Общая характеристика СУБД Access

Учреждение образования МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ Кафедра информационных технологий Контрольная работа по дисциплине Технологии организации, Хранения и обработки данных выполнила студентка 3-го курса факультета экономики и управления на предприятии группа Проверил Замечания Заключение о работе Минск 2004 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 31.Общая характеристика

СУБД Access. 42.Создание пустой базы данных. 53.Создание базы данных с помощью мастера. 64.Открытие существующей базы данных. 7СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 8Приложение9Приложение10Приложение11Приложение12Приложение13Приложение14Приложение15Приложение16ВВЕДЕНИЕВделовой или личной сфере часто приходится работать с данными из разныхисточников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Длякоординации всех этих данных необходимы определенные знания и организационныенавыки.

MicrosoftAccess объединяет сведения из разныхисточников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчетыпозволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы,осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты,диаграммы и почтовые наклейки.В базеданных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Приработе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаетсязапрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколькозаписей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, вводаили изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяетотобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используястандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных илираспечатки их определенным образом используется

отчет. Например, можно создатьи напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет дляраспечатки почтовых наклеек.1. Access самая популярная системауправления базами данных СУБД общего назначения. Это комплекс программныхсредств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполненияе содержимым, редактирования содержимого, отбора данных в соответствии сзаданными

критериями, их упорядочивания, оформления, печати.Access работаетпод управлением Windows и поэтому может использовать все возможности DDE иOLE. DDE позволяет выполнять функции ипроизводить обмен данными между Access и любыми другими приложениями Windows, поддерживающим DDE. Для осуществлениядинамического обмена данными с другими приложениями можно использовать макросыили

процедуры на Visual Basic.В Access базаданных обозначает файл, содержащий набор информации. Каждая база данных в Access состоит изосновных объектов таблиц, запросов, форм, отч тов, страниц, макросов имодулей.Access может работать одновременнотолько с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц,форм, запросов, отч тов, макросов и модулей,которые хранятся в одном файле с расширением mdb.ТАБЛИЦА этообъект, определяемый и используемый для хранения данных.

Каждая таблицавключает информацию определ нного типа. Таблица содержит поля столбцы ,в которых хранятся данные и записи строки . В записи собрана вся информация оконкретном объекте. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ иодин или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.Access позволяет изменить структуру таблицы,просматривать, редактировать,

удалять и добавлять записи, осуществлять поиск,замену, сортировку данных, изменять вид таблицы, создавать связь междутаблицами и удалять их.ЗАПРОС этообъект, который позволяет пользователю получить данные из одной или несколькотаблиц.ФОРМЫ этообъект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования записей базыданных.ОТЧ Т этообъект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может батьраспечатан либо включ н в документ другого приложения.СТРАНИЦЫ этообъект, представляющий собой специальный тип

Web-страниц, предназначенный дляпросмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными.МАКРОС этообъект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизациинаиболее часто выполняемых действий при работе с базой.МОДУЛЬ это объект,автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту болееполный контроль, чем макрос.2. Призапуске

Microsoft Access открывается диалоговое окно рис. 1.1 , вкотором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов работы Создание пустой базы данных, Создание базы данных с помощью мастера, Открытие одной из существующих баз данных.Рис. 1.1Врезультате выбора Новая база данных из раздела Создание в областизадач Создание файла созда тся пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить

таблицы, формы, отч ты и т.д.Впоявившемся диалоговом окне Файл новой базы данных следует открытьпапку, в которой будет хранится база данных, ввести имя файла и нажать кнопку Создать рис.1.2 .Рис.23. Общиешаблоны , то появится диалоговое окно Шаблоны рис.2.1

Рис.2.1Вкладка Базы данных позволяетиспользовать шаблоны наиболее популярных баз данных. После выбора одного изярлыков шаблона открывается Мастер шаблонов, с помощью которогосозда тся новая база данных. 4. В случае необходимости открытьсуществующую базу данных следует из раздела Открытие файла рис. 1.1 выбрать имя базы, которую нужно открыть.

Если необходимая база данных неуказана в этом списке, е можно отыскать в окне Открытие файла базы данных рис.4.1 , которое открывается после щелчка на строке Другие файлы .Рис.4.1Открыть файл можно в одном изчетыр х режимов 1. Открыть режим коллективногодоступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к немубудет разреш н другим пользователям, они могут открыть его и работать собъектами базы данных одновременно

с вами. Прич м все пользователи будут иметьвозможность как просматривать данные, так и менять их.2. Открыть монопольно режиммонопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл,пока вы его используете.3. Отрыть для чтения режимколлективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменятьни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.4. Открыть монопольно только для чтения режиммонопольного доступа только для чтения.

Вы открываете файл только для чтения иодновременно запрещает другим пользователям открывать этот файл.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ1. Access для самостоятельного освоения А.И.Бородина, Л.И.Крошинская,Е.Н.Лядинская Мн. НО ООО БИП-С ,2002. с.136.2. Анисимова Ж.Н. Создание баз данных в СУБД Access. Мн. БГУ,1998.3. Гончаров А. Access в примерах.

СПБ. Питер,2000.4. Технологии организации, хранения и обработки данных Учебно-методический комплекс Валентина Васильевна Гедранович, Юлия ВикторовнаЗмеева Мн. Изд-во МИУ, 2004. -149 с. ил.Приложение 1Приложение 2Приложение 3Приложение 4Приложение 5Приложение 6Приложение 7Приложение 8