Отчет по практике в ООО Арконд

--PAGE_BREAK--

Введение

Производственная технико-экономическая практика начинается 22 июня 2010 года  и продолжается в течение 3-х недель. Практика проходит в ООО «Арконд». Директор: Болтоносов Юрий Петрович.  Общество с ограниченной ответственностью «Арконд» производит следующие виды работ:

1.      Строительство зданий и сооружений Iи IIуровня ответственности;

2.      Общестроительные работы;

3.      Каменные работы;

4.      Устройство бетонных и железобетонных конструкций:

·       Опалубочные и арматурные работы,

·       Устройство монолитных  бетонных и железобетонных конструкций;

5.      Монтаж легких ограждающих конструкций:

·       Металлические конструкции,

·       Ограждающие конструкции из экструзионных панелей и плит,

·        Каркасно-обшивные перегородки,

·        Стены из панелей типа «Сэндвич»,

·       Стены и конструкции из стеклянных блоков и профильного стекла,

·        Оконные и дверные блоки, пространственные конструкции из алюминиевого профиля, профиля ПВХ, стеклопластика, иных полимерных и комбинированных материалов;

6.      Кровельные работы:

·       Устройство кровель из рулонных материалов,

·       Кровли из полимерных и эмульсионно-битумных составов,

·       Устройство кровли из штучных материалов,

·       Устройство деталей кровли из металлических листов;

7.      Благоустройство территории:

·       Устройство проездов, пешеходных дорожек и площадок,

·       Устройство открытых спортивных сооружений,

·       Озеленение территорий;

8.      Осуществление функций генерального подрядчика;

9.      Отделочные работы:

·       Производство фасадных работ,

·       Производство штукатурных и лепных работ,

·       Производство декоративных и отделочных работ,

·       Производство стекольных работ,

·       Производство облицовочных работ,

·       Монтаж подвесных (навесных) потолков, панелей и плит с лицевой отделкой;

10.  Устройство полов:

·       Устройство выравнивающих стяжек перекрытий,

·       Устройство покрытий из плит, плиток и унифицированных блоков,

·       Устройство покрытий из древесины и изделий на её основе,

·       Устройство покрытий из полимерных материалов;

11.  Санитарно-технические работы, работы по устройству внутренних систем и оборудования:

·       Устройство систем отопления и вентиляции, кондиционирование воздуха, пневмотранспорта и аспирации,

·       Устройство тепловых систем с температурой теплоносителя до 115 град. С (в том числе из полимерных материалов),

·       Устройство водопроводных систем и оборудования (в том числе из полимерных материалов),

·       Устройство канализационных систем и оборудования (в том числе из полимерных материалов),

·       Установка санитарно-технических приборов,

·       Установка приборов учета и контроля;

12.  Проектирование зданий и сооружений Iи IIуровня ответственности. Разработка          разделов проектной документации на строительство зданий и сооружений и их комплексов:

·       архитектурно-строительные решения,

·       технологические решения,

·       инженерное оборудование, сети и системы,

·       сметная документация.


1. Назначение и состав организационно-правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм — организация систем и процессов управления, т.е.:



·       создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

·       регистрация организации;

·       установление ее структуры;

·        определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

·        регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

·       формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

·       регламентация деятельности аппарата управления;

·       лицензирование деятельности в необходимых случаях;

·       установление режима работы и системы охраны;

·       организация труда работников и оценка труда работников;

·       реорганизация организации;

·       ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
       

  Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.
Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-  правовых  документов.
Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ 6.30-97) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.


2.Организационно-распорядительные документы
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Наиболее распространенными видами распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения (указания). Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих существующим законодательным актам.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для реализации задач предприятия или организации.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной (постановляющей). Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвано появление распорядительного документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, — постановлений и решений — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение, на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до сведения исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

3.Устав

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т. д.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. (Приложение 1)
4.Положение
Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения,, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
5.Инструкция
Инструкция — это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Основной целью инструктивной документации является обучение последовательности действий или оказание помощи в качестве справочной информации по обучению.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, должностные взаимоотношения.

Инструктивная документация может быть также представлена описанием операционной системы компьютера, инструкциями по выполнению рабочего или специального задания или руководством по программному обеспечению.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Инструкции оформляются на общем бланкеорганизации. Обязательными реквизитами
инструкции являются
: наименование организации, вид документа, дата, номер документа(при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
6.Должностная инструкция
Должностная инструкция— это организационно-правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция — это локальный акт, в котором определяется место работника в системе управления предприятия, а также закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция как вид документа не упомянута в Трудовом кодексе и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Роль должностных инструкций в том, чтобы упорядочить работу работников всех подразделений и всей организации. Обычно должностные инструкции описывают обязанности и права работников, позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Должностная инструкция является закономерным приложением к трудовому договору.
Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания или отдельного работника, если его функции отличаются от функционала аналогичных должностей. Должностная инструкция содержит описание конкретных видов работ, выполняемых работником, и содержит требования к профессиональной подготовке.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, где работает специалист, на работу которого создается инструкция, утверждает полномочный руководитель организации.
             Изменения в должностной инструкции требуются лишь в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации. Изменения (дополнения) должностной инструкции доводятся работнику под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

             Должностные инструкции хранятся там, где им определяет место хранения номенклатура дел организации. Чаще всего, оригиналы должностных инструкций хранятся в отделе кадров (службе персонала), а копии – в соответствующих подразделениях. Отличный вариант получится, если должностная инструкция станет приложением к трудовому договору и будет выдана работнику вместе с его экземпляром трудового договора. (Приложение 2, 3, 4)

7.ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Инструкция по охране труда — межотраслевой или отраслевой нормативный правовой акт, содержащий государственные нормативные требования охраны труда.  В соответствии с постановлением Правительства РФ от 23 мая 2000 г. № 399 «О нормативных правовых актах, содержащих государственные нормативные требования охраны труда» к числу указанных нормативных правовых актов относятся межотраслевые типовые инструкции по охране труда, разрабатываемые и утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление нормативного регулирования в трудовой сфере (Министерство здравоохранения и социального развития РФ), и отраслевые типовые инструкции по охране труда, разрабатываемые и утверждаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти (по согласованию с федеральным органам исполнительной власти, уполномоченным на осуществление нормативного регулирования в трудовой сфере (Министерством здравоохранения и социального развития РФ). Типовые инструкции разрабатываются на основе соответствующих межотраслевых или отраслевых правил по охране труда  не должны противоречить их требованиям. Сроки действия и пересмотра типовых инструкций устанавливаются с учетом сроков действия соответствующих межотраслевых и отраслевых правил по охране труда (как правило, на 5 лет с возможностью продления не более чем на 2 срока). На утверждение представляют отдельные типовые инструкции или пакеты, состоящие из нескольких типовых инструкций (по видам работ или смежным профессиям). Действие отраслевой ТИ (пакета типовых инструкций) может быть распространено на работников другой отрасли с согласия федерального органа исполнительной власти, утвердившего ТИ (пакет типовых инструкций). В этом случае руководителем федерального органа исполнительной власти издается приказ (распоряжение) о распространении действия ТИ (пакета типовых инструкций) на работников данной отрасли (на виды работ, осуществляемых в отрасли). Типовые инструкции содержат следующие разделы: 1. Общие требования безопасности. 2. Требования безопасности перед началом работы. 3. Требования безопасности во время работы 4. Требования безопасности в аварийных ситуациях. 5. Требования безопасности по окончании работы.
Типовые инструкции подлежат государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Федеральные органы исполнительной власти организуют издание утвержденных типовых инструкций и обеспечение ими в установленном порядке заинтересованных организаций.
8.Приказ
Приказ  — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.
Оформлению приказами подлежат решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные для исполнения, а также возникающие при проведении важных организационных мероприятий.
Утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т.п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

Поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Юридическим основанием для издания приказов являются:

·        Законы Российской Федерации;

·        Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

·        Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

Необходимость правового регулирования деятельности предприятия и решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. (Приложение 5, 6)
8.1.Особенности подготовки и оформления приказов по основной деятельности
Приказ по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты:

·       эмблема организации;

·       код организации по ОКПО;

·       код документа по ОКУД;

·       наименование организации;

·       название вида документа;

·       дата;

·       индекс;

·       место составления или издания;

·       гриф ограничения доступа к документу;

·       заголовок к тексту;

·       отметка о контроле;

·       текст;

·       отметка о наличии приложения;

·       подпись;

·       гриф согласования;

·       визы;

·        отметка о заверении копии;

·       фамилия исполнителя и номер его телефона;

·        отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

·       отметка о переносе данных на машинный носитель.

В приказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы по личному составу, так как сроки хранения этих документов различны. Допускается в приказах по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений предприятия наряду с изложением задач нового подразделения указание о назначении его руководителя.

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован с заинтересованными структурными подразделениями, завизирован на первом экземпляре должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

 Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. Индекс приказа состоит из порядкового регистрационного номера документа в пределах календарного года.
8.2.Приказ по личному составу
Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и пр.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: О приеме на работу..., О переводе на другую работу..., О поощрении… и пр.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. Заголовок в таких приказах часто отсутствует или делается общим («По личному составу»). Практика создания сложных приказов нерациональна, так как затрудняет их исполнение и формирование.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (если таковой имеется на предприятии). Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
9.Протокол
Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

   Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланкеорганизации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитамипротокола являются:наименование организации, наименование вида документа, датаи регистрационный номер, место составления или издания,заголовок к тексту, подписи.




10.Служебное письмо


Служебное письмо– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен без документный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммыи др. 

Письма составляются на специальных бланках писемформатаА4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной — двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной — двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

·                     от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

·                     от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

·                     от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

В деловой перепискепринята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитамиписьма являются:наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту(при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.



    продолжение
--PAGE_BREAK--
Первичная учетная документация – это элементбухгалтерского учета.Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документыслужат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учетПервичные учетные документыдолжны содержать следующие обязательные реквизиты:

·      наименование документа;

·      дату составления документа;

·      наименование организации, от имени которой составлен документ;

·      содержаниехозяйственной операции;

·      измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

·      наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

·      личные подписиуказанных лиц.

 В зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные учетные документымогут быть внесены дополнительные реквизиты Переченьлиц, имеющих правоподписи первичных учетных документов, утверждает руководительорганизации по согласованию с главным бухгалтером Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтераили уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документысчитаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключениемдокументов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации).

Первичный учетный документ должен быть составлен в моментсовершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания Своевременное и качественное оформлениепервичных учетных документов, передачу их в установленные срокидля отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документыне допускается В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указаниемдаты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операцияхна основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организацияобязана изготовлять за свой счеткопии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованиюорганов, осуществляющих контрольв соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, суда и прокуратуры. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации Главный бухгалтерили другое должностное лицоорганизации вправе в присутствии представителей органов, проводящих изъятиедокументов, снять с них копии с указанием основанияи даты изъятия.




12.
Табель учета рабочего времени



Табель учета рабочего времени является скорее документом, который отражает трудовую дисциплину в организации, ведь политика малых предприятий достаточно типична: невысокая официальная заработная плата, которая даже при наличии пропусков сотрудником рабочих дней выплачивается полностью, а все остальные финансовые вопросы решаются за счет «премиальных».

Однако не стоит забывать, что табель учета использования рабочего времени имеет и налоговые последствия. Ведь именно он является основанием начисления заработной платы сотрудников организации. По своей сути табель учета рабочего времени это тот же акт о проделанной работе, который обязательно составляется с работниками на основании гражданско-правового договора. Отсутствие табеля рабочего времени влечет необоснованность начисления заработной платы, а, следовательно, расходы по оплате труда не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Таким образом, данным документом не стоит пренебрегать.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов. Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца).

Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Таким образом, табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Когда учет рабочего времени и расчет с персоналом по оплате труда ведется раздельно, то допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Табели учета рабочего времени составляются в единственном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
    продолжение
--PAGE_BREAK--13.Счет фактура
Счёт-фактура — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый   продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

В счете-фактуре должны быть указаны:



·      порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

·      наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

·      наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

·      номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

·      наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

·      количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

·      цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

·      стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

·       сумма акциза по подакцизным товарам;

·      налоговая ставка;

·      сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

·      стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

·      страна происхождения товара;

·      номер таможенной декларации.

Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.

      Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

      В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.







 









14.Платежное поручение

Платежное поручение – это распоряжение владельца счета обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или ином банке. Платежными поручениями могут производиться и перечисляться денежные средства в бюджеты и внебюджетные фонды всех уровней (п. 3.2 Положения Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации», далее – Положение о безналичных расчетах)

Форма платежного поручения предусматривает внесение информации о налогах и расположению налоговых реквизитов на определенных полях платежного поручения в закодированном виде. Это необходимо для того, чтобы налоговые органы могли вести учет налоговых платежей в автоматизированном порядке, быстро осуществляя документооборот в электронном виде между всеми участниками налоговых и иных правоотношений (налоговыми органами, налогоплательщиками, Федеральным казначейством и др.).

При этом информацию, которую налогоплательщикам следует обязательно указать при заполнении расчетных документов (платежных поручений) на перечисление платежей в бюджетную систему Российской Федерации, можно условно разбить на несколько групп:

·        Информация о платежном поручении;

·        Информация, идентифицирующая налогоплательщика;

·        Информация, идентифицирующая получателя средств;

·        Информация, идентифицирующая платеж.

Платежными поручениями могут производиться:

·        перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

·        перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

·        перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов) депозитов и уплаты процентов по ним;

·        перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. Платежки действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

Бланк платежного поручения должен содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

·        наименование платежного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;

·        номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки; вид платежа;

·        наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

·        наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

·        наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

·        наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

·        назначение платежа. Налог в платежном поручении выделяется отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

·        сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;

·        очередность платежа;

·        вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;

·        подписи уполномоченных лиц и оттиск печати (в установленных случаях).

Форма платежного поручения предполагает, что поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными.

Платежное поручение исполняется банком при наличии средств на счете плательщика, если иное не предусмотрено договором между плательщиком и банком. Образец платежного поручения приведен в приложении. (Приложение 7)
    продолжение
--PAGE_BREAK--15.Чековая книжка
Чековая книжка — сброшюрованный блок чековых формуляров, именной документ, имеющий установленный срокдействияи предназначенный для расчетов за товарыи услуги. Выдается вкладчику при открытии счета. Клиент может не только получать наличные деньги с текущего счета с помощью чеков, но и непосредственно расплачиваться ими с другими физическими и юридическими лицами. Как правило, чеки оформляются на специальных бланках, изготовляемых типографским способом на специальной бумаге, и снабжаются последовательной нумерацией. В отличие от банковских их именуют «чеками из Ч.к.».





 В чековой книжке указываются фамилия, имя, отчество владельца, номер отделений банка, выдавшего книжку, количество чеков, имеющихся в книжке, их серияи собственные номера, номер счета, на основании которого выдана чековая книжка, и сумма, на которую она выдана

Датаи срок действиякнижки заверяются подписями работников банковского учреждения и печатьюэтого учреждения. На каждом чеке указываются порядковый номер, серия и собственный номер чека, а на оборотной стороне — номер банковского учреждения, его местонахождение, номер счетапо вкладуи другие данные, относящиеся к банковскому учреждению. Каждый чек имеет в книжке корешокпод тем же номером. При покупке товаров владелецчековой книжки заполняет чек икорешок кнему. Заполненный чек, не отделенный от чековой книжки, вместе с паспортом представляется кассирув уплату за товар. Кассир удостоверяется в личности владельца чековой книжки, сверяет данные с соответствующей записьюна оборотной стороне чека и заверяет эту подписьсвоей подписью, отделяет чек от книжки, проставляет оттиск штампана оборотечека с указаниемдаты его приема (месяц прописью) и расписывается.

16.Авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается — выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу. (Приложение 8)

17. Накладная товарная

Накладная товарная — документ, в соответствии с которым происходит передача товара, материальных ценностей из одних рук в другие. В накладной указывается вид товара, его количество, цена, общая стоимость. Накладная скрепляется подписями передающей и принимающей сторон и представляет документбухгалтерского учета.

  Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

      Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

      Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя.

      Графу накладной «Вид операции» заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

      Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию.

18.Приходный кассовый ордер



Приходный кассовый ордер(форма N КО-1), применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства". (Приложение 9)

19.Расходный кассовый ордер



Расходный кассовый ордер (форма N КО-2), применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. (Приложение 10)
    продолжение
--PAGE_BREAK--20. Форма М-29. Отчет о расходе материалов
Отчет о расходе материалов в строительстве по форме N М-29 служит основанием для списания материалов на себестоимость строительно — монтажных работ и сопоставления фактического расхода строительных материалов на выполненные строительные и монтажные работы с расходом, определенным по производственным нормам.

Отчет по форме N М-29 открывается отдельно на каждый объект строительства и ведется начальником участка (прорабом) в течение года с применением необходимого количества вкладных листов.

Объектом строительства является каждое отдельно стоящее здание или сооружение (со всем относящимся к нему оборудованием, инструментом и инвентарем, галереями, эстакадами, внутренними сетями водоснабжения, канализации, газопроводов, теплопроводов, электроснабжения, радиофикации, подсобными и вспомогательными надворными постройками, благоустройством и другими работами и затратами), на строительство, реконструкцию или расширение которого должны быть составлены отдельный проект и смета.

В том случае, если на объекте работают несколько прорабов (мастеров), то отчет по форме N М-29 составляется старшим прорабом (начальником участка).

Для проверки отчет ежемесячно представляется в ПТО и бухгалтерию строительной организации в установленные сроки.

После проверки отчет по форме N М-29 за соответствующий месяц утверждается начальником строительной организации и не позднее чем через 3 — 4 дня возвращается прорабу для последующего заполнения.

Отчет по форме N М-29 составляется на основании:

1. Данных о выполненных объемах строительно — монтажных работ в натуральном выражении, взятых из формы первичного учета по капитальному строительству N КС-6 «Журнал учета выполненных работ».

2. Утвержденных производственных норм расхода материалов на единицу измерения объема конструктивного элемента или вида работ, подразделяющихся на:

·     общие производственные нормы расхода материалов (ОПНРМ) в строительстве, которые рекомендованы Госстроем СССР для применения во всех министерствах и ведомствах, осуществляющих капитальное строительство;

·     ведомственные производственные нормы расхода материалов, применяемые во всех или группе строительно — монтажных организаций данного министерства (ведомства) и не входящие в состав общих производственных норм;

·     местные производственные нормы расхода материалов, используемые только в отдельной строительно — монтажной организации и не входящие в состав ведомственных и общих производственных норм.

3. Первичных документов по учету материалов: лимитно — заборных карт, товарно — транспортных накладных, требований и т.п.

21.Форма П-4. Сведения о численности, заработной плате и движении работников

Представляют:
юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, их обособленные подразделения; юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера: территориальному органу Росстата в субъекте Российской Федерации по установленному им адресу; органу, осуществляющему государственное регулирование в соответствующей сфере деятельности; органу регулирования естественных монополий в соответствующей сфере деятельности.
Сроки представления:
не позднее 15 числа после отчетного периода; ежеквартально не позднее 15 числа после отчетного периода.
Периодичность: месячная.



22.Акт

Акт— документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.д.

23. Номенклатура дел

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
    продолжение
--PAGE_BREAK--