ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
Поволжская академия государственной службы
им. П.А. Столыпина
Кафедра Документационное обеспечение управления
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Документоведение»
на тему: «Электронный документ и его значение в управленческой практике».
Выполнила:
студентка 2 курса 204 группы,
очной формы обучения,
специальности 032001.65
Савкина Мария Александровна
Руководитель: Дорошина Г.В.
Саратов2010
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Цель — выявление современного общественного представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа.
Задача — выявление сложившегося общественного представления об электронном документе и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон может кардинально отличаться от представленного законопроекта.
1.1 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ»
Приведем предварительно фактографическую базу определений нормативных материалов федерального и государственного уровня. Вначале рассмотрим понятия применительно к аналоговому документу, а затем перейдем к электронному документу, определениям законодательства в сфере электронного взаимодействия и предписаниям законопроектов и государственных законов России. Эти законы должны регулировать практическое использование ЭлД в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, а их нарушение должно караться. Так что важность адекватного описания объекта правового регулирования не нуждается в доказательствах.
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»1: — «ДОКУМЕНТ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»2: — «ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело: — »РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный элемент оформления официального документа";
«ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения».
«ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ»;
«ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа»;
«ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Новая редакция Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» (вариант от 2000 года) предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона. В проекте утверждается: «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».
Статья 2 проекта федерального закона «Об электронной цифровой подписи»3: — «ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ — информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа». «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа».
Статья 4 проекта федерального закона «Об электронном документе»4: — «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования». Статья 5 проекта: — «Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком».
С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения ЭлД, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации АнД, под которой понимается состояние определенных точек пространства (листа бумаги) в данный момент времени, так как АнД неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной — хранение; и активной — передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования — тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.
Законодатели не понимают и даже не осознают динамический характер активного существования ЭлД. Грубо говоря, ЭлД индицируется во времени, а не в пространстве: чтобы переместить на малое расстояние ЭлД очень большого объема, достаточно ничтожного сечения провода, но значительное время, пропорциональное объему документа. Для аналогового документа ситуация обратная: АнД индицируется в пространстве, а не во времени. Для того чтобы переместить на малое расстояние АнД очень большого объема достаточно ничтожного времени, но значительный объем пространства, пропорциональный объему документа.
С определенными натяжками требование закона можно применить к статическим реализациям ЭлД в режиме хранения на магнитном носителе: но и здесь координаты хранения неопределимы — где-то на диске. Если полагать, что «электронный документ зафиксирован на машинном носителе», то становится недопустимой стандартная операция «дефрагментация диска». А как понимать дублирование файла на двух дискетах, его перезапись? Или передачу документа, файл был зафиксирован на одной машине, а теперь — на другой? Приходим к абсурду: фиксация (неизменность!) подразумевает изменение и в пространстве и во времени.
Мы опять приходим к отличию макромира предметов, ньютоновской механики, от микромира атома, квантовой механики. Предмет можно зафиксировать, электрон — невозможно, электрон существует, пока он движется. Предмет есть нечто сплошное, атом почти весь состоит из «пустоты». Образное, аналоговое отображение базируется на параллельной обработке информации: воспринимается весь предмет сразу, все множество сигналов, исходящих от отдельных точек предмета. В электронной среде информация обрабатывается принципиально последовательно. Когда в технике говорят о параллельной обработке, это всегда означает небольшое число каналов, несопоставимое с восприятием образа человеком. Если определения законов положить в основу работы с ЭлД, то придется забыть об активизации документа, об его обработке, передаче, да и хранении — запись есть преобразование динамической реализации в статическую. Строго говоря, предписания законов фактически исключают электронное взаимодействие.
Рассмотрим теперь требование, что ": ЭлД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком". Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование ЭлД, по крайней мере, в коммерческой деятельности — наиболее привлекательной и экономически эффективной области применения электронных документов. Так, почти все документы, связанные с документальным оформлением
финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), и др. банковские реквизиты. ЭЦП при визуализации представляется (в зависимости от стандарта) числом, включающим до 1000 двоичных разрядов, к тому же номера корреспондентского и банковского счета требуют еще по 80 разрядов, и т.д. При визуализации электронного платежного поручения мы получим несколько страниц, заполненных случайной, с позиций человека, совокупностью нулей и единиц. Можно преобразовать двоичный код в десятичный, будет всего страница, заполненная цифрами. Но вряд ли от этого облегчится восприятие. Если же буквально выполнять закон, т.е. формировать и обрабатывать электронное поручение в виде, подобном аналоговому, то его объем настолько возрастает за счет ненужной для ЭВМ информации (но нужной для восприятия человеком!), что обработка, передача, хранение ЭлД станет экономически нецелесообразной. Более того, так как визуализация ЭЦП (150-разрядное! десятичное число) не воспринимается человеком, то отсутствует один из важнейших ": реквизитов, позволяющих идентифицировать информацию", и согласно определению информация не является документом.
Можно, конечно, предположить, что закон предписывает возможность создания на основе исходного ЭлД и ряда других, хранящихся в ЭВМ, некоторого третьего электронного документа, который использовал бы часть информации исходного. Например, вызвать согласно шифру типа финансового документа соответствующую форму аналогового отображения, вставить на заранее заданные места в этой форме числа, находящиеся в априорно определенных местах исходного ЭлД, установить на основе ЭЦП и хранящегося в машине каталога наименование плательщика и вставить в эту
форму, и т.п. Тогда, действительно, человек сможет воспринимать сформированный документ. Но это совсем другой документ, не исходный! ЭЦП нового документа должно отличаться от подписи исходного ЭлД, опять невозможна идентификация.
Понятие «электронный документ» в принятых законах и разрабатываемых законопроектах не соответствует перспективе массового применения электронных документов в безлюдных технологиях электронного взаимодействия экономических субъектов.
1.2 ПРАВОВОЙ СТАТУС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение ЭлД. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.
Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса ЭлД как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем — при аварии ответственность возложить не на кого.
Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в
его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм.
Концептуальный подход представлен в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 02 февраля 2006 года — документ рассматривается как элемент состава имущества и объект права собственности. Закон разрабатывался опытными специалистами, прошел тщательную экспертизу и обсуждение при его доработке и принятии. Этот подход позволяет достаточно четко установить границы прав и обязанностей участников электронного взаимодействия применительно к электронному документу. В разделе 4 настоящей работы получены дополнительные аргументы конструктивности распространения права собственности на электронный документ.
Тем не менее, в последующих законах и законопроектах государственного уровня данный подход, важность и актуальность которого в настоящее время несомненна, не только не развивается, но просто игнорируется, замалчивается. Открыто не заявляется, что документ не может входить в состав имущества, или не может быть объектом собственности, однако явственно просматривается тенденция намеренного ухода и ревизии принятого законодательства. Спустя шесть лет (срок, учитывая темпы развития электронных технологий, огромный) после принятия закона предлагается вариант новой редакции закона, в котором положения о собственности на документ «откорректированы» таким образом, что сущность теряется.
Конечно, это один из начальных вариантов доработки, проект, несомненно, претерпит существенные изменения, прежде чем превратится в
закон. Опыт подсказывает, что позиции варианта в части собственности на документ, несомненно будут сглажены: возможно, например, сохранить право собственности на документ, исключив его при этом из состава имущества. Трудно судить о текущем состоянии новой редакции закона: отсутствует общедоступная информация даже в Интернете, что, вообще говоря, дает косвенное подтверждение высказанной гипотезе неслучайности отсутствия конкретных положений о собственности на документ.
Обусловить необходимость столь существенной переработки действующего закона недостатками последнего невозможно, явной критики не было. Нельзя объяснить расхождения между концепциями закона и его новой редакции квалификацией разработчиков: и закон, и законопроект готовятся профессионалами, противопоставление бессмысленно. Остается предположить только конъюнктурные причины. Правовой вакуум выгоден «сильным»: если права определены расплывчато, то их можно интерпретировать «по-своему»; если обязанности заданы нечетко, то любого «непокорного» можно наказать, приписав ему несоблюдение обязанностей.
Если право собственности на документ (документированную информацию) подменить, например, невнятным правом собственности на информацию, то можно трактовать эту собственность исключительно в рамках авторского права. Тем самым, любой «сильный» приобретает законную возможность выемки интересующей его информации «слабых» юридических и физических лиц, а последние лишаются права на препятствование этому, так как документ не есть часть имущества. Если режим защиты конфиденциальной информации устанавливается не собственником, а государством (федеральными, муниципальными, местными органами власти), то всегда можно предписать такой режим, который не будет препятствовать несанкционированному доступу соответствующих структур к информации (что много шире, чем документ) частных лиц, организаций и предприятий. Например, под лозунгом борьбы с
организованной преступностью ограничить применение доступных средств защиты и рассматривать их применение как нарушение закона.
Я не спорю сейчас о целесообразности подобных положений, это дело законодателей, меня интересует только намечающаяся тенденция размывания правового статуса документа, в том числе электронного документа, как агента информационного взаимодействия, что неизбежно становится сильнейшим тормозом на пути к массовому электронному взаимодействию. Cопоставим закон и предлагаемую новую «усовершенствованную» редакцию (законопроект 2000 года). Для компактности источники будем различать по годам формирования, и называть, соответственно, как «закон-95» и «проект-00» 5
В законе-95 (ст. 2): — «информационные ресурсы — отдельные документы (выделено нами) и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)». В проекте-006 (ст. 2): — «информационные ресурсы — массивы информации и/или совокупность документов в информационных системах (библиотечных или архивных системах, фондах, банках данных, других информационных системах)». Согласно законопроекту отдельные документы к информационным ресурсам не причисляются, следовательно, все его дальнейшие положения об информационных ресурсах формально не имеют отношения к электронному документу. Кстати, само определение ЭлД в проекте-00 (ЭлД — набор состояний элементов ЭВМ) неудовлетворительно, его анализ приведен в разделе 1.2.2.
В законе-95 (ст. 2) явно определен собственник, владелец и пользователь информационных ресурсов (следовательно, и отдельного документа):
«собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения — субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;
»владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения — субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных законом".
«пользователь (потребитель) информации — субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею».
В проекте-00 понятия «собственник» и «владелец» исключены, определен (в дословно совпадающей редакции) лишь пользователь информации. Нет собственника или владельца — нет проблемы собственности на информацию.
В законе-95 (ст. 3) «обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы» является одним из основных направлений государственной политики в сфере информатизации. В проекте-00 данное положение опущено, хотя остальные направления государственной политики воспроизводятся практически дословно.
В законе-95 (ст. 4) в число норм, определяющих правовой режим информационных ресурсов включено ": право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах". В проекте-00 (ст. 4) вместо права собственности ": порядок включения информационных ресурсов в хозяйственный оборот". Разница огромная: право и административный регламент. Напомню, что документ в проекте не считается информационным ресурсом.
В статье 5 проекта-00 отсутствует требование документирования информации для ее включения в государственные информационные ресурсы.
Исключение этого, в соответствии с исходным законом-95, обязательного условия:
с одной стороны, ведет к «засорению» государственных ресурсов информацией, не имеющей (по определению самого проекта-00) ": реквизитов, позволяющих ее идентифицировать";
с другой стороны, создает правовую платформу для требований к юридическим и физическим лицам предоставлять государству любую, а не только документированную информацию. Право собственности исчезает.
Статья 6 закона-95 «Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности» гласит: — «Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества (выделено нами) находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного управления, организаций и общественных учреждений. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством». Соответствующая ст.6 проекта-00 «Основные положения правового режима информационных ресурсов» не подразумевает имущественных прав на документ (ведь по ст. 2 отдельный документ не причисляется к ресурсам), констатируется лишь, что ": Информационные ресурсы могут быть государственными и не государственными". Да и на массивы документов права собственности очерчены в законопроекте крайне невнятно.
Ст. 15 Закона-95 «Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов» определяет: — «Владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством Российской Федерации или собственником (выделено нами) этих ресурсов, в соответствии с законодательством».
В проекте-00 такая статья отсутствует, вместо нее — ст.14 «Использование информационных ресурсов для информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления»,
одно из предписаний которой гласит: — «Владельцы информационных ресурсов обязаны безвозмездно предоставлять органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, любую информацию (выделено нами), необходимую для выполнения возложенных на них задач, в случаях, предусмотренных федеральными законами».
В число целей защиты информации закон-95 включает (ст.20) ": обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности" (выделено нами). В проекте-00 (ст.18) ни слова о собственности. Закон-95 в ст.21 предписывает, что режим защиты конфиденциальной документированной информации устанавливается собственником. В проекте-00 такое право не дается, говорится только о соответствии режима порядку, установленном федеральными законами.
Даже из столь кратких сопоставлений явственен намечаемый демонтаж правовых институтов, заложенных в пока еще действующем законе «Об информации, информатизации и защите информации». В какую окончательную форму такой демонтаж выльется, покажет будущее, но тенденция очевидна. Вывод, насколько это будет способствовать развитию электронного документооборота, достаточно очевиден.
1.3 СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
Регулярный менеджмент. Предпосылки внедрения
Многие активно развивающиеся компании сталкиваются с кризисом управления. Одним из главных факторов снижения эффективности управления, как правило, сопутствующих развитию компании, является рост штата, что приводит к увеличению объектов управления при сохранении количества менеджеров-управленцев. В этом случае подход ситуативного управления, когда проблемы решаются по мере их поступления, перестает работать, так как управленцы оказываются «завалены» все возрастающим потоком задач. Очевидным следствием описанной проблемы являются ситуации несоответствия роста оборота и прибыли. Критическим количеством сотрудников, при котором начинает падать управляемость, является среднее число персонала в 50-60 человек, причем чем более творческой является основная деятельность компании, тем ниже это число. Так, у компании веб-дизайнеров эта цифра падает до 15-20, тогда как на предприятии пищевой промышленности, к примеру, в цеху по производству замороженных полуфабрикатов, может доходить до 80-100.
Руководство четко осознает потребность в том, что нужно что-то изменить, но зачастую сталкивается с незнанием, что именно нужно менять. Менять же, собственно, особо ничего и не требуется, достаточно просто проанализировать и выделить в отдельные группы основные процессы организации и прописать их заранее, то есть стандартизировать некоторый набор типовых управленческих решений, возникающих при выполнении устойчивых последовательностей работ. Этот процесс называется регламентацией деятельности, а его подготовка, внедрение, контроль
исполнения и актуализация приводят к регулярному менеджменту. В некоторых организациях всю совокупность возникающих при этом управляющих документов называют административной книгой, общим регламентом или системой корпоративных стандартов.
При условии дальнейшего роста компании
она сталкивается с засильем бумаг, в результате чего возникает необходимость во внедрении системы электронного документооборота, которая должна помочь разрядить возникшую напряженность.
В этом случае возникает следующий вопрос: как соединить в одной системе электронного документооборота (СЭД), с одной стороны, уже разработанную и, главное, работающую документальную поддержку регулярного менеджмента, то есть все эти регламенты, положения, инструкции, выписки и так далее и, с другой стороны, стандартные, автоматизированные системой процессы делопроизводства. Что это должна быть за система, каким функционалом она должна обладать для поддержания основных процессов системы регулярного менеджмента? Рассмотрим ситуацию подробнее.
Основные документы регулярного менеджмента
Итак, исходя из динамики воздействия документов регулярного менеджмента на рабочий процесс, их условно можно разделить на две группы:
первая группа описывает некоторую сложившуюся статическую ситуацию;
ко второй можно отнести непосредственно описания процессов, то есть порядок проведения работ.
К документам первой группы относятся разнообразные положения и инструкции, ко второй группе относятся, к примеру, регламенты.
В идеальном случае всю деятельность компании можно описать некоторым набором регламентирующих документов (его размер зависит от штата, сложности процессов и количества направлений деятельности), во главе которых будет находиться так называемый общий регламент – основной ссылочный документ, описывающий организационную структуру и направления деятельности организации и содержащий множественные ссылки на все остальные управляющие документы.
В обязательном порядке такие документы должны четко соответствовать фактическим устойчивым процессам организации. Для обеспечения этого требования в документе должны быть определены следующие положения:
ответственное должностное лицо (а возможно, и несколько, но с различными зонами ответственности), которое принимает решение о соответствии документа некоему состоянию либо устойчивому процессу и инициирующее его разработку, а также внесение изменений;
лицо, ответственное за внесение изменений в установленный срок;
лицо, осуществляющее контроль его исполнения и при необходимости имеющее право ходатайствовать о наложении мер дисциплинарного воздействия на работников-нарушителей;
срок действия, порядок анализа актуальности и внесения изменений.
Даже указанные аспекты позволяют на начальном этапе четко сформулировать требования к системе электронного документооборота и, соответственно, определить возможность внедрения той или иной СЭД в зависимости от ее способности поддерживать систему регулярного менеджмента организации.
Поддержка регулярного менеджмента системой электронного документооборота
Так какой же должна быть система электронного документооборота и что она должна уметь для того, чтобы не потерять весь тот
управленческий функционал, который заложен в системе регулярного менеджмента?
Во-первых, она, безусловно, должна иметь возможность хранения указанных документов, причем не только в текстовом виде, но и в виде отсканированных образов страниц.
Во-вторых, она должна иметь возможность управления правами доступа к этим документам, ограничивая возможность их изменения, добавления, удаления и прочтения лишь уполномоченными сотрудниками.
В-третьих, система должна иметь возможность управлять актуальностью документов, обеспечивая прием заявок на внесение изменений, а также своевременную инициацию процедуры пересмотра документа, которая производится, к примеру, за месяц до истечения его срока действия.
В-четвертых, система должна уметь осуществлять рассылку ответственным должностным лицам организации о важных для них приближающихся событиях.
И, в-пятых, она должна обеспечивать представление административной книги в такой форме, в которой последняя был бы удобна и для ознакомления с экрана (включая гиперссылки на другие документы книги), и для распечатки, так как многие документы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству, например, должностные инструкции, требуют обязательного ознакомления работника под роспись.
Система менеджмента качества ISO 9000
Рано или поздно любая компания начинает задумываться о создании и внедрении системы менеджмента качества (СМК) и ее сертификации по российским либо международным стандартам. Предпосылок для этого великое множество: с одной стороны, это участие в тендерах федеральных и окружных организаций. С другой – внедрение СМК позволяет проложить стратегический путь развития организации, сориентировав ее на потребителя, что, безусловно, обеспечит такой организации дальнейшее развитие, позволив ей не отступать от основной бизнес-идеи. В любом случае система менеджмента качества организации управляется структурой документационного обеспечения.
При этом требования, налагаемые на управляющие документы, очень сходны с требованиями, которые уже до этого накладывались внедрением регулярного менеджмента. Рассматривая вопрос взаимодействия системы электронного документооборота с поддержкой комплекса корпоративных стандартов с одной стороны и СМК с другой, мы видим, что уже описанная нами СЭД прекрасно уживается и поддерживает функционал менеджмента качества в рамках управления его документационным обеспечением. Таким образом, рассмотренная нами система уже по определению готова к решению руководства организации внедрить СМК и способна поддержать управление документами.
Результаты внедрения СЭД, поддерживающей регулярный менеджмент
Каковы же должны быть результаты в случае, если система электронного документооборота адаптирована под регулярный менеджмент организации? Во-первых, эта система будет рассчитана на развивающуюся организацию, которая планирует находиться на рынке еще продолжительное время. Таким образом, состояние этой системы сможет четко определить положение организации в ее жизненном цикле, позволив тем самым ее руководителям
принимать очень взвешенные стратегические решения, касающиеся дальнейшего пути развития.
Во-вторых, будучи внедренной, система будет сделана «на вырост», то есть она будет поддерживать систему документационного обеспечения управления (ДОУ) еще очень продолжительное время, и единожды вложенные в ее приобретение и внедрение средства многократно окупятся.
В-третьих, она позволит обеспечить функционирование системы регулярного менеджмента, которая, в свою очередь, обеспечит высвобождение управленческого ресурса для выработки более важных для организации решений, переложив «текучку» на корпоративные стандарты. И даже в простейшем случае снимет значительную нагрузку с ответственных работников по поддержанию административной книги в актуальном состоянии.
Таким образом, внедрение системы регулярного менеджмента, а в дальнейшем и его автоматизация посредством системы электронного документооборота является не столько единичной задачей, сколько мощным инструментом управления компанией, который обеспечит не только ее выживание на рынке, но и, безусловно, откроет новый горизонт развития, так как позволит при стандартизации уже имеющихся процессов выделить значительный управленческий ресурс для определения стратегии и выбора путей ее достижения
1.4 «Уралсвязьинформ» Завершил развертывание системы электронного документооборота во всех филиалах
В сентябре 2008 года завершилось подключение филиалов ОАО «Уралсвязьинформ» к системе электронного документооборота (СЭД) на платформе EMC Documentum 5.3. Подрядчиком реализации проекта внедрения СЭД выступает компания «КОРУС Консалтинг».
Внедрение СЭД в ОАО «Уралсвязьинформ» – один из самых масштабных проектов автоматизации документооборота в телекоммуникационной отрасли. Сегодня в системе оператора услуг связи Уральского федерального округа и Пермского края работают более 3 тыс. пользователей – от специалистов до топ-менеджеров.
Тиражирование предварило самое масштабное в России нагрузочное тестирование СЭД, которое состоялось в сентябре 2007 года в бенчмарк-центре компании Sun Microsystems, Inc., (г. Манчестер, Великобритания). В марте 2008 года был произведен запуск и начата опытная эксплуатация системы электронного документооборота в генеральной дирекции и МФИСТ ОАО «Уралсвязьинформ».
В мае-июне 2008 года СЭД v3.0 была запущена в четырех филиалах компании в городах Екатеринбург, Пермь и Ханты-Мансийск. Вторая волна внедрения завершилась в середине августа. На этом этапе к корпоративной СЭД были подключены Тюменский и Ямало-Ненецкий филиалы. В рамках третьей волны проводилось внедрение системы в Челябинском и Курганском филиалах.
Основной итог реализации проекта – внедрение электронного документооборота позволило унифицировать и стандартизировать процедуру рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и наладить соблюдение регламентов по исполнению документов. Созданная система автоматизирует бизнес-процессы компании, связанные с обработкой всей входящей и исходящей корреспонденции, с поддержкой
полного жизненного цикла организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Создание, согласование, подписание, регистрация, рассылка и архивирование организационно-распорядительной и информационно-справочной документации ведется в электронном виде. При этом благодаря электронному архиву поиск нужной документации ускорился на порядок, а стоимость ведения архива снизилась на 80%.
В ближайших планах ОАО «Уралсвязьинформ» запуск договорного документооборота, функций электронной цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты, а также проектирование и реализация электронного архива, подсистемы обработки обращений граждан и подсистемы построения аналитических отчетов на базе Oracle BI.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
«Верхний срез» правовых материалов дает достаточно верное представление о существующей нормативно-законодательной базе в целом: отраслевые, видовые, ведомственные материалы всего лишь развивают концептуальные положения общегосударственных применительно к конкретным условиям. В свою очередь, анализ концептуальных положений законопроектов позволяет оценить готовность специалистов к адекватному восприятию такого качественно нового явления как электронный документ. В силу специфики прохождения и принятия основные положения законов не могут радикально отличаться от ожиданий основной массы участников электронного взаимодействия. Поэтому в состав анализируемых материалов были включены законы стран-членов СНГ, характеризуемых таким же, как в России, менталитетом общества и технологическим уровнем экономики.
В настоящее время в России нет ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах, готовящихся или уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть в неявной форме. Пусть с многочисленными недостатками, обусловленными глубоко ошибочными представлениями о подобии АнД и ЭлД. Пусть с неудачными попытками приспособить к новым реалиям традиционные представления о документе, сложившиеся еще до появления автомобиля, телефона, радио, компьютера. Это естественно для переходного периода качественного скачка в обработке информации.
Это, может быть, и неожиданный вывод, но именно он читается «между строк» рассмотренных материалов. Если бы это было не так, то ни о каких новых законах и разговора не возникло бы. Почему намного более
радикальное технологическое достижение — появление компьютеров — не вызвало бума законодательства в предыдущих десятилетиях? Потому что их применение меняло результат количественно, но не качественно. Да, время счета сократилось в миллионы раз по сравнению с арифмометром, но и только. Мощность электростанций также возросла в миллионы раз по сравнению с XIX веком.
Количество рано или поздно переходит в качество. Развитие вычислительной техники привело к гигантскому росту скорости вычислений и объема памяти; развитие связи — к многократному увеличению пропускной способности каналов; электронный документооборот от единичных экспериментов превратился в явление массового масштаба. Игнорировать качественное отличие природы электронного и аналогового документов общество далее не может, появляются новые законы регулирования электронного взаимодействия.
Выполненный анализ показывает, что в системных положениях законов и законопроектов допущены ошибки, которые нельзя объяснить случайными субъективными причинами. Ошибки носят одинаковый характер, имеются не в одном каком-нибудь законе, а во всех рассмотренных. Ошибки характерны не только для российских законов, но для всех, попавших в поле анализа, стран-членов СНГ. Ошибки выявлены не в «рядовых» документах, а в материалах, уже прошедших неоднократную экспертизу и обсуждение специалистами. Подобное можно объяснить только тем, что в настоящее время отсутствует общепризнанная теоретическая трактовка электронного документа как нового системного явления.
Концептуальный подход к правовой регламентации функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в практической реализации электронного взаимодействия представлен в пока еще действующем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Здесь документ рассматривается как элемент состава имущества и объект права собственности. Тем не менее,
в последующих законах и законопроектах государственного уровня данный подход не только игнорируется, замалчивается, не развивается, но и откровенно искажается, явственно просматривается тенденция намеренного ухода и ревизии принятого законодательства. Отнесение электронного документа к известной правовой категории создает фундаментальную основу правоотношений субъектов-участников информационного взаимодействия на основе известных правовых норм.
Рассмотренные материалы показывают, что подавляющее большинство пользователей не осознает качественное отличие электронного и аналогового документов. Формирование нового системного понимания документа, выработка и становление прогрессивного законодательства есть процесс эволюционный, но не революционный. Сразу это не делается, требуется время. Но на смену бумажным документам стремительно приходит безлюдный, электронный документооборот, для систем финансово-кредитной сферы это уже реальность. Необходимо незамедлительно приступить к разработке очередного «поколения» нормативно-правовых документов, исходящих из перспективы перехода к безлюдному документообороту.
СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ:
Закон //журнал для деловых людей. Декабрь 2000.
Журнал //Секретарское дело 2001-2010
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»
ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»
ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
ФЗ «Об электронном документе»