Введение
Каждоегосударство заинтересовано в таких способах формирования и деятельности местнойвласти, которые отвечали бы его политике и поддерживались населением. Именноместное самоуправление призвано обеспечить достижение этих целей. В Россиинакоплен большой опыт в данной сфере. Начиная с ХVII в. создаются и действуютразличные местные органы и представители центра на местах. Но лишь с серединыXIX в. формируются звенья местного самоуправления на основепредставительства различных слоев населения и самостоятельности в веденииместных дел.
И все же идеиместного самоуправления не были полностью чужды доктрине и практике тех лет.Они поддерживались в ряде научных трудов. Рождались интересные формы самоуправленияна местах, которые широко распространялись.
Тем не менее,официальное и публичное признание местного самоуправления как институтанародовластия, независимого от государственной власти и отражающего процессдемократизации в гражданском обществе, произошло лишь в последние годы. В 1990 г.Верховный Совет СССР принял Закон «Об общих началах местного самоуправления иместного хозяйства в СССР», в 1991 г. в РСФСР был утвержден Закон оместном самоуправлении, а в 1993 г. принципиальные положения о местномсамоуправлении были закреплены в Конституции Российской Федерации.
Организацияработы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организациюи культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Деловаяинформация представляется в виде разного рода документов, исследованияпоказывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на ихподготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
Принципработы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору однихи тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, вдругих – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностьюавтоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы сдокументами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппаратадолжен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но изнать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Актуальностьвыбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемыдокументационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемыуправления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формироватьинформационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективноефункционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсамс наименьшими затратами времени, труда и средств.
Цельюдипломной работы является рассмотрение органов местного самоуправления иинформационно-документационное обеспечение их деятельности на примереАдминистрации г. Казани.
Задачамиданной работы являются:
– изучениеорганизационных основ местного самоуправления;
– рассмотрениеинформационно-документационной деятельности управленческой деятельности;
– изучениеинформационно-документационной деятельности Администрации города Казани.
Объектомисследования дипломной работы является органы местного самоуправления.
Предметомисследования является информационно-документационное обеспечение деятельностиорганов местного самоуправления.
В ходедипломной работы были изучены и проанализированы организация и технологиядокументационного обеспечения деятельности Администрации города Казани.
Для изученияданного вопроса были рассмотренные следующие источники: законодательствоРоссийской Федерации в области документационного обеспечения управления, учебноепособия по делопроизводству и специализированные периодические издания.
1. Организационныеосновы местного самоуправления
1.1 Местноесамоуправление: общая характеристика
В демократическомгосударстве организация и осуществление власти базируются на принциперазделения властей, который сочетается с принципом местного самоуправления(МСУ). Этот принцип обеспечивает такую децентрализацию системы управления вРоссийской Федерации, которая делает эту систему управления наиболее пригоднойк обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иныхместных традиций.
Однако местноесамоуправление – это не только один из важнейших демократических принциповорганизации и осуществления власти. Это также и право населения различныхадминистративно-территориальных единиц управлять в рамках законасамостоятельно, а также в собственных интересах значительной частью общественныхдел.
Наконец, местноесамоуправление в Российской Федерации – это такой способ организации иосуществления власти на местах, который обеспечивает самостоятельное решениегражданами вопросов местной жизни. «Местное самоуправление в Российской Федерации,обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения,владения, использования и распоряжения муниципальной собственностью».
Местное самоуправлениеобеспечивает не только самостоятельность решения населением всех вопросовместного значения, но и организационное обособление управления местными деламив системе управления обществом и государством.
Согласно КонституцииРоссийской Федерации органы местного самоуправления «не входят в системуорганов государственной власти». В этом смысле также можно говорить осамостоятельности местного самоуправления в рамках его полномочий. Вместе с теморганы государственной власти создают правовые рамки для деятельности местногосамоуправления. Они обеспечивают государственный контроль над реализациейзакрепленных в законодательстве прав физических и юридических лиц, а такжезащиту этих прав.
Следовательно,самостоятельность местного самоуправления имеет пределы, устанавливаемыеКонституцией РФ и федеральным законодательством, а само местное самоуправлениеинтегрировано в общую систему управления делами общества и государства
Не являясь частьюсистемы государственных органов, органы местного самоуправления, как и всеместное самоуправление в целом, — это не только форма самоорганизации населения для решения своих задач. Этотакже форма осуществления публичной власти, власти народа.
Поэтому деятельностьорганов местного самоуправления характеризуется такими свойственными органамгосударственной власти чертами, как наличие властных полномочий, обязательностьпринимаемых решений для всех физических, а также юридических лиц и организаций,находящихся на территории, в рамках которой действуют соответствующие органыместного самоуправления.
Местное самоуправлениесоздает необходимые условия для приближения власти к населению, создания гибкойсистемы местного управления, хорошо приспособленной к местным условиям иособенностям. Оно способствует развитию инициативы и самодеятельности граждан ив конечном итоге развитию муниципальной демократии.
Таким образом, местноесамоуправление в РФ — это система организации и деятельности граждан,представляющая совокупность организационных форм и институтов прямоговолеизъявления, а также выборных и других органов местного самоуправления,посредством которых обеспечивается самостоятельное решение населением вопросовместного значения.
Цели
1. Обеспечениесамостоятельного решения населением вопросов местного значения, владения,пользования и распоряжения муниципальной собственностью.
1. Максимальноеприближение органов власти к населению.
2. Созданиегибкой системы местного самоуправления.
Вопросы,находящиеся в компетенции органов МСУ
К вопросамместного значения относятся:
1) принятиеи изменение уставов муниципальных образований, контроль за их соблюдением;
2) владение,пользование и распоряжение муниципальной собственностью;
3) местныефинансы, формирование, утверждение и исполнение местного бюджета, установлениеместных налогов и сборов, решение других финансовых вопросов местного значения;
4)комплексное социально-экономическое развитие муниципального образования;
5) содержаниеи использование муниципальных жилищного фонда и нежилых помещений;
6)организация, содержание и развитие муниципальных учреждений дошкольного,основного общего и профессионального образования;
7)организация, содержание и развитие муниципальных учреждений здравоохранения,обеспечение санитарного благополучия населения;
8) охранаобщественного порядка, организация и содержание муниципальных органов охраныобщественного порядка, осуществление контроля за их деятельностью;
9)регулирование планировки и застройки территорий муниципальных образований;
10) созданиеусловий для жилищного и социально-культурного строительства;
11) контрольза использованием земель на территории муниципального образования;
12)регулирование использования водных объектов местного значения, месторожденийобщераспространенных полезных ископаемых, а также недр для строительстваподземных сооружений местного значения;
13)организация, содержание и развитие муниципальных энерго-, газо-, тепло- иводоснабжения и канализации;
14)организация снабжения населения и муниципальных учреждений топливом;
15)муниципальное дорожное строительство и содержание дорог местного значения;
16)благоустройство и озеленение территории муниципального образования;
17)организация утилизации и переработки бытовых отходов;
18)организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения;
19)организация и содержание муниципальных архивов;
20) организациятранспортного обслуживания населения и муниципальных учреждений, обеспечениянаселения услугами связи;
21) созданиеусловий для обеспечения населения услугами торговли, общественного питания ибытового обслуживания;
22) созданиеусловий для деятельности учреждений культуры в муниципальном образовании;
23)сохранение памятников истории и культуры, находящихся в муниципальнойсобственности;
24)организация и содержание муниципальной информационной службы;
25) созданиеусловий для деятельности средств массовой информации муниципальногообразования;
26) созданиеусловий для организации зрелищных мероприятий;
27) созданиеусловий для развития физической культуры и спорта в муниципальном образовании;
28)обеспечение социальной поддержки и содействие занятости населения;
29) участие вохране окружающей среды на территории муниципального образования;
30)обеспечение противопожарной безопасности в муниципальном образовании,организация муниципальной пожарной службы.
Субъекты
Органыместного самоуправления – выборные и другие органы, наделенные полномочиями нарешение вопросов местного значения и не входящие в систему органовгосударственной власти;
К органамместного самоуправления относятся:
- выборныеорганы, образуемые в соответствии с Федеральным законом, законами субъектовРоссийской Федерации, уставами муниципальных образований;
- другиеорганы, образуемые в соответствии с уставами муниципальных образований.
1.2Структура и порядок формирования органов местного самоуправления
Организацияпредставительных органов местного самоуправления
Внутреннеестроение представительных органов местного самоуправления, порядок иорганизационные формы их деятельности определяются муниципальными образованиямисамостоятельно и находят свое закрепление в их уставах, а также регламентах,других правовых актах, принимаемых этими органами.
На 2000 годпредставительные органы местного самоуправления сформированы почти в 13 тысячахмуниципальных образований, при этом в 80 субъектах Федерации они сформированы вполном составе. Всего в состав представительных органов местного самоуправленияизбрано свыше 113 тысяч депутатов.
Основнойформой деятельности представительного органа являются сессии (заседания),периодичность созыва которых определяется в уставе муниципального образования ирегламенте представительного органа. Как правило, эта периодичность – не режеодного раза в два (три) месяца. Возможно проведение внеочередных сессий(заседаний). В уставах муниципальных образований, регламентах представительныхорганов устанавливается также порядок созыва и проведения сессий (заседаний).Сессии (заседания) созываются главой муниципального образования (председателемпредставительного органа) в соответствии с планом работы представительногооргана. Внеочередные сессии (заседания) созываются главой муниципальногообразования (председателем представительного органа) по собственной инициативелибо по требованию депутатов. Вопрос этот решается муниципальными образованиямисамостоятельно. Сессии (заседания) представительного органа проводятся открытои гласно. Однако в случаях, предусмотренных регламентом представительногооргана, возможно проведение и закрытых заседаний. Представительствующий назаседаниях представительного органа организует заседания, осуществляет контрольза соблюдением регламента и подписывает протокол сессии (заседания).
Дляпредварительного рассмотрения и подготовки вопросов, относящихся к ведениюпредставительного органа, а также для, содействия реализации его решений,контроля за их выполнением представительный; орган местного самоуправленияобразует из числа депутатов комиссии, комитеты, другие органы. К работе вкомиссиях и комитетах на общественных началах могут быть привлечены специалисты(экономисты, социологи и т.д.). Представительный орган определяет задачи, полномочия,порядок работы, а также срок работы комиссий, комитетов, иных органов, которыеим образуются. В случае необходимости представительный орган своими решениямиупраздняется и реорганизует действующие, а также создаст новые комитеты икомиссии, Данные органы во всей своей деятельности подконтрольны и подотчетныпредставительному органу. Решения комитетов и комиссий, принимаемые по вопросамих ведения, носят рекомендательный характер.
Всоответствии со статьей 18 Федерального закона «Об общих принципах организацииместного самоуправления в Российской Федерации» депутаты представительногооргана местного самоуправления согласно уставу муниципального образования могутосуществлять свои полномочия на постоянной основе.
Депутатупредставительного органа местного самоуправления гарантируются условия длябеспрепятственного и эффективного осуществления полномочий, защиты прав, честии достоинства. Статус депутата представительного органа местного самоуправлениязакрепляется федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации иуставами муниципальных образований. Муниципальные образования вправе приниматьтакже специальные положения, регулирующие статус депутата представительногооргана местного самоуправления. В соответствии с уставом муниципального образованиядепутат может осуществлять свои полномочия на постоянной основе. Социальныегарантии местных депутатов (должностные оклады, премии, другие выплаты, а такжеразмеры компенсации затрат не работающим на постоянной основе депутатам,связанных с их деятельностью, и др.) устанавливаются представительным органомместного самоуправления и выплачиваются из средств местного бюджета.
Депутатыпредставительного органа, избранные от смежных территориальных избирательныхокругов, могут объединяться в территориальные депутатские группы,взаимодействующие с расположенными на их территории предприятиями,учреждениями, организациями, структурными подразделениями администрации, атакже с органами территориального общественного самоуправления. Депутатскиетерриториальные группы изучают общественное мнение, ведут прием избирателей,участвуют в решении вопросов благоустройства территории и др.
Депутатыпредставительного органа могут создавать по собственной инициативе и иныегруппы, а также объединяться во фракции по партийной принадлежности или инымполитическим интересам. Данные группы и фракции регистрируют в представительноморгане. Их права по участию в работе представительного органа определяются егорегламентом, а также положениями о депутатских группах и фракциях.
Правовое,организационно-методическое, информационное и материально-техническоеобеспечение деятельности представительного органа местного самоуправленияосуществляется через аппарат исполнительно-распорядительного органа местногосамоуправления. Вместе с тем представительный орган вправе образовать в этихцелях и собственный аппарат.
Организацияработы исполнительных органов местного самоуправления
Муниципальныеобразования, определяя структуру и порядок работы исполнительных органовместного самоуправления, самостоятельно выбирает организационную схемупостроения этих органов, опираясь при этом на федеральное законодательство изаконодательство субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении.
На их выборвлияют многие факторы: размеры и уровень социально-экономического развитиятерритории муниципального образования, численность населения, финансовыевозможности, а также национальные и другие местные традиции и т.п. Поселковые,сельские муниципальные образования, как правило, имеют небольшие по численномусоставу исполнительные органы. Муниципальные образования крупных городскихпоселений, районные муниципальные образования, объединяющие несколькопоселений, формируют исполнительные органы, имеющие разветвленную структуру,обусловленную необходимостью решать сложные социально экономические,экономические и другие вопросы местной жизни данных образований.
Муниципальныеобразования по-разному решают вопрос об организации руководства исполнительныморганом местного самоуправления. Один из возможных вариантов решения данноговопроса предлагает Федеральный закон «Об общих принципах организации местногосамоуправления в Российской Федерации». Муниципальные образования, согласностатье 16 этого Закона, могут предусматривать должность главы муниципального образования– выборного должностного лица, возглавляющего деятельность по осуществлениюместного самоуправления на территории муниципального образования. Онвозглавляет исполнительный орган местного самоуправления, являясь высшимдолжностным лицом в системе местного самоуправления. Одновременно он может бытьнаделен правом входить в состав представительного органа местногосамоуправления и председательствовать на его заседаниях. Он может именоваться вуставе муниципального образования главой города, поселка: района и т.п.Руководство исполнительным органом он осуществляет на принципе единоначалия.Глава муниципального образования избирается либо населением непосредственно,либо представительным органом местного самоуправления.
В большинстве(почти в 2/З) субъектов Федерации главы местного самоуправления избранынаселением в ходе выборов тайным голосованием.
В более чемтрех тысячах шестистах муниципальных образованиях избранный населением главаадминистрации одновременно входит в состав соответствующего представительногооргана местного самоуправления и наделен правом председательствовать на егозаседаниях.
Примерно водной трети регионов страны главы администраций всех либо большей части местныхсообществ избраны из состава депутатов представительных органов, в том числе сучетом представлений глав исполнительной власти соответствующих субъектовФедерации.
Возможноразделение функций председателя представительного органа и руководителяисполнительного органа местного самоуправления. В этом случае руководитель исполнительногооргана (он может именоваться, например, лавой администрации) является высшимдолжностным лицом местного самоуправления, замещающим свою должность на основеконтракта (трудового договора) либо иным способом, указанным в уставемуниципального образования.
Федеральныйзакон «Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации» не исключает возможности образования выборного коллегиального органауправления в системе местного самоуправления. Закона определяет основы статуса членавыборного органа местного самоуправления наряду с депутатом и выборнымдолжностным лицом местного самоуправления, не раскрывая, однако, чтопредставляет собой этот выборный орган местного самоуправления.
Руководительисполнительного органа местного самоуправления (глава муниципальногообразования, глава администрации) назначает своих заместителей либосамостоятельно, либо с согласия (утверждения) представительного органа местногосамоуправления. Вопрос этот решается в уставе муниципального образования.Обычно руководитель исполнительного органа имеет заместителей в сфере финансово– экономической деятельности; в сфере коммунально-бытового обслуживания; всфере социальной защиты населения и социальной политики и др. Распределениеобязанностей между заместителями устанавливает руководитель исполнительногооргана.
Структураисполнительного органа местного самоуправления, за исключением небольшихпоселковых и сельских муниципальных образований, включает различныеподразделения отраслевого и функционального назначения: отделы, управления,комитеты (образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты,экономического прогнозирования и т.д.). Кроме того, имеется, как правило, ивспомогательный аппарат: управление делами (канцелярия), бухгалтерия, юридическаяслужба, отдел (сектор) кадров и др. Структурные подразделения исполнительногооргана (администрации) находятся в подчинении его руководителя. Они создаются всоответствии со схемой управления данным муниципальным образованием, обладаютполномочиями, предусмотренными законодательством о местном самоуправлении,уставом муниципального образования, и осуществляют исполнительную ираспорядительную деятельность в определенной сфере местного самоуправления.Структурные подразделения исполнительного органа местного самоуправления(отделы, управления, комитеты) состоят на местном бюджете, могут обладатьправами юридического лица. Имущество этих органов входит в состав муниципальнойсобственности и закрепляется за ними на правах оперативного управления, еслииное не предусмотрено законодательством.
Управления,отделы, другие структурные подразделения исполнительного органа местногосамоуправления (администрации) возглавляются единоличными руководителями –начальниками управлений, заведующими отделами. В качестве совещательных органовпри них могут создаваться коллегии или консультативные общественные советы. Ихрекомендации, в случае необходимости, оформляются приказами соответствующихруководителей.
Управления иотделы самостоятельно решают вопросы управления, отнесенные к их ведению,руководят подчиненными, предприятиями, организациями и учреждениями всоответствии с действующим законодательством.
Функции иполномочия структуры подразделений исполнительного органа местногосамоуправления, а также организация и порядок их деятельности определяютсяспециальными положениями об этих органах, утвержденными в порядке,предусмотренном в уставе муниципального образования. Сотрудники отделов иуправлений действуют на основе должностных инструкций, утверждаемых, какправило, руководителем соответствующего органа по согласованию с руководителемисполнительного органа местного самоуправления (главой муниципальногообразования, главой администрации).
1.3Организационные основы местного самоуправления в Республике Татарстан
Становлениесистемы народовластия в Татарстане неразрывно связано с принятием новойКонституции республики. Именно в этом документе были закреплены важнейшиепринципы организации самоуправления, которые получили свое дальнейшее развитиев Законе Республики Татарстан «О местном самоуправлении», ставшим первым опытомподобного законотворчества в Российской Федерации.
И, хотясегодня видны некоторые его несовершенства, Закон сыграл свою позитивную роль.За этот период накоплен определенный опыт в законотворческой деятельности и впрактической работе по становлению местного самоуправления. Именно на егооснове и на основе Закона «О местных органах государственной власти иуправления» была развернута большая организационная работа по проведениюсходов, определению состава и территориальных границ самоуправлений, разработкеих уставов по подготовке и проведению выборов органов местного самоуправления.Это были первые шаги на пути к созданию целостной системы местногосамоуправления.
В отличие отобщероссийского татарстанский подход к реформе системы управления на местахизначально состоял в том, что на первом этапе демократических реформ не былонеобходимости ломать единую вертикаль органов государственной власти. Не решивзаконодательно вопросы распределения полномочий и, самое главное, не создавэкономическую базу прямого народовластия, нельзя поднять уровень местногосамоуправления до городов и районов, как это сделали в других регионахРоссийской Федерации.
Практикароссийских реформ показывает, что торопливость чревата и тем, что теряетсяуправляемость на данной территории. Подобные факты есть сегодня в Ульяновске,Ижевске, Приморье, Сибири, где органы местного самоуправления на уровне крупныхгородов и руководители исполнительной власти избирались всем населением. Взявполномочия, руководители этих структур фактически предали забвению истинноепредназначение института народовластия – решать повседневные проблемы граждан.Увлекшись политикой, они стали выяснять отношения между собой. Эта непримиримаяборьба идет, порой, много лет. А страдает от этого, прежде всего, населениетерритории. Подобных конфликтов в Татарстане удалось избежать. Поэтому вреспублике становление самоуправления началось снизу, с первичноготерриториального уровня, то есть на уровне сел и поселков. Тем самым быласохранена управляемость территории в целом.
Согласно ст. 5Закона РТ от 30 ноября 1994 года «Оместном самоуправлении», местноесамоуправление осуществляется населением в границах городских и сельскихпоселений районного подчинения. В городах республиканского подчинения местноесамоуправление осуществляется в границах жилых комплексов.
На 1 января2000 года на территории РТ действовало 950 местных самоуправлений. Следуетобратить внимание, что в отличие от законодательства РФ, законодательство РТ неприменяет термин муниципальное образование. Тем не менее, можно считать понятиеместного самоуправления в РТ антонимом понятия муниципального образования в РФ.
В настоящеевремя местное самоуправление осуществляется населением через представительныеорганы (Советы, Комитеты местного самоуправления) и должностных лиц местногосамоуправления, органы территориального общественного самоуправления, а такжепутем проведения местных референдумов, сходов граждан.
Местныйреферендум – голосование граждан по вопросам местного значения. Местныйреферендум проводитьсяпо наиболее важным вопросам местного значения. В нем имеют право участвоватьграждане, проживающие на территории местного самоуправления и обладающиеизбирательным правом непосредственно на добровольной основе. Решение опроведении местного референдума принимается органом местного самоуправления пособственной инициативе либо по требованию не менее 5 процентов граждан,проживающих на территории местного самоуправления. Решения, принятые путем местногореферендума, обязательны для исполнения органами и должностными лицами местногосамоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, находящимися натерритории местного самоуправления, а также гражданами. Эти решения могут бытьотменены или изменены путем местного референдума. В случае противоречиязаконодательству, они могут быть отменены решением суда. Решение, принятое наместном референдуме, не нуждается в утверждении какими-либо органамигосударственной власти, государственными должностными лицами или органамиместного самоуправления. Если для его реализации требуется издание нормативногоправового акта, орган местного самоуправления, в чью компетенцию входит данныйвопрос, обязан принять такой акт. Принятое на местном референдуме решение и итогиголосования подлежат официальному опубликованию (обнародованию). Однако нужно отметить,что принцип осуществления местного самоуправления путем проведения местногореферендума в нашей республике не имеет практической реализации.
Сход(собрание) гражданявляется высшим органом местного самоуправления, созываемый по меренеобходимости (но не реже двух раз в год) главой местного самоуправления или поинициативе не менее 5 процентов граждан проживающих на данной территории.Подготовку и проведение сходов обеспечивает глава местного самоуправления.
Подготовку ипроведение сходов (собраний) граждан для решения организационных вопросов поизбранию органов местного самоуправления обеспечивают соответствующие Советынародных депутатов и их президиумы администрации районов городов.
Кисключительным полномочиям схода граждан в случаях, когда выборныепредставительные органы местного самоуправления не образованы, относятся:
– принятие иизменение устава местного самоуправления;
– выборыи освобождение от должностных лиц местного самоуправления;
– утверждениеместного бюджета;
– установлениеместных налогов и сборов на основе принципов установленных законодательством;
– утверждениеместных планов и программ комплексного социально-экономического развития изаслушивание отчетов об их исполнении;
– контрольза деятельностью органов местного самоуправления наделенных исполнительнымиполномочиями.
Также как и вРоссийской Федерации, в Республике Татарстан высшим непосредственным выражениемволи населения являются выборы органов и должностных лиц местногосамоуправления. Это наиболее массовая форма прямого народного волеизъявления,посредством чего образуются представительные органы местного самоуправления, атакже могут получать свои полномочия главы муниципальных образований (главыадминистраций).
Так, в марте2000 года в Республике прошли выборы депутатов Советов местного самоуправления,в результате чего образованы представительные органы. Всего в 6740 округах(6610 одномандатных и 130 многомандатных) избрано 7096 депутатов, из них – 2312женщины. Своевременно проведены первые заседания Советов местногосамоуправления, которые открыли председатели сельских, поселковых, городскихизбирательных комиссий. Во всех Советах избраны должностные лица председатели иих заместители.
Необходимоотметить, что 43 процента депутатов избраны повторно. 1842 депутата работают наосвобожденной основе, 299 являются депутатами районных и объединенных Советовнародных депутатов. Имеются единичные случаи, когда выборные должностипредседателей Советов местного самоуправления совмещаются с хозяйственнымидолжностями, что недопустимо, например в таких районах, как Апастовский,Бавлинский и Пестречинский.
Коллегиальный(представительный) орган местного самоуправления – Совет (Комитет) – выборный орган местногосамоуправления, обладающий правом представлять интересы населения и приниматьот его имени решения, действующие на территории муниципального образования.Создается для реализации представительных, распорядительных, исполнительных,контрольных и иных функций и наделяются соответствующими полномочиями.
Советместного самоуправления городов районного подчинения. рабочих поселков,сельских поселений с населением свыше 500 человек образуется, как правило,посредством выборов на основе всеобщего, равного и прямого избирательного правапри тайном голосовании в составе 7–11 человек. Совет местного самоуправления всельских поселениях с численностью населения менее 500 человек избирается насходах граждан этих населенных пунктов в составе 5–7 представителей. Советместного самоуправления жилых комплексов в городах избирается сходом гражданоткрытым или тайным голосованием в составе председателя и 2–4 членов.
Согласно ст. 15Закона в исключительном ведении Совета находятся следующие вопросы:
– принятиеи изменение устава местного самоуправления;
– выборыи освобождение от должности должностных лиц местного самоуправления;
– утверждениеместного бюджета.
ЗаседанияСовета созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал иправомочны при наличии не менее 2/3 его состава.
В течение2000 года Советы местные самоуправления провели 7521 заседание, на которыхрассмотрено 20786 актуальных вопросов жизнеобеспечения, социальной защитынаселения. В подготовке и проведении заседаний принимали активное участиекомиссии Советов, общественные формирования – советы ветеранов войны и труда,женсоветы, родительские, домовые и уличные комитеты, которые широкопривлекаются к управлению подведомственных территории, оказывают помощь ввоспитании молодежи, организации шефства над инвалидами престарелым,обеспечении общественного порядка. Несмотря на трудности вопросах формированиябюджета, достаточного для осуществления своих полномочий, Советы местногосамоуправления решают вопросы строительства и благоустройства дорог,газификации, благоустройства сел и деревень, родников, ремонта кладбищ,проблемы социальной защиты. Примером хорошей работы по газификации, улучшениеусловий, жизни и быта сельских жителей Советы местного самоуправленияБуинского, Дрожжановского, Елабужского, Кайбицкого, Лениногорского,Нижнекамского и Пестречинского районов. Во многом благодаря расторопности истараниям председателей Советов местного самоуправления в этих районахгазифицировано более 30 тыс. жилых домов и 300 объектов социального и культурногоназначения.
Согласно ст. 22Закона «О местном самоуправлении», местное самоуправление может избирать главуместного самоуправления на сходе путем всеобщего, равного и прямогоизбирательного права или Советом из числа его членов. Наименование главыопределяется с учетом местных особенностей. В большинстве районов республикиони именуются председателями Советов местного самоуправления, в Алексеевском,Альметьевском, Дрожжановском. Пестречинском, Спасском и Черемшанском районах – главамиместного управления, а в Зеленодольском районе – председателями Советовместного самоуправления – главами местного управления.
В местныхсамоуправлениях РТ в силу ограниченности средств местных бюджетов введена однаиз указанных должностей, либо имеется их совмещение, зафиксированное в уставахместных самоуправлений.
Кроме того,лица, наделенные Законом РТ «О местном самоуправлении» и уставом местногосамоуправления полномочиями по осуществлению распорядительных, исполнительных,контрольных полномочий и иных функций местного самоуправления, являютсядолжностными лицами местного самоуправления. Анализ уставов местныхсамоуправлений в РТ показывает, что в структуре органов местногосамоуправленияпредусмотрены такие должностные лица, как заместители председателей Советов местногосамоуправления, заместители глав местного самоуправления, заместителипредседателей Советов местного самоуправления, заместителей глав местногосамоуправления, секретари, исполнительные секретари.
Главаместного самоуправления:
– организуетдеятельность органа местного самоуправления и контроль за соблюдением егоустава;
– организуетподготовку и проведение сходов граждан по месту жительства, реализацию принятыхими решений;
– реализуетрешение местных органов государственной власти и управления в границахтерритории его деятельности;
– обеспечиваеторганизацию выборов членов Совета местного самоуправления взамен выбывших;
– подготавливаети ведет заседания Совета местного самоуправления;
– докладываетсходу, Совету местного самоуправления о положении дел на территории местногосамоуправления;
– открываетрасчетные и текущие счета местного самоуправления и является их распорядителемв пределах, установленных Советом и законодательством;
– являетсяраспорядителем по расходам, предусмотренным на организацию работы Советаместного самоуправления, содержание наемных работников;
–осуществляет контроль за работой предприятий торговли, сферы услуг, вноситпредложения по организации их работы в соответствующие органы.
Главаместного самоуправления в пределах предоставленных ему прав издаетраспоряжения. Он подотчетен сходу, Совету местного самоуправления. Безусловно,формирование структуры управления местным самоуправлением – сложный процесс,поэтому здесь необходимо опираться на анализ и учет местных особенностей.Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесноговзаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственнойвласти и управления.
2. Информационно-документационноеобеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика
2.1 Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности охватывает всепроцессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой дляосуществления управленческих действий информации на различных носителях поустановленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные,машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы),а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты,перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).
Состав управленческих документов:
Состав управленческих документов определяется компетенцией ифункциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязейс другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Единство правил документирования управленческих действий навсех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ.
Управленческие документы по наименованию, форме и составуреквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) оборганизации и другим нормативным документам, содержащим правиладокументирования.
Совместные распорядительные документы организаций, издающиходинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются всоответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы органов, полномочныхиздавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения»,которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации,принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций,структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов другихорганизаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Еслиспособ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов могут доводитьсядо исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительнымдокументом самой организации или вышестоящей.
Действие распорядительного документа может бытьприостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы другихорганизаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласийк проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительномписьме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседанияхколлегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстовдокладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повесткидня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммырасшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Вособых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления.Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствиис Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- ифонодокументами.
В пределах своей компетенции организации всех уровнейуправления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей свышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными идругими организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны составляться в том случае, когданевозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устныеразъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. Принеобходимости срочной передачи информации составляются телеграммы ителефонограммы.
Проект управленческого документа должен быть согласован сисполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурныхподразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводитьсяв следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальнымиподразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественнымиорганизациями; работниками, ответственными за разрешение функциональныхвопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением илиглавным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационногообеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или сзаместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися впроекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документадолжно осуществляться в следующей очередности:
– с подчиненными и неподчиненными организациями, когдапоследние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающихвследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагиваетих непосредственные интересы; с организациями и научно-производственнымиобъединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеетотношение содержание документа;
– с общественными организациями – в случаяхнеобходимости или предусмотренных документами этих органов;
– с органами, осуществляющими государственныйнадведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,противопожарный и т.д.);
– с вышестоящими органами общей или отраслевойкомпетенции – в случаях, когда законодательством предусматривается возможностьсовершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждаетсяруководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии сего компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение оборганизации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ ораспределении обязанностей и др.).
Две или более подписи проставляются в том случае, если засодержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального или кредитного характера,служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и другихценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другимиорганизациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер(бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководителивсех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем исекретарем.
Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органав единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указанийили распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главномуинженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывает председательствующий на заседанииколлегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного,справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем,если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции,установленных должностной инструкцией.
Документы – приложения могут быть трех видов:
· утверждаемые иливводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения кправовым актам, имеющие самостоятельное значение);
· поясняющие илидополняющие содержание другого документа;
· направляемые с письмомв другие организации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях,дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углупечатают:
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Прирассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляетсягриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его датыи номера
Состав реквизитов и порядок оформления документов –приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации,к которой относится документ – приложение.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерстваи ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых идостаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаютсядокументы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительнойтехники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждаетсяруководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него измененийосуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов,не указанных в табеле, запрещается.
2.2Порядок работы с входящей корреспонденцией
Прием, первоначальнаяобработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделомдокументооборота Управления делопроизводства (далее – отдел документооборота).
Приемкорреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров,а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.
Все конверты(бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяетсяправильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения,отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах.Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй – приобщается кпоступившему материалу, а третий – передается отправителю документов.
Ошибочно присланная корреспонденция (или приотсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю.
Конверты наимя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителейРуководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата с пометкой«лично» передаются помощникам для ознакомления с последующей передачей поназначению.
Конверты уничтожаются лишь после возвращениязаконченного делопроизводством документа в отдел документооборота.
Поступившаякорреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрируемые – постановления, распоряжения,указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письмапредприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной ифаксимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебныеповестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы,постановления о возбуждении исполнительного производства, представления ипротесты Прокуратуры, запросы депутатов Государственной Думы РоссийскойФедерации, Государственного Совета Республики Татарстан и Городской Думы,письма Общественной палаты Республики Татарстан, претензии, пригласительныебилеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительнымписьмом и иная служебная корреспонденция.
Регистрируемыедокументы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правомнижнем углу первого листа документа, на котором указываются очереднойпорядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.
Поступившаяслужебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базуданных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка вэлектронном виде и на бумажном носителе.
Нерегистрируемые– газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительныебилеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управлениеделопроизводства.
Срочнаякорреспонденция – правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайныхпроисшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовыхмероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения, доставляютсяпо назначению немедленно.
Корреспонденция,адресованная непосредственно в структурное подразделение или содержащая текущуюинформацию, направляется отделом документооборота в структурное подразделение.
Обработкавсей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления или впервый рабочий день после выходных.
Передачадокументов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение, от одногоисполнителя к другому, из одного подразделения в другое) производится черезработников Отдела документооборота.
Регистрациядокументов – важнейший этап работы с документами и определяется как «записьучетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт егосоздания, отправления или получения».
Правилаорганизации регистрации описаны в Государственной системе документационногообеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству.
В процессерегистрации создается информационно-поисковая система по всем документам,которую затем можно использовать для справочной работы и контроля заисполнением документов.
Регистрация корреспонденции на имя Мэра г. Казани,Руководителя Исполнительного комитета, заместителей РуководителяИсполнительного комитета, руководителя аппарата Исполнительного комитета осуществляетсяпосредством программы электронного документооборота. Документы сканируются изаносятся в электронный каталог входящей документации отдела документооборота сежедневным выводом краткой информации о поступивших документах на бумажномносителе.
В электроннуюрегистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, егоисходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количестволистов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел,сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возвратадокумента в отдел документооборота.
Руководителиструктурных подразделений Исполнительного комитета, другие должностные лица,которым направлены на рассмотрение документы, обязаны принять исчерпывающиемеры по их выполнению в сроки, указанные в резолюции, и возврату документов вотдел документооборота с отметкой об информировании автора.
В случае еслирезолюцией рассмотрение документа возложено на несколько руководителей,подразделений или сотрудников, то координацию всей работы осуществляетруководитель, подразделение или сотрудник, указанный в резолюции первым, еслине оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координацииих работы.
Информация озарегистрированных документах передается из электронного каталога отделадокументооборота в электронную базу данных соответствующих подразделений (илипри необходимости на бумажном носителе).
Корреспонденция,поступившая через средства электронной и факсимильной связи, такжерегистрируется и с отметкой «Эл.почта» или «факс» передается руководителямсогласно их функциональным обязанностям в электронном виде или принеобходимости на бумажном носителе.
Учетныесведения о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе данных 5лет, после чего они записываются на электронные носители и переносятся вархивную базу данных.
Письма ипоручения, адресованные Мэру г. Казани, в Казанскую городскую Думу,Председателю Казанской городской Думы, Руководителю Исполнительного комитета подлежатрегистрации в отделе документооборота с отметкой о переадресовании в ГородскуюДуму и передаче в Контрольное управление для формирования проекта порученияМэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета.
Вобязательном порядке передаются полученные в адрес Мэра г. Казани:
– корреспонденцияиз федеральных и республиканских органов государственной власти и управления идолжностных лиц;
– письмаграждан, контролируемые федеральными и государственными органами власти иуправления, Президентом Республики Татарстан, Президиумом ГосударственногоСовета Республики Татарстан, Премьер-министром Республики Татарстан, депутатамиГосударственной Думы Российской Федерации;
– жалобына органы и должностные лица местного самоуправления, на депутатов исотрудников Казанской городской Думы.
Переченьфедеральных и республиканских органов власти и управления и должностных лиц, откоторых корреспонденция в обязательном порядке передается Мэру г. Казани,определяется руководителем секретариата Исполнительного комитета. РуководителюИсполнительного комитета – руководителем аппарата Исполнительного комитета.
Результатырассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков,характера исполнения.
После рассмотрениядокумента Мэром г. Казани, Руководителем Исполнительного комитетадокументы направляются отделом документооборота исполнителям.
Исполненныепоручения Мэра г. Казани с исходящим письмом передаются исполнителем вКазанскую городскую Думу для присвоения номера и даты, передачи в Контрольноеуправление для снятия поручений с контроля.
Законченныеделопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отделдокументооборота для архивирования.
Исполненныепоручения Руководителя Исполнительного комитета с исходящим письмом передаютсяпомощником (референтом) в отдел документооборота для присвоения исходящегономера и передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.
Законченныеделопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отделдокументооборота для архивирования.
Зарегистрированныедокументы с регистрационной карточкой, не поступающие на рассмотрение Главемуниципального образования, Руководителю Исполнительного комитета передаются нарассмотрение первым заместителям, заместителям Руководителя Исполнительногокомитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета согласно ихфункциональным обязанностям.
Помощникомили референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета илируководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационнойкарточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение.
После рассмотрениязаместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппаратаИсполнительного комитета документа он передается через отдел документооборотаисполнителям.
Корреспонденция,ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета,руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделенияИсполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота.
Возврат вотдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналовписем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебнойкорреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитетаили руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляетсяв соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указаниной срок рассмотрения.
2.3 Порядок работы с исходящей корреспонденцией
Исходящийдокумент – документ, отправляемый из организации.
Подготовка иоформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани,Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя и руководителяаппарата Исполнительного комитета должна быть отпечатана на гербовых бланках, изготовленныхтипографским способом. Запрещается использование бланков, изготовленныхпосредством компьютерной и копировально-множительной техники.
Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся вобщем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись вспециальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором.
Гербовые бланки Исполнительного комитета(приложение №1), утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительногокомитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаютсясотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительногокомитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителяаппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указаниемпорядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляетсяпо акту.
Гербовые бланки должны использоваться строго поназначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другиморганизациям и лицам.
Руководителикомитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведениеделопроизводства на бланках установленного образца.
Право подписина служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеютруководители (их заместители), а также иные должностные лица структурныхподразделений, наделенные правом соответствующей подписи.
При приемеисходящих документов для регистрации или для передачи на подпись РуководителюИсполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визыруководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка,правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличиена втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата,подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визыруководителя подразделения, курирующего заместителя РуководителяИсполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета,исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___от ____). В случае, когда исходящий документ излагается на иностранном языкевиза корректора не требуется.
Исходящийдокумент печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатаетсяна гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на которыйдается ответ. Второй – печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата,его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурногоподразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета,информации об исполнителе и т.д. Третий – готовится в соответствии со вторымэкземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отделдокументооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоенияисходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.
Исходящийдокумент, подготовленный для отправления за подписью РуководителяИсполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подписьчерез отдел документооборота. Исходящий документ после подписания егоРуководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборотаи отправляется адресату.
Исходящимномером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датойисходящего документа является дата его подписания.
Текстыответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным врезолюции руководителя.
Принаправлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номери дата ранее отправленного документа.
Документ,требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленнымисполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номеросновного документа и дата.
Еслиотправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись:«Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, тоделается их сквозная нумерация.
В случаеподписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись»указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности –первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.
Использованиев таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности недопускается.
Неправильнооформленные документы возвращаются исполнителю.
Ответственностьза правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит наисполнителе.
Документы сгрифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналомвозвращаются в отдел документооборота.
Приподготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров РеспубликиТатарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает ихдля отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование КабинетаМинистров Республики Татарстан).
Внутренние документы оформляются на стандартныхлистах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указаниемдолжности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководительаппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указаниеруководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляревнутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннегодокумента готовятся, так же как и исходящие документы.
Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казанирегистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота.Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе.Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второгоэкземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи вКонтрольное управление для снятия с контроля.
Законченныеделопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отделдокументооборота для архивирования.
Документы,включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящиеорганы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываютсяруководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителемисполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительногооргана.
Документы,направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителемисполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата илируководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
Послеподписания второй экземпляр исходящих документов за подписью РуководителяИсполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителейРуководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительногокомитета с контрольными карточками передается отделом документооборота вКонтрольное управление для снятия с контроля.
Второйэкземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительногокомитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителяаппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется вотделе документооборота согласно номенклатуре дел.
Третийэкземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников(референтов).
Комплектыдокументов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.
Исходящая корреспонденция отправляется адресатамцентрализованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей.Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а такжечерез средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований коформлению исходящих документов.
Длясвоевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.
Тексттелеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрестелеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.
Приадресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки,составленный и подписанный исполнителем.
Подпись втелеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаныдолжность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личнойподписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.
Приоформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами.При составлении телеграмм на русском языке необходимо использоватьтранслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграммадолжна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны бытьуказаны должность и личная подпись отправителя.
Международнаятелеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.
Гербовые идругие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи надокументах или соответствия копий документа подлинникам.
Оттиск печатипроставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должензахватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть еголичной подписи.
Штампыиспользуются для проставления отметок о получении и регистрации документов.
2.4 Формирование дел, организация оперативногохранения, порядок передачи документов на хранение в архив
С моментазаведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководителиструктурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаныобеспечивать сохранность документов и дел.
Основнымивидами работ, обеспечивающими правильную организацию документов вделопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатурадел – систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу)перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатурадел составляется в целях обоснованного распределения документов и формированиядел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Номенклатурадел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам(делам) для оперативного их поиска.
При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться:
– положением об органе исполнительной властии его структурных подразделениях;
– штатным расписанием;
– планами и отчетами о работе;
– перечнями документов с указанием сроков иххранения;
– номенклатурами дел за предшествующие годы(изучаются вид документа, их состав и содержание).
Вновьсозданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу насогласование по следующей форме:
Исполнительный комитет муниципального
образования города Казани
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Номенклатура дел
На ___ годИндекс дела Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения дела и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5
Наименование должности руководителя
структурного подразделения подпись расшифровкаподписи
Согласовано
Наименование должности
руководителя архивной службы подпись расшифровкаподписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в ____ году в структурном подразделенииПо срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой «ЭПК» 1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО
Наименование должности ответственного
за делопроизводство подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивную службу
Наименование должности
передавшего сведения подпись расшифровкаподписи
Дата
В номенклатуру дел не включаются периодическиеиздания.
Графыноменклатур составляются следующим образом.
Графа1 – индексыкаждого дела (проставляются арабскими цифрами). Например: 12–01, 12–02, где 12– обозначение структурного подразделения, 01, 02 – порядковый номер заголовкадела по номенклатуре.
Графа2 – заголовок дела. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела.
Недопускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разныематериалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовокдела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
– названиевида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,приказы и т.д.);
– названиеоргана государственной власти или структурного подразделения (автор документа);
– названиеорганизации, которой будет адресован или от которой будет получен документ(адресат или корреспондент документа);
– краткоесодержание документа – дела;
– названиетерритории, с которой связано содержание документа – дела;
– дата(период), к которой относится документ – дело.
Взаголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных споследовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы»,а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
«Документы опроведении ______________
(планы,списки, доклады и т.д.)».
Взаголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу онаведется.
Взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последниене указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с архивными учреждениями окомплектовании
Архивногофонда Республики Татарстана научной документацией».
Взаголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последниене перечисляются. Например:
«Переписка об организации семинаров и совещанийпо вопросам документирования управленческой деятельности».
Приобозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитываетсяследующее: если содержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются ихконкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
«Переписка с главами администраций районов о__________________».
Взаголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываетсяпериод (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
«Годовые отчеты ________ отдела о___________________________».
Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурыопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.В начале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию.
Графа 3 номенклатуры заполняется по окончаниикалендарного года.
Вграфе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Временныесроки хранения применяются всеми организациями.
Дляопределения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статьюв Перечне типовых управленческих документов образующихся в деятельностиорганизаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень), провести полистныйпросмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам вописях или на обложках дел не допускается.
Отметка«ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, чточасть таких документов может иметь научно-историческое значение и вустановленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальныеархивы или храниться в организации.
Исчислениесрока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годомокончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел,законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
Отметка«до минования надобности» означает, что документация имеет лишь практическоезначение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может бытьменее 1-го года.
Снижениесроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроковхранения может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическимиособенностями работы организации.
Примечания,используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятсяв организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочныйхарактер.
Примечание «При условии завершения проверки(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебныхдел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует срокихранения бухгалтерской документации.
Примечания«После истечения срока действия договора», «После замены новыми» указывают, чтоисчисление срока, указанного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенногомомента.
Своднаяноменклатура дел Исполнительного комитета согласовывается один раз в 5 лет сЦентральным государственным архивом Республики Татарстан (ЦГА РТ), ежегодноутверждается руководителем аппарата Исполнительного комитета.
В структурныхподразделениях Исполнительного комитета документы формируются в дела в соответствиис утвержденной номенклатурой.
При оформлении дел:
– документыпостоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временногохранения;
– проверяетсяправильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие надокументах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишниеэкземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;
– устанавливаетсяпоследовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии,корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и томуже вопросу;
– наобложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», названиеуправления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела иего окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, товсем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер.Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделенияхИсполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу долженнаходиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны бытьуказаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)
Законченныеделопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершениикалендарного года подлежат оформлению их для передачи в Управлениемуниципального архива Исполнительного комитета (далее – Управление архива).
В Управленииархива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.
Выдачадокументов из текущего архива по служебной необходимости производится позаявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявлениясканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде.Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивомсроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.
Приемдокументов в Управление архива от отдела документооборота, протокольногоотдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета иотчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое делопроверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если этонеобходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем иправом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ»(особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковымномером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшиваетсяв отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление приКабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архивеИсполнительного комитета.
Прием в Управлениеархива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборотапроизводится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций,подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгойрегистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)
На основании Перечня отобраны к уничтожению какне имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значениедокументы фонда № ________ (название фонда).№ Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за годы Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел Сроки хранения и номера статей по Перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8
Итого ___________________________ дел за_____________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, проводившего экспертизуценности документов
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ № _________
Управлениеархива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных,реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческихструктур. На каждое предприятие составляется опись документов по личномусоставу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдаетсяликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личномусоставу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечениикалендарного года все описи подшиваются в отдельное дело.
Документы поличному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правиламработы архивов организаций (Росархив, 2002).
Послепринятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованныхпредприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется актприема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляетсяв 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачудокументов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечениикалендарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронныйкаталог.
В Управленииархива документы по личному составу хранятся 75 лет.
СпециалистамиУправления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правовогохарактера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций повопросам хранения документов по личному составу ликвидированных,реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенныхархивных копий и выписок из документов.
Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник,среда, пятница с 9.00 до 12.00).
Поступившие в Управление архива письма граждан повопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятсяв электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятсяследующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номери дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города илинаселенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.
В пределах календарного года повторные письмазаявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.
Все письма после регистрации пересылаются вэлектронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства дляоформления контрольных карточек.
Письма, в которых содержатся вопросы, ненаходящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземплярпереадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отделписем и приема граждан Управления делопроизводства.
По письмам и обращениям граждан специалистамиархивной службы составляются архивные справки социально-правового характера отрудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начислениязаработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятсяна хранении в Управлении архива.
Срок исполнения заявлений граждан по вопросамсоциально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срокисполнения.
Выдача справок, копий Управлением архивапроизводится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (пожеланию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).
Запрос социально-правового характера готовится наязыке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросенеобходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающийответ на поставленные вопросы.
Запрос социально-правового характера считаетсяположительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.
Законченные делопроизводством запросысоциально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем иприема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» всоответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Информационно-документационноеобеспечение администрации города Казани
3.1 Общаяхарактеристика документооборота и системы управления документацией
Термин«документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широкои встречается в описании практически каждой информационной системы.Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждаяиз них претендует на «комплексный подход к автоматизациидокументооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от системскладского учета до ПО контроля технологическими процессами.
Вданной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д.рассматриваются исключительно в контексте организации работы органовгосударственной власти и местного самоуправления. Соответственно терминытрактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативныхактов в применении к работе органов власти.
Согласноопределению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движениедокументов в организации с момента их создания или получениядо завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизнивсего множества документов в организации до передачиих в архив или на уничтожение.
Делопроизводство,или «документационное обеспечение управления», согласно этому жеисточнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документированиеи организацию работы с официальными документами». То естьделопроизводство является совокупностью организационных механизмов веденияи контроля документооборота официальных документов.
Однаков «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваютсярегулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать,что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтроленне только оборот зарегистрированных (официальных) документов,но и проектов документов.
ВРоссии, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работыс управленческими документами, так называемая государственная системадокументационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российскоеделопроизводство не имеет аналогов в других странахни по детальности проработки технологии работы с документами,ни по масштабам распространения. И если на Западе развитиеофисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота,то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционноуже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
Вчем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделитьтри наиболее ярких преимущества:
- контрольза документом начиная с момента его поступления;
- централизацияконтрольных функций;
- единыенормы документооборота.
Вотличие от западных методов работы с документами, в российскойпрактике документ ставится на контроль в момент его поступленияв орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в полезрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. Приэтом отслеживается связь документов – в случае если один документпоявился в результате выполнения решения, принятого по другомудокументу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа,поступившего в орган государственной власти и местногосамоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ ужене может исчезнуть бесследно.
Максимальнаяцентрализация контроля за документооборотом предполагает, что документдолжен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастаярезолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускаетсяк непосредственным исполнителям.
Другойважной особенностью «российской модели» является наличие единых и детальнорегламентированных правил работы с управленческими документами в организацияхнезависимо от их сферы деятельности. Вся деятельностьделопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля –регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов,картотек и отчетных форм.
Вусловиях существования в органах власти такого детального регламентадокументооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии тогоили иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идтиоб автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современныхинформационных технологий.
Традиционноеделопроизводство предполагает ведение множества журналов и / иликартотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этихкартотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства.В то же время ничто не мешает включить в автоматизированнуюсистему возможность связи карточки с электронным образом собственнодокумента (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Такимобразом создаются технологические условия для перехода к электронномудокументообороту. Переход же к электронному документообороту,в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивовс эффективными механизмами справочно-аналитической работына множестве документов в различных формах представления.
Сдругой стороны, использование компьютерной сети создает условия длядецентрализации выполнения различных делопроизводственных функций присохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например,разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлятьсамостоятельную регистрацию документов и при этом централизованноконтролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающейтерриториально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованныйконтроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамкахчисто бумажной технологии.
Российскаямодель документооборота не просто вполне совместима с современнымиподходами к процессам управления, но и существенно превосходитзападные модели построения документооборота. Ведь в российской моделиутеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкцийделопроизводства.
С документами– независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции:принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению,контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российскихорганах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложилисьопределенные правила организации этой работы.
Типовой «циклжизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе сдокументами – представлен на рис. 1.
Документ,поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что емуприсваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал иликартотеку вместе с информацией о документе.
После этогодокумент начинает движение по органу власти. Практически на любом этапедвижения документ может быть за ненадобностью списан в дело, чтосоответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списаниядокумент, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается наархивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правиламиархивного хранения.
/>
Рисунок 1 – Производственныйцикл документооборота
В началедвижения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которыеопределяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу –«выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ непопадает к исполнителям.
Исполнители,по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетамируководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполненияи принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы наддокументом он списывается в дело.
Как правило,в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний илиисходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могутподразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций«по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о такоммероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.
Созданиедокумента – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большогоколичества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению ибудет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.
Документ,«рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документпредназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, адля отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Составрегистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило,одинаковый.
Обычнорегистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после егоутверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всехуполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти.Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то естьразработки и согласования проекта документа.
3.2 Работа с письмами и заявлениями граждан
самоуправлениекорреспонденция документ архив
Организациюработы с письменными и устными обращениями граждан по учету, прохождению,рассмотрению, подготовке ответов и анализу поступивших обращений вИсполнительном комитете обеспечивает отдел писем и приема граждан Управленияделопроизводства.
Контроль засвоевременным и полным рассмотрением письменных обращений гражданобеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольногоуправления.
Организацияработы (регистрация и контроль) с обращениями граждан, поступившими через официальныйсайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос РуководителюИсполнительного комитета»), «Прямую связь», а также на личных встречах сжителями, обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений гражданКонтрольного управления. Для вопросов, поступивших на официальный сайт муниципальногообразования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительногокомитета») устанавливается срок подготовки ответа – 7 дней. Срок продлевается взависимости от сложности вопроса.
Письмаграждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительногокомитета, его заместителям, руководителю аппарата, поручения вышестоящихорганов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота Управленияделопроизводства и передаются для регистрации и сканирования в отдел писем иприема граждан Управления делопроизводства. В процессе первоначальной обработкипоступивших писем отделом документооборота Управления делопроизводствапроверяется правильность доставки и целостность вложений.
Заявления граждан, адресованные Мэру г. Казани,Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппаратаи ответы о результатах рассмотрения обращений граждан принимаются отделом писеми приема граждан Управления делопроизводства.
При регистрации обращений граждан, направленныхМэру г. Казани, в электронной базе данных делается отметка опереадресовании обращений Руководителю Исполнительного комитета г. Казани.Поручения вышестоящих органов переадресовываются (в электронной базе данных) вКазанскую городскую Думу. На первой странице письма ставится регистрационныйштамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и датыпоступления.
В пределахкалендарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером,что и первоначальное письмо. К поступившему письму приобщаются материалырассмотрения предыдущих обращений.
Все сведенияо поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электроннуюрегистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления,тип и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилияавтора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткоесодержание, социальное положение заявителя. Заявление сканируется ипривязываются в электронном виде к регистрационной карточке.
Все письмапосле регистрации в электронном виде или на бумажном носителе пересылаются вотдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления дляоформления контрольных карточек Мэра г. Казани, РуководителяИсполнительного комитета. Контрольное управление определяет ответственныхисполнителей по заявлению и устанавливает срок исполнения документа.
Письменноеобращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя,отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным ирассмотрению не подлежит.
Если ванонимном обращении гражданина содержатся факты совершения противоправныхдействий, обращение проверяется в порядке, установленном действующимзаконодательством.
В случае,если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение недается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в подразделениеИсполнительного комитета или должностному лицу в соответствии с ихкомпетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если егофамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Письма,адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, егозаместителям, руководителю аппарата и не носящие личного характера, подлежатрегистрации. Вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром г. Казани,с проектом контрольного поручения передаются ему Контрольным управлением черезпомощника Мэра г. Казани.
Зарегистрированныеписьма передаются через Контрольное управление на рассмотрение Мэру г. Казани,Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппаратаИсполнительного комитета, как правило, в день их поступления.
Всоответствии с поручениями Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительногокомитета, его заместителей, руководителя аппарата обращения направляются наисполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, а также врайонные администрации, в компетенции которых находится решение поставленных вписьмах вопросов.
Заявления наприем к заместителям Руководителя Исполнительного комитета, заявления о выдачесправок, обращения «для сведения» направляются для рассмотрения по назначениюнепосредственно отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.
Направлениеписем граждан заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителюаппарата Исполнительного комитета осуществляется в электронном виде отделомконтроля за обращениями граждан Контрольного управления в зависимости от ихполномочий в решении поставленных вопросов, а также согласно установленнымслужебным обязанностям. Направление писем граждан в оригинале заместителямРуководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительногокомитета осуществляется отделом писем и приема граждан Управленияделопроизводства после выдачи контрольного задания Контрольным управлением.
Письма, вкоторых содержатся вопросы, решение которых находится в компетенции несколькихзаместителей Руководителя Исполнительного комитета, направляются (в электронномвиде или на бумажном носителе) всем соисполнителям. Электронный вид контрольнойкарточки рассылается исполнителям автоматически по базе данных. Ответственныйисполнитель определяется по наибольшему числу вопросов, содержащихся в письме,или по первому из них. На основе информации соисполнителей ответственный исполнительготовит обобщенные ответы заявителю и учреждению, где письмо находится наконтроле.
Помощник илиреферент заместителя Руководителя Исполнительного комитета формирует задание (вэлектронном виде) с указанием должностного лица подразделения, которомупоручается подготовка ответа.
Не допускается направление писем и заявлений нарассмотрение должностным лицам и органам, в которых содержится протест на ихдействия.
Переадресование писем граждан осуществляется отделомконтроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления через отделписем и приема граждан Управления делопроизводства или с его уведомлением лишь втечение 3-х дней со дня даты формирования контрольного задания.
Передачадокументов по обращениям граждан между подразделениями Исполнительного комитетаи в Контрольное управление осуществляется через отдел писем и приема гражданУправления делопроизводства. Документы передаются с соответствующей отметкой врегистрационно-контрольной форме.
Руководители структурныхподразделений Исполнительного комитета:
– определяютпорядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших заявлениях;
– добиваютсяот исполнителей, которым поручено рассмотрение письма, всесторонней проверкифактов и подготовки ответов на все поставленные автором вопросы;
– контролируютвыполнение поручений, конкретных мер по решению затронутых заявителем проблем;
– организуютподготовку информации Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям,руководителю аппарата Исполнительного комитета или ответа заявителю ивышестоящим организациям, направившим письмо в Исполнительный комитет, орезультатах рассмотрения;
– принимаютрешения о завершении работы по рассмотрению заявления (обращения), докладываюто результатах его рассмотрения.
Заявленияграждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются, ирешения по ним принимаются безотлагательно, не позднее 15 дней со дняпоступления в подразделение, обязанное решить вопрос по существу.
Обращения,требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение одногомесяца, если в резолюции не указан иной срок исполнения.
В случаях,когда для решения поставленных в письме вопросов необходимо дополнительноевремя, сроки подготовки ответа могут быть продлены должностным лицом, давшимпоручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомитьзаявителя и организацию, направивших заявление. В отдельных случаяхруководитель, ответственный за рассмотрение заявления, может установить дляподчиненных более короткий срок исполнения.
Если изучениевопросов, поставленных в письме, закончено непосредственно в подразделенииИсполнительного комитета, то заявитель извещается об этом, как правило, вписьменной форме. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, очем исполнителем готовится информация на имя руководителя аппаратаИсполнительного комитета, которая после списания в дело поступает через отделписем и приема граждан Управления делопроизводства в отдел контроля зарассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроляпоручения Руководителя Исполнительного комитета. После снятия с контроляинформация на бумажном носителе с визами исполнителей и контрольная карточка сотметкой о снятии с контроля передаются в отдел писем и приема гражданУправления делопроизводства для приобщения к делу.
Повторныезаявления, просьбы и жалобы, по результатам рассмотрения которых их авторамранее давались обоснованные разъяснения, могут с разрешения РуководителяИсполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппаратаИсполнительного комитета не рассматриваться. Данные заявления приобщаются ксоответствующим делам. О решении повторно не рассматривать поступившеезаявление сообщается автору исполнителем, рассматривавшим последнее его заявление.
О результатахрассмотрения письма или устного обращения исполнитель письменно докладываетдолжностному лицу, давшему поручение. При наличии нескольких исполнителейитоговые документы по результатам рассмотрения писем граждан перед докладомруководителю должны быть завизированы соответствующими должностными лицами вподразделениях-соисполнителях.
Ответзаявителю письма готовится на языке обратившегося на бланке установленногообразца с привлечением при необходимости переводчика общего отдела Управленияделопроизводства. В ответе необходимо указать, от кого письмо получено и покакому вопросу, дать исчерпывающую информацию на поставленные вопросы исообщить о принятых мерах (если отдельные приведенные в письме факты неподтвердились, то следует указать на это). В ответе на письма организаций пообращениям граждан необходимо сослаться на номер и дату письма. Ответызаявителям и в вышестоящие органы по обращениям граждан готовятся всоответствии с требованиями ГОСТ Р6. 30 – 2003.
Ответы отпредприятий и организаций на переданные им для рассмотрения письма должны бытьподписаны их руководителями, а в их отсутствие – лицами, замещающимируководителей.
Ответ наколлективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (еслив письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому изподписавших такое заявление.
Проектыответов Мэра г. Казани в вышестоящие органы по письмам граждан послеподписи курирующего заместителя Руководителя визируются руководителем аппаратаИсполнительного комитета, Руководителем Исполнительного комитета и всоответствии с контрольным поручением передаются исполнителем на подпись Мэру г. Казанис отметкой отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства черезобщий отдел Казанской городской Думы. Помощник заместителя РуководителяИсполнительного комитета, подготовившего ответ, несет ответственность закачество подготовки (грамотность, оформление, содержание и полноту ответа)документа.
Послеподписания Мэром г. Казани письма по обращению гражданина и присвоенияисходящего номера общим отделом Казанской городской Думы, документы (завереннаякопия второго экземпляра ответа в вышестоящий орган, поручение вышестоящегооргана, заявление гражданина, контрольное поручение, приложенный ответзаместителя Руководителя Исполнительного комитета заявителю) возвращаются вотдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для присвоенияисходящего номера и отправки письма заявителю через отдел документооборотаУправления делопроизводства и направления документов в отдел контроля зарассмотрением обращений граждан Контрольного управления на снятие с контроля.
Проектыответов Руководителя Исполнительного комитета в вышестоящие органы на письмаграждан после подписи курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитетавизируются руководителем аппарата Исполнительного комитета и в соответствии сконтрольным поручением передаются на подпись Руководителю Исполнительногокомитета отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.
Данныезаявителям ответы, содержащие обещания, остаются на контроле в соответствующемподразделении, а также в отделе контроля за рассмотрением обращений гражданКонтрольного управления, отделе писем и приема граждан Управленияделопроизводства (для обращений, по которым не выдано контрольное поручениеКонтрольного управления) и снимаются с контроля после дополнительного ответа овыполнении
Помощникзаместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя подразделенияпроверяет содержание, правильность оформления, грамотность документа и визируетего. Ответ на бланке и 2-й экземпляр с визами всех исполнителей с указанием датподписания передаются в электронном виде и на бумажном носителе в отдел писем иприема граждан. После присвоения исходящего номера ответы автору обращения и ввышестоящие органы конвертуются отделом писем и приема граждан и по описиотправляется адресату через отдел документооборота. 2-й экземпляр ответа вэлектронном виде или на бумажном носителе и документы по обращению направляютсяв отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления дляснятия с контроля. После снятия с контроля документы по обращению и контрольнаякарточка с отметкой о выполнении поступают в отдел писем и приема граждан дляформирования дела и архивирования.
Письмаграждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на всепоставленные в них вопросы.
Вторыеэкземпляры подписанных Руководителем Исполнительного комитета, егозаместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответов послеотправки адресатам передаются в отдел писем и приема граждан до 16.00, которыйв свою очередь направляет их в отдел контроля за рассмотрением обращенийграждан Контрольного управления (в электронном виде или на бумажном носителе)для снятия контрольного поручения с контроля до 17.00 часов.
ПодписанныеРуководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителемаппарата Исполнительного комитета ответы на обращения, поступившие через«Прямую связь», официальный сайт муниципального образования г. Казани рубрика«Вопрос Руководителю Исполнительного комитета», из общественных приемныхдепутатов, на встречах с жителями, передаются в отдел контроля за рассмотрениемобращений граждан Контрольного управления для отправки адресатам и снятияконтрольного поручения с контроля.
Законченныеделопроизводством письма граждан в подразделениях Исполнительного комитетаформируются в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Справочнаяработа по обращениям и письмам граждан, поступившим в Исполнительный комитет,осуществляется отделом писем и приема граждан и отделом контроля зарассмотрением обращений граждан Контрольного управления (по обращениям,зарегистрированным непосредственно в Контрольном управлении, и вопросамконтроля исполнения поручений).
Направление ответов на письма в вышестоящиеорганы и заявителям осуществляется отделом писем и приема граждан через отделдокументооборота Управления делопроизводства. Если необходим возврат обращениязаявителя в вышестоящие организации, исполнитель прикладывает копию обращениядля приобщения в «Дело».
Отдел писем иприема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематическипредставляет Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, егозаместителям – кураторам отраслей городского хозяйства и руководителю аппаратаИсполнительного комитета сведения о количестве и характере поступивших ирассмотренных письменных и устных обращений граждан (в электронном виде и набумажном носителе), разрабатывает предложения и рекомендации посовершенствованию работы по рассмотрению заявлений граждан и разрешению поставленныхв них вопросов.
Аналогичныесведения представляются по запросам в Аппарат Президента Республики Татарстан,Кабинет Министров Республики Татарстан, Государственный Совет РеспубликиТатарстан.
3.3Совершенствование документооборота в органах местного самоуправления
В настоящее время совершенствованию нормативно-правовогообеспечения документооборота уделяется значительное внимание. Так, в последниегоды принят закон «Об электронной цифровой подписи», закон «Об информации,информатизации и защите информации». Однакообщую направленность совершенствования как нормативно-правового, так иорганизационного, технического обеспечения документооборота задает Федеральнаяцелевая программа «Электронная Россия», рассчитанная по времени до 2010 года.
Для достижения данной задачи необходимо:
- развитиесистем внутриведомственного электронного документооборота, локальныхинформационных сетей, разработка стандартов делопроизводства идокументооборота;
- развитиесистем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающихсокращение сроков обработки документов;
- повышениекачества принимаемых управленческих решений путем распространения ииспользования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развитиясистем консультирования и повышения квалификации.
Также на совершенствование деятельности органов местного самоуправления влияетчеловеческий фактор. Большинство сотрудников не полностью освоили компьютер. Наданный момент в органах местного самоуправления проводят обучение сотрудниковкомпьютерным технологиям.
Реализацияработ по совершенствованию деятельности органов государственной власти иместного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационныхмероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфереинформатизации, разработку и внедрение стандартных решений, а также эффективноеиспользование выделяемых на эти цели бюджетных средств.
К 2010 годунамечается завершить переход всех органов государственной власти к электронномудокументообороту, который обеспечивает использование электронной цифровойподписи и учитывает требования информационной безопасности.
Основополагающуюроль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации РоссийскойФедерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболеесущественные положения документационного обеспечения, в том числе,обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способыдокументирования, электронное документирование, обмен документированнойинформацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мерответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативнойбазой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборотаи электронного архива, но и в определенной степени определит направления идальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ.
Заключение
Основнаяфункция любого государственного или муниципального учреждения – принятиеуправленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений,необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объемтехнической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, аиногда и замещает основное содержание деятельности.
Непрерывныйрост объемов документации в стране, как и во всем мире, обусловленный целымрядом объективных факторов, приводит специалистов к необходимости поискавозможностей управления им и овладения информацией. Собственно, процессовладения информацией в документальной форме сопровождал все развитиечеловечества, и каждый новый шаг был связан с изобретением все болеесовершенных средств фиксации и прочтения информации.
В наше времялюбой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управленияможно механизировать работу с документами и автоматизировать обработкуинформации, содержащейся в документах. Компьютер предъявляет жесткие требованияк формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Поэтомуавтоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеетважнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельныхучреждений, так и системы государственного управления в целом.
Необходимоучитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет своезначение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждатьсяи доставляться в бумажном виде.
Списоклитературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство/В.И. Андреева, изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа»Интел-Синтез». 2000.
2. Алексеева Е.В. Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковыесправочники в архиве организации/Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева, Е.М. Бурова,Г.А. Осичкина // Секретарское дело 2002. №1.
3. Баласанян В.Э. Применениеавтоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) дляповышения эффективности управления/В.Э. Баласанян // Делопроизводство.2002. №2.
4. Баласанян В.Э. Электронныйдокументооборот глазами профессионала/ В.Э. Баласанян // Банки итехнологии. 2002. №1.
5. Бобылева М.П. Эффективныйдокументооборот: от традиционного к электронному./ М.П. Бобылева – М.:Издательство МЭИ, 2004.
6. Басакина Н.В. Организацияподготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных формсобственности // Секретарское дело 2000. №3.С. 87–90.
7. Бобылева М.П. Напути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности службдокументационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)/М.П. Бобылева //Делопроизводство 1999. №2. С. 45–49.
8. Вялова Л.М. Организациядвижения документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 16–20.