Курсовая работа
ОРГАНИЗАЦИЯРАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Специальность:документоведение
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
Глава 1. Определение понятия «обращенияграждан» и их виды
1.1 История становления институтаобращений граждан в Республике Беларусь
1.2 Понятие «обращения граждан», и ихклассификация
Глава 2. Организация делопроизводства собращениями граждан
2.1 Правила организации приема и первичнойобработки, порядок рассмотрения и принятия решений по обращениям граждан
2.2 Ведение делопроизводства пообращениям граждан на примере учреждения социальной защиты «ТерриториальныйЦентр социального обслуживания населения»
Заключение
Список использованных источников илитературы
ВВЕДЕНИЕ
Во все времена органыгосударственной власти и управления особое внимание уделяли организациивзаимоотношений с населением. Еще в древности государственная власть и ееисполнительно-распорядительные органы стремились заручиться поддержкой жителейнаходившихся в их управлении территорий и административно-территориальныхобразований.
Право граждан наобращение в государственные органы гарантирует статья 40 Конституции РеспубликиБеларусь. Кроме того, обращения являются одной из важнейших форм реализациигражданами своего права на участие в управлении делами государства,закрепленного в статье 37 Конституции Республики Беларусь.
Каждое письмо и устноеобращение является показателем нужд, запросов и настроений народа. Обращенияграждан представляют собой один из главных источников выражения общественногомнения; это своеобразный диалог между гражданином и государством.
Обращения, какреализация конституционного права граждан, будут всегда актуальны, так как ониявляются важным источником информации, полезной для решения государственныхвопросов, содержат сведения о процессах, происходящих в обществе, об отношенииграждан к органам государственной власти.
Цель работы – выявить особенностиорганизации работы с обращениями граждан
Исходя из поставленнойцели необходимо решить следующие задачи:
· выявитьэтапы становления института обращений граждан в Республике Беларусь;
· датьопределение понятие «обращения граждан» и их виды;
· определитьпроцесс организации делопроизводства по обращениям граждан;
· определитьпорядок ведения делопроизводства на примере учреждения социальной защиты«Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка» Объединитьв одну задачу и добавить недостатки и пути их решения.
Теоретическую базуисследования составили:
· нормативнаяправовая база Республики Беларусь по обращениям граждан;
· периодическиеиздания;
· исследованияв области организации работы с обращениями граждан
Закон РеспубликиБеларусь «Об обращениях граждан» закрепляет определения понятий «обращение» ивиды обращений [1].
В Положении о порядкеведения делопроизводства по обращениям граждан, в значительной степени учтенположительный опыт ведения делопроизводства по обращениям граждан, накопленныйв предыдущие годы [2].
Периодика представлена статьямиА.Е. Рыбакова, Э.Н. Давыдовой, Д.Г. Нилова, в которых освещены общиетребования к ведению делопроизводства по обращениям граждан, порядокрассмотрения обращений граждан, вопросы регистрации, назначения ответственныхлиц за ведение делопроизводства по обращениям граждан, и порядка храненияобращений. Раскрываются вопросы, связанные с проблемами классификации обращенийграждан в государственные органы, историей развития и современным состояниемправового регулирования права граждан на обращения. В частности,рассматривается история становления указанного права в Республике Беларусь,начиная с нормативных актов ХV века и до нашего времени [14].
Работа с обращениямиграждан в 20-е годы ХХ века подробно описана в учебном пособии Т.С. Оскерко«Разрешите обратиться? Работа с обращениями граждан» [12].
Кроме того, для анализаделопроизводства по обращениям граждан на примере учреждения социальной защиты«Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка»,использовались действующие организационные документы учреждения, такие какустав и инструкция об организации работы с обращениями граждан, индивидуальныхпредпринимателей и юридических лиц, обращениями граждан, рассматриваемых попринципу работы «одно окно», книгой замечаний и предложений.
Курсовая работа состоитиз введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы. Перваяглава посвящена истории становления обращений, раскрывается их классификация.
Во второй главе описываетсяпорядок работы с обращениями граждан, а именно их прием, первичная обработка,порядок рассмотрения и принятие решений. В третьей главе проводиться анализделопроизводства на примере учреждения социальной защиты «Территориальный Центрсоциального обслуживания населения г. Полоцка».
ГЛАВА1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРЖАДАН» И ИХ ВИДЫ
1.1История становления института обращений граждан в Республике Беларусь
В качестве одной изгарантий защиты прав и свобод граждан и участия их в решении государственныхдел Конституция Республики Беларусь называет институт права граждан наобращение в государственные органы. Согласно статье 40 Конституции каждыйгражданин имеет право направлять личные или коллективные обращения вгосударственные органы. [7, с. 8]
Становление институтаобращения граждан в государственные органы имеет в Республике Беларусьмноговековую историю. Условно можно выделить три этапа:
досоветский — с первыхупоминаний права граждан на обращение в нормативных актах до Октябрьскойреволюции 1917 г;
советский — период смомента победы Октябрьской революции до распада СССР;
постсоветский(современный) — период с момента распада СССР по настоящее время.
Наиболее раннееупоминание о праве граждан на обращение в государственные органы закреплено вСудебнике Казимира 1468 года. Так, статья 21 Судебника дает право жаловатьсясамому великому князю, если кому-то «сталася кривда» в результате «порубов» или«наездов». [7, с. 8]
Дальнейшее развитиеправо граждан на обращение получило в общеземском привилее великого князяЖигимонта Казимировича 1506 года, в статье 8 которого закреплялось право всехподданных направлять свои «законные петиции» великому князю. В качестве одногоиз оснований их принятия в привилеях Бельском 1564 года и Виленском 1565 годауказывались «челобитные».
Важную роль взакреплении права граждан на обращение сыграли статуты Великое княжестволитовское (далее — BКJI.) [7, с. 8] Например, в статье 1 раздела 6 «О судьях»Статута BКJI 1529 года говорится, что воеводы и старосты, маршалки и державцыдошкны «судить наших подданных» по законам, «которые мы дали всем подданнымнашего Великого княжества». Если же какой-либо из тяжущихся сторон показалосьбы, что ее судили не по этим законам, то она имела право жаловаться на такого«врадника» самому великому князю или панам радным .
В Статуте BКJI 1566года также закрепляется право жалобы. Однако если ранее жалобы носилиадминистративный характер, то теперь они могли рассматриваться как вадминистративном, так и в судебном порядке. Связано это с тем, что Статут ВКЛ1566 года наметил первые шаги по отграничению судебной власти отисполнительной. В соответствии со Статутом ВКЛ 1566 года образовывалисьнезависимые от администрации поветовые земские суды и специальные земельные подкаморскиесуды.
Статут BКJI 1588 годаразвил и уточнил положения Статута 1566 года относительно права на обращение. Вдокументе 19 раз употребляются термины «жалобщик» и «жалоба».
Рассматривая СтатутыBКJI 1529, 1566 и 1588 годов, следует отметить, что термин «жалоба»используется в них как многозначное понятие. Под «жалобой» понималось обращениев суд или в иной государственный орган лица с заявлением, иском, жалобой попричине причинения вреда, совершения преступления, а также подачи апелляции нарешение нижестоящего суда. [7, с. 8]
Наиболее древними изизвестных документов по обращениям граждан являлись челобитные (происходит отсловосочетания «бить челом» низко кланяться).
В XV-XVЙЙЙ вв. в ВКЛ,основу которого составляли белорусские земли, челобитными назывались прошения,подаваемые в вышестоящею инстанцию низшими сословиями, так называемым тягловымнаселением. Однако «били челом» королю и великому князю и представителипривилегированных сословий (шляхта, бояре, дворяне) и даже высшая знать –паны-рада, входившие в состав правительства. Принимаемые на основаниичелобитных решения фиксировались в великокняжеских привилеях (привилегиях).Сохранившиеся в архивах документы того времени дают немало примеров, когда наосновании челобитных феодалам жаловались земельные владения вместе спроживавшим в них населением.
Однако не толькочелобитные ограничивался состав документации по обращениям граждан тоговремени. На вальных сеймах королю и великому князю по различным вопросамподавались от имени всего Великого княжества Литовского, отдельных земель,воеводств, поветов, должностных и частных лиц. Они излагались письменно исоставляли рейстр или цедулу. Решения по просьбам депутатов великий князьформировал в отказах (ответах). Просьбы и отказы включались в сеймовые ухвалы иво многих случаях, таким образом, приобретали статус законов. [4, с. 42]
ЗаконодательствоXV-XVЙЙЙ вв. уделяло внимание не только порядку подачи обращений в вышестоящие инстанции,но и ведению делопроизводства по ним. Закон требовал, чтобы при написании делаписари вносили в специальные книги только самое главное и добавляли все, чтожелали стороны, заявившие письменное ходатайство. Выписки по делу также должныбыли быть конкретными, чтобы «обширностью писания исполнение людям незатруднялось» (Статут ВКЛ 1588 г. / Разд. ЙV, арт. 4, 103. Мн., 1989). [4, с.43]
После вхождениябелорусских земель в состав Российской империи на них распространилосьроссийское законодательство, в том числе и об обращениях граждан. [7, с. 9]
В период Российскойимперии обращения составляли отдельную группу документации, получившей название«просительской». По указу Екатерины ЙЙ с 80-х гг. XVЙЙЙ в. было предписано«вместо челобитен подавать жалобницы или прошения».
Вся просительскаядокументация была представлена четырьмя видами документов: прошениями,жалобами, доносами, отзывами. Наиболее распространенным видом были прошения,которых насчитывалось 12 разновидностей (тяжебные, исковые, встречные,мировые). Прошения, подаваемые в присутственные места, адресовались на имя императора.Ошибка в написании императорского титула делала документ недействительным,вследствие чего прошения часто писались на бумаге с заранее отпечатанным втипографии титулом.
Жалобами называлисьпрошения, подаваемые в высшие учреждения по поводу несправедливых решений илидействий низших учреждений. Доносы представляли информацию о преступлениях,злоупотреблениях или проступках. Отзыва использовались в судопроизводстве иимели значение апелляционных документов.
Тексты прошений и жалобизлагались по пунктам, в первом из которых указывалась причина написаниядокумента, в последующих – «само дело», в конце документа приводилась«просьба». [4, с. 44]
Манифестом от 1 января1810 года Александр 1 учредил Государственный совет, в состав которого входилакомиссия прошений, которая рассматривала три вида обращений: жалобы, прошениянаград и милостей, проекты. Указом от 21 марта 1890 года Комиссия по принятиюпрошений была преобразована в Канцелярию Его Императорского Величества попринятию прошений на Высочайшее Имя приносимых. [7, с. 9]
В середине XIX векаправо ходатайствовать «о прекращении местных злоупотреблений» или об«устранении неудобств, замеченных в местном управлении» непосредственно передего Императорским Величеством имело только дворянство. Другие группы населениятаких прав не имели. Поэтому возникала необходимость в структурах, занимающихсяисключительно рассмотрением просьб, жалоб и прошений.
В итоге были учрежденыОтдел прошений, Комиссия прошений, Канцелярия Его Императорского Величества попринятию прошений, а в качестве исполнительного органа при военном министре — общая Канцелярия. В задачу последней входило представление на решение военногоминистра «силою законов все затруднения, проистекающие не от недостатка илинеясности закона или постановления, но собственно от недоразумения местныхисполнителей военно-сухопутного управления».
В 1869 году в СводеВоенных Постановлений было особо оговорено, что «делопроизводство по частнымпросьбам», поступающим на имя военного министра, поручается лицам из числасостоящих в распоряжении самого министра. Круг обязанностей этих лиц явилсясвоего рода основой для образования Особой комиссии, позже выросшей в Особуюканцелярию для приема посетителей и разбора просьб, подаваемых военномуминистру.
Комиссия занималась восновном жалобами на неправильное назначение дополнительно выделяемых отведомств или предприятий эмеритальных пенсий или неправильный отказ вназначении таких пенсий, а также вопросами, касающимися гербового сбора,назначения единовременных пособий, наград и милостей [10].
До 1905 года прошенияподавались строго по сословному признаку. В соответствии с Указом императораНиколая II от 18 февраля 1905 года право подачи прошений было предоставленовсем гражданам России [5, с.85-87]. Вместе с тем, в отличие от другихполитических прав и свобод подданных Российской империи, право на обращение ещене стало их конституционным правом, поскольку в тексте Основных государственныхзаконов, утвержденных императором 22 апреля 1906 года оно не было закреплено. [7,с. 9]
Октябрьская революция1917 года повлекла за собой значительные изменения в системе работы собращениями граждан. В частности, была отменена такая разновидность документа,как прошение. В практику документирования вошли новые виды документов, отражавшиеспецифику революционных преобразований, например «заявление», выражающие право«заявлять», а не «покорнейше просить». [4, с. 44]
После Октябрьскойреволюции все ранее действовавшие правила по работе с прошениями были отменены.[7, с. 9]
В послереволюционныйпериод институт обращений по инстанциям реализовывался в различных формах. Кпримеру, его выражением стали «ходоки к Ленину», обеспечивавшие в свое времявысшему руководству обратную связь с населением [10].
Работа с обращениямиграждан в 20-е годы XX века велась следующим образом. Поступающие обращениидолжны были вскрывать проявления бюрократизма и привлекать к борьбе с нимиорганы партийно-государственного контроля. Большинство жалоб не относились куказанным вопросам об устранении неполадок в работе госаппарата, какрассчитывали инициаторы данного органа. Поэтому несмотря на отдельныедостижения в работе Бюро жалоб оставалось много нерешенных вопросов, перед Бюроставились новые задачи. Процесс их становления и перестройки растянулся нанесколько лет. В 1924 г. даже вставал вопрос ликвидации Бюро жалоб при Народномкомиссариате рабоче-крестьянской инспекции СССР (далее НК РКИ).
Порядок работы местныхбюро жалоб в каждой республики определялся особо. В 1921 г. были подготовленыциркулярные письма Президиума Верховного Центрального исполнительного комитетао порядке подачи жалоб и заявлений, в которых более точно и конкретноопределяются права и обязанности Бюро жалоб, в том числе и местных. В сентябре1921 г. на имя заведующего Бюро жалоб при НК РКИ БССР поступила докладнаязаписка заведующего Бюро жалоб НК РКИ СССР с проектом Положения о Центральном иМестных Бюро жалоб РКИ Белоруссии. На его основании в 1922 г. было разработаноПоложение о Бюро жалоб при НК РКИ Белоруссии, а также Положение о Местных Бюрожалоб. В 1929 г. эти положением были переработаны.
Согласно этимдокументам Бюро жалоб являлось самостоятельным структурным подразделением всоставе НК РКИ БССР. Жалобы должны были приниматься от всех без исключенияграждан в присутственные дни. Жалобы и заявления подавались в Бюро лично и попочте, в письменном или словесной форме, все они регистрировались в журнале.
В журнале регистрациижалоб фамилии и инициалы жалобщиков размещались в алфавитном порядке. Каждойжалобе присваивался регистрационный номер, который являлся порядковым номеромпоступившей жалобы. Этот номер проставлялся вслед за фамилией. После негоуказывался номер дела, в котором хранились исполненные жалоба или заявление, атакже ее порядковый номер в деле.
Устные жалобы такжезаносились в журнал в присутствии заявителя, зачитывались ему и имподписывались, если он был грамотен.
Жалобы и заявлениядолжны были содержать точные сведения о заявителе (его фамилию, имя, отчество,адрес) и о лице или учреждении, на действие которого приносится жалоба,изложение обстоятельств дела, перечень свидетелей и доказательств,подтверждавших жалобу, если такие были. К жалобам или заявлениям могли бытьприложены необходимые документы в подлинниках или заверенных копиях, которыепосле рассмотрения жалобы возвращались заявителю.
Большинство жалобоформлялось от руки на бумаге различного формата, а также на черновиках. Этообъяснялось дефицитом бумаги. Подача жалобы или заявления осуществлялась безвсякой оплаты гербовым, канцелярским или простым почтовым сбором.
Рассмотрению подлежалижалобы, в которых сообщалось о нарушениях или неисполнении декретов,распоряжений центральной власти, злоупотреблением должностных лиц, канцелярскойволоките, грубом обращении с гражданами, арестах, обысках, конфискациях ревизияхимущества граждан. Жалобы на действия частных лиц рассмотрению Бюро неподлежали.
Жалобы могли подаватьсяне только лично потерпевшим, но также лицами и учреждениями, оказавшимисясвидетелями незаконных действий. Жалобщики ни в коем случае не подвергалисьадминистративным репрессия (лишь в исключительных случаях).
Все жалобы и заявления,поступающие в Бюро, должны были быть рассмотрены в 3-7-дневный срок, если поним не требовалось справок и материалов из других городов. Все постановления ирешения Бюро жалоб утверждались, затем сообщались заявителям и подлежалиобязательному исполнению в сроки, устанавливаемые Бюро. Виновные в неисполнениирешений несли ответственность в соответствии с Уголовным кодексом. Вынесенныепостановления и распоряжения по жалобам могли быть обжалованы в вышестоящиеинстанции в 2-недельный срок с того дня, когда они стали известны жалобщику.[11,с. 14-15]
В настоящее время правограждан на обращение в государственные органы в Республике Беларусь закрепленоконституционно и является важным средством осуществления и охраны прав личностии участия граждан в управлении делами государства и общества. Порядокрассмотрения обращений граждан регулируется широким кругом нормативных актов,основным из которых является Закон от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан»(в ред. от 1 ноября 2004 г.) (далее — Закон).
Таким образом, вистории развития института «обращений граждан» можно выделить следующие этапы:досоветский, советский, постсоветский (современный). Каждый из этих этаповимеет свои особенности перечислить в организации работы с обращениями граждан,знание которых, необходимо для правильного понимания сущности права граждан наобращение как одной из несомненных ценностей современного общества.
1.2Понятие «обращения граждан», их классификация
Как отмечается внаучной литературе, термин «обращение» носит обобщающий, собирательныйхарактер. Обращения содержат различную информацию, не совпадают по общественнойи юридической направленности, и влекут разные правовые последствия.
Собирательный характертермина «обращение» воспринял и белорусский законодатель. [7, с. 9] Всоответствии со статьей 1 Закона обращение – индивидуальное или коллективноепредложение, заявление, жалоба гражданина (граждан) в государственный орган,иную организацию (должностному лицу), изложенные в устной или письменной форме [1].
Актуальным является вопросо возможности подачи обращений в интересах третьих лиц. Так, одни ученые, вчастности Л.И. Ратнер, признают такую возможность. Другие (П.И. Кононов),исходя из принципа уважения и недопустимости вторжении в личные права и свободыличности, отрицают. Третьи (например, Л.И. Иванова) считают, что такиеобращения возможны, но только в случаях, прямо установленных взаконодательстве. Согласно статье 4 Закона граждане вправе обращаться вгосударственные органы и иные организации лично или через своего представителя.В силу статьи 7 Закона одним из оснований оставления обращения без рассмотренияявляется неприложение к письменному обращению документов, подтверждающих полномочиялиц, которые обращаются от имени других граждан. Следовательно, нашзаконодатель закрепляет второй подход. Представляется, что в некоторых случаяхподавать обращения в интересах третьих лиц не только возможно, но и необходимо.Так, в главе 11 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь 1999года прямо закреплено право государственных органов, юридических лиц и гражданот собственного имени защищать права других лиц, но только в случаях, указанныхв законодательстве.
Дискуссионным в наукеявляется также вопрос о круге адресатов, которым могут направляться обращения.Л.И. Иванова называет в качестве таковых только органы исполнительной власти.Статья 40 Конституции Республики Беларусь закрепляет возможность обращаться вовсе государственные органы, а в статье 1 Закона в качестве возможных адресатовназываются также «иные организации (должностные лица)». М.А. Миронов полагает,что обращения могут направляться лишь в те органы, которые прямо указаны вКонституции. А.Г. Тиковенкодопускает возможность расширения круга адресатов обращений в Законе. Болееобоснованной представляется вторая позиция. Ведь никаких запретов относительнорасширения в законодательстве закрепленных в Основном Законе прав действующеезаконодательство не содержит.
Таким образом, подобращением граждан следует понимать форму взаимодействия гражданина (граждан),индивидуального предпринимателя, юридического лица с государственными органамиили иными организациями (должностными лицами), направленную на приобретение,реализацию или восстановление и защиту своих прав, свобод и законных интересов,а в случаях, указанных в законодательстве, прав, свобод и законных интересовиных лиц а также на совершенствование государственного управления. [7, с. 9-10]
Актуальным являетсятакже вопрос о видах обращений. Многообразие обращений граждан обуславливает ихразделение по различным основаниям: 1) по содержанию; 2) по срокамрассмотрения; 3) по срокам давности; 4) по характеру обращений; 5) по формеобращения; 6) по количеству обращения в тот или иной орган; 7) по количествуавторов обращения; 8) по инстанции, уполномоченной рассматривать обращение; 9)по установленному порядку рассмотрения обращений граждан. Под содержаниемобращения следует понимать сведения, заключенные в нем, а также цель, которуюпреследует автор, подавая обращение. В зависимости от содержания статья 1Закона закрепляет такие виды обращений, как предложение, заявление и жалоба. [8,с. 38].
Предложение –рекомендации по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций(должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений вгосударственной и общественной жизни, решению вопросов экономической,политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества.
Заявление – ходатайствоо реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), несвязанных с их нарушением.
Жалоба – требование овосстановлении прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан),нарушенных действиями (бездействием) должностных лиц государственных органов,иных организаций или граждан [1].
Необходимо обратитьвнимание, что заявление порой ошибочно приравнивают к жалобам. Жалобойсчитается лишь то обращение, в котором содержится информация о нарушении личныхправ обратившегося или иных конкретных лиц.
Разновидностямиобращений граждан, которые не нашли отражения в Законе, являются отзывы изапросы юридического (неюридического) характера.
Отзывы (отклики) – этообращения граждан, содержащие личное мнение, оценку проектов законодательныхактов, публикаций газет, журналов, радиопередач.
Запросы юридического(неюридического) характера – это обращения граждан в государственные органы,общественные предприятия по предоставлению сведений и разъяснений об их правахили обязанностях отдельных органов, учреждений, организаций, предприятий идолжностных лиц по различным вопросам. [4, с. 42]
Кроме названных видовобращений граждан белорусскому законодательству известны также такие видыобращений, как замечание и ходатайство.
Систематическоетолкование нормативных правовых актов позволяет предположить следующиедефиниции данных понятий: замечание сообщение о нарушении законодательства, онедостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностныхлиц) либо критика указанных органов, организаций (должностных лиц); ходатайство- письменная просьба лица о признании за ним определенного статуса, прав исвобод в случаях, прямо указанных в законодательстве Республики Беларусь.
Обращения граждан посрокам рассмотрения подразделяются на подлежащие рассмотрению в соответствии собщими сроками и подлежащие рассмотрению в соответствии со специальнымисроками.
Общие срокирассмотрения обращений граждан закреплены в статье 10 Закона. Специальные срокирассмотрения обращений граждан предусмотрены Декретом Президента РеспубликиБеларусь от 14 января 2005 года № 2 «О совершенствовании работы с населением»(далее — Декрет № 2) и Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря2006 года № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата»(далее — Директива № 2). Подразделяются обращения и по сроку давности (сроку, втечение которого граждане могут направлять их в государственные органы). Так, всилу статьи 8 Закона направление гражданами предложений и заявлений сроком неограничено. К этой же группе следует отнести замечания и предложения,изложенные в книге замечаний а предложений, так как Декрет № 2 не содержиткаких-либо ограничений по данному признаку.
Обращения гражданразделяются и по своему характеру. Определить характер обращения — значит,установить характер прав, свобод и законных интересов, на защиту или реализациюкоторых оно направлено. В Конституции Республики Беларусь закрепляются пятьосновных видов прав и свобод человека и гражданина: личные, политические,экономические, социальные и культурные. Следовательно, и обращения гражданможно разделить на обращения, направленные на реализацию и защиту: личных прав;политических прав; экономических прав; социальных прав; культурных прав.
Обращение, согласностатье 1 Закона, может быть подано как в устной, так и в письменной форме. [8.39-40]. Письменное обращение – обращение гражданина (граждан) в государственныйорган, иную организацию (должностному лицу), изложенные в письменной форме;устное обращение – обращение гражданина (граждан), высказанное им (ими) наличном приеме должностному лицу государственного органа, иной организации. [4,с. 42]
В настоящее времясуществует единственный способ изложения устных обращений — на личном приеме(ст. 11 Закона). В то же время в пункте 1.7 Директивы № 2 закреплены и напрактике широко применяются такие способы подачи устных обращений, кактелефонные «горячие линии», проведение встреч с населением по месту жительстваи в коллективах работников и другие. Кроме того, в последнее время растет числообращений, поданных с помощью электронных средств связи.
В зависимости отколичества обращений в тот или иной орган обращения подразделяются на первичныеи повторные. Обращение должно быть рассмотрено и разрешено в полном объеме приподаче первого обращения. Однако нередко встречаются и повторные обращения. Всоответствии со статьей 1 Закона под повторными обращениями понимаютсяобращения граждан (гражданина) по одному и тому же вопросу в один и тот жегосударственный орган. Причинами подачи повторных обращений могут быть какнарушение порядка работы с обращениями граждан со стороны уполномоченныхдолжностных лиц, так и злоупотребление предоставленным правом на обращение состороны граждан.
Повторное обращениеявляется необоснованным, если первичное было рассмотрено и разрешено полно,всесторонне, объективно и своевременно (по ним имеются результаты исчерпывающихпроверок и гражданам даны ответы в соответствии с законодательством), аповторное обращение не содержит новых доводов или вновь открывшихсяобстоятельств.
Обращения могут бытьклассифицированы по такому критерию, как количество лиц, на реализацию и защитуправ, свобод и законных интересов которых направлены данные обращения. Исходяиз указанного критерия можно выделить обращения индивидуальные, коллективные ианонимные.
В соответствии состатьей 1 Закона индивидуальное обращение — это обращение одного гражданина вгосударственный орган. Коллективное, соответственно, — обращение двух и болееграждан. Под анонимным обращением понимается обращение гражданина (граждан) вгосударственный орган, в котором не указаны его (их) фамилия, имя, отчестволибо данные о месте жительства и (или) работы (учебы), либо отсутствует личнаяподпись гражданина (граждан). 3акон устанавливает единый порядок рассмотренияиндивидуальных и коллективных обращений. В силу статьи 7 Закона анонимныеобращения рассмотрению не подлежат, за исключение обращений, содержащихсведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
В зависимости отинстанции, уполномоченной рассматривать то или иное обращение, можно выделитьобращения, подлежащие рассмотрению в органах первой инстанции, отнесенные ккомпетенции вышестоящей инстанции и обращения, поданные с нарушениемкомпетенции. В силу пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября2007 года № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан июридических лиц» (далее Указ № 498) все обращения (предложения, заявления,жалобы, а также ходатайства и замечания) первоначально подлежат рассмотрению посуществу в органах первой инстанции. Ко второй группе относятся жалобы гражданна решения органов первой инстанции. Исключение составляют случаи, когдарассмотрение тех или иных обращений относится к исключительной компетенциивышестоящего государственного органа (ст. 9 Закона).
Порядок рассмотренияобращений граждан урегулирован различными нормативными правовыми актами. Отсюдаобращения можно разделить на рассматриваемые в общем порядке (в соответствии сЗаконом) и на подлежащие рассмотрению в специальном порядке (для которыхзаконодательством установлен иной порядок рассмотрения). К первой группеобращений относятся предложения, заявления и жалобы. Ко второй — замечания ипредложения, изложенные в книге замечаний и предложений, а также ходатайства. [8,с. 40-41].
Отнесение обращенийграждан к определенному виду в ряде случаев условно, так как в одном документечасто сочетаются различные виды обращений. Тем не менее определение видаобращения является важным для проведения последующего их анализа и выработкимер, направленных на своевременное устранение причин, порождающих нарушениеправ, свобод и (или) законных интересов граждан, совершенствование работы снаселением. [4, с. 42]
Таким образом, обращенияграждан — это форма взаимодействия гражданина (граждан), индивидуальногопредпринимателя, юридического лица с государственными органами или инымиорганизациями (должностными лицами), направленная на приобретение, реализациюили восстановление и защиту своих прав, свобод и законных интересов. Обращенияграждан можно классифицировать по различным основаниям, но наиболеераспространенными видами обращений граждан, получившими отражение в Законе,являются предложение, заявление и жалоба.
ГЛАВА2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
2.1Правила организации приема и первичной обработки, порядок рассмотрения ипринятия решений по обращениям граждан
Организацияделопроизводства по обращениям граждан должна обеспечивать выполнение следующихосновных правил:
· регистрациявсех поступающих обращений граждан;
· контрольза рассмотрением обращений и выполнением принятых по ним решений;
· информированиеграждан о решениях, принятых по их обращениям;
· направлениенепрофильных для организации обращений по принадлежности с обязательнымуведомлением граждан об этом;
· систематическийанализ и обобщение результатов рассмотрения обращений, выявление и устранениепричин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, изучениеобщественного мнения с целью совершенствования работы государственных органов.
Соответствующим образомв процессе работы с обращениями граждан образуется комплекс документов, которыеможно разделить на три основных группы:
· документыпо рассмотрению и использованию обращений граждан;
· документыпо анализу и обобщению обращений граждан;
· документыпо реализации выводов, сделанных в ходе анализа обращений граждан.
Ответственность заорганизацию работы с обращениями граждан несут руководители государственныхорганов, иных организаций [1; 2]. Они обязаны организовать работы порассмотрению обращений граждан в соответствии с требованиями Закона, иных актовзаконодательства Республики Беларусь по обращениям граждан.
Делопроизводство пообращениям граждан в соответствии с п. 3 Положения ведется централизовано,отдельно от других видов делопроизводства. Ведение делопроизводства пообращениям граждан в организациях возлагается на специально назначенных дляэтого уполномоченных должностных лиц (работников службы документационногообеспечения управления, кадровую, юридическую службу и др.) Назначениеуполномоченных должностных лиц должно быть закреплено в распорядительныхдокументах (приказах, распоряжениях). Приказ о назначении ответственного лицаза ведение делопроизводства по обращениям граждан относится к группе приказовпо основной деятельности и оформляется в соответствии с правилами,установленными для приказов этой категории. [6, с. 27] В организациях, вкоторых поступает значительное количество обращений, могут создаватьсяспециальные подразделения, осуществляющие эту работу (отделы, секторы). Какправило, разрабатываются инструкции, положения и иные правовые акты о веденииделопроизводство по обращениям граждан, отражающие специфику деятельностиорганизаций. В этих документах прежде всего определяется система работы собращениями граждан, закрепляются основные обязанности должностных лиц порассмотрению обращений, устанавливается порядок приема, регистрации и контроляза исполнением обращений, ответственность должностных лиц за сохранностьписьменных обращений и документов по их рассмотрению. Основные нормы работы собращениями граждан могут включаться в соответствующие разделы или в качествесамостоятельного раздела в инструкцию по ведению делопроизводства ворганизации. [4, с. 42-43]
Обращения граждан, втом числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, независимоот того, в какой государственный орган или иную организацию они поступили,первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:
· вместных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) иморганизациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях,подчиненных (подотчетных) республиканским органам государственного управления игосударственным организациям, подчиненных Правительству, другим государственныморганам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных впределах той административно-территориальной единицы, на территории которойвозникли вопросы, изложенные в обращениях;
· вдругие государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные вобращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов илиорганизаций; [3]
Согласно статье 9Закона письменные обращения подлежат обязательному рассмотрению организациями,к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении.
Процесс рассмотренияобращений включает в себя следующие этапы:
· выяснение,относится ли вопрос, поставленный в обращения, к компетенции организации, вкоторую направлен;
· определениепорядка разрешения вопроса по существу;
· определениеисполнителя;
· установлениесрока исполнения;
· непосредственноерешение вопросов, поставленных в обращении;
· подготовкаи направление гражданину ответа.
При первичной обработкипоступивших письменных обращений сверяется правильность доставки, затемконверты вскрывают и проверяют целостность вложений. Как правило, конверты, вкоторые были вложены поступившие обращения, уничтожаются. Конверты сохраняют втом случае, когда только проставленный на нем штемпель является доказательствомдаты отправления и получения обращения. Кроме того, адрес автора обращениячасто бывает указан лишь на конверте. В этом случае конверт также сохраняют собращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.
Конверты с пометкой«Лично», адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываютсятолько ими. После рассмотрения и проставления резолюции руководителем обращенияпередаются на регистрацию. Обращения, поступившие непосредственно в структурныеподразделения, в день их поступления также должны быть переданы для регистрациилицу, ответственному за ведения делопроизводства по обращениям граждан.
Все поступившие вгосударственный орган, иную организацию (должностному лицу) обращения граждан,в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления[2].
Обращения, поступившиенепосредственно в структурные подразделения, в день их поступления также должныбыть переданы для обязательной регистрации лицу, ответственному за ведениеделопроизводства по обращениям граждан.
На всех поступившихобращениях проставляется регистрационный штамп, место расположения которогоопределяется СТБ 6.38-2004 (на нижнем поле первого листа обращения справа). Врегистрационном штампе указываются наименование организации, в которуюпоступило обращение, дата и регистрационный индекс обращения. Регистрацияобращений граждан, помимо общих задач регистрации – учет, контроль, справочнаяработа, является также юридическим свидетельством того, что они приняты крассмотрению в данной организации.
Пунктом 5 Положения определенпорядок, в соответствии с которым регистрация обращений осуществляется сиспользованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной),карточной (в регистрационно-контрольной карточке (далее РКК)), журнальной. Приэтом следует учитывать, что какая бы из указанных в постановлении формрегистрации ни использовалась, в регистрационную форму должны быть включеныреквизиты предусмотренные Примерной формой РКК.
В регистрационные формымогут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска ианализа работы по обращениям граждан. Например: вид обращения (предложение,заявление, жалоба), отметка о передаче обращения из одного структурногоподразделения в другое и др. Учитывая, что форма РКК устанавливает лишь общийдля всех регистрационных форма состав реквизитов, она является примерной, что иотражено в ее названии, указанном в приложении к Положению.
Следует обратитьвнимание, что ранее действовавшими правилами ведения делопроизводства пообращениям граждан журнальная форма регистрации обращений граждан непредусматривалась. Возможность использования журнальной регистрации впервыеустановлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005г. № 544. Журнальную форму регистрации документов рекомендуется применять принезначительном объеме поступающих обращений.
При журнальнойрегистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течение года.Порядковый номер может дополнительно включать первую букву фамилии заявителя идругие обозначения. В целях более оперативного поиска обращений граждан журналрегистрации может вестись в алфавитной форме, при которой обращения будутзаписываться по алфавиту фамилий авторов. При журнальной регистрации, какправило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная формажурнала позволяет быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторныхобращениях и др. Ответы на обращения при журнальной форме регистрации такжемогут учитываться по этому журналу. При использовании журналов некоторыереквизиты могут быть объединены в одну графу, что позволит сократить ихколичество. Например: «фамилия, имя, отчество» и «адрес места жительства и(или) работы, контактный телефон», «документ направлен на исполнение» и «датанаправления», «тематика» и «содержание» и др.
Индексация обращенийграждан – один из наиболее сложных и важных вопросов организации работы с этойкатегорией документов.
Необходимо отметить,что единый для всех организаций порядок индексации обращений граждан вПоложении не установлен. Пунктом 8 Положения определено, что регистрационныеиндексы обращениям присваиваются в соответствии с принятой системой регистрациидокументов государственных органов, иных организаций. Это означает, чтоорганизации следует установить порядок присвоения индексов поступающимобращениям. При этом необходимо учитывать основные правила регистрациидокументов, установленные нормативными актами по делопроизводству.
Как было указано выше,обращения регистрируются отдельно от других поступающих в организациюдокументов. Эта особенность отражается в регистрационных индексах обращений,которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих номеров,присваиваемых в течение года, регистрационные индексы обращений дополняютсяиными обозначениями, независимо от того, поступило обращение непосредственно ворганизацию или же было прислано из другой организации. Необходимостьдобавления дополнительных обозначений к регистрационным индексам обращенийобусловлена тем, что по требованиям делопроизводства в одной организации не могутбыть учтены два входящих документа под одним и тем же регистрационным индексом(например, индекс обращения «53» и регистрационный индекс документа,поступившего в порядке общего делопроизводства, также «53»).
Аналогичное правилоустановлено для регистрации некоторых внутренних документов, например, приказовпо личному составу. Несмотря на то, что приказы по личному составу, срокхранения которых 75 лет (прием, перевод, увольнение) и 3 года (отпуска,командировки, взыскания), регистрируются отдельно, для того, чтобы ворганизации не было издано два приказа по личному составу с одним и тем жеиндексом, например, «10», к их порядковым регистрационным номерам добавляютсябуквенные обозначения – «К» и «Л». Соответственно, регистрационные индексы двухприказов по личному составу разных сроков хранения будут «10-К» (75) и «10-Л»(3 года).
С учетом изложенногопри регистрации обращений целесообразно сохранить закрепленный ранее нормативнопорядок, при котором регистрационный индекс обращения включает не только порядковыйрегистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например:Д-50 (Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившегообращения). При этом регистрируемый в порядке общего делопроизводства входящийдокумент из другой организации также может иметь порядковый номер 50, но безбуквенного обозначения «Д».
В соответствии сзадачами, функциями, уровнем организации регистрационный индекс обращения можетдополнительно включать код административно-территориального деления, начальнуюбукву содержания обращения («Ж» — жильё) и др. При наличии классификаторавопросов, поднимаемых в обращениях, в регистрационный индекс включается шифр(код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения может иметь следующуюструктуру: «3/4Д-50», где 3 – код территории, 4 – код вопроса, Д – первая буквафамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения.
При регистрацииколлективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ»,например, КЛ-32.
В статье 7 Законаустановлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В то жевремя в целях учета таких обращений и последующего анализа работы с обращениямиграждан их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковомурегистрационному номеру обращения может добавляться буквенное обозначение «АН»(анонимное), или «БП» (без подписи), например, БП-48.
При регистрацииобращений особое внимание необходимо обратить на пункт 9 Положения, в которомустанавливается порядок присвоения индексов повторным обращениям. Всоответствии с данным пунктом повторным обращениям при их поступлении ворганизацию в течение календарного года, в зависимости от объемадокументооборота, присваивается регистрационный индекс первого обращения илиочередной индекс.
Во втором случаеиндексы первого и повторных обращений будут различаться. Например, обращениюпоступившему 20.05.2005 г., был присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему20.06.2005 г. – Д-90. Для регистрации повторного обращения заполняется новаярегистрационная форма с указанием дат и индексов предыдущих обращений. Прииспользовании журнальной формы регистрации повторные обращения вносятся вжурнал под очередным регистрационным номером с указанием в соответствующейграфе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.
Согласно ранеедействовавшим правилам повторным обращениям одного и того же гражданинаприсваивался только очередные регистрационные индексы.
В то же время согласнопункту 9 Положения допускается повторные обращения при регистрации учитыватьпод регистрационным индексом первого обращения. В этом случае, если обращениюпоступившему 20.05.2005 г., присвоен индекс Д-50, то 20.06.2005 г. припоступлении повторного обращения ему также присваивается индекс Д-50 (а неД-90). В этом случае также заполняется новая РКК, в графе «Даты, индексыповторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указанияих регистрационных индексов, так как они будут совпадать с индексом повторногообращения. При журнальной регистрации эти сведения также указываются всоответствующей графе журнала.
Возможен вариант, прикотором в случае регистрации повторного обращения под тем же индексов, что ипервое обращение, новая РКК заполняться не будет (не будет делаться новаязапись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первогообращения проставляется дата повторного обращения без указания индекса первогообращения. Аналогично, при журнальной форме регистрации сведения о повторномобращении будут указываться в соответствующей графе журнала, где былозарегистрировано первое обращение.
Однако этот вариантнеудобен тем, что в регистрационно-учетной форме будет недостаточно места длязаполнения информации, отражающей резолюцию руководителя по исполнениюповторного обращения, сведений о ходе рассмотрения обращения, результатерешения вопроса и др. Регистрация повторных обращений в тех же регистрационныхформах, что и предыдущих, может быть оправдана в тех случаях, когда попредыдущим обращениям гражданину дан исчерпывающий ответ, переписка с ним прекращенаи последующие его обращения по тому же вопросу в организации более нерассматриваются.
Выбор формы индексацииповторных обращений зависит, как определено пунктом 9 постановления, от объемадокументооборота. В правом верхнем углу повторных обращений и в регистрационныхформах делается отметка «Повторно» и подбирается вся предыдущая переписка.
Гражданином может бытьнаправлено одновременно обращение нескольким адресатам, и они в конечном итогепереадресовываются в одну организацию, в компетенции которой находится решениепоставленного вопроса. Все эти обращения в организации-получателе учитываютсяпод одним регистрационным индексом первого полученного из этих обращений сдобавлением порядковых номеров других обращений, что определено пунктом 10 постановления,например: Д-401-1 – обращение, непосредственно поступившее в организацию «А»,Д-401/2 – обращение, по тому же вопросу направленное гражданином в концерн«Беллегпром» и переадресованное в организацию «А», Д-401/3 – обращение по томуже вопросу, направленное гражданином в Министерство торговли и переадресованноев организацию «А».
Если для регистрацииобращений используется традиционная РКК, то количество ее экземпляровопределяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроляза исполнением обращений граждан. При журнальной регистрации после заполнениясоответствующих граф журнала также может использоваться РКК установленной формыдля организации контроля за исполнением поступившего обращения. Прииспользовании РКК в электронном виде она может распечатываться в необходимомколичестве экземпляров (при отсутствии локальной компьютерной сети ворганизации).
Как правило,заполняются два-три экземпляра РКК. Один экземпляр вместе с обращениемнаправляется исполнителю, остальные – предназначены для справочных картотек (втом числе контрольной).
После рассмотренияобращение вместе с экземпляром РКК передается из структурного подразделения (отисполнителя) ответственному за ведение делопроизводства в организации дляцентрализованного формирования в дела и картотеки.
РКК систематизируются всправочной картотеке построенных по тематическому (структурному), региональному(географическому) признаку систематизируются преимущественно по алфавитуфамилий авторов обращений. РКК на коллективные и анонимные обращения, какправило, помещаются в отдельный раздел картотеки.
В пункте 13 Положенияопределено, что индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения сдополнением других установленных в государственных органах, иных организацияхобозначений, применяемых при регистрации. Этим дополнительным обозначениемявляется, как правило, индекс дела по номенклатуре дел, в которое послеисполнения группируются обращения. Например, в организации установлено, чтодело с обращениями граждан ведется в отделе организационно-правовой, кадровойработы и международных связей. Соответствующее дело с заголовком «Обращенияграждан и документы по их рассмотрению (переписка, справки и др.)» включено вноменклатуру дел организации под индексом 3-22 (3 – индекс отделаорганизационно-правовой, кадровой работы и международных связей, гдеформируется дело с обращениями; 22 – порядковый номер дела по номенклатуре делэтого подразделения). Следовательно, индекс ответа будет следующим: 3-22/Д-50,где 3-22 – индекс дела по номенклатуре дел, Д-50 – регистрационный индексобращения. [9, с. 18-26]
При организации работыс поступившими обращениями прежде всего следует определить, будет оно решеноорганизацией, его получившей, либо направлено по назначению компетентному государственномуоргану, иной организации.
Зарегистрированноеобращение передается руководителю, который принимает решение о порядкеисполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежитобращение постановки на особый контроль или нет. Решение руководителяоформляется в виде резолюции.
Срок исполнения врезолюции допускается не указывать в случае, если для исполнения обращенияустанавливается типовой срок, предусмотренный Законом.
Для решения обращенияпри необходимости направляются запросы или организовывается выезд на место сцелью проверки изложенных в обращениях фактов. Таким образом, срок исполненияможет быть продлен в пределах, определенных законодательством.
На обращении, какправило, не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюциидолжностных лиц допускаются лишь в том случае, если они детализируют порядокисполнения.
Все указанияруководителя о порядке исполнения обращения, срок исполнения переносятся врегистрационную форму.
Статья 9 Закона и п. 15Положения, предусмотрена ситуация, при которой поступившее в организациюобращение не относится к ее компетенции или в обращении содержаться вопросы,относящиеся к деятельности нескольких организаций.
Если в обращениисодержатся вопросы, требующие решения нескольких компетентных органов,руководитель организации рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции,а остальным организациям в пятидневный срок пересылаются копии обращений ссопроводительным письмом. При этом гражданину направляется уведомление о том,куда переслали для исполнения его обращение.
Если обращение неотносится к компетенции данной организации, гражданину в 15-дневный срокнаправляется ответ с разъяснением, куда ему следует направить свое обращение.Обращение, поступившее для рассмотрения в организацию, может быть направленодля рассмотрения в подведомственные (подчиненные) организации ссопроводительным письмом с указанием установленных сроков рассмотрения инаправления ответа гражданину.
Если организации,переславшей обращение, необходимо иметь информацию о результате егорассмотрения, в тексте сопроводительного письма дополнительно указывается обуведомлении вышестоящей организации о принятом решении.
Сведения о направляемыхв процессе рассмотрения обращения запросах фиксируются в графе РКК «Ход рассмотрения».Например: «10.06.2006 направлен запрос в Министерство труда РеспубликиБеларусью. Срок ответа – 20.06.2006».
При направленииобращения с сопроводительным письмом в другие организации определяется порядоки место регистрации этих писем. Направляемые письма и получаемые из другихорганизаций ответы с необходимыми для рассмотрения обращения сведениями могутрегистрироваться у лица, ответственного за ведение делопроизводства пообращениям граждан. В таком случае непосредственно этим лицом ведутся регистрационныеформы по учету входящих и исходящих документов. Направляемые письма иполучаемые ответы могут регистрироваться и общих регистрационных формах. Копиинаправляемых писем и получаемые ответы формируются в деле с обращениямиграждан.
Ответы на обращенияграждан оформляются на бланке для писем в соответствии с Государственнымстандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системыдокументации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» (далее СТБ 6.38-2004).
Согласно СТБ 6.38-2004адресат в ответах на обращение граждан оформляется в соответствии с Правиламиоказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета МинистровРеспублики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111, с изменением, внесеннымпостановлением Совета Министров от 16 марта 2005 г. № 285: вначале указываютфамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес. [5, с. 58-59]
Ответ гражданину долженсодержать конкретную информацию по каждому из поставленных в обращениивопросов. Типовая форма ответа на обращение граждан не установлена.
После исполненияобращений подведомственная (подчиненная) организация направляет вышестоящейорганизации уведомление с указанием сведений о результатах рассмотрения инаправлении ответа гражданину, а также отметке об исполнителе. Отметка обисполнителе оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004.
Таким же образомоформляются ответы по находящимся на контроле обращениям, полученным от другихорганизаций. В случае если для принятия решения необходимо получениедополнительной информации, в соответствующую организацию направляется запрос.
В соответствии со ст.12 Закона повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновьоткрывшиеся обстоятельства, если по ним имеются результаты исчерпывающихпроверок и гражданам даны ответы в установленном Законом порядке, в организациине рассматриваются. В этом случае гражданину направляется письменный ответ, вкотором сообщается, что переписка с ним по данному вопросу прекращается.Решение о прекращении переписки принимает руководитель организации илиуполномоченное им должностное лицо.
Не подлежатрассмотрению и обращения граждан, оформленные с нарушением ст. 7 Закона.Письменные обращения должны содержать наименование и (или) адресгосударственного органа, иной организации (должность, фамилию, имя и отчестводолжностного лица), в которые направляется обращение; фамилию, имя, отчествогражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы); изложение сутиобращения; личную подпись гражданина. В случае нарушений при оформленииобращений и принятия решения о том, что оно рассмотрению не подлежит,гражданину в пятидневный срок направляется уведомление с указанием причиныотказа в рассмотрении обращения. [62]
Таким образом, приемобращений граждан предполагает определенную организацию этого процесса, которыйзависит от количества поступающих обращений, масштабов и характера деятельностиорганизации, от того создано ли для работы с обращениями специальное структурноеподразделение (общий отдел, сектор по работе с обращениями граждан,секретариат) или обязанности возложены на конкретное должностное лицо. Так илииначе, состояние этого процесса отражает способность соответствующих властныхструктур своевременно и правильно реагировать на запросы и нужды граждан.Регистрация обращений, в свою же очередь, помимо общих задач – учет, контроль,справочная работа – является также юридическим свидетельством того, что ониприняты к рассмотрению в данной организации.
Вынесение решенияявляется важнейшим моментом всего процесса рассмотрения обращения, так как отсодержания этого документа зависит, будут ли требования гражданинаудовлетворены полностью, частично или отклонены совсем. Решение выносится наоснове всех материалов и доказательств в их совокупности. Оно должно содержатьлогическое и правовое обоснование.
Соблюдениеустановленных сроков играет чрезвычайно важную роль, так как промедления висполнении могут привести к непоправимым последствиям, делающим невозможнымвосстановление законных прав и интересов человека, а также причинить емузначительный ущерб.
2.2Ведение делопроизводства по обращениям граждан на примере учреждения социальнойзащиты «Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка»
Учреждение социальнойзащиты «Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка»(далее Учреждение) является государственным учреждением, деятельность которогонаправлена на организацию комплексного социального обслуживания граждан находящихсяв трудной жизненной ситуации [6].
Основная массаобращений, поступающих в Учреждение, состоит из заявлений об оказанииматериальной помощи из средств Фонда социальной защиты населения Министерстватруда и социальной защиты Республики Беларусь, которая оказывается нуждающимсянеработающим пенсионерам, инвалидам и детям-инвалидам.
Делопроизводство пообращениям в Учреждении ведется централизованно, отдельно от других видовделопроизводства, и осуществляется ответственными лицами, которое назначается приказомдиректора учреждения. Ответственность за организацию работы с обращениями несетдиректор.
Учет обращенийосуществляется в карточной форме в регистрационно-контрольных карточках. Всеобращения, поступившие в Учреждение по почте, факсимильной, электронной связиили иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день ихпоступления в приемной Учреждения.
В правом нижнем углупервой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницыставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации ирегистрационный индекс обращения. Регистрационный индекс состоит из начальнойбуквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений,обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрацииколлективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения «Кол»,анонимных – «Ан». Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях,когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтовогоштемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.Сопроводительные письма к обращениям регистрируются, обрабатываются и хранятсявместе с поступившими обращениями. Обращения одного и того же лица по одному итому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие длярассмотрения в Учреждение, учитываются под регистрационным индексом первогообращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
Для регистрации устныхзаявлений граждан в Учреждении используется журнал регистрации устных заявленийграждан о выдаче справок.
Такой журнал позволяетзарегистрировать устное заявление не только пришедшего на прием гражданина, нов некоторых случаях при обращении по телефону.
После регистрацииобращения передаются на рассмотрение директору Учреждения. Поручения пообращениям директора Учреждения отражаются в форме резолюций. Если в резолюциейдиректора Учреждения определены несколько исполнителей, то ответственным лицомза разрешение и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если врезолюции не указано иное.
При поступленииписьменных обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится ккомпетенции Учреждения или в них одновременно содержаться вопросы, относящиесяк компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностныхлиц), то копии данных обращений в пятидневный срок направляются всоответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) собязательным уведомлением об этом автора обращения с разъяснением, в какой государственныйорган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.
При оставленииобращения без рассмотрения по существу, Учреждение в пятидневный срок со днярегистрации обращения письменно, за подписью директора Учреждения, уведомляетавтора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу ивозвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению, а такжеразъясняет, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться длярешения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, поступившиев Учреждение и рассмотренные директором направляются исполнителям для принятиямер реагирования и подготовки ответов заявителям, согласно резолюциям.
Повторные обращения, вкоторых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, покоторым имеются результаты исчерпывающих проверок и авторам обращений даныответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом им письменносообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данномувопросу прекращается.
Срок рассмотренияобращений граждан исчисляется в календарных днях со дня регистрации вУчреждении. Если обращение поступило из вышестоящих органов, срок рассмотренияисчисляется со дня регистрации обращения в данном органе, если не указано иное.
Обращения должны бытьрассмотрены не позднее пятнадцати дней со дня регистрации в Учреждении, а вслучае, когда требуется дополнительное изучение и проверка – не позднее одногомесяца со дня такой регистрации. При необходимости проведения специальнойпроверки, запроса необходимой информации директор Учреждения может продлитьуказанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлениемавтора обращения.
Директор Учреждения,исходя из объема разрешаемых вопросов, может установить сокращенный срокрассмотрения обращений. При необходимости проведения специальной проверки,запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений может бытьпродлен директором Учреждения, давшим поручение, в пределах, установленныхзаконодательством об обращениях. Об изменении срока рассмотрения обращенийсообщается заявителям и вышестоящим контролирующим органам.
Контроль завершается,если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимыемеры и авторам обращений даны ответы в установленные законодательством сроки.Решение о снятии с контроля обращений принимается директором Учреждения.
Обращения, поступившиев Учреждение с сопроводительными письмами или поручениями вышестоящих органов(должностных лиц) с требованиями сообщить о результатах рассмотрения обращений,берутся на особый контроль.
Контроль за соблюдениемустановленных сроков рассмотрения обращений и исполнением поручений по нимвозлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям.За 5 дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителю делаетсянапоминание.
В случае положительноголибо отрицательного ответа на обращение, т.е. если просьба автора обращенияудовлетворена, либо фактически не удовлетворена, в ответе в обязательномпорядке применяется следующая формулировка: «В соответствии с п. 1.3. УказаПрезидента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительныхмерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» настоящее решение Вывправе обжаловать в …» далее указывается вышестоящий по отношению к Учреждениюв соответствии с его подчиненностью государственный орган, информация о которомразмещается на информационном стенде.
Обращение считаетсярассмотренным по существу, если в результате его рассмотрения в соответствии сзаконодательством решены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащиемеры по защите, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и данписьменный ответ ему. Ответы на обращения подписывает директор Учреждения.
В случае, когда по резолюциируководителя вышестоящего государственного органа ответственными за разрешениеобращения назначено несколько исполнителей, ответственным за подготовкуокончательного ответа считается первый указанный исполнитель, если иного непредусмотрено резолюцией.
Ответы в вышестоящиеорганы по обращениям граждан подписывает директор Учреждения, визируетисполнитель. В ответах на обращения указывается фамилия исполнителя, его номертелефона. Отметка о рассмотрении обращения проставляется в РКК.
Вся переписка по обращениямграждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации.
После окончанияпроверки изложенных в обращениях доводов, обстоятельств и исполнения решения,обращения с копиями ответов, подписанных (завизированных) исполнителями,указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответов,возвращаются ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Вся информация о ходе иитогах рассмотрения обращений заносится в РКК.
Обращения граждан идокументы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел. Документы в этих делах располагаются в хронологическомпорядке их поступления. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению иразрешению составляют в деле самостоятельную группу.
Дела передаются в архивУчреждения через год после завершения делопроизводства по ним.
Личный прием граждан вУчреждении осуществляют директор, заведующие отделений и специалисты Учрежденияв пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей.
В случае если вопрос,изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема,общение может излагаться в письменной форме, и подлежит рассмотрению в порядке,установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан».Еслирешение вопросов, с которым граждане обратились на личном приеме, не относитсяк компетенции Учреждения, соответствующие специалисты не рассматриваютобращения по существу, но разъясняют гражданам, в какой государственный орган,иную организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться для решениявопросов, изложенных в обращении.
Учет обращений граждан,принятых на личном приеме осуществляется в журнальной форме [7].
Делопроизводство пообращениям граждан в Учреждении регламентируется инструкцией об организацииработы с обращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридическихлиц, обращениями граждан, рассматриваемых по принципу работы «одно окно»,книгой замечаний и предложений.
Ответственным лицом заведение делопроизводства по обращениям граждан в Учреждении назначенсектетарь-делопроизводитель.
За 2009 год в Учреждениепоступило 300 обращений граждан, из них 277 непосредственно в адрес Учрежденияи 53 поручениями вышестоящих органов (должностных лиц). Для учет последнихприменяется журнальная форма регистрации. Ответ об итогах рассмотрения такихобращений докладывается должностному лицу и после этого направляется заявителямза его подписью.
Особенностью иодновременно проблемой ведения делопроизводства по обращениям граждан в Учрежденииявляется отсутствие справочной картотеки. Это затрудняет отслеживание всехперемещений обращения, выявление многократности обращения, контроль исполненияи возможность дать гражданину справку о ходе рассмотрения его обращения. Длярешения этих трудностей в Учреждении ведется журнал, в графы которого вноситсяследующая информация: индекс обращения, дата поступления обращения, фамилияинициалы и адрес заявителя, краткое содержание обращения, фамилия исполнителя.РКК заводиться после исполнения обращения и подшивается вместе со всеми документами,собранными при рассмотрении обращения.
Таким образом,делопроизводство по обращениям граждан в учреждении социальной защиты«Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка» ведется всоответствии с нормативными актами, регулирующими реализацию прав граждан наобращения в государственные органы. Но, как и любое другое учреждение илиорганизация оно имеет свои особенности — одновременное применение РКК и журналовдля регистрации обращений и отсутствии справочной картотеки. Но эти особенностив свою очередь не влияют на качество рассмотрения обращений граждан.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Обращения, какреализация конституционного права граждан, будут всегда актуальны, так как ониявляются важным источником информации, полезной для решения государственныхвопросов, содержат сведения о процессах, происходящих в обществе, об отношенииграждан к органам государственной власти.
В ходе исследования быливыявлены особенности организации работы с обращениями граждан. За счет решенияпоставленных задач определить следующие этапы в истории развития института«обращений граждан»: досоветский, советский, постсоветский (современный).Каждый из этих этапов имеет свои особенности в организации работы с обращениямиграждан, знание которых, необходимо для правильного понимания сущности праваграждан на обращение как одной из несомненных ценностей современного общества.
Также удалосьопределить понятие и виды обращения граждан. Под обращениями граждан понимаетсяформа взаимодействия гражданина (граждан), индивидуального предпринимателя,юридического лица с государственными органами или иными организациями(должностными лицами), направленная на приобретение, реализацию иливосстановление и защиту своих прав, свобод и законных интересов. Классификацияже может проводится по различным основаниям, но наиболее распространеннымивидами обращений граждан, получившими отражение в Законе, являются предложение,заявление и жалоба.
При определениипроцесса организации делопроизводства по обращениям граждан было установлено,что прием обращений граждан предполагает определенную организацию этогопроцесса, который зависит от количества поступающих обращений, масштабов ихарактера деятельности организации, от того создано ли для работы с обращениямиспециальное структурное подразделение (общий отдел, сектор по работе собращениями граждан, секретариат) или обязанности возложены на конкретноедолжностное лицо. Так или иначе, состояние этого процесса отражает способностьсоответствующих властных структур своевременно и правильно реагировать назапросы и нужды граждан. Регистрация обращений, в свою же очередь, помимо общихзадач – учет, контроль, справочная работа – является также юридическимсвидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.Вынесение решения является важнейшим моментом всего процесса рассмотренияобращения, так как от содержания этого документа зависит, будут ли требованиягражданина удовлетворены полностью, частично или отклонены совсем. Решениевыносится на основе всех материалов и доказательств в их совокупности. Онодолжно содержать логическое и правовое обоснование. Соблюдение установленныхсроков играет чрезвычайно важную роль, так как промедления в исполнении могутпривести к непоправимым последствиям, делающим невозможным восстановлениезаконных прав и интересов человека, а также причинить ему значительный ущерб.
Исследуя делопроизводствопо обращениям граждан в учреждении социальной защиты «Территориальный Центрсоциального обслуживания населения г. Полоцка» удалось установить, чтоделопроизводство ведется в соответствии с нормативными актами, регулирующими реализациюправ граждан на обращения в государственные органы. Но, как и любое другоеучреждение или организация оно имеет свои особенности — одновременноеприменение РКК и журналов для регистрации обращений и отсутствии справочнойкартотеки. Но эти особенности в свою очередь не влияют на качество рассмотренияобращений граждан.
Таким образом, в ходепроделанной работы был сделан вывод, что институт обращений граждан занимаетодно из важнейших мест и будет всегда актуален, так как являются важнымисточником информации, полезной для решения государственных вопросов исредством защиты прав и свобод человека, содержит сведения о процессах,происходящих в обществе, об отношении граждан к органамгосударственной власти.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1 Об обращениях граждан: Закон Респ.Беларусь, от 6 июн. 1996 г. N407-ХЙЙЙ:в ред. Закона Респ. Беларусь от 01.11. 2004 г. № 340-З // Консультант Плюс:Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр».
2 О порядке ведения делопроизводства пообращениям граждан в государственных органах, иных организациях: Положениеутвержденное Постановлением Совета Министров Респ. Беларусь 26.05.2005 г. №544// Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО«ЮрСпектр».
3 О совершенствовании работы снаселением: Декрет Президента Респ. Беларусь от 14.01.2005 № 2: в ред. ДекретаПрезидента Респ. Беларусь от 02.04.2007 N2 // Консультант Плюс: Беларусь.Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр».
4 О мерах по дальнейшей дебюрократизациигосударственного аппарата: Директива Президента Респ. Беларусь от 27.12.2006 №2 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО«ЮрСпектр».
5 О дополнительных мерах по работе собращениями граждан и юридических лиц: Указ Президента Респ. Беларусь от 15.10.2007г. № 498 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] /ООО «ЮрСпектр».
6 Устав учреждения социальной защиты«Территориальный Центр социального облуживания населения г. Полоцка»: утв.решением Полоцкого городского исполнительного комитета от 18.03.2008 г. № 453р.
7 Инструкция об организации работы собращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц,обращениями граждан, рассматриваемых по принципу работы «одно окно», книгойзамечаний и предложений в учреждении социальной защиты «ТерриториальныйЦентр социального обслуживания населения г. Полоцка»: утв. директором УСЗ«ТЦСОН г. Полоцка» 10.01.2008 г.
8 Ведение делопроизводства по обращениямграждан (комментарий к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 26мая 2005 г. № 544) / Э. Давыдова // Архивы и делопроизводство. – 2005. −№ 5. С. 18–26.
9 Елисеева, М. Все началось с челобитной/ М. Елисеева // Красная звезда [Электронный ресурс]. – 2008. – Режим доступа:www.redstar.ru/2008/01/18_01/2_02.html. − Дата доступа:17.03.2010.
10 Ведение делопроизводства пообращениям граждан / А.Е. Рыбаков // Отдел кадров. − 2006. − № 7. −С. 41−46.
11 Ведение делопроизводства пообращениям граждан / А.Е. Рыбаков // Отдел кадров. – 2006. − № 8. – С. 58−62.
12 Оскерко Т.С. Разрешите обратиться?Работа с обращениями граждан / Т.С. Оскерко. – Минск: Информационно-правовоеагентство Регистр, 2006. – 240 с.
13 Ваш вопрос / А.Е. Рыбаков //Секретарь-референт. 2004. − № 8. – С. 27.
14 Право граждан на обращение:историко-правовой аспект / Д.Г. Нилов // Юридический журнал. – 2007. − №2. – С. 8−11.
15 Некоторые вопросы классификацииобращений граждан / Д.Г. Нилов // Юридический журнал. – 2008. − № 2. С.38−41.