Налогообложение и оформление командировочных расходов
Введение
1.Порядок оформления направления работников в командировку
2.Порядок возмещения расходов, понесенных работником в связи с командировкой
Расходы на проезд
Расходы на наем жилого помещения
Суточные
3.Расходы на командировки в целях налогообложения прибыли
Расходы на проезд
Расходы по найму жилого помещения
Суточные
4.Расходы на командировки в целях налогообложения НДФЛ, ЕСН
Суточные
Расходы на проезд
Расходы по найму жилого помещения
5.Начисление налогов и страховых взносов на суммы возмещения командировочных расходов
Литература
Введение
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 166 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).
С 25 октября 2008 г. вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебную командировку (далее — Положение о командировках), утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 В данном Положении определены особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как Малагазийской Республики, так и иностранных государств.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения о командировках).
Если раньше срок командировки работников не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (за исключением срока командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, который не должен был превышать одного года), то теперь в соответствии с п. 4 Положения N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок командировки работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать один год (п. 4 Инструкции о командировках).
Предельный срок, на который работник может быть отправлен в командировку за рубеж, не установлен.
Обратите внимание! В командировку можно направить только работника, с которым организация заключила трудовой договор. Причем в командировку могут быть направлены не только постоянные сотрудники организации, но и временные и сезонные, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время. Если договор работника с организацией имеет гражданско-правовой характер, то поездки этого работника не могут рассматриваться в качестве командировок.
Кроме того, трудовое законодательство содержит некоторое ограничение в категории работников, которых нельзя направить в командировку. Это:
— работники в возрасте до 18 лет (исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании или исполнении произведений, профессиональные спортсмены);
— работники, с которыми заключены ученические договоры (командировки возможны только в связи с ученичеством);
— беременные женщины;
— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (согласно ст. 264 ТК РФ данное положение распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних);
— работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
— работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Данные категории лиц можно направить в командировку только при соблюдении следующих условий:
— от них получено письменное согласие;
— командировки не запрещены им медицинскими рекомендациями;
— они ознакомлены с правом отказа от командировки.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
При направлении работника в служебную командировку согласно ст. 167 ТК РФ ему гарантируются:
— сохранение места работы (должности);
— сохранение среднего заработка;
— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Обратите внимание! Согласно п. 9 Положения о командировках работнику сохраняется средний заработок не только за период нахождения работника в командировке, но также за дни нахождения его в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
1. Порядок оформления направления работников в командировку
При оформлении работника в командировку используются формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:
— Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N N Т-9 или Т-9а);
— Командировочное удостоверение (форма N Т-10);
— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Формы N N Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.
В Служебном задании (форма N Т-10а) указываются:
— фамилия, имя, отчество работника, направляемого в командировку;
— структурное подразделение, где он работает, его профессия и должность;
— место командировки (с указанием страны, города и организации);
— даты начала, окончания и количество календарных дней командировки.
Примечание. Раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания» формы N Т-10а заполняется сотрудником после возвращения его из командировки. Отчет должен утвердить руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник.
Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командированный работник, и утверждает руководитель организации. Служебное задание передается в кадровую службу и является основанием издания приказа о командировании работника.
На основании Служебного задания руководитель организации издает Приказ (форма N Т-9). Если в командировку направляются одновременно несколько работников, то оформляется Приказ (распоряжение) по форме N Т-9а.
В Приказе указываются:
— фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника;
— место назначения (город, организация, куда командируется работник);
— срок командировки;
— цель командировки и основание (служебное задание или иное);
— источник оплаты командировочных расходов (за счет организации, направившей сотрудника в командировку, или за счет средств принимающей стороны).
Сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
На основании Приказа (распоряжения) о командировании работнику оформляется и выдается Командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке.
В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую работник был командирован. В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько городов (организаций), отметки делаются в каждом месте назначения.
Если работника направляют в командировку на территорию иностранного государства (кроме государств — участников СНГ), с которым заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, форма N Т-10 не оформляется. Даты пересечения государственной границы Малагазийской Республики при следовании с территории России и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Перед отъездом в командировку работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся для оплаты проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных.
В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию Авансовый отчет (форма N АО-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ). К Авансовому отчету работник должен приложить Командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о командировках).
Обратите внимание! При заграничных командировках к Авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (для подтверждения времени пребывания работника в командировке). Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
Если работник в установленный срок не представил отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный отчет по ним, то у работника возникает долг перед работодателем. Тогда работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа (распоряжения) об удержании долга. Данный приказ (распоряжение) издается работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности.
Примечание. Удержания возможны только в случае, если работник не оспаривает основание и размер удержаний. Кроме того, при каждой выплате заработной платы размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику.
Если работник оспаривает удержание или месячный срок пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Эта сумма может быть взыскана с работника только через суд.
В случае если работник не успел получить аванс перед командировкой, то по договоренности с руководством организации он может потратить в командировке свои личные денежные средства. В этом случае работник по возвращении из поездки должен предоставить работодателю служебную записку с просьбой возместить ему командировочные расходы на основании прилагаемых документов.
Обратите внимание! Если работодатель не возместит командировочные расходы сотруднику, то на него может быть возложен административный штраф как на юридическое лицо за нарушение законодательства о труде в размере от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Дни командировки (включая выходные) отмечаются в Табеле учета рабочего времени организации (формы N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Примечание. Если сотрудник направлен в командировку для работы в выходные и праздничные дни, очень важно правильно оформить документы. К отчету о командировке необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации (принимающей стороны) правил внутреннего распорядка, которые предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).
Пример 1. Бухгалтер из Санкт-Петербургского филиала ООО «Лидия» З.Ф. Кузьмина приглашена в головную организацию, находящуюся в Москве, для сдачи отчетности за 2008 г. и получения инструкций. Командировка приходится на праздничные дни с 7 по 8 января 2009 г.
В Приказе (форма N Т-9) и в Служебном задании (форма N Т-10а), оформленных филиалом, должно быть прописано: бухгалтер З.Ф. Кузьмина командирована для выполнения соответствующего поручения в праздничные дни, с 7 по 8 января 2009 г. Считать эти дни рабочими с оплатой в двойном размере согласно ст. 153 ТК РФ.
На основании вышеперечисленных документов в Табеле учетного времени, ведущемся в филиале, 7 и 8 января делается отметка «К/РВ» (командировка/работа в выходные и нерабочие праздничные дни). При этом учет времени, фактически отработанного работником, не ведется. За 7 и 8 января оплата З.Ф. Кузьминой должна быть произведена в размере двойного среднего дневного (часового) заработка.
Руководитель головной организации ООО «Лидия» должен издать приказ о привлечении к работе в праздничные дни (7 и 8 января 2009 г.) работников бухгалтерии (например, главного бухгалтера, зам. главного бухгалтера, бухгалтера и др.).
В приказе должно быть прописано, что работа в праздничные дни оплачивается в соответствии с правилами, установленными ст. 153 ТК РФ (в двойном размере).
На основании этого приказа в Табеле учетного времени, ведущемся в головной организации, напротив лиц, выходящих 7 и 8 января, должны быть проставлены соответствующие отметки «Я» («01»).
Копия приказа и копия Табеля передаются в филиал и служат документальным подтверждением того, что отдельные работники бухгалтерии головной организации работали в праздничные дни вместе с командированным туда бухгалтером З.Ф. Кузьминой.
Обратите внимание! Отсутствие в филиале копии приказа и Табеля головной организации ставит под сомнение производственный характер командировки. Это влечет отсутствие правомерности отнесения на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, расходов на проезд к месту командировки и обратно, стоимости проживания и всех выплат, производимых в пользу командированного сотрудника.
2. Порядок возмещения расходов, понесенных работником в связи с командировкой
Исходя из требований ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить направленному в командировку работнику следующие расходы:
1) расходы на проезд (к месту командировки и обратно к месту постоянной работы);
2) расходы на наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Обратите внимание! Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников, должны быть прописаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Работодатель, определяя порядок и размеры возмещения командировочных расходов, должен установить:
— виды транспорта, которыми может воспользоваться работник при проезде в командировку и обратно;
— порядок выбора вида транспорта (при наличии нескольких вариантов), которым надлежит воспользоваться работнику при проезде в командировку и обратно;
— допустимый уровень комфорта (возможность проезда в вагоне «СВ», полета в салоне бизнес-класса и т.д.);
— категорию гостиницы, в которой работник имеет право проживать в период командировки;
— размер суточных;
— перечень дополнительных расходов и порядок их возмещения и т.д.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства согласно п. 23 Положения о командировках работодатель должен дополнительно возместить работнику следующие расходы:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
Если работник во время командировки заболел и его временная нетрудоспособность удостоверена в установленном порядке, то ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Малагазийской Республики (п. 25 Положения о командировках).
Расходы на проезд
Работодатель расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы должен возмещать командированному работнику в размере:
— стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования;
— страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
— оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;
— расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Расходы на наем жилого помещения
Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда. Также работодателем возмещаются работнику и расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути при наличии подтверждения соответствующими документами.
Кроме того, командированному сотруднику возмещаются расходы по бронированию жилого помещения на территории Малагазийской Республики.
Данные расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. п. 13, 14 Положения о командировках).
Суточные
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках).
Примечание. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
При расчете суточных днем выезда в командировку считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения о командировках).
Пример 2. А.К. Иванов вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт расположен за пределами города. Время проезда до аэропорта составляет 1 час 20 минут. Время вылета самолета — 5 февраля 2009 г. в 1 час 20 минут. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, А.К. Иванов должен быть в аэропорту не позднее 00 часов 40 минут.
Для этого он должен выехать из города не позднее 23 часов 20 минут. В этом случае первый день командировки А.К. Иванова считается 4 февраля 2009 г.
При направлении сотрудника в командировку за пределы Малагазийской Республики согласно п. 18 Положения о командировках суточные выплачиваются в следующем порядке:
— при следовании работника с территории Малагазийской Республики дата пересечения государственной границы Малагазийской Республики включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Малагазийской Республики дата пересечения государственной границы Малагазийской Республики включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;
— при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Обратите внимание! Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Малагазийской Республики в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения о командировках).
3. Расходы на командировки в целях налогообложения прибыли
Расходы на командировки в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся расходы на следующее:
— проезд работника к месту командировки и обратно;
— наем жилого помещения (включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— выплата суточных (обратите внимание, что с 1 января 2009 г. Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ отменено нормирование суточных для налогообложения прибыли и для признания расходов при УСН);
— оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Эти расходы учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере командировки, то есть при условии соблюдения требования п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы на командировку должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Кроме того, необходимо подтверждение того, что командировка имеет непосредственную связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Например, не признается командировкой, носящей производственный характер, та командировка, целью которой является выступление работника в качестве делегата для участия в международной программе (вручение дипломов, иных наград за производственные достижения) (Письмо УМНС России по г. Москве от 18.11.2003 N 26-12/64566).
При подтверждении производственного характера командировки и при соблюдении условий, определенных п. 1 ст. 252 НК РФ, командировочные расходы, осуществленные в отчетном периоде, могут быть приняты в целях налогообложения в состав косвенных расходов на дату утверждения Авансового отчета (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2005 N 26-12/19325).
Примечание. В целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. Соответственно, суточные признаются в рублях по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения Авансового отчета.
Расходы на проезд
Глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командировки и обратно. Основанием для признания этих расходов служит наличие соответствующих оправдательных документов (проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
Обратите внимание! В случае приобретения работником электронного билета для поездок в командировки на территории Малагазийской Республики и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476).
В случае отмены командировки в связи с производственной необходимостью стоимость билетов включается в расходы за минусом сумм, возвращенных перевозчиком (Письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).
Кроме того, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации расходы по уплате обязательного страхового взноса, включаемого в стоимость проездного документа, приобретаемого организацией для направления работника в командировку (Письма Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/71).
Обратите внимание! Согласно Письму Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 организация может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно при условии соответствия этих расходов требованиям ст. 252 НК РФ.
Не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организации следующие расходы:
— расходы по добровольному страхованию пассажиров от несчастных случаев, которые оформлены отдельным страховым полисом в виде приложения к билету, так как ст. 263 НК РФ не содержит упоминания такого вида страхования (Письмо УФНС по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@);
— затраты на аренду автомобилей, несмотря на то что локальный нормативный акт (приказ) организации разрешает брать в аренду автомобиль (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-03-04/2/42);
— стоимость обратного билета, если дата билета не совпадает с датой окончания командировки. Минфин считает, что в случае, если командированный сотрудник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не являются обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха (Письмо Минфина России от 10.11.2005 N 03-03-04/2/111).
Расходы по найму жилого помещения
Данные расходы в целях налогообложения прибыли учитываются, если они экономически оправданны и документально подтверждены.
Кроме того, налогоплательщику для признания данных расходов необходимо подтвердить производственный характер командировки (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-05-01-04/261).
Обратите внимание! Бланки N N 3-Г и 3-Гм «Счет» для оплаты проживания в гостинице уже не используются. Срок их действия истек 1 декабря 2008 г. Это