Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
ФИЛИАЛ БАЙКАЛЬСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
ЭКОНОМИКИ И ПРАВА в г. Якутске
Кафедра экономики и банковского дела
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: "Информационные технологии управления "
По теме: «Банковский документооборот»
(на примере Якутского филиала №8603 Сбербанка России)
Проверила Калаврий Т.Ю.
Выполнила студентка IV курса (МБ-06)
Иванова О.С.
Якутск 2010г.
Содержание
Введение
Глава 1. Прием и ведение документооборота
1.1 Общие положение
1.2 Прием документов от клиентов
1.3 Оформление первичных учетных документов
Глава 2. Документооборот на примере якутского отделения сбербанка России №8603
2.1 Хранение первичных учетных документов и бухгалтерскихдокументов
2.2 Ведение книги регистрации лицевых счетов
2.3 Формирование выписок по счетам клиентов. Выдача чековых книжек
Заключение
Список сокращений
Введение
Целью данной курсовой работы является: анализ документооборотав банке, на примере Якутского отделения СБЕРБАНКА РОССИИ № 8603.
В этой курсовой работе мной рассмотрены правила документооборотаПодробно изучен регламент 88-9-р.
Правила документооборота и технологияобработки учетной информации в Якутском Головном Отделении № 8603 Сбербанка Россииразработаны на основе “Правил документооборота и технологии обработки учетной информациив Сбербанке России” № 304-2-р (Редакция 2) от 04 ноября 2000 г. (со всеми изменениями и дополнениями).
1.1.Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом Российской Федерацииот 22.11.96 г. № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, Положением № 302-П Банка Россиис учетом специфики работы структурных подразделений Якутского Головного отделения№ 8603 Сбербанка России.
Правила обязательны к применениювсеми структурными подразделениями и отделами Якутского Головного отделения № 8603Сбербанка России.
Правила устанавливают основные требования по:
· приему и оформлению первичных учетных документов;
· формированию выписок по счетам клиентов;
· составу отчетов за день, формируемых структурными подразделениямии представляемыми в бухгалтерские службы;
· проверке и включению данных первичных учетных документов в баланс;
· формированию документов синтетического и аналитического учета;
· уничтожению испорченных бланков ценных бумаг и бланков;
· исправлению ошибочных записей;
· ведению книг регистрации лицевых счетов;
· порядку хранения первичных учетных и бухгалтерских документов.
Кроме того, в Правилах определена периодичность вывода на печатьдокументов аналитического и синтетического учета.
В Правилах определены основные требования по организации и ведениюбухгалтерского учета уполномоченными дополнительными офисами, а также порядок храненияпервичных документов этих структурных подразделений.
Правила определяют также основные требования к документооборотупри наличии в отделении централизованной базы данных счетов клиентов.
Правила документооборота могут содержать порядок формированияи архивирования первичных учетных и бухгалтерских документов в электронном виде.
Данная курсовая работа состоит из 34 страниц и содержит: введение,2 главы, заключение, 1 приложение и списка использованной литературы.
Глава 1. Прием и ведение документооборота1.1 Общие положение
Бухгалтерские операции выполняют уполномоченные работники, длякоторых их выполнение закреплено должностными инструкциями (входит в должностныеобязанности). В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролемрасчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетамбухгалтерского учета (независимо от того, в каком подразделении они работают).
Расчетно-кассовое обслуживание клиентов (физических и юридическихлиц), прием, предварительный контроль расчетных и кассовых документов клиентов осуществляютуполномоченные работники структурных подразделений. Оформленные первичные учетныедокументы в составе отчета за день передают в подразделения бухгалтерского учета.
Уполномоченные работники структурных подразделений осуществляютоперации в соответствии с нормативными документами Банка России и Сбербанка Россиии перечнем операций, подлежащих дополнительному контролю, с дополнительной подписьюконтролирующего работника.
Бухгалтерский учет операций осуществляют работники ОБУиО отделения,занятые обработкой документов первичного учета, последующим контролем и отражениемопераций в бухгалтерском учете.
Сектор централизованных операций по счетам физических лиц ОБУиОотражает следующие операции в ЦБД отделения:
Централизованные операции — операции посчетам клиентов, совершаемые в ЦБД отделения: зачисление поступивших средств насчета клиентов физических лиц, в том числе на счета банковских карт, начислениеи причисление процентов, списание налога с доходов согласно действующему законодательству.
Перечень централизованных операций может быть дополнен операциями,предусмотренными другими нормативными документами Сбербанка России.
Централизованные операции в ЦБД отделения отражаются секторомцентрализованных операций по счетам физических лиц.
Децентрализованные операции — операциипо счетам клиентов, в том числе по счетам банковских карт, оформленные структурнымиподразделениями, первичные документы по которым поступают в ОБУиО в составе отчетовдня структурных подразделений для отражения в учете и контроля.
Децентрализованные операции в ЦБД отделения отражаются сотрудникамисектора обработки первичной отчетности, рабочее место которых расположено в уполномоченномдополнительном офисе.
ОБУиО Якутского Головного отделения№ 8603 Сбербанка России составляет бухгалтерский баланс, являющийся составной частьюсводного баланса Северо-Восточного территориального банка.
Сводный баланс Северо-Восточного территориального банка СбербанкаРоссии является составной частью сводного баланса Сбербанка России.
Все работники отделения, осуществляющих бухгалтерский учет, иструктурных подразделений в части выполнения бухгалтерских операций и ведения бухгалтерскогоучета подчиняются главному бухгалтеру Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.
Главный бухгалтер или по его поручению начальник сектора ОБУиОопределяет конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемыхими счетов. Главный бухгалтер утверждает Положения о секторах, входящих в структуруотдела бухгалтерского учета и отчетности.
Распоряжения главного бухгалтера по ведению бухгалтерского учетаи конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемыхсчетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлениюопераций и представлению в бухгалтерские подразделения необходимых документов исведений обязательны для всех работников.
Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерскогоучета в учреждениях Сберегательного банка Российской Федерации (Рабочий план счетов),утвержденным Президентом Сбербанка России 09 декабря 1997 года, который разработанна основании Плана счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях РоссийскойФедерации, с учетом последующих изменений и дополнений.
Первичные учетныедокументы — оправдательные документы, применяемые для оформления банковских,финансово-хозяйственных операций на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Расчетный документ- это распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств сосвоего счета и их перечислении на счет получателя средств (платежное поручение,аккредитив, чек), а также распоряжение получателя средств (взыскателя) на списаниеденежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателемсредств (платежное требование, инкассовое поручение).
Кассовые документы- первичные учетные документы, применяемые при оформлении операций по приемув кассу и выдаче из кассы денежной наличности и ценностей.
Счета межфилиальныхрасчетов — счета (в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте, вдрагоценных металлах), открываемые на балансах участников системы межфилиальныхрасчетов для учета взаимных расчетов.
ЦБД отделения — централизованная база данныхЯкутского отделения № 8603, в которой ведутся лицевые счета клиентов отделения ивнутренних структурных подразделений, включая счета банковских карт, и осуществляетсяаналитический учет. К данной базе может быть организован удаленный доступ в режимереального времени для структурных подразделений Якутского отделения № 8603. В случаеотсутствия доступа к данной базе структурные подразделения ведут ИнформационныеБД (Информация о счетах).
Информационная БД — локальная база данныхструктурного подразделения Якутского отделения № 8603, которая содержит информациюо счетах клиентов и документах, принятых для проведения операций по счетам, за исключениемсчетов банковских карт. Состав информации по счетам международных банковских картв информационной базе данных структурного подразделения регламентирован Порядком№ 299-2-р.
Информация о счетах — информация о счетахклиентов структурного подразделения Якутского отделения № 8603 и документах, принятыхдля проведения операций по счетам, которая имеется в структурном подразделении набумажном носителе (в картотеке).
Сектор централизованных операций по счетам физическихлиц ОБУиО — подразделение отдела бухгалтерского учета и отчетности, осуществляющееведение лицевых счетов по счетам физических лиц отделения, централизованные операциипо счетам физических лиц отделения и бухгалтерский учет проведенных по ним операциям.
Структурное подразделение, имеющее удаленный доступк ЦБД отделения — автоматизированные внутренние структурныеподразделения, осуществляющие операции по вкладам в режиме on-line с ЦБД отделения.
Структурное подразделение, не имеющее удаленныйдоступ к ЦБД отделения — автоматизированные внутренние структурные подразделения,осуществляющие операции по вкладам в локальной базе данных и взаимодействующее сЦБД отделения в режиме off-line,или внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам вручную.
документооборот банк учетный документ
Банк — центральный аппарат, филиал (территориальныйбанк, отделение, организационно подчиненное территориальному банку, отделение СбербанкаРоссии г. Москвы), дополнительный офис филиала Сбербанка России, осуществляющиекредитование юридических лиц и предпринимателей.1.2 Прием документов от клиентов
Уполномоченные работники структурных подразделений принимаютдокументы от клиентов — юридических лиц как правило в операционное время, а от клиентов- физических лиц — только в операционное время, установленное для их обслуживания.При этом все документы, поступающие в структурные подразделения в операционное время,подлежат оформлению в этот же день и отражению по счетам баланса тем же днем.
Операционное время обслуживания юридических лиц во всех структурныхподразделениях устанавливается приказом по отделению.
Документы, поступающие от клиентов — юридических лиц во внеоперационноевремя, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документовпосле операционного времени оговаривается в договорах на расчетно-кассовое обслуживаниеклиентов — юридических лиц.
Представляемые клиентами — юридическими лицами (в том числе банками- респондентами) расчетные документы на осуществление расчетов в валюте РФ по ихпоручению в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиямиБанка России. При этом платежные поручения, чеки, аккредитивы, платежные требования,инкассовые поручения оформляются в соответствии с Положением Банка России № 2-Пи Положением № 222-П.
Платежные поручения от клиентов — юридических лиц могут приниматьсякак на бумажных носителях, так и в электронном виде, переданные по системе АС “Клиент-Сбербанк”.
Представляемые клиентами — юридическими лицами кассовые документына получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствиис Положением № 318-П Банка России, Регламентом № 628-3-р, Регламентом № 1354-2-ри настоящими Правилами.
Для осуществления валютных операций и операций с драгоценнымиметаллами клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативнымиактами Банка России, действующим законодательством и соответствующими нормативнымидокументами Сбербанка России.
Чеки и платежные поручения клиентов принимаются в течение 10дней со дня их выписки, не считая дня выписки, обозначенного на документе, без исправлениядаты и других реквизитов, обозначенных в документе. В объявлениях на взнос наличныхденег должна быть указана дата фактического представления их в структурное подразделениеЯкутского отделения № 8603 Сбербанка России.
В тексте расчетных документов, а такжена обороте денежных чеков клиент обязан указывать назначение сумм платежа. Сведенияо назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.
Предприятия, организации и учреждения, которые в установленныхслучаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляютплатежные поручения, денежные чеки без указания назначения сумм платежа.
Порядок приема и исполнения расчетных и кассовых документов клиентов- юридических лиц изложен в Порядке № 814-3-р Сбербанка России.
Особенности исполнения поручений клиентов — юридических лиц озачислении денежных средств на основании реестра/реестров на зачисление и взаимодействиеподразделений отделения при приеме электронных списков, подписанных ЭЦП, для зачисленияденежных средств на счета клиентов — физических лиц осуществляется согласно РегламентуСбербанка России от 23.01.2002 года № 878-2-р от 04.10.2006 года (с учетом измененийи дополнений), и внутренних нормативных документов Якутского отделения № 8603.
Порядок приема и исполнения расчетных документов в валюте РоссийскойФедерации и иностранной валюте банков — респондентов регламентирован Порядком №577-4-р Сбербанка России, а в драгоценных металлах — Порядком № 928-р (с учетомизменений и дополнений).
Взаимодействие подразделений отделения при прохожденииплатежей.
При приеме от клиентов расчетных документов на бумажных носителяхоперационный работник проверяет правильность их оформления согласно п.5.2 Правил.Требующие валютного контроля расчетные документы ОПЕРО передаются операционным работникомсотруднику ОВиНО, в структурных подразделениях — ответственному, назначенному приказомпо ДО для осуществления валютного контроля. На основании прошедших проверку (в т.ч. валютный контроль) расчетных документов на бумажных носителях, направляемых вдругие структурные подразделения, через корреспондентский субсчет, счета МФР операционный работник формирует ЭПД путем ручного ввода реквизитов документа в АБС «RS-Bank», либо сканирования бумажногорасчетного документа.
В секторе РКО ЮЛ используется АС «Клиент-Сбербанк»для совершения операции на основании электронных расчетных документов. Электронныерасчетные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренныеформатами, утвержденными Банком России и Сбербанком России. При передаче распоряженийвладельцев счетов в виде электронных расчетных документов обеспечивается использованиев них ЭЦП, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом.Порядок приема расчетных документов клиентов, подписанных ЭЦП, их защиты, оформленияи подтверждения предусмотрен договором на предоставление данного вида услуг. Бумажныекопии электронных расчетных документов, предназначенные для хранения в качествеоправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложениюк выпискам из счетов, заверяются штампами и подписями уполномоченных сотрудников.
Расчетные документы для получателей клиентов — физических лиц,имеющих лицевые счета во всех структурных подразделений, находящихся в ЦБД операционныйработник сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения до 17-00 ч. проводитдокументы средствами АБС «RS-Bank»в очередь для СЦОпоСФЛ ОБУиО для отражения операций клиентов в ЦБД отделения. Ответственныйсотрудник СЦОпоСФЛ ОБУиО распечатывает документ из очереди «Подготовка спискаФЛ» для дальнейшей обработки. При невозможности зачисления средств на счетаклиентов — физических лиц платежное поручение с отметкой «Отказ на документпо причине: (указывается причина отказа) регистрируется в журнале и информация потелефону или по OUTLOOK передаетсяоперационному работнику сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения ЯкутскогоОСБ № 8603 СБ РФ. Операционный работник удаляет документ в АБС „RS-Bank“. В том случае, если суммапредназначалась к зачислению согласно реестру, и зачислена не полностью, по причиневозврата, то не зачисленная сумма относится на „транзитный“ счет 47422,с которого на следующий день производится возврат на счет ЮЛ. Сотрудник РКО ЮЛ ОПЕРОи/или структурного подразделения распечатывает документ на возврат на счет юридическоголица.
По ЭПД, сформированным на основании расчетных документов на бумажномносителе и прошедшим в АБС „RS-Bank“форматный и логический контроль[1]операционный работник передает пачки расчетных документов на бумажных носителяхответственному сотруднику, осуществляющему дополнительный контроль. Все операциипо счетам клиентов подлежат дополнительному контролю в соответствии с требованиямиПриложения № 5 Положения № 302-П, Порядка № 1076-р и приказа на осуществление дополнительногоконтроля. Совмещение в одном лице обязанностей по формированию ЭПД и проведениюдополнительного контроля запрещается.
В случае обнаружения ошибки в документена бумажном носителе, допущенной по вине клиента (ошибка в платежных реквизитах,несоответствие суммы прописью с суммой указанной цифрами, дата больше/меньше текущейна 10 дней и т.д.) ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль,удаляет ЭПД в АБС „RS-Bank“и сообщает об этом Операционному работнику; в документе на бумажном носителе указываетв верхнем углу: „Документ удален по причине: (указывает причину, по которойдокумент удален) и ставит свою подпись и производит своевременный возврат документана бумажном носителе операционному работнику для возврата клиенту.
В случае, если сумма ЭПД в АБС “RS-Bank», не соответствует сумме документа на бумажном носителе,ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, сообщает об этомоперационному работнику, делает отметку «Отказ на документ по причине: (указываетсяпричина отказа)» и производит своевременный возврат документа на бумажном носителеоперационному работнику. Операционный работник исправляет сумму проводки в АБС«RS-Bank», скорректированныйоперационным работником ЭПД вновь передается для контроля ответственному сотруднику,осуществляющему дополнительный контроль.
В течение дня до 18-00 часов по мере завершенияконтроля всех расчетных документов, в случае, если остались документы на бумажныхносителях, которые по каким-нибудь причинам отсутствуют в АБС «RS-Bank»(если у клиента недостаточно средств на счете или документ был удален операционнымработником и т.д.), ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль,сообщает об этом операционному работнику. Информация том, что документ не заведенв АБС «RS-Bank» доводится в тот же день операционному работнику структурногоподразделения. В документе на бумажном носителе ответственный сотрудник, осуществляющийдополнительный контроль, указывает в верхнем углу: «Документ не заведен»,ставит свою подпись и передает его операционному работнику.
Операционный работник устанавливает по какой причинедокумент остался не заведенным и после выяснения причины производит операцию в АБС«RS-Bank» по счету клиента. В документе на бумажном носителе зачеркиваетзапись сотрудника производящего дополнительный контроль «Документ не заведен»,ниже делает запись «К отправке», ставит свою подпись, проставляет штампи передает документ на дополнительный контроль ответственному сотруднику.
В случае если в АБС «RS-Bank» осталисьне проконтролированные ЭПД, по которым нет документа на бумажном носителе, то ответственныйсотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, выясняет не был ли документ дваждысписан со счета клиента.
В случае если выясняется, что операционным работником ошибочнодана двойная проводка (т.е. платежный документ списан дважды со счета клиента),ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, удаляет ЭПД в АБС«RS-Bank» и сообщает обэтом операционному работнику.
В случае, если выясняется, что документ на бумажном носителене был передан операционным работником ответственному сотруднику, осуществляющемудополнительный контроль, операционный работник незамедлительно передает его.
Документам, подлежащим дополнительномуконтролю, после проведения операционным работником присваивается статус «открыт».В случае положительного результата проведения дополнительного контроля ЭПД прошедшимконтроль присваивается статус «закрыт» и ЭПД содержит идентификационныйкод сотрудника, проводившего дополнительный контроль.
После проведения сеанса отгрузкиЭПД документ становится недоступным для корректировки.
В договоре банковского счета междубанком и клиентом — юридическим лицом устанавливаются конкретные сроки выполненияопераций.
Операции списания/зачисления средствсо счета одного клиента — юридического лица на счет другого клиента — юридическоголица, открытый в том же структурном подразделении, осуществляется одним операционнымднем.
Структурные подразделения (кроме уполномоченных дополнительныхофисов, в которых имеется рабочее место сотрудника ОБУиО) передают для логическогоконтроля по счетам клиентов — юридических лиц расчетные документы на бумажном носителев составе отчета за день в сроки, установленные Приказом по отделению.
Порядок осуществленияопераций списания/зачисления средств с расчетного счета на бизнес-счет клиента-юридическоголица.
По бизнес-счетам Сберкарт
(ОПЕРО) При поступлении от клиентов расчетныхдокументов на пополнение бизнес-счета Предприятия, операционный работник осуществляетввод платежного поручения в АБС RS-bank,2-й экземпляр поручения с подписью и штампом под роспись в журнале передает в СекторРКО ФЛ ОПЕРО для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ этим же операционным днем.
При поступлении от клиентов расчетных документов на пополнениебизнес-счета Предприятия,
открытого в том же структурном подразделении,операционный работник осуществляет ввод платежного поручения в АБС RS-bank, 2-й экземпляр поручения с подписьюи штампом под роспись в журнале передает в Сектор РКО ФЛ Д/О (№№ 060,061 соответственно)для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ этим же операционным днем.
открытого в другом структурном подразделении,операционный работник осуществляет ввод платежного поручения в АБС RS-bank с использованиемсчета незавершенных расчетов по операциям с использованием платежных карт 30232.02(п.14.3.1 Порядка 636-2-р), 2-й экземпляр поручения с подписью и штампом в составеотчета передает в СОПО ОБУиО. Не позднее дня, следующего за днем отражения операциипополнения Бизнес-счета в АБС RS-bank,бухгалтер передает 2-й экземпляр поручения под роспись в журнале в Сектор РКО ФЛОПЕРО для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ.
При поступлении средств на пополнение бизнес-счета Предприятияпо субкорреспондентскому счету или счету МФР, сотрудники ТРЦ производят зачислениесредств на бизнес-счета этим же днем, распечатывают кредитовые авизо и передаютпод роспись в журнале в Сектор РКО ФЛ ОПЕРО не позднее 08 ч.15 мин. следующего днядля зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ.
По бизнес-счетам Международных карт
При пополнении бизнес-счета Предприятия (Организации) одновременнос перечислением денежных средств на бизнес-счет Предприятие предоставляет в структурноеподразделение по месту ведения бизнес-счета Реестр пополнения средств по корпоративнымкартам. Общая сумма пополнений по всем картам в Реестре не должна превышать суммы,перечисленной на бизнес-счет (334-2-р).
Передача платежных поручений и Реестров пополнения средств покорпоративным картам Предприятием может осуществляться по системе «Клиент-Сбербанк»в соответствии N 1331-р от 01.11.2004г.
Для отражения информации об операциях пополнения по корпоративнымкартам в Процессинговой системе, не позднее следующего рабочего дняс даты пополнения счета, после зачисления денежных средств на бизнес-счетПредприятия на основании Реестра пополнения средств по корпоративным картам, операционныйработник структурного подразделения формирует уведомление о пополнении средств насчетах банковских карт в порядке, установленном 299-2-р. Сформированные Уведомленияо пополнении средств на счетах банковских карт направляются для проверки в СОКРОБУиО (ОПЕРО-под роспись в журнале; 060,061-почтой «OUTLOOK»,оригиналы — не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале).Бухгалтер проверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления,подписывает уведомление и передает его в ОБК Якутского ОСБ № 8603 не позднее следующегорабочего дня с даты пополнения счета.
В случае, если денежные средства перечислены на бизнес-счет сбанковского счета Предприятия или счетов иных юридических лиц (299-2-р),находящихся в другом структурном подразделении Якутского ОСБ № 8603:
1. Со счета Предприятия, находящегося вдругом структурном подразделении Якутского ОСБ 8603, операционный работник, принявшийПлатежное поручение и реестр пополнения средств (334-2-р), осуществляет зачислениена бизнес-счет в АБС RS-bank, формируетуведомление о пополнении средств на счетах банковских карт и направляет его дляпроверки в СОКР ОБУиО (ОПЕРО — под роспись в журнале; 060,061 — почтой «OUTLOOK», оригиналы- не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале). Бухгалтерпроверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления, подписываетуведомление и передает его в ОБК не позднее следующего рабочего дня с даты пополнениясчета.
· 2. Со счетов иных юридических лиц, находящихсяв другом структурном подразделении Якутского ОСБ 8603, сотрудник сектора РКО ЮЛ,принявший расчетный документ, производит зачисление этих средств на бизнес-счет.Операционный работник по месту ведения бизнес-счета при распечатке «выпискис входящими документами», в случае отсутствия реестра пополнения на сумму,поступившую из другого Допофиса, формирует и направляет соответствующее сообщениеПредприятию о факте непоступления реестра. Уведомление о пополнении средств формируетсяи направляется в бухгалтерское подразделение (ОПЕРО — подроспись в журнале; 060,061 — почтой «OUTLOOK», оригиналы — не позднее следующего рабочего днячерез курьера под роспись в журнале) в день получения Реестра (334-2-р). Бухгалтерпроверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления, подписываетуведомление и передает его в ОБК в день получения Реестра.
В случае, если денежные средства перечислены на бизнес-счет сбанковского счета Предприятия или счетов иных юридических лиц (299-2-р),находящихся в другом банке, сотрудник ТРЦ производит зачисление этих средств набизнес-счет этим же днем, распечатывает кредитовые авизо клиентов ОПЕРО, передаетпод роспись в журнале начальнику Сектора РКО ЮЛ ОПЕРО не позднее 08 ч.15 мин. Допофисы№060,№61 распечатывают документы с использованием программного обеспечения самостоятельнопри формировании выписки по счетам клиентов. Операционный работник получив (распечатав)кредитовое авизо по обслуживаемому им бизнес-счету проверяет наличие Реестра. Вслучае отсутствия Реестра пополнения средств по корпоративным картам, либо суммаРеестра не соответствует общей сумме пополнения счета, операционный работник формируети направляет соответствующее сообщение Предприятию о факте непоступления Реестра, либо несоответствия суммы Реестра сумме расчетного документа.Уведомление о пополнении средств на счетах банковских карт формируется и направляетсяв бухгалтерию (ОПЕРО — под роспись в журнале; 060,061 — почтой «OUTLOOK», оригиналы- не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале) толькопосле получения Структурным подразделением Реестра пополнения средств по корпоративнымкартам, оформленного в соответствии с требованиями Банка в день получения реестра.
При первоначальном выпуске корпоративных карт уведомление о пополнениисредств на счетах банковских карт направляется после получения структурным подразделениемфайла обратного потока, содержащего номера выпущенных карт.
Оплата расчетных документов клиентов производится в пределахналичия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступлениясредств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», если таковой предусмотрендоговором на расчетно-кассовое обслуживание.
Оплата расчетных документов со счетов клиентов — юридическихлиц при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных кнему требований производится с соблюдением установленной законодательством очередности.
Списание средств по документам, предъявленным к расчетным счетами помещенным в картотеку № 2, осуществляется в пределах остатка средств на утротекущего дня.
Частичная оплата расчетных документов осуществляется платежнымордером в соответствии с Положением № 2-П Банка России.
Специалисты по обслуживанию счетов юридических лиц сектора РКОЮЛ ОПЕРО и структурных подразделений производят списание документов из картотеки№ 2 с 9-00 до 14-00.
Прием расчетных документов от юридических лиц на бумажных носителях,подписанных собственноручными подписями должностных лиц, наделенных правом подписи,и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется уполномоченным работником,который оформляет расчетные документы в соответствии с Положением № 2-П.
При подписании принятых документов фамилия подписавшего уполномоченногоработника отделения должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилиии инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.
Ввод расчетных документов в рублях в АБС RS-Bank на списаниесо счетов юридических лиц в операционное время для перечисления в текущем дне скорреспондентского субсчета в ГРКЦ и счета МФР, работниками сектора РКО ЮЛ и структурныхподразделений, обслуживающих юридические лица, осуществляется не позднее следующихсроков:
- электронные платежи для перечисления в текущем дне с корреспондентского субсчетав ГРКЦ, до 18-00;
- платежи, подлежащие перечислению по счетам МФР — до 19-00;
- платежи, подлежащие перечислению на счета ЛОРО кредитных организаций, открытыев Якутском отделении № 8603 — до 19-00;
Передача всех документов в иностранной валюте и драгоценных металлахОВиНО в РКО ЮЛ ОПЕРО осуществляется до 15-00 текущего дня через журнал передачи.Ввод расчетных документов в иностранной валюте, драгоценных металлах на списаниесо счетов юридических лиц для перечисления текущим днем со счета МФР осуществляетсяработником сектора РКО ЮЛ в АБС RS-Bank до 16-00. Прием и исполнение расчетных икассовых документов от клиентов — физических лиц по вкладам осуществляется в соответствиис Инструкцией № 1-3-р, Порядком № 31-3-р и Регламентом № 1291-р, по платежам — всоответствии с Регламентом № 1291-р и Порядком № 31-3-р, по переводам наличных денежныхсредств в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте, по международным срочнымпереводам через корреспондентские счета ЛОРО — в соответствии с Порядком № 1433-р,по блиц — переводам между физическими лицами в валюте Российской Федерации — в соответствиис Порядком № 1345-2-р, по текущим счетам физических лиц-резидентов в валюте РоссийскойФедерации — в соответствии с Порядком № 1245-2-р, по специальным счетам по выплатекомпенсации за утраченное жилье и имущество жителям Чеченской Республики — в соответствиис Порядком № 1140-р, по счетам по обслуживанию государственных жилищных сертификатов- в соответствии с Порядком № 1372-2-р, по специальным (рублевым) счетам — в соответствиис Порядком № 1155-р.
Документы, на основании которых произведено списание средствсо счета клиента, документы по переводам, документы по платежам, предусмотренныеПорядком № 31-3-р, в составе ежедневного отчета (но не позднее утра следующего дня)передаются уполномоченным (бухгалтерским) работникам, составляющим платежные поручения(сводные платежные поручения) для оплаты со счета отделения. Международные срочныепереводы осуществляются до 16-00 ч, документы для оплаты со счета отделения по даннымпереводам передаются после совершения операции. По ДО №№ 01 (с. Саскылах), 064(с. Бердигестях), 065 (с Батагай-Алыта) документы по платежам и переводам передаютсязаведующему дополнительным офисом для формирования платежного поручения в АБС RS-Bank.Платежи физических лиц, принятые по бланкам ф. ПД-4 перечисляются по назначениюне позднее следующего рабочего дня, а также в сроки, установленные в соответствиис заключенными договорами. Формирование платежных поручений (сводных платежных поручений)для оплаты со счета отделения может производиться текущим днем при наличии соответствующейвозможности. Также платежные поручения могут формироваться/оформляться уполномоченнымиработниками, осуществляющими прием переводов без открытия счета и списание средствсо счета клиента.1.3Оформление первичных учетных документов
Совершение кассовых и расчетных операций оформляется первичнымиучетными документами, фиксирующими факт совершения операции.
Первичные учетные документы являются основанием для отраженияопераций в бухгалтерском учете.
Для оформления первичных учетных документов применяются бланкиединой формы, включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документацииГосударственного комитета Российской Федерации по статистике, а также бланки, предусмотренныенормативными документами Банка России, либо утвержденные Сбербанком России и включенныев Альбом форм Сбербанка России, являющийся приложением к Учетной политике СбербанкаРоссии.
Бланки первичных учетных документов должны быть изготовлены типографскимспособом либо с применением средств вычислительной техники с соблюдением всех реквизитов,предусмотренных бланками единой формы.
Применение тех или иных форм первичных учетных документов и порядоких оформления по каждому виду операций установлены соответствующими нормативнымидокументами и письменными указаниями Сбербанка России.
Первичные учетные документы составляются от руки (чернилами илипастой) или с применением средств вычислительной техники (кроме денежных чеков).
Количество составляемых экземпляров первичных учетных документовопределяется нормативными документами Банка России и Сбербанка России на каждыйвид операций.
Первичные учетные документы должны содержать четкое изложениесущности операций.
Заполнение всех предусмотренных реквизитов документа обязательно.
Во внутрибанковских документах допускается не заполнять такиереквизиты, как “ИНН” плательщика/получателя; “БИК” плательщика/получателя; номерсчета (субсчета) плательщика/получателя, открытого в расчетной сети Банка России;“Вид. оп.”; “Наз. пл.”; “Код”; “Срок плат.”; “Очер. плат.”; “Рез. поле”; “Отметкибанка" и т.п. в случаях:
· по внутрибанковским внебалансовым счетам;
· при осуществлении операций по финансово-хозяйственной деятельностимежду филиалами Сбербанка России.
· по операциям списания средств с одного счета по вкладу для зачисленияна другой счет по вкладу, открытые в одной ЦБД отделения.
В ряде первичных учетных документов (кассовых ордерах, денежныхчеках, квитанциях, расчетных документах) сумма указывается цифрами и прописью.
При этом в выдаваемых банком квитанциях сумма прописью начинаетсяс начала строки с заглавной буквы, свободное место в реквизите “сумма цифрами"и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.
В кассовых документах по операциям с иностранной валютой вносимаяв кассу/выдаваемая из кассы сумма указывается в номинале валюты.
В бухгалтерских документах по операциям с иностранной валютойсумма указывается в номинале иностранной валюты и, если иное не предусмотрено отдельныминормативными документами, в рублевом эквиваленте. Сумма рублевого эквивалента определяетсяпо курсу Банка России на дату совершения операции или по курсу сделки на моментсовершения операций купли-продажи иностранной валюты с отражением реализованныхкурсовых разниц, если это предусмотрено нормативными документами Банка России и/илиСбербанка России.
В кассовых и бухгалтерских документах по операциям с драгоценнымиметаллами указываются учетные единицы массы металла (граммы) и сумма в рублях поцене Банка России на дату совершения операции или по курсу сделки на дату совершенияопераций купли-продажи драгоценных металлов, если это предусмотрено нормативнымидокументами Банка России и/или Сбербанка России, с отражением реализованных курсовыхразниц.
На денежных чеках, расходных кассовых и мемориальных ордерах,на основании которых выдаются деньги и другие ценности, учиняются расписки получателей(ручками с пастой или чернилами). Бланки и ценности выдаются из кассы на основаниипереданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делаетсярасписка получателя бланков и ценностей.
Кроме того, на этих документах должны быть сделаны отметки опредъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Реквизиты предъявленныхдокументов могут быть заполнены самими получателями, причем уполномоченный работникотделения, после проверки предъявленного получателем паспорта или заменяющего егодокумента, проверяет правильность заполнения реквизитов этого документа. Правильностьданных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, заверяетсяподписью уполномоченного работника на чеке или ордере.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы (расчетныедокументы, документы, оформленные на бланках) не допускается.
Не допускается также внесение каких-либо исправлений при приемераспоряжений владельцев счетов в виде электронных расчетных документов (по системе«Клиент-Банк»).
В остальных документах ошибки исправляются зачеркиванием и написаниемсверху правильного текста или цифры. Каждое исправление оговаривается и подтверждаетсяподписью работника, внесшего это исправление, а также подписью работника, проконтролировавшегооперацию.
В мемориальных ордерах, являющихся бухгалтерскими документами,с помощью которых оформляются бухгалтерские записи (проводки) на основании принимаемыхк учету первичных документов могут вноситься исправления в номера лицевых счетов(за исключением номеров лицевых счетов по вкладам, счетам физических лиц), проставляемыев соответствующих полях мемориального ордера. Исправления номеров корреспондирующихсчетов могут вноситься работниками ОБУиО при проверке документов, поступающих всоставе отчета дня структурного подразделения, до отражения операции в балансе.Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильно указанных номеров счетов и надписаниянад ними правильных номеров счетов. Эти записи заверяются подписью бухгалтерскогоработника, внесшего исправления.
На мемориальных ордерах, на основании которых выдаются ценностиили списываются средства, подписанных получателем, исправления, в том числе и номеровсчетов, не допускается.
При возврате с ОБК Якутского ОСБ № 8603 по разным причинам (отсутствиеили некорректное указание номера карты) Уведомления о пополнении счета МБК, бухгалтерСОКР вносит исправления в Уведомление только при наличии письменного подтвержденияуточненной информации структурным подразделением.
Оформление первичных учетных документов по расчетным операциям,связанным с осуществлением расчетов по перечислению денежных средств с использованиемкорреспондентского субсчета, открытого в ГРКЦ НБ РС (Я), счетов межфилиальных расчетов,осуществляют уполномоченные работники подразделений Якутского отделения № 8603 СбербанкаРоссии.
Расчетные операции осуществляются по поручениям клиентов илипо собственным операциям.
Основанием для отражения расчетных операций в бухгалтерском учетеявляются:
по операциям списания и зачисления,проводимым через корреспондентский субсчет — электронные и/или расчетные документы,подтвержденные выпиской из корреспондентского субсчета;
по операциям зачисления, проводимымпо счетам МФР — электронные расчетные документы;
по операциям списания, проводимымпо счетам МФР:
по собственным платежам — электронные расчетные документы, подтвержденныевыпиской;
по клиентским платежам — электронные расчетные документы приналичии подтверждения об их исполнении.
При списании средств со счетов и зачислении средств на счетаюридических лиц с использованием централизованной базы данных счетов юридическихлиц в соответствии с Порядком № 1076-р и Порядком № 1030-р бухгалтерский учет расчетныхопераций по счетам МФР и корреспондентскому субсчету осуществляется специалистамиОБУиО и ТРЦ на основании электронных платежных документов.
Расчетные операции по счетам отделений, расположенных на территорииРС (Я) и Якутского отделения № 8603 СБ РФ осуществляются в соответствии и на основаниидокументов, предусмотренных нормативными документами Банка России, а также нормативнымидокументами Сбербанка России: Правилами № 52-р, Положением № 355-3-р, Регламентом№ 551-2-р и нормативными документами, утвержденными Советом Якутского отделения№ 8603 Сбербанка России.
Порядок оформления расчетных документов в иностранной валютеи драгоценных металлах по счетам МФР определен Перечнем № 1195-р.
Собственные банковские операции отделения осуществляются в соответствиис нормативными документами Сбербанка России, при этом первичные учетные документыпо собственным операциям оформляются на основании распоряжений функциональных подразделений,уполномоченных совершать такие операции.
По учету основных средств используются первичные учетные документы,утвержденные Постановлением № 7, а также первичные учетные документы, предусмотренныеПорядком № 1122-р.
Первичные учетные документы по операциям с наличной иностраннойвалютой, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указанав иностранной валюте, оформляются в соответствии с Инструкцией № 113-И, Указанием№ 1446-У, Регламентом № 1354-2-р, Инструкцией № 1-3-р, Порядком № 1442-р, Порядком№ 1433-р.
Первичные документы удостоверяются собственноручными подписямиработников, оформивших документы, а в необходимых случаях — контролирующих работников,других должностных лиц. Подписи проставляются в специально отведенных полях (приих наличии), а при отсутствии — на свободном месте.
При приеме денежной наличности от работника отделения для зачисленияна внутрибанковские счета оформляется приходный кассовый ордер в двух экземплярах,из которых первый — помещается в кассовые документы дня, второй — выдается вносителюпосле приема денег в кассу.
Глава2. Документооборот на примере якутского отделения сбербанка России №86032.1Хранение первичных учетных документов и бухгалтерских документов
Все первичные бухгалтерские и кассовые документы, поступившиев составе ежедневных отчетов из структурных подразделений, после проверки отчетов,составления ежедневного баланса, сверки данных аналитического учета с синтетическим,формируются и брошюруются в сшивы (папки) раздельно по бухгалтерским и кассовымдокументам, в зависимости от сроков хранения.
Все документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые)передаются в сектор контроля по вкладам физических лиц и пластиковым картам ОБУиОдля проверки, формирования и хранения в соответствии с Инструкцией № 7-2-р (с учетомизменений и дополнений).
Документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в т. ч. и кассовые)помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемыхшкафах в общем отделе.
В уполномоченных дополнительных офисах документы по кредитаминдивидуальным заемщикам (в том числе и кассовые) помещаются в отдельные сшивы(папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах, расположенныхв дополнительных офисах.
Первичные учетные документы по кредитам юридическим лицам помещаютсяв отдельные сшивы (папки) по каждому заемщику и хранятся в СОКР ОБУиО.
По кредитам выданным в «уполномоченных допофисах» платежныедокументы на выдачу и отсканированные платежные документы на погашение обязательствпо кредитному договору формируются в отдельные сшивы работником СОКР ОБУиО. Первыеэкземпляры платежных документов на погашение обязательств по кредитному договорув течении действия кредитного договора формируются в сшивы по каждому Заемщику бухгалтерскимработником УДО. После закрытия кредитного договора сформированный сшив в УДО отправляетсяпочтой работнику СОКР ОБУиО Бухгалтерские документы брошюруются с учетом следующего:
Первичные бухгалтерские документы подшиваются за каждый рабочийдень в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.
Документы по принятым платежам от населения, поступающие в бухгалтерскоеподразделение: Извещения платежных документов ф. № ПД (налог), извещения ф. № ПД-4р,вторые экземпляры платежных документов — Заявлений физического лица на перевод денежныхсредств, извещения платежных документов, разработанных организацией; платежные поручения,сформированные на бумажных носителях структурными подразделениями, послужившие основаниемдля оформления платежного поручения на перечисление средств, помещаются в сшив документовдня.
Бухгалтерские документы, затрагивающие по дебету более одногосчета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам;
Бухгалтерские документы по внебалансовым счетам подбираются ввозрастающем порядке номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, кроме счетов№ 99998 и 99999, затем кредитованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998и 99999, помещаются в документы дня после документов по балансовым счетам и брошюруютсявместе с ними. Также в конце сшива помещается Ведомость оборотов по внебалансовымсчетам.
В отдельные сшивы (папки) помещаются:
- кассовые документы по операциям кладовой;
кассовые документы структурных подразделений в разрезе ВСП (ОПЕРО,дополнительных офисов, ОКВКУ);
- бухгалтерские документы по операциям с драгоценными металлами;
- бухгалтерские документы по операциям с иностранной валютой;
- документы по хозяйственным операциям;
- документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые);
- документы по кредитам, индивидуальных заемщиков (в т. ч. и кассовые);
- документы по кредитам, предоставленным юридическим лицам;
- бухгалтерские документы по операциям, совершаемым с использованием банковскихкарт;
- бухгалтерские документы по уполномоченным дополнительным офисам;
- документы по другим операциям с различными сроками хранения, если срок храненияэтих документов отличен от срока хранения основного сшива бухгалтерских документов(5 лет).
Сброшюрованные бухгалтерские документы подсчитываются и суммаих сверяется с итогами оборотной ведомости (Приложение 8 к Положению № 302-П). Еслиобщие итоги и итоги по пачкам не совпадают, производится выверка документов и оборотовпо отдельным балансовым счетам.
Реестры документов по операциям структурных подразделений ф.№ 333 помещаются в отдельные сшивы в разрезе структурных подразделений.
Работники, на которых возложено формирование документов, должныпроверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количествоприложенных листов и наличие самих приложений.
Допускается формирование бухгалтерских документов по пачкам,формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаютсяв папку вместе с лентами их подсчета.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных бухгалтерскихдокументов наклеивается ярлык, оформленный в соответствии с Правилами № 304-2-р(со всеми изменениями и дополнениями).
Отдельной строкой в ярлыке может указываться сумма бухгалтерскихдокументов, сформированных при совершении операций в электронном виде и помещенныхв электронные архивы.
По документам, находящимся в отдельныхсшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаютсяв начале основного сшива.
В каждой папке должна быть лентаподсчета по балансовым и внебалансовым счетам, на которой делается надпись:
“документы сброшюрованы и подшиты______________”
(подпись)
На обложке основной папки делается надпись: «с данными бухгалтерскогоучета сверено», подпись начальника СОКР ОБУиО.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы текущегомесяца хранятся в секторе операционно-кассовых расчетов. После сдачи месячного отчетадокументы передаются в архив отделения.
В уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071,074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 сформированные и сброшюрованныебухгалтерские документы хранятся в самом дополнительном офисе.
В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятсяотдельно.
После сдачи годового отчета бухгалтерские документы года, предшествующегоотчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.
Якутское отделение № 8603 вправе организовать хранение бухгалтерскихдокументов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, лицевыхсчетов, выписок ф. 19, бухгалтерской отчетности) в виде электронных баз данных(файлов, каталогов), сформированных с использованием вычислительной техники. Приэтом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерскихдокументов по формам, предусмотренным нормативными документами Банка России, действующимина момент создания документа.
Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволятьгруппировать документы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.
При хранении бухгалтерских документов должна обеспечиваться ихзащита от несанкционированных исправлений.
База данных бухгалтерских документов, формируемая с применениемсредств автоматизации, ведется с обязательным резервированием и должна обеспечиватьгарантированное сохранение информации в течение сроков, установленных для хранениясоответствующих документов.
Изъятие документов осуществляется в соответствии с требованиямиПоложения № 302-П (с учетом изменений и дополнений), изложенных в пункте 4.9 раздела4 «Хранение документов» части III «Организацияработы по ведению бухгалтерского учета».
Кассовые документы структурных подразделенийформируются бухгалтерскими работниками (по операциям хранилища — работниками кладовой)в сшивы (папки) порядком, предусмотренным Положением № 318-П, Регламентом № 628-4-р.
Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются с применениемПТК с выводом информации на печать. Ленты подсчета кассовых документов формируютсяпо приходу и расходу в номинале по видам валюты. Ленты подсчета кассовых документовпо операциям с драгоценными металлами формируются по приходу и расходу в рублях.
При формировании кассовые документыфилиала банка подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастанияномеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке возрастанияномеров дебетуемых балансовых счетов. При формировании кассовых документов по операциямс иностранной валютой по одному номеру балансового счета кассовые документы подбираютсяв порядке возрастания цифровых кодов валюты. Мемориальные ордера подбираются в порядкевозрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме № 99998 и № 99999.
Мемориальные ордера на переоценку остатков денежной наличностии ценностей в иностранной валюте помещаются в бухгалтерские документы дня.
Мемориальные ордера на переоценку драгоценных металлов помещаютсяв кассовые документы дня.
Кассовые документы по совершенным за день операциям должны бытьсформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходногодня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день. Кассовые документы,оформленные в послеоперационное время, выходные дни, нерабочие праздничные дни,передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий деньпосле выходного дня, нерабочего праздничного дня. При необходимости кассовые документымогут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). В отдельные папки брошюруютсякассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, в соответствии с установленнымисроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делаетсяотметка. В случае функционирования в филиале банка отдельных хранилищ: основного(одного или нескольких, специализирующихся на работе с определенными видами денежнойналичности и ценностей) и ночного, кассовые документы по совершенным ими операциямформируются в отдельные дела (сшивы) по каждому из хранилищ, в которых назначеныразные группы должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Информацияоб итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету икредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе (далее — лентыподсчета), подписывается кассовым работником, производившим формирование кассовыхдокументов, помещается в дело (сшив) впереди всех документов.
На лицевой стороне папки документовнаклеивается ярлык (Приложение № 15 к Регламенту № 628-4-р).
В отдельных колонках (в том числе в отдельных делах) должны бытьсделаны записи о количестве и суммах кассовых документов по:
вкладам физических лиц — переданных в подразделения последующегоконтроля по вкладам физических лиц;
кредитам индивидуальным заемщикам — помещенных в отдельные сшивы(папки) по каждому ссудозаемщику;
другим операциям (отдельными строками по каждому их виду) — помещенныхв отдельные сшивы (папки) со сроками хранения, превышающими пять лет.
По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированысправки об изъятых документах, которые помещаются в начале сшива кассовых документовпо операциям структурных подразделений.
В тексте оттиска штампа с кассовыми документами структурных подразделенийв поле «кассовый работник, формировавший дело» проставляется подпись бухгалтерскогоработника, формировавшего кассовые документы.
Не позднее следующего рабочего дня итоги документов должны бытьсверены с данными бухгалтерского учета и заверены подписью.
Для сверки итогов кассовых операций структурных подразделенийи хранилища ценностей, включая операции в иностранной валюте и драгоценных металлахс данными бухгалтерского учета формируется «Оборотная ведомость», формакоторой приведена в Приложении № 2 Правил № 304-2-р. В «Оборотной ведомости»наряду с итогами по счетам второго порядка выводятся итоги в разрезе структурныхподразделений и по хранилищу ценностей.
Итоги сброшюрованных кассовых документов структурных подразделенийсверяются — начальником сектора обработки первичной отчетности ОБУиО (или исполняющегообязанности) с данными бухгалтерского учета и заверяются его подписью.
Справки ф. ф. №№ 0482446 и 0482446-ВСП, ф. № 339, журналы ф.№ 0482427-ВСП, контрольные ведомости ф. ф. №№ 0482176, 0482176-в, 0482176-д, 0482176-ц,сводные справки о кассовых оборотах, сводные справки о кассовых оборотах по операциямс драгоценными металлами и сводные справки о кассовых оборотах по операциям с монетамииз драгоценных металлов помещаются в кассовые документы.
Заверенные сшивы кассовых документов передаются заведующему кассойдля дальнейшего хранения.
Прием сшивов кассовых документов в хранилище удостоверяется подписьюзаведующего кассой на сшиве кассовых документов структурных подразделений.
На лицевой стороне сшива (папки) кассовых документов по операциямкладовой указывается общее количество и сумма всех кассовых документов по операциямструктурных подразделений.
Хранение кассовых документов осуществляется под ответственностьюзаведующего кассой.
При организации хранения кассовых документовв хранилище, сшивы кассовых документов на внебалансовых счетах не учитываются.
Сшивы кассовых документов в уполномоченных дополнительных офисах№№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144хранятся в хранилище ценностей в самом дополнительном офисе.
2.2Ведение книги регистрации лицевых счетов
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям, клиентоврегистрируются в книгах регистрации открытых счетов, формы которых приведены в Альбомеформ Сбербанка России.
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям (по учетуимущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельностии т.п.) регистрируются в Книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциямф. № 293.
Открываемые лицевые счета клиентам — физическим лицам регистрируютсяв Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов — физических лиц) ф.№ 294.
Открываемые лицевые счета клиентам — юридическим лицам регистрируютсяв Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов — юридических лиц)ф. № 295.
Правила присвоения номеров лицевых счетов приведены в Порядке№ 1556-р.
Книги регистрации всех лицевых счетов, открываемых клиентам(юридическим и физическим лицам), и по внутрибанковским операциям могут вестисьв электронном виде. В этом случае книга регистрации, а также вносимые в нее измененияподписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя), при этом должны быть обеспеченымеры защиты информации от несанкционированного доступа.
В электронном виде ежедневно составляются отдельные ведомостивновь открытых и закрытых счетов, которые подписываются ЭЦП главного бухгалтера(заместителя). При необходимости ведомости открытых и закрытых счетов ежедневнораспечатываются на бумажном носителе. Ведомости открытых и закрытых счетов по внутрибанковскимсчетам, по счетам клиентов — физических лиц, по счетам клиентов — юридических лицраспечатываются соответственно по формам №№ 293, 294, 295. Распечатанные на бумажномносителе ведомости открытых и закрытых счетов подшиваются в отдельное дело, хранятсяу главного бухгалтера или его заместителя и по истечении отчетного года сдаютсяв архив.
На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при необходимостии в другие сроки в течение года, ведущаяся в электронном виде книга регистрациисчетов (или ее отдельные листы) распечатывается. В ежегодно распечатываемую книгурегистрации включаются действующие на отчетную дату счета.
Распечатанная в части действующих счетов книга регистрации сверяетсяс ведомостями открытых и закрытых счетов, пронумеровывается, прошнуровывается, опечатываетсяи подписывается управляющим, главным бухгалтером или их заместителями.
Ежеквартально, на 1-е число месяца следующего за отчетным кварталомсотрудниками ОБУиО проводится анализ неработающих внутрибанковских лицевых счетовс последующим их закрытием в ПО «RS-Bank».2.3Формирование выписок по счетам клиентов. Выдача чековых книжек
Операции, оформляемые по счетам клиентов, отражаются в лицевыхсчетах клиентов. Лицевые счета клиентов — юридических лиц и предпринимателей безобразования юридического лица ведутся уполномоченными работниками сектора РКО ЮЛи структурных подразделений в электронном виде с применением средств вычислительнойтехники.
Ежедневно выписки из лицевых счетов клиентов — юридических лици предпринимателей без образования юридического лица, по которым в течение дня былипроведены операции (проведена операция) распечатываются в двух экземплярах. Второйэкземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылкиклиенту.
Выдача клиентам выписок из лицевых счетов и приложений к нимосуществляется в порядки и сроки, предусмотренные договорами, на бумажном носителеили в электронном виде по существующим каналам связи. Выписки из лицевых счетовпо банковским счетам клиентов за последний рабочий день года (по состоянию на 01января года, следующего за отчетным), а также в других случаях, если это предусмотренозаконодательством РФ, подлежат выдаче клиентам на бумажном носителе. Выписки излицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаютсяклиентам без штампов и подписей работников отделения.
Если лицевые счета клиентов формируются и архивируются в видеэлектронных баз данных (файлов, каталогов), то ежедневная распечатка первых экземпляровлицевых счетов, по которым были проведены операции, может не осуществляться. Первыеэкземпляры лицевых счетов могут распечатываться по мере необходимости.
Вторые экземпляры лицевых счетов, формируемых и архивируемыхв виде электронных баз данных (файлов, каталогов), могут распечатываться толькодля выдачи клиентам, если иное не предусмотрено договором.
Правильность отражения операций в лицевых счетах обеспечиваютлица, оформившие операции, а также лица, осуществляющие дополнительный контрольпо данным операциям.
Для получения наличных денежных средствсо счета клиентам выдаются денежные чековые книжки.
Выдача чековых книжек производится по заявлению клиента, на которомпроставляется разрешительная подпись начальника ОПЕРО (его заместителя), а в структурныхподразделениях — заведующего. Оформление чековых книжек производится работникамиструктурных подразделений, обслуживающих юридические лица и предпринимателей безобразования юридического лица следующим образом:
- на обложке чековой книжки указывается серия и номера чеков, содержащихсяв книжке, номер лицевого счета и наименование клиента и проставляется штамп структурногоподразделения, выдавшего чековую книжку;
- на каждом чеке записывается номер лицевого счета клиента и проставляетсяштамп структурного подразделения;
- в карточке с образцами подписей клиента и оттиска печати указывается серияи номера чеков выданной чековой книжки, а также дата выдачи.
Если чековая денежная книжка при оформлении была испорчена, наее обложке операционным работником структурного подразделения делается надпись отруки «Испорчена», ставится дата и подпись.
В случае закрытия счета, а также при изменении наименования клиенталибо номера счета клиент обязан приложить к заявлению на закрытие счета чековыекнижки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками, в котором указываютсяномера неиспользованных чеков.
Чековая книжка с неиспользованными чеками принимается от клиентаработниками сектора РКОЮЛ (структурных подразделений) и погашается руководителемструктурного подразделения, путем вырезания части чека, предназначенной для подписи.Сданные неиспользованные чековые книжки помещаются в кассовые документы дня.
Заключение
Ведение документооборота в банках очень сложно организованныйи трудоемкий процесс, в котором задействованы практически все отделы.
Ведение документооборота может быть как на бумажных носителях,так и на цифровых — что более удобно и менее трудоемко.
В настоящие время способов обмена информацией на рабочем местевеликое множество:
на бумаге,
сетевые папки (которые видны определенным пользователям)
outlook
e — mail
факс
телефон
внутренние линии.
Списокиспользованных источников
Федеральный закон № 129-ФЗ — Федеральный закон «Обухгалтерском учете» от 21.11.96 года.
15.2 Альбом форм Сбербанка России — Альбом форм первичных учетных документов, применяемых в филиалах СбербанкаРоссии при оформлении операций и ведении бухгалтерского учета, утвержденный Президентом,Председателем Правления Сбербанка России 30.05.2000 года.
15.3 Инструкция № 1-3-р — Инструкция Сбербанка России “О порядке совершения в Сбербанке России операцийпо вкладам физических лиц (Редакция 3) ” от 22.12.2006 года (с учетом измененийи дополнений).
15.4 Инструкция № 7-2-р — “Инструкция по организации последующего контроля за операциями по вкладам (депозитам)физических лиц и ценным бумагам, принятым на хранение по договорам хранения” от06.11.2001 года (с учетом изменений и дополнений).
15.5 Инструкция № 31-3-р — “Порядок приема платежей физических лиц наличными деньгами и перечисленияплатежей со счетов, открытых на имя физических лиц" (Редакция 3) от 23.01.2004года (учетом изменений и дополнений).
15.6 Перечень — “Переченьдокументов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и егофилиалов” от 17.05.2005 года № 1350-Р.
15.7 Положение № 2-П — «Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.2002года.
15.8 Положение № 17-П — “Временное положение о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов,подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетовкредитными организациями”, утвержденное Банком России 10.02.1998 года.
15.9 Положение № 39-П— "Положение о порядке начисления процентов по операциям, связанным с привлечениеми размещением денежных средств банками, и отражения указанных операций по счетамбухгалтерского учета", утвержденное Банком России 26.06.1998 года.
15.10. Инструкция № 113-И — Инструкция Банка России «О порядке открытия, закрытия, организацииработы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельныхвидов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютойРоссийской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимостькоторых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц» от 28.04.2004года.
15.11. Положение № 318-П — Положение Банка России “О порядке ведения кассовых операций и правилахранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организацияхна территории на территории Российской Федерации" от 24.04.2008 года
15.12. Положение № 302-П — Положение Банка России “О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитныхорганизациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 26.03.2007года (с учетом изменений и дополнений).
15.13. Положение № 355-3-р — “Положение о проведении межфилиальных расчетов в Сберегательном банкеРоссийской Федерации" (Редакция 3) от 27.03.2002 года (с учетом изменений идополнений).
15.14. Порядок № 543-2-р — “Порядок ведения бухгалтерского учета операций по приему платежей отфизических лиц, списанию средств со счетов по вкладам и перечислению сумм по назначению”(Редакция 2) от 19.06.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.15. Порядок № 1687-р — “Порядок проверки отчетов в филиалах Сбербанка России” от 20.04.2009 года (с учетомизменений и дополнений).
15.16. Порядок № 577-4-р — “Порядок открытия, закрытия и ведения корреспондентских счетов ЛОРОв валюте РФ и иностранной валюте Сбербанком России” (Редакция 4) от 04.03.2005 года(с учетом изменений и дополнений).
15.17. Порядок № 781-2-р — “Порядок проведения аттестации автоматизированных систем” (Редакция2) от 17.09.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.18. Порядок № 814-3-р — “Порядок открытия и ведения счетов юридических лиц Сбербанком Россиии его филиалами (Редакция 3) ” от 14.04.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.19. Порядок № 878-2--р— "Регламент заключения и сопровождения в филиалах Сбербанка России договорово зачислении денежных средств на счета физических лиц и проведения обработки реестров"от 04.10.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.20. Порядок № 928-р — “Порядок открытия и ведения обезличенных металлических счетов” от 26.04.2002 года(с учетом изменений и дополнений).
15.21. Порядок № 1066-р — “Порядок организации переписки по платежам в иностранной валюте и в драгоценныхметаллах в Сбербанке России” от 26.02.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.22. Порядок № 1076-р — “Порядок проведения операций списания со счетов и зачисления средств на счетаюридических лиц с использованием единой базы данных счетов юридических лиц в филиалахСбербанка России” от 20.03.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.23. Порядок № 1088-р — “Порядок организации переписки по платежам в валюте Российской Федерации в СбербанкеРоссии” от 17.04.2003 года.
15.24. Порядок № 1433-р — “Порядок осуществления в Сбербанке России переводов денежных средств физическимилицами” от 14.06.2006 года.
15.25. Постановление № 71-а — Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистикеот 30.10.1997 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документациипо учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов,малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.
15.26. Постановление № 7 — Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистикеот 21.01.2003 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документациипо учету основных средств”.
15.27. Правила № 52-р (часть 3) — “Временные правила организации межбанковсих расчетов в Сберегательном банкеРоссийской Федерации" от 18.05.1994 года.
15.28. Регламент № 628-4-р — “Регламент совершения кассовых операций в Сбербанке России и его филиалах”от 07.07.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.29. Указания № 292-р — “Указания по переходу на 20-значную нумерацию счетов физических лиц в рублях ииностранной валюте” от 16.12.1997 года (с учетом изменений и дополнений).
15.30. Порядок № 298-2-р— "Порядок выполнения межбанковских и внутрибанковских расчетов по операциямс международными банковскими картами в Сбербанке России" от 01.10.2001 года(с учетом изменений и дополнений).
15.31. Порядок № 299-2-р— "Порядок совершения операций с международными банковскими картами в подразделенияхСбербанка России (Эмиссия)" (Редакция 2) от 16.05.2002 года (со всеми изменениямии дополнениями).
15.32. Правила № 316-2-р— "Правила совершения операций по резервным счетам физических лиц" (версия2) от 27.07.2000 года (с учетом изменений и дополнений)
15.33. Порядок № 447-3-р — "Порядок проведения операции выдачи наличных денежных средств по банковскимкартам в Сбербанке России" (Редакция 3) от 11.11.2004 года (с учетом измененийи дополнений).
15.34. Порядок № 512-3-р— "Порядок работы с задолженностью по счетам международных банковских картСбербанка России" от 04.09.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.35. Порядок № 1591-Р — "Порядок операционно-кассового сопровождения устройств самообслуживанияСбербанка России" 31.07.2008 года
15.36. Порядок № 636-2-р— "Порядок совершения операций с микропроцессорными картами Сберкарт в СбербанкеРоссии" (Редакция 2) от 18.10.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.37. Порядок № 1245-2-р— "Порядок открытия и ведения в Сбербанке России текущих счетов физическихлиц" от 27.07.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.38. Регламент № 1354-2-р— "Регламент совершения кассовых операций во внутренних структурных подразделенияхфилиалов Сбербанка России" от 18.05.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.39. Учетная политика Сбербанка России, утвержденная Президентом, Председателем Правления Сбербанка России 24.11.1997года (с учетом последующих изменений и дополнений).
15.40. Правила документооборота и технологииобработки учетной информации в Сбербанке России № 304-2-р, утвержденные Постановлением Правления Сбербанка России от 04.11.2000 года(с учетом изменений и дополнений).
15.41. Положение № 222-П — Положение Банка России «О порядке осуществления безналичных расчетовфизическими лицами в Российской Федерации» от 01.04.2003 года (с учетом измененийи дополнений).
15.42. Порядок № 903-р — "Порядок проведения операций перевода денежных средств со счетов международныхбанковских карт" от 01.03.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.43. Порядок № 1045-р — «Порядок ведения блокированных целевых счетов владельцев жилищных сертификатовв филиалах Сбербанка России в рамках пилотного проекта социального реструктурированиярайонов Крайнего Севера» от 29.01.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.44 Порядок N1140-2-р — «Порядок осуществления компенсационных выплат за утраченное жилье и имуществопострадавшим в результате разрешения кризиса в Чеченской Республике гражданам, постояннопроживающим на ее территории» от 23.12.2004 года.
15.45. Порядок N1155-р — «Порядок погашения внутренней задолженности бывшего СССР перед физическимилицами владельцами специальных (рублевых) счетов, хранящихся в филиалах СбербанкаРоссии» от 02.09.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.46. Порядок N1345-р — «Порядок осуществления в Сбербанке России экспресс — переводов между физическимилицами в валюте Российской Федерации» от 07.04.2005 года (с учетом измененийи дополнений).
15.47. Порядок N 1372-2-р — «Порядок открытия и ведения в Сбербанке России счетов по обслуживанию государственныхжилищных сертификатов, сертификатов МЧС России и сертификатов Крайнего Севера»от 23.06.2006 года.
15.48. Порядок N1374-р — «Порядок осуществления операций по специальным счетам физических лиц, атакже по счетам физических лиц-нерезидентов в валюте Российской Федерации»от 22.09.2005 года.
15.49. Порядок N 1442-р — «Порядок совершения в Сбербанке России операций, связанных с покупкой ипродажей (конверсией) иностранной валюты по вкладам физических лиц» от 21.07.2006года.
15.50. Регламент N1291-р — «Регламент проведения в Сбербанке России списаний сумм со счетов по вкладамфизических лиц на основании длительных поручений вкладчиков в условиях примененияпрограммно-технических комплексов» от 28.09.2004 года (с учетом изменений идополнений).
15.51. Указание N 1446-У — Указание Банка России «О порядке бухгалтерского учета уполномоченнымибанками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностраннойвалютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальнаястоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц»от 11.06.2004 года.
15.52. Порядок № 1400-р — «Порядок организации работы в Сбербанке России по выплате пенсий, пособийи компенсаций, назначенных лицам, проходившим военную службу, службу в органах внутреннихдел и федеральной службы безопасности, учреждениях и органах уголовно-исполнительнойсистемы, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ,таможенных органах, органах прокуратуры» от 17.11.2005 года (с учетом измененийи дополнений).
15.53. Перечень № 1195-р — "Перечень расчетных и служебно-информационных документов, используемых припроведении расчетов в иностранной валюте и драгоценных металлах в системе межфилиальныхрасчетов Сбербанка России" от 26.11.2003 года (с учетом изменений и дополнений.
15.54. Порядок № 1556-р — «Порядок формирования номеров лицевых счетов, используемых в Сбербанке Россиии его филиалах» от 30.04.2008 года.
Списоксокращений
АСП (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи (персональныйидентификатор, являющийся контрольным параметром правильности составления всех обязательныхреквизитов расчетного документа и неизменности их содержания).
АБС — Автоматизированнаябанковская система.
Бухгалтер УДО — работникСОПО ОБУиО, рабочее место которого находится в уполномоченном дополнительном офисе.
ВСП — внутренние структурныеподразделения Якутского отделения № 8603.
ГПЦ — главный процессинговый центр Сбербанка России.
ГРКЦ — головной расчетно-кассовый центр Национальногобанка Республики Саха (Якутия) г. Якутск.
ДО — дополнительный офис.
ИБД — информационная базаданных.
МБК — международные банковские карты.
МФР — межфилиальные расчеты.
ОБиЗИ — отдел безопасности и защиты информации.
ОБК — отдел банковских карт.
ОБУиО — отдел бухгалтерского учета и отчетности.
ОВиНО — отдел валютных и неторговых операций.
ОКвКУ — операционная касса вне кассового узла.
ОП — обменный пункт.
ОПЕРО — операционный отдел Якутского Головногоотделения № 8603 СБ РФ.
ОКО — отдел кассовых операций.
ОСиОБО — отдел сопровождения и оформления банковскихопераций.
СКпоВФЛиПК — сектор контроля по вкладам физическихлиц и пластиковым картам ОБУиО.
СОКР — сектор операционно-кассовых расчетов ОБУиО.
СОПО — сектор обработки первичной отчетности ОБУиО.
Сектор РКО ФЛ — сектор по расчетно-кассовому обслуживаниюфизических лиц (структурное подразделение ОПЕРО).
Сектор РКО ЮЛ — сектор по расчетно-кассовому обслуживаниююридических лиц (структурное подразделение ОПЕРО).
СЦОпоСФЛ — сектор централизованных операций посчетам физических лиц ОБУиО.
ТРЦ — территориальный расчетный центр.
УДО — уполномоченный дополнительныйофис.
ЦБД — централизованная базаданных отделения.
ЭОД — электронный обмен документами.
ЭПД — электронный платежный документ.