Введение.
Любое предприятие, фирма,организация обладает своей организационной
структурой. Эта структурамногомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных ивзаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельныеструктуры: структура управления производством, кадровая структура,маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все онинаходятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёторганизационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структурезанимает информационная система.
В принципе, любую системууправления можно представить как информационную систему с различнымиинформационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихсявнутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.
В последние десятилетия резкоувеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой напредприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки итехники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырьяи продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями,тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитиеситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологиипроизводства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.
Всё это ведёт к тому, что всовременных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с такимбольшим количеством информации, она так быстро меняется, что её частостановится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на большихпредприятиях с большими оборотами продукции и численностью работниковсуществует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой,производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.
В связи с этим появляетсянеобходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, храненияинформации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей напредприятии.
Появление компьютерной техникипозволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически всяработа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы,позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот,маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическоепланирование, а также многое другое.
Но кроме автоматизации актуальнымостаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы,оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощенияпоиска и получения необходимой.
Наличие хорошо отлаженнойавтоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощаетпроцесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать,обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, невовремя принятое решение, из-занедостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибелипредприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержаниюэффективного функционирования информационной системы предприятия.
Понятие информации. Информация как ресурс. Классификацияинформации.
Основными понятиями, используемыми втеории информационных систем и автоматизированных систем информации, являются:информация, система, информационно-поисковая система, автоматизированнаясистема управления, автоматизированное рабочее место.
Информация — (от лат. Informatio– разъяснение, изложение) первоначально – сведения, передаваемые людьми устным,письменным или другим способом; с середины 20-го века – общенаучное понятие,включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом иавтоматом.*
Система– группа (множество) определённым образомупорядоченных и взаимосвязанных элементов, обладающих устойчивым единством,внутренней целостностью, автономностью существования во внешней среде.**
Информационно-поисковая система (ИПС)– совокупность средств для хранения, поиска и выдачи по запросу нужнойинформации, поиск (размещение) информации в ИПС осуществляется вручную или спомощью ЭВМ по определённым правилам и в соответствии с принятым информационнымязыком.***
Автоматизированная система управленияАСУ – совокупность математических методов, технических средств(ЭВМ, средства связи) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональноеуправление сложным объектом (процессом) в соответствии с заданной целью.****
Автоматизированное рабочее место АРМ– рабочее место оператора, диспетчера, конструктора, технолога, оснащенноесредствами вычислительной техники для автоматизации процесса переработки иотображения информации, необходимой для выполнения производственного задания.*****
В последнее время возросла рольинформации, используемой на предприятиях, в различных организациях. Можносказать, что она является одним из ресурсов, используемых в деятельностипредприятия. Однако информационные ресурсы отличаются по своим свойствам отресурсов в традиционном понятии (материальных, энергетических,технологических).
*,**,***,***,*****- Большой ЭнциклопедическийСловарь (М. «Советская энциклопедия» 1992 г.).
Основная характеристика ресурсов- их потенциальная эффективность.Потенциальная эффективность минеральных ресурсов, сырья уменьшается по мере ихиспользования. В случае возобновляемых ресурсов их потенциальная эффективностьможет восстанавливаться, но для этого требуется определенный (часто значительный)период. Потенциальная эффективность искусственно создаваемых техническихсредств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их срокомслужбы, и исчезает после списания станка или другого технического средства.Иначе обстоит дело с информационными ресурсами: их потенциальная эффективностьне исчезает после не только однократного, но и многократного использованияодной и той же информации (уменьшение эффективности может быть связано толькос устареванием информации). Более того, принципиальной особенностью информацииявляется ее тиражируемость. Иногда говорят, правда,и о тиражируемости станка, но в этом случае речь идето тиражируемости конструкции станка, идеи, т. е.информации, а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снованужно затратить труд. В то время как при тиражировании информации трудумственный на ее создание больше не тратится, а труд, затрачиваемый наразмножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь приоценке эффективности использования информации.
Таким образом, если учесть тиражируемость н многократностьиспользования, то информация в принципе может иметь практически неубывающуюпотенциальную эффективность. Другой вопрос-фактически реализуемая эффективность. В случае материальных ресурсов ее можнооценить коэффициентом использования материалов, сырья, электроэнергии и т. п.,коэффициентом' полезного действия оборудования и др. технических средств. Приоценке же эффективности использования информации следует иметьв виду еще одну ее принципиальную особенность:информация становится информацией только в случае, когда есть источник.переносчик (в т. ч. передатчик, носитель) и приемник (потребитель), которыйдолжен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать.
Иными словами, создаваемые информационныемассивы только тогда становятся действительно информацией, а соответственно иинформационными ресурсами, когда они «находят» своего пользователя,которому представляется информация именно в то время, когда она ему нужна дляпринятия конструкторских, технологических или управленческих решений.
Виды информационных ресурсов иособенности их использования в различных сферах деятельности еще недостаточноизучены. Свойства информации как ресурса по-разному проявляются в зависимостиот ее характера, источника, формы. Поэтому необходим комплексный (системный) анализ информационныхресурсов, с тем чтобы научиться оценивать возможности их более эффективногоиспользования.
В настоящее время в обществециркулируют разнообразные потоки разной по характеру информации. Более глубокоих начали изучать в 60-е- 70-е гг. всвязи с созданием автоматизированных систем, которые создавались параллельнодля разных сфер деятельности предприятий, организаций, отраслей, регионов.Однако по мере развития автоматизированных систем начинает все большепроявляться их взаимное влияние и взаимодействие различных сферинформационного обеспечения, и в настоящее время начинает все больше пониматьсянеобходимость формирования единой информационной сферы, в которой информациюнеобходимо классифицировать по разным признакам. Например, информационнаясфера предприятия (организации) должна включать в себя весь спектр различныхвидов информации, отображающей состояние и функционирование соответствующихвидов деятельности предприятия.
Разными исследователями предлагались различные способы классификацииинформационного обеспечения.
Так с точкизрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всюинформацию (в основном документальную) принято делить на входящую и исходящую.
В зависимости от сроков хранения различаютпостоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярноизменяющуюся).
Разделяют информацию и по уровням управления: заводская, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая.
По характеру деятельности:конструкторско-технологическая. бухгалтерская, учётно-отчётная, плановая,маркетинговая, кадровая, производственная.
В автоматизированных системах информационноеобеспечение делят на машинное (в памяти ЭВМ) и внемашинное.
Эти классификации в различных сочетанияхиспользуются при индексировании различных документов: писем, приказов,инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своейпрактической деятельности.
История развития.
В истории созданияавтоматизированных информационных системотносительно независимо развивались два направления:
1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как автоматизированных систем управления (АСУ);
2. разработка автоматизированных систем научно-технической информации(АСНТИ).
Работы по их созданию началисьпрактически одновременно в 60-е гг. Первое направление- разработка АИС и АСУ-было инициировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этимпроблемами организационного управления (рост количества информации, трудности сеё обработкой «вручную»).
Зарубежная практика шла по путиразработки отдельных программных процедур, например, для бухгалтерии, учетаматериальных ценностей, и основныеработы проводились в направлении исследования и совершенствования возможностейвычислительной техники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональнуюорганизацию информационных массивов, удобный для пользователя интерфейс,наращивание памяти ЭВМ.
В нашей стране проблема обеспеченияинформацией управленческих работников была поставлена сразу системно. Быларазработана классификация АСУ, в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровнейсистемы управления- для уровня предприятийи организаций, отраслевые, республиканские и региональные и общегосударственнаяавтоматизированная системаАналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг.научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (илиинтегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты)- АСУ объединения, АСУ предприятий иорганизаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексовцехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялисьна АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологическойподготовки производства, АСУорганизацией производства.
Работы по созданиюцентрализованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи спреобразованиями 19-91 гг. Однако, припереходе к рыночной экономике, к правовому государству возрастает роль ещеодного важного вида информации-нормативно-правовой и нормативно-методической, регламентирующей деятельностьпредприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращенииорганизационно-распорядительной документации (текущих приказов и распоряжений,ревизующих командно-административные методы управления).
В дальнейшем, по мере развитияпредприятий и их АСУ, особенно в условиях предоставления большейсамостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческихфункций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов,также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой,стратифицированной. Разделение АСУ на функциональную и обеспечивающуючасти, а последней- на информационноеобеспечение, техническое, организационное, программное и другие видыобеспечения- позволило привлечь дляуточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такойподход к организации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы иускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выборуструктуры отдельных видов обеспечения. Однако, если разрабатывать отдельныепроекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача ихсогласования, взаимоувязки принятых структур этихвидов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому наопределенном этапе развития работ по созданию АСУ был даже сформулированспециальный принцип– единстваинформационного обеспечения, технического и программного, как основных видовобеспечения.
В настоящее время существуетогромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимостипри создании на предприятии автоматизированной системы заниматьсясамостоятельной разработкой прграммного обеспечения.
Оценкаэффективности информационных ресурсов.
При многообразии видов и форм информационныхресурсов проблема их оценки кажется практически неразрешимой.
Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какойинформацией необходимо обеспечивать руководителей, управленческих работников,научных работников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприятия?Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать впервую очередь? Как вообще определить эффективность использования информационныхресурсов?
Увеличение объемов производства,частоты обновления номенклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнениеуправления быстро развивающимися регионами, производственными системами,непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков.В этих условиях стало необходимым оценивать затраты на информационные ресурсы,определять их вклад в эффективность функционирования производственных,образовательных и других систем. В различных науках об информациипредпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационныхпотребностей в теории научно-технической информации введены меры релевантностии пертинентности. Под релевантностью понимается соответствие выдачизапросу; под пертинентностью- соответствие выдачи потребностямпользователя. На практике при оценке значимости информационных массивовавтоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвеннымиоценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основедокументов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п.косвенными количественными характеристиками.
Для решения частных задачрассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительныерезультаты. Однако в случае оценки всей совокупностиинформационных ресурсов желательно иметь возможность сравниватьразличные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопоставимыеоценки полезности различных информационных ресурсов для производственной илииной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечениеболее рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресурсовтрадиционную стоимостную меру практически нереально. Можно, конечно, оценитьэкономическую эффективность и срок окупаемости автоматизации хранения и поискаотдельных видов информационного обеспечения. Однако на основе этих оценокнельзя судить о значимости информации для совершенствования производства илисистемы организационного управления, о полезности информации для научныхисследований, проектного решения.
Опираясь на основную идеюприменения системных представлений при организации сложных экспертиз можнопоставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачуоценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановкезадачи нужно решить две проблемы:
1) системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщecтвoвaния;
2)
Для обеспеченияполноты анализа деятельности предприятия (организации) при формированииструктуры целей следует применять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительноразработанной концепцией его развития.Для оценки степени целесоответствияможно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, чтоданный информационный ресурс будет использован при достижении подцели.Такие оценки можно получать,как оценки относительной важности, относительного вклада информационногоресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникаетпроблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на однуподцель.
Можноиспользовать информационную меру степени влияния ресурса на реализациюподцелей, которая позволяет учесть не только вероятность достижения подцели p,но и вероятность qтого, что данная информация будет использована лицом,принимающим решение, при реализации подцели:
H= - q*log(1-p)
Оценка информационного потенциала H удобнееоценок относительной важности: их можно суммировать; можно учесть не только p но и q; понятие информационногопотенциала лучше воспринимается управленческими работниками.
В реальных условиях могут бытьиспользованы более сложные способы. Например, применить стратифицированноерасчленение. Его суть состоит в том, что выделяют четыре уровня разработки,реализации и оценки информационной системы: эффективность техническая,эффективность экономическая, социальная и функциональная. Затем выбираюткритерии оценки по каждому уровню, далее в соответствии с критериями проводятоценку данной системы, применяя различные математические методы или методыэкспертных оценок.
Построение автоматизированнойинформационной системы.
Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точекзрения:как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локальные вычислительные центры производств, цехов и других подразделений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, документами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программным обеспечением, методическим обеспечением (инструкциями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения; как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.
Если говорить о системе информации, как о сетиинформационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:
1.Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации
2. Оценка модели и выборнаилучшего варианта пути прохождения информации.
При этом используют методику системногоанализа.
Эти два этапа содержат определённые подэтапы.
Этап1. Формированиемодели, отображающей возможные варианты прохождения информации вавтоматизированной информационной системе.
1.1.Отграничение системы от среды(«перечисление»элементов системы).
Подэтапможет выполняться с применением метода «мозговойатаки», а в реальных условиях-методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, врезультате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. Bсоставтаких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС.
1.2. Объединение элементов в группы.
Сложную реальную развивающуюсясистему невозможно «перечислить» полностью. Следует набрав некотороемножество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства,«близости» и предложить способ их объединения.
Этот подэтапможно трактовать как образование из элементов исходного множества некоторыхподмножеств путем перехода от перечисления сходных по какому-то признакуэлементов к названию характеристического свойства этого подмножества. В результатев приводимом примере могут быть образованы подмножества элементов посоответствующим видам обеспечения.
1.3. Формирование из элементовподмножеств новых множеств, состоящих из «пар», «троек»,"п-ок" элементов исходных подмножеств.
Что можно делать с полученным новымимножествами «пар» и «троек”? Иногда в задачах моделирования наэтом этапе можно получить новый результат, который подсказывает путьдальнейшего анализа
1.4. Содержательныйанализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели.
Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системнымпредставлениям и использовать структуризацию в форме иерархической структуры.
Такоепредставление помогает распределить работу между соответствующимиспециалистами, а затем найти дальнейший путь развития модели на основесодержательного анализа сути полученных «пар» и «троек» сточки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач, поставленныхперед системой.
1.5. Разработкаязыка моделирования.
Данный этап можно представить следующим образом:
- разработкасловаря языка моделирования;
- разработкаграмматики (или нескольких грамматик, что зависит от числа уровней модели иразличии правил).
Этап2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта.
2.1.Выбор способа оценки моделей.
2.2. Выбор критериев оценки моделей.
Могут быть приняты такие оценки, как оперативность (время),достоверность (вероятность сбоя при передаче информации, ошибок при ееобработке), трудоемкость, затраты на внедрение, эксплуатационные расходы,сроки внедрения, скорость заполнения форм или ввода информации.
2.3.Оценка моделей.
Способ оценки модели на уровне вариантовэкспертный; для экспертного оценивания могут быть выделены сферы компетентностии привлечены соответствующие специалисты, знающие особенности конкретныхтехнических средств; кроме того, могут быть проведены эксперименты.
2.4. Выбор наилучшеговарианта.
В реальных условиях не обязательнопроходить все подэтапы. Во-первых, существуетмножество разнообразных готовыхпрограмм. Во-вторых, наработан большой опыт в организации информационныхсистем, поэтому, используя его можно создавать системы по аналогии.
Если рассматривать систему информации,как сеть информационных потоков, её можно условно разделить на три основные части: финансовая информация,маркетинговая и внутренняя информация.
Для каждой составляющей допустимыразличные типы построения, которые могут состыковываться друг с другом.
Финансовая информация.
Для построениясистемы финансовой информации необходима следующая информация:
1. — информация, необходимая для управления:остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства втоварных запасах, финансовые показатели—оборачиваемость капитала, ликвидности.
2. Для определенияреальной эффективности деятельности подразделений — отнесение затрат по местуих возникновения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую сприбыльностью подразделений, т.к. поступление средств идет в основном черезслужбу сбыта, однако знание структуры затрат позволяет их оптимизировать.Иногда впервые выполняемая «привязка» дает неожиданную дляруководства картину, обнаруживает положение дел, далекое от ожидаемого.
Здесь важна не только точность, продоставляемых данных, но и скорость ихполучения в случае необходимости. Возможен компромисс между точностьюданных и скоростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость:устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздываниеуправляющего воздействия на ту же неделю.
Кроме того,необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Какправило, подготовка информации невозможна без применения автоматизации итребует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением баланса. Приналичии финансово-экономической службы подготовка может быть распределенаследующим образом: разработка и контроль выполнения— финансовый директор; разнесение затрат— экономист; ввод данных—бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использоватьдля всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухучетазначительно отличаются от принципов постановки управленческой финансовойинформации и противоречат всему предыдущему опыту бухгалтеров.
Эффективность использования финансовойинформации значительно повышается, если управление на ее основе распределеногоризонтально, между основными подразделениями. (Приложение схема 1.)
Маркетинговая информация.
Информация об участниках рынка—поставщиках, покупателях и конкурентах—в томили ином объеме используется предприятием всегда. Даже при,отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу,предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования.Наиболее востребованной является информация о конкурентах и поставщиках: ценыи условия поставки. Реже всего собирается и анализируется информация опокупателях.
Полнаясистема маркетинговой информации включает в себя сведения о предприятии,микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре, политике,ресурсах, технологии в областях, интересующих предприятие).
Построениестратегий в большой степени основано на предпочтениях конечных потребителей,но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она, всвою очередь, зависит от предпочтений тех, кто платит деньги. Информация опокупателях структурируется на предприятии в отделе сбыта. Торговые агенты ипродавцы постоянно выслушивают просьбы, рекомендации и претензии покупателей.Значительная часть информации здесь и теряется, т.к. агент или продавец редкомогут использовать ее в собственной работе. Существенная, по мнению продавца,информация передается «выше», где уже менеджер фильтрует ее иненужную отсеивает. Далее очень изменившийся информационный поток достигаетруководства сбыта, где снова отсеивается информация, которую сбыт использоватьне компетентен. Руководству предприятия попадает дистиллированныйинформационный ручеек, из которого невозможно извлечь пользы. Такая системапостроения называется Вертикальной (Приложение схема 2.).
Обратнаясвязь (реакция на информацию) при вертикальной организации информационныхпотоков очень мала. На практике это означает самостоятельное принятие агентамии продавцами решений, выходящих за их компетенцию. Накопления информации непроисходит.
Горизонтальная информационная система (Приложение схема 3.)предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления.Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ееиспользовать. Преимущества горизонтальной системы: более полное использованиеинформации и сокращение сроков принятия решений. Недостатки: агенты и продавцысамостоятельно решают, кому и какая информация может потребоваться; адекватнаяреакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информациизаинтересованной службе является факультативной нагрузкой, так и длязаинтересованной службы не обязателен ответ агенту; накопления информации непроисходит. Регламентировать процедуру информационного обмена нецелесообразно.
Централизованная информационнаясистема (Приложение схема 4.) предусматривает организацию информационногоцентра, в который информация стекается в полном объеме и где накапливается.Пассивный информационный центр строится на базе компьютернойавтоматизированной системы, в которую информация постоянно заносится и изкоторой распределяется по запросам соответствующих служб. Главный недостатокпассивного центра— отсутствие обратнойсвязи и стимулировании использования информации. Процедуру информационногообмена уже можно регламентировать, однако автоматического поддержания егокачества не происходит.
Активнаяцентрализованная информационная система выполняет также функцию маркетинга:контролирует, анализирует и распределяет информацию. Процедура информационногообмена регламентируется. Информация используется наиболее полно и эффективно.Накопление информации существенно облегчает поиск новых рыночных возможностейпредприятием по мере его развития. К недостаткам системы можно отнести высокуюстоимость ее эксплуатации.
Выбор тойили иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Дляпредприятия с ограниченными ресурсами, ориентированного на работу с одним и темже сегментом рынка, достаточна вертикальная информационная система. Еслиперсонал предприятия образует сплоченную команду, может быть достаточноэффективна горизонтальная система. Централизованная система необходимапредприятию, увеличивающему долю рынка, применяющему диверсификацию или другуюстратегию интенсивного развития.
Обязанности по определению объема, качества и периодичности сбораинформации возлагаются на подразделение маркетинга (если оно существует напредприятии) или на высшее руководство. Контроль использования информациипроизводится службами маркетинга или сбыта. Построение информационной системыв наибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней напредприятии должно выполняться руководством предприятия.
Внутренняяинформация.
Организации внутренней информациипредприятия обычно уделяют мало внимания, отдавая приоритет финансовой имаркетинговой. Между тем система распространения внутренней информации взначительной степени влияет на качество взаимодействия между подразделениямипредприятия, способствует или препятствует развитию предприятия.
Наиболееважны такие аспекты внутренней информации, как адекватное доведение до каждогоработника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства(т.е. прохождение информации «вниз») и доведение до руководствасоответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологийвзаимодействия структур (т.е. прохождение информации «вверх»).
Прохождение информации «вниз»удобно организовать через проведение регулярных совещаний и«оперативок» на уровне руководителей подразделений и вподразделениях. На «оперативках» формулируются задания для персонала,разъясняется, какие именно проблемы будут решаться и почему именно этимспособом. Это позволяет получить большую отдачу от работников, во-первых,потому что исключается возможность ошибки из-за неверно понятого задания и,во-вторых, потому что формируется мотивация—повышается значимость задания. Дополнительную пользу могут принести предложенияработни