Разработка и создание базы данных "Продовольственные товары"

«Продовольственные товары» в системе управления базами данных ACCESS СОДЕРЖАНИЕ Введение … 1. Проектирование базы данных …. 1. Анализ предметной области… 2. Построение информационно-логической модели базы данных … 3. Логическая структура базы данных … ……. 2. Создание базы данных … ….… 1. Краткая характеристика СУБД Access ….…… … 2. Разработка структуры таблиц ….………… 13 2.3.

Ввод данных ….………….…… 4. Создание схемы данных ….………….… … 5. Создание форм ….………… … 6. Создание запросов … ……… 7. Создание отчётов ….…….… 23 Заключение ….…….…. 28 Список использованной литературы … 29 Введение Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность

работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна: • обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы; • позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей; • обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек; • выполнять точный и полный анализ данных. Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать

возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК, в целом, и СУБД, в частности, менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ. Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить:

Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент–сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности,

любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых

приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. В одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических»

СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент–сервер». Актуальность данной работы заключается в том, что можно на практике убедиться, как упорядоченное и централизованное хранение информации, облегчает процесс работы предприятия и делает его более конкурентоспособным на современном рынке. Целью моего курсового проекта является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике

базы данных «Продовольственные товары» в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access». Основные задачи: 1. Обеспечение хранения в БД всей необходимой информации. 2. Обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам. 3. Сокращение избыточности и дублирования данных. 4.

Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании данных, исключение их потери и т.д. 1. Проектирование базы данных 1.Анализ предметной области. Создание любой базы данных начинается с исследования предметной области. Это самый важный этап в проектировании БД, ведь от того, насколько правильно исследована предметная область, зависит дальнейший успех всего проекта, т.к. если ошибка допущена на этой стадии, то исправить

её в большинстве случаев бывает очень сложно. Результатом этого этапа являются формализованные спецификации, которые служат основой для дальнейшего проектирования. На основании темы работы, предметную область неформально можно описать так: «Существует склад производственных товаров. Необходимо автоматизировать процесс продажи товаров, вести базу данных товаров, которые будет достаточно просто найти по названию или по производителю, и сообщить заказчику о наличие такового, назвать

цену и выставить счет». Исходя из этого, учет деятельности склада состоит из следующих операций: 1. учет товаров (продуктов), находящихся в наличие 2. учет заказчиков, сотрудничающих со складом 3. учет их заказов Для автоматизирования этих операций и объективного анализа деятельности нужно сформировать базу данных. Ее можно представить как совокупность таблиц, связанных между собой. Данная система предназначена для автоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации,

формирования выходных документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в течение всего рабочего дня. Я считаю, что базы данных очень важны в наше время, чтоб чего-то не упустить и все верно учесть. В моем курсовом проекте количество наименований товаров не так велико, как должно быть действительно на складе, но эта проблема предусмотрена: можно добавлять-удалять товары, города, клиентов, что предоставит легкость изменении склада. Данный курсовой проект выполнен в среде

Microsoft Office Access. Эта информационная система столь удобна, что с ней смогут работать в дальнейшем пользователи-непрограммисты. Эта база данных облегчит работу сотрудников склада, они смогут получать необходимую информацию, редактировать ее, вести необходимый учет и составлять отчеты, что также сэкономит их время и повысит конкурентоспособность предприятий. 1.2. Построение инфологической модели базы данных

Концептуальное (инфологическое) проектирование – построение формализованной модели предметной области. Такая модель строится с использованием стандартных языковых средств, обычно графических, например ER-диаграмм. Такая модель строится без ориентации на какую-либо конкретную Следующим этапом проектирования базы данных является построение концептуальной модели данных, которая предназначена для более естественного для человека представления информации, которая будет храниться

в базе данных. Чаще всего для этого используется модель сущность-связь, суть которой состоит в определении следующих элементов: • сущность – объект, который предполагается описывать в базе данных • атрибут – характеристика сущности (объекта) • ключ – уникальный атрибут сущности, по которому можно однозначно определить тот или иной объект и который может быть как реальным атрибутом (номенклатурный номер детали, табельный номер рабочего), так и мнимым ключом (код детали или код насоса, автоматически генерируемый

при добавлении новых данных) • связь – возможность ассоциировать две или более сущности и отыскивать одни сущности по значениям атрибутов других СУБД. Существует некоторый склад, занимающийся куплей-продажей продовольственных товаров. Товар имеет определенные характеристики, такие как код товара, название товара, страна изготовитель, цена, дата производства, срок годности, наличие товара на складе. Склад имеет необходимую информацию о заказчиках, с которыми сотрудничает, она хранится в базе данных.

Покупатель (заказчик) совершает сделку (заказ) со складом, которая, в свою очередь, характеризуется номером заказа, датой заказа, суммой заказа и т.д. Концептуальная модель моей базы данных имеет следующий вид: Таблица Товар включает в себя такие поля как: Код товара, Название товара, Страна изготовитель, Цена, Дата производства,

Срок годности, Наличие на складе. Таблица Заказчик включает в себя такие поля как: Код заказчика, Название организации, Город, Адрес, Контактный телефон. Таблица Заказ содержит такие поля: Код заказа, Код заказчика, Дата заказа. Таблица Состав заказа включает в себя такие поля как: Код заказа, Код товара, Кол-во товара. Таблица Оплата включает в себя такие поля как:

Номер счёта, Номер заказа, Код заказчика, Сумма, Дата оплаты. Для каждой сущности выбран ключ. Ключ – одно или несколько полей, позволяющих идентифицировать записи в таблице или организовать связи между таблицами. Ключ определяется с помощью команды меню ПравкаКлючевое поле либо с помощью кнопки с изображением ключа на панели инструментов Конструктор таблиц. 1) Таблица Товар – ключевое поле

Код товара; 2) Таблица Заказчик – ключевое поле Код заказчика; 3) Таблица Заказ – ключевое поле Код заказа; 4) Таблица Состав заказа – ключевое поле не выбираем; 5) Таблица Оплата – ключевое поле Номер счёта. Все ключевые поля являются идентификационным номером, что облегчает работу с данными. 1.3. Логическая структура базы данных

Цель данного этапа – описать логическую структуру будущей базы данных. Для этого необходимо выбрать модель данных (иерархическая, сетевая или реляционная) в соответствии с условиями использования самой базы данных и учесть всю специфику работы с выбранной моделью данных. Для данного курсовой проекта я выбрала реляционную модель данных, т.к. она является наиболее удобной для реализации подобного проекта. Для реляционной модели данных характерно соблюдение следующих особенностей:

• ликвидация избыточности данных, т.е. недопустимо многократное повторение значительных по размеру данных в одном отношении. Решение этой проблему – использование кодов объектов • соблюдение целостности данных – для каждого значения внешнего ключа в подчинённом отношении в главном отношении должен найтись кортеж с таким же значением первичного ключа. • отсутствие аномалий базы данных – отсутствие таких явлений, как избыточность, противоречивость (вызванная только частичным обновлением данных), включение (невозможность

ввести данные в отношение, вызванная отсутствием других данных), удаление (непреднамеренная потеря данных, вызванная удалением других данных) и др. • соответствие отношений нормальным формам: существует несколько нормальных форм отношений, каждая из которых имеет свои условия соответствия этой форме. Отношения базы данных должны соответствовать хотя бы третьей нормальной форме. Существует несколько правил преобразования концептуальной модели в логическую: • каждая сущность представляется

в виде отношения, которое состоит из первичного ключа (ключевого атрибута) и набора атрибутов этой сущности • каждая связь вида один-ко-многим осуществляется переносом первичного ключа главного отношения • каждая связь вида многие-ко-многим представляется в виде нового отношения, при этом необходимо использовать внешние ключи для идентификации участников связи и определить ограничения на внешние ключи • необходимо задать условия целостности базы данных Рис.1.3.1. Взаимосвязь между таблицами (схема данных)

Все таблицы связаны между собой. Все связи таблиц, как видно из схемы, имеют отношение "один ко многим". Связь один к одному (1:1) предполагает, что один экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности. Связь один ко многим (1:М) означает, что один экземпляр одной сущности может быть связан с несколькими экземплярами другой сущности. Связь многие ко многим (М:М) означает, что один экземпляр первой сущности может быть связан с нескольким

экземплярами второй сущности и наоборот. 2. Создание базы данных 2.1. Краткая характеристика СУБД Access Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели

данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные

имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить.

Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры. Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции: • добавить в базу данных одну или несколько записей; • удалить из базы данных одну или несколько записей; • найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию; • обновить

в базе данных значение некоторых полей. Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие

СУБД называются реляционными. MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД.

Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами: • доступность в изучении и понятность позволяют

Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных; • СУБД полностью русифицирована; • возможность использования OLE технологии; • интегрированность с пакетами Microsoft Office; • поддержка WWW-идеологии (только в Access 97); • визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может

существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi; • широко и наглядно представлена справочная система; • наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов. Информационные данные в наши дни все чаще рассматриваются как важные стратегические ресурсы, которые важно организовать так, чтобы их ценность была максимальной. Перерабатывать большие объемы информации в заданные сроки практически невозможно без использования

БД. 2.2. Разработка структуры таблиц Структура таблиц разрабатывается путем анализирования предметной области. Строится таблица с помощью конструктора, где определяются названия полей и тип данных. Для каждого поля с характерным типом данных существует набор свойств, которые можно изменять с учетом требований, которые определяет разработчик. Рис.2.2.1. Структура таблицы «Товар» В верхней части окна конструктора указываются имена полей и определяется тип

данных полей. В нижней части окна конструктора для каждого поля можно изменить набор свойств, соответствующих определенному типу данных. Рис.2.2.2. Структура таблицы «Заказчик» Рис.2.2.3. Структура таблицы «Заказ» Рис.2.2.4. Структура таблицы «Состав заказа» Рис.2.2.5. Структура таблицы «Оплата» 2.3. Ввод данных Ввод данных производится путем заполнения пустых полей.

Информация берется из заранее подготовленного источника и заполняется строго определенно, т.е. соответствующая тематика информации заполняется в соответствующее поле. Рис.2.3.1. Заполнение таблицы «Заказчик» данными На рисунке 2.3.1. изображена таблица «Заказчик», в которой находится информация заказчиках, их адрес и контактный телефон. Рис.2.3.2. Заполнение таблицы «Товар» данными В приведённой выше таблице содержатся данные о имеющихся

на складе товарах, их стоимости, стране изготовителе, сроке годности и наличии товара на данный момент времени. Данные этой таблицы вводятся менеджером по мере поступления товаров на склад и могут изменятся, в зависимости от продаж, от колебания цен и т.д. 2.4. Создание схемы данных Схема данных – это графическое изображение взаимосвязей реляционных таблиц. Важнейшей задачей, которую позволяет решить схема, является обеспечение логической целостности данных

в базе. Создание схемы данных производится путем добавления таблиц на форму, после чего строятся связи между таблицами, с учетом сохранения целостности данных и каскадного обновления связанных полей. В итоге получаем схему данных нашей базы данных, где наглядно представлены существующие в базе данных таблицы и связи между ними, с соответствующей типологией отношений. На моём складе схема данных содержит следующие таблицы: «Товар», «Заказчик», «Заказ», «Состав заказа»,

«Оплата». Рис.2.4.1. Функция, с помощью которой производится добавление таблиц в схему данных Рис.2.4.2. Функция, с помощью которой создаются связи между таблицами в схему данных Схема данных Склада продовольственных товаров изображена на Рис.1.3.1 на стр.10 данного курсового проекта. Важнейшей задачей, которую позволяет решить схема, является обеспечение логической целостности данных в базе. Это может быть достигнуто за счет задания определенных

свойств для связи. Чтобы это сделать, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши, указывая на линию схемы, обозначающую связь. После этого опять откроется окно Изменение связей, где, включив флажок Обеспечение целостности данных, можно по выбранной связи задать как каскадное обновление значений для связанных полей, так и каскадное удаление связанных записей. 2.5.Создание форм Форма – аналог карточки, в которой введены данные по одному конкретному объекту.

Формы служат для представления данных, содержащихся в таблицах, в наглядном виде. С помощью форм можно отображать, изменять и анализировать информацию, находящуюся в таблицах и запросах БД. Создать форму можно с помощью конструктора форм, ну или как в нашем случае более простой вариант создания, с помощью мастера форм, есть еще автоформы, но к ним мы обращаться не будем. Рис.2.5.1. На первом шаге Мастер форм предлагает выбор источников полей и самих полей, которые необходимы

для построения формы. На втором шаге в Мастере форм необходимо указать вид формы. На третьем шаге Мастер форм предлагает выбор стиля формы. В первую очередь это подразумевает задание фона, шрифтов, рельефа подписей. На четвертом шаге Мастер форм предлагает задать имя формы. Рис.2.5.2. Форма «Заказчики» По такому же принципу в моём курсовом проекте создана форма «Товар», в

которой находятся все необходимые сведения о товарах. 2.6. Создание запросов Запрос – это операция, которая объединяет в себе основные режимы обработки данных: сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников (таблиц), преобразование данных. Основное назначение запросов – осуществлять выбор интересующей нас информации из базы данных.Создавать запросы возможно с помощью Конструктора запросов или используя

Мастер. Запросы делятся на простые и сложные. Простой запрос содержит не более одной таблицы, а сложный может обращаться к данным из нескольких таблиц и содержать вычисляемые поля. Шаг 1: Выберем в окне Новый запрос строку Простой запрос. Рис.2.6.1. Шаг 2: Выберем таблицу «Заказчик» и выберем следующие поля: код заказчика, название организации и контактный телефон. Рис.2.6.2. Таблица запроса «Заказчики», с помощью которой можно получить необходимую

информацию о заказчиках. Создадим сложный запрос с вычислениями «Сумма со скидкой» Выберем создание запроса с помощью Конструктора .В качестве источников выберем таблицу «Заказчик» и «Оплата», в полях выберем соответственно код заказа, название организации, сумма и дата оплаты. В четвертом поле создадим выражение, чтобы в результат выводилась сумма заказа со скидкой 5%, для этого вводим следующее выражение: Сумма со скидкой: [Сумма]*0,95.

Эта операция выполняется при помощи построителя выражений . И дополнительным условием будет то, что скидка действительна, если сумма заказа превышает 400руб: Условие отбора >400 Рис.2.6.3. Запрос «со скидкой» в режиме конструктора Рис.2.6.4. Конечный результат запроса «со скидкой» Создадим запрос с параметрами: Откроем созданный раннее запрос по цене в режиме конструктора.

Изменим его так, чтобы товары находились со стоимостью не более заданной, причём задаваемая цена может меняться. Рис.2.6.5. Созданный ранее запрос по цене. Изменим условие отбора в поле Цена следующим образом: <=[Предельная цена товара] (При формировании запросов с параметрами для указания критерия отбора используются квадратные скобки). Рис.2.6.6. Запрос по цене в режиме конструктора с уже изменённым условием отбора.

Выполним команду Запрос&#61590;Запуск. В результате выполнения этого запроса на экране появятся окно, в которое не¬обходимо внести предельное значение цены, а затем окно с результатами отбора записей по запросу: Запросы с параметрами целесообразно использовать тогда, когда по одному запросу необходимо периодически осуществлять работу с данными при изменяющихся значениях в критерии поиска. При формировании запросов с параметрами для указания критерия отбора используются квадратные скобки.

2.7.Создание отчётов Использование отчетов является удобным и эффективным способом отображения результирующей информации. Отчеты можно создавать несколькими способами 1. С помощью автоотчета (выбор источника записей и макет документа) 2. С помощью мастера отчетов (пошаговое создание) 3. С помощью конструктора отчетов (полностью формируется пользователем) В данном курсовом проекте создадим отчет с помощью мастера.

В отчетах присутствует несколько разделов: заголовок, верхний и нижний колонтитул, область данных и примечание отчета. Рассмотрим на примере создания отчёта о товарах, которых нет в наличии: Для этого выберем функцию создание отчета с помощью мастера, в качестве источника возьмем запрос «Нет в наличие» и выберем поля для отчета: Код товара, Название товара, Страна изготовитель и Цена. Рис.2.7.1. Выбор полей для отчёта.

Далее мастер создания будет действовать самостоятельно, предлагая создателю только выбрать уровни группировки и форму и стиль заполнения отчета: Рис.2.7.2. Добавление уровня группировки Рис.2.7.3. Выбираем вид макета для отчёта Рис.2.7.4. Выбираем требуемый стиль В результате пройденных шагов получим отчёт о товарах, не имеющихся в наличии на складе. Он имеет следующий вид: Рис.2.7.5. Отчёт «Нет в наличии»

Аналогичным образом будет создан отчет «Страна изготовитель – Италия». Рис.2.7.6. Отчёт «Страна изготовитель Италия» Заключение Проделав работу по созданию базы данных, можно подвести итог, что данная область IT - индустрии просто незаменима в создании серьезных проектов в любой сфере деятельности современных предприятий, фирм, заводов. Владея таким мощным средством как проектирование баз данных, можно создавать

гибкие, а самое главное надежные информационные системы. При проектировании информационных систем использование реляционной модели базы данных является самым подходящим методом. Нормализация отношений разработанной базы данных позволила устранить ошибки внесения, удаления, обновления, дублирования данных, что особенно важно при работе с базой данных пользователей непрофессионалов. В ходе данного курсового проекта была разработана автоматизированная информационно-

справочная система хранения и обработки информации оптового склада, которая способствует быстрому поиску необходимых данных при минимальных затратах времени. Практическая реализация информационной системы, в основе которой лежит проектирование предметной области "Склад продовольственных товаров", и логической схемы БД, являющейся информационным ресурсом разрабатываемой системы, была выполнена с использованием

СУБД Access, однако ее разработку можно было реализовать в любом другом коммерческом пакете реляционного типа. Разработанная база данных является законченным программным продуктом для поддержания информационных потребностей, и может быть легко расширена при изменении информационных потребностей пользователя без потери ранее занесенной информации. Список используемой литературы: 1. Бекаревич Ю Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. –

СПб: ВНV, 2000. 2. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2002. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. 3. Симонович С.В. и др. Информатика: Базовый курс. – СПб.: Питер. 2002. 4. Макаровой Н.В. .Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. – М.: Финансы и статистика, 2004. 5. Кузин А.В Демин

В.М.Разработка баз данных в системе Microsoft Access: Учебник – м.: Форум: Инфра-М, 2005г. 6. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 «Microsoft Press», 1997. 7. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных, Санкт-Петербург, Издательство «Питер», 2003 8. Базы данных: модели, разработка, реализация /

Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с. 9. Шаров Ю. Введение в базы данных. – М.: ABF, 1995. – 384 с. 10. Симонович С.В Евсеев Г.А Алексеев А.Г. Специальная информатика. Уч. пособие. – М.: АСТ-Пресс, 1998. – 480 с.