Системный анализ на примере Редакции газеты «Балабаново»

Московский Государственный Университет Экономики Статистики и Информатики Семестровая работа по дисциплине: «Теория организации и системный анализ» На тему: Системный анализ на примере Редакции газеты «Балабаново» Выполнила студентка группы ЗММ-201 Татьяна Агафонова Москва 2003 План: 1. Введение 1.1 Актуальность системного анализа для данной организации 1.2

Основные определения системного анализа 2. Анализ проблем 2.1 Обнаружение проблем 2.2 Точная формулировка проблемы 2.3 Анализ логической структуры проблемы 2.4 Анализ развития проблемы в прошлом и будущем времени 2.5 Определение внешних связей с другими проблемами 2.6 Выявление принципиальной разрешимости проблемы 3. Описание организации 3.1

Определение аспекта рассмотрения системы 3.2 Определения объекта 3.3 Выделение элементов 3.4 Определение подсистем 3.5 Иллюстрации 4. Построение дерево-целей 5. Проектирование организации для достижения целей 6. Заключение 7. Список литературы 1.Введение 1.1 Актуальность системного анализа для данной организации Цель ТО и СА изучение закономерностей, построение и формирование систем, методов их анализа применение

изученных закономерностей для построения оптимальных структур организации. Основное в системном анализе это найти методы решения, для найденной проблемы, что актуально для данного предприятия. 1.2 Основные определения системного анализа Системный анализ – логически связанная совокупность теоретических и имперических знаний из области математики, естественных наук и опыта разработки сложных систем обеспечивающие повышение обоснованности решения

конкретной проблемы. Система – конечное множество функциональных элементов и отношение между ними выделенное из Внешней среды с определённой целью в рамках некоторого временного интервала. Проблема – возможная цель для которой ещё не найдены пути её достижения или не представляется возможным выделить ресурсы для её решения. Цель –желаемый результат деятельности системы достижимый в пределах некоторого интервала времени Элемент – предел деления системы с точки зрения аспекта рассмотрения или

решения поставленной задачи. Подсистема – это относительно независимая часть системы, выполняющая задачи в рамках общей цели системы, сохраняющая основные свойства системы, так же допускающая разложение на составные части. Компоненты – это совокупность однородных элементов системы (выборка по определённому признаку). Внешняя среда – это совокупность всех объектов изменение свойств, которых влияет на системы и/или тех объектов, чьи свойства меняются в результате изменения системы.

2.Анализ проблем 2.1 Обнаружение проблем Вот уже на протяжении полтора года работы Редакция газеты «Балабаново» находиться в «подвешенном состоянии», истощения финансовых ресурсов, немногочисленный персонал, работающий в организации, не регулярно получает зарплату и социальные пособия Руководитель организации предпринимает все возможные меры для того, что бы вовремя выплачивать заработную плату и повысить оную. 2.2 Точная формулировка проблемы

Одной из главных проблем рассматриваемой организации является недостаточное финансирование со стороны Администрации муниципального образования «город Балабаново» и недостаток рекламодателей (от эффективности работы рекламного отдела зависит - выживет ли газета, ведь 70% денег поступающих на расчетный счет редакции – это деньги от «продажи» рекламной площади). 2.3 Анализ логической структуры проблемы Проблема достаточно обширная, так как охватывает всю организацию, поскольку напрямую связана с принятием

управленческих решений. 2.4 Анализ развития проблемы в прошлом и будущем времени В прошлые годы эта проблема не стояла так остро, в силу того, что газета состояла из восьми полос, была черно-белой (что значительно сокращало расходы на услуги типографии) и в редакции работало 8 штатных работников. Но время не стоит на месте. Нельзя быть конкурентно способным печатным изданием, стоя на месте. Нужно было развиваться, делать что-то новое, интересное для читателя и привлекательное для рекламодателя,

повышать тираж. За все время существования газеты заработная плата сотрудников ни разу не повышалась… 2.5 Определение внешних связей с другими проблемами Повторимся, что проблема недостатка рекламодателей главная для организации, поскольку из неё вытекают остальные. Второстепенной и тесно связанной с первой проблемой является минимальное финансирование редакции администрацией МО «г. Балабаново» отвержение ей доводов о необходимости увеличения финансирования.

Что ведёт за собой элементарную потерю кадров, невозможности внедрять новые проекты и соответственно прибыли. Именно поэтому в коллективе существует конфликт между руководством и подчиненными. 2.6 Выявление принципиальной разрешимости проблемы Проблема разрешима несколькими способами, которые так же могут использоваться в комплексе. Во-первых, это увеличение финансирования со стороны администрации

МО «г. Балабаново». Что позволит внедрять новые, прибыльные проекты что позволит сделать розничную стоимость газеты больше, увеличить тираж и соответственно количество подписчиков, торговых точек и точек бесплатного распространения. Во-вторых, нужно несколько изменить интерфейс и направленность газеты для привлечения рекламодателей Далее нужно расширить самые перспективные отделы такие как: отдел рекламы, отдел сбыта и продажи продукции. Так же не лишним было бы нанять несколько внештатных корреспондентов которые могли

бы внести в газетные полосы глоток свежей информации и сделать ее более читаемой. 3.Описание организации 3.1 Определение аспекта рассмотрения системы «Редакция газеты «Балабаново» рассматривается в данной работе с точки зрения управления финансами, так как именно в финансовом обеспечении организация испытывает трудности. 3.2 Определения объекта В качестве системы изучается целая организация. Поскольку проблема недостаточного финансирования присутствует во всех отделах, то проблема оказывает

влияние на всю организацию. Главной задачей для данного заведения является выпуск газеты (периодического печатного издания). Редакция функционирует за счёт своих средств и за счет финансирования АМО «г. Балабаново». Испокон веков у человечества была потребность фиксировать наиболее значимые события любыми доступными способами. Наиболее точное представление о том или ином времени мы получаем из средств массовой информации, соответственно главной целью функционирования является получение прибыли и достоверное

информирование горожан. 3.3 Выделение элементов Элементами, касающиеся конкретной проблемы, в данной системе являются: Руководитель предприятия (он же является Главным редактором)- главная функция которого принимать главные управленческие решения по различным вопросам. Решение о найме и увольнении персонала. Привлечение авторов для написание статей, печатаемых в издании, их предвыпускное редактирование, и подпись материалов в печать;

Выпускающий редактор – осуществляет контроль за верткой издания и рекламных макетов, производит основное редактирование материала; Главный бухгалтер предприятия – Основной функцией данного работника является: ведение бухгалтерского учёта на предприятии, распределение средств Кассир – основной функцией данного работника является выдача заработной платы и денег на приобретения расходных материалов сотрудникам редакции, контроль за правильностью заполнения расходных и приходных

кассовых ордеров; Ответственный секретарь – выполняет функции делопроизводителя, координирует работу секретаря; Секретарь – осуществляют набор текстов на компьютере, прием звонков, отправку почты, мелкие поручения; Корреспонденты – осуществляют поиск и написание материалов для очередного выпуска; Корректор – осуществляет корректирование материалов подписанных в номер; Верстальщик – осуществляет компьютерную вёрстку; Макетировщик – осуществляет вёрстку рекламных макетов;

Заведующий отделом рекламы – осуществляет координацию работы сотрудников рекламного отдела, заключает договора с рекламодателями и спонсорами; Работники рекламного отдела – осуществляют поиск рекламодателей и обсуждение с ними подачи модуля в газету; Водитель – обеспечивает содержание редакционного транспорта в надлежащем состоянии и доставляет сотрудников редакции до места назначения. Эти элементы выделены с точки зрения поставленной нами проблемы на данном предприятии.

3.4 Определение подсистем Подсистемами на данном предприятии будут являться отделы работающие самостоятельно, но для достижения одной цели – выпуска газеты: Руководство предприятием Отдел вёрстки и печати Отдел рекламы и продажи продукции Бухгалтерия 3.5. Организационная структура организации при выбранном конкретном механизме управления процесс управления может быть организован по-разному, а один и тот же процесс управления может быть

реализован в различных оргструктурах. Такая неоднозначность способов решения задач дает возможность без потери уровня результата гибко учитывать особенности конкретной организации, состава и возможности ее членов, сложившейся ситуации. Это объясняет огромное разнообразие в литературе и практике вариантов структуризации процесса управления на функции и распределения их по исполнителям. Можно выделить следующие структуры: 1. Линейная структура 2.

Кольцевая структура 3. Колесо 4. Звезда 5. Иерархическая 6. Штабная структура Иллюстрации Схема организационной иерархии: Главный редактор Зав. Отделом рекламы Выпускающий редактор Главный бухгалтер Ответств. секретарь Водитель Секретарь Сотрудники отд. рекл. Корректор Верстальщик Кассир

Макетировщик 4.Построение дерево-целей Для построения дерева-целей мы будем использовать метод декомпозиции. Дерево-целей демонстрирует какими способами можно разрешить найденную проблему. 5.Проектирование организации для достижения целей Для выполнения заданной цели предприятию нужно: Организовать практику на предприятии для студентов профильных ВУЗов, с последующим наймом лучших практикантов на работу

Принудительные увольнения сотрудников достигших пенсионного возраста Сокращение трудовой нагрузки и ответственности у работников пожилого возраста, путём перевода их в должность консультантов или перевода на неполный рабочий день. Данные меры позволят снизить количество пожилых сотрудников на предприятии; повышение трудоспособности на предприятии; выполнение работ в поставленные сроки; повышение качества товара; снижение конфликтов

в коллективе; уменьшение расходов на «лишних» сотрудников. В общем и целом эти меры ведут к увеличению прибыли предприятия. 6.Заключение Итак проблема найдена, методы решения обозначены, цели поставлены. Организации предстоят большие перемены, для того чтобы решить поставленные задачи. Теперь придётся пересмотреть всю свою управленческую политику.

Придётся обновить свои трудовые ресурсы, что потребует не малых материальных затрат. Придётся менять принципы работы с персоналом. Возможны затраты на обучение новых, ещё неопытных, служащих. Целостная система предприятия может не вполне адекватно воспринять нововведения по началу, но если выше приведённые меры осуществлять поэтапно и в нужный момент, они могут оказаться весьма эффективными в решении проблемы с персоналом на данном предприятии.

7.Список литературы В данной работе использовались материалы методичек по дисциплине «ТО и СА», а так же личный опыт работы в Муниципальном Учреждении «Редакция газеты «Балабабново»