Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства і природокористування
Кафедра обліку і аудиту
Реферат
з дисципліни
«Організація обліку на ПМБ»
на тему: "Сучасні облікові системи: переваги та недоліки "
Рівне-2009
Зміст
Вступ
Трансформація бухгалтерського обліку, як напрям розвитку інформатизації суспільства
Програмні продукти для бухгалтерів
Переваги та недоліки від упровадження облікових систем
Висновки
Список використаної літератури
Вступ
Сьогодні очевидно, що економіка незалежної України вже пройшла певний шлях розвитку. Україну визнали країною з ринковою економікою ЄС та США. Все більше українських підприємств стають власністю іноземних компаній, а велика кількість їх починає залучати інвестиції на світових ринках. Тобто вже діють ефективні власники, які або зуміли належно організувати на підприємствах господарські процеси, або питання організації управління та виробництва в них стоять на порядку денному і активно вирішуються. Відповідно для українського бізнесу актуальними стають такі самі питання, як і для підприємців та менеджерів у розвинених країнах. Серед них — впровадження в господарську практику інформаційних технологій і програмних систем для автоматизації не тільки і не стільки традиційного бухгалтерського обліку, а насамперед для постачання, виробництва, дистрибуції, логістики — власне всього того, що й становить основну діяльність підприємства і приносить прибуток.
У зв'язку з цим у бухгалтерів є вибір — або залишитись у межах традиційного розуміння свого фаху, пов'язаного передусім із складанням фінансової звітності та розрахунком податків, або опанувати нові знання і взяти активну участь у реформуванні економічних систем власних підприємств.
Інформатизація суспільства охопила всі його сфери — соціальну, економічну діяльність та управління господарськими процесами. Поширилася вона і на такі важливі функції, як облік, аналіз і контроль діяльності суб'єктів господарювання, що є основою інформаційної системи управління будь-якими господарськими утвореннями. В умовах глобалізації наукових, технічних і економічних процесів, що мають міжнародний характер, значно збільшилися обсяги інформації, потрібної для управління цими процесами. Досвід показує, що задовольнити інформаційні потреби управління в суспільстві можливо лише при застосуванні комп'ютерних систем обробки великих масивів інформації.
Із впровадженням комп’ютерних інформаційних облікових систем, що ґрунтуються на сучасних інформаційних технологіях, бухгалтери та управлінці отримують численні переваги і виграє підприємство в цілому. Однак проблема створення або впровадження таких систем на підприємстві залишається однією з найскладніших не тільки в Україні, а й у світі.
На жаль, багато питань, пов'язаних із впровадженням, налагодженням інформаційних облікових технологій, їх удосконаленням та інтеграцією в ділове життя підприємств, часто залишаються поза увагою практиків та науковців. До того ж, більшість публікацій у періодичній літературі так чи інакше відображують точку зору розробників конкретного програмного забезпечення, завдання яких — прямо чи опосередковано рекламувати свої програмні продукти. І все ж таки в працях таких вчених як Білуха М., Микитенко Т., Кузнєцова С.В., Івахненков С.В. висвітлені питання автоматизації обліку.
Метою даного реферату є виявлення переваг та недоліків, які виникають на підприємствах після впровадження інформаційних систем та технологій у галузі обліку.
Трансформація бухгалтерського обліку, як напрям розвитку інформатизації суспільства
У загальному розумінні інформатизація (пріоритети віддаються інтелекту й інформаційним технологіям) характеризує перехід суспільства в новий якісний стан — інформаційне суспільство. Останнє відрізняється бурхливим розвитком космонавтики, ядерної енергетики та робототехніки з якісно новим технологічним забезпеченням, що ґрунтується на комп'ютерних засобах праці та інформаційного середовища — сукупності ЕОМ, систем комп'ютерних комунікацій, баз даних, а також програмних комплексів і лінгвістичної однозначності, створенні штучного інтелекту.
Підвищення оперативності інформаційного забезпечення, його дієвості та ефективності потребує запровадження електронного обліку і контролю діяльності підприємств із застосуванням нових інформаційних технологій.
Для створення нової системи електронного обліку є передумови, передбачені Законами України «Про електронні документи та електронний документооборот», «Про електронний цифровий підпис», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про зв'язок», «Про обов'язковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також іншими нормативно-правовими актами. [3; ст.16]
Державне регулювання у сфері електронного документообороту спрямовано на: реалізацію єдиної державної політики електронного документообороту; забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообороту; нормативно-правове забезпечення технології обробки, створення, передавання, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів.
Електронний облік— це система виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та, передачі інформації, яка ґрунтується на використанні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних з метою раціонального використання засобів і предметів праці та самої праці і для управління підприємницькою діяльністю.
Новій інформаційній технології (ІТ) притаманні: персоналізація використання засобів обчислювальної техніки, створення локальних мереж ЕОМ і багаторівневих розподільних систем оброблення облікових даних, організація автоматизованих робочих місць фахівців з обліку та аудиту. Водночас нова ІТ має деякі нетехнічні особливості, а саме: врахування людського чинника у процесах управління, колективне використання інформаційних ресурсів; удосконалення методик виконання розрахунків і прийняття управлінських рішень на підставі цілісного уявлення про об'єкт. Крім широкого застосування комп'ютерної техніки, вона ґрунтується на трьох основних принципах: інтегрованості, гнучкості та інформативності.
Багатофункціональне застосування ПЕОМ забезпечується значною кількістю прикладних програм та інтегрованих пакетів. Такі програми й пакети дають змогу задовольнити різноманітні потреби бухгалтера: оброблення текстів, робота з базами даних (БД) з використанням систем керування базами даних (СКБД) і окремими файлами; виконання розрахунків у різних режимах (пакетному, діалоговому, запитовому), робота в локальній мережі ПЕОМ тощо. [8; ст.12]
Впровадження інформаційних технологій у обліково-аналітичному процесі дає змогу істотно змінити застосування ПЕОМ створенням АРМ бухгалтерів. За допомогою периферійної техніки збирання і підготовки даних з обліку основних засобів, грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, витрат на виробництво продукції та іншихділянок обліку господарської і фінансової діяльності підприємства можна раціонально виконувати децентралізовану обробку даних на робочих місцях бухгалтерів із використанням ПЕОМ.
Автоматизоване робоче місце бухгалтера (АРМБ) — це функціонально спеціалізована людино-машинна система, яка складається з програмно — технічного комплексу, інформаційного, інструктивно — методичного та організаційно — технологічного забезпечення та використовується для автоматизації функцій обліку, аудиту, контролю.
При електронній технології поняття «документ» в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління.
Електронний документ — це зафіксований факт господарської діяльності у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Такий документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції, а також осіб, що виконали цю операцію. У разі відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили і, отже, використовуватися у обліку господарської діяльності
Фактично існують два режими правового регулювання електронного підпису: встановлений законом та договірний. Крім того, можна виділити такі технології електронної ідентифікації: біометрія, паролі та ключі, симетрична та асиметрична криптографія. Використання таких технологій можливе лише за письмовою згодою сторін
Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) врегульовано Законом України «Про електронний цифровий підпис». Проте відповідно до частини третьої ст.4 цього Закону використання ЕЦП не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі. На сьогодні єдиним законодавчим актом, що встановлює порядок укладення та підписання договорів, є Цивільний кодекс України. [1]
На жаль, договори, які регулюють порядок використання електронного підпису, поки що не знайшли широкого застосування серед учасників цивільних відносин в Україні (до відома: вже 6лизько50 років такі договори широко використовуються в технічно розвинених країнах, передусім у США та у Великій Британії).
Усі суб'єкти ринку та бізнесових кіл уже давно налаштовані та готові працювати на ниві електронного документообороту, але стан нормотворчої готовності поки що залишає багато відкритих питань, тим самим перешкоджаючи створенню повноцінного замкненого правового поля, а це, в свою чергу, не дає можливості повноцінно будувати відносини між суб'єктами цього ринку. Найактуальнішим на сьогодні є питання прискорення розробок, необхідних для впровадження електронного цифрового підпису підзаконних нормативних актів (насамперед затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердження положення про порядок акредитації центрів сертифікації ключів, а також порядку надання послуг фіксації часу).
Варто зауважити, що основними принципами побудови систем, призначених для обміну інформацією (в цьому разі — систем електронного документообороту із використанням електронного цифрового підпису), є їх обов'язкова сумісність, що досягається уніфікацією обладнання та програмного забезпечення. Не слід забувати також про безпеку інформації, що циркулює в них (адже отримання викривленої інформації або блокування доступу до неї можуть призвести до непередбачуваних наслідків).
Інформація є: конфіденційною, якщо доступ до неї обмежується відповідно до законодавства; цілісною, якщо засоби обчислювальної техніки чи автоматизовані системи здатні забезпечувати не змінність інформації в умовах випадкового або навмисного викривлення, чи руйнування; доступною, якщо забезпечується можливість ознайомлення з нею відповідно до встановлених правил розмежування доступу протягом будь-якого визначеного проміжку часу. [8; ст 13-14]
Основна перевага електронної технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання.
Програмні продукти для бухгалтерів
Для комп'ютеризації господарського обліку на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм, проте щороку фірми-розробники заявляють про випуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, «розумнішою» і перевершує всі відомі.
Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С. Фірма починала з інформаційної системи " 1С: Бухгалтерія" і впровадила такі її версії, як: 1С: Бухгалтерія базова для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для DOS; 1С: Бухгалтерія базова для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. для Windows; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. мережева Клієнт-Сервер для Windows. Проте її прорив на ринок бухгалтерських програм України відбувся завдяки версії ІС: Бухгалтерія 6.0 для Windows. Остання система мала низку переваг, а саме: простота інсталяції й використання; можливість гнучкого налаштування конфігурації та наявність вбудованої мови; можливість швидко виконувати різноманітні операції, низька ціна тощо.
Нещодавно фірма випустила нову комп'ютерну інформаційну систему "ІС: Підприємство" версії 7.0, 7.5 та 7.7. Ці системи не мають макромови, однак у них наявна вбудована об'єктно-орієнтована мова програмування і розвинене інтерактивне середовище, що дає змогу змінювати типові конфігурації для своїх потреб чи навіть повністю переписувати їх. Вадою систем є обов'язкове їх настроювання фахівцем, однак вони більш орієнтовані на кінцевого користувача і надають останньому більше можливостей під час роботи.
"ІС: Підприємство" — це універсальна комп'ютерна система призначена для автоматизації діяльності підприємств різних видів і форм, що використовується на різноманітних об'єктах господарювання для автоматизації функцій оперативного управління і господарського обліку. Від інших інформаційних систем подібного класу ця ІС відрізняється своєю конфігурованістю. ІС "ІС: Підприємство" має компонентну структуру. Одні операції, виконувані системою в процесі автоматизованого розв'язування задач, є типовими, тобто присутні у будь-якому варіанті системи. Це передусім механізми підтримки довідників і документів. Інші операції (наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: «Бухгалтерський облік для України»; «Оперативний облік»; «Розрахунок».--PAGE_BREAK--
Інформаційна система "Бест" — ця програма (комплекс бухгалтерських, складських і торгових програм) є сімейством програм, орієнтованих на промислові та торговельні підприємства. Базові версії цих програм призначені для автоматизації управлінських робіт на малих підприємствах, а повні версії — на середніх. Розробленням та впровадженням інформаційної системи керує компанія "Інтелект-Сервіс".
Відомо кілька версій системи, а саме: «БЕСТ-2»; «БЕСТ-3»; «БЕСТ-4», «БЕСТ-ПРО»
За своєю суттю «БЕСТ» — це багатовикористовувана інформаційна система, призначена для автоматизації оперативного та бухгалтерського обліку на різноманітних підприємствах і в установах.
Основні функціональні можливості системи передбачають здійснення:
суцільного обліку, тобто обліку всіх аспектів господарської діяльності підприємства;
забезпечення безперервного обліку, тобто будь-яка господарська операція зареєструється в момент її здійснення;
ведення обліку в натуральних і вартісних вимірниках;
документування. Документ є елементарною інформаційною одиницею системи і засобом збереження даних;
одноразовості введення даних, багаторазовості їх використання тощо.
Розроблення і впровадження інформаційних систем типу "ПАРУС" здійснює корпорація з такою самою назвою. На підприємствах та в організаціях України функціонує кілька видів інформаційних систем цієї корпорації. Так, інформаційна система " ПАРУС-БЮДЖЕТ" використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система «ПАРУС-КОРПОРАЦІЯ» пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.
Найперспективнішим видом інформаційних систем корпорація вважає ІС «ПАРУС-ПІДПРИЄЄМСТВО» для Windows. Вона призначена для автоматизації управлінських робіт на підприємствах оптово-роздрібної торгівлі із незначною або середньою кількістю господарських операцій, що здійснюються щодня.
Створення ІС «ПАРУС-ПІДПРИЄМСТВО» для Windows ґрунтується на таких методологічних принципах:
комплексність;
готові рішення та гнучке настроювання;
інтеграція з Місrоsoft Office;
мультивалютність;
можливість аналізу облікових даних;
розмежування доступу і функцій;
інформаційне забезпечення користувачів;
Корпоративна інформаційна система "ГАЛАКТИКА", на ринок програмних продуктів України вона надійшла у квітні 1995 р. і' поступово нарощує коло підприємств, які здійснюють автоматизацію управлінської діяльності на її основі. Це багатовикористовувана комплексна інформаційна система (КІС) управлінь корпорацією або організацією, яка відповідає таким вимогам:
адаптивність щодо профілю діяльності підприємства чи організації будь-якої форми власності;
наявність достатньої кількості параметрів, які дають змогу налаштували систему під специфіку управління будь-якого користувача*
чітке розмежування оперативно-управлінських і фінансово-облікових задач за повної їх інтеграції на рівні єдиної бази даних;
автоматизація всього спектра типових виробничо-господарських функцій;
використання в усіх модулях одноманітного інтерфейсу користувача;
підтримка розподілених баз даних для забезпечення інформаційної взаємодії багатоофісних корпорацій та територіально виокремлених філій і підрозділів;
використання рішень, що не потребують тривалої спеціальної підготовки системних адміністраторів, котрі відповідають за експлуатацію системи.
До інструментальних засобів КІС «ГАЛАКТИКА» належать засоби:
адміністратора бази даних;
маніпулювання даними;
користувача-програміста.
Зазначимо, що концепцією системи «ГАЛАКТИКА» передбачено чіткий поділ функцій між фахівцями оперативних підрозділів і бухгалтерією.
Для комплексного розв'язування облікових задач на підприємствах і в організаціях усіх форм власності і профілю діяльності в інформаційній системі «ГАЛАКТИКА» виокремлено контур бухгалтерського обліку. Його основними завданнями є:
облік усіх видів матеріальних, нематеріальних і фінансових засобів підприємства;
обслуговування руху засобів підприємства та його взаєморозрахунків з юридичними та фізичними особами;
складання різноманітних звітних документів як проміжних, квартальних, так і річних.
Переваги та недоліки від упровадження облікових систем
На сучасному етапі розвитку економіки та суспільства, із набуттям українським бізнесом потужної динаміки розвитку користь від інформаційних технологій є очевидною.
Однак переваги від упровадження обліково-економічних систем на підприємствах суттєві, хоча й відрізняються за характером і обсягом залежно від завдань проекту автоматизації, які можуть бути такими:
автоматизація діяльності підприємства в цілому (часто передбачає впровадження систем автоматизації управління підприємствами класу ЕКР);
автоматизація винятково бухгалтерії (фінансового та податкового обліку);
автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати також інформаційний інструмент, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.
Автоматизація виключно фінансового та податкового обліку потрібна насамперед самим бухгалтерам для ефективного виконання своїх функцій. І тут використання комп'ютерних програм дає низку суттєвих переваг саме щодо бухгалтерського обліку. Впровадження комп'ютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін до принципів бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю. Кожний із елементів бухгалтерської технології — документування господарських операцій, відображення облікової інформації на рахунках, інвентаризація — змінюється за формою (таблиця 3.1).
Таблиця 3.1
Переваги автоматизованої обробки облікової інформації
Елемент бухгалтерської технології
Спосіб обробки облікової інформації
паперовий
автоматизований
1
2
3
1. Первинне документування:
а) тип носіїв перв інф
Паперові носії первинної інформації
Електронні (магнітні, оптичні) носії первинної інформації: електронні первинні документи, смарт-картки.
б) проектування та створення форм первинних документів
Конструювання паперових форм первинних документів з урахуванням відповідних стандартів; використання готових бланків документів
За допомогою програмних засобів можливе створення двох форм кожного первинного документа: форми, пристосованої для введення необхідних реквізитів до комп'ютерної бази даних, і форми для роздруковування документів на папері
в) встановлення порядку здійснення записів у первинних документах
Розробка інструкцій із заповнення первинних документів
Заповнення документів відбувається відповідно до алгоритму з автоматичним розрахунком ряду реквізитів та контролем за правильністю їх введення
г) виписування первинних документів
Ручне виписування документів, після цього — передача їх до бухгалтерії та обробка
Створення електронних документів під час здійснення господарських операцій та одночасна їх обробка і накопичення
2. Інвентаризація
Ручний перерахунок
Застосування технічних засобів (сканерів штрихових кодів)
3. Оцінка (методи списання, амортизації) активів
Використання найменш трудомісткого із методів (ФІФО, середньої, фактичної собівартості тощо; для необоротних активів — вибір податкового методу амортизації)
Програмна реалізація найоптимальнішого способу оцінки, використання різних способів оцінки для різних груп матеріальних цінностей, необоротних активів та інших об'єктів обліку
4. Калькулювання
Обмежена номенклатура статей виробничих, адміністративних і цехових витрат, способу калькулювання виробів тощо
Побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління. Можливість використання кількох розрізів обліку (в розрізі виробничих підрозділів, видів продукції, статей та елементів витрат, переділів)
5. План рахунків та аналітичний облік
Ієрархічна структура субрахунків та обмежена номенклатура аналітичних рахунків
Використання кількох планів рахунків, розробка багаторівневої ієрархічної та багатовимірної паралельної структур субрахунків та аналітичних рахунків
Основні перевага технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:
а) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних;
б) часто можна налагодити автоматичну реєстрацію первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважу-вальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо без ручного введення.
Інвентаризація із використанням штрихових кодів здійснюється значно швидше. До того ж заміна ручного перерахунку зчитуванням етикеток зі штрих-кодами дає змогу проводити переоблік і інвентаризацію запасів та інших матеріальних цінностей без призупинення поточних операцій на складах, у магазинах або в цехах. продолжение
--PAGE_BREAK--
Застосування комп'ютерних програм спрямоване на вдосконалення технології роботи з робочим планом бухгалтерських рахунків. Багато програм дають можливість вводити записи одночасно в кількох робочих планах рахунків за одним первинним документом, що є корисним як для ведення окремого управлінського обліку, так і для одночасного обліку за різними стандартами.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп'ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій — це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами сприйматись не як переваги, а як вимоги робити «зайву роботу». [6; ст 56-59]
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Такий підхід обумовлено тим, що комп'ютерна система бухгалтерського обліку має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру правила обліку і схему та зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства — зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.
Автоматизація бухгалтерського обліку здійснюється і з метою отримання інформаційного інструменту, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання тоді, коли додаткові інформаційні можливості (на зразок наведених вище можливостей використовувати різні способи оцінки, отримувати інформацію на підставі розвинутої аналітики за різноманітними запитами) починають дуже цікавити керівників підприємства різного рівня. В цьому випадку ми не будемо розглядати впровадження потужних і дуже дорогих систем класу ЕRР, які, як вважають фахівці, є життєво необхідними лише для підприємств з річним оборотом не менш як 1,5 млн дол., а зупинимось на окремих можливостях, які надає управлінцям сучасне програмне забезпечення для автоматизації саме фінансового обліку. Адже в усьому цивілізованому світі всі керівники вищої ланки і перші керівники компаній не тільки знайомі з основами бухгалтерії, а й активно використовують дані бухгалтерського обліку в своїй роботі.
Питання впровадження обліково-економічного програмного забезпечення завжди є надзвичайно дискусійними, тобто такими, що їх завжди по-різному розуміють представники різних задіяних професійних груп (виділимо бухгалтерів, керівників підприємств, працівників інформаційних технологій відділів підприємств, представників фірм* розробників, науковців). Однак і всередині цих груп часто немає єдності в розумінні проблем упровадження й шляхів їхнього подолання.
Усі проблеми, пов'язані з працівниками інформаційних технологій в управлінні, обліку та контролі впровадження. В деяких джерелах успішність впровадження автоматизованих систем управління підприємством зазначається на рівні лише 26%. Втім опитування показало, що у випадку автоматизації бухгалтерських систем ймовірність успіху все-таки вища — не менш як 60% підприємств змогли комплексно автоматизувати свій бухгалтерський облік. [5; ст.55]
Детальна класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам'ятати при впровадженні, а саме:
загальної організації бізнесу й обліку;
грошових коштів;
облікових та технічних кадрів.
Звичайно, всі ці проблеми взаємопов'язані. Вирішення хоча б однієї з них спрощує вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення (і навчання) штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту. Під «значними» коштами ми маємо на увазі порядок цифр від десятків тисяч до мільйонів доларів. Це той ринковий рівень оплат, який на сьогодні існує щодо оплати послуг консультантів та впроваджувальних фірм. Однак скільки коштів має витрачати підприємство сьогодні на інформаційні технології? Як порахувати ефект від інвестицій в такі технології? Це дуже непрості питання.
Однак дуже часто, навіть витративши значні кошти на автоматизацію обліку, керівники підприємств здивовані тим, що вони персонально мало відчувають користь від автоматизованої облікової системи. Однак річ у тім, що традиційна фінансова бухгалтерія і бухгалтери в принципі не зорієнтовані на подання необхідної керівництву інформації. Спроба перебудувати діяльність бухгалтерії загрожує особистісними конфліктами. Іноді простіше залишити бухгалтерів у спокої і «не завантажувати» їх новими функціями. Саме тому на великих і середніх за розміром підприємствах (із чисельністю працюючих більш як 200 осіб) функції аналізу облікової інформації та її контролю, як правило, передані в інші руки — фінансовим контролерам, фінансовим директорам та їхнім службам, іноді — службам внутрішнього контролю та аудиту. [6; ст.60-62]
Водночас на невеликих і середніх за розміром підприємствах часто немає іншої альтернативи, ніж покладати функції контролю, аналізу, фінансового планування та прогнозування саме на автоматизовану бухгалтерію. При цьому на перший план виступає кадрова проблема. Адже в такому випадку бухгалтер має бути як фахівцем дуже високої кваліфікації, так і здатним перейматись проблемами бізнесу та управління в цілому не менше, ніж керівник, та й керівник має бути спроможний як поставити завдання з отримання інформації перед бухгалтером і програмістом, так і мати належний рівень освіти для трактування й використання одержаних даних. На порівняно невеликому підприємстві також не просто вирішити проблему роботи програмного забезпечення.
У цілому незважаючи на наведені проблеми, ми вважаємо, що альтернативи інформаційним обліковим технологіям в середньостроковій перспективі як у бухгалтерів, так і у керівників немає. І це стосується підприємств будь-яких розмірів і галузей. Все більшого поширення набуває думка, що ІТ — це питання гігієни підприємства, а не розкоші або стратегічної конкурентної переваги. Питання тільки в тому, який варіант автоматизації обрати, як і з ким його здійснити і скільки це коштуватиме.
Висновки
Інформатизація суспільства охопила всі його сфери — соціальну, економічну діяльність та управління господарськими процесами. Поширилася вона і на такі важливі функції, як облік, аналіз і контроль діяльності суб'єктів господарювання, що є основою інформаційної системи управління будь-якими господарськими утвореннями. В умовах глобалізації наукових, технічних і економічних процесів, що мають міжнародний характер, значно збільшилися обсяги інформації, потрібної для управління цими процесами. Досвід показує, що задовольнити інформаційні потреби управління в суспільстві можливо лише при застосуванні комп'ютерних систем обробки великих масивів інформації.
Електронний облік — це система виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та, передачі інформації, яка ґрунтується на використанні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних з метою раціонального використання засобів і предметів праці та самої праці і для управління підприємницькою діяльністю.
При електронній технології поняття «документ» в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління.
Електронний документ — це зафіксований факт господарської діяльності у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Оформлення електронними документами господарських операцій суб'єкта господарювання створює електронний документооборот.
Фактично існують два режими правового регулювання електронного підпису: встановлений законом та договірний. Крім того, можна виділити такі технології електронної ідентифікації: біометрія, паролі та ключі, симетрична та асиметрична криптографія. Використання таких технологій можливе лише за письмовою згодою сторін
Основна перевага електронної технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання.
Для комп'ютеризації господарського обліку на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм, проте щороку фірми-розробники заявляють про випуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, «розумнішою» і перевершує всі відомі.
Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С " 1С: Бухгалтерія" "ІС: Підприємство" версії 7.0, 7.5 та 7.7 а також такі програми як інформаційна система «Бест», «ПАРУС», корпоративна інформаційна система «ГАЛАКТИКА».
Переваги від упровадження обліково-економічних систем на підприємствах суттєві, хоча й відрізняються за характером і обсягом залежно від завдань проекту автоматизації, які можуть бути такими:
автоматизація діяльності підприємства в цілому (часто передбачає впровадження систем автоматизації управління підприємствами класу ЕRР);
автоматизація винятково бухгалтерії (фінансового та податкового обліку);
автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати також інформаційний інструмент, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.
Впровадження комп'ютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін до принципів бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю. Кожний із елементів бухгалтерської технології — документування господарських операцій, відображення облікової інформації на рахунках, інвентаризація — змінюється за формою
Інвентаризація із використанням штрихових кодів здійснюється значно швидше.
Застосування комп'ютерних програм дає змогу використовувати найбільш оптимальний спосіб оцінки окремо для кожної групи облікових об'єктів, не збільшуючи трудомісткості обліку.
У разі застосування комп'ютерних програм для обліку процесу виробництва є можливість складання калькуляцій на будь-яку дату поточного місяця.
В комп'ютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку доцільні побудова багаторівневих та багатовимірних розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також ефективний облік витрат за центрами відповідальності.
Застосування комп'ютерних програм спрямоване на вдосконалення технології роботи з робочим планом бухгалтерських рахунків. Багато програм дають можливість вводити записи одночасно в кількох робочих планах рахунків за одним первинним документом, що є корисним як для ведення окремого управлінського обліку, так і для одночасного обліку за різними стандартами.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів.
При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.
Основним чинником, який свідчить про те, що підприємство має проблеми із упровадженням програмного забезпечення, є ситуація, коли:
а) кошти на автоматизацію вже витрачені;
б) на визначену дату програмне забезпечення не виконує такі функції, які, як планувалось, мали бути реалізовані.
У подальшому проект може розвиватися за двома сценаріями: перший — керівництво підприємства через небажання припуститись повторної помилки вже не йде на додаткові витрати, і проект закривається; другий — поступово, зусиллями великого штату програмістів система переписується, іноді майже повністю, і в такому вигляді вводиться в експлуатацію.
Детальна класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам'ятати при впровадженні, а саме:
загальної організації бізнесу й обліку;
грошових коштів;
облікових та технічних кадрів.
У цілому незважаючи на наведені проблеми, ми вважаємо, що альтернативи інформаційним обліковим технологіям в середньостроковій перспективі як у бухгалтерів, так і у керівників немає. І це стосується підприємств будь-яких розмірів і галузей. Все більшого поширення набуває думка, що ІТ — це питання гігієни підприємства, а не розкоші або стратегічної конкурентної переваги. Питання тільки в тому, який варіант автоматизації обрати, як і з ким його здійснити і скільки це коштуватиме.
Список використаної літератури
Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-ІУ. (www.zakon1. rada.gov.ua)
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-ІУ. (www.zakon1. rada.gov.ua)
Білуха М. Теоретичні та методологічні засади електронного обліку господарської діяльності // Бухгалтерський облік і аудит: Науково-практичний журнал — Київ, 2004. — №12. — С.15-21.
Івахненков С.В. Класифікація програмного забезпечення обліку і контролю // Бухгалтерський облік і аудит: Науково практичний журнал — Київ, 2006. — № 7. — С.55-64.
Івахненков С.В. Сучасні інформаційні технології управління підприємством та бухгалтерія: проблеми і виклики // Бухгалтерський облік і аудит: Науково-практичний журнал — Київ, 2006. — № 4. — С.52-58.
Івахненков С.В. Упровадження програмного забезпечення обліку і контролю // Бухгалтерський облік і аудит: Науково-практичний журнал — Київ, 2007. — № 2. — С.56-62.
Кузнєцова С.В. Методологічні засади трансформації бухгалтерського обліку, як напрям розвитку інформатизації суспільства // Бухгалтерський облік і аудит: Науково-практичний журнал — Київ, 2007. — №7. — С.23-29.
Микитенко Т. Сучасні інформаційні технології обліку та аудиту в управлінні підприємством. // Бухгалтерський облік і аудит: Науково-практичний журнал — Київ, 2005. — №10. — С.12-24.