УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ.
Для принятия верных управленческих решений в бизнесе руководителю необходима объективная информация о состоянии дел, как по каждой бизнес — единице компании, так и бизнесу в целом. Источником такой информации является управленческая отчетность.
Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность — это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей [13].
Управленческая отчетность есть система детальной и конкретной информации об имуществе, капитале, обязательствах, доходах и расходах организации, хозяйственных процессах и их результатах, о внутренних и внешних факторах, оказавших влияние на достигнутые результаты, необходимой управленческому персоналу для прогнозирования, планирования, организации, контроля и регулирования деятельности хозяйствующего субъекта [29 ].
В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для
менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.
Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение потребностей пользователей информации, повышение управляемости компанией.
Система управленческой отчетности позволяет решать следующие задачи:
Предоставление информации о результатах деятельности подразделений и отдельных сотрудников в необходимых аналитических разрезах;
Подготовка регулярной отчетности;
Финансовое моделирование, прогнозирование и анализ деятельности отдельных подразделений и Компании в целом
Более обоснованное принятие управленческих решений на основе достоверной и оперативной информации;
Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам Компании в целом.
Чтобы управленческая отчетность содержала полезную, исчерпывающую информацию о деятельности организации и была надежной информационной базой для обоснования управленческих решений, она должна отвечать ряду требований [13]:
Своевременность – информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;
Достаточность – отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;
Целесообразность – информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;
Адресность – отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;
Объективность – следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;
Сопоставимость – отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;
Экономичность – затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.
Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения. Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по развитию организации и повышению эффективности ее деятельности.
Разработка форм управленческой отчетности осуществляется по следующим принципам:
1) затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;
2) все без исключения управленческие отчеты должны быть конкретными и адресными;
3) текущие управленческие отчеты должны содержать оперативную информацию, необходимую для принятия управленческих решений;
4) управленческие отчеты не должны быть перегружены лишними данными, а вся представленная в них информация должна быть систематизирована;
5) формы управленческих отчетов должны учитывать особенности и уровень подготовленности конкретного руководителя, для которого предназначен отчет.
Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческой отчетности является метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиции современного менеджмента. Поэтому более рационально разработчикам системы управленческого учета и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач современного менеджмента на каждом уровне управления.
Для каждого из направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, т.е. система управленческих отчетов должна быть реструктурирована.
Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении производственных задач. Она может содержать данные, характеризующие
фактические результаты производственной, инвестиционной, финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.
Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.
Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающих за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возлагают (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.
ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ.
Управленческую отчетность можно классифицировать по различным признакам: объему информации, ее содержанию, видам деятельности, формату, уровню, частоте, периодичности представления [Приложение1].
По объему информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы организации или об отдельных направлениях ее
деятельности. Общая отчетность характеризует результаты деятельности всего объекта в целом.
Минимальный объем отчетных форм включает:
— отчет-накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюждета;
— отчет-сводки в виде кратких сведений о деятельности подразделения на конкретную дату;
— итоговые отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.
По содержанию управленческой отчетности в теории и практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.
Комплексные отчеты характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они составляются с заданной периодичностью по итогам работы за месяц или иной отчетный период (квартал, полугодие, год) и содержит информацию о выполнении планов, о структуре доходов и расходов организации, величине задолженности, движении денежных средств и т.д.
Отчеты по ключевым позициям (тематические) представляются по мере необходимости в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.
Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня, содержат информацию, раскрывающую причины
и следствия результатов работы организации по отдельным сапектам деятельности. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств и т.п.
Аналитические отчеты в большинстве случае составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.
В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета в разрезе видов деятельности, Министерство экономического развития России рекомендует следующие:
Отчеты об операционной деятельности:
о производстве продукции (работ, услуг);
о продаже продукции (работ, услуг);
о закупках;
о дебиторской (кредиторской) задолженности;
о запасах готовой продукции;
о незавершенном производстве;
о запасах сырья и комплектующих;
о бартерных сделках;
о движении денежных средств.
Отчеты об инвестиционной деятельности:
о движении (приобретении и выбытии) основных средств;
о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;
о долгосрочных финансовых вложениях;
о планируемых капитальных вложениях;
о разрезе инвестиционных проектов.
Отчеты о финансовой деятельности:
о краткосрочных финансовых вложениях;
о привлечении и обслуживании заемного капитала;
о привлечении и обслуживании акционерного капитала;
об управлении денежной наличностью.
Отчетность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами с начала месяца [Приложение 2, Таблица 1].
Для контроля за выполнением заданного графика производства, сменных и суточных заданий отчетные данные сопоставляются с плановыми и выявляются отклонения по каждому виду продукции посменно и по итогу за сутки и месяц. Эта информация сообщается начальникам цехов, выпускающих участков, руководителям производственных отделов, служб сбыта и т.п.
Изготовленную продукцию предприятие должно отправить покупателям в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями договоров поставки или купли-продажи. Поскольку отгрузку и отпуск продукции разным потребителям производят в течение отчетного периода, как правило, неоднократно и в разное время, необходима оперативная
управленческая отчетность о выполнении плана поставок [Приложение 2, Таблица2].
Отчет целесообразно составлять по видам продукции и других товаров с ежедневной, недельной месячной оперативностью. При необходимости количество показателей в отчете можно увеличить, а степень их детализации повысить. Во всех случаях размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует показывать нарастающим итогом. Для производственных единиц организации стоимость недопоставленных полуфабрикатов и изделий должна включать кроме величины недопоставки внешним потребителям по заключенным договорам недопоставку своим производственным подразделениям.
Чтобы одновременно контролировать достаточность запасов готовой продукции для немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчетности – отчет о продажах [Приложение 2, Таблица3]
По данным этого отчета судят не только о выполнении плана реализации продукции и товаров в количественном измерении, но и величине отклонений от их минимального допустимого запаса. Отчетность предназначается в первую очередь для менеджеров отдела продаж и работников сбытовых служб организации.
С контролем за выполнением плана поставок тесно связан стоимостной оперативный учет отгрузки и реализации продукции. Он осуществляется в финансовом отделе или группе бухгалтерии на основе журналов, ведомостей и других регистров ежедневного учета. В отчетности, обобщающей результаты этого учета, указывают номера платежных требований, адреса покупателей, дату выписки платежных документов, наименование и номенклатурный номер продукции, расчетный и фактический срок оплаты,
ее величину. Расчетный срок оплаты платежных документов определяется исходя из времени документооборота между банками поставщика и плательщика. Его принимают во внимание при прогнозировании выполнения плана по объему реализованной продукции и для управления процессами продаж.
Для отделов логистики, снабжения, материально-технического обеспечения предназначены отчеты о закупках сырья и материалов, топливно-энергетических ресурсов, оборудования и других основных средств. Формы этих объемов весьма разнообразны. Специалисты Минэкономразвития России рекомендуют предприятиям следующую форму отчета [Приложение 2, Таблица 4]
Преимущество этой формы отчета состоит в обособленном отражении закупок по размещенным заказам, заключенным контрактам на приобретение материальных ресурсов от заказов, которые нужно произвести. Менеджер по закупкам на основе этой информации должен определить предполагаемого поставщика, цены приобретения, величину заказа, способ доставки, место размещения полученного груза и т.п.
С расчетами за сырье и другие материальные ресурсы, с оплатой за отгруженную и реализованную продукцию тесно связаны дебиторская и кредиторская задолженность. Оперативная отчетность о величине долговых требований и обязательств должна составляться по запросу на любую дату, причем долги дебиторов и задолженность кредиторам необходимо предоставлять с учетом сроков давности. По сомнительной к возврату дебиторской задолженности составляют отдельный отчет.
Наиболее детальна управленческая отчетность о затратах предприятия. В ней отражаются итоги учета и распределения издержек по видам и объектам калькулирования, целевому назначению других группировок. Масштаб
отчетности – от самых низовых, первичных, до высших звеньев управления. Деятельность представления информации о расходах может быть различной: по местам затрат и центрам ответственности низшего уровня она наиболее подробно, чем выше уровень управления, тем детализация меньше.
Можно выделить следующие форматы представления управленческой отчетности:
табличный. Это наиболее распространенная и удобная форма отчетности, которая обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях;
графический. Он представляется в виде построенных графиков и диаграмм. Его отличительной чертой является наглядность представления данных при одновременной ограниченности количества показателей;
текстовый. Он разрабатывается в виде письменного пояснения информации. Их часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах;
презентация. Она обеспечивает наглядное представление данных в виде информационных слайдов, сопровождаемых разъяснениями и детализациями специалиста.
По частоте представления информации различают:
— оперативные – такие отчеты представляются ежемесячно, еженедельно или ежедневно. Они формируются на нижнем уровне управления, содержат подробную информацию для принятия текущих решений;
— текущие – они аккумулируют обработанную и синтезированную информацию для среднего уровня управления, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального;
— сводные – представляются с периодичностью от одного раза в месяц до одного раза в год для высшего управленческого звена; на их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем и нижнем уровнях.
По периодичности в соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету различают периодическую и годовую отчетность. Периодической является отчетность, составленная через определенные промежутки времени. Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ. Как правило, такая отчетность не отвечает сугубо управленческим целям организации.
Классификация видов управленческой отчетности может производиться и по другим основаниям, которые каждый хозяйствующий субъект определяет с учетом специфики деятельности и управленческих целей.
ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ.
Для того чтобы грамотно составить управленческую отчетность, необходимо:
1. Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью.
Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам — всем им когда-то понадобиться управленческая отчетность.
2. Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть. Если для управленческих целей используется бухгалтерская отчетность, включить в комплект и ее.
3. Составить матрицу для управленческой отчетности: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог — чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также задать вопросы и записать, чего людям не хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т.е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Этот вопрос является важным при составлении управленческой отчетности.
Таблица 1.
Матрица управленческой отчетности.
Отчет о продажах по холдингу. Целевой показатель – объем продаж
Отчет о продажах по филиалам. Контрольные показатели — объемы продаж филиалов
Отчет по дебиторской задолженности Контрольные показатели – суммы дебиторской задолженности филиалов
Отчет по издержкам обращения. Контрольный показатель – маржа
Генеральный директор
Смотрит итог по продажам. Нужно: итог по регионам
Смотрит итог по продажам каждого филиала. Нужно: итог по номенклатурным группам
Смотрит итог по просроченной задолженности
Сравнивает общую сумму расходов с маржой. Неудобно: нет маржи в этом же отчете. Не нужно: расшифровка расходов по мелочам. Нужно: отделить расходы на производство от административных.
Коммерческий директор
Смотрит сумму продаж по каждому региону.
Смотрит сумму продаж по каждому менеджеру. Нужно: количество новых клиентов по каждому менеджеру
Смотрит просроченную и общую задолженность по каждому менеджеру
Смотрит сумму рекламных, представительских и командировочных расходов.
На этом этапе вы получаете картину «как есть», из нее надо вытащить все рациональное, чтобы в новой управленческой отчетности все, что ранее использовалось, было.
4. Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджета инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса.
5. Далее, для создания управленческой отчетности необходимо принять решение, какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно сразу сказать, что разработки отчетности понадобятся справочники подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров по продажам, а возможно, еще статей затрат и контрагентов. Для денежных отчетов (денежных управленческих отчетностей) обычно нужен аналитический учет по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетные лица. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника.
6. Далее, для создания управленческой отчетности нужно сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных. Если формы управленческой отчетности делаются в Excel, то сразу в эту форму включить нужный аналитический учет, например, по статьям оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы управленческой отчетности делаются в программе «Бизнес-
планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике.
7. Сделать остальные формы управленческой отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую очередь, для создания управленческой отчетности, сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.
8. Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения. На этом шаге управленческая отчетность уже начинает обретать надлежащий вид для управленческой отчетности.
9. Сформировать (или заполнить) формы управленческой отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли управленческую отчетность.
10. Согласовать заполненную отчетность с пользователями по списку из п.1. Процесс может оказаться итеративным, т.е. управленческую отчетность нужно будет доделывать по замечаниям.
Таким образом, управленческая отчетность составляется поэтапно. Важно, при составлении управленческой отчетности, на каждом этапе следить за правильностью заполнения отчетности. При тщательном выполнении всех «заданий», управленческая отчетность будет составлена грамотно.