ГОСТ на документацию

ПЛАН 1. Государственный стандарт на документацию 2. Документооборот входящих документов 3. Докладная записка, ее формуляр и практическое составление Список использованной литературы

1. Государственный стандарт на документацию
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) назва­ние вида документа и т.д.)– Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром. Формуляр– образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы (размеры по­лей) расположение постоянных и переменных реквизитов. Государственный стандарт Российской Федерации Р6.30– 97 «Уни­фицированные системы документации, Система организационно– распоряди­тельной документации», Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливают почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше. Стандартизация в соответствии с законом РФ «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., – это деятель­ность по установлению норм, правил и характеристик в целях обес­печения: - безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ды, жизни, здоровья и имущества; - технической и информационной совместимости, а также вза­имозаменяемости продукции; - качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений; - экономии всех видов ресурсов; - безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник­новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычай­ных ситуаций; - обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся; - государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональ­ные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции; общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации; - стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты науч­но– технических, инженерных обществ н других общественных объе­динений. Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, ра­боты и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание тре­бований стандартов, области их распространения, сферы их дейст­вия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские клас­сификаторы технико– экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандар­тами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за со­блюдением обязательных требований государственных стандартов. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стан­дартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов, Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит ком­плекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положе­ния о порядке разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) от­мены стандартов и др., например ГОСТ I.РO– 92. Государственная сис­тема стандартизации Российской Федерации: Основные положения. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифици­рованные системы документации и Единую систему классификации н кодирования технико– экономической информации: ГОСТ 6.01.1– 87. Единая система классификации и кодирования технико– экономической информации; ГОСТ 6.03– В3. Унифицированные системы документации, за­пись информации унифицированных документов в коммуникатив­ном формате; ГОСТ 6.10.4– 34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5– 87. Унифицированные системы документации. Тре­бования к построению формуляра– образца; ГОСТ 6.10.6– 87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7– 90. Единая система внешнеторговой документации. ГОСТ Р 6.30– 97. Унифицированные системы документации. Си­стема организационно– распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ 16487– КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.). В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо­сти автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве прово­дятся работы по унификации документов и созданию унифициро­ванных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязан­ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче­ских материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба­тываются классификаторы технико– экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД. В на­стоящее время действует восемь УСД: - унифицированная система организационно– распорядительной документации; - унифицированная система банковской документации; - унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетным учреждений и организаций; - унифицированная система отчетно– статистической документа­ции; - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; - унифицированная система документации по труду; - унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
- унифицированная система внешнеторговой документации. - Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

2. Документооборот входящих документов Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Все поступающие по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте документы принимаются и регистрируются. При получении документов: - проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается; - конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично»; - проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа; - на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы: 1) дата получения документа (при необходимости часы и минуты); 2) валовый порядковый номер; - рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.). Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года. Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и перерегистрируемые (рис. 1). Перерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся: - рекламные извещения, плакаты, листовки; - прейскуранты (прайс– листы); - поздравительные письма, телеграммы; - приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций; - печатные издания (книги, журналы); - пакеты с пометкой «Лично»; - копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов; - документы и информативные материалы, присланные для сведения. Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
Рис. 1. Схема документооборота «входящих». В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь– референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.). Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2– 3), в которое подшивается документ. Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов. Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем– референтом) или работником службы делопроизводства. Пример оформления журнала регистрации входящих документов ЖУРНАЛ регистрации входящих документов
№ п/п (входя
щий номер)
Дата документа
Исходящий №
Краткое содержание (заголовок)
Исполни
тель
Подпись исполни
теля
Срок исполнения
Примечание
34/2– 3
01.08.
2004
1– 2/40 Дата поступления документа 05.08.2004 Об ограничении пода– чи электроэнергии 08.08.2004
Стеклов
Стеклов
10.08.
2004 Регистрация документов (пункт 7.1.) «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утвержденной приказом Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 №68 1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. 5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
6. Документы регистрируются в РКФ – традиционных или электронных карточках, журналах. 7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Реквизиты
Комментарий по заполнению
1
2 Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида документа Автор (корреспондент) При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный документу организацией – автором документа Дата поступления Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа Индекс поступления Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа Заголовок к тексту Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова Резолюция В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции Срок исполнения Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу Дело В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ 8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф (пометка) ограничения доступа к документу; - внутренняя переадресация документов по исполнителям; - код по тематическому классификатору; - ключевые слова; - количество листов документа; - наличие приложений; - должностное лицо, поставившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков исполнения; - срок хранения документа; - статус документа (проект, версия); - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 9) Регистрация документов – ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу– ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3. Докладная записка, ее формуляр и практическое составление Докладной запиской является документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположе­ния на документе. Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Список используемой литературы 1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000; 2. Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль / В.Н. Караульнов, Н.М. Гук. Московский технологический институт машиностроения. – М.: ЮНИТИ, 2002;
3. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, 2000; 4. Перечень типовых управленческих документов Федеральной архивной службы России, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( 6 октября 2000 г.); 5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти // Приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68; 6. Экономика предприятия: Учебник для вузов/Под ред. Проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.