Зміст
Вступ
1. Законодавчо-нормативне забезпечення організації роботи відділів кадрів ізтрудовими книжками на підприємстві
1.1 Оформлення й введення трудових книжок
1.2 Підготовка до введення трудових книжок і вкладишів до них
1.3 Документи для відкриття трудових книжок
1.4 Оформлення титульного аркуша
1.5 Оформлення відомостей про роботу
2. Аналіз роботи кадрової служби на фірмі " АНТЕЙС", щодозаповнення та ведення трудових книжок і вкладишів до них
2.1 Прийом на роботу людини втративши трудову книжку
2.2 Внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями
2.3 Видача на руки трудової книжки
2.4 Оформлення виправлень
2.5 Виписка із трудової книжки
Висновок
Список використаних джерел
Додаток А Акт списання бланків трудових книжок
Додаток Б Оформлення записів відомостей про роботу втрудовій книзі або вкладишів до них
Додаток В Витяг із інструкції про трудові книги
Додаток Г Заповнення трудової книги
Додаток Ґ Заповнення титульного аркуша дубліката трудової книги
Вступ
Трудова книжка — один з найважливіших особистих документів громадянина в нашій країні. З 15січня 1939 р. до тепер трудова книжка є основним документом про трудовудіяльність робітників та службовців.
Тому темою моєїкурсової роботи буде «Оформлення ведення та облік трудових книжок». Аметою роботи буде розглядання на прикладі у фірмі «АНТЕЙС» оформленняприйому на роботи людини втративши трудову книжку, внесення відомостей пронагороди ювілейними медалями, видачі на руки трудової книги та оформленнявиправлень в трудових книжках в разі цієї необхідності.
Також будерозглянуто проблеми, котрі стоять в ряді головних в кожній організації. А саме– оформлення трудових книжок.
Однак далеко невсі керівники недержавних організацій приділяють належну увагу цьому документу,а багато молодих працівників не знають про його ролі при встановленнівиробничого стажу й найчастіше вважають його необов'язковим.
Крім того, уневеликі по штатній чисельності організаціях, як правило, відсутні кадровіслужби й немає фахівців з ведення кадрової документації. Все це приводить дочисленних помилок при веденні трудових книжок, аж до їхнього повногоігнорування або вкрай недбалого оформлення, у тому числі без використаннябланка встановленого зразка.
1. Законодавча-нормативнезабезпечення організації роботи відділів кадрів із трудовими книжками напідприємстві
1.1 Оформлення йведення трудових книжок
Поряд іззазначеними суб'єктивними причинами є й причини об'єктивні, пов'язані зневідповідністю діючих нормативних документів з питань ведення трудових книжокреальним життєвим ситуаціям, що виникають у повсякденній практиці. Інструкціяпро порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах йорганізаціях, утв. постановою Держкомтруд СРСР від 20.06.74 № 162 .
Трудові книжкиведуться на всіх працівників, що працюють на підприємстві, в установі,організації понад п'ять днів, у тому числі на тимчасових, сезонних, позаштатнихпрацівників (якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню),надомників, працівників з неповним робочим часом. При цьому в трудовій книжціостанніх не відзначається, що вони працюють із неповним робочим часом.
Трудова книжкавперше заповнюється в присутності працівника не пізніше тижневого строку віддня його прийому на роботу. У неї вносяться:
— відомості пропрацівника, тобто прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, (на підставівідомостей паспорта) утворення, професія, спеціальність (на підставі диплома),кваліфікація;
— відомості пророботу, тобто прийом на роботу, переклад на іншу постійну роботу, звільнення зпосиланнями на відповідні накази;
— відомості прозаохочення й нагородження;
— відомості провідкриття, на якому є в працівника дипломи про використані винаходи йраціоналізаторські пропозиції й про виплачені у зв'язку із цим винагородах.
Отже, трудовакнижка відбиває всю оплачувану трудову діяльність працівника і є основнимдокументом про його трудову діяльність. По трудовій книжці обчислюєтьсязагальний, спеціальний і безперервний стаж працівника.
Всі відомості втрудову книжку заносяться без скорочення — повністю. Прізвище, ім'я, побатькові й дата народження працівника вказуються на підставі паспорта,утворення (загальне й спеціальне) — на підставі відповідного документа,професія й спеціальність також указуються на підставі документа. Всі зміни вцьому заносяться в трудову книжку на підставі відповідних документів поостанньому місцю роботи. Так, якщо робітникові в період роботи присвоюєтьсяновий розряд, то в трудовій книжці про це вноситься відповідний запис.
За бажаннямпрацівника в трудовій книжці окремим рядком указується його робота ізсумісництва й про її закінчення.
Студентам, що маєтрудові книжки, аспірантам і клінічним ординаторам навчальний заклад (науковаустанова) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числіпідготовчих) вищих і середніх спеціальних навчальних закладів.
Період їхньоїроботи в студентських загонах, на виробничій практиці й при проведеннінауково-дослідної договірної роботи також вноситься в трудову книжку окремимзаписом на підставі відповідної про це довідки.
З посиланням надату, номер і найменування відповідних документів у трудову книжку за місцемроботи до занесення відомостей про роботу на даному виробництві вносятьсянаступні записи окремим рядком:
— про час службив армії, флоті, органах державної безпеки, внутрішніх справ і всіх видівохорони;
— про часнавчання у вищому й середньому спеціальному навчальному закладах й аспірантурі,якщо це раніше не було занесене;
— про часнавчання в ПТУ й інших училищах, на курсах й у школах по підвищеннюкваліфікації й підготовці кадрів;
— про роботу якчлена колгоспу.
Запис про причинизвільнення в трудовій книжці робляться в точній відповідності з формулюваннямпідстави, зазначеної в законі, і з посиланням на відповідну статтю й пунктЗакону. Наприклад, «звільнений за власним бажанням ст.80 Кзот України».
При звільненні завласним бажанням з поважних причин у трудовій книжці звільнення записується ізвказівкою цих причин. Наприклад, «звільнена за власним бажанням по ст.80Кзот України у зв'язку з перекладом чоловіка-військовослужбовця в іншумісцевість».
Дата звільненнявказується відповідно до наказу про звільнення. Днем звільнення вважаєтьсяостанній день роботи. У цей день працівникові видається трудова книжка ізвнесеними в неї відповідними записами про звільнення й іншими, зробленими наданому виробництві, завіреними печаткою й підписом керівника виробництва.
Ніякихвикреслювань і виправлень неточностей у трудовій книжці робити не можна. Якщо єтакі неточності, то виправлення заноситься окремим рядком адміністрацією тоговиробництва, на якому зроблений відповідний неточний запис. При цьому необхідновідзначити, що порядок нумерації записів зберігається й триває далі.
При поновленні нароботі незаконно звільненого, запис у трудовій книжці про звільнення невикреслюється, а анулюється наступним рядком, що вказує, що попередній рядок прозвільнення вважати недійсним.
При втратітрудової книжки працівник зобов'язаний негайно заявити про це адміністраціїостаннього місця роботи, що не пізніше 15 днів після одержання такої заявивидає працівникові іншу трудову книжку з написом «Дублікат».
Коли трудова книжкане вміщає в себе знову внесені дані, тоді в неї вкладається вкладиш, у якомутриває нумерація записів, що відповідають трудовій книжці. На титульний аркушвкладиша вносяться дані про його власника, аналогічно даним у титульному аркушітрудовій книжці. На титульному аркуші вкладиша можна вносити вже обновлені даніпро власника книжки, наприклад, нову прізвище або нова спеціальність. В іншому,всі вимоги пропоновані до трудових книжок, поширюються й на вкладиші до них.
1.2 Підготовка доведення трудових книжок і вкладишів
Приступаючи дороботи із трудовими книжками, відповідальний за їхнє ведення співробітникповинен насамперед вирішити наступні основні питання.
По-перше,прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні внаявності в кадровій службі.
По-друге,перевірити наявність і правильність ведення книги обліку руху трудових книжок івкладишів до них. У цій книзі повинні бути зареєстровані всі трудові книжкиробітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а такожоформлені ними уперше (ДОДАТОК А):
По-третє,перевірити наявність і схоронність трудових книжок працівників. При виявленніфактів відсутності окремих трудових книжок необхідно з'ясувати причини їхньоївідсутності (прийом громадян на роботу за трудовим договором без трудовихкнижок; втрата трудових книжок працівників з вини адміністрації підприємства;неповернення трудових книжок працівниками, що одержали їх на руки для власнихпотреб під розписку, і т.п.).
Для розшукувідсутніх документів створюється комісія, результати роботи якої оформляютьсяактом із вказівкою проведених заходів і зроблених висновків.
По-четверте,перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок івкладишів до них (п. 6.3 Інструкції). Кількість бланків визначається потребоюорганізації залежно від плинності кадрів і характеристик прийнятих на роботугромадян (наприклад, прийом на роботу випускників шкіл і вузів, яким трудовакнижка повинна бути оформлена вперше).
Запасні бланкитрудових книжок і вкладишів до них повинні зберігатися не в кадровій службі, ав бухгалтерії (у касира) і бути оприбутковані як документи строгої звітності вспеціальній прибутково-видатковій книзі (пп. 7.1 й 7.2 Інструкції).
Уприбутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з одержанням івитратою бланків трудових книжок і вкладишів до них із вказівкою серії й номеракожного бланка (ДОДАТОК Б)
Пред'явленнятрудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників таслужбовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається (п.1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно«пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцемпроживання відповідною житлово-комунальною організацією...» (п. 1.3Інструкції). Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо,а «останнім заняттям» колишнього школяра, студента абовійськовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, іробота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленнямтрудової книжки, і робота в роботодавців — фізичних осіб, яким не дозволеновести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.
У подібнихвипадках представляється цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якогонаявного в нього документа про трудову діяльність замість відсутньої трудовоїкнижки або довідки з місця проживання. При цьому виробничий стаж громадянинаможе підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільнийінструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовимирахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками просплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповіднимивідділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).
Особливо складнестановище в громадян, що пережили стихійні лиха, аварії на виробництві, переїзду Росію з колишніх союзних республік і т.п.
Трудові книжки вних можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене побагатьом незалежним від людини причинам.
Оформленнядубліката по останньому місцю роботи відповідно до вимог Інструкції (п. 5.1)буває можливо не завжди. Опинившись в такій ситуації громадянин, мабуть, незможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень своїх життєвих обставин(наприклад, у формі заяви із проханням оформити трудову книжку й вказівкоюпричин її відсутності).
Таким чином,приймаючи громадян на роботу, фахівець кадрової служби зіштовхується із двомапротилежними ситуаціями: або трудова книжка є й тоді необхідно перевірити їїзаповнення на відповідність установленому порядку, або трудова книжка відсутняй тоді потрібно її оформити.
Трудова книжка єскладним по складу інформації документом і включає наступні елементи:обкладинку, титульний аркуш, змістовну частину (відомості про роботу,нагородження, заохочення, призначення пенсії).
Обкладинкатрудової книжки має не тільки захисну, але й інформаційну функції: на внутрішнюсторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених натитульному аркуші. Варто підкреслити, що Інструкція (п. 2.12.) говорить самепро зміну особистих даних працівника по певних причинах, а не про їхнєвиправлення через допущені при заповненні титульного аркуша помилок. Зіпсованіпри заповненні бланки трудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхомспалення на підставі відповідного акту (ДОДАТОК В)
1.3 Документи длявідкриття трудової книжки
Організація можевидати працівникові трудову книжку тільки в тому випадку, якщо працівниквлаштується на роботу вперше. При цьому особа, що влаштовується на роботу,зобов'язано надати довідку про останнє заняття, видану за місцем проживаннявідповідною житлово-комунальною організацією. Особи, звільнені з рядів ЗбройнихСил, зобов'язані пред'явити військовий квиток. Відповідно до Інструкціїзаповнення трудової книжки виробляється в присутності працівника не пізнішетижневого строку від дня прийому на роботу. Відомості про працівниказаписуються на підставі представлених особистих документів: прізвище, ім'я, побатькові й даті народження — на підставі паспорта; утворення — на підставіатестата, диплома, посвідчення; відомості про незакінчене середнє або вищеутворення — на підставі студентського квитка, залікової книжки або довідкинавчального закладу.
1.4 Оформленнятитульного аркуша
У титульномуаркуші трудової книжки відбиваються основні відомості про працівника: прізвище,ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.
Прізвище, ім'я,по батькові й даті народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти,професія й спеціальність — на підставі документів про утворення (атестат,диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчальногозакладу й т.п.).
Внесення цих,здавалося б, найпростіших відомостей супроводжується в практиці значноюкількістю помилок. Нерідкі випадки записування прізвища, імені та по батьковіпрацівника «на слух», без строгої відповідності даним паспорта(«класичним» прикладом такої розбіжності є імена Наталія й Наталя).Рідше, але все-таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові йнавіть заміні їхніми ініціалами, що абсолютно припустимо (п. 2.10. Інструкції).
Дату народженняпишуть іноді або шістьома арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), абозмішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження(наприклад, 15 травня 52 р.), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними із уживання втрудових книжках. Відповідно до Інструкції (п. 2.3) дата народження записуєтьсявісьма арабськими цифрами: число й місяць повинні бути двозначними, рік — чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішанимбуквено-цифровим способом з обов'язковою вказівкою року чотирма цифрами, наприклад8 вересня 1963 р. Інформація про рівень утворення працівника в сучасній формітрудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутньою, а по-друге, повинна бутивписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.
Іншою помилкою вданій частині титульного аркуша трудової книжки є відсутність відомостей проспеціальності, незважаючи на напис «вище» у рядку про утворення:
Допускаютьсяпомилки й при заповненні відомостей про професії або спеціальність.
Громадянинові, щоще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжкунайменування займаного їм робочого місця або виконуваного виду робіт замістьтого, щоб залишити даний рядок незаповненої до часу одержання працівникомпрофесійного утворення із присвоєнням відповідної кваліфікації.
Правильністьвнесених у титульний аркуш відомостей перевіряє власник трудової книжки(працівник) і завіряє своїм підписом.
У титульномуаркуші передбачається ще один підпис — особи, відповідального за видачутрудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньомукуті титульного аркуша особистий підпис (відповідно до паспорта), не звертаючиуваги на позначку "(розбірливо)": Титульний аркуш трудової книжкиобов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділукадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.
Досить чітківказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки нерятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії,тому працівник кадрової служби, приймаючи трудову книжку від громадянина, щонадходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища,імені, по батькові, дати народження й інших відомостей у титульному аркуші,зрівнявши їх з паспортом і документами про утворення. При виявленні помилки,зробленої на колишнім місці роботи й вчасно не виявленої (зіпсований у моментзаповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим),адміністрація по-новому (останньому) місцю роботи повинна внести зміни в записітитульного аркуша.
При замініпрізвища, імені, по батькові й дати народження однією рискою закреслюєтьсяколишня інформація, а потім записується нова (для прізвища — нижче, нанаступному рядку; для імені, по батькові й дати народження — вище або поруч, натім же рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви абоцифри з позначкою «Виправленому вірити», як це нерідко роблятьнедосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).
Внесені втитульний аркуш зміни обов'язково підтверджуються посиланнями на відповіднідокументи: паспорт, свідоцтво про народження, свідчення про шлюб і т.п.Посилання на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудовоїкнижки й засвідчуються підписом керівника організації або працівника кадровоїслужби й печаткою організації або печаткою відділу кадрів.
У такому жпорядку при необхідності вносяться зміни у відомості про утворення, професію,спеціальності. При зміні рівня утворення дається посилання на документ,отриманий по закінченні навчального закладу. Досить часто працівникиорганізацій і підприємств, одержуючи нові професії або спеціальності, згодомпросять вписати їхнього найменування в титульний аркуш трудової книжки. Слідзазначити, що Інструкція цього не припускає, а в титульному аркуші не відведенемісце для перерахування знову отриманих професій і спеціальностей. Установленняробітникові другої й наступної професій із вказівкою привласнених розрядіввідзначається в розділі «Відомості про роботу», одержання новихспеціальностей не фіксується в трудовій книжці. Змістовна частина трудовоїкнижки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата(число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або прозаохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, звичайно задопомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії.Оформлення титульного аркуша див. у ДОДАТОК Г, п. 1.
1.5 Оформленнявідомостей про роботу
Запису в розділі«Відомості про роботу» по складу інформації можна розділити на 3групи:
— інформація, яказаноситься в даний розділ про занесення свідоцтв про роботу в даній організації;
— інформація проприйом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення, тобто загальні свідоцтва протрудовий стаж працівника;
— додатковаінформація про роботу, потрібна для найбільш повної характеристики особливостейтрудового стажу працівника й специфікації діяльності організації, в котрій цейстаж напрацьований.
Заповнюючитрудову книжку при прийомі на роботу, фахівець кадрової служби повинен довнесення запису про прийом на роботу з'ясувати, чи є в працівника документи, щопідтверджують періоди навчання, служби або іншої діяльності, що включає взагальний виробничий стаж й/або не перериває стаж працівника. До такоїінформації ставляться відомості (п. 2.17 Інструкції):
— про час служби,в складі Військових сил, в органах державної безпеки, розвідки й внутрішніхсправ, у всіх видах охорони, де на минаючу службу не поширюється законодавствопро працю й державне соціальне страхування, із вказівкою дати заклику(зарахування) і дати звільнення зі служби;
— про часнавчання в професійно-технічних и других училищах, на курсах, факультетах і вшколах для підвищення кваліфікації, для перекваліфікації та підготовці кадрів;
— про часнавчання у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах (включаючи й часроботи в студентських гуртках, на виробничій практиці й при виконанні повчально-вивчальноїгас договірної тематики);
— про роботу вякості члена " АНТЕЙС" – в тих випадках, коли чинним законодавством передбаченозарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працюючих.
Найчастіше такізаписи доводиться вносити при первинному оформленні трудової книжки ще що непрацювали випускникам навчальних закладів і колишнім військовослужбовцем. Кожнаіз цих записів повинна бути пронумерована й мати підставу її внесення (довідкинавчальних закладів, військовий квиток і т.п.).
Відомості пророботу в даній організації нумеруються й датуються. Датами записів є датиприйому на роботу, перекладу на іншу роботу, звільнення, узяті з наказів(розпоряджень) по особовому складі (уніфіковані форми Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а,Т-8, Т-8а). Номери й дати даних наказів вносяться в графу 4 трудові книжки.
Аналіз змістучисленних трудових книжок, оформлюваних у сучасних організаціях (особливонедержавних), показує, що навіть в 1, 2 й 4 графах трудової книжки працівникикадрових служб роблять чимало помилок:
— записи пророботу не нумеруються чи нумерація переривається;
— нумерація записіввиправляється, закреслюється;
— дати записів невідповідають датам прийому, переведення, звільнення з відповідними наказами;
— дати записаніримськими цифрами замість арабських;
— дати записані шістьма,а не восьма арабськими цифрами (рік записаний двома, не чотирма цифрами);
— в датах існуютьвиправлення та закреслювання, в т. ч. не обговорені;
— порушенахронологічна послідовність дат (частіше дата прийому на роботу являється більш ранньоюв порівнянні з датою звільнення із попередньої організації);
— посилання надокумент — в 4 графі відсутня;
— в якості основинаведений документ, не передбачений
Інструкцією(наприклад, посилання на трудовий договір, а не на наказ при оформленні прийомуна роботу).
Ще більшакількість помилок допускається при заповненні основний, 3-й графи, кудивноситься текст запису. При прийомі на роботу спочатку у вигляді заголовка, безномера й дати, в 3-й графі повинне бути зазначене повне найменуванняорганізації відповідно до її уставу. Найменування організації може бутипроставлено спеціальним штампом або від руки. Нижче, без пропуску рядка,пишеться інформація про прийом на роботу під черговим порядковим номером, звідповідною датою й посиланням на наказ.
Запис про прийомна роботу, як і всі інші записи про роботу, повинна строго відповідатиформулюванню наказу й містити відомості про структурний підрозділ, у якомуприйнятий працівник (цех, відділ, ділянка, виробництво), і про доручає йомуроботі із вказівкою його професії й привласненого розряду або про займану їмпосади. Найменування професій і посад повинні відповідати Загальноросійськомукласифікатору професій робітників, посад що служать і тарифних розрядів(ОКПДТР).
Типовою помилкоюпри внесенні відомостей про прийом на роботу є невірне розуміння деякимипрацівниками кадрових служб вимоги про точну відповідність записів про прийомна роботу тексту наказу. Це положення розуміється іноді настільки буквально, щов трудову книжку листується майже вся інформація з наказу, у тому числі і явнозайва, тому що Інструкція (п. 2.13) вимагає внести в цей запис відомості,умовно говорячи, по формулах: «куди й ким» або «куди йнавіщо» прийнятий працівник, без вказівки окремих особливостей і характеруроботи.
Разом з тим упевних випадках запис у трудовій книжці обов'язково повинна бути доповненадеякими характеристиками процедури прийому на роботу.
У практиці роботикадрових служб поширені й іншої помилки при внесенні записів про прийом нароботу:
— найменуванняорганізації не виділяється у вигляді заголовка, а включається в текст записупро прийом на роботу;
— указуєтьсяскорочене, а не повне найменування організації;
— найменуванняорганізації, внесене в трудову книжку, не цілком відповідає найменуванню,закріпленому в Уставі;
— не вказуєтьсянайменування структурного підрозділу, у яке прийнято працівника, а цей видінформації ставиться істотним умовам трудового договору;
— найменуванняструктурного підрозділу не відповідає найменуванню, внесеному в штатнийрозклад;
— найменуванняпрофесії або посади не відповідає ОКПДТР;
— зазначена взаписі посада не відповідає посаді в наказі про прийом на роботу.
Оформленнявідомостей про роботу див. у ДОДАТКУ Д, п. 2
2. Аналіз роботи кадрової служби нафірмі «Антей», щодо заповнення та ведення трудових книжок і вкладишівдо них
2.1 Прийом нароботу людини втративши трудову книжку
Прийом на роботулюдини втративши трудову книжку здійснюється в такий спосіб.
Відповідно доІнструкції, робітники та службовці, що надходять на роботу, зобов'язаніпред'являти адміністрації трудову книжку, оформлену у встановленому порядку.Прийом на роботу на фірмі «Антей» без трудової книжки недопускається.
Особа, щовтратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про цеадміністрації фірми «Медиа Мир». Не пізніше 15 днів після заяви секретарвидає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) знаписом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки. Якщо б підприємствобуло б ліквідоване, то працівник повинен би був звернутися до йогоправонаступника або у вищестоящу організацію, який було підлегле ліквідованепідприємство. (ДОДАТОК Д)
2.2 Внесеннявідомостей про нагородження ювілейними медалями
Відповідно доІнструкції в розділ «Відомості про заохочення» трудових книжок на фірмі«Антей» вносилися відомості про заохочення за успіхи в праці, застосовуванихтрудовим колективом, передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку йуставами про дисципліну (оголошення подяки, видача премії, нагородженнякоштовним подарунком, нагородження почесною грамотою підприємства, занесення вКнигу пошани й ін.). Однак з 1 лютого 2002 р. роботодавець повинен вносити невсі відомості про заохочення працівника, як це було раніше, а тільки відомостіпро його нагородження. Тому порядок внесення відомостей про нагородженняювілейними медалями на фірмі також змінився.
Порядок внесеннявідомостей про нагородження:
— у графі 3 увигляді заголовка — найменування підприємства (або проставляється штамп із йогонайменуванням);
— нижче в графі 1- порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудовоїдіяльності працівника на даному підприємстві);
— у графі 2 — дата нагородження;
— у графі 3 — кимнагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;
— у графі 4 — напідставі чого внесений запис (з посиланням на дату, номер і найменування документа.При звільненні працівника всі записи про роботу,
— нагородженняхвнесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуютьсяпідписом керівника підприємства або спеціально вповноваженого їм особи йпечаткою підприємства або відділу кадрів.
2.3 Видача наруки трудової книжки
Відповідно дорозділу 7 Інструкції кадрові служби на фірмі «Антей» зберігаютьтрудові книжки працівників підприємства протягом усього строку їхньої роботи.Зберігання супроводжується веденням відповідних облікових форм «Книга рухутрудових книжок і вкладишів до них», у яких реєструються ці документи. Тимсамим установлюється відповідальність кадрової служби за схоронність цього документа.
Згідно Кзот Україниуказує, що трудова книжка видається працівникові в день звільнення.
Деякіорганізації, у т.ч. ОВИР й органи соцзабезпечення, неправомірно вимагаютьпред'явлення оригіналу трудової книжки. Однак у цьому випадку, по письмовійзаяві працівника, секретар фірми зобов'язаний не пізніше трьох днів з дняподачі цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботи (ут.ч. виписки із трудової книжки), які повинні бути завірені належним чином.
2.4 Оформленнявиправлень
Прикладоформлення записів у трудовій книжці або вкладиші до неї. № Дата Відомості про прийом на роботу, переміщеннях по роботі й звільненні (із вказівкою причин) На підставі чого внесений запис (документ, його дата й номер) Число Місяць Рік фірма «Антейс» 4 12 05 1997 Прийнятий на посаду старшого інженера в технічний відділ Ін. №43 від 12.05.97 5 01 02 1998 Звільнений по ст. 31 КЗоТ України (власне бажання) Ін. №11 OT01.02.98 Начальник о/к: М. П. Гришин М. К. Запис № 4 уважати недійсної. Запис № 6 уважати вірної. Начальник о/к: М.П. Гришин фірма «Антей» 6 12 05 1997 Прийнятий на посаду помічника старшого інженера в технічний відділ Ін. №43 від 12.05.97
Трудова книжкаоформлена правильно, за винятком того, що підпис керівника відділу кадрівповинен бути завірений печаткою відділу кадрів.
Висновок
У даній курсовійроботі мною було розглянуто те, як оформляються та ведуться облік трудовихкнижок і вкладишів до них на фірмі «Антей». Було вивчено теоретичніоснови і загальні положення.
У даній компаніїретельно розроблена система процесу прийому працівників на фірму з іншої організаціїчи кадрового відділення. Видачі на руки в 15-ти денний термін вкладишу дотрудової книги з написом «ДУБЛІКАТ», якщо працівник втратив трудовукнижку. А також адміністрацією на фірмі «Антей» відповідно доінструкції в розділі «Відомості про заохочення» вносяться відомостіпро успіхи в праці, що засвідчуються підписом керівника фірми.
У спробі аналізу курсовоїроботи я б хотіла запропонувати наступний шлях удосконалення по веденнютрудових книжок:
— створитиспеціальне кадрове відділення де буде ієрархічна система правління, тобто щоббув кар’єрний ріст. Для того, щобмолоде покоління, котре знає свою справу, мало мету. Бо якщо у людини будепотяг до поставленої цілі, то вона буде удосконалювати свої уміння;
Отже, ведення таоформлення трудових книжок і вкладишів до них на сьогоднішній день має ще дужебагато проблем. Тому що на багатьох підприємствах нашої країни цим займаютьсялюди, котрі здебільшого навіть не мають уявлення про те, як це потрібно робитиз точки зору кадрових відділень. Частіше всього, на невеликих підприємствах оформленнямтрудових книжок займаються бухгалтера. Бо підприємці вважають, що кадровийпрацівник, котрий знає свою справу, не потрібен. А це є найголовнішою проблемоюнашої держави.
Списоквикористаних джерел
1. Дідик А.Н. Сучасне діловодство.,4-те видання, К.,«Либідь»2004. ст. 120
2. Інструкція про порядок ведення трудових книжок напідприємствах, в установах й організаціях, утв. постановою Держкомунпраці СРСРвід 20.06.74 № 162 і змінами й доповненнями. ст. 35
3. Кодекс законів про працю України. ст. 47
4. Санкіна Л.В. Рекомендації з оформлення документів ворганізаціях: оформлення трудових книжок // Довідник кадровика №2, 2002 ст. 135
5. Толкунова В. Н., Гусов К. Н. Трудове право України.Навчальний посібник.М.: 2001.ст. 214
6. Шкатулла В. И. Коментар до Кодексу законів пропрацю РФ. М.: ИНФРА-М., 2001. ст. 65
Додаток А
Актсписання бланків трудових книжок
М.П.
Затверджую
Керівник підприємства
(установи, організації)
"__"_____ ____ року
Акт
Просписання бланків трудових книжок (бланків вкладишів до трудових книжок)
Місто_____________________
Нами________________________________________складенодійсний акт у тім, що за період з "__" _________ р. по "__"________м.________зіпсовано___________________"__" штук_____________бланків трудових книжок (або вкладишів доних)______________________________ _(перелічити серію й номер кожного бланкатрудової книжки (або вкладиша до неї) на ___________________ мові, які"__" ________р. знищені шляхом спалення.
Акт складений насписання зіпсованих бланків трудових книжок (або вкладишів до них) зпідзвіту___________________________________________________
Голова комісії
Члени комісії
Додаток Б
Оформленнязаписів відомостей про роботу в трудовій книзі
А)Формулювання текстової частини наказу Запис у трудовій книжці неправильно правильно Прийняти на роботу з 15.01.2002 Паршина Геннадія Івановича у відділ кадрів на посаду менеджера по персоналі з окладом руб. з іспитовим терміном 1 місяць Прийнятий у відділ кадрів на посаду менеджера по персоналі з місячним іспитовим терміном Прийнятий у відділ кадрів на посаду менеджера по персоналі Прийняти на роботу з 21.01.2002 Игнатьеву Ніну Петрівну в канцелярію на посаду секретаря з неповним робочим тижнем (понеділок, четвер) з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу з окладу руб. Прийнята в канцелярію на посаду секретаря з неповним робочим тижнем Прийнята в канцелярію на посаду секретаря Прийняти на роботу з 01.02.2002 Кирееву Ольгу Вікторівну в лабораторію № 5 на посаду лаборанта з повною матеріальною відповідальністю з окладом руб. Прийнята в лабораторію № 5 на посаду лаборанта з повною матеріальною відповідальністю Прийнята в лабораторію № 5 на посаду лаборанта Прийняти на роботу з 28.01.2002 Кузьміну Ганну Павлівну в транспортний цех на посаду диспетчера на час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами диспетчера Трифоновой И. Г. з окладом руб. Прийнята в транспортний цех на посаду диспетчера на час відсутності диспетчера Трифоновой И. Г. Прийнята в транспортний цех на посаду диспетчера
Б)Формулювання текстової частини наказу Запис у трудовій книжці неправильно правильно Прийняти на роботу з 06.02.2002 Єфімова Олександра Петровича у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника у зв'язку з обранням по конкурсі з окладом руб. Прийнятий у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника Прийнятий у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника у зв'язку з обранням по конкурсі Прийняти на роботу з 05.02.2002 Антонова Миколи Дмитровича в комерційний відділ на посаду менеджера по продажах у порядку переведення з АКБ «Росинвест» за узгодженням між керівниками організацій з окладом руб. Прийнятий у комерційний відділ на посаду менеджера по продажах Прийнятий у комерційний відділ на посаду менеджера по продажах у порядку переведення з АКБ «Росинвест» Прийняти на роботу з 11.02.2002 Ширяеву Валентину Василівну в секретаріат кур'єром тимчасово на один місяць із окладом руб. Прийнята в секретаріат кур'єром Прийнята в секретаріат кур'єром на тимчасову роботу
Додаток В
Витяг зІнструкції про трудові книжки
1.… Трудовікнижки ведуться на всіх робітників та службовців державних, кооперативних і суспільнихпідприємств, установі й організацій, відпрацювавши понад 5 днів...
4. Робітники таслужбовці, що надходять на роботу, зобов'язані пред'являти адміністраціїпідприємства, установи, організації трудову книжку, оформлену у встановленомупорядку.
5. Прийом нароботу без трудової книжки не випускається...
6. У трудовукнижку вносяться:
відомості йпрацівнику: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, утворення, професія,спеціальність;
відомості пророботу: прийом на роботу, перевіз на іншу роботу, звільнення.
Запису пронайменування робота; або посади, на які прийнятий працівник, виробляються: дляробітників відповідно до найменувань професій, зазначених у Єдиномутарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для службовціввідповідно до найменувань посад, зазначених у Єдиній номенклатурі посадслужбовців, або у відповідності зі штатним розкладом;
відомості пронагородження й заохочення: нагородження орденами й медалями, присвоєнняпочесних звань; нагородження й заохочення за успіхи в роботі, передбаченіправилами внутрішнього трудового розпорядку й уставами про Дисципліні; іншізаохочення відповідно до діючого законодавства;
відомості провідкриття, на яких видані диплома, про використаний винаходах іраціоналізаторських пропозиціях і про виплачені у зв'язку із цим винагородах.
Стягнення втрудову книжку не записуються.
7. З кожнимзаписом, внесеної в трудову книжку (вкладиш), про призначення, переміщеннях ізвільненні адміністрація зобов'язана ознайомити власника цієї книжки.
12. Заповненнятрудових книжок і вкладишів до них виробляється на тій мові, на якому ведетьсяділоводство на даному підприємстві, в установі, організації. У тому випадку,якщо діловодство ведеться мовою союзної або автономної республіки, то трудовакнижка заповнюється одночасно мовою даної республіки й російською мовою.
13. Призвільненні… всі записи.., внесені в трудову книжку.., засвідчуються підписомкерівника підприємства, установи, організації або спеціально уповноваженого їмособи й печаткою.
Додаток Г
Заповненнятрудової книги
1. Заповненнятитульного аркуша
Герб ТРУДОВАКНИЖКА
АТ-VIII № 0188710
Прізвище______________________________________________
Ім'я_________________________________________
По батькові_________________________________
Дата народження__________________________________
Освіта____________________________________
Професія,спеціальність __________________________________
Дата заповнення "______"______________ 2_______ м.
Підпис власникакнижки _________________________
М. П.
Підпис особи,відповідального
за видачутрудових книжок
____________________________
2. Внесеннявідомостей про роботу
Відомості пророботу№ Дата Відомості про прийом на роботу, про переклади на іншу роботу й про звільнення (із вказівкою причин і з посиланням на статтю закону) На підставі чого внесений запис (документ, його дата й номер) Число Місяць Рік 1 2 3 4
3. Внесеннявідомостей про заохочення
Відомості прозаохочення№ Дата Відомості про заохочення, пов'язаних з роботою на підприємстві, в установі або організації На підставі чого внесений запис (документ, його дата й номер) Число Місяць Рік 1 2 3 4
Додаток Ґ
Заповненнятитульного аркуша дубліката
Трудової книги
1. Заповненнятитульного аркуша
Герб Трудовакнижка
АТ-VIII № 0188728
Прізвище_____________________________________________
Ім'я_______________________
По батькові___________________________________
Дата народження_______________________________
Освіта__________________________________
Професія,спеціальність __________________________
Дата заповнення "______"__________________20_____ м.
Підпис власникакнижки ___________________________
М. П.
Підпис особи,відповідального
за видачутрудових книжок