СодержаниеВведение
1. Государственные архивы
1.1 Государственные архивы Алтайскогокрая
1.2 Хроника развития государственныхархивов на Алтае
2. Правовая база архивного дела
2.1 Проект Федерального Закона «Обархивном деле» (2003 г.)
2.2 Основные правила работыгосударственных архивов РФ
3. Задачи и функции государственныхархивов
3.1 Комплектование архивов
3.2 Обеспечение сохранности и учет документальныхматериалов
3.3 Экспертиза научной и практическойценности документов
4. Научно-техническая обработкадокументальных материалов
4.1 Научно-справочный аппарат
5. Доступ к архивным документам и ихиспользование
Заключение
Список использованных источников
Литература
Введение
Роль архивов всовременном мире, возможность и целесообразность превращения архивныхучреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которыевызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последниегоды, начиная с конгресса архивов в Севилье в сентябре 2000 года, до симпозиумамуниципальных архивов в Бразилии в июле 2002 года. Эти вопросы поставилиархивисты развитых стран. В России целесообразность размещения архивов по соседствус торговыми и культурно-просветительскими центрами всерьез не обсуждается.Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям.Тем не менее усиление социальной роли архивов – это реальность. Даннаятенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся вотносительно благоприятных условиях. Одним из таких немногих мест являетсяАлтайский край. Краевая архивная служба при поддержке краевых властей добиласьопределенных результатов, позволивших ей строить свою работу исходя изинтересов края и его жителей.
В работе рассмотренаспецифика работы архивов, на основе сведений из источников, рассмотренных мнойпо данной теме. Изучая источники, я выделила, на мой взгляд, наиболее важныевопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.
По вышеуказанной темебыла использована литература и источники, в которых отчетливо проявляетсякартина изучения данной проблемы, начиная с 1890-х (проект коренной реформывсего русского архивного дела, подготовленный московским археологическимобществом) и на протяжении 1960-1980-х гг. (в период централизованногоуправления архивной отраслью), а также в 1990-е гг. (в период проведенияархивной реформы в России) и до наших дней. В работах Кутафина О.Е. и ФадееваВ.И., а также в определенных статьях журналах Алтайский архивист иОтечественные архивы сформулированы общие принципы и критерии теории описания,разработаны важные для описания понятия, раскрыта сущность дифференцированногоподхода к описанию архивного дела.
Объектом исследования данной курсовой работы являетсягосударственные архивы Алтайского края как научно-исследовательские учреждения,задачами которых являются теоретическая и практическая деятельность в областиархивного дела.
Предметом исследования являются основные функции и задачи,свойственные государственным архивам. Основной задачей, которых являетсяунификация документной информации Архивного фонда государственных архивовАлтайского края, рассматриваемая как набор методов, способов и приемов строгойрегламентации работы с архивными материалами.
Хронологические рамкиисследования обусловленыстановлением и развитием архивного дела на Алтае, начиная с 1920 г. и до нашихдней.
Целью данной работы является исследование становления, иразвития в Алтайском крае архивного дела на базе изучения работ В.Н.Автократова, М.И. Автократовой, О.Е. Кутафина, А.Г Черешня.
Изучая источники илитературу, я выделила, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиесярассмотрения данной темы.
Сначала в работерассмотрены государственные архивы Алтайского края в целом и хроника развитиягосударственных архивов в Алтайском крае. Архивное строительство на Алтаеначалось с создания губернского управления архивным делом 16 апреля 1920 годана основе Декрета о реорганизации и централизации архивного дела от 1 июня 1918года. Отношение к архивам за эти годы со стороны государства и обществаменялось, изменилась суть и место архивистов в обществе.
Сегодня архивы края – этокрупнейшие хранилища документов Архивного фонда края, в которых хранится свыше2,5 млн. единиц хранения. Начиная с 1744 г. Архивы края заняли достойное местов системе государственных органов края, благодаря ним удается успешно проводитьв жизнь законы РФ о пенсионном обеспечении граждан. Реабилитации жертвполитических репрессий и др. документы Архивного фонда края широко используютсяв научно-исследовательской и практической деятельности вузов, учреждений иорганизаций всех отраслей края.
В своей практическойдеятельности государственные архивы руководствуются архивным законодательствомРФ. В работе проанализированы первостепенные из нормативных и методическихдокументов по основным направлениям деятельности государственных архивов. Это проектФз «Об архивном деле» (2003 г.) и Основныеправила работы государственных архивов. Законодательство РФ об архивном делесостоит из Федерального закона «Об архивном деле в РФ», других федеральныхзаконов, а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовыхактов РФ, законов и иных нормативных правовых актов субъектов РФ.
Законы и иные нормативныеправовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов местногосамоуправления об архивном деле не должны противоречить Федеральному закону «обархивном деле в РФ». В случае расхождения между Федеральным законом «Обархивном деле в РФ» и указанными актами действуют нормы Федерального закона.
Данный Федеральный законрегулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета,использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документовнезависимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами винтересах граждан, общества и государства.
Также, в данном Фз четкоопределена основная терминология архивного дела. Основные из терминов: архивноедело — деятельность органов государственной власти, органов местногосамоуправления, организаций и граждан по хранению, комплектованию, учету ииспользованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;архивный документ — зафиксированная на материальном носителе информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хранению в силу еезначимости для граждан, общества и государства; особо ценный документ — документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую,научную ценность, а также особую важность для общества и государства, иневосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения; архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение,комплектование, учет и использование архивных документов; государственный архив- государственная организация, создаваемая Правительством РФ, органомисполнительной власти субъекта РФ для хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда РФ, а также других архивныхдокументов; собственник архивных документов — РФ, субъект РФ, муниципальноеобразование, юридическое или физическое лицо, реализующее права владения,пользования, распоряжения архивными документами; и др.
Также основнымнормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективномувыполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являютсяПравила работы государственных архивов. Правила работы государственных архивовподготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил,изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях,с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивнойслужбы РФ.
В Правилах изложенытребования, единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам.В правилах закреплены требования по обеспечению сохранности документов, ихгосударственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов,использованию документов в интересах общества. Вместе с тем Правила создаютвозможность для совершенствования методов и технологии проведения тех или иныхвидов работ с учетом использования накопленного опыта. В Правилах применяетсясовременная терминология, установленная соответствующими государственнымистандартами. Правила обязательны для всех государственных архивов, а такжераспространяются на отраслевые государственные фонды и архивы организаций,учреждений.
В работе показаныосновные задачи и функции свойственные государственным архивам. Этокомплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учетдокументальных материалов, экспертиза научной и практической ценностидокументальных материалов, научно-техническая обработка документальныхматериалов, создание архивного научно-справочного аппарата. Данные задачи ифункции определяются законодательством.
В последнем вопросе представленатакая функция государственных архивов как доступ к архивным документам и ихиспользование. Данная функция регулируется Правилами работы государственныхархивов. В восьмом разделе Правил определяется порядок обеспечения доступапользователей, представлены функции читальных залов архивов. Эта же функциярегламентируется Фз «Об архивном деле в РФ».
1. Государственныеархивы
1.1 Государственныеархивы Алтайского края
Проявляя большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа,в стране решением правительства был создан Государственный архивный фонд СССР,являющийся собственностью государства. В документах Государственного архивногофонда СССР нашли отражение все стороны общественной, социально-экономической,научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Дляхранения Государственного архивного фонда СССР, а также постоянного пополненияи использования его в интересах общества образованы государственные архивы.Архивное строительство на Алтае началось с создания губернского управленияархивным делом 16 апреля 1920 года на основе Декрета о реорганизации ицентрализации архивного дела от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизацииархивного дела в РСФСР». Алтайское губернское управление архивным деломнаходилось в ведении коллегии губернского дела народного образования, с 30января 1922 года – исполнительного губернского комитета.
На основаниипостановления ВЦИК от 22 ноября 1922 года Управление архивным деломпереименовано в Алтайское губернское архивное бюро при секретариатегубисполкома.
С образованием Алтайскогокрая в 1937 году создано алтайское краевое архивное управление снепосредственным подчинением ЦАУ РСФСР. При управлении были организованыисторический архив и архив октябрьской революции и социалистическогостроительства. В 1938 году Архивное управление реорганизовано в отдел ипередано в ведение Управления НКВД по Алтайскому краю.
В 1941 году принято«Положение о Государственном Архивном фонде СССР». На основании Положенияисторический архив и архив Октябрьской революции и Социалистическогостроительства были объединены в Государственный архив Алтайского края. В егосостав вошли отдел дореволюционных фондов, отдел фондов Октябрьской революции исоциалистического строительства и научно-справочная библиотека. Эта структурагосархива сохранилась без изменения до настоящего времени.
В государственном архиве Алтайского края сконцентрированы документальныематериалы за период с 1747 и до сегодняшних дней.
В отделе дореволюционных фондов архива хранятся различные фондыуправлений, заводов, контор. Материалы этих фондов содержат разносторонниесведения о промышленности, положении мастеровых и приписных крестьян.
Фонды земских управленийраскрывают систему землепользования, характер заводских отработок. Виды повинностейи другие вопросы сельского хозяйства. В архиве хранятся документальныематериалы строительных организаций, промышленных предприятий, колхозов,совхозов и МТС. Одним словом Государственный архив Алтайского края содержитдокументы, в которых отражена деятельность общества от древнейших времен донаших дней.
В сегодняшние дни ворганах управления архивным делом городов и районов края проходят различныемероприятия. Так, в городах и районах края продолжается практика привлеченияработников в архивные учреждения через отделы Департамента федеральной службызанятости населения на общественные работы. Впервые привлеченные работникииспользовались на обработке неописанных документов по личному составу.Исполнении запросов социально-правового характера. Работали на компьютере. В2001 году осуществлялось, активное применение закона «Об административной ответственностиза нарушения архивного законодательства в Алтайском крае». Регулярно проводятсясовещания-семинары, посвященные проблемам в работе органов местногосамоуправления и путей их решения. За последнее время такие совещания былипроведены в Бийском, Поспелихинском и Павловском районах. В городах и районах втечение 2002 года удалось добиться новых помещений под архивохранилища архивнымотделам администраций 4-х муниципальных образований – Зонального, Родинского,Рубцовского районов, расширения архивохранилищ – в трех районах, городах – г. Заринске,г. Змеиногорске и в Павловском районе.
В архивных отделахадминистрациях городов и районах края принимаютсяорганизационно-распорядительные документы и проводятся мероприятия, например: вархивном отделе администрации Алейского района открыта коллекция документовсамостоятельных поэтов, жителей Алейского района, приняты на госхранениестихотворения, фотографии, вырезки из газет и другое. В отделе по делам архивовадминистрации Ключевского района: принято постановление администрации района от28.05.2002 № 144/1 «Об образовании районной комиссии содействия архивному делу».В архивном отделе администрации Завьяловского района образована коллекциядокументов по истории района, на госхранение поступили документы от сельских ирайонной администраций, предприятий сельского хозяйства. В архивном отделеадминистрации Смоленского района были проведены экскурсии на тему «Архив вчераи сегодня» для учащихся 8-10 классов и пенсионеров; а также др. мероприятия.
Архивными учреждениямикрая проводятся комплексные, тематические и контрольные проверки состоянияделопроизводства и архивов учреждений – источников комплектования. Значительнаячасть их состоялась в рамках проведения краевого смотра конкурса обеспечениясохранности документов по учреждениям здравоохранения.
Управлению архивного делаадминистрации края удалось включить в трехстороннее Соглашение между краевымиобъединениями работодателей, краевым Советом профсоюзов и администрациейАлтайского края на 2002 – 2004 года пункт, который предусматривает, что в целяхобеспечения социально-правовых интересов работников предприятий. Признанных порешению арбитражного суда банкротами. Документы по личному составу передаютсяна хранение учредителю ликвидируемого юридического лица, либо иному лицу, ккоторому перешло право собственности на имущество ликвидированного юридическоголица.
Архивная служба такжеосуществляет постоянный контроль за разработкой и внедрением обязательныхнормативно-методических документов учреждений. В архивах городов и районов краявновь образовываются или пополняются коллекции документов или личных фондов:первоцелинников, участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла,ветеранов труда и кавалеров правительственных наград и почетных званий поистории города. Района. Председателей женсоветов и советов ветеранов и другие1.
Данные об этих и иных документахпоступают в управление архивного дела администрации края из фондов всех архивовкрая. Один из таких архивов находится в Павловском районе. Документы архивногоотдела администрации Павловского района обрабатываются и описываются впервые запериод 1988-1997 годы. В полном объеме вошли в опись годовые отчеты отдела,анализы упорядочения, годовые планы, графики согласования номенклатур.
С 1995 года имеютсядоговоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела иделопроизводства между архивом и негосударственными организациями. До 1995 годадоговора не заключались. Дела фондов, контрольные экземпляры описей дел,рабочие экземпляры описей дел, описи фотодокументов, дело фонда по формированиюколлекции фотодокументов, описи дел находящихся на ведомственном хранении – накаждое учреждении заведены отдельным делом и хранятся в архивном отделе.
Инвентарная книга длязаписи книжного фонда отдела была заведена в 1999 году. Документы в описи отсистематизированыпо хронологически – номинальному принципу1.
1.2 Хроникаразвития государственных архивов на Алтае
В XIX веке в России существовало ужедостаточно разветвленное архивное дело. Далеко не сразу, однако, было осознанозначение архивов как собрания исторических источников, необходимых для нужднауки.
Одним из первых деятелейархивного дела был Николай Васильевич Калачев. С 1865 по 1885 год Н.В. Калачевбыл управляющим московским архивом Министерства юстиции. На I и II археологических съездах в Москве в 1869 и 1872 годах онобратил внимание общественности на научное значение архивов и выдвинул свойпроект архивной реформы, одним из главных пунктов которой было учреждениецентральных архивов. До него на архивы смотрели как на придатки учреждений.Склады дел, законченные производством.
В конце 1890-х годовМосковское археологическое общество подготовило проект коренной реформы всегорусского архивного дела; имелось в виду учреждение центрального архивногоуправления, «ведению которого подлежали архивы по всем вопросам их жизни. Аименно: о штатах, помещениях, о порядке и правилах регистрации и контроляархивной службы и т.п.». Предусматривалось образование центрального единого государственногоархива, под ним «лежала вторая ступень архивов – это так называемые центральныеобластные архивы, расположенные в 12 крупных городах России». Под ними долженбыл находиться третий слой – центральные губернские архивы, которыепредполагалось открыть во всех провинциальных главнейших городах, где не былообластных архивов.
Поступив на рассмотрениеминистра внутренних дел, проект дальнейшего движения так никогда и не получил.Но, во всяком случае, архивисты стремились задержать уничтожение ценныхдокументов.
На Алтае архивы началиобразовываться лишь в 1920 году, в соответствии с декретом от 1 июня 1918 года.А 16 апреля этого же года было организовано Алтайское губернское управление архивнымделом.
В первую очередь оноприступило к собиранию архивов по губернии, очистке их от макулатуры,приведению в систему, постановки на учет уцелевших архивных материалов. До 30января находилось в ведении коллегии губернского отдела народного образования. Совторой половины 1920 года в губархив начали поступать руководящие материалы. Виюле из Сибархива поступила инструкция, регламентирующая отношенияведомственных архивов и архивных органов, а позже – «Положение о губернскихархивных фондах», утвержденное СНК 31 марта 1919 года.
3 июля в газете«Алтайский коммунист» опубликован приказ Алтайского губревкома № 92 «О строгихи энергичных мерах по охране архивов». 3 июля, согласно циркуляру Бийскогоуездисполкома, началось заполнение опросных листов о состоянии архивовучреждений. По 28 архивам губернии взяты на учет до 7000 единиц хранения.
В течение 1921 годапродолжалось собирание архивов по губернии, постановка их на учет. К концу годав Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии 37. весной этогоже года было организовано отделение алтайского губернского управления архивнымделом в г. Бийске, в составе 4 человек.
В течение 1921 годапродолжалось собирание архивов по губернии и постановка их на учет. К концугода в Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии — 37. Весной1921 года было организовано отделение Алтайского губернского управленияархивным делом в г. Бийске, в составе 4 человек.
30 января ВЦИК утвердилПоложение о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР. Архивная система вошла вподчинение высшего органа власти. Создано управление Центрархивом РСФСР. 9 июляВЦИК издал циркуляр о мерах борьбы с истреблением архивов. Принятопостановление Алтайского губисполкома № 55 от 2 июня 1922 года по докладу оработе губархива.
Затем, на протяжениивсего времени, в Алтайском крае образовывались государственные архивы. Так,например, Павловский районный архив был образован в августе 1935 года. На основаниирешения исполкома Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 2 февраля1945 года, № 86 Павловский районный архив стал называться районнымгосударственным архивом со штатной должностью – заведующей архивом.
2. Правоваябаза архивного дела
2.1 ПроектФедерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
На сегодняшний деньположение основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,безоговорочно включающее в систему Федеральной архивной службы России органыуправления архивным делом городов и районов стало не конституционным. Поконституции РФ и действующему законодательству органы МСУ1 невходят в систему органов государственной власти, хотя могут выполнять отдельныегосударственные функции, наделяться государственными полномочиями для решениявопросов местного значения. К ним, согласно Фз: «Об общих принципах организацииМСУ в РФ», относятся организация и содержание муниципальных архивов.
Согласно Гл. 1., ст. 7:«законодательство РФ об архивном деле состоит из настоящего Федерального закона,других федеральных законов, а также принимаемых в соответствии с ними иныхнормативных правовых актов субъектов РФ.
Законы и иные нормативныеправовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов МСУ об архивномделе не должны противоречить настоящему закону. В случае расхождения междунастоящим Фз и указанными актами действуют нормы настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральныйзакон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета,использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов независимо от форм собственности на них, а также по управлениюархивами в интересах граждан, общества и государства»2.
Проект Федеральногозакона отражает в себе главным образом управление архивным делом в РФ, составархивного фонда РФ, создание архивов, доступ к архивным документами ихиспользование, хранение и учет архивных документов, финансовое иматериально-техническое обеспечение архивного дела. В нем также четко оговореныобязанности органов государственной власти, органов МСУ, и иных юридических лицпо обеспечению сохранности архивных документов и другие их права и обязанности.
Проект Федеральногозакона «Об архивном деле в РФ»2 в сравнении с предыдущими3не только имеет преимущества общего характера (более широкая сфера применения,отсутствие деления Архивного фонда страны на государственную и негосударственнуючасти и др.), но и уделяет больше внимания муниципальному архивному звену. Новместе с тем проект закона содержит некоторые изъяны, пробелы и противоречивыеформулировки. В его последней публикации1 имеется четыреконцептуально спорных момента, которые затруднят практическое применение законапосле его официального утверждения.
В основном, при чтениимногих статей проекта закона заметно предпочтение, оказываемое документам,относимым к Архивному фонду Российской Федерации, по сравнению с теми, которыев него не входят. Между тем в 1970 — 1980-е годы рядом архивистов, в том числеи А. Т. Черешней, проводились примерные подсчеты, согласно которым ежегодносоздававшиеся документы Государственного архивного фонда (без учета личного состава)составляли от 4 до 6 % всех вновь образующихся документов в СССР. Думается, чтов современных условиях, когда около 70 % имущества находится в частной или инойнегосударственной собственности, этот процент соотношения между документамипостоянного и временного хранения, соответственно входящими и не входящими всостав Архивного фонда Российской Федерации, стал еще меньше. Безусловно,историко-культурное значение общероссийского архивного фонда велико. Еще КонвенциейООН от 14 мая 1954 г. архивные документы такого рода были определены какабсолютные ценности, имеющие особое значение для культурного наследия нации. Все же оттеснять на второй план вопросы сохранностии использования документов, не вошедших в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации, было бы серьезным заблуждением.
В условияхсоциально-экономических реформ увеличился массив документов долговременногохранения, подтверждающих право на имущество предприятий и граждан. Такого видадокументация должна храниться до сноса зданий десятки, сотни лет.
Другой признак правовогонеравенства состоит в самой конструкции разделов проекта закона иформулировании базовых понятий. Например, при определении понятия «архивноедело» (ст. 3) говорится об Архивном фонде Российской Федерации и «другихархивных документах». Что подразумевает термин «другие архивные документы» неясно; скорее всего, документы, не включенные в состав Архивного фондаРоссийской Федерации. Такие же формулировки есть в ст. 4 и ряде других статейпроекта.
Формулировки, относящиесяк «другим архивным документам», рассредоточены по разным разделам проекта,часто в весьма спорных истолкованиях. На мой взгляд, и юридически, и архивоведческибыло бы правильней вслед за главой II «Архивный фонд Российской Федерации» датьспециальную главу III «Архивные документы, не входящие в состав Архивного фондаРоссийской Федерации» с соответствующими статьями об обеспечении ихсохранности, условиях доступа и использования, порядке уничтожения или передачидругим собственникам.
И все-таки составителипроекта пошли по другому пути, что привело к весьма частому несоответствиюнаименования разделов закона и содержания статей в них. Например, в ст. 11,относящейся к разделу «Архивный фонд Российской Федерации», говорится о защитеправ собственности на архивные документы, и по контексту статьи, очевидно, чторечь идет также и о документах, не входящих в его состав. Также нескольковыпадают из главы II ст. 7-9, поскольку далеко не все документыгосударственной, муниципальной и, особенно, частной, а также иных формсобственности относятся к Архивному фонду Российской Федерации. Правда, в ст. 6уточняется, что «документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерациина основе экспертизы их ценности». И этолишний раз подчеркивает, что право собственности на документы — понятие,выходящее за рамки Архивного фонда российской Федерации и охватывающее всюсовокупность архивных документов разных сроков хранения, создающихся натерритории страны.
Исходя из этого, для большейюридической чистоты закона следует образовать самостоятельную главу«Собственность на архивные документы», поместив ее перед главой «Архивный фондРоссийской Федерации». Подобная конструкция закона логичнее прежнейконструкции.
Другой существенный недочетобсуждаемого проекта применительно к праву собственности на документы связан снедостаточным правовым обобщением практики выполнения работ хозяйствующимисубъектами. Есть случаи, когда государственные организации в процессе работ,выполняемых по заказу негосударственных структур и частных лиц, создаютаудиовизуальные и другие документы, которые затем по условиям договора в полномкомплекте (подлинники и копии) передаются заказчику. В этом случае ихправомерно рассматривать как архивные документы частной собственности. Так как всоответствии со ст. 6 федерального закона «Об информации, информатизации изащите информации»: «физические и юридические лица являются собственниками техдокументов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законныхоснованиях, получены в порядке дарения или наследования». Исходя из этойправовой нормы, наверное, нуждаются в корректировке ст. 7 и 9 проекта, вкоторых следовало бы указать, что архивные документы, созданныегосударственными органами и организациями за счет средств физических июридических лиц на базе имущества, находящегося в частной собственности, неотносятся к архивным документам государственной собственности.
Как ни странно, в проектеобнаруживаются неточности и небрежности и тогда, когда речь идетнепосредственно об Архивном фонде Российской Федерации или о формулированииважных норм, призванных укрепить правовое положение государственных архивов. Вст. 5 проекта — особое недоумение вызывает та ее часть, где перечисляютсякатегории и виды архивной документации, которые неправомерно образуют единыйлогический ряд. После общеупотребительных категорий документов (управленческие,научно-технические, аудиовизуальные, электронные) идут отдельные, не вполневзаимосвязанные и далеко не исчерпывающие весь круг образующихся в стране видовдокументов, их наименования.
Во-первых, здесь надобыло бы отметить, что в состав Архивного фонда РФ включена наиболее ценная (всоответствии со ст. 3) часть архивных документов, образовавшихся и образующихсяна территории России, а также в государственных организациях РоссийскойФедерации, находящихся за границей. Тем самым была бы внесена полная ясность ввопрос о том, что вся совокупность архивных документов делится на две группы,качественно и количественно отличающихся друг от друга: образующих Архивныйфонд Российской Федерации и не относящихся к нему.
Во-вторых, здесь не стоитперечислять категории и виды документов из-за их неполноты (есть ещемедицинская, производственная, судебная документация и т. п.) тем самым устранитьхаотичность построения этой статьи.
Недостаточно обоснованы,на мой взгляд, сроки временного хранения документов до их передачи в госархивы,зафиксированные в ст. 22 проекта. В архивных законах большинства европейскихстран установлен единый срок временного хранения документов в организациях безподразделения по уровням управления. Например, по датскому закону об архивахдокументы общегосударственного уровня передаются на хранение в Национальныйархив, а регионального – в провинциальные архивы через 30 лет после их создания1.
Формулировка ст. 25проекта нуждается в уточнении. Из нее ни как не следует, что гражданин можетобжаловать ограничение или отказ госархива в доступе к документам, однако такаявозможность ему предоставлена Федеральным Законом «Об обжаловании в судедействий и решений, нарушающих права и свободы граждан» от 15 апреля 1933 г… Вэтом случае в проект архивного закона целесообразно включить норму о том, чтограждане (пользователи) могут в установленном федеральным законодательствомпорядке обжаловать в суде отказы в предоставлении архивных документов, если считаютих необоснованными. Одновременно и на пользователях архивных документов должнылежать обязательства и ответственность за раскрытие какой-либо информации,способной нанести ущерб интересам, а также правам | других лиц, в процессеознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивнымифондами. Определенная ответственность должна быть закреплена и за архивистами2
Здесь выявлены далеко невсе недочеты и пробелы данного проекта, а высказанные суждения и рекомендацииносят во многом дискуссионный характер. Однако они могут способствовать уточнениюотдельных положений, дополнить и охарактеризовать ряд статей проекта закона «Обархивном деле в РФ».
2.2Основные правила работы государственных архивов РФ
Осенью 2001 года коллегияРосархива обсудила и в целом одобрила проект Основных правил работыгосударственных архивов РФ, подготовленный творческим коллективом из сорокаспециалистов Росархива, ВНИИДАТ и архивных учреждений.
Эти правила сталитретьими по счету сводом норм отечественного архивного дела, соответствующиетребованиям настоящего времени. Так, Правила 1962 г. Закрепили процессылиберизации деятельности архивов по использованию документов архивов и доступук ним. Правила 1984 г. Способствовали решению задач в области комплектования иэкспертизы, с одной стороны, обеспечив мощный приток на постоянное хранениеуправленческой документации, с другой – отразив тем самым усиление процессовбюрократизации государства и нивелировки личности.1
Новые Правила разработаныс учетом изменений в общественно – политической и экономической жизни страны(появление различных форм собственности, становление МСУ, бурное развитиеинформационных технологий и др.) и перемен в архивной сфере (образованиеАрхивного фонда РФ, включение в его состав архивов бывшей КПСС, активноерассекречивание документов, формирование новых архивов, изменение приоритетов вобласти комплектования и пр.)
Со слов руководителяРосархива В.П. Козлова,2 при подготовке настоящих Правил былапоставлена задача сохранения традиций и преемственности профессиональныхосновных теоретических положений отечественного архивоведения и практикиархивного дела. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественногоархивоведения, закрепляют применимые для всех государственных архивов страныунифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в РФв соответствии с современными регалиями
В чем же принципиальныеотличия новых Правил от Правил 1984 г.? Новые Правила во многом отличаются отпредыдущих. Они опираются на новую правовую базу деятельности государственныхархивов, учитывают различные формы собственности на архивные документы,влияющие на организацию работы с ними.
Правила стали болееуниверсальными – их требования рассчитаны на государственные архивы с различнымобъемом и составом документов, включая архивы, которые хранят аудиовизуальную инаучно-техническую документацию. Но уровень этого универсализма получился недостаточно высоким, вследствие этого для специализированных архивов кинофотофонодокументовпока продолжают действовать Основные правила работы государственных архивов скинофотофонодокументами (М., 1980), детально раскрывающие особенноститехнологических процессов.
Правила впервыерегламентируют некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией.Отсутствие достаточного опыта работы с ЭД вынудило составителей ограничитьсяминимальными требованиями.
Правила не касаютсяработ, технология которых подробно освещена в учебных и методических пособиях иинструктивных документах архивной отрасли. В соответствии с действующимзаконодательством Правила не распространяются на муниципальные архивы и другиехранилища документов муниципальной собственности.
Задавая себе вопрос:учитывают ли Правила международные нормы и стандарты по архивному делу? узнаем,что в Правила впервые включены принятые международным сообществом архивомвопросы профессиональной этики, а также основные требования Общегомеждународного стандарта описания архивных документов ISADCG.
Правила состоят из 8разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов (вводный),регулирующих работу по фондированию (2-й), организации архива (3-й),обеспечению сохранности документов (4-й), их учету (5-й), комплектованию иэкспертизе (6-й), описанию и созданию НСА (7-й), использованию (8-й). В данныхПравилах в самостоятельные разделы не выделены вопросыорганизационно-методического руководства и контроля за работой в ведомственныхархивах и делопроизводства учреждений, а также организациинаучно-исследовательской и методической работы.
Новые правила не касаютсявопросов классификации документов Архивного фонда РФ, поскольку общепринятыйпорядок, базировавшийся на ушедших в прошлое идеологических постулатах ихделения на фонды советской и досоветской эпохи, а также имевших общесоюзное,республиканское и местное значение, перестал соответствовать современнымтребованиям. Поэтому в них рассмотрен порядок организации документов в пределахАрхивного фонда РФ в зависимости от форм собственности на них, видов носителей,способов и техники закрепления информации, а также архивных фондов госархивовсогласно степени их ценности и доступа к ним.
В Правилах по-новомутрактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде взначительной мере носила идеологизированный и конъюктурный характер.
Очень важным и новыммоментом, отраженным в первом разделе, является закрепления роли архивов, какчасти информационных ресурсов государства и тесно связанных с ним принциповинформационной безопасности архивов.
Во втором разделе,посвященном вопросам организации и фондированию документов Архивного фонда РФ, целиком,базирующемся на теоретических положениях отечественного архивоведения,закреплена уже апробированная методика создания архивных фондов коллекций,подробнее изложены основные требования фондирования документов современныхорганизаций с учетом новых государственно-правовых и социально-экономическихситуаций.
В третий раздел(организация работы архива) вошли новые положения о выполнении государственнымархивом платных работ и услуг, правовой защите информационной продукцииархивов, применении информационных технологий.
В четвертом разделе,касающемся обеспечения сохранности документов, усилены требования к контролю заих техническим состоянием, более детально изложен порядок выдачи из хранилища иконтроля за их сохранением и возвратом. Новыми стали положения по страховойоценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж, выявлению уникальныхдокументов для включения в Государственный реестр и др.
В пятом разделе помещенынормы учета уникальных и рассекреченных документов, более полно раскрытыособенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхожденияи по личному составу, а также принятых на депозитарное хранение, изложеныосновные требования к ведению учетных баз данных, более обстоятельно освещенывопросы хранения и учета документов фонда пользования.
Шестой раздел,посвященный работе по комплектованию архивов и экспертизе ценности документов,определяет правовые основы приема документов на временное депозитарноехранение, от ликвидированных организаций. Также шестой раздел освещает порядоккомплектования архивов продукции инициативного документирования,взаимоотношений государственных архивов и негосударственных организаций.
В седьмом разделе порядокописания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к нимизложен с учетом принятого МСА международного стандарта и содержит принципымногоуровнего описания. Построение и некоторые формулировки раздела исходят изнеобходимости совершенствования существующего НСА на базе современныхинформационных технологий. Поэтому меньше внимания уделено традиционнымэлементам НСА, для которых продолжают действовать апробированные методики.
В последнем, восьмомразделе Правил новыми являются вопросы рассекречивания архивных документов,исполнения запросов, поступающих из-за рубежа, и выдачи архивных справок наних. Здесь определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам,изложены детали копирования документов по запросам пользователей, усиленыположения по юридическому положению информационных документах архива. Затоболее сжато, представлены функции читальных залов архивов, освященные вПравилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ 1998года.
Выход правил в светзависит от Министерства юстиции РФ, где Правила должны пройти сложную процедурурегистрации. Я считаю, что Правила нужно применить в работе каждогогосударственного архива. Там, где позволяют ресурсы, необходимо использоватьнормы Правил активно, но аккуратно, творчески, с обязательным информированиемРосархива о возможных погрешностях данного документа.
3. Задачи ифункции государственных архивов
В первые годысуществования государственных архивов, когда они были заняты, главным образомнаучно-технической обработкой документальных материалов, их организационноеустройство было следующим. Все документальные материалы были поподведомственно-тематическому принципу распределены между несколькими отделами,и каждый из этих отделов проводил над своими материалами все основные видыработ: хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т.д. только для публикации документов в большинстве архивов создавалисьспециальные отделы или группы. Такое организационное устройство позволялонаправить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело инедостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться примененияединых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ,рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников,вынужденных заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему неповышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.
В 1950-х годах, по мерезавершения научно-технической обработки документальных материалов, государственныеархивы получили возможность направлять свои силы на решение других важныхзадач. В связи с этим организационное устройство государственных архивов сталоменяться. В настоящее время структура большинства государственных архивов, вособенности центральных, приведена в соответствие с основными направлениями ихдеятельности.
Законодательствоопределило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения,задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в областиархивного дела. В связи с этим государственным архивам свойственен ряд функций.Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как одиниз путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной ипрактической ценности документальных материалов, научно-техническая обработкадокументальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.
Рассмотрим данные функциипоподробнее.
3.1 Комплектованиеархивов
В широком значении подкомплектованием архивов понимается вся система мероприятий, цель которых отбори передача документальных материалов на государственное хранение ираспределение их по сети государственных архивов.
Согласно ст. 19 проектаФедерального закона «Об архивном деле в РФ» органы государственной власти,органы МСУ, организации и граждане, в деятельности которых образуются документыАрхивного фонда РФ, передают эти документы на постоянное хранениегосударственные и муниципальные архивы, в этом качестве органы государственнойвласти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектованиягосударственных и муниципальных архивов.
Государственные имуниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение всписки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества,находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозныхобъединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора(соглашения).1
Делопроизводственныедокументальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место вгосударственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивахсоответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимисядо революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство ихтакже находится на государственном хранении, однако многие из нихрассредоточены между разными государственными архивами, отделами рукописей,музеями и т. д., что затрудняет их использование.
Основными задачами вобласти комплектования архивов документальными материалами дореволюционногопериода является: исправление отдельных случаев неточности в распределениифондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в видеподлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность документовличного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в том числе изарубежом, выявление документальных материалов ведомственного происхождения,хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике,экономических и культурных связях с другими странами), и получение ихмикрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественнойвойны немецко-фашистскими захватчиками.
Комплектование архивов внаши дни производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущегоделопроизводства учреждений и организаций. Более сложным в этом случае являетсявыявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаютсяввиду того, что современники не всегда представляют себе их значение какисточников для изучения истории общества.
Архивные органы игосударственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную иинформационную работу, которая дает ощутимые результаты.
3.2Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
Обеспечение сохранностидокументальных материалов сосредоточенных в государственных архивах,осуществляется посредством целого ряда мероприятий, т.е. в государственныхархивах должен проводиться определенный комплекс взаимосвязанных работ. Основнымисреди них являются постройка хранилищ и оснащение их установкамикондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальныйтемпературно-влажностный режим хранения.
Хранилище принимается поакту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим,один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителем фонда), авторой – у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.
При приеме хранилищазаведующий архивохранилищем сверяет по учетным документам наличие фондов иучетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличияи состояния принимаемых фондов.
Заведующийархивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных емуфондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от другиххранилищ и рабочих помещений.
Большая часть материаловразмещается на стеллажах в коробках, предохраняющих их от механическихповреждений и световых лучей, а также обеспечивающих легкость их выемки иподкладки. Все документы размещаются в хранилищах по фондам, единицы, хранениякоторых располагаются в порядке возрастания их инвентарных номеров (учетведется с лева на право и сверху вниз). Важное значение имеют мероприятия попредохранению документальных материалов от плесени и других видовбиологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Эти мероприятия архивыпроводят регулярно, уделяя особое внимание профилактике.
Одним из средств обеспеченияфизической сохранности документальных материалов являются переплетные иреставрационные работы, осуществляемые в специальных реставрационныхлабораториях под наблюдением специалистов: архивистов, химиков, биологов и т.д.
Большое вниманиеуделяется поддерживанию в хранилищах чистоты и порядка. Доступ туда имеюттолько те сотрудники архива, которые непосредственно работают с документальнымиматериалами.
В целях предохраненияархивных документов от случайных повреждений и износа в процессе использованияпроводится микрофотокопирование наиболее ценных из них. Микрофотокопии в видепленок (в рулонах) выдаются для использования взамен оригиналов.
Большое значение вобеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивныхматериалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документахданных об их количестве и составе. Согласно ст. 18 проекта Фз «Об архивном делев РФ»: «Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места иххранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учетадокументов Архивного фонда Российской Федерации определяется правилами инормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительнойвласти в области архивного дела. Уникальные документы Архивного фондаРоссийской Федерации подлежат также учету в Государственном реестре уникальныхдокументов Архивного фонда Российской Федерации».1
Документы Архивного фондаРоссийской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, невходят в состав имущества, отражаемого на балансе этих архивов.
Учету подлежат вседокументальные материалы, входящие в ГАФ РФ. Основными объектами учета являютсяфонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материаловнемедленно фиксируется в учетной документации. Работа по учету ведется встрогом соответствии с правилами и инструкциями. Единообразно по всемгосударственным архивам.
В каждом государственномархиве есть структурное подразделение. Которое осуществляет работу по учету егодокументальных материалов. Такие же подразделения имеются и в учреждениях.Ведающих архивами. Роль учета документальных материалов определяется не толькозадачей обеспечения их сохранности: данные учета составляют основной источникинформации о количественном и качественном составе документальных материаловархива. Без чего не мыслима организация их использования.
Основным документом учетаединиц хранения является инвентарная опись – перечень единиц хранения одногофонда или его части, составленный в той же последовательности, в какой онирасположены в хранилищах. Если фонд имеет ряд описей, то они получаютпорядковые номера. Каждая опись снабжается итоговой записью, которая содержитсведения о числе включенных в нее единиц хранения. После любого изменения вописи делается новая итоговая запись.
Документы, входящие вкаждую единицу хранения, нумеруются по листам (а не по страницам, как этопринято для разного рода изданий), число которых оговаривается в специальнойзаверительной надписи.
Учетные данные о составеи числе материалов в фонде в целом содержатся в «листе фонда», который включаетследующие сведения: номер и название фонда (с указанием всех имевших местопереименований), объем, состав и крайние даты материалов по каждой описираздельно и по фонду в целом.
Состав фондов каждогоархива фиксируется в «списке фондов», где указываются присвоенные им в архивеномера и официальные наименования. Фонды каждого государственного архивасостоят на учете и в Главном архивном управлении. Наименования и номера фондовизменяются только в исключительных случаях.
Учетным документом,суммирующим данные о материалах по государственному архиву в целом, является«паспорт архива», содержащий сведения о количестве фондов и объеме их на 1января каждого.
Рассматривая всевышесказанное видно, какое большое значение имеет учет в обеспечениисохранности архивных материалов.
3.3 Экспертизанаучной и практической ценности документов
Экспертиза ценности иотбор документов для последующего их хранения, уничтожение ненужных документов,а также комплектование архивных фондов почти во всех странах мира входят вкомпетенцию государственных архивов и архивистов. Для выполнения этой работы отних требуются высокий профессионализм и предельная объективность, на которую нив коей мере не должны влиять политика, идеология, религия, экономическая ситуацияили субъективные факторы.
До середины XX в.архивист, в задачи которого входили, прежде всего, собирание, оформление,описание и хранение архивных документов, являлся лишь «слугой истории». Итолько после того, как архивисты начали проводить экспертизу ценности и отбордокументов, они стали своего рода «модельерами истории».
Отбор документов долженпроводиться с помощью соответствующих методических пособий, в первую очередьперечней документов, подлежащих хранению, или перечней документов, подлежащихуничтожению. В этой связи можно говорить о различных моделях экспертизыценности, применяемых в разных странах, но важно отметить, что разработкаосновных моделей ведется в направлении так называемого «положительногометода», направленного на отбор документов для хранения. Касаясьопределений экспертизы ценности документов, отбираемых на хранение, видим, чтов литературе часто встречается разделение «первичной» и «вторичной»ценности документов, начало, которому положил Т. Шелленберг. Поскольку в теорииархивоведения и в практике экспертизы ценности специалисты по-разному объясняютэто понятие, следует обратиться к немецкому изданию известной работыШелленберга 1990 г. Во введении к нему Анжелиной Мене-Хариц дано определение двухвидов ценности документов, которые могут также послужить исходными точками дляпроведения экспертизы ценности.
Таким образом, первичноезначение документов для фондообразователей связано с практическим оперативным иххарактером. Вторичную ценность приобретают документы в том случае, если впроцессе экспертизы будет установлено их большее значение для истории, наукиили культуры.1
Под понятием экспертизанаучной и практической ценности документов понимается определениеполитического, научного, историко-культурного значения документальныхматериалов, осуществляемое в целях установления сроков их хранения и отбора длявключения в состав Государственного архивного фонда. Согласно ст. 6 Фз «Обархивном деле в РФ»: «Документы включаются в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов, связанных сэкспертизой ценности документов и отнесением их к составу Архивного фондаРоссийской Федерации, осуществляется экспертно-проверочной комиссиейуполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивногодела, экспертно-проверочными комиссиями органов управления архивным деломсубъектов Российской Федерации в пределах их компетенции.
Экспертиза ценностидокументов осуществляется органом управления архивным делом, государственным,муниципальным архивом совместно с владельцем или собственником документов.
Экспертизе ценностиподлежат все документы на любых видах носителей, образовавшиеся в деятельности органагосударственной власти, органа местного самоуправления, организации, созданнойна базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственностисубъекта РФили муниципальной собственности. До проведения вустановленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожениезапрещается.
Отнесение документовчастной и иных форм собственности к составу Архивного фонда РоссийскойФедерации осуществляется на основании договора (соглашения) собственника(владельца) с государственным, муниципальным архивом, музеем, библиотекой,организацией Российской Академии наук».1
Необходимость экспертизыобъясняется различным значением документальных материалов. Одни из них являютсяисточником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другиесодержат данные, необходимые лишь для текущей практической деятельности самихучреждений — фондообразователей или отдельных лиц в связи с их материальнымиили правовыми интересами.
Основными критериями,определяющими ценность документальных материалов, являются, прежде всего, ихсодержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится вдокументах). Также одним из важных критериев авторская принадлежностьдокументальных материалов, время и место их образования, а также поглощенностьсодержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаютсядокументы, содержание которых поглощается составленными на их основаниисвободными документами; хранение первых из них в этом случае может бытьнецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываютсякак в отдельности, так и в комплексе.
Одним из результатовработы по экспертизе является выделение документальных материалов, неподлежащих хранению. Решение участи архивных документов является оченьответственным делом, поэтому к производству экспертизы допускаются наиболееквалифицированные научные сотрудники архивов.
Работа по экспертизекаждого фонда тщательно подготавливается и оформляется особыми актами. Всематериалы экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальнымиэкспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизынаучной и практической ценности документальных материалов приводит к изменениюобъема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп «Выбыло»против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи,и во всех других документах.
В настоящее времяпостепенно сокращается число сторонников сохранения документов с бумажнойосновой, и увеличивается число сторонников комплексного хранения новых видовдокументов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видятдолгосрочных проблем, связанных с хранением и использованием новых видовдокументов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно поэтой причине их долговременное комплексное хранение невозможно инецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать дляиспользования на непрерывно прогрессирующем материальном и программномобеспечении. С увеличением объема сведений и информации, содержащихся,например, в компьютерной базе данных, для пользователей она становится плохопросматриваемой и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор такихдокументов необходимо проводить согласно принципам и критериям, предусмотреннымдля традиционных документов с бумажной основой.
На мой взгляд, основнаяцель экспертизы ценности документов, отбираемых на государственное хранение,заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации.Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должныопределить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации,содержащейся в документах, с помощью «функционального анализафондообразователя и его документов». Это значит, что нужно неанализировать значение отдельных документов, а заранее определять документныекомплексы с учетом функций, компетентности и деятельности ихфондообразователей.
Таким образом, сутьэкспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохраненииоптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объемедокументов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечиваетсямаксимум информации.
4. Научно-техническаяобработка документальных материалов
Научно-техническаяобработка документальных документов является одной из важнейших задачдеятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальныхматериалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия дляхранения и организации всестороннего использования.
Научно-техническаяобработка включает ряд основных операций: фондирование документальныхматериалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание исистематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивовдокументальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаныи доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления).Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е.комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений,организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальныематериалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды.Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности,заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы ихоказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должнынаходиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, ноиногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных инеобходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время вархивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела иотдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.
Выяснение и исправлениевсех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, исоставляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов.Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советскойэпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организациицентрального и местного управлений и территориальном делении.
Решение задач фондированиядокументальных материалов производится на основе изучения историиучреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства,функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведенийявляются материалы самих фондов, литература по истории учреждений, изданиезаконов; для фондов личного происхождения таким источником являются материалысамих фондов и биографическо-справочная литература.
Как правило,документальные материалы учреждений и организаций поступают в государственныеархивы в виде сформированных дел, которые становятся в архивах единицамихранения. Уточнение состава документов, включаемых такими единицами хранения,производится довольно редко. По-другому обстоит дело с фондами личного характера.На долю архивистов зачастую выпадает большая и сложная работа по формированиюиз разрозненных документов этих фондов единиц хранения. Иногда единицу храненияобразует один документ (например, беловой экземпляр литературного или научногопроизведения), иногда несколько (черновые наброски к одному литературному илинаучному произведению), иногда целый ряд документов (все письма одногокорреспондента к фондообразователю). Хранение архивных материалов и ихиспользование крайне затруднено, если они не описаны или их содержание нераскрыто в справочном аппарате архива. Описание документальных материаловсоставляет одну из важных функций архивов.
Основным объектомописания является единица хранения. Назначение работы по описанию единицыхранения – дать правильное представление о ее составе содержания. Основнымиэлементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящихв ее состав документов (или если документ один, то его дата), количестволистов, архивный шифр. Все эти данные указываются и на обложке единицы храненияи описи. Заголовок должен содержать по возможности полную обобщеннуюхарактеристику состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видовсоставляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этихдокументов и, главное, вопроса, которому они посвящены.
При описании материаловличного характера, а также единиц хранения, сформированных в архиве изразрозненных документов, архивистам приходится составлять новые заголовки.
В большинствегосударственных архивов описание единиц хранения первоначально производится накарточках. Такой метод работы имеет много преимуществ; в частности, он весьмаоблегчает поиски наилучшей системы расположения единиц хранения в пределахфонда, кроме того, составленные при описании карточки, если эта работапроизводится с соблюдением соответствующих правил, с успехом используются впоследующем – при каталогизации документальных материалов.
4.1 Научно-справочныйаппарат в государственных архивах
Поиски архивныхматериалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеетсистему таких пособий. Основные принципы построения и использования этойсистемы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из нихразрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данныхпринципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальныхматериалов, объема, характера и перспектив их использования.
Работу по созданиюсистемы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношениемежду отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составеи содержании документальных материалов с определенной точки зрения.
Создание архивныхсправочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-техническойобработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальныеработы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности,редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателейк описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивовнад системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизацияосуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видамиархивной работы (научно-технической обработки документальных материалов,проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практическойценности и др.).
Основным путемсамостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявлениематериалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Этаоперация называется тематической разработкой фондов. Она выполняется поинвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки вописях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.
Для проведенияспециальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается формапредметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессемноголетней научно-технической обработки документальных материалов, а также ихкаталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся отпредлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельныхвторостепенных рубрик.
В настоящее время вкаждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В которомсосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работыпо усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, атакже теоретические исследования в области источниковедения и рядавспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивнымделом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболееправильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архивезначительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовкиявляется составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем,памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общиеправила.
Поиски архивныхматериалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, частькоторых одновременно является и документами учета архивных материалов.
Архивные поиски в большинствеслучаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких втематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов спостепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы,относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либоединичный документ.
В настоящее времяиздаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научнуюинформацию о документальных материалах государственных архивов. Эти изданияспособствуют организации более широкого и рационального использования архивныхматериалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематикусвоих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочныепособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещенияархива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить плансвоей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.
Таким образом, созданиеархивных справочных пособий занимает очень важное место в государственныхархивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого ирационального использования архивных материалов, и наиболее правильной,эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительнойработы.
5. Доступк архивным материалам и их использование
Рассматривая вопрос одоступе к архивным материалам и их использованию, думаю, что целесообразнобудет обратиться сначала к проекту Фз «Об архивах». Так в ст. ст. 24 – 251говориться, что пользователь имеет право свободно искать и получать дляизучения архивные документы в соответствии с законодательством РФ.
Доступ пользователя кархивным документам обеспечивается предоставлением ему справочно-поисковых средстви информации о них, а также подлинников и копий необходимых ему документов.
Условия доступа кархивным документам частной и иных форм собственности за исключением архивныхдокументов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ и настоящимФедеральным законом, и устанавливаются их собственниками или владельцамисамостоятельно.
Доступ пользователя кархивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, настоящим Федеральным законом, международными обязательствамиРФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документовчастной и иных форм собственности.
Ограничения доступа кархивным документам независимо от форм собственности на них распространяются наархивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную и иныеохраняемые законодательством Российской Федерации тайны, конфиденциальнуюинформацию, а так же на подлинники уникальных и особо ценных архивныхдокументов и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическомсостоянии. Отмена ограничений на доступ к архивным документам, содержащимсведения, составляющие государственную тайну и иные охраняемыезаконодательством Российской Федерации тайны, осуществляется в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.
Ограничения доступа кархивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина,устанавливаются на срок 75 лет со времени их создания, если иное не оговоренозаконодательством. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти — его наследников, архивные документы, содержащие сведения о личной и семейнойтайне гражданина, могут быть открыты ранее 75 лет со времени создания такихдокументов. В случаях, если гражданин, собственник или владелец при передаче архивныхдокументов в государственный и муниципальный архив, музей, библиотеку,организацию Российской Академии наук не оговорил ограничения доступа куказанным документам, доступ к ним является открытым.
Пользователь имеет правоиспользовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся впредоставленных ему архивных документах, их копии для любых законных целей илюбым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи,библиотеки, организации Российской Академии наук бесплатно обеспечиваютпользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.Собственник или владелец архивных документов частной и иных форм собственностибесплатно обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изученияархивных документов, связанных с его социальной защитой.
Органы государственнойвласти, органы местного самоуправления, иные юридические лица при наличии у нихсоответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлятьпользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копииархивных документов, связанные с социальной защитой граждан.
Государственные имуниципальные (кроме структурных подразделений органов местного самоуправления)архивы, музеи, библиотеки, организации Российской Академии наук, а такжеорганизации, созданные на базе имущества, находящегося в федеральнойсобственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальнойсобственности, могут на основе имеющихся у них справочно-поисковых средств иархивных документов оказывать пользователю платные информационные услуги,заключать с пользователем договоры (соглашения) о коммерческом использованииархивных документов и справочно-поисковых средств к ним.
Порядок использованияархивных документов в государственных и муниципальных архивах определяетсяправилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органомисполнительной власти в области архивного дела. Порядок использования архивныхдокументов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях РоссийскойАкадемии наук, в органах государственной власти, органах МСУ, созданных на базеимущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъектаРоссийской Федерации или муниципальной собственности, устанавливается ими всоответствии с законодательством Российской Федерации по согласованию ссоответствующим уполномоченным органом в области архивного дела.
Таким образом, мы видим,что доступ к использованию архивных документов четко регламентируется Фз «Обархивном деле», и при использовании архивных материалов это нужно учитывать вобязательном порядке.
Заключение
Итак, что же такое –архивы и архивные материалы? Слова эти употребляются в разных значениях, да ктому же значения эти менялись во времени. В конце века под архивным материаломподразумевалось совокупность всех тех рукописных, изобразительных и печатныхдокументов, которые в официальном порядке оказывались в стенах государственногоучреждения – приказы, циркуляры, отношения. Официальная переписка – словом всебумаги, отражающие деятельность учреждения и попавшие на государственноехранение.
Название «архив»появилось в русском законодательстве впервые при Петре 1. в «генеральномрегламенте коллегиям» предписано было иметь два архива – один, общий для всехпетровских министерств, в специальном ведении коллегии иностранных министерств.Второй – финансовый. Было постановлено, чтобы в канцеляриях и конторахоконченные дела хранились не более трех лет, а затем сдавались в архив подрасписку архивариуса.
В конце 1980-х годовМосковское археологическое общество подготовило проект коренной реформы всегорусского архивного дела. Предусматривалось образование центрального единогогосударственного архива, под ним лежала вторая ступень архивов – центральныеобластные архивы, расположенные в 12 крупных городах России. Под ними долженнаходиться третий слой – губернские центральные архивы, которые предполагалосьоткрыть во всех главнейших провинциальных городах, где не было областныхархивов. но поступив на рассмотрение министра внутренних дел. проектдальнейшего движения так и не получил.
Архивисты стремились, вовсяком случае, задержать уничтожение ценных документов.
После революции сгосударственными архивами Российской империи произошли крупные изменения.Декретом от 1 июня 1918 года все архивы правительственных учрежденийликвидировались и становились частью единого Государственного архивного фонда.Было создано множество государственных архивов – центральных, краевых,областных, городских и т.п.
Рассматривая содержаниеданной работы, видим, что в трудные 20-е начался отсчет работы архивной службыАлтайского края, и все последующее время проходило в нелегких условиях.Прошедшие годы были наполнены кропотливой работой архивистов по сборудокументов, созданию научно-справочного аппарата в целях широкого использованиябесценного богатства алтайских государственных архивов, большой информационнойдеятельностью.
На сегодняшний деньархивная служба края представляет собой единую сложившуюся систему, способнойобеспечить сохранность документов даже в сложных экономических условиях. Документыархивного фонда края широко используются в научно-исследовательской ипрактической деятельности вузов, учреждений и организаций всех отраслей края.Архивный фонд края, его богатое содержание, доступность хранящейся в неминформации – главный итог работы алтайских архивистов.
Списокиспользованных источников
1. ПроектФедерального закона «Об архивном деле в РФ»
2. Основные правилаработы государственных архивов РФ
3. КАФАК ф.703,оп.1, д.28, 117, 132, архивный отдел администрации с. Павловска: ф.1, оп.1,д.83, 412, 250а, 595.
Литература
1. Алтайскийархивист. 2002. №1 (3).
2. Отечественныеархивы. 2002. №1.
3. Отечественныеархивы. 2002. №3.
4. Отечественныеархивы. 2002. №6.
5. Отечественныеархивы. 2003. №6.
6. Кутафин О.Е.,Фадеев В.Н. муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997.
7. Международноегуманитарное право в документах. М., 1996.