Содержание
1.Использование документов Архивного фонда РФ в информационныхцелях……………………………………………………………………..……….3
2.Основные направления использования документов………………..……7
Списоклитературы…………………………………………………………..11
1. Использованиедокументов Архивного фонда РФ в информационных целях
Статьей 7 «Архивныедокументы, относящиеся к государственной собственности» предусмотрено[1]:
1. К федеральной собственностиотносятся архивные документы:
1) хранящиеся вфедеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов,переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академиинаук на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) государственныхорганов и организаций, указанных в подпункте «б» пункта 3 части 1статьи 4 настоящего Федерального закона;
3) бывших неприятельскихгосударств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны инаходящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотренозаконодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4) отнесенные кфедеральной собственности федеральными законами.
2. К собственностисубъекта Российской Федерации относятся архивные документы:
1) хранящиеся вгосударственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотекахсубъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных вэти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их всобственность);
2) государственныхорганов и организаций субъекта Российской Федерации.
Статья 8. Архивныедокументы, относящиеся к муниципальной собственности
1. К муниципальнойсобственности относятся архивные документы:
1) органов местногосамоуправления и муниципальных организаций;
2) хранящиеся вмуниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивныхдокументов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договорахранения без передачи их в собственность).
2. Разграничениесобственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием исубъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования,объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований ихранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии сзаконодательством субъекта Российской Федерации.
Статья 9. Архивныедокументы, относящиеся к частной собственности
К частной собственностиотносятся архивные документы:
1) организаций,действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственнымиили муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрациив соответствии с законодательством Российской Федерации об общественныхобъединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства(далее — негосударственные организации);
2) созданные гражданамиили законно приобретенные ими.
Документы Архивного фондаРоссийской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно — вгосударственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академиинаук;
2) временно — вгосударственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивахв течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случаенаделения органа местного самоуправления муниципального района или городскогоокруга отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию,учету и использованию архивных документов, относящихся к государственнойсобственности и находящихся на территории муниципального образования.
2. Депозитарное хранениедокументов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральнойсобственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти иорганизации (в том числе государственные академии наук, за исключениемРоссийской академии наук), перечень которых устанавливается ПравительствомРоссийской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивногофонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаютсяв договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти илиорганизациями (в том числе государственными академиями наук, за исключениемРоссийской академии наук) со специально уполномоченным ПравительствомРоссийской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
3. Документы Архивногофонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности,хранятся:
1) постоянно — вмуниципальных архивах, музеях и библиотеках;
2) временно — в органахместного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах втечение установленных сроков.
4. Документы Архивногофонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут хранитьсяих собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы подоговору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку,музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условияхранения этих документов определяются их собственниками или владельцами ссоблюдением норм настоящего Федерального закона.
Использование документов,хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающаявложение средств его организацию. В зависимости от целей использования составадокументов архива, его технической оснащенности выбирается и формаиспользования документов.
Достаточнораспространенной формой использования документов в архивах любого вида являетсянепосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости отвида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы воборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.
Допуск для работы вчитальный зал дает руководитель организации (госархива) на основанииписьменного ходатайства учреждения или общественной организации,действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допускесотрудников к работе с документами архива своего учреждения решаетсяруководством.
Выписки и копии,сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архивана предмет их соответствия темам исследования и оригиналам.
При отсутствии читальногозала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могутбыть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведеносоответствующе его переоформление
Выдача дел во временноепользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивомспециальной формой о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписямируководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.
Выдача дел сотрудникомфиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя.На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель суказанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел,возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствиилиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность засохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, всоответствии с действующим законодательством.
Результаты проверкификсируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявшихвыдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в нихдолжен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопросо привлечении виновных к ответственности.
2. Основныенаправления использования документов
Дела кадровой службыподлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и позавершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работпо их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.
В зависимости от сроковхранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлениюподлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплетдела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
составление в необходимыхслучаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса, и заголовкадела, даты дела и др.)[2].
Дела временного (до 10лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранитьих в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листыдела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечениясохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело,все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи,нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, незадевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениявносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложкесодержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятсядополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды иформы отчетности и т. п.).
На завершенные делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшиеэкспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями,ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются.
Использование архивныхдокументов
1. Пользователь архивнымидокументами имеет право использовать, передавать, распространять информацию,содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивныхдокументов для любых законных целей и любым законным способом.
2. Государственные имуниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наукобеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поискаи изучения архивных документов.
3. Государственные органы,органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиесяпредпринимательской деятельностью без образования юридического лица, приналичии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатнопредоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленномпорядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальнойзащитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получениельгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Государственные имуниципальные (за исключением структурных подразделений органов местногосамоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академиинаук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии сзаконодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивныхдокументов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивнымидокументами платные информационные услуги, заключать с ним договоры обиспользовании архивных документов и справочно-поисковых средств.
5. Порядок использованияархивных документов в государственных и муниципальных архивах определяетсяспециально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральныморганом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов вгосударственных органах, органах местного самоуправления, государственных имуниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях,библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствиис законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии справилами, установленными специально уполномоченным Правительством РоссийскойФедерации федеральным органом исполнительной власти.
6. Использование архивныхдокументов, на которые распространяется действие законодательства РоссийскойФедерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требованийданного законодательства.
7. Государственные имуниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук,архивы государственных органов, органов местного самоуправления,государственных и муниципальных организаций предоставляют государственныморганам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления имисвоих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют иэкспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания осоставе и содержании хранящихся в них документов.
8. Архивные документы,изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивныхдокументов.
Список литературы
1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙЗАКОН от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ ВРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. — 08.12.2006.
2. Переченьтиповых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения. — М.: Росархив, 2000.
3. ЗамыцковаО. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.
4. Справочниккадровика: делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 527 с.