Содержание
Общая часть технология оформления протокола
Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений
Подготовительный этап
Выписка из протокола
Оформление реквизитов протокола
Общая часть технология оформления протоколаПротокол как отражение коллегиального способапринятия решений
Протоколзаседания применяется для документирования деятельности коллегиальных исовещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.),как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловыхвстречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей илииных выработанных совместно условий.
Протоколзаседания — документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов ипринятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседанияхколлегиальных или совещательных органов.
Протоколзаседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческихрешений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные ипринципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного,совместного обсуждения и принятия решения.
Коллегиальныйспособ принятия решения используется в деятельности практически любойорганизации, независимо от ее организационно-правовой формы и характерадеятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, наоснове коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Крометого, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например пригенеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии длясовместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.
Подготовительный этап
Как правило,заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки днязаседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованныхлиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения назаседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проектрешения), их копирование и рассылка всем участникам заседания дляпредварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания идр.
Заседаниюколлегиального органа предшествует регистрация участников, которая можетпроводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно вчерновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек),составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа иприглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, местоработы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведениизаседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующихна заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписьюпредседателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в списокприсутствующих только при предъявлении доверенности на право представлятьинтересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании — чрезвычайноважный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридическойсилой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участникизаседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании попринимаемым решениям.
Взависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается формапротокола. Она может быть краткой, полной или стенографической. Формы протоколаотличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий воформлении они не имеют.
Протоколсоставляется на основании:
стенограммызаседания;
звукозаписизаседания;
черновыхрукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,подготовленных к заседанию;
справок;
проектоврешений;
повестки дня;
списковучастников.
Стенографическийпротокол составляется на основе стенографического отчета о заседании(стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса ивыработку решения по нему. После вводной части в таком протоколе делаетсязапись «Заседание стенографировалось». Стенограмма являетсяобязательным приложением к протоколу.
Протоколысоставляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей,которые ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именноот его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуетсяумение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Этизаписи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. Вряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своихвыступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чащесекретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектированияи стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются,редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протоколав настоящее время определен в три дня.
Если ходзаседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи,составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписьюв течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится вподразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Этовремя необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. Порешению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может бытьоформлена для долговременного архивного хранения.
Протокол — организационно-распорядительный«документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения насобраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Болееобобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка,трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании,собрании».
Краткийпротокол — это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся на заседаниивопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол, как правило,ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когдазаседание носит оперативный характер. По такому протоколу невозможнопредставить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процессвыработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого решения.
Допускаетсясокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ,РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса вповестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняястрока содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилиидокладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основногодокладчика, а затем фамилии выступивших — в порядке их выступления). Послеуказания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемоговопроса, а ниже — решение (постановление).
Выписка из протокола
Дляинформирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а такжев целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.
Выписка изпротокола — документ, представляющий собой копию части протокола. В выпискевоспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения опредседателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которомуготовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятыепо нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.
Для приданияюридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка озаверении копии», оформляемая секретарем. Если выписка из документавыдается для представления в другую организацию, она заверяется печатьюорганизации.
В полномпротоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения ифамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступленийучастников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики,замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картинузаседания.Оформление реквизитов протокола
Полныйпротокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — толькофамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол вкаждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиальногооргана или решается председателем коллегиального органа.
Подготовка коформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведениясовещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Эторешение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протоколабудет составлять одну из его частей, а до проведения совещания являетсядокументом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протоколоформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручнуюили с использованием диктофона.
Оформлениереквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требованияк оформлению документов».
Протоколоформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующиереквизиты:
наименованиеведомства,
наименованиеорганизации (структурного подразделения),
указаниевида документа (протокол),
датазаседания,
номер,
местозаседания,
грифутверждения
(в случае,когда протокол подлежит утверждению),
заголовок,
текст,
подписи.
Наименованиедокумента (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля через 2 межстрочныхинтервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловомбланке или по центру — на продольном бланке прописными буквами, полужирнымшрифтом.
Видзаседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочнымиинтервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравниваетсяпо центру.
Датойпротокола является день проведения заседания (протоколы, как правило,оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, тодата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Датаоформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля2005 г.
Датапечатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита
Регистрационнымномером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного годаили в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколовспециальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся,каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номеромпротокола, подшитого в дело последним.
Местосоставления протокола указывается в соответствии с принятымадминистративно-территориальным делением. Наименование места составлениядокумента можно не указывать, если наименование территории входит в названиеорганизации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверскойобласти.
Заголовок ктексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматическисогласован с наименованием вида документа:
ПРОТОКОЛ(чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов
ПРОТОКОЛ(чего?) заседания дирекции
Заголовокпротокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание,собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже,например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала нижереквизита “место составления или издания” от границы левого поля или наплощади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и приугловом расположении реквизитов бланка.
Послеоформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступаютк составлению текста.
Текстпротокола подразделяется на две части:
1) вводную,где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня,
2) основную,где фиксируется ход заседания.
Вводнаячасть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В нейуказываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общееколичество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилиичленов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса,перечисляются по алфавиту без указания должностей.
Словом «председатель»начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо отполей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указываютфамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».Например:
Председатель- Харченко В.И.
Секретарь — ФилимоновС.Б.
Председатель- должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе неуказывается;
Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности,т.е. составление и оформление протокола.
В постояннодействующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом(Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).
Припроведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далееперечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.
Списокучастников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к списокможет не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участниковзаседания начинается оформление протокола.
В протоколезаседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные членыуказываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенныхс указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большимчислом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный списокприлагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самомпротоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
Слово“Присутствовали: ”, которое оформляется через 2 межстрочных интервала отграницы левого и заканчивается двоеточием.
Фамилииприсутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочныйинтервал.
Насобраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенногокворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человекдолжно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколесобрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел.,присутствуют 117».
Лица, неявляющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качествеэкспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются послеслова «Приглашенные: », также по алфавиту, но с указанием ихдолжностей и места работы, если они являются представителями других организаций.
Слово“Приглашенные: ” оформляется от границы левого поля через 2 межстрочныхинтервала ниже слова “Присутствовали: ” и заканчивается двоеточием.
Эта частьсостава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через одинмежстрочный интервал.
Далееследует повестка дня.
В повесткедня заседания указывается вопрос или вопросы, которые располагаются от границылевого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих изаканчиваются двоеточием и являющиеся предметом рассмотрения на заседании,должность и фамилия докладчика.
Есливопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степениих сложности, важности и в порядке обсуждения, оформляются с красной строки (от1-го положения табулятора).
Вопросыповестки дня строятся по формуле «о чем?»
Каждыйвопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).
Повесткадня:
1. Оформировании сметы расходов фирмы на 2005 г.
Докладфинансового директора Мовчана С.А.
2. Оподготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»
Доклад зав.отделом рекламы Сомовой Н.Н.
Вопросыповестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемыхвопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».
Повестка днязаседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количествовопросов, которые можно рассмотреть и обсудить.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В.- краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г.- краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1 Специальнымкафедрам провести совместное заседание, посвященное… до 15.05. 2000г.
1.2 ИлизаровуБ.С. Организовать на кафедре выставку… к 11.05. 2000г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
ПредседательПодпись В.А. Сидоров
СекретарьПодпись Е.М. Крылова
При выборахдолжностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждойкандидатуре отдельно.
Подписипредседателя и секретаря заседания завершают оформление протокола.Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подписьпредседателя, справа — секретаря.
Подписьотделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименованиедолжности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись,расшифровку подписи.
Наименованиедолжностного лица печатается от левой границы текстового поля через 1 интервали центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровкаподписи располагается на уровне последней строки (от 6 положения табулятора),наименование должности с пробелом между инициалами и фамилиями. При оформлениирасшифровки подписи, включают только инициал имени и фамилию, пробел междуточкой после инициалов имени и фамилии не ставится.
Решения,принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылкикопий протокола либо выписок постановляющей части.
Практикуетсятакже подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов,например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
Всоответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколызаседаний подписываются только председателем (председательствующим) назаседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколоввсеми членами органа, принимающего решения.
Например,Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон)предусмотрено (ст.68), что протокол заседания совета директоров(наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим назаседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.
Что жекасается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то законвообще не оговаривает порядка его подписания, в ст.63 Закона установлено лишь,какие сведения указываются в протоколе:
место ивремя проведения общего собрания акционеров;
общееколичество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акцийобщества;
количествоголосов, которыми обладают акционеры,
принимающиеучастие в собрании;
председатель(президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В Законетакже указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должнысодержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные наголосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Некоторыеразновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятияили организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденныхвопросов.
Утверждениеоформляется грифом, который располагается в верхнем Правом углу документа от5-го положения табулятора и состоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, сокращенногонаименования должности руководителя (т.к полное наименование организации илипредприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и датыутверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководительдепартамента
личнаяподпись Л.П. Кезина
15.09.93
Приутверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полноенаименование включается в наименование должности.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
РуководительДепартамента
образованияПравительства Москвы
личнаяподпись Л.П. Кезина
15.03.93
с продольнымрасположением реквизитов)
Герб РФ
Наименованиеорганизации
ПРОТОКОЛ
____________________№ _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседаниякомиссии по...
Председатель- Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали:30 человек (список прилагается)
(если до 15человек, то в протоколе
указываютсяфамилии с инициалами
в алфавитномпорядке через запятую)
ПОВЕСТКАДНЯ:
1. О порядкеподготовки к конференции.
Докладзаведующего...
2.О...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И.- текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Одобрить...
1.2 ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
ПредседательПодпись С.С. Смирнов
СекретарьПодпись М.А. Антонова