ООО «ЮнипродуктсСНГ»являются филиалом компании Uniproductsв Голландии. Филиал в России имеет свой завод в г. Москвеи занимается производством и продажей продуктов питания, таких как маргарин,майонез и кетчуп, на территории г. Москвы и Российской Федерации.
ВМоскве компания существует с 1996 года и является крупным оптовым поставщиком сотличной репутацией. Наши клиенты: сеть супермакетов«Седьмой континент», «Перекресток», сеть гипермаркетов«Рамстор», ЗАО «Тандер»(Краснодар), Торговый дом Элю (Нижний Новгород) и другие.
Являясьмеждународной компанией, Uniproductsуделяет большое внимание качеству производимого товара.Качество товара – это приоритет номер один. Это понятие включает в себя нетолько функциональные качества товара, но и вкус, содержание, легкость иудобство использования, что делает работу с нами – удовольствием, а покупкунаших продуктов – радостью.
Постоянные маркетинговые исследования помогают нампостоянно быть в курсе нужд и пожеланий клиентов. В соответствии с этим мыизменяем, дополняем или создаем что-то новое и привлекательное, учитывая всевкусы различных слоев населения.
Имея большой опыт работы в международном бизнесе Uniproductsзаработаларепутацию компании, котораяуважает интересы своих партнеров и своих сотрудников, и, поэтому, соблюдает, и требует соблюдать и от своих партнеров, все правила ведения честного, открытого бизнеса.
ООО“Юнипродуктс СНГ” имеет в своем штате 100 сотрудников и 6 отделов: отдел кадров (5 человек), Отдел продаж (40 человека), бухгалтерия(10 человек), Отдел информационныхтехнологий (10 человек), маркетинг(20 человек), юридический отдел(11 человек), 2 водителя и 2 человека работающих на ресепшн.
Структуракаждого из отделовпримерно одинакова:
Пример: Структура отделапродаж (Менеджеры и сотрудникисреднего звена):
На примере одного человека изкаждого отдела рассмотрим его ежедневныеобязанности,что покажет чем занимаются в том или ином подразделении компании.
1. Отдел– продаж. Позиция – Специалист по работе с клиентами (CSS).
Обязанности: поддерживатьразвитие компании в городес помощью постоянного контроля настоящих дистрибьюторов, увеличивать объем продаж за счет внедрения новых клиентов в сотрудничество.
Постояннобыть в курсе количества и типов розничных и оптовых магазинов по “покрытию” на данной территории, что требуется для развитияи роста вторичных продаж, также как и для достижения личных планов.
Резервироватьзаказы ключевых клиентов для поставки Дистрибьюторами. Помогать развиваться Дистрибьюторским сотрудникам приглашая их на тренинги и решая возникающие общие вопросы связанные с сотрудничеством с ООО “ЮнипродуктсСНГ”.
Задачии цели:
1. развиватьи контролироватьбазу данных по клиентам,
2. устанавливатьотношенияс новыми Дистрибьюторами и развивать с существующими,
3. увеличиватьвторичныепродажи,
4. конролироватьпродажина открытых рынках и в розничных магазинах,
5. Информироватьо новостяхкомпании с помощью отдела маркетинга существующих и новых клиентов,
6. Братьна себя проведение тренингов для представителей отдела продаж Дистрибьюторов.
2. Отдел– бухгалтерия. Позиция – Кассир-бухгалтер.
Обязанности:
Ø Ежедневныеотчеты о проходящих наличных деньгах,
Ø Выплатыв соответствиис авансовыми отчетами сотркдников,
Ø Организацияпереправкиденег из банка в оффис,
Ø Лимит-контрольвыдачи денег,
Ø Координацияработы кассиров на заводе,
Ø Заполнениебанковскихдокументов,
Ø Созданиеплана наличных денег для банка,
Ø Резервированиеавансовыхотчетов для региональных сотрудников,
Ø Обеспечиваниеполучениеналичных денег.
3. Отдел– отдел кадров. Позиция– Администратор отдела продаж.
Обязанности: Предоставлятьтребуемыебумаги, исполнять рекрутменские обязанности; обновлять, поддерживать иутверждать рабочие обязанности на той или иной позиции.
Основные задачи:
1. Проверкаи ведениевсей документации поступаемойот сотрудников компании (заявкина отпуск, работа с медицинскими страховками и больничными листами, расчет средств на командировки, обновление базы отпусков, подготовка статистических форм требуемых законом РФ);
2. рекрутмента (объявления о вакансиях,проведение интервью, предложения работы, проверка резюме, а также проверка всехсчетов от рекрутменских компаний);
3. Поддерживатьконтактыс агенствами по подбору персонала, университетами, всеми сотрудниками компании.
4. Отдел– юридический отдел. Позиция – юрист.
Обязанности:
Ø Обеспечиватьюридическуюподдержку сотрудникамкомпании (проверка контрактов,проверка наличия необходимых юридических докуменктов при подписании новых контрактов с Дистрибьюторами, юридическая помощь в деятельности специалистов по работе с клиентами);
Ø ;
Ø ;
Ø ;
Ø д.)
5. Отдел– отдел информационных технологий. Позиция – Старший IT менеджер.
Обязанности:
Ø Координацияработы пресональных компьютеров (антивирусные и защитные программы, обновление сайта, координация работы e-mail почты) компании и телефоннойсвязи;
Ø Проверкаинвентарякомпании (закупка/обновлениеаппаратных средств ЭВМ, программного обеспечения и т.п.);
Ø работаи поддержкас обслуживанием, обеспеченноесетями компании;
Ø планированиебюджетадля отдела.
6. Отдел– маркетинг. Позиция – Брэнд — менеджер.
Обязанности:
Ø Анализрынка потребителей и выявление потенциальных направлений развития брэнда компании;
Ø ;
Ø брэндов,улучшение старых;
Ø
ООО “Юнипродуктс СНГ” Утверждаю
Ген. Директор
Номенклатурадел
На 2001 г. ____________И.А.Сопин
____№__________
г. Москва
ИндексДела
Наименованиедела
Срокхранения
Количествотомов
Примечание
01 Отдел кадров
01 – 01
01 – 02
Личныедела сотрудников
Кадровыеприказы
2 года после увольнения
постоянно
2
2
02 Юридич. отдел
02 – 01
02 – 02
02 – 03
Устав
Пакетыдокументов дистрибьюторов
Учредительныедокументы (налоговые справки, постановления и т.д.)
Постоянно
2-3 года после уведомления о расторжении
постоянно
1
3
2
03 Отдел продаж
03 — 01
Помесячные отчеты результатов продаж
постоянно
2
04 Отдел маркетинга
04 – 01
04 – 02
Ежегодныеисследования рынка потребителей
Информация о конкурентах
постоянно
постоянно
2
1
05 Бухгалтерия
05 – 01
05 — 02
Отчетные документы (на списание)
Счета, платежки
5 лет
5 лет
3
5
06 Отдел IT
06 — 01
Копии счетов и договоров на покупку оборудования, зап. частей и т.п.
3 года
2
Документооборотза 2001 год.
Расчетдокументовпроходящих через каждый отдел в среднем в день:
Бухгалтерия:
Входящиеписьма –45, исходящие – 30, счета –65, платежные документы –30, факсы – 5, договора –20;
Отделпродаж:
Входящиеписьма –50, исходящие – 25, факсы –20, оригиналы контрактов –5, акты – 6, счета – 20;
Юридическийотдел:
Входящиеписьма –20, исходящие – 10, налоговыедокументы – 5, пакеты документов с Дистрибьюторами –15, нотариальные документы– 15;
ОтделIT:
Входящиеписьма –5, исходящие – 5, информационныефаксы – 5, счета на оплату – 13, факсы — 3;
Отдел Маркетинга:
Входящие письма – 30,исходящие – 15, факсы – 10, рекламные буклеты – 15, договора с рекламными,издательскими и др. компаниями – 5, акты по оказанию услуг или накладные натовар – 10
Отдел кадров:
Входящие письма – 25,исходящие – 20, резюме – 5, Личные дела сотрудников – 6, Информационныеписьма/факсы и договора с образовательными, тренинговыми,рекламными, издательскими, страховыми и др. организациями — 10, Приказы по л/с– 3.
Итого в среднем в день вкомпании: 571
Итого документооборот в среднем в год: 571 x 24 x12 = 164 448
Содержание:
1. Описаниекомпании ООО “Юнипродуктс СНГ” ……………… стр.1
2. Схемакомпани ..……………стр.2
3. Обязанностисотрудников компании …………… стр.3
4. Должностнаяинструкция ………… стр.5
5. Номенклатурадел …………………стр.7
6. Документооборотза 2001 г. …………стр.8
7. Формыдокументов компании ………….стр.9
РоссийскийНовый Университет
Дисциплина: Делопроизводство
Рефератпо теме:Делопроизводствовкомпании “ООО Юнипродуктс СНГ”
Составиластудентка4 курса факультета СКС и Т,группы 341-В, Новикова Мария
г. Москва
2002