План
1. Немного из истории.
2. Возможности секретаря-референта.
2.1. Основныефункции секретаря.
2.2. Современныетребования.
2.3. Классификациясекретарей.
2.4. Обязанности.
3. Вывод.
1. Немного из истории.
Секретарипоявились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом изсекретарей выделились нотариусы.
Асами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепеннопревратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступалимужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
2. Возможности секретаря-референта.
Секретарь– это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждениепосетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель,первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многомзависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успехпартнеров и клиентов фирмы.
Секретарьдолжен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готовбыстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить изтрудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следуетвидеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работус документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает нателефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляетзапись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения,например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больногосослуживца и так далее.
Черезсекретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром.Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации,правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяетоперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важнуюроль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровеньобщего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря:
· знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарномобеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническимисредствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
· знания, связанные с основными направлениямидеятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; заниямиправовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
· знания, требующиеся для коммуникативногообеспечения работы фирмы и ееадминистрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приемепосетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планированиисвоего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарьдолжен обладать следующими качествами:
1. иметь профессиональный имидж;
2. хорошо владеть речью и письмом;
3. обладать хорошей памятью;
4. хорошо ориентироваться во времени;
5. содержать в порядке документацию, быстро находитьнеобходимые бумаги;
6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловуюпереписку руководителя;
7. осваивать разработки новейших компьютерных программдля офиса;
8. быть энергичным, проявлять инициативу;
9. быстро находить взаимопонимание с коллегами иклиентами;
10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствиишефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным в конфиденциальных,щекотливых вопросах фирмы.
Классификация секретарей.
Естьнесколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST –девушка,работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречатьи провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка.Основное требование – умение держаться и аккуратность.
Наэтом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушкасообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Есличеловек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организациейофиса.
Самаяже высокая должность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и инициатором. Знать,что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры…
Спецификаи сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центреобщения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточексвязывает различные подразделения фирмы,находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому рольсекретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в созданиипсихологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Безособого рода знаний, умений и навыковсекретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
· учет, регистрация, рассмотрение и подготовкапоступающей корреспонденции для доклада руководству;
· оформление (втом числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, ит. п..;
· подготовка по указанию руководителя и согласование соструктурными подразделениями проектовотдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и другихдокументов;
· оформление протоколов рассылок выписок из них;
· анализ справок и докладов структурных подразделений сзаключениями и предложениями по ним;
· подготовка и своевременная рассылка материалов кзаседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб отграждан;
· организация приемов посетителей;
· прием, регистрация, хранение, учет, доставка поподразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции,подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
· техническое обеспечение работы руководителя;
· подготовка и организация материально-техническогообеспечения заседаний, совещаний;
· организация приема работников и посетителей;
· телефонное обслуживание;
· подготовка командировок;
· организация презентаций и специальных приемов гостей;
· стенографирование;
· контроль за праздничными и юбилейными датами;
· обработка почты;
· машинописные работы;
· сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
· сбор материалов для докладов и речей руководителя;
· ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленныеслужебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но иприведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, всвязи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностьюработы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. Вэтом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания.Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
3. Вывод.
Помните:ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделениикоторого вы работаете.
Приступаяк работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда?Какой ожидаемый результат?
Немногоразмышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если выцелеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении сокружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждетвас.