переплет с последующей сдачей их в архив предприятия.
Пенсионная группа:
Оформляет документы. необходимые для назначения пенсии и перерасчета по стажу и по заработной плате работников предприятия.
Оформляет справки списков № 1 и № 2 по уходу на пенсию на льготных условиях.
Оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования (при необходимости).
Составляет списки работников предприятия, у которых наступает возраст, необходимый для назначения пенсии по старости в текущем и 2-х последующих годах.
Согласно составленным спискам просматривает трудовые книжки, проверяет наличие стажа, необходимого для начисления пенсии. Делает запросы, касающиеся стажа работинка в другие предприятия и государственные архивы.
Выдает направления на МСЭК (ВТЭК) получившим травму на производстве или профзаболевание. Ведет картотеку работающих инвалидов 3-ей группы и работников, получивших трудовое увечье или профзаболевание.
Военно-учетный стол:
Ведет учет МБЗ и призывников, бронирование работников предприятия.
Разрабатывает положения об организации помещения на случай мобилизации.
Регулярно проверяет картотеку на правильность предоставления отсрочки.
Своевременно оформляет всю документацию на МБЗ призывников и военных комиссариатов.
Проводит сверку личных карточек с военными комиссариатами.
Своевременно исключает с воинского учета лиц, достигших предельного возраста.
Ведет учет участников ВОВ, воинов-итернационалистов, ликвидаторов Чернобыля. Выявляет и составляет списки лиц допризывного возраста и представляет их в военные комиссариаты для приписки.
Табельная группа:
Организует табельный учет в подразделениях предприятия.
Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.
Готовит приказы о наказании за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
Организует обязательное медицинское страхование в подразделениях предприятия.
Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия.
Анализ найма, отбора и приема персонала на работу.
Отбор персонала, предварительные сведения.
При отборе персонала наниматели имеют дело с людьми, которые стремятся реализовать свои цели, выбирая ту или иную организацию. Точно так же менеджеры стремятся реализовать свои цели, отбирая кандидатов. К тому же надо иметь в виду, что люди ищут не просто какую-либо работу, а именно ту, которая их устраивает. Неправильный выбор работы может иметь невосполнимые последствия, как для работника, менеджера, так и для организации в целом.
Вначале рассмотрим, как решается вопрос о том, какой именно тип исполнителя необходим для определенного вида работы. Но перед этим сделаем одно маленькое, но важное замечание. Общаясь с разными людьми. Вы наверное, обратили внимание на то, как легко мы поддаемся искушению составить суждение о людях только по их внешнему виду и как мы придумываем их характеристики на основании поверхностных сведений. Поэтому постарайтесь отбросить (в большинстве случаев) такое ложное первое впечатление.
Когда появляется вакансия по причине, например, изменения работы или продвижения по службе внутри организации, то исходным моментом должно быть рассмотрение самой работы. Если Вы собираетесь найти подходящего человека для определенной работы, то должны получить точное представление о самой работе, квалификации и качествах претендента, которые требуются для ее выполнения. Это наиболее важная часть предварительной подготовки при отборе претендента, которая как раз часто и недооценивается. Сбор такой информации обычно проводится в три этапа:
анализ содержания работы;
описание характера работы (должностная инструкция);
требования к персоналу (требования, предъявляемые работой).
1. Анализ содержания и требования работы. Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования содержания работы. Такой анализ можно провести, используя различные методы. Если это касается рутинных работ, простое наблюдение может быть хорошим источником информации. Иногда прибегают к помощи непосредственных исполнителей или их начальников (мастеров, бригадиров и т. п.). Однако при таком исследовании сильно влияние субъективных факторов, так как люди на любом должностном уровне обычно преувеличивают важность своей работы. Метод прямого систематического анализа состояния работы с использованием перечня контрольных вопросов может быть с успехом взят на вооружение любым менеджером
На основе анализа содержания Вы можете составить должностную инструкцию. В этом документе кратко излагаются основные задачи, требуемые навыки, ответственность и полномочия исполнителя.
2. Следующим этапом Вашей подготовительной работы является составление требований к тому типу исполнителя, который необходим для выполнения работы. На основании предшествующего анализа Вы должны как можно более точно определить навыки, знания, квалификацию и качества, которые понадобятся при выполнении данной работы, а также практический опыт и черты характера. В большинстве случаев стремятся определить именно желательные характеристики. Однако не во всех случаях удается отобрать идеального кандидата. Поэтому необходимо установить и тот основной минимум требований, которым должен удовлетворять претендент.
Правда, здесь есть еще одно важное обстоятельство: претендент должен вписываться в существующую рабочую обстановку, в коллектив, где ему предстоит работать.
3. Итак, следующий этап — найти человека, который будет удовлетворять этим критериям.
Первое соображение, которое по этому поводу обычно возникает, это дать объявление в газете или другом периодическом издании, включая профессиональные, однако при существующих расценках такой поступок может стать дорогостоящим мероприятием. Поэтому следует рассмотреть другие варианты.
Порядок приема на работу
Порядок заключения трудового договора установлен Трудовым кодексом, предусматривающим правила приема граждан на работу. Когда мы говорим о заключении трудового договора, это одновременно означает прием работника, изменение трудового договора — это перевод работника на другую работу, прекращение трудового договора — эго одновременно увольнение работника. Таким образом, прием, перевод и увольнение относятся к работнику, а по отношению к его трудовому договору означают соответственно заключение, изменение и прекращение его.
Прием на работу производится по принципу подбора кадров по деловым качествам. Статья 64 ТК устанавливает гарантии при приеме, запрещая необоснованный отказ в приеме, прямые или косвенные преимущества и дискриминацию не по деловым качествам, а по полу, расе, национальности, вероисповеданию, убеждениям, месту жительства и другим обстоятельствам, не имеющим отношения к деловым качествам работника. Дискриминацию надо отличать от дифференциации трудового законодательства, устанавливающей трудовые льготы или ограничения для определенных категорий, групп работников (подростков, инвалидов, женщин) или работающих в определенных условиях труда. Так, при отказе в приеме на работу беременной женщине или женщине, имеющей ребенка, как и всем другим гражданам, администрация обязана сообщать ей причины отказа в
письменной форме. Отказ в приеме на работу этих женщин может быть обжалован в суде.
Учитывая физиологические особенности женского организма, его материнскую функцию и психофизиологические особенности неокрепшего организма подростков, трудовое законодательство запрещает в интересах их здоровья принимать женщин и несовершеннолетних (до 18 лет) на работы с вредными, тяжелыми и опасными условиями, включенные в специальные перечни. Подростка нельзя также принимать на материально-ответственные должности (кассиром, продавцом и др.), заключать с ним письменный договор о полной материальной ответственности за вверенные ему ценности. Инвалид принимается с учетом медицинского предписания о его работе (с неполным рабочим временем, без сверхурочных и сменных работ и т.д.).
Прием производится с 16 лет (ст. 63 ТК). Но в случае получения основного образования либо оставления общеобразовательного учреждения прием может быть с 15 лет, а с согласия одного из родителей (опекуна) может быть принят с 14 лет учащийся для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесс учебы.
Граждане принимаются на работу на основании заключенного в письменной форме (в 2-х экземплярах, по одному каждой стороне) трудового договора. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации (его руководителя, имеющего право приема и увольнения), который объявляется работнику под расписку. Если фактически гражданин допущен к работе без заключения трудового договора, то это считается заключением трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. И эта формулировка без ее подкрепления нормой об ответственности за неоформление надлежащим образом приема на работу нередко используется работодателями для незаключения письменного трудового договора. Нет
нормы об ответственности за подобные действия (к сожалению) и в Кодексе, а она очень необходима.
При приеме на работу гражданин должен предъявить (ст. 65 ТК) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, кроме случаев поступления на работу впервые и на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, а демобилизованные и подлежащие призыву — военный билет. При приеме специалистов предъявляется документ о специальном образовании, при приеме водителя, машиниста — еще и права на вождение определенного типа машины, локомотива. Инвалид дополнительно представляет трудовую рекомендацию МСЭК. Если гражданин впервые поступает на работу и у него нет трудовой книжки, то он представляет справку о его последней занятости (домохозяйка, учащийся и т.д.). Запрещено требовать при приеме на работу документы помимо предусмотренных законодательством (например, характеристики, если для этой работы они не требуются).
Контракт — новый вид трудового договора, появившийся с переходом на контрактную форму приема на работу руководителей государственных предприятий, а затем распространенный законодательством и на педагогических работников образовательных учреждений, государственных служащих и др.
Контракт как вид трудового договора может быть заключен и с другими работниками, прямо указанными в законодательстве (преподавателями образовательных учреждений, государственными служащими и др.), и с теми, кто не указан прямо в законодательстве. Но следует отметить, что Трудовой кодекс в отличие от КЗоТ (в ред. 1992 г.) ничего не говорит (и правильно делает) о контракте во всем разделе III «Трудовой договор».
ТК в разделе XII предусматривает особенности регулирования труда отдельных категорий работников. В нем указаны следующие категории:
1) женщины и другие лица с семейными обязанностями (гл. 40);
2) работники моложе 18 лет (гл. 41);
3) руководители организаций и члены коллегиального исполнительного органа организации (гл. 42);
4) совместители (гл. 43);
5) временные работники, принятые на срок до двух месяцев (гл. 44);
6) сезонные работники (гл. 45);
7) работники с вахтовым методом работы (гл. 46);
8) работающие у работодателей — физических лиц (гл. 47);
9) надомники (гл. 48);
10) работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (гл. 48);
11) работники транспорта (гл. 50);
12) педагогические работники (гл. 51);
13) работники, направленные на работу за границей в дипломатические, консульские и представительские учреждения федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений РФ (гл. 52) и др.
Источники найма персонала.
Когда организации необходимо принять новых работников, возникают два вопроса: где искать потенциальных работников (источники) и как известить заявителей об имеющихся вакансиях (методы).
Имеются два возможных источника набора:
1) внутренний (из работников предприятия);
2) внешний (из людей, до того никак не связанных с предприятием).
Сравнение источников набора
Многие фирмы практикуют помещенные объявления о приеме на работу внутри самой фирмы. Преимущества такой практики в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на эту должность, их качества как работников (что, впрочем, может оказаться и недостатком).
Следующими источниками могут быть:
1) Прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию. Они могут назвать других претендентов. Но и те, и другие, независимо от их прежней работы, должны быть подвергнуты тщательному рассмотрению.
2) Случайные претенденты, самостоятельно обращающиеся по поводу работы, должны каждый раз заноситься в картотеку (или банк данных о внешних кандидатах). Это резерв, которым нельзя пренебрегать. Есть два качества, говорящих в их пользу:
а) обычно они знают что-то о деятельности Вашей фирмы;
б) более вероятно, что у них есть «внушенное» чувство лояльности к ней.
3) Школы, колледжи, институты, университеты, коммерческие школы и преподаватели этих школ и других учебных заведений. Обычно большинство учебных заведений имеют службы по трудоустройству своих студентов и выпускников. В то же время преподаватели заинтересованы в том, чтобы их выпускники получали подходящую работу.
4) Клиенты и поставщики могут предложить необходимых кандидатов. К тому же такое сотрудничество клиентов с поставщиками способствует созданию хороших деловых отношений между ними.
5) Государственные и коммерческие агентства по трудоустройству играют немалую роль в подборе кадров. Надежное агентство может быть очень полезным при выявлении претендентов на получение работы, поскольку оно может провести предварительное собеседование и проэкзаменовать отдельных кандидатов.
6) Рекламные объявления по отношению к вышеперечисленным способам отбора требуемых специалистов могут либо дополнять их, либо быть основным источником найма. Цель такого объявления — получить эффективный результат с минимально возможными затратами.
Объявление должно содержать информацию о:
ключевых элементах работы;
требуемой квалификации;
местонахождении;
уровне (кому подчиняется претендент);
предполагаемое жалованье (эта информация, как правило, вдвое повышает шансы на успех).
При составлении и проверке объявлений о найме на работу Вы должны позаботиться о том, чтобы они создавали наилучший «имидж» Вашей организации. Воспринимайте их как мероприятие «паблик рилейшенс», не забывая, однако, о том, что это объявление о наборе персонала. Хорошо оформленное объявление с тщательно выверенным текстом может повысить в глазах общественности репутацию Вашей организации, неудачное — может «подмочить» эту репутацию.
Выделяются, некоторые интересные закономерности.
1) Например, объявления в газетах почти одинаково эффективны для приглашения работников, как с профессионально-технической, так и с управленческой ориентацией.
2) Частные агентства по найму наиболее эффективны для набора работников управленческой, профессионально-технической и торговой сфер.
3) Случайно зашедшие люди — хороший источник рабочей силы для заводов, предприятий бытового обслуживания, сферы канцелярской деятельности и т. д.
Источники набора кадров различны по уровням затрат и эффективности. Оценка источников и методов набора может производиться раз личными способами.
Отборочное собеседование. Большинство специалистов, занимающихся проблемами управления персоналом, считают, что собеседование является, слабым средством выявления подходящих методом, несмотря на широкое его распространение, поэтому в дальнейшем мы кратко рассмотрим и другие методы отбора
Основной целью отборочного собеседования (некоторые авторы применят термин «интервью») является получение ответа на вопрос, заинтересован ли претендент в данной работе и способен ли он ее выполнять. При этом обычно возникает необходимость сравнения нескольких кандидатов.
В ходе отборочного собеседования должны быть получены ответы на следующие три вопроса
Сможет ли кандидат выполнить данную работу?
Будет ли он выполнять ее?
Подойдет ли кандидат для данной работы (будет ли он наилучшим)?
Ответы на эти вопросы создают полезную основу. Но требуется еще выяснить массу деталей.
Например: что именно свидетельствует о том, что кандидат сможет справиться с данной работой? Навыки? Способности? Знания? Квалификация? Предыдущий опыт? Сноровка в работе? интеллект? Дополнительная спецподготовка?
Вы будете правы, если назовете все эти характеристики. Но на минутку, задумайтесь еще и над такими вопросами:
не случаен ли этот набор характеристик?
не перекрываются ли одни из них другими?
как возможно их адекватно оценить?
С учетом трудностей ответа на такие вопросы включим в план проведения отборочного собеседования перечень критериев, позволяющих судить о том, насколько успешно претенденты будут справляться с предлагаемой работой.
Эти критерии должны не перекрывать друг друга, быть продумано сгруппированы и отличаться друг от друга. Они должны давать количественную оценку качеств претендентов (или, по крайней мере, позволять сравнивать их друг с другом).
Итак, есть план, который базируется на подготовленных Вами требованиях к персоналу и может помочь получить ответы на интересующие Вас вопросы. Но как?
Некоторые вопросы относятся к фактическим данным и их легко проверить: например, внешний вид, предыдущая работа, квалификация. Но другие невозможно выяснить напрямую. Не можете же Вы, в самом деле, ставить вопросы так: «Вы умны?» или «Продемонстрируйте мне Ваши способности» (если даже и зададите их, то ответы в лучшем случае будут
сомнительны). Информация, которую Вы хотите получить об этих качествах, должна добываться косвенным путем и подводить Вас к соответствующим выводам.
Например, об интеллекте человека приходится судить по таким косвенным признакам, как общий кругозор, поведение во время собеседования, интересы и т. д.
Если Вы согласны с ранее высказанным предположением, что кроме вопроса о том, сможет ли претендент выполнять данную работу, Вы захотите также узнать, будет ли он ее выполнять и будет ли он наилучшим образом соответствовать требованиям, предъявляемым к данной работе, тогда Вы должны будете приступить к сбору сведений о том, что представляет собой претендент. И если Вы упустите из поля зрения такие важные области человеческой жизни, как занятия в свободное время и в годы учебы, то лишите себя очень обширных источников информации. Поэтому тщательный опрос кандидатов во время интервью о том, как они, скажем, проводят свободное время, поможет получить нужное представление о них. Общителен ли он? Энергичен ли? Могут ли внешние интересы (хобби) помешать работе? Какие виды деятельности интересуют или волнуют претендента? С какими типами людей этот человек может ладить и являются ли сотрудники Вашей организации именно такими людьми.
И последнее замечание по поводу Вашего плана. Если собеседование проводится несколькими специалистами, распределите роли между ними, потому что каждому должна быть определена конкретная «сфера деятельности» и каждый из них должен воздержаться от соблазна вставлять в ходе собеседования свои замечания и комментарии.
Ваша цель — получить информацию, «разговорить» претендента. На практике — это означает, что 70 % времени должен говорить кандидат и 30 % — Вы. Это требует умения формулировать вопросы.
1. Поэтому первым необходимым умением является умение задавать вопросы.
2. Второе, что Вы должны уметь — это контролировать ход собеседования, т. е. сделать так, чтобы претендент говорил о том, о чем Вы хотите.
3. Третьим важным умением является «умение слушать» (слушать — значит воспринимать услышанное, запоминать и анализировать).
4. Четвертое умение — умение составлять суждение или принимать решение. Последнее настолько важно, что мы остановимся на этом вопросе отдельно.
Существуют разнообразные приемы, которые с большой эффективностью помогают «следить» за процессом. Конечно, они не являются универсальными средствами, гарантирующими успех, но их полезно применять и опробовать в практике проведения собеседования.
Например, X. Джессан предлагает следующее. Если Вы хотите, чтобы интервьюируемый сказал больше о том, о чем Вы, его спрашиваете, то, задавая вопрос или заканчивая свою реплику:
1) смотрите собеседнику прямо в глаза и улыбайтесь;
2) не прерывайте говорящего;
3) не делайте длинных пауз;
4) задавайте более общие вопросы;
5) занимайте активную позицию, рассказывая о себе или высказывая свое мнение.
Если Вы хотите, чтобы интервьюируемый более подробно высказался по предлагаемой теме, то:
1) высказывайте свое одобрение поощрительными возгласами;
2) выражайте несогласие с ним.
Если Вы хотите остановить интервьюируемого, то:
1) согласитесь с ним;
2) смотрите в сторону,
3) наклонитесь вперед и положите руки перед собой.
Уклончивой формой одобрения может быть кивок или произнесение звуков типа «ммм» или «угу».
Если же Вы хотите, чтобы интервьюируемый подробно остановился на каком-либо вопросе, можете повторить в вопросительной форме какое-нибудь из только что сказанных им слов, например; «Несколько лет я работал конструктором» — «Конструктором?»
Время от времени нужно менять тему разговора. Если Вы это сделаете незаметно и естественно, то это позволит сохранить впечатление, что идет обычная беседа (а не допрос), и это поможет в установлении такого сложного элемента общения, как взаимопонимание. Но прежде чем сменить тему разговора, убедитесь, что все сказанное не оставило у Вас сомнений и не создало неверных впечатлений. В равной степени Вы должны быть готовы «прогнозировать» и те вопросы, при выяснении которых претендент может почувствовать себя неловко (например, выяснение семейных обстоятельств,
если они могут иметь отношение к работе). Но делайте это естественно, ни в коем случае не создавая впечатления, что на этой основе Вы формируете свое мнение о кандидате.
Умение слушать — это умение не только слышать, но и видеть, воспринимать и анализировать информацию. Следует помнить, что собеседование — это восприятие Вашими органами зрения и слуха нужных сведений о кандидате. И если Ваши «рецепторы» не реагируют надлежащим образом или, что еще хуже, если Вы уже приняли решение, то вся эта деятельность может превратиться в разгадывание шарады. Кстати, это одна из причин, почему собеседование оказывается ненадежным инструментом отбора кадров.
Очевидность этого вывода очень хорошо показана в проведенном Е.С. Вебстером анализе процедуры отбора, принятой в армии Канады. Ниже приводятся предостережения от совершения наиболее серьезных ошибок при проведении отборочного собеседования:
1. Интервьюеры формируют стереотипное представление о «хорошем» кандидате, которое они пытаются примерить к интервьюируемым, не оценивая их по действительным достоинствам.
2. Зачастую мнение о претенденте складывается уже в самом начале собеседования.
3. На интервьюеров большее влияние сказывает отрицательная, а не положительная информация о претенденте.
4. Заполненное заявление претендента и его внешний вид оказываются причиной предубеждения.
5. Интервьюеры ищут подтверждение своего мнения о претенденте, которое у них уже сложилось.
Ваши эмоции также могут помешать формированию достоверного образа претендента. В ходе интервью Вы можете почувствовать симпатию к нему, или, наоборот после каких-то ответов возникает неприязнь. Это может быть результатом расхождения в оценках или несходства характеров. Но Ваши эмоции уже «включены» и, по-видимому, приведут к искаженному представлению о человеке, помешают сформировать объективное мнение о нем. Поэтому не удивительно, что собеседование считается достаточно надежным методом отбора.
Многообразие проблем, сопутствующих собеседованию, можно исключить, если Вы в достаточной степени владеете искусством общения, в частности умением активно слушать и владеть спецификой невербального общения. Активное слушание подразумевает «проникновение в мысли говорящего» и попытку понять точный смысл того, что он или она пытаются сказать, т. е. понять истинную суть и взгляды говорящего, а также действительный смысл произносимых им слов. Наблюдение за невербальными сигналами поможет тоже понять действительный смысл произносимых слов, но, Вы должны четко представлять и свою собственную «невербалику» и впечатление, которые Вы производите на интервьюируемого.
Если Вам удалось противостоять соблазну принять решение в начале собеседования, подыскивая затем только доказательства правильности своего мнения о кандидате, то можно сказать, что Вы в достаточной мере вооружены рекомендациями, которые были рассмотрены выше. После ухода претендента (как завершить собеседование) на этом мы остановимся, чуть ниже. Вам остается только сгруппировать собранную информацию о претенденте, проанализировать ее и принять взвешенное решение Но сделать это довольно трудно!
Собранная Вами информация представляет собой беспорядочную массу впечатлений и быстро улетучивающихся из памяти деталей, о которых, как Вам кажется, говорил претендент. Поэтому еще до того как Вы начнете собеседование с другим претендентом, незамедлительно начнете обработку результатов. (Исследования, проведенные сразу же после проведения собеседования, показали, что проводившие собеседование в среднем давали только 50 % правильных ответов на вопросы о том, что именно говорил претендент).
На этом этапе сделанные Вами во время собеседования заметки в наибольшей степени сохраняют свою актуальность. Большинство специалистов не советуют делать записей во время собеседования: это отвлекает претендентов. Верно, если только производить их неумело, Пытайтесь преодолеть свое неумение, но, главное, все-таки ведите их. Кратко. Ненавязчиво. Фиксируя ключевые моменты.
Принятие окончательного решения — трудное дело. Практика показывает, что необоснованность решения может базироваться на различных моментах, включая внешние данные претендента, принадлежность к определенной социальной группе, полу или просто на том факте, что претендент и интервьюер учились в одном учебном заведении. Необоснованность принятого решения может исходить из так называемого «эффекта ореола»: у претендента обнаруживается, что он обладает целым рядом других качеств (их наличие интервьюер часто умозрительно выводит из этого действительно имеющегося у претендента качества). Вообще, интервьюеры склонны либо переоценивать, либо недооценивать своих кандидатов.
На этапе принятия окончательного решения Вы должны держать в голове и пытаться ответить на три вопроса, названные в начале лекции.
Критерии для принятия решения по ответам на первый вопрос (сможет ли кандидат принять данную работу?) сформулирована в виде требований, предъявляемых к персоналу самой работой.
Следующий вопрос (будет ли претендент выполнять работу?) несколько труднее, поскольку здесь используются критерии более абстрактного характера: мотивация к выполнению работы, стимулы, усердие, энтузиазм. Будет ли претендент всесторонне удовлетворен предлагаемой работой? Это лишь часть критериев, которыми Вы могли бы воспользоваться.
Если имеется несколько претендентов с одинаковой квалификацией и мотивацией к выполнению предлагаемой работы (они могут и будут ее выполнять), то решающим фактором при окончательном выборе является ответ на вопрос: подходит ли претендент для работы? На практике формирование мнения и принятие решений о назначении на должность часто связывают именно с третьим вопросом, ставя его перед первым и вторым. Часто отвечают на него интуитивно, а не рационально. Какими же могут быть в данном случае критерии? Это внешний вид, одежда, личностные качества, поведение, манеры, происхождение. Данный перечень может быть легко продолжен и включить такие критерии, которые являются явно сомнительными, а то и фактически незаконными.
Поэтому не упускайте из внимания, что Вы ведете отбор прежде всего специалиста, предъявляя ему определенные требования, вытекающие в первую очередь из первых двух вопросов. И только когда перед Вами два или несколько претендентов, одинаково отвечающих критериям этих двух вопросов, в процессе принятия решения включаются ответы на третий вопрос.
После того, как Вы убедились, что собрали всю требуемую информацию, важно, чтобы претенденту были предоставлены следующие возможности:
во-первых, Вы должны предложить собеседнику сказать, что, по его мнению, не было затронуто в собеседовании, или сообщить более подробно о том, о чем было сказано недостаточно (например, о каком-либо факте, который свидетельствовал бы в пользу претендента. Все же не надо упускать из вида волнение и скромность отдельных людей, из-за чего они могут пропустить какие-либо важные сведения в рассказе о себе);
во-вторых. Вы должны предложить претенденту задать Вам вопросы, чтобы он мог уточнить любые детали, касающиеся прелагаемой работы и условий.
И только после этого Вы можете приступить к процедуре завершения собеседования. Подытожьте, по каким вопросам достигнуто соглашение или взаимопонимание. Четко укажите, на что может рассчитывать претендент и когда это произойдет. Например, Вы должны сказать претенденту, когда может быть принято решение, и когда Вы оповестите его об этом.
Обсуждение контракта.
На этапе отборочного собеседования происходит также и обсуждение контракта. Следует помнить, что обсуждение контракта — это часть процесса найма и происходит оно как до, так и после принятия решения о приеме на работу. Поэтому предложения, сделанные в ходе собеседования, даже в устной форме, являются частью контракта. Вы должны твердо знать, что именно Вы полномочны предложить. Иначе можете поставить организацию в неудобное и юридически затруднительное положение, а себя — в ситуацию, когда к Вам могут быть применены меры дисциплинарного характера.
Если собеседование, по крайней мере, частично, — это «продажа» работы кандидату, то сделка по «продаже» должна быть соответствующим образом завершена.
Оформление контракта. Обычно термин «контракт» означает юридически оформленный договор между двумя сторонами.
Любой контракт подразумевает, что кто-то делает предложение, а кто-то другой принимает его. Заключение контракта о найме предполагает, что:
ваше предложение кому-либо о выполнении работы для Вас было принято;
вы управляете сотрудником, выполняющим работу (лично или с помощью другого сотрудника);
вы инструктируете его, что надо сделать;
вы инструктируете его, как это надо сделать;
данная работа является частью вашей обычной работы.
Таким образом, сотрудником является тот, кто заключил с вами контракт о найме, а не тот, кто просто оказывает вам услугу.
Минимальный объем информации о сроках и условиях контракта, который должен быть представлен работнику, включает следующие сведения:
1) имена сторон (работодатель и работник);
2) наименование работы;
3) дата начала работы (и дата окончания действия контракта, если данный контракт заключается на определенный срок;
4) тарифная ставка или указание способа расчета зарплаты;
5) периодичность оплаты труда (еженедельная, месячная или иная — обычное рабочее время);
6) праздничные дни и их оплата;
7) правила оформления пропусков в связи с заболеванием или несчастным случаем и их оплаты;
8) схема расчета пенсии и указание о том, распространяется ли на работника государственная система пенсионного страхования или не распространяется;
9) процедура подачи жалоб;
10) срок, за который работник должен получить уведомление или подать заявление о прекращении работы до ее фактического прекращения.
Указанный документ должен содержать все перечисленные пункты и может адресовать работника к другим документам.
Другие методы отбора.
Отборочное собеседование остается широко практикуемым методом отбора, вероятно еще и потому, что наниматели получают возможность познакомиться лично с претендентами.
Однако, чтобы противодействовать возможной предубежденности интервьюеров, последние разработки методик проведения отборочного собеседования учитывают:
а) более тщательную подготовку интервьюеров, направленную на то, чтобы исключить у них проявление предубеждений и научить их оценивать претендентов в соответствии с тем перечнем требований, который был составлен в результате проведенного анализа предполагаемой работы;
б) использование собеседования с более четкой структурой, в которой прослеживается прямая связь со спецификой предлагаемой работы и поведением претендента в гипотетических ситуациях, «моделирующих» технические задачи, решаемые в условиях реальной работы;
в) использование жизнеописаний, содержащих информацию о прошлой деятельности претендента, его интересах и достижениях, что позволяет предсказать его поведение при выполнении будущей работы. В таких биографических опросниках основное внимание может сосредоточиться на таких аспектах, как семья, образование, проведение досуга, или специально концентрироваться на вопросах трудовой деятельности. Претендента можно попросить рассказать об его прошлых достижениях с точки зрения уровня квалификации и компетенции, необходимого для выполнения им работы. Дополнительная важность такой оценки достижений претендента в их сравнении с требуемым уровнем компетенции связана с тем, что она позволяет выявить потребности претендента в дальнейшем обучении при поступлении на работу;
г) более широкое использование тестов с типичными примерами рабочих ситуаций, предлагаемых претендентам, и с оценкой их выполнения. В большинстве своем такие тесты используются в связи с выполнением канцелярских, машинописных и чисто механических работ, но оценку организаторского и профессионального уровня имеет смыл проводить в специальных центрах, где оцениваются эти качества претендентов.
Широко известны тесты на определение интеллектуального уровня и графические тесты, предназначенные для определения тех или иных характеристик человека. Однако для проведения тестирования требуются специалисты. Важно, чтобы они хорошо знали обо всех имеющихся средствах, обеспечивающих решение комплексной задачи отбора
претендентов, и понимали, когда им необходимо обращаться к этим специальным службам.
Специалисты этих служб имеют в своем распоряжении широкий арсенал так называемых психологических тестов для оценки самых разнообразных качеств людей, которые необходимы для выполнения различных работ. В пользу достоверности и надежности некоторых тестов свидетельствует тот факт, что в отличие от собеседования результаты тестирования не зависят от способности интервьюера контролировать ход собеседования, задавать направление беседы и быстро ориентироваться во всем многообразии получаемых ответов. В тестах вопросы задания тщательно сформулированы и одинаковы для всех претендентов.
Существуют тесты для оценки следующих характеристик:
профессиональная подготовка — знания и навыки;
интеллектуальный уровень — общий интеллектуальный потенциал и умение решать проблемы;
наклонности — специальные качества, такие как умение выражать свои мысли, математические способности, пространственное воображение, сноровка, навыки канцелярской работы;
личностные качества — аспект очень спорный, призван определять темперамент, характер человека, является ли он интровертом или экстравертом и т. д.
физические характеристики.
Не слишком успешная практика использования отборочных собеседований и случайного набора методов развития персонала привела к все возрастающему использованию передовыми фирмами центров оценки персонала. Эта тенденция, по всей видимости, усилится и в следующем десятилетии.
В таких центрах претенденты выполняют ряд заданий, в которых обычно широко используется моделирование соответствующих рабочих ситуаций.
Например, претенденты на управленческие должности могут столкнуться с заданием, когда они должны будут разобрать «типичную» утреннюю корреспонденцию в условиях жестокого лимита времени. Они могут побывать на занятиях по управленческим проблемам, где им будет предложено разобрать какой-нибудь конкретный случай, участвовать в ролевой игре, например, «с трудным подчиненным», «непокладистым заказчиком» или «требовательным боссом» или сделать представление по отбору персонала. Эксперты будут искать свидетельства достаточно высокой квалификации претендентов в вопросах управления. Эта квалификация может включать в себя умение планировать, принимать решения, оказывать влияние на других, умение общаться. Затем наблюдения экспертов суммируются, и каждому претенденту дается общая оценка.
И все же для большинства менеджеров в настоящее время непреложным является тот факт, что отборочное собеседование остается единственным реальным методом отбора.
Сказанным завершается рассмотрение процесса набора и отбора кадров. Но перед тем как поставить точку в этом вопросе, еще раз выделим ту роль, которую линейный менеджер играет в кадровых вопросах.
Когда мы рассматривали роль специалистов по кадрам, то утверждали, что иногда линейные менеджеры слишком полагаются на мнение специалистов, особенно в вопросах отбора кадров. Такое самоустранение часто приводит к серьезным проблемам. Хотя специалист по кадрам может внести и вносит существенный вклад в процесс отбора, вклад линейного менеджера, по крайней мере, так же важен — он знает работу, где существует вакансия, более глубоко, чем данный специалист, Его участие в составлении должностных инструкций и требований, предъявляемых к персоналу, имеет принципиальное значение. Он лучше знает трудовой коллектив, в который должен влиться новичок. В то время как специалист по кадрам наилучшим образом справится с объявлением о приеме на работу, подбором кандидатов и сможет оказать помощь при проведении интервью, за сам отбор в первую очередь отвечает соответствующий линейный менеджер.
Помощь специалиста потребуется при разработке, проведении и анализе результатов тестирования. Для этого требуется специальная подготовка. Вероятно, специалист по кадрам лучше всех оценит, подходит ли кандидат для длительной работы в Вашей организации. Разумеется, если у Вас будет большой опыт работы в организации, то Вы также сможете внести определенный вклад в эту оценку.
Кстати, оценить претендентов может и сам трудовой коллектив. Этот момент не следует сбрасывать со счетов, когда речь идет о выборе кандидата. Коллектив может лучше рассудить, подходит ли ему данный человек или нет. Потому, если имеется более одного приемлемого кандидата, почему бы ни привлечь к выработке окончательного решения сотрудников подразделения?
Заключение
В период прохождения производственной практики я проделала следующую работу:
изучила структуру управления организацией;
ознакомилась с организационной структурой, задачами и функциями отдела кадров;
ознакомилась с системой профессиональных обязанностей и должностными инструкциями специалистов отдела;
активно участвовала в хозяйственной деятельности предприятия, оказывала помощь специалистам;
изучила технические, социально-экономические условия груда в отделе;
изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела.
Кадровый менеджмент в ООО «ТЦ Комус » отличается достаточно высоким уровнем организации. Все кадровые процессы четко регламентированы, практически все процедуры закреплены в положениях, инструкциях, правилах. Существует четкое разделение функций по управлению персоналом на направления: подбор персонала, развитие и оценка, кадровый учет и общее руководство отделом, а также разработка стратегии развития человеческих ресурсов.
В ООО «ТЦ Комус» применяются современные кадровые технологии в процессе подбора, в системе материального и нематериального стимулирования, оценке и аттестации персонала. Корпоративная этика развита и основана на взаимопомощи, творчестве и самореализации каждого работника.
В организации регулярно проводятся всевозможные тренинги, обучающие семинары, позволяющие поддерживать и повышать квалификацию работников на должном уровне. Для новых сотрудников адаптационная программа предусматривает вводное обучение и наставничество.