Особенности составления и оформления

ЦЕНТРОСОЮЗ РФ Сибирский университет потребительской кооперации КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине "Документирование управленческой деятельности" Вопросы: 22. Особенности составления и оформления документов в условиях использования персонального компьютера….…………3 31. Вам поручили оформить протокол собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях развития коммерческой деятельности

предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров….1. Оформите протокол в соответствии с требованиями ГОСТ(ов)……… 18 Недостающие реквизиты укажите самостоятельно. 2. Подготовьте письменный ответ на следующие вопросы: 1. Какие реквизиты включаются в формуляр протокола 18 31.2.2.

Из каких элементов складывается текст протокола 3. Порядок оформления присутствующих… …4. Требования к постановляющей части протокола…… …5. Порядок датирования и подписи…… …19 Список использованной литературы… 22. Особенности составления и оформления документов в условиях использования персонального компьютера. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов,

которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. Компания Microsoft создала пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000, Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники

сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась. Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Создание шаблона. Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке

Общие при выборе команды - Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл. Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого

при создании был установлен тип шаблона. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц,

стили и другие параметры форматирования. Добавьте текст, документа. Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. Создание документа с помощью Microsoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана­лиза в виде диаграмм и графи­ков, содержит операции: - изменение параметров (ширины) строк и столбцов; - работа со списками;

- использование абсолют­ных ссылок; - построение диаграмм; - редактирование диаграмм; - построение смешанных диаграмм и графиков; - создание комментариев. Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год. Перечислим действия, кото­рые требуется выполнить само­стоятельно: 1. Создать новый файл. 2. Создать лист на Рост доходов.

3. Определить границы листа формата А4. 4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год". 5. В четвертой строке сфор­мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри­ровать их по высоте и ширине Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан­ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции: - структуризация таблиц ме­тодом автоматического

подведе­ния итогов; - создание сводных таблиц; - консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин­тервалов; - использование данных дру­гой сводной таблицы; - создание диаграмм на ос­нове структурированных и свод­ных таблиц; - создание пользовательских списков; - применение пользователь­ского порядка сортировки; - использование имен при составлении формул. Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо­тать систему, позволяющую регис­трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов

заказчиками. В результате анализа предмет­ной области (деятельности склада) были выявлены следующие особен­ности, которые должны быть учтены при реализации системы. 1. Для учета товаров необходи­мо ввести артикул, который обес­печит идентификацию товара. 2. Поскольку артикул товара и наименование являются повторя­ющимися значениями во многих документах заявки на медикамен­ты, регистрация поступлений на склад, то данные о товарах и ар­тикулах целесообразно

составить в виде отдельного документа. 3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдель­ных документов. 4. При оформлении докумен­тов на отгрузку со склада требу­ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю­щая количество поступившего то­вара и отгруженного. Поэтому це­лесообразно иметь еще один до­кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе.

1. Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад. 2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления, Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад. Общие требования 1. Во всех документах зафиксировать наименования столбцов. 2. Выполнить обрамление наименований столбцов документов: сверху и снизу - двойной линией, справа и слева - одинарной. Требования к оформлению документов

Документ Товары 1. Столбец Артикул заполнить. 2. Заполнить второй столбец Наименование видами лекарств. Документ Поступления Для столбца Дата. 1. Назначить формат Дата. 2. Использовать прогрессию для заполнения данных: Для столбца Артикул. 1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые бу­дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары. 2.

Расположить листы Поступ­ления и Товары на одном экране для удобства регистрации по­ступлений. Для столбца Наименование. 1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары. Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами. Через меню Сервис - Мас­тер выбрать режим Поиск и со­ставить формулу для поиска зна­чения артикула на листе

Товары. Форму­лу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму­ла примерно имет следующий вид: =ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;))) Скопировать формулу в ос­тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.

Для столбца Количество упа­ковок. Обратить внимание, что дол­жно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из­мерения. При составлении фор­мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки. Документ Отгрузка Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогич­но оформлению соответствующих столбцов на листе

Поступления. Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поме­няйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются авто­матически). Для столбца Кому. 1. Использовать режим Про­верка для создания списка зна­чений. Список значений для столбца Кому создать на листе

Отгрузка. Для столбца Количество упа­ковок. 1. Составить формат, который будет отражать вводимые число­вые данные в рублевом формате с отступом текста от чис­ловой величины. Для столбца Сумма. 1. Составить формулу для авто­матического вычисления значений: Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок. 2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с раз­делителями разрядов. Заполнить подготовленные таблицы данными.

В результате выполненных действий подготовлены докумен­ты Поступления и Товары. 1. Назначить пользовательс­кий формат: единицы измере­ния - "шт.", сделать отступ от пра­вого края столбца. Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вво­дить, так как эти значения долж­ны согласовываться с наличием такого вида товара на складе. Для столбца Стоимость. При заполнении столбца предусмотреть следующие осо­бенности:

- один и тот же товар может поступать на склад по разной цене; - на складе назначают мини­мальную отпускную цену на каж­дый вид товара. Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары - добавить новый столбец Минимальная отпускная цена. Для этого следует: - установить курсор в ячейку на листе Товары и набрать наи­менование столбца; - назначить рублевый формат новому столбцу с отступами от зна­чений

и правой границы колонки; - указать а ячейке, на какую дату установлены отпускные цены. Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполне­ния столбца Стоимость упаковки. Для столбца Процент. В столбце Процент вычисля­ется сумма, которая будет взи­маться при отгрузке товара со склада за хранение товара и пре­доставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины.

Например. 15% от стоимости товара. Поскольку величина взима­емого процента является кон­стантой, то целесообразно отве­сти для нее отдельную ячейку. Для столбца Сумма. Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле: Сумма = (Стоимость упаков­ки + Процент) * Кол-во упаковок. Ехсеl позволяет придать таб­лице определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии.

Структуризация таб­лиц методом автоматического подведения итогов облегчает пе­редвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным пара­метрам в целях проведения ана­лиза, построения диаграмм или создания отчетов. Подготовка документа к авто­матическому подведению итогов, перейдите на лист Поступле­ния. Требуется создать промежу­точные итоги по каждому виду товара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму. Следовательно, итоги будут подводиться по значениям стол­бца

Наименование. Подготовка документа вклю­чает: - определение параметров (столбцов), по которым будет про­водиться подведение итогов; - сортировку строк по тем параметрам, для которых будут подводиться итоги (отсортиро­вать строки документа по столб­цу Наименование). Создание итогов. Для выполнения данной опе­рации требуется: - активизировать любую ячейку документа - через меню Данные - Ито­ги определить параметры:

1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наи­менование); 2) указать столбцы, по которым требуется подведение итогов (Ко­личество упаковок и Сумма). В результате в документе ав­томатически формируются струк­тура и промежуточные итоги: После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры со знаком "минус" происходит сворачивание

записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз­личным уровнем вложенности структуры. Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу: Использование нескольких итоговых функций одновременно Итоги по столбцам Количе­ство упаковок и Сумма формиро­вались на основе использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо: - выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных ито­гов {или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа); - через меню Данные - Ито­ги указать параметры для вычис­ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп­цию

Заменить текущие итоги. В результате в документе ав­томатически формируются струк­тура и промежуточные итоги: После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз­личным уровнем вложенности структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу: Использование нескольких итоговых функций одновременно Итоги по столбцам Количе­ство упаковок и Сумма формиро­вались на основе использования функции суммирования. Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо: - выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных

ито­гов (или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа); - через меню Данные - Ито­ги указать параметры для вычис­ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп­цию Заменить текущие итоги. В результате добавился но­вый вид промежуточных итогов: Для продолжения работы с этим документом отмените струк­турирование данных.

Отмена структуры данных Для выполнения данной опе­рации требуется: - активизировать любую ячейку, относящуюся к структури­рованной области документа; - в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все. Рассмотрим на этом докумен­те ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеl по анализу и организации данных. Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О). Создайте дополнительно два столбца -

День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад": Для ячеек столбца День неде­ли составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник ) из даты поступления товара на склад (столбец Дата). Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День недели (А5). Используя встроенные функ­ции, составьте формулу: =

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница"; ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье"). Функция ДЕНЬ НЕД вычисля­ет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргу­ментом функции. Скопируйте формулу в осталь­ные ячейки столбца День недели.

Отсортируйте записи доку­мента по Дате. Теперь требуется отсортиро­вать записи документа по столб­цу День недели. В чем заключа­ется особенность? Если воспользоваться стан­дартной сортировкой по убыва­нию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следую­щем порядке: воскресенье, втор­ник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в не­деле: понедельник, вторник, сре­да, четверг, пятница, суббота, вос­кресенье.

Нестандартный порядок сор­тировки называется пользова­тельским. Пользовательский порядок сортировки Для выполнения данной опе­рации требуется: - активизировать любую ячейку табличной части докумен­та, записи которой необходимо от­сортировать; в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и нажать кнопку Параметры; - в меню Параметры сорти­ровки в окне Сортировка по пер­вому ключу выбрать вид списка, на

основе которого будет выполнят­ся сортировка. Как создаются пользователь­ские списки? Создание пользовательс­ких списков Для выполнения данной опе­рации требуется: - в меню Сервис Парамет­ры перейти на закладку Списки; - в окне Списки активизиро­вать строку Новый список; - в окне Элементы списка пе­речислить значения списка или указать интервал ячеек, значения которых можно использовать

для составления списка; - нажать на кнопку Добавить. Итак, сортировка по дням не­дели выполнена. Для чего со­здавался этот столбец? Для проведения анализа в какой день недели больше всего по­ступает товаров. Для реализации этой задачи требуется произвести следую­щие действия: - структурировать таблицу по столбцу День недели; - свернуть все рабочие стро­ки промежуточных итогов; - выполнить сортировку по сумме.

Пример формирования ин­тервального условия: - активизировать первую ра­бочую ячейку из столбца Объем поставок; - составить формулу опреде­ления уровня объемов: = ЕС Л И(О5< 100; "низкий"; ЕСЛИ(И(05>=100;05<=400); "средний"; "высокий")), особенность которой заключа­ется в использовании логической связки И (логическое И) для за­дания интервала значений; - скопировать формулу в ос­тальные ячейки столбца.

В результате документ будет иметь следующий вид: Интервальные условия Вернемся к столбцу Объем поставки. Для ячеек этого столб­ца требуется составить формулу, которая будет определять уровень поставки по правилу: Подготовлены образцы документов на регистрацию поступающих товаров и отгрузку товаров со склада. Задание: 31. Вам поручили оформить протокол собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях развития

коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров. 31.1. Оформите протокол в соответствии с требованиями ГОСТ(ов). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно. 31.2. Подготовьте письменный ответ на следующие вопросы: 31.2.1. Какие реквизиты включаются в формуляр протокола?

31.2.2. Из каких элементов складывается текст протокола? 31.2.3. Порядок оформления присутствующих. 31.2.4. Требования к постановляющей части протокола. 31.2.5. Порядок датирования и подписи. ООО «Евроокно» ПРОТОКОЛ 20.02.2007 № 9 г. Омск Собрание работников коммерческого отдела Председатель –

Ерофеев И.В. Секретарь – Шестаков А.М. Присутствовали: Борковец Г.Г Пиманова Г.И Володин А.М Черкасов А.В Тюриков В.И Мировнова Т.К Замышляев Е.Б Болдырев А.М Пичугин С.В Евдокимов Ф.Ф Зайков А.Л Чернышева К.А Федоров Б.А Филиппов С.В Степанов А.М Антонова А.

Г Королева Л.И Тимофеев В.П Баков Л.А Приглашенные: Фельчаков В.В Кондратьев Е.И Петровская Н.В Маркин Ю.П. Повестка дня: 1. О направлениях развития коммерческой деятельности предприятия 2. О введении новых регламентов по экспертизе качества товаров СЛУШАЛИ: Кондратьева Е.И. Доложил о том, что в связи с большим количеством конкуренов на рынке данного

товара, необходима привлечение покупательского спроса к нашей компании. Для обсуждения были предложены два варианта. Первый – снижение цены за счет использования более дешевого материала. Второй – расширение ассортимента, которая позволит увеличить объем производства на 30%. ВЫСТУПИЛИ: 1. Черкасов А.В отметил что в условиях перенасыщенности рынка на данный товар, выгоднее выбрать вариант использования более дешевого материала, что позволит увеличить прибыль организации и

повысить продажи за счет более меньшей цены, чем у конкурентов. 2. Тимофеев В.П не согласился с предыдущим выступающим и отрицательно отозвался, т.к. дешевизна материала отразится на качестве продукции. В таких условиях предложенный вариант может быть экономически нецелесообразной. 3. Филиппов С.В поддержал расширение ассортимента. 4. Замышляев Е.Б отметил что расширение ассортимента привлечет покупатей, за счет большого выбора вариантов

производимой продукции, которой не будет у конкурентов и к тому же останется по прежнему хорошее качество продукции, которое положительно будет сказываться на имидже компании. 5. Володин А.М заявил что уже есть договоренности с поставщиком о поставке новых материалов. ПОСТАНОВИЛИ: Расширить ассортимент выпускаемой продукции. Ответственный – заместитель генерального директора

Болдырев А.М. СЛУШАЛИ: Степанова А.М. Доложил, что в соответствии с п.3 ст.27 Устава ООО «Евроокно» состав контрольно-ревизионной комиссии о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров формируется ежегодно и утверждается Постановлением Научно-технического совета. Предложил утвердить контрольно-ревизионной комиссии в следующем составе: Фельчаков В.В Петровская Н.В Маркин Ю.П Тюриков

В.И Мировнова Т.К Антонова А.Г. Также было отмечено, что в соответствие рекомендациями Научно-технического совета большинство из данного состава назначаются в состав контрольно-ревизионной впервые. ВЫСТУПИЛИ: Федоров Б.А предложил исключить из состава контрольно-ревизионной комиссии Антонова А.Г т.к. он является заместителем генерального директора и это может послужить причиной необъективной работы контрольно-ревизионной комиссии. Филиппов С.

В не согласился с предыдущим выступающим и отметил, что от руководства ООО «Евроокно» в данном составе контрольно-ревизионной комиссии будет только два представителя. ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить состав контрольно-ревизионной комиссии о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров в следующем составе: Фельчаков В.В Петровская Н.В Маркин Ю.П Тюриков В.И Мировнова Т.К

Антонова А.Г. Председатель Ерофеев И.В. Секретарь Шестаков А.М. В дело № 43-04 Жуков А.М. 20.02.2007 31.2. Подготовьте письменный ответ на следующие вопросы: 31.2.1. Какие реквизиты включаются в формуляр протокола? Всостав реквизитов протаколов входят: название вида документа(ПРОТОКОЛ),дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование

коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь. 31.2.2. Из каких элементов складывается текст протокола? Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ). 31.2.3. Порядок оформления присутствующих. Фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа перечисляются в алфавитном порядке, а также фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников производится по спискам регистрации, которые передаются

секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. 31.2.4. Требования к постановляющей части протокола. Излагается формулировка постановления по вопросу-указывается действие в неопределенной форме(поручить, организовать), исполнитель(должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения. 31.2.5. Порядок датирования и подписи. В конце протокола проставляется дата заседания, если оно продолжается

несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, подписываются председатель и секретарь. Список использованной литературы: 1. Стенюхов М.В. Документы делопроизводство – М. «ПРИОР», 2000. 2. Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ М : Сол Систем; Финансы и статистика, 2003. 3.

Стенюхов М.В. Справочник по делопроизводству – М. «ПРИОР», 2002.