--PAGE_BREAK--1.2. Принципы выдачи подотчетных сумм
Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций [2].
В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия.
Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.
Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки[3].
На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.
Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.
На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.
В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов[4].
Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату. Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.
Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В приказе по организации о подотчетных лицах, чаще всего устанавливается и срок, на который им выдают деньги. Этот период законодательно никак не ограничен, его определяет руководитель предприятия. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, сказано, что работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он получал деньги (или дня возвращения из командировки). Не списанные на основании авансового отчета и не возвращенные в кассу суммы, становятся облагаемым доходом сотрудника. Многие фирмы, стремясь использовать данное правило в собственных интересах, устанавливают срок представления отчета от нескольких недель до нескольких месяцев, потому что на практике довольно часто взяв деньги в подотчет работники не спешат отчитаться.
Документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм: кассовые чеки, чек ККТ или слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. К чеку в большинстве случаев обязательно должен прилагаться товарный чек, где должно быть расписано какие предметы приобретены, в каком количестве и сколько стоит, в противном случае бухгалтеру самому придется составлять акт.
Если сотрудники приобретают нужный товар на рынке, где продавцы не всегда выбивают кассовый чек, предприятие может составить акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количества и цена товара, реквизиты продавца, однако чаще всего эти оправдательные документы не принимаются проверяющими органами[5].
Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
— установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм
— соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.
2.1. Первичные учетные документы
Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются[6].
При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет (форма № АО-1 – см. Приложение 1) заполняется работником, он состоит из двух частей:
I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;
II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.
После сдачи авансового отчета в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней.
Право утверждения отчетов принадлежит руководителю. По приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1 – см. Приложение 2), перерасход же выдается по расходному кассовому ордеру[7](форма № КО-2 – см. Приложение 3).
Предположим, механику выдано 800 руб. для приобретения необходимых деталей. При сдаче авансового отчета механик представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение деталей на сумму 780 руб. Остаток в сумме 20 руб. возвращен в кассу организации (таблица 1):
Таблица 1. Отражение подотчётных сумм на счетах.
Содержание хозяйственных операций
Корреспондирующие счета
Сумма, руб.
Дебет
Кредит
«Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров
71
50
800
Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо
10-9
71
780
Возвращен в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетной суммы
50
71
20
2.2.Учет подотчетных сумм на счетах бухгалтерского учета
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций счет 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы[8].
Счет 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 2).[9]
Таблица 2. Корреспонденция счета 71 „Расчеты с подотчетными лицами“
по дебету
по кредиту
50
Касса
07
Оборудование к установке
51
Расчетные счета
08
Вложения во внеоборотные активы
52
Валютные счета
10
Материалы
55
Специальные счета в банках
11
Животные на выращивании и откорме
76
Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
15
Заготовление и приобретение материальных ценностей
79
Внутрихозяйственные расчеты
20
Основное производство
23
Вспомогательные производства
91
Прочие доходы и расходы
25
Общепроизводственные расходы
26
Общехозяйственные расходы
28
Брак в производстве
29
Обслуживающие производства и хозяйства
41
Товары
44
Расходы на продажу
45
Товары отгруженные
50
Касса
51
Расчетные счета
52
Валютные счета
55
Специальные счета в банках
70
Расчеты с персоналом по оплате труда
73
Расчеты с персоналом по прочим операциям
76
Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
79
Внутрихозяйственные расчеты
91
Прочие доходы и расходы
94
Недостачи и потери от порчи ценностей
97
Расходы будущих периодов
99
Прибыли и убытки
На выданные под отчет суммы счет 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ и дебету счета 94 „Недостачи и потери от порчи ценностей“.
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 „Недостачи и потери от порчи ценностей“ в дебет счета 70 „Расчеты с персоналом по оплате труда“ (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 „Расчеты с персоналом по прочим операциям“ (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)[10]. В бухгалтерском учете эти операции могут быть отражены проводками представленными в таблице 3.
Аналитический учет по счету 71 „Расчеты с подотчетными лицами“ ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (см. Приложение 4) – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке[11].
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:
— расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;
— авансовые отчеты – на израсходованные суммы;
— новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Таблица 3. Отражение подотчетных сумм
№
п/п
Содержание хозяйственных операций
Корреспондирующие счета
Дебет
Кредит
1
Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров
71
50
2
Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо
10-9
71
3
Списан неизрасходованный и своевременно не возвращенный остаток подотчетной суммы
94
71
4
Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
73-2
94
5
Начислена заработная плата работнику
26
70
6
Удержан налог на доходы физических лиц от сумм оплаты труда
70
68-8
7
Начислены единый социальный налог и страховые взносы от сумм оплаты труда
26
69
8
Удержана из заработной платы работника сумма невозвращенного остатка подотчетной суммы
70
73-2
9
Выдана заработная плата работнику за вычетом удержанного остатка подотчетной суммы
70
50
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.
Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.
Заведующему отделом сбыта ОАО «Татнефть» Шайдуллиной И.П.(табельный номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский институт управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Шайдуллиной И.П. нет.
Для обоснования командировки Шайдуллиной И.П. имеются следующие документы:
1) договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме «Технология маркетинга» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.
2) приказ руководителя №4 от 12.03.XXо направлении в командировку Шайдуллиной И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.
3) плановая смета командировочных расходов Шайдуллиной:
— Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.
— Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.
— Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб
Итого – 18 450 рублей.
4). командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.
Шайдуллиной И.П. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) железнодорожные билеты Казань-Москва и Москва-Казань -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)
2) квитанция гостиницы по форме №3 Г за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.
3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб
4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации МИУ Шайдуллиной И.П.
5) командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П., отмеченное в Московском институте управления.
Перерасход подотчетных сумм в размере 1850руб. возвращен Шайдуллиной И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг.[12]
1.заполним командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. по прилагаемой форме.
2.составим расчет командировочных расходов Шайдуллиной И.П. по следующей форме:
Таблица 4. Расчет командировочных расходов
Вид расходов
По норме
Сверх нормы
итого
Проезд
Жилье
Суточные(13сут.*300)
Всего
-
-
1300
1300
-
-
2600
2600
3200
13 200
3 900
20 300
3.определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 5).
Таблица 5. Журнал регистрации хозяйственных операций
№ п\п
Документ и содержание операции
дебет
кредит
Сумма
1
Расходный кассовый ордер № 45 от 13.03.ХХг.Выдано Шайдуллиной И.П. подотчет на командировочные расходы
71
50
18450
2
Авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. Шайдуллиной И.П.
расходы на проезд
расходы на жилье
НДС по жилью
суточные
26
26
19
26
71
71
71
71
3200
11186
2014
3900
3
Расходный кассовый ордер №98 от 28.03.ХХг.Выдан из кассы Шайдуллиной И.П. перерасход подотчетных сумм
71
50
1850
4
Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.)
91
69
26
При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила.
Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.
Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.
При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.
Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.
Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.
Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).
При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[13]
На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[14]
Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб., курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:
Приглашение немецкой фирмы «Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.
2) приказ руководителя организации № 8 от 12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К « для проведения переговоров сроком на 5 дней.
3)плановая смета командировочных расходов Смирнова И.И.
Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро
Гостиница (5 дней х260 евро)-1300 евро
Суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро.
ИТОГО: 2280 евро.
Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:
1)авиабилеты компании Люфтганза-800евро.
2) счет гостиницы – 1400 евро,
3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро, 4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро.
ИТОГО: 2569 евро
Курс евро на дату утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро; курс доллара США-25 руб/долл.;
5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования ;
6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.
По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[15]
1. Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):
Таблица 6- Расчет командировочных расходов
Расходы
По норме
Сверх нормы
Итого
евро
рубли
евро
Руб.
евро
Руб.
Проезд
Жилье
Суточные
Прочие расходы
-
-
269
-
-
-
7263
-
-
-
-
-
-
-
-
-
800
1400
269
100
21600
37800
7263
2700
Итого
-
-
-
-
2569
69363
2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.
Таблица 6- Журнал регистрации операций
№ п\п
Документ и содержание операции
Корреспондирующие счета
Сумма
дебет
кредит
евро
Руб.
1
Расходный кассовый ордер №54 от 05.03.ХХг. Выдано под отчет Смирнову И.И.(курс-26 руб./евро)
71
50
2280
59280
2
Авансовый отчет №7 от 22.03.ХХг.( курс-27 руб./евро)
затраты на проезд
затраты на жилье
суточные
прочие расходы
26
26
26
26
71
71
71
71
800
1400
269
100
21600
27800
7263
2700
3
Расходный кассовый ордер №74 от 22.03.ХХг. Выдан Смирнову И.И. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс-27 руб./евро) ((2569-2280)*27)
71
50
289
7803
4
Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2280*26*289*27-2569*27)
71
91
-
2280
продолжение
--PAGE_BREAK--2.3. Учет расчетов с персоналом по займам и возмещению ущерба
К расчетам организации с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба. Учет расчетов с персоналом ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (таблица 7).
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета по видам расчетов, например:
73-1 «Расчеты по предоставленным займам»
73-2»Расчеты по возмещению материального ущерба»
При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.д. сумма выданного займа отражается на счете 73-1.Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из зарплаты, либо взносами в кассу или на расчетный счет.
Таблица 7- Расчеты с персоналом по прочим операциям[16]
Увеличение задолженности работников организации
Кр.счет
Уменьшение задолженности работников организации
Кр.счет
Сальдо-долг работников организации на начало периода
Оплачены расчетные документы магазина по товарам, купленным работником организации в счет займа у организации
Предоставлен заем работнику организации. Предъявлена к взысканию с работника организации сумма недостачи материальных ценностей:
-фактическая себестоимость ценностей
-разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью ценностей
Сальдо-долг работников организации на конец периода
-
51
50, 51
94
98-4
-
Удержаны из зарплаты работника: суммы займа, сумма возмещения материального ущерба
Получены от работника: возврат сумм займа, суммы возмещения материального ущерба
70
50,51
Материальная выгода определяется следующим образом[17]:
МВ= ¾ Í Сцб /100 ÍДз/Дгод ÍЗ-Сф/100 ÍДз/Дгод ÍЗ,
где Сцб — ставка рефинансирования ЦБРФ, действовавшая на дату выдачи займа работнику, %, Дз-число дней в рассчитываемом периоде, Дгод — число дней в году З-остаток непогашенного займа на начало расчетного периода, Сф-ставка фактически уплачиваемых работником процентов по полученным заемным средствам, %.
Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников организации и облагается налогом на доходы по ставке 35%.
Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в учете дается запись:
Д сч.73-2\недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам.
Ксч.94-балансовая стоимость материальных ценностей.
Ксч.98-4-разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.
Возмещение материального ущерба производится либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации(Д сч.50,51,70 К сч.73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (Д сч.98, К сч.91)того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба[18].
2.4. Контроль расчетов с подотчетными лицами
Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации. В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:
— проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;
— подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.
Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.
Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный.
Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.
Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.
Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.
Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.
При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и др.), затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.), денежных средств (50 «Касса») и расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.). Дебетовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами по кредиту счета 50 «Касса».
Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.
Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.
Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.
Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:
— отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление;
— ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);
— несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).
Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.
На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.
Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:
— в первом случае – о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
— во втором – о возмещении организацией затрат своих работников.
продолжение
--PAGE_BREAK--