К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А
по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
Люберцы
2010г.
СОДЕРЖАНИЕ
1. Документирование одной из выполняемых мной функций на рабочем месте 3
2. Извлечение из сводной номенклатуры дел 5
3. Образцы правильно и неправильно оформленных документов – прилагаются). 7
Приложение №1. неправильный вариант приказа 7
Приложение №2. правильный вариант приказа 8
Приложение №5. неправильный вариант письма 9
Приложение №6. правильный вариант письма 10
Приложение №7. неправильный вариант служебной записки 11
Приложение №8. правильный вариант служебной записки 12
Приложение №9 неправильный вариант протокола 13
Приложение №10 правильный вариант протокола 15
Список используемых источников 17.
1. Документирование одной из выполняемых мной функций на рабочем месте
Занимая должность документоведа отдела документационного обеспечения в Российской таможенной академии непосредственно руководствуюсь Конституцией и Законами Российской федерации, Уставом Российской таможенной академии, Инструкцией по делопроизводству и работе архива Академии, Положением об отделе документационного обеспечения и должностной инструкцией.
Одной из функций должностной инструкции документоведа является регистрация документов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом – внутренние и отправляемые.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, письма, обращения граждан и др.
Одной из моих должностных обязанностей является прием на регистрацию служебных, докладных записок, поступающих на имя начальника или проректоров Российской таможенной академии. Проверять правильность их оформления, адресование, наличие подписей, виз и приложений; неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку.
Отправлять исполненную документацию по адресатам. Формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2. Извлечение из номенклатуры дел отдела документационного обеспечения
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
″РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ″
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
“___” ______ 200_ г. № _____
г. Люберцы
на 2010 год
Индекс дела
Заголовок дела
Количество дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01-01
Приказы Российской таможенной академии по основной деятельности
Пост. ст. 6”a”
Номинальный, авторский, предметно – вопросный
01-02
Отчеты структурных подразделений Российской таможенной академии об исполнении приказов
Пост. ст. 9
Номинальный, авторский
01-03
Статистические отчеты ”Сведения об объеме документооборота” (ф. № 6-ДОУ) и пояснительные записки к ним за 2007 год
Пост. ст. 9
Номинальный, предметно – вопросный, корреспондентский, хронологический
01-04
Протоколы совещаний у начальника Российской таможенной академии
Пост. ст. 5”г”
Номинальный, предметно – вопросный, авторский
01-05
Переписка с филиалами Российской таможенной академии по основной деятельности
5 л. ЭПК ст. 40
Предметно – вопросный, корреспондентский
1
2
3
4
5
01-06
Переписка с представительствами Российской таможенной академии по основной деятельности
5 л. ЭПК ст. 40
Номинальный, авторский, предметно – вопросный, корреспондентский
01-07
Докладные и служебные записки, представляемые структурными подразделениями руководству Российской таможенной академии
5 л., ЭПК ст. 43
Номинальный, предметно – вопросный
01-08
Журнал регистрации входящих документов
3 г. ст. 72 ”б”
Номинальный, предметно – вопросный
01-09
Табель учета рабочего времени
1 г. ст. 281
Номинальный, предметно – вопросный
01-10
График отпусков сотрудников
1 г. ст. 356
Номинальный, предметно — вопросный
3. Оформление документов (образцы и примеры правильно и неправильно оформленных документов – прилагаются).
Приложение № 1. неправильный вариант приказа
/>
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ»
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY
П Р И К А З
«___»_____________20 г. №_________
На основании служебной записки кафедры таможенных платежей и валютного контроля от 16.02.2010 № 18-24/176 п р и к а з ы в а ю:
Направить доцента кафедры таможенных платежей и валютного контроля Гендугову Маргариту Борисовну в Российский государственный институт интеллектуальной собственности (г. Москва) с 24.02.2010 по 12.03.2010 сроком на 17 дней для повышения квалификации по программе «Интеллектуальная собственность в инновационной деятельности предприятия» .
Начальник В.С.Чечеватов
Приложение № 2. правильный вариант приказа
/>
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ»
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY
П Р И К А З
«___»_____________20 г. №_________
г. Люберцы
О повышении квалификации М.Б.Гендуговой
На основании служебной записки кафедры таможенных платежей и валютного контроля от 16.02.2010№ 18-24/176 «О повышении квалификации» п р и к а з ы в а ю:
Направить доцента кафедры таможенных платежей и валютного контроля Гендугову Маргариту Борисовну в Российский государственный институт интеллектуальной собственности (г. Москва) с 24.02.2010 по 12.03.2010 сроком на 17 дней для повышения квалификации по программе «Интеллектуальная собственность в инновационной деятельности предприятия» (без отрыва от основной работы).
Начальник В.С.Чечеватов
Т.А.Егорова
22-55
Приложение № 5. неправильный вариант письма
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Российская таможенная академия»
Комсомольский проспект, д. 4, г. Люберцы Московской области, 140009
Тел. (095) 559 00 33; факс (095)503 77 36
ОКПО 29884296 ОГРН 1035005015770
ИНН/КПП 5027053224/502701001
___________________№_____________
На № _________________от_________
Заместителю руководителя Федеральной таможенной службы России
Азарову Ю.Ф.
05.06.2008 года в 11.00 часов в аудитории № 233 состоится заседание Ученого совета Академии.
Повестка дня:
Итоги работы Российской таможенной академии и ее филиалов в 2007-2008 учебном году и перспективные направления ее дальнейшего развития в 2007-2008 учебном году.
Утверждение плана работы Ученого совета Академии на 2007-2008 учебный год.
Начальник В.С. Чечеватов
Приложение № 6. правильный вариант письма
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Российская таможенная академия»
Комсомольский проспект, д. 4, г. Люберцы Московской области, 140009
Тел. (095) 559 00 33; факс (095)503 77 36
ОКПО 29884296 ОГРН 1035005015770
ИНН/КПП 5027053224/502701001
___________________№_____________
На № _________________от_________
Заместителю руководителя Федеральной таможенной службы России
генерал-полковнику таможенной службы
Ю.Ф. Азарову
О заседании Ученого совета
Уважаемый Юрий Федорович!
05.06.2008 года в 11.00 часов в аудитории № 233 состоится заседание Ученого совета Академии.
Повестка дня:
Итоги работы Российской таможенной академии и ее филиалов в 2007-2008 учебном году и перспективные направления ее дальнейшего развития в 2007-2008 учебном году.
Утверждение плана работы Ученого совета Академии на 2007-2008 учебный год.
Начальник В.С. Чечеватов
Т.А.Егорова
(495)559 51 29
Приложение № 7. неправильный вариант служебной записки
Первому проректору
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
__________№__________
В связи с большим объемом копировально-множительных работ прошу Вашего разрешение на дополнительную выдачу писчей бумаги (5 пачек).
Начальник отдела документационного
обеспечения Т.Г.Громенко
Приложение № 8. правильный вариант служебной записки
Первому проректору
В.А.Черных
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
__________№__________
О дополнительной выдаче
Уважаемый Владимир Александрович!
В связи с большим объемом копировально-множительных работ прошу Вашего разрешение на дополнительную выдачу писчей бумаги (5 пачек).
Начальник отдела документационного
обеспечения Т.Г.Громенко
Т.А.Егорова
22-55
Приложение № 9. неправильный вариант протокола
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
″РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ″
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY
ПРОТОКОЛ
Заседания ректората
Присутствовали: B.C. Чечеватов, В.А. Черных, В.И. Диденко, Л.Ю. Стефаниди, С.Г. Чевардов.
Отчет о ходе выполнения решений предыдущих заседаний ректората. Выступил С.Г. Чевардов.
1. Об установлении скидок на обучение и переводе с обучения на внебюджетной
основе на обучение за счет средств федерального бюджета.
Выступила Л.Ю. Стефаниди.
2. О выплатах сотрудникам и работникам академии за счет бюджетных и
внебюджетных средств в июле и августе 2008 г.
Выступила Е.С. Блинникова.
Решение по первому вопросу повестки дня:
Установить студенту первого курса очного обучения факультета подготовки специалистов для подразделений таможенных расследований и дознания ИПД Филимонову Владимиру Александровичу, обучающемуся с полной компенсацией затрат, скидку на обучение в размере 30 %.
Перевести студента третьего курса заочного обучения юридического факультета Ростовского филиала Российской таможенной академии на платной основе обучения Погорелова Артема Игоревича на третий курс заочного обучения юридического факультета Ростовского филиала Российской таможенной академии на бюджетной основе обучения.
Решение по второму вопросу повестки дня:
Осуществить выплаты сотрудникам и работникам Академии за счет бюджетных и внебюджетных средств в июле и августе 2008 г. согласно Служебным запискам от 14.07.2008 г. № 05/130 и № 05/131.
В.С Чечеватов
Приложение №10 правильный вариант протокола
Федеральная таможенная служба
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
″РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ″
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY
ПРОТОКОЛ
«25» мая 2010 г. №9
г. Люберцы
Заседания ректората
Присутствовали: B.C. Чечеватов, В.А. Черных, В.И. Диденко, Л.Ю. Стефаниди, С.Г. Чевардов.
Повестка дня:
Отчет о ходе выполнения решений предыдущих заседаний ректората. Выступил Сергей Григорьевич Чевардов.
1. Об установлении скидок на обучение и переводе с обучения на внебюджетной
основе на обучение за счет средств федерального бюджета.
Выступила Л.Ю. Стефаниди.
2. О выплатах сотрудникам и работникам академии за счет бюджетных и
внебюджетных средств в июле и августе 2008 г.
Выступила Е.С. Блинникова.
Решение по первому вопросу повестки дня:
Установить студенту первого курса очного обучения факультета подготовки специалистов для подразделений таможенных расследований и дознания ИПД Филимонову Владимиру Александровичу, обучающемуся с полной компенсацией затрат, скидку на обучение в размере 30 %.
Перевести студента третьего курса заочного обучения юридического факультета Ростовского филиала Российской таможенной академии на платной основе обучения Погорелова Артема Игоревича на третий курс заочного обучения юридического факультета Ростовского филиала Российской таможенной академии на бюджетной основе обучения.
Решение по второму вопросу повестки дня:
Осуществить выплаты сотрудникам и работникам Академии за счет бюджетных и внебюджетных средств в июле и августе 2008 г. согласно Служебным запискам от 14.07.2008 г. № 05/130 и № 05/131.
Начальник
Российской таможенной академии В.С Чечеватов
Список использованных источников
Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 (ред. от 15.11.2007) «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»;
Положение об отделе документационного обеспечения (от 18.12.2009)
Сборник извлечений из нормативных правовых актов по вопросам документационного и информационного обеспечения деятельности таможенных органов, Матвеева В.А., РИО РТА, 2005;
Документирование управленческой деятельности, Крюкова Н.П. Учебное пособие, 2008;
Должностная инструкция документоведа отдела документационного обеспечения (от 02.07.2009);
Номенклатура дел отдела документационного обеспечения (от 16.12.2009).