Организации

Организации Группа - 2 или более человек, взаимодействующих друг с другом таким образом, что каждый из них одновременно оказывает влияние на других и сам испытывает влияние остальных. Группа становится организацией: · Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
· Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. Формальная организация - имеет официальный статус, создается намеренно, документально оформлена. Имеет иерархию, лидера, цели и задачи, т.п. Неформальная организация - спонтанно образующаяся группа людей, вступающих в регулярные взаимоотношения для достижения определенных целей, как правило, не связанных с целями формальной организации. У нее также может быть иерархия, свои задачи и лидеры, свои неписанные правила. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей. 1 Характеристики сложных организаций Все сложные организации имеют набор общих характеристик: Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. Зависимость от внешней среды. Организации полностью зависимы от окружающего мира — от внешней среды — как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Горизонтальное разделение труда - разделение всей работы на составляющие компоненты. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания, позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами (отделы маркетинга, финансов, закупок, недвижимой собственности и т.д.) Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Отделяет работу по координированию действий от самих действий. Управление необходимо и является существенно важной деятельностью для организации. Вертикальное разделение труда приводит к возникновению нескольких уровней управления по вертикали. Например, папа, кардинал, архиепископ, епископ, приходской священник. Чем ниже уровень, тем больше представителей – пирамида. Руководителей традиционно делят на 3 категории. С точки зрения функции, выполняемой в организации: · Технический уровень – ежедневные операции и действия, необходимые для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг; · Управленческий уровень – управление и координация внутри организации, согласование различных форм деятельности и усилий различных подразделений; · Институциональный уровень – разработка долгосрочных (перспективных) планов, формулированием целей, адаптацией к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация. Более распространенная система: · Руководители низового звена (операционные): мастер, заведующий кафедрой; · Руководители среднего звена: заведующий отделом, декан; · Руководители высшего звена: президент, вице-президент, казначей, председатель Совета директоров, ректор. 2 Менеджеры и их роли По мнению Генри Минцберга руководители играют определенные роли, являющиеся набором определенных правил, соответствующих конкретной должности или организации. Личность может влиять на характер исполнения роли, но не на содержание. 3 категории ролей (взаимозависимы и взаимодействуют друг с другом): межличностные (главный руководитель – символ, лицо организации; лидер – фактическая работа по управлению с подчиненными; связующее звено – работа с внешними организациями и лицами), информационные (приемник информации – контакты, почта, периодика, поездки; распространитель информации; представитель – представляет организацию) и роли, связанные с принятием решений (предприниматель; устраняющий нарушения – корректировка, кризисы; распределитель ресурсов; ведущий переговоры). 3 Критерии успеха организации Как можно сравнивать различные организации? Организация считается добившейся успеха, если она достигла своей цели. Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течении долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи». А эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи». Производительность — это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. 4.Внутренние переменные организации Это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это не значит, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто некоторые из них принимаются как нечто «данное» (монотонность работы на конвейере). 4.1 Цели Цель – конкретный желаемый результат, который стремятся получить. Организация – средство коллективного достижения целей, которых люди не смогли бы достичь индивидуально. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У организаций могут быть разнообразные цели (прибыльность/производительность, уменьшение затрат, польза обществу). У организаций может быть много целей (доля рынка, качество, производительность, подготовка компетентных руководителей). У каждого подразделения тоже есть свои цели. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений. Выживание – общая цель практически всех организаций. Некоторые организации планируют свой роспуск после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Но, хотя это и не зафиксировано часто в письменной форме, выживание, возможность существовав как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Организации имеют потенциал существовать бесконечно.
4.2 Структура Структура организации – логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей (подразделений), построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. В современных организациях используется специализированное разделение труда: закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Используется горизонтальное разделение труда (по функциональным областям и внутри них) и вертикальное. Эффективность и целесообразность разделения работы между людьми (сверху вниз, до самого первого уровня организации) определяет, насколько организация будет конкурентоспособна. Сфера контроля – количество лиц, подчиненных руководителю. Чем уже сфера контроля, тем больше уровней управления. Не существует идеальной сферы контроля (католическая церковь и армейская часть).
4.3 Задачи Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполнена предписанным образом и в предписанные сроки, то организация будет действовать успешно. Задачи: работа с людьми, предметами (сырье, машины, инструменты) и информацией. Также важны частота повторения задачи и время выполнения. Частота уменьшается, а время увеличивается по мере перехода на более высокий управленческий уровень. 4.4 Технология Большинство людей воспринимают технологию уже, чем она есть на самом деле (как нечто связанное с изобретениями и машинами). На самом деле, технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Технология – по сути способ такого преобразования. Три важных переворота в технологии: · · Промышленная революция. Началась в Англии в конце 18 века. Изобретение паровой машины Джеймса Уатта и ткацкого станка Ричарда Аркрайта. Замещение ручного производства (мануфактуры) машинным в ряде ключевых отраслей (хлопчато-бумажная промышленность, добыча каменного угля, металлургия). Повлекла развитие транспорта. Позже началась в других странах: США, Франции, Германии, Италии, Японии и России; · Стандартизации и механизация. Стандартизация – использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве (Эли Уитни – изобретатель хлопкоочистительной машины – производство мушкетов для армии). Механизация – использование машин и механизмов вместо людей; · Конвейерные сборочные линии. Рабочие следовали за машиной через весь технологический процесс, меняя при необходимости рабочее место (оптовая цена автомашины составляла более 2000 долларов). В 1913 году Г.Форд применил идею конвейера: теперь передвигался автомобиль мимо неподвижных рабочих мест. Экономия времени на переход с места на место. Розничная цена около 290 долларов (1918 г.). Технологии классифицируются по Джоан Вудворд: · Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство. Изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий (большие компьютеры, космические корабли, индивидуальные заказы – одежда, мебель); · Массовое или крупносерийное производство. Применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи (автомобили, гамбургеры). Используется стандартизация, механизация и конвейеры; · Непрерывное производство. Использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, сталелитейное производство, производство электроэнергии). Классификация по Джеймсу Томпсону: · Многозвенные технологии. Характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно (конвейеры); · Посреднические технологии. Характеризуются встречами групп людей (например, клиенты и покупатели), которые являются или хотят быть взаимозависимыми (банки – тех, кто берет взаймы, и тех, кто дает взаймы; телефонные компании; рекрутинговые агентства); · Интенсивные технологии. Применение специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство (монтаж фильма). Многозвенные = массовое и некоторое непрерывное производство. Интенсивные = индивидуальные. Посреднические – промежуточное звено (возможна некоторая стандартизация при необходимом разнообразии: услуги банков). Часто используется комбинация технологий. 4.5 Люди «Кадры решают все»: имеем дело с конкретными людьми, а не с абстрактными категориями (руководство, рабочие и т.п.). Если менеджеры не признают, что каждый работник – неповторимая личность, то способности организации достичь намеченных целей будут поставлены под угрозу. Индивидуальные характеристики людей: Способности (умственные и физические) – присущие человеку качества. Необходимо подбирать работников, способности которых соответствуют выполняемой должности (выгоды от специализации). Способности можно увеличить при помощи обучения (самая легко изменяемая характеристика). Предрасположенность, одаренность – имеющийся потенциал человек в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Важно ее правильно оценить, иначе обучение не даст нужного эффекта. Потребности – внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо (психологические и физиологические). Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Восприятие – интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Работникам нужно не только создать стимулы, но и добиться их адекватного восприятия и доверия руководству. Отношение, точка зрения. Отношение – неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей нас среды. Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и влияют тем самым на поведение. Формируются всевозможные предрассудки (расовые, сексуальные). Ценности – общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо, плохо или безразлично в жизни. Выше, чем отношение, которое проявляется к конкретным аспектам и предметам. «Быть богатым лучше, чем бедным». Каждая организация также имеет свою систему ценностей. Она составляет нравственный облик (организационную культуру) организации.
Человек проявляется в 3 аспектах: 1. Как отдельная личность. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Личность может различно вести себя в различных ситуациях, но тем не менее имеет шаблон поведения, т.е. относительно устойчивый набор характеристик;
2. В группах. Группы влияют на людей. В группах формируются определенные установки, ценности и ожидания, связанные с пониманием поведенческой нормы. Норма – стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях; 3. Как руководитель. Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных. 5. Внешние переменные организации В управленческой мысли представление о значении внешней среды и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку, его идеи были расширены ситуационным подходом. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Проблема – определение внешней среды. Один из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: факторы прямого и косвенного воздействия. 5.1 Характеристики внешней среды для организации Взаимозависимость факторов - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. Сложность внешней среды – число факторов и диапазон их изменения. Фирма должна учитывать и реагировать лишь на наиболее существенные. Подвижность – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Неопределенность – определяется количеством информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также степенью уверенности в этой информации. 5.2 Среда прямого воздействия 5.2.1 Поставщики С точки зрения системного подхода организация — это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов: материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Иногда выгоднее иметь поставщика за границей, иногда одного поставщика. Одинаковые изменения оказывают различное влияние на различные фирмы. 5.2.2 Законы и государственные органы В экономике взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и каждого результирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Число и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, в 20 веке резко возросли. Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Организации обязаны соблюдать не только законы, но и требования органов государственного регулирования (ГосСвязьНадзор, ГосЭпидНадзор и т.д.). 5.2.3 Потребители Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. 5.2.4 Конкуренты Если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, организации долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить 5.3 Среда косвенного воздействия Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации. 5.3.1 Уровень технологии Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. 5.3.2 Экономика Состояние мировой и государственной экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также решить сделать займ, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности ее сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времен планы расширения производства. То или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации. 5.3.3 Социокультурные факторы Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организации. Социокультурные факторы влияют на взаимоотношения внутри организаций, а также на продукцию или услуги, являющие результатом деятельности компании (одежда, АЭС, интерес к спорту, здоровью и т.п.). 5.3.4 Политика 1. Настроения правительства, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Влияют на налогообложение доходов корпораций, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма и продвижения представителей национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, стандарты на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы, соотношение силы трудящихся и управляющих фирмой;
2. Лоббизм; 3. Фактор политической стабильности (особенно в других странах). 5.3.5 Международное окружение Виды международного бизнеса: экспорт, лицензирование (лицензии и тезнологическая и административная поддержка), совместные предприятия (долевое участие во вложении в производственные мощности и в прибыли), прямые капиталовложения (выпуск продукции за границей с сохранением полного контроля над производством, маркетингом, финансами и другими ключевыми функциями), многонациональные корпорации (владеют и управляют предприятиями в разных странах).
Факторы: Культура. Под культурой понимается господствующая в обществе система разделяемых всеми ценностей, верований, обычаев и преобладающих установок. Культуру США (и в определенных аспектах, культуру Запада) можно охарактеризовать как индивидуалистическую, неформальную, материалистическую и ориентированную на самоценность времени. Культура Востока противоположна. Язык и язык жестов. Несовпадение установок по поводу власти, роли женщины в обществе, готовности к риску и даже цветовых предпочтений. Экономика. Фирмы, работающие в международной среде, должны анализировать экономические условия и тенденции и наблюдать за экономикой тех стран, в которых они ведут или намереваются вести дела. Экономические факторы: уровень заработной платы, транспортные расходы, обменный курс, инфляция и ставки банковского процента, ВНП, налогообложение и общий уровень экономического развития. Есть и другие факторы: численность населения, уровень грамотности и профессиональной подготовленности, качество и количество природных ресурсов, уровень развития технологии, особенности конкурентной борьбы. Законы и госрегулирование. Политика. Национализация, напряженность и т.п.
Литература: 1. 1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: «Дело», 1992. 2. 2. Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. – М.: ИНФРА-М, 1996. 3. 3. Общий менеджмент / Учебное пособие. – С.-Пб.: С.-Пб. гос. инж.-экон. академия, 1999.