Значениеотчётов библиотеки. Виды отчётов
Совокупность сведений орезультатах работы библиотеки за определённое время, периодически представляемыхвышестоящим организациям, органам государственной статистики, а также читательскойобщественности. Основным видом отчётности библиотеки является годовой отчёт.Библиотеки составляют отчёты двух видов – статистический и информационный(текстовый). Отчётность обязательна для всех библиотек всех систем и ведомств.
Отчёты не только отражаютсостояние работы библиотеки, но и направляет внимание сотрудников на улучшение отстающихучастков работы является базой для планирования, прогнозирования, определения количествасотрудников.
На основе данных учёта строитсяотчётность библиотеки, под которой понимается система показателей,характеризующих деятельность библиотеки за определённый период времени.
Виды отчётов:
1. Статистические;
2. Текстовыеили информационные;
3. Переднаселением, местными советами народных депутатов.
Годовойстатистический отчёт составляется по форме 6-НК утверждённый министерствомстатистики и анализа Республики Беларусь. Требования – точность, аккуратность исвоевременность. Статистический отчёт заполняется только на основе учётных формработы библиотеки. Заполняется в двух экземплярах, один отдаётся в вышестоящую организацию,второй остаётся в библиотеке.
Сначала указывается кому представлен отчёт, полное название и тип библиотеки,ведомственная принадлежность, форма собственности, адрес и за какой год представленотчёт.
Статистическаяотчётность является важнейшим средством анализа деятельности библиотек.Статистика позволяет прогнозировать ситуацию, финансировать и развивать успехи вработе библиотеки.
Разделыстатистического отчёта:
1. Материально-техническаябаза;
2. Количествопользователей и посещений;
3. Формированиеи использование библиотечного фонда;
4. МБА;
5. Персоналбиблиотеки.
Информационныйотчёт представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки.Он содержит объективные данные и конкретные примеры. Схема информационного отчётарекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.
Информационныйотчёт содержит анализ количественных показателей и основных направлений работы библиотекив текущем году, недостатки и пути их устранения.
ЦБСобобщает результаты работы всех структурных подразделений и направляет в вышестоящуюбиблиотеку – методический центр информационный отчёт, в котором анализируется деятельностьЦБС, отмечаются изменения, происшедшие за год, проводится наиболее удачный опытработы подразделений, обращается внимание на те проблемы, по которым работа шланаиболее интенсивно, на то новое и интересное, что характеризовала её в отчётныйпериод.
Информационныйотчёт призван всесторонне охарактеризовать деятельность библиотеки, подвести итоги.По нему судят о месте библиотеки в системе культурно-просветительских учрежденийи её роли в обслуживании населения.
Отчёт– важный источник для изучения и распространения нового опыта.
Егоцель– глубоко проанализировать работу минувшего года.
Годовойотчёт готовят в определённой последовательности: подбирают исходные документы иматериалы (дневники, протоколы собраний, конференций и совещаний, месячные и квартальныеотчёты, а также, для сопоставления, — отчёты за предыдущие годы), проверяют итогивыполнения плана.
Следуеттщательно продумать схему отчёта, названия разделов, глав, параграфов. (Как основурекомендуется использовать схему годового плана, внеся в неё необходимые поправкии дополнения). Далее приступают к оформлению статистических таблиц, исчислению относительныхи средних величин, формулируют выводы. Для сопоставления с показателями отчётногогода полезно привести цифры, характеризующие работу в прошлом. Подбирая материалыдля отчёта, особенно цифровые данные, их проверяют по существу и с арифметическойточки зрения, при этом следует избегать примерных «округлений» и записи «на память»,что создаёт опасность включения в отчёт ошибочных данных.
Присоставлении годового отчёта необходимо осветить роль библиотеки, то, как она откликаласьна важнейшие события дня; показать работу такой, какой она была в действительности;рассказать об успехах, но не скрывать недостатки, ошибки и промахи; назвать и охарактеризоватьнаиболее спрашиваемые книги, а также указать издания, которых недоставало,перечислить лучшие библиографические пособия, помогавшие в работе; обосновать выводыконкретными примерами.
Отчётностьперед населением – библиотека отчитывается перед читателямина читательских конференциях, собраниях читателей, собраниях работников,служащих, на заседаниях общественного совета библиотеки, сессиях местных советов,где руководитель библиотеки рассказывает о деятельности библиотеки в прошлом году,анализируются достижения, недостатки и определяют перспективу на текущий год,публикуют информацию о работе в печати, выступают с сообщениями на радио.
Отчётбиблиотеки перед населением – важное мероприятие, к которому нужно тщательно готовиться.О дне отчёта (конференции, собрания) библиотека широко оповещает своих читателей.
Кэтому дню выпускается специальный номер стенной газеты, оформляются плакаты с выдержкамииз отчёта, статистические диаграммы, альбомы с иллюстрациями, выпускается бюллетеньо деятельности библиотек за прошлый год, может быть организована выставка научныхкниг. Устраиваются выставки материалов библиотеки, её изданий. Проводится индивидуальнаяработа с читателями.
Сотчётом о работе библиотеки выступает директор (заведующий), о работе общественногосовета докладывают его председатель, затем выступают читатели, представители общественности.
Литература
Справочник библиотекаря / Гос. б-каСССР им. В. И. Ленина; Сост. С. Г. Антонова, Г. А. Семёнова. – М.: Книга, 1985.– 303 с.
Справочник библиотекаря / науч.ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. – СПб.: Профессия, 2004. – 448 с. – (Серия«Библиотека»).
Фрумин. И. М. Библиотечное дело.Организация и управление. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Книга, 1980. – 272с.
Ванеев. А. Н. Библиотечное дело.Теория. Методика. Практика / А. Н. Ванеев СПбГУКИ. – СПб.: Профессия, 2004. –368 с.