Кадровое, информационное, техническое, нормативное и правовое обеспечение системы управления персоналом

НОВОСИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
 
 
 
 
 
 
 
 КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ ТРУДА И УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
 
 
 
 
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
 
ПО ПРЕДМЕТУ «ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ»
 
 
 
Тема 3. Кадровое, информационное, техническое, нормативное и правовое обеспечение системы управления персоналом
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Выполнила студентка 3 курса УПП 12 ИЗО  С/П Мотина Екатерина Сергеевна, № зачётной книжки 012326.
 
 
 
Новосибирск 2003
 
 
Тема 3. Кадровое, информационное, техническое, нормативное и правовое обеспечение системы управления персоналом.
Введение.
1.     Обеспечение системы управления персоналом
1.1.          Кадровое обеспечение.
1.2.          Информационное обеспечение.
1.3.          Техническое обеспечение.
1.4.          Нормативное обеспечение.
1.5.          Правовое обеспечение.
2.     Особенности управления персоналом зарубежом.
3.     Перспективы развития системы управления персоналом.
Заключение
Список литературы
Приложения
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Введение.
Успех работы предприятия обеспечивают работники, занятые на нём. Именно по этому современная концепция управления предприятием предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с управлением кадровой составляющей производства – персоналом производства.
Новые экономические условия предполагают использование не только новых теоретических посылок, но и новой технологии самой работы с кадрами. В этой связи возрастает роль кадрового планирования, его информационного обеспечения.
Целью контрольной является раскрытие значения кадрового, информационного, нормативного и правового обеспечения системы управления персоналом.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.     Обеспечение системы управление персоналом.
1.1.          Кадровое обеспечение.
Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.
Обследование показало, что в 80 – х годах в кадровых службах (в основном в отделе кадров и отделе технического обеспечения) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отрасли промышленности и строительства. Непосредственно в службах управления кадрами организаций было занято около 1 млн. человек, что примерно составляло 0,7%  работающих в этих отраслях. Для сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников[1].
Качественная характеристика кадровиков  тех лет представляла весьма удручающую картину. Прежде всего, следует указать на чрезвычайный уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области менеджмента персонала, недостаточным количеством психологов, социологов. Отделы труда и заработной платы, охраны труда и техники безопасности, юридические отделы были укомплектованы специалистами значительно лучше, чем отделы кадров, где преобладали бывшие офицеры, филологи, математики и т.д. Следствие такого низкого профессионального уровня – некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.
Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.
Далее – низкий уровень образования: лишь каждый четвёртый имел диплом о высшем образовании и почти каждый третий – только школьный аттестат. Примерно каждый третий – четвёртый имел среднеспециальное образование. В кадровые службы попадали, как правило, совершенно случайные люди без специального образования, да этому делу нигде и не учили.
Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером.
Ещё один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков – на уровне канцелярских работников. И как следствие этого – высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трёх лет. В подавляющем большинстве случаев в ответственные роли кадровых руководителей вступали лица без соответствующего образования и необходимых способностей.
Количественный состав службы управления персоналом определя­ется организационно-штатными структурами и Уставом организа­ции. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:
        общая численность работников организации;
конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банков­ской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями от­дельных производств, наличием филиалов;
социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работ­ников), их квалификация;
сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
техническое обеспечение управленческого труда и др.
В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав,  а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.
Расчёт численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: экономико-математическим, методом сравнений, методом прямого расчёта, по трудоёмкости работ, по нормам обслуживания и др.
Расчёт количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определённых профессий, специальностей, квалификации[2].
Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом может оказаться критическим фактором, определяющими успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10 – 20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.
1.2.          Информационное обеспечение[3].
Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций даёт возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (пре­образование), хранение и использование информации, а саму иерар­хическую систему управления — как информационную системой.
Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений  должна быть информационно обеспечена.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в системе управления при ее функционировании. Оно включа­ет оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
При проектировании и разработке информационного обеспече­ния (ИО) системы управления наиболее актуальным является уста­новление состава и структуры информации, необходимой и доста­точной для принятой технологии управления.
Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие тре­бования, предъявляемые к качеству информации:
Комплексность —информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.
Оперативность —получение исходной информации должно про­исходить одновременно с протеканием процесса и управляемой си­стеме или совпадать с моментом ею завершения.
Систематичность —требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).
Достоверность —информация должна формироваться в ходе до­статочно точных измерений.
Информационное обеспечение службы управления персоналом (приложение 1)[4] можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосред­ственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы ВЦ организации).
Внемашинное информационное обеспечениевключает: систему классификации и кодирования информации; системы управленче­ской документации; систему организации, хранения, внесения из­менений в документацию.
Внемашинная информационная база представляет собой сово­купность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринима­емой человеком непосредственно без применения средств вычисли­тельной техники.
Во внемашиннойсфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распо­ряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии об­ратной связи — от объекта к органу управления — следуют докумен­ты, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашин­ное информационное обеспечение позволяет провести идентифи­кацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Основным элементом внутримашинного ИО является информа­ционный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информацион­ной базы с использованием современных технических средств.
В последнее время широкое распространение получило исполь­зование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработ­ной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления пер­соналом является организация данных в памяти ЭВМ.
Недостатки традиционного подхода организации массивов ин­формации в памяти ЭВМ, при котором разработка информацион­ной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной ба­зы данных к информационно-ориентированной.
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических тре­бований: рациональная интеграция обработки информации при ми­нимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня полу­чать информацию с различной степенью детализации.
 
1.3.          Техническое обеспечение[5].
Основу технического обеспечения системы управления персона­лом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) авто­номных технических средств сбора, регистрации, накопления, пе­редачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
КТС должен обеспечивать решение задач управления с минималь­ными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функци­онирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет воз­можности использования экономико-математических методов ре­шения задач управления на основе более полной и точной информации.
В связи с этим эффект применения КТС в службе управления пер­соналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.
КТС должен обладать информационной, программной и техни­ческой совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; воз­можностью расширения с целью подключения новых устройств.
Основными характеристиками задач, которые должны учитывать­ся при выборе оборудования, являются:
·        носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);
·        объем входной и выходной информации по указанным носите­лям;
·        объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению задач управления персона­лом;
·        формы и способы представления результатов решения задач пользователям.
Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на и приобретение и эффективность буду­щего функционирования службы управления персоналом.
Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом вклю­чает:
определение видов работ, которые необходимо выполнять с       использованием технических средств или автоматизировать;
определение требований, предъявляемых к техническим сред­ствам.   
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.
В настоящее время в техническом оснащении службы управле­ния персоналом основным направлением совершенствования яв­ляется более широкое применение высоконадежных микропроцес­сорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопле­ния, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.
В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, ко­торые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хра­нения, обработки и выдачи информации.
Средства сбора и регистрации информации: устройства подготов­ки данных, регистраторы информации, устройства сбора информа­ции. Назначение этой группы технических средств — преобразова­ние формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.
Средства передачи информации: системы телетайпной,  телефон­ной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информа­ции в пространстве.
Средства хранения информации: внешние запоминающие устрой­ства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для пе­редачи информации во времени.
Средства обработки информации (средства вычислительной тех­ники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результиру­ющую информацию, необходимую для принятия управленческих ре­шений.
Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видео терминальные устройства (дисплеи), графопо­строители и пр. Они предназначены для преобразования информа­ции в вид, удобный для восприятия человеком.
Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют ком­плекс функций, относящихся к разным классификационным группам.
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
1.4. Нормативное обеспечение[6].
Нормативно-методическое обеспечение системы управления пер­соналом — это совокупность документов организационного, орга­низационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные ма­териалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характери­стики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в уста­новленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эф­фективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации раз­работки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Группировка нормативно-методических материалов, характери­стика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наи­менования некоторых документов представлены в приложении 2.
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандарти­зации, отдел организации управления, юридический отдел).
На основе типовых документов с учетом особенностей организа­ции работники службы управления персоналом разрабатывают до­кументы для внутреннего использования. Так, важными организа­ционно-распорядительными документами являютсяПравила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие раз­делы:
общие положения;
порядок приема и увольнения рабочих и служащих, новые обязанности    рабочих и служащих;
основные обязанности администрации;
рабочее время и его использование;
поощрения за успехи в работе;
ответственность за нарушения трудовой дисциплины. Важнейшим организационным документом являетсяКоллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразде­лений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с ад­министрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функ­ций по управлению персоналом. Сюда входят:
Положение по формированию кадрового резерва в организации;
Положение по организации адаптации работников;
Рекомендации по организации подбора и отбора персонала;
Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;
Положение по оплате и стимулированию труда;
Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответ­ствующих звеньев системы управления персоналом.
Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подр