КраснодарскийГосударственный Университет Культуры и Искусств
Факультет
ЭкономикиУправления и Рекламы
РЕФЕРАТ
ТЕМА:«Использование полей и закладок для оформления и автоматизацииредактирования и обработки экономической информации в документах Word.»
Выполнил:Студент 2-го курса
Группы НЭК-99
Мамедов Р.
Проверил:______________________
Краснодар2001
TOC o «1-3»
Введение PAGEREF_Toc501745977 h 3
Закладка PAGEREF_Toc501745978 h 3
Поля. PAGEREF _Toc501745979h 3
«Дата и время» PAGEREF_Toc501745980 h 4
Формулы PAGEREF_Toc501745981 h 5
Автоматизация документа PAGEREF_Toc501745982 h 6
Нумерация PAGEREF_Toc501745983 h 8
Сведения о документе PAGEREF_Toc501745984 h 11
Сведения о пользователе PAGEREF_Toc501745985 h 13
Связи и ссылки PAGEREF_Toc501745986 h 14
Список литературы: PAGEREF_Toc501745987 h 19
Введение
Введение при создании программ пакетаMS Office была поднята такая проблема, «как максимально автоматизироватьих работу в различных отраслях человеческой жизни, независимо отнаправления?» Эта проблема, так или иначе, была решена путем внедрения вразличные типы документов полей и закладок...
Закладка
Итак, что же все-таки такое закладка — это место в документе или выделенныйфрагмент текста, предназначенный для использования в качестве ссылки. Местурасположения текста автоматически присваивается указанное имя. Кроме того, вкачестве «якоря» для закладки можно использовать различный текст,числовые значения, которые в дальнейшем будет возможно использовать в формулах.Что же касается способа задания закладки, то для этого, прежде всего,необходимо выделить текст, фрагмент текста, числовое значение, для которогосоздаётся закладка, или же просто поставить курсор на место будущей закладки,если она позиционная. После этого в меню «вставка» выбрать пункт«закладка», после выбора, которого откроется дополнительное окно. Вэтом окне будет необходимо ввести имя, закладки (имя должно начинаться с букв,а не цифр, в противном случае добавить просто будет невозможно) и после этогодобавляете закладку.
Полученные закладки можно использовать длясоздания и нумерации перекрестных ссылок. Для этого таким же образом выбираемобъект, при нажатии, на который будет происходить переход к закладке. Послеэтого в меню «вставка» выбирается пункт гиперссылка, а в появившемсяокне выбирается не ссылка на файл или URL, а вторая опция, ссылка на объектвнутри документа, после чего в новом окне указывается закладка, на которуюбудет переход.
Поля.
Дляначала думаю, следует пояснить, что же такое формы. Если говорить вообщем тоэто объект, вставляемый в данном случае в документ Microsoft Word, и имеющийсвоё «внутреннее значение», то есть команду на какое-то действие прииспользовании этого поля. Прежде всего, нужно отметить несколько типов полей,использование которых по большей части характерно для экономических документов:кассовые чеки, накладные, различные виды форм, формуляров и т.д.:
· Дата и время
· Формулы
· Автоматизация документа
· Нумерация
· Сведения о документе
· Оглавление и указатели
· Сведения о пользователе
· Связи и ссылки
Далеев этой работе будут рассмотрены все из вышеперечисленных полей, и дабы неповторятся, скажу, что практически для всех полей вывести их «коды»можно одним простым способом: для этого необходимо вызвать контекстное менюполя и выбрать там пункт «коды/значения полей», рис.1.
Послеэтого в поле, вместо его значения будет выведена формула, все особенностикоторых будут описаны далее. А для возврата значения поля необходимо повторнонажать «коды/значения полей» вконтекстном окне.
«Дата и время»
данноеполе является одним из самых часто используемых при работе с текстовымредактором Word, и восновном это связанно с тем, что пользователю бываетнеобходимо быстро вставить в документ дату, время, год, но кроме этого бываютещё несколько случаев: во-первых, это когда документ является какой-то формой,где необходимо, чтобы каждый раз при открытии программа вставляла существующиена тот момент значения даты, времени. Для начала необходимо отметить, что поледаты и времени можно вставить, зайдя в пункт меню «вставка» и выбравтам «дата и время...», после чего на экран будет выведено окно, вкотором предстоит выбрать вид даты и времени, а так же указать, обновлять липоле даты при каждом открытии". Что касается непосредственно первогослучая, когда дата всегда остается постоянно, то здесь в документ вставляютсянепосредственно значения поля на момент вставки, так что поля просто нет. А чтоже касается второго пункта, то здесь вставляется непосредственно поле, кодыкоторого будут иметь вот такой вид:
{TIME @ «dd.MM.yy H:mm:ss»}, впрочем, это наиболее полный вид, и вкаждом конкретном случае могут отсутствовать те или иные переменные. Надо отметитьтак же, что в случае необходимости полю времени (команда TIME), можно задаватьразличные виды, изменяя его ключ (ключ, это все что стоит после знака @,включая и его). Переменные в ключе могут быть такими:
dd-вывод дня при этом если число от 1 до 9, то число будет выведено как01,02,...,09.
dddd- выводится прописью день недели
ММ- выводится номер месяца
MMMM- месяц прописью
yyyy- выводится год, при этом от количества Y зависит, сколько цифр из значениягода будет выведено.
H-час, на момент ввода
Mm- минуты
ss- секунды
Крометого, необходимо сказать, что при выводе значения, будут выводиться теразделители переменных, которые будут поставлены при вводе.
Чтоже касается самой команды TIME, то наличие именно её во временном поле необязательно, в зависимости от ситуации могут стоять следующие команды:
CreateDate
Вид — {CREATEDATE [ @ «Форматдаты/времени „] }
Вставкадаты и времени первого сохранениядокумента под его текущим именем, указанных на вкладке Статистика в диалоговомокне Свойства (меню Файл).
Поумолчанию используются форматы даты и времени, выбранные на вкладках«Время и Дата» в окне свойств «Язык и стандарты» на панелиуправления Windows или Windows NT.
Date
Вид- { DATE [ @ «Формат даты/времени „] [Ключи] }
Вставкатекущей даты. Word вставляет поле «DATE» при нажатии кнопки«Дата „ на панели инструментовКолонтитулы. По умолчанию используется формат даты, выбранный на вкладке Дата вокне свойств Язык и стандарты на панели управления Windows или Windows NT.Чтобы изменить этот параметр для Word, воспользуйтесь кнопкой “Поумолчанию» в диалоговом окне «Дата и время» (меню Вставка), илиже после вставки можно изменить коды полей вручную.
Примечание:кроме уже описанных свойств полей семейства «дата и время» нужноотметить еще одно, все эти поля можно вставлять в колонтитулы, если необходимо,чтобы они находились на каждой страницепри печати документа.
Формулы
Полеформул является особым случаем, с помощью его можно автоматизировать подсчетданных, предварительно создав какую-то форму. Его можно применять как втаблицах, так и без них, в любом удобном месте документа, за исключением,пожалуй, только поля страницы. Единственным его недостатком, пожалуй, являетсятолько то, что обновления полей не происходит автоматически как в Excel'e, такчто это приходится делать при необходимости вручную: для этого выделяется полеили группа полей и через контекстное меню (рис.1) выбирается опция обновитьполе, после чего и происходит обновление.
Чтоже касается добавления формулы в документ, то кроме универсального методасуществует еще один, думаю, более удобный в этом случае: курсор ставится в томесто, куда намереваетесь вставить формулу, после чего в меню«таблица» выбирается пункт «формула», после выбора, которогооткрывается окно: рис.2
Вэтом окне в текстовом поле «формула» записывается непосредственносама формула и при необходимости ставляется фукция, которая выбирается всоответствующем окне. В качестве слагаемого, частного или множителя могут такжевыступать закладки, которые должны быть выбраны заблаговременно. Кроме того, вэтом окне есть возможность выбрать формат числа: денежный, обычный,процентный....
Чтоже касается самих, формул, то в текстовом редакторе Word их предусмотренодовольно большое количество (ABS, AND, AVTRAGE, COUNT, DEFINE, FALSE, IF, INT,MAX,MIN, NOT, MOD, OR, PRODUCT, ROUND, SIGN, SUM, TRUE) для всевозможныхслучаев:
ABS(x) — выдает абсолютное значение числа или формулы(без знака).
AND( x;y)- выдает значение =1 (истина), если оба логические выражения x и y истинны, или= 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE()- вычисляет среднее значений, включенных в список.
COUNT( )- в качестве результата выводится число элементов в списке (в скобках).
DEFINED(x)- Функция принимает значение 1 (истина), если выражение x допустимо, или 0(ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE -используется как результат сравнения в других функциях и принимает значение«ложь» = 0(нуль).
IF(x;y;z)- функция выводит значение y, если условие x истинно, или z, если оно ложно. yи z могут быть числами или строками.
NOT(x) -0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x;y)- 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( )- Произведение значений, включенных в список. Например, функция
{= PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189. В качестве элементов спискамогут быть так же и ячейки таблицы.
ROUND(x;y) -Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). x может бытьчислом или значением формулы.
SIGN(x)- функция определяет знак числа и принимает значения: 1 (если x > 0) или –1(если x
SUM( )- эта функция суммирует значения скобках, кроме того, возможно суммированиеданных таблиц, для этого в формулу вставить интервал ячеек, или же вставивдополнительную функцию в случае нахождения формулы в таблице.
TRUE - используется какрезультат сравнения в других функциях и принимает значение «правда» =1.
INT(x)- эта функция выделяет целую часть числа или значения формулы x.
MIN( )-выбирает наименьшее значение в списке.
MAX( )- выбирает наибольшее значение в списке.
MOD(x;y)- возвращает остаток от деления x на y, эти очень удобно пользоваться втаблицах при составлении различных экономических документов.
Вполе "= (Формула)" можно использовать значения, возвращаемыеперечисленными выше функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любоечисло аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут бытьчислами, формулами или именами закладок.
Примечание: Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качествеаргументов следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() иSUM().
Автоматизация документа
Этот раздел посвящен полям, помогающимпользователю автоматизировать свою работу с документами, за счет быстрыхпереходов в нужную часть документов, за счет оперативного вычисления результатапо определенным формулам и как результат, вывод этих данных в наглядном виде.
В этой категории присутствуют такиеполя, как:
Compare
Внешний вид — { COMPARE Выражение1Оператор Выражение2 }
В зависимости от результата сравнениядвух выражений возвращает значение «1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полейCOMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле= (Формула), а затем использовать его в поле IF.
Элемент:
Выражение1, Выражение2 — Значения длясравнения. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом,вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражениесодержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.
Оператор - Оператор сравнения. Пробелы передоператором и после него являются обязательными.
Операторы и их описание:
= Равно
Не равно
> Большечем
>= Большелибо равно
DocVariable
Вид — { DOCVARIABLE «Имя» },где «Имя» — Имя переменной документа.
Вставка строки, присвоенной переменнойдокумента. В каждом документе определен набор переменных, которые можнодобавлять, изменять и использовать с помощью языка программирования VisualBasic для приложений. Это поле является удобным способом отображениясодержимого переменных документа в документе.
GoToButton
Вид — { GOTOBUTTON Назначение Сообщение }
Вставка команды перехода, позволяющейускорить просмотр длинных электронных документов. Двойной щелчок значения поляGOTOBUTTON перемещает курсор в указанное место документа.
Назначение — Закладка, номер страницы, сноска,примечание и т. п. Номер страницы может быть вставлен с помощью командыПерекрестная ссылка (меню Вставка). Для указания элемента, отличного от номерастраницы, используются буква и номер. Например, для перехода к третьему разделудокумента введите s3.
Буквы:
s Раздел
l Строка
f Сноска
a Примечание
If
Вид — { IF Выражение1 Оператор Выражение2Текст1 Текст2 }
В зависимости от результата сравнениядвух выражений вставляет Текст1 или Текст2. В основном документе слияния полеIF можно использовать для анализа записей данных, например почтовых индексовили номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма толькоклиентам, проживающим в определенном городе.
Элементы:
Выражение1, Выражение2 — Значения длясравнения. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом,вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Есливыражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.
Оператор — данном случае это операторсравнения. Пробелы перед оператором и после него являются обязательными.
Оператор:
= Равно
Не равно
> Большечем
>= Большелибо равно
«Текст1», «Текст2»- Текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2)логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, небудет вставлено никакого текста. Каждая строка должна быть заключена в кавычки.
MacroButton
Вид — { MACROBUTTON ИмяМакросаСообщение }
Вставка макроса, для запуска которогоследует указать на значение поля MACROBUTTON и дважды нажать кнопку мыши, илиодин раз нажать кнопку мыши, а затем нажать клавиши ALT+SHIFT+F9.
Элеметы:
ИмяМакроса — Указанный макрос должен бытьдоступен в шаблоне активного документа или общем шаблоне.
Сообщение — Текст или рисунок, изображаемый накнопке. Можно использовать поле, значением которого является текст или рисунок,например REF или INCLUDEPICTURE. Значение поля MACROBUTTON должно располагатьсяна одной строке, в противном случае возникнет ошибка.
Print
Вид — { PRINT «Командыпринтера» }
Посылает текущему принтеру команды,предназначенные для управления им. Значение отображается только при печатидокумента. Команды принтера можно найти в прилагаемой к нему документации.
Примечание: Поле PRINT корректно работает с принтером PostScript или Hewlett-PackardLaserJet Series II или Series III, однако может работать неправильно слазерными принтерами других типов. Поле PRINT работает только с теми матричнымипринтерами, которые поддерживают команду PassThrough.
Нумерация
Этот раздел посвящен палям, с помощью которых можнопронумеровать страница, абзаци, разделы, и.д. основными полями здесь являются:
AutoNum
Вид — { AUTONUM }
Последовательная нумерация абзацев.Вместо этого поля рекомендуется использовать новое поле LISTNUM. Поле LISTNUMможет использовать нумерацию из простого или многоуровневого списка и может бытьвставлено в любое место абзаца. Поле AUTONUM оставлено для совместимости спредыдущими версиями Word. Для нумерации абзацев рекомендуется использоватькоманду Список (меню Формат).
AutoNumLgl
Вид- { AUTONUMLGL [Ключи ] }
Автоматическая нумерация абзацев вюридических и технических документах. Вместо этого поля рекомендуетсяиспользовать новое поле LISTNUM. Поле LISTNUM может использовать нумерацию изпростого или многоуровневого списка и может быть вставлено в любое местоабзаца. Поле AUTONUMLGL оставлено для совместимости с предыдущими версиямиWord.Для нумерации абзацев рекомендуется использовать команду Список (менюФормат).
Элемент:
AutoNumLgl - Вставка номера в юридическом формате.
Ключи:
e Удалениеточки из номера в юридическом формате.
Используйте встроенные стили заголовковдля оформления заголовков в документе, а затем вставьте поле AUTONUMLGL вначало каждого такого абзаца. Нумерация отражает уровни заголовков,соответствующие используемым стилям заголовков. Если поля AUTONUMLGL вставлены вабзацы основного текста (при оформлении которых не используются встроенныестили заголовков), номер предшествующего заголовка добавляется к номеру абзаца.Например, если предшествующему заголовку соответствует номер 1.2.3, номераабзацев основного текста будут выглядеть следующим образом: 1.2.3.1, 1.2.3.2,1.2.3.3 и т. п.
AutoNumOut
Вид — { AUTONUMOUT }
Автоматическая нумерация абзацев встиле структуры. Вместо этого поля рекомендуется использовать новое полеLISTNUM. Поле LISTNUM может использовать нумерацию из простого илимногоуровневого списка и может быть вставлено в любое место абзаца. ПолеAUTONUMOUT оставлено для совместимости с предыдущими версиями Word. Длянумерации абзацев рекомендуется использовать команду Список (меню Формат).
Используйте встроенные стили заголовковдля оформления заголовков в документе, а затем вставьте поле AUTONUMLGL вначало каждого такого абзаца. Нумерация отражает уровни заголовков,соответствующие используемым стилям заголовков.
Примечания:
· Поле AUTONUMOUT нельзя обновить позапросу.
· Значение поля AUTONUMOUT неотображается, если данное поле вложено в поле IF.
ListNum
Вид — { LISTNUM «Имя» [Ключи]}
Вставка набора номеров в любом местеабзаца. Нумерация может быть взята из простого или многоуровневого списка.
Элемент:
Имя — Связывает поле LISTNUM сопределенным списком.Для эмуляции поля AUTONUM, AUTONUMOUT и AUTONUMLGLиспользуйте имена «NumberDefault», «OutlineDefault» и «LegalDefault»соответственно.
Ключи:
l — Задает уровень в списке, изменяястандартное поведение поля.
s — Задает начальное значение дляполя. Указанное число должно быть целым.
Page
Вид — { PAGE [* ключ формата ] }
Вставканомера страницы, на которой расположено поле PAGE. Word вставляет поле PAGE привыборе команды Номера страниц (меню Вставка) или нажатии кнопки «Номерстраницы» на панели инструментовКолонтитулы.
RevNum
Вид — { REVNUM }
Вставка номера редакции документа,указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Этосвойство указывает, сколько раз документ был сохранен.
Section
Вид — { SECTION }
Вставка номера текущего раздела.
SectionPages