Нормативно-методическая база

Нормативно-методическая база (НМБ). 1-Состав НМБ. НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. НМБ включает в себя: 1.Законодательные акты

РФ в сфере информации и документации. 2.Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. 3.Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

4.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства. 5.Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий. 6.Гос. Стандарты на документацию. 7.Унифицированные системы документации. 8.Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.

9.Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ. 10.Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда. 11.Нормативные документы по организации архивного хранения документов. 2-Законодательство РФ, правовые акты президента, правительства

РФ, федеральных органов, органов исполнительной власти в области документационного обеспечения. Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс РФ. Первая часть, которого принята 21 октября 1994, вторая 22 декабря 1995. Регулируются гражданские правоотношения гражданский кодекс, который устанавливает виды и разновидности документов создаваемых в целях: фиксация актов гражданских взаимоотношений; регистрация фактов их возникновения

и прекращения; подтверждение правоотношений и др. Наряду с гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами: 1.Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 №5154-1. Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ. 2.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 июня 1995 №24-ФЗ. Устанавливает, что информационные ресурсы (документы и

массивы документов) являются объектами отношений физ-х, юр. лиц и гос-ва, и защищаются законом наряду с др. ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: Порядок документирования информации; Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; Документы и массивы документов в информационных системах;

Категории информации по уровням доступа к ней; Порядок правовой защиты информации. Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами предусмотренные законодательством РФ, в том числе имеет право: Назначать лицо осуществляющего хозяйственное введение информации ресурсами или оперативное управление ими; Устанавливает в пределах своей компетенции режим и правила обработки и защиты информационных ресурсов и доступа к ним; Определить условия распоряжения документами при их

копировании и распространении. Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента РФ «Об основах гос. политики в сфере информации» от 20 января 1994, в постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994, «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996; 3.Закон РОФ «Об участии в международном обмене информационном обмене» от 4 июля 1994

№85-ФЗ. Направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене. Закон определяет объекты и субъекты. Объекты международного информационного обмена могут быть: документационная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги и средства международного информационного обмена. Субъектами являются РФ, субъекты РФ, органы гос. власти, органы местного самоуправления, физ.

И юр. лица РФ, физ и юр лица иностранных государств, и лица без гражданства; 4.Закон «О гос. тайне» от 21 июля 1993 №5485. Регулирует отношения, возникающие в связи и отнесением сведений к гос. тайне. Их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности РФ. Положения этого закона нашли отражение в Указе Президента «Об утверждении перечня сведений отнесенных к гос. тайне» от 30 ноября 1995.

Постановление правительства РФ «О перечни сведений, которые не могут быть составлять коммерческой тайны» от 5 декабря 1991. Постановление пенсионного фонда РФ «Об утверждении перечня сведений составляющих конфиденциальную информацию» от 30 августа 5.Основа законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах». Принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993, направленные на совершенствования организации архивного

дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза документов за границу. Регулируют формирование, организацию, хранение, учет, использование архивных фондов и управление ими. В развитие основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах приняты указы: Указ Президента РФ от 17 марта 1994 «Об утверждении Положения об Архивном фонде

РФ», постановление Совета Министров-Правительства РФ от 3 марта 1993 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводство. Законодательство РФ регулирует и др. сферы деятельности тесно связанные с документным обеспечением. 3-Гос. стандарты на документацию. Закон «о стандартизации» от 10 июня 93г. Стандарт–деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

1.Безопасности продукции, работ и услуг для окр. среды, жизни, здоровья, имущества; 2.Тех и информ совместимости, а также взаимозаменяемости прод-ии; 3.Кач-ва прод-ии, работ и услуг в соответ. с ур-нем развития науки, техники, технологий, единства измерений; 4.Экономии всех видов ресурсов; 5.Безопасности хоз. объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и др чрезвычайные ситуации;

6.Обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным док-ам по стандартизации относятся: 1.ГОСТ, применяемый в установленном порядке; 2.международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; 3.общеросс. классификаторы технико-экон и социал инф-ии; 4.стандарты отраслей, предприятий, научно-технич и инженерных обществ и др обществ объединения.

Госстандарты и общеросс классификаторы технико-экон и соц инф-ии принимает Госстандарт РФ. Требования, устанавливаемые стандартами, общеобязат для всех гос органов упр-ия и субъектов хоз деятельности всех форм собственности.Все Госстандарты объединены в единую госсистему стандартизации. Единая госсистема стандартизации–это иерархически организованная система классификации и кодирования самих госстандартов. Самостоят комплекс сост-ют стандарты на унифицир системы документации и единую

систему классификации и кодирования технико-экон инф-ии: ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экон инф-ии»; ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицир системы документации. Запись инф-ии унифицированных док-ов в коммуникативном формате»; ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицир системы документации. Придание юр силы док-ам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыз средствами вычислит техники.

Общие положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец» ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет». ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированная система документации. Ситсема организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению док-ов» ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 4-Унифицированные системы документации (УСД). Цель УСД: Унификация производится с целью кол-ва применяемых в деятельности предприятий док-ов; типизации их формы; снижения трудовых, временных и мат затрат на их подготовку и обработку; достижения информ совместимости автоматизированных баз данных.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих док-ов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экон и социал инф-ии, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся В УСД. В наст время действует 8 УСД: 1.Унифицированная система (УС) организационно-распорядит документации

(УС ОРД); 2.УС банковской документации; 3.УС финансовой, учетной и отчетной бух документации бюджетных учрежедений и орг-ий; 4.УС отчетно-статистической документации; 5.УС учетной и отчетной бух документации предприятий; 6.УС документации по труду; 7.УС документации Пенсионного фонда РФ; 8.УС внешнеторговой документации. 5-Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации. Эти классификаторы обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на 3 группы: 1.общероссийские; 2.отраслевые; 3.классификаторы предприятий. С точки зрения содержания классификаторы делятся на 3 группы:

1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управленческой деятельности экономических и социальных показателях. К ним относятся: общероссийский классификатор (ОК) стандартов (ОКС), ОК продукции (ОКП), ОК валют (ОКВ), ОК единиц измерения (ОКЕИ), товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД). 2.Классификаторы информации об организационных структурах.

К ним относятся: ОК органов гос. власти и управления (ОКОГУ), ОК предприятий и организаций (ОКПО), ОК экономических районов (ОКЭР), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), ОК пунктов погрузки и выгрузки на ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ). 3.Классификаторы информации о населении и кадрах. К ним относятся: ОК информации по социальной защите населения (ОКИСЗН),

ОК специальностей по образованию (ОКСО), ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК информация о населении (ОКИН). Структура и содержание классификаторов технико-экономической информации на примере ОК управленческой документации выглядит следующим образом: - ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов разрешенных к применению в народном хоз-ве. Он предназначен для решения следующих задач:

1.регистрации форм документов; 2.упорядочивание информационных потоков в народном хозяйстве; 3.сокращение количества применяемых форм; 4.исключения из обращения неунифицированных форм документов; 5.обеспечение учетом и систематизацией унифицированных форм; 6.обеспечение учетом и систематизацией документов на основе их регистрации; 7.контроля за составом документов и исключения дублирования информации применяемой в сфере управления;

8.рациональная организация контроля за перемещением и применением унифицированных форм документов. Объектами классификации ОКУД являются: -общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ, разработчиками унифицированных систем документов (УСД). В ОКУД применены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные

УСД. (Пр.: 0202 – унифицированная система ограничения распределения документации). Код унифицированной системы состоит из 7 цифр и контрольного числа. В ОКУД принята иерархическая классификация с 3 ступенями. Каждая позиция классификации состоит из 2 блоков: 1.блок идентификации; 2.блок наименований объекта классификаций. Идентификация унифицированной формы производится через классификацию.

Код в ОКУД строится след. образом: ХХ ХХ ХХХ Х В кодовом обозначении унифиц. формы документа отражены след. признаки классификации: 1.1 и 2 знаки (класс форм) – принадлежность унифицированного документа к соответствующей унифицированной системе документации; 2.3 и 4 знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; 3.5,6 и 7 знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри класса.

Кроме того, 6 унифицированная система отчетной документации (класс 06) помимо кодового обозначения унифицированной формы докум. контрольного числа и наименования формы содержится также индекс и периодичность представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений сложившихся в органах гос. статистики. 6-Гос. системы документационного обеспечения управления. Основные требования к документам. ГСДОУ – это совокуп. принципов и правил, устанавливающих единые требования

к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах гос. управления на предприятиях Основные цели ГСДОУ: 1.в упорядочении документооборота организации; 2.сокращение кол-ва и повышение качества документов; 3.создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации; 4.совершенствование аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждения, организации, включая документы создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения ГСДОУ охватывают след. положения: 1.документирование управленческой деятельности; 2.организации работ с документацией; 3.механизации и автоматизации работ с документами;

4.организация службы ДОУ. Раздел документирования управленческой деятельности содержит: 1.Положения, определяющие состав управленческих документов; 2.Основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации; 3.Оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы; 4.Содержит общие требования к составлению документов.

Раздел организации работы с документами устанавливает принципы и порядок: 1.принципы и порядок документооборота организации; 2.построение информационно-поисковой системы по документам учреждения; 3.контроля исполнения документов; 4.подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение. Положения ГСДОУ внедряются в практике путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству,

методик, правил, рекомендации по различным аспектам. Унификации состава и формы управленческих документов. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления. Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, которая была разработана в 1993 году.