Федеральное агентство по образованию
Государственноеобразовательное учреждение высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ
ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Кафедра документоведения
ОТЧЕТ
о производственной практике по курсу «Организация итехнология документационного обеспечения управления»
в Управлении регионального развития ицентрализованного экстерната РГГУ
(УРРЦЭРГГУ)
Студентки 3 курса д/о
ДубовицкойМ.А.
Руководители:
От организации
Ю. И. Купцова
Откафедры
О.В.Мосягина
Москва 2007
Оглавление
Введение……………………………………………………………………………3-4
1. Документированиедеятельности организации……………………………….5-7
2. Организациядокументооборота
2.1 Прием иотправка…………………………………………………………….…8
2.2Регистрация…………………………………………………………………..8-10
2.3 Контрольисполнения………………………………………………………10-11
2.4Классификация и систематизация документов. Формирование дел……11-12
2.5 Экспертиза ценности документов.Подготовка дел к сдаче в архив……12-13
3. Самостоятельная работа……………………………………………………..14-16
Заключение……………………………………………………………………...17-18
Введение
Производственная практика проходила вУправлении регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ) РГГУ,которое является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим икоординирующим региональную деятельность университета, ее развитие иперспективное планирование, внедрение и реализацию в университете и егорегиональных подразделениях подготовки и аттестации специалистов в формеэкстерната, развитие дистанционных технологий обучения.
К административно-управленческому персоналу УРРЦЭ относятсяследующие должности:
— начальник Управления;
— два заместителя начальника Управления;
— ведущий специалист (секретарь начальника УРРЦЭ).
Структура Управлениявключает в себя: организационный отдел, учебный отдел, отдел экстерната, учебно-методический отдел, отдел по организациивыпуска студентов, финансово-экономическийотдел, информационно-технологический отдел, экспедиционно-транспортный отдел.
Делопроизводственнаяслужба Управления представлена секретариатом, который в своей деятельностируководствуется такими нормативными документами, как Инструкция поделопроизводству, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел УРРЦЭза 2007 год.
Таким образом,непосредственное ведение делопроизводства в УРРЦЭ возлагается на секретариат.Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки,информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомлениесотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Занимаемая должность - помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиямитекущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи нахранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному ибездокументному обслуживанию руководителя.
Структура отчета:введение, оглавление, три главы, заключение, приложения.
Введение посвященохарактеристике организации, делопроизводственной службы, описанию занимаемойдолжности.
Первая глава освещаетвопрос документирования деятельности УРРЦЭ, выявляет системы документации,используемые в Управлении, и основные виды документов.
Вторая глава содержитанализ движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Выясненсостав каждого документопотока. Последовательно описаны этапы работы сдокументами.
Третья глава посвященахарактеристике самостоятельной работы, т.е. непосредственно практике. Уделеновнимание организации работы с документами именно в секретариате УРРЦЭ, изученыособенности делопроизводства.
Заключение содержит выводыпо организации и технологии документационного обеспечения управления УРРЦЭ,дана характеристика недочетов и соответствий нормативным актам.
1. Документирование деятельностиорганизации
В УРРЦЭ присутствуетсмешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием иобработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование)выполняется Управлением делами, а УРРЦЭ выполняет операции по созданию(печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачейв архив.
УРРЦЭ издаеторганизационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы,распоряжения) документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решениянормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другиевопросы внутренней работы УРРЦЭ (Приложение 1).
Проекты приказов,распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоровили в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканамифакультетов или начальниками других структурных подразделений.
Приказы оформляются набланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильныйпорядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организацийдопускается только с разрешения руководства вуза.
Подготовка приказавключает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовкупроекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.
После регистрацииприказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурныеподразделения Университета (а именно в УРРЦЭ) на основании листа рассылки. Листрассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листарассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами длядальнейшей передачи в структурные подразделения университета. В УРРЦЭсоставляется лист рассылки по филиалам и представительствам (Приложение 2).
Порядок оформления исоставления бланков и организационных и распорядительных документов УРРЦЭ вполной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству РГГУ.Важно отметить, что в РГГУ установлен определенный порядок визированияприказов (Приложение 3).
После регистрацииприказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурныеподразделения Университета на основании листа рассылки. Лист рассылкисоставляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылкиуказывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшейпередачи в структурные подразделения университета.
Положение принимается втом случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правилапо вопросам, отнесенным к компетенции УРРЦЭ. Положениеоб Управлении регионального развития и централизованного экстерната состоит из6 частей («Общие положения», «Задачи и функции Управления», «Структура и штатыУправления», «Руководство Управлением», «Права и ответственность Управления»,«Контроль, проверка и ревизия деятельности Управления»).
В правилахустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагаетсяпорядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положенийзаконодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству РГГУ).
Положения Инструкции по делопроизводству РГГУ распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, включая ихподготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощьюавтоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологииобработки документной информации, применяемые в Университете, должны отвечатьтребованиям настоящей инструкции по делопроизводству.
ПосколькуУРРЦЭ оснащено компьютерными средствами, то в Управлении применяютсяразличные программные средства, среди которых в первую очередь необходимовыделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Такжев УРРЦЭ используются такие специальные программы, как «Модуль сбора данных длявузов об условиях реализации образовательного процесса для отдельныхобразовательных программ», «Программный модуль сбора информации. Комплекснаяоценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.
Положения, правила иинструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываютсяруководителем структурного подразделения Университета, и утверждаются ректоромв форме грифа утверждения или путем издания приказа.
Текст проекта положения,правил, инструкций печатается на общем бланке.
Кроме вышеперечисленныхдокументов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также следующее: инструктивныеи информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналырегистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел УРРЦЭ.
2.Организация документооборота
Движение документов в УРРЦЭ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправкиобразует документооборот.
Технологическая цепочкадвижения и обработки документов в УРРЦЭ состоит из следующих этапов:
— приема и первичнойобработки;
— предварительногорассмотрения и распределения;
— регистрации документов;
— направления наисполнение и исполнения документов;
— оформления иудостоверения документов;
— отправки.
На каждом этапе секретариатвыполняет типовые операции по работе с документами.
1.1 Прием и отправка
Прием и отправкадокументов в УРРЦЭ осуществляется, как правило, средствами почтовой,курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.
Прием и первичнаяобработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяетсяправильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяетсяцелостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственноУРРЦЭ (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
2.1 Регистрация
На полученном документе вправом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп,включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированныедокументы передают в почту секретарю ректора или проректора.
Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписителеграмм, составленных в УРРЦЭ, имеют ректор или проректора.
Передача информации спомощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи изаписывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-хэкземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается вдело.
Тексты служебныхдокументов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках (Приложение 4). Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов.Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя,подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям
В УРРЦЭ регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций иот физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
Документы Управлениярегистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не подлежат регистрацииследующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламныеизвещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги,журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные иполугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).
Документы регистрируютсяодин раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания илиутверждения.
Регистрация документовпроизводится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автораи содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы ивнутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности,по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряженияначальника УРРЦЭ и т.д.
Регистрация входящих,исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управленииделами в журналах регистрации и карточках учета.
В УРРЦЭ заказная входящая и исходящая корреспонденциярегистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденциярегистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документырегистрируются в журналах учета.
2.3 Контрольисполнения
Контроль исполнения вУРРЦЭ включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения,снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение ианализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей вцелях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных вдокументах.
При постановке документана контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, вправом, как правило, пишется резолюция.
Управление делами ведетмеханическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточкасоставляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом,другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.
В документах, присланныхдля исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряженияхуниверситета срок исполнения назначается ректором или проректорами.
Документы УРРЦЭ подлежатисполнению в следующие сроки:
— с конкретной датойисполнения – в указанный срок;
— без указания конкретнойдаты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок,остальные – в срок не более месяца.
При необходимостиизменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет наимя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении непозднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель УРРЦЭ обязан информировать Управление делами.
Снятие документа сконтроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксациейна контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений обисполнении (Приложение 5).
На контроль ставятся всепоступающие документы ректора, требующие исполнения.
2.4 Классификация исистематизация документов. Формирование дел
Для классификации исистематизации документов, формирования дел в УРРЦЭ составляется номенклатурадел (Приложение 6).
Номенклатура делпредназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизациии учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел УРРЦЭсоставляется на основе фактического состава документов, находящихся ииспользуемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двухэкземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивомУправления делами Университета, подписана начальником УРРЦЭ .
Исполненные документыдолжны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номердела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии сноменклатурой дел.
При формировании делсоблюдаются следующие общие правила:
- в делопомещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел пономенклатуре;
- в делогруппируются документы одного календарного или учебного года, за исключениемпереходящих дел;
- раздельногруппируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- в дело непомещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему делообычно не превышает 250 листов.
- при наличии вделе нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
2.5 Экспертизаценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив.
Экспертиза ценностидокументов в УРРЦЭ на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесениядокументов к делам; при подготовке дел к передаче в архив РГГУ.
Для организации ипроведения экспертизы ценности документов в РГГУ создается постояннодействующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК). ЭК РГГУ осуществляетотбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачив архив РГГУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой«До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению вструктурных подразделениях (в данном случае в УРРЦЭ); выделение к уничтожениюдел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов дляпостоянного хранения проводится на основании перечня документов с указаниемсроков их хранения и номенклатуры дел УРРЦЭ путем полистного просмотра дел. Вделах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документыс временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизыценности документов принимает ЭК РГГУ.
По результатам экспертизыценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению(Приложение 7).
Передача дел в УРРЦЭ вархив РГГУ производится только по описям.
Дела с исполненнымидокументами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архивРГГУ после истечения двухлетнего срока их хранения и использования вструктурном подразделении.
Дела временного (до 10лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся вструктурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожениюв установленном порядке.
Прием каждого делапроизводится сотрудником архива РГГУ в присутствии работника УРРЦЭ. При этом наобоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами ипрописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, атакже подписи заведующего архивом РГГУ и лица, передавшего дела.
3. Самостоятельная работа
При прохождении практикив Управлении регионального развития и централизованного экстерната я занималадолжность помощника секретаря руководителя.
Поскольку в УРРЦЭ функциислужбы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможностьподробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так ипроцесса подготовки документов для сдачи в архив.
Принимала участие в такихэтапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка,набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел кпередаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей,нумерация листов, оформление обложек дел).
Регистрация исходящихдокументов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основнойдеятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения начальникаУРРЦЭ по основной деятельности, приказы по личному составу студентов филиалов,переведенных в РГГУ и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата,адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналырегистрации.
Стоит отметить, что,несмотря на то, что в РГГУ принята централизованная система регистрациивходящих документов, УРРЦЭ регистрирует входящие документы повторно. Об этомсвидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Этоговорит о повторной регистрации такихдокументов.
Также наблюдала запроцессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется вслучае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) сприказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности(Приложение 1).
Подготовка дел к хранениюзаключалась в оформлении личных дел студентов-экстернов, завершивших обучение вфилиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялисьобложки дел, нумеровались страницы для дел студентов следующих филиалов:Ноябрьск, Ставрополь, Балашиха, Домодедово, Самара, Одинцово.
Для облегчения работы мнебыли предоставлены образцы оформления личных дел студентов-экстерновг.Железнодорожный за 2004 год. Стоит отметить, что структура, порядокоформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовойинструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций).Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствуетколичеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаруженынеточности в нумерации страниц.
Дела оформлялись согласноположениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональныхподразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).
Личные дела студентов(экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) — 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение8). Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
В соответствии сноменклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов куничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка. Поскольку акты о выделении документовк уничтожению составляются,в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела несколькихструктурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовковдел).
Что касается документногои бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен засбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) позадания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документируетих деятельность.
Бездокументноеобслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовкукомандировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.
Заключение
Производственная практикапо специальности «Организация и технология документационного обеспеченияуправления» проходила в секретариате Управлении регионального развития ицентрализованного экстерната РГГУ.
Было выяснено, чтоУправление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим инаправляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает заведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивноехранение.
Правила создания иоформления документов в УРРЦЭ установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ.Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиямнормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правилработы архивов организаций).
В процессе практики былизучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.
Выяснено, что в УРРЦЭприсутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая,статистическая.
Подробно изучен процессдвижения документов на всех этапах документооборота: от момента получения исоздания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, чтопервая регистрация входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ,а затем уже документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ, передаются наобработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел Управления,подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленногодела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности исрочности исполнения или ознакомления.
Находясь на должностипомощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться сдеталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний,также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания,создания
документов, ихсогласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их нахранение.
Можно сделать вывод,организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядоквыполнения большинства делопроизводственных операций соответствуютнормативно-методическим требованиям.
Следует отметить, что кактаковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документамивыполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичнаяобработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, котороезанимается делопроизводством Университета в целом.