Реферат по предмету "Бухгалтерский учет и аудит"


Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Министерствообразования Республики Беларусь
Учреждениеобразования
«Минскийгосударственный политехнический колледж»
Специальность2-26 02 32 «Документационное обеспечение
управления иархивоведение»
Дисциплина«Архивоведение»
Курсоваяработа
Государственныйучет документов в архивах Республики Беларусь
Разработала
Руководитель

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УТВЕРЖДАЮ
Председательцикловой
комиссии
_______
ЗАДАНИЕ
Для курсовойработы по дисциплине Архивоведение
учащейся____курса 3 группы
Тема курсовойработы Государственный учет документов в архивах

ПЛАН
 
Введение
1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах
2 Организация государственного учета документов в архивах
Заключение
Литература
Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытиядокументов.
Приложение Б Список фонда

Введение
В соответствии с ЗакономРеспублики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в РеспубликеБеларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивахорганизации государственной и негосударственной формы собственности подлежатобязательному централизованному учету.
Во все времена было важносохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к.он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учетаи отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнениевсех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в нихгарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые напостоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.
Документ — это ценныйноситель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости.Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, вВеликом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, вСоветский период, а также на современном этапе развития. Учет документовявляется средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, даетвозможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашейстраны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочныйаппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежатдокументы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственныйархив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.
Учету подлежат вседокументы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные дляданного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основойучета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляетсяс помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядкеведутся следующие основные учетные документы:
— описи дел;
— книга поступления ивыбытия документов;
— листы фондов;
— список фондов;
— номенклатура дел;
— дела фонда;
Кроме учетнойдокументации на архивные материалы в государственных архивах имеются системыучета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся вархиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытиемдокументов.
Целью моей курсовойработы является: описать основные моменты организации учета документов вархивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных впроцессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитиеответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации;научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.

1. Понятие и правовыеосновы учета документов
В соответствии с Законом Республики'Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ«О Национальном архивном фонде иархивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда,хранящиеся в архивах организаций государственной и негосударственной формысобственности, подлежат обязательному централизованному учету.
Учет документов —определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражениеэтого количества и состава в учетных документах.Данный процесс является важным для обеспечения сохранности архивных документов,т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в учете документации, они могутбыть бесследно утерян, а вместе с ним может исчезнуть и частичка нашей истории.
Учету подлежат все документы,находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данногоархива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фондаи фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников,номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учетаархивных документов является единство их хранения и учета. Учет документовстроится на принципах: централизации; преемственности учетных документов навсех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.
Централизация архивного дела создалапредпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования кучетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единыеформы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в веденииучета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации,(единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состави объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняютсядокументами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новыхдокументов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожениюдел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует отсистемы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящиеизменения как в объеме, так и в составе документов.
Приемдокументов в государственные архивы производится на основе письма учреждения иактов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятсяизменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, делофонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также рядвспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел,паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографическихуказателей и
Кроме учетнойдокументации на архивные материалы в государственных архивах имеются, системыучета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования.Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда ифонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.
Он осуществляется с помощью основных ивспомогательных документов. Учетные документы должны быть сосредоточены узаведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетнаядокументация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах,а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве вобязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
— книга поступления и выбытия документов;
-список фондов;
-листы фондов; описи дел;
— номенклатура дел;
-книга выдачи дел вовременное пользование.
Сложившаяся системаучета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющихсправочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает ихсохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержаниеархивных материалов. Правильноналаженный учет является залогом успешной работы архива
2.Организация государственного учета документов в архивах
Всоответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фондеи архивах в Республике Беларусь» документы НАФ независимо от места их храненияподлежат централизованному государственному учету. Учет документовНационального архивного фонда Беларуси — это определение их количества иотражение его в учетных документах.
Учету подлежат вседокументы, входящие в НАФ Республики, независимо от их содержания, подлинности,способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документовявляется единство их хранения и учета. Документы, образующие НАФ, объединяютсяв ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводствав учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующиекомплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива вцелом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, чтокаждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетныхдокументов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждомукомплексу. Первичное звено — дело — принимается за исходную величину (единицуколичественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются пофонду, а затем по архиву
Установленыединые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммированиеи обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения.Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентациисистемы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единогометодического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех,которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Этиизменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива вдругой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практическойценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способностиоперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составедокументов.
Вгосударственных архивах существует централизованный учет документов, которыйведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Крометого, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечениясохранности документов и фондов… Учет документов в архивных учрежденияхосуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первыхобязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самимархивом.
Вцентрализованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
— книга учетапоступления документов;
— списокфондов;
— листыфондов;
— описи дел(первый экземпляр);
— карточкифондов;
— паспортархива на 01.01.;
— дела фондов;
— сведения обизменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытиядокументов ведется учетописанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личномусоставу, принятых архивом. Ведется книга по годам, но порядковая нумерацияваловая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы,и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются ихнаименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фондаили номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количествопоступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется витоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся такжеобнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
Списокфондов—это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров.Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз,при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очереднойномер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фондыи архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится всписок с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит изполного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения —фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, временидеятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив илиликвидации в списке в графе «Отметка о выбытии» указывается, кудавыбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерацияпроизводится только с разрешения Белкомархива.
Лист фонда заводится при первомпоступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целоми происходящих изменениях.
Лист фондасостоит из трех основных разделов:
В первомразделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, датапервого поступления, местонахождение фонда (наименование государственногоархива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивномуоргану, прежний номер фонда;
Во второмразделе приводятся количественные показатели и документальное основаниепоступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждуюдату записи;
В третийраздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объемв делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел вналичии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводитсялист-продолжение, в верхней части которого пишется: «Продолжение, ф.…л. 2». На первом листе делается ссылка: «См. продолжение, л. 2, 3, 4и т.д.» Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхнихуглах нового и старого листов фонда делается отметка: «Листпересоставлен» и указывается, когда и по какой причине.
Карточкафондазаполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами вГоскомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываютсядаты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге,название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фондасо всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. сперечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единицхранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и даетсяаннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточекфондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовыекаталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этихизменения сообщают государственные архивы. «Сведения об изменениях всоставе и объеме архивных фондов на 01.01.» заполняется архивами ивысылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды,в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивовфондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов,объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, егоподчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. Витоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на началоистекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и делпринято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.
Паспортархива—учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива запрошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двухэкземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящуюорганизацию. Паспорт включает следующие разделы:
В первомразделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме иплощадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженностиархивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройкиздания.
Второй разделпосвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе,кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых документов.
В третьемразделе отражается информация о количестве учреждений-источников комплектованияархива и объема хранимых документов и дел в них.
В четвертомразделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопийиз зарубежных архивов.
В пятомразделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов,подготовке обзоров документов.
В шестойраздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел изархивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.
В седьмомразделе анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги,журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.
В делефондов,которое заводится на каждый фонд, хранится документация, раскрывающая егоисторию и состояние. В него помещаются историческая справка офондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов куничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др.Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функциионо выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условияхнаходились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности,использование. Каждому делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда впорядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются.На все документы составляется внутренняя опись.
Описи дел постоянного хранения составляется по установленнойформе. Графыописи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложкудела. Систематизация дел внутри описи аналогична систематизации дел пономенклатуре дел: учредительные документы, протоколы, приказы, планы, сметы,штатные расписания, балансы, отчеты, статистические отчеты, переписка и др.
В конце каждого годового раздела своднойописи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляетсяитоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическоеколичество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаютсяособенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая записьподписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составленияописи. В ведениизаведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда,за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вноситизменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовитновые итоговые записи к описям.
Вцентрализованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательныеучетные формы. Среди них
— реестрыописей,
— карточныйуказатель к листам фондов,
— книгидвижения документов.
— книги учетафондов архивохранилища;
— книги учетадвижения дел по архивохранилищам;
— карточкипофондового топографического указателя;
— карточкипостеллажного топографического указателя;
— карточки нанеобнаруженные дела и др.
Реестрописейзаводится при наличии значительного количества описей в архиве. В немустанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов,внесенных в опись, количество дел и листов в описи, экземплярность описи,отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов— по порядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всехописей архива.
Карточныйуказатель к листам фондов, карточки для него составляются на каждый фонд. Еслинаименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на всепереименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда,крайних датах существования учреждения фондообразователя и его документов.Систематизируются карточки в указателе чаще всего попроизводственно-отраслевому принципу. Карточный указатель к листам фондовпозволяет быстро навести справку о наличии того или иного фонда, установить егономер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверканаличия фонда позволит избежать присвоения двух различных номеров документамодного и того же фонда, поступившим в разное время.
Контроль задвижением дел в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи. Выбытиедокументов также фиксируется в учетной документации. Оно проводится наоснований актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,актов о неисправимых повреждениях дел (документов), актов об обнаружении дел,актов приема-передачи документов в другой государственный и ведомственныйархив, акта описания, переработки описей, акта о технических ошибках в учетныхдокументах, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Приснятии с учета документов в описях в графе «Примечание» противкаждого выбывшего дела ставится отметка «Выбыло» с указанием наосновании чего и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи.
Книгаучета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней впорядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данномхранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, датыпоступления фонда. Графу «Количество описей и дел» рекомендуетсязаполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондовдействующих
Книгаежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждомархивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондовархивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению,передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итогколичества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и делв целом по хранилищу.
Пофондовыеи постеллажные топографические указатели составляются для закрепления местахранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондовоготопографического указателя заполняется отдельно на каждый фонд и онирасполагаются в порядке номеров фондов. Карточки постеллажного топографическогоуказателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров впределах отдельного помещения.
Картотеканеобнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из хранилища) ведется дляоблегчения и контроля за их поиском
Паспортархивохранилища заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Онсоставляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведенийв централизованный учет. Паспорт заводится на каждое хранилище и состоит изчетырех разделов: В первом указывается местонахождение архивохранилища и даетсяхарактеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения оналичии приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные околичестве закартонированных дел.
Во второмразделе общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и делпо категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В неговключается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел,нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о созданиистрахового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших иприбывших в хранилище.
Третий разделпосвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В нем приводятся данныео количестве описей, наличии указателей и карточек, их видах и количестве.
В четвертомразделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного захранилище.
Например, дляобеспечения сохранности особоценных документов, для которых невозможна подшивка, ахранение их возможно только горизонтальном состоянии, или в специальной упаковке необходимыспециальные учетные документы.
Также особенностиГосударственного учета особо ценных документов вызваны особенностями их комплектования. Например:
-поступление в архив неописанных документов;
-поступление документов в один фонд с разных источников комплектования;
-практически неограниченный по времени период комплектования;
-неравномерность поступлений по количеству документов.
В связи с этим в течение всего процесса комплектования могут изменяться:
-условия фонда;
-категория фонда;
-хронологические рамки документов фонда.
Названные факторы обусловливают и особенности государственного учета фондов личного происхождения. Основными с таких особенностей являются:
-оперативность учетных операций;
-учет не только описанных единиц хранения, но и документов, которые прошли этап сложения предыдущей описи в отделе комплектования;
-единый учет документов разных исторических периодах и в границах одного фонда.
Учетдокументов личного происхождения обеспечивается двумя видами документации: основной и оперативной.
К основным учетнымдокументам пофондам личного происхождения относятся:
-книга учета поступлений;
-список фондов;
-лист фонда;
-архивные описи;
-реестры описей;
-сведенья об объеме исмене в составе архивных фондов;
-описи особо ценных единиц хранения;
-списки фондов, которые удерживают единицы хранения;
-реестры описей единицами хранения;
-описи страхового фонда.
Основные учетные документы обеспечивают учет фондов на стадии хранения и использования.
Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии комплектования, ученого описания и их хранения. К оперативным учетным документам относятся:
-акты приему документов;
-акты ученого описания документов;
-акты о выявлении неучтенных документов;
-акты о неисправных повреждениях документов;
-акты о потере документов, пути поиска и пр.;
-акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов.
Для скорого адресного поиска каждого фонда складывается карт-кофе указатель к листам фонда.
Под учетомНаучно-технической документации понимается определение ее количества и составав установленных единицах учета, отражение количества и состава в учетныхдокументах. Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и обеспечениясохранности, а также контроля за ее наличием и состоянием, организации поискадокументной информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида,носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательномугосударственному учету.
Учет НТДведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение илина специально выделенного работника. Помимо централизованного, ведется учетдокументов по каждому хранилищу.
С цельюправильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которойпоследовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету приприеме (или выбытии) документов.
Учет НТД вархиве осуществляется посредством основных и вспомогательных учетныхдокументов.
Основнымиучетными документами архива являются:
— книга учета поступленийдокументов;
— списокфондов;
— лист фонда;
— опись НТД;
— дело фонда;
Вспомогательными учетнымидокументами архива являются
— реестрописей ;
— опись особо ценных единицхранения;
— книги учетапоступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулоннойпленке и на микрофишах;
— паспортархивохранилища;
— карточка фонда.
Основная ивспомогательная учетная документация архива размещается в изолированномпомещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного заучет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетнаядокументация, опечатываются.
Особенностиучета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив внеописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учетапоступлений неописанных документов, в которой указывается условное название иномер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.
Послепервичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи иутверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), актприема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение,который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. Влисте фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».
Припоследующей обработке документов, составлении архивной описи дел личногопроисхождения и акта описания документов, документы снимаются с учета какнеописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов» листа фонда. Надокументы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документовсобственнику личного архива или акт о выделении к уничтожению документов (вслучае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств).Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогическихзапросов на карточках, пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователейи их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале накарточках согласно числа посещений пользователями читального зала по журналурегистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрациязапросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленномзаконодательством Республики Беларусь.
Учетподготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий,презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов ишкольников, печатных изданий, радио- и телепередач инициативных информацииведется на карточках учета форм использования документов.
Архив ведетучет количественных показателей использования документов (количествоиспользованных фондов, количество выданных для использования дел, снятыхкопий). Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающихот белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведется раздельно.

 
Литература
1 Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде иархивах в Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями от06.01.1999г.
2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь.- Мн.: БелНИИДАД, 2006.
3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фондыРеспублики Беларусь. – Мн.: БелНИДАД, 2005.
4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. АрхивоведениеБеларуси. Учебное пособие в двух частях. – Мн.: Издательский центр РИВШБГУ,1998.
5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архивнаучно-технической документации. – Мн.: БелНИДАД, 1998.
6 Основные правила работы архивов центральных и местныхорганов Государственной власти и управления, учреждений, организации ипредприятий Республики Беларуси. – Мн.: БелНИДАД, 2008.
7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. – Мн.: Информационное правовоеагентство Регистр,2008.
8 Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументаміасабістага паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). – Мн.: БелНІДАД, 2005.
9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7,с 31-34.

Приложение А
Обложка книги учета поступления и выбытиядокументов
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________

Приложение Б
Список фонда
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(наименование архива)
СПИСОК ФОНДОВ
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________ фонда Название фонда (коллекции) Дата первого поступления документов фонда Отметка о выбытии фонда (дата, подпись работника архива) 1 2 3 4
На 01.01 _______ года в архиве хранится________________________
_____________________________________________________фондов
Наименование должности
лица, составившего
итоговою годовую запись
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи


Не сдавайте скачаную работу преподавателю!
Данный реферат Вы можете использовать для подготовки курсовых проектов.

Поделись с друзьями, за репост + 100 мильонов к студенческой карме :

Пишем реферат самостоятельно:
! Как писать рефераты
Практические рекомендации по написанию студенческих рефератов.
! План реферата Краткий список разделов, отражающий структура и порядок работы над будующим рефератом.
! Введение реферата Вводная часть работы, в которой отражается цель и обозначается список задач.
! Заключение реферата В заключении подводятся итоги, описывается была ли достигнута поставленная цель, каковы результаты.
! Оформление рефератов Методические рекомендации по грамотному оформлению работы по ГОСТ.

Читайте также:
Виды рефератов Какими бывают рефераты по своему назначению и структуре.

Сейчас смотрят :

Реферат Канада - британская колония
Реферат Оценка эффективности создания сети аптек Здоровье
Реферат Этикет и этика деловых отношений
Реферат Спосіб лікування бактеріального вагінозу у вагітних з не виношуванням вагітності
Реферат Внешняя память компьютера Работа с таблицами в EXCEL и MS WORD
Реферат Образ управленца XXI века
Реферат Антисциентизм в современной западной философии (неокантианство, экзистенциализм, персонализм)
Реферат Электроснабжение предприятия по производству деталей к автомобилям
Реферат Семейное воспитание во Франции
Реферат Основные положения аудита
Реферат Роль сім ї у фізичному вихованні дітей
Реферат РУДГАП АТП 15 его характеристика и анализ финансово экономического состояния
Реферат А. С. Пушкина и поэме «Руслан и Людмила» в 5 а, 5 б, 5 в классах Учитель русского языка и литературы Минаева Т. Н. г. Ивантеевка, 2008 2009 уч год цель турнира: обобщить полученные на урок
Реферат Організація позакласної роботи в загальноосвітній школі
Реферат Применение волоконных штифтов в стоматологии