Оглавление
Введение. 1
Глава 1. Методология бухгалтерского учета. 3
1.1. Основные принципы и методы учета. 3
1.1.1. Документы в бухгалтерском учете. 5 Автоматизация сро программное обеспечение для сро.
1.1.2. Счета бухгалтерского учета. 8
1.1.3. Формы учета. 10
1.2. Методология учета основных средств. 15
1.3. Классификация программных продуктов. 19
1.3.1. Программа «1C:бухгалтерия». 20
1.3.2. Комплексная информационная система «Галактика». 23
1.3.3. Программа Инфо - Бухгалтер. 25
1.3.4. Другие средства автоматизации бухгалтерского учета. 26
Глава 2. Экономическая характеристика предприятия и организация учетной работы 28
2.1. Экономическая характеристика хозяйства. 28
2.1.1. Специализация предприятия. 29
2.1.2. Земельные ресурсы 31
2.1.3. Основные средства. 34
2.1.4. Трудовые ресурсы 36
2.1.5. Финансовые результаты 39
2.2. Организация учётной работы на предприятии. 42
Глава 3. Автоматизация учета основных средств. 45
3.1. Технология учета основных средств. 45
3.2. Исходная информация. 56
3.3. Выбор комплекса технических и программных средств. 59
3.4. Технологический процесс получения реестров документов учета основных средств. 65
3.5. Процесс автоматизации. 72
Заключение. 77
Список литературы 80
Приложения. 83
Введение
Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.
В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии страдают предприятия. При выполнении неавтоматизированного бухгалтерского учета часто допускаются арифметические ошибки.
Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
Автоматизация учета может осуществляться по разным направлениям.
Первое направление — использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.
Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью специализированных прикладных бухгалтерских программ. Их выбор сейчас очень широк. Практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему бухучёта. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.
Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.
Целью работы является изучение учета основных средств предприятия для разработки мероприятий по его автоматизации. Для достижения цели решались следующие задачи: анализ основных принципов и методов учета основных средств; изучение достоинств и недостатков программных продуктов по ведению бухгалтерского учета; определение экономического состояния и учета основных средств сельскохозяйственного предприятия «Иркут»; разработка мероприятий по автоматизации учета основных средств.
Для решения этих задач использовались монографический, статистический, экономико-математический, абстрактно-логический и другие методы.
Дипломная работа состоит из трех частей. В первой части отражена нормативно-правовая база и методология бухгалтерского учета. Выполнен обзор программных продуктов, имеющихся на рынке информационных технологий. Во второй главе приведен краткий анализ ресурсов и финансового состояния предприятия «Иркут» на протяжении пяти лет. В третьей главе показана технология ведения учета основных средств, критерии выбора и сравнение программных продуктов, а также технология автоматизированного процесса учета основных средств с использованием выбранного программного средства.
Глава 1. Методология бухгалтерского учета
1.1. Основные принципы и методы учета
Мир давно пришел к необходимости адекватного отражения фактов хозяйственной деятельности. Для получения необходимых сведений о ходе хозяйственных процессов организуется хозяйственный учет. Он возник из потребностей управления материальным производством, так как при руководстве надо знать конкретные факты хозяйственной жизни и учитывать их. Зарождение и смена общественно-экономических формаций предполагают экономическую обусловленность учета. Общество не могло развиваться не располагая информацией о наличии и использовании своих ресурсов, существования источников, их размещения. В рамках каждой исторической формации общество исходило из достигнутого уровня развития производительных сил и характера производственных отношений. Соответственно этому определялись цели и задачи учета. Учету всегда присущи функции наблюдения, измерения и регистрации отдельных явлений, дополнившиеся в последнее время необходимостью группировки и обобщения информации об этих явлениях. Учет возник как потребность производства. По мере развития общества и производства усложняется учет. Соответствующему уровню производительных сил, всегда должен соответствовать уровень развития учета, иначе он станет тормозом общественного процесса [10].
В реальной жизни под выражением учет понимается хозяйственный учет – это наблюдение и контроль над процессами, происходящими в сфере жизнеобитания человека с целью активного влияния на их развитие в нужном направлении.
Метод бухгалтерского учета - ведение учета финансово-хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их выражения.
Задачами бухгалтерскими учета являются:
· формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятий необходимой для оперативного руководства и управления, а также ее использования инвесторами, покупателями, налоговыми, финансовыми, банковскими органами и иными заинтересованными лицами;
· обеспечение контроля над наличием движения имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
· предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.
Бухгалтерский учет является сплошным, непрерывным документально оформленным взаимосвязанным отражением хозяйственной деятельности в натуральном, трудовом и денежном выражении.
Под теорией бухгалтерского учета понимается совокупность суждений по отдельным вопросам ведения учета, исходя из требований постоянно развивающейся экономики. Она представляет собой несколько основополагающих концепций, на базе которых разрабатываются национальные стандарты бухгалтерского учета.
Под финансовым учетом понимается система сбора экономической информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию хозяйственных операций, а также составление финансовой отчетности. Финансовый учет охватывает учетную информацию, которая помимо использования ее внутри фирмы руководством, сообщается тем, кто находится вне организации.
Под управленческим учетом понимается информация, используемая специалистами и службами внутри для принятия управленческих решений [9].
1.1.1. Документы в бухгалтерском учете
В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» [1] все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции;
· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личные подписи указанных лиц.
Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).
Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.
Все первичные документы можно разделить на следующие группы:
· организационно-распорядительные;
· оправдательные;
· документы бухгалтерского оформления.
Организационно-распорядительные документы — это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.
К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции, а информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них — различные отчеты и справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.
Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:
· книги (кассовая, главная);
· карточки (учета основных средств, учета материалов);
· журналы (свободные либо разграфленные листы).
По видам производимых записей регистры делятся на:
· хронологические (регистрационный журнал);
· систематические (главная книга счетов);
· комбинированные (журнальные ордера).
По степени детализации информации, учетные регистры бывают:
· синтетические (главная книга счетов);
· аналитические (карточки);
· комбинированные (журналы-ордера).
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:
· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
· арифметически (подсчет сумм);
· по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).
Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь табличную форму (табл.1.1).
Таблица 1.1
Форма движения первичных учетных документов
Наименование работ
Исполнитель
Срок представления
Кому передается
Фактически передано (дата)
Ф.И.О.
Должность
Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например — проставляется дата записи в учетный регистр).
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
1.1.2.Счета бухгалтерского учета
Счет — это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.
Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.
Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом, а правая часть счета называется кредитом.
Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:
Дебет (Дт) и Кредит (Кт)
В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:
· активными;
· пассивными;
· активно-пассивными.
На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).
Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.
Сальдо активного счета — остаток на конец и на начало периода — также записывается в дебет.
На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).
Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.
Сальдо пассивного счета — остаток на конец и на начало периода — также записывается в кредит.
На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.
План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.
Во исполнение Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 марта 1998 г. № 283 [22], Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н [6] был утвержден План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению.
Указанный Приказ введен в действие с 1 января 2001 г. Переход к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организации разрешается осуществить в течение 2001 г. по мере готовности организации.
В связи с этим, изменился порядок отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Далее отражение всех операций будет рассмотрено с применением Нового Плана счетов.
Для малых предприятий рекомендован упрощенный рабочий план счетов.
1.1.3.Формы учета
Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.
Существуют три основные формы бухгалтерского учета:
· журнал-главная;
· мемориально-ордерная;
· журнально-ордерная.
«Журнал-главная» наиболее простая форма учета, так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Схема «журнал главная»
Дата
№ операции
Документ и содержание операции
Сумма оборота
Счет
Счет
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем — все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.
Эта форма (рис.1.1) находит применение на предприятиях, с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Рис. 1.1. Схема учета методом «журнал-главная»
Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.
Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами — мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).
Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом (табл. 1.3)
Таблица 1.3
Форма счетов главной книги при мемориально-ордерной форме учета
Дата
№ мемориаль-ного ордера
С кредита счетов
Итого по дебету
№ мемориаль-ного ордера
В дебет счетов
Итого по кредиту
№
№
…
№
№
…
Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.
На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.
По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.
Схема данной формы учета имеет следующий вид (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Мемориально-ордерной формы учета
Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий — с использованием ведомостей учета: основных средств (рис.1.3), начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.
Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода.
Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.
Рис. 1.3. Упрощенная форма бухгалтерского учета
При журнально-ордерной форме учета (рис. 1.4.) на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.
Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги.
Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.
Рис. 1.4. Журнально-ордерная форма учета
1.2. Методология учета основных средств
Под основными средствами (Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 24.03.2000г. №65н, в ред. 18.05.2002 №45н [4]), понимаются активы, которые организация не предполагает перепродавать, которые способны приносить организации экономические выгоды и используются организацией для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд в течение срока («срока полезного использования»), превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев.
Особыми объектами основных средств являются земельные участки, объекты природопользования, а также капитальные вложения на коренное улучшение земель (в сумме затрат, относящихся к принятым в отчетном году в эксплуатацию площадям) и законченные капитальные вложения в арендованные основные средства.
К основным средствам не относятся финансовые вложения (инвестиции в ценные бумаги, в уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы) и незавершенные капитальные вложения (объекты, не введенные в эксплуатацию актами приемки-передачи и иными необходимыми в соответствии с законодательством документами, включая документы о государственной регистрации недвижимости) [10].
Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой из них в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.
В соответствии с типовой классификацией основные средства подразделяются следующим образом:
1) здания;
2) сооружения;
3) передаточные устройства;
4) машины и оборудование, в том числе:
а) силовые машины и оборудование;
б) рабочие машины и оборудование;
в) измерительные и регулирующие приборы;
г) вычислительная техника;
д) прочие машины и оборудование;
5) транспортные средства;
6) инструмент;
7) производственный инвентарь и принадлежности;
8) хозяйственный инвентарь;
9) рабочий и продуктивный скот;
10) много летние насаждения;
11) капитальные затраты по улучшению земель (без сооружений);
12) прочие основные средства.
По принадлежности основные средства подразделяются на собственные и арендованные.
По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся в эксплуатации; в запасе (резерве); в стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации; на консервации.
Кроме того, основные средства классифицируются по степени их фактического использования и по правам организации на данные основные средства.
Правила признания актива основным средством («амортизируемым имуществом») в целях налогообложения прибыли отличается от правил их признания в бухгалтерском учете. В отличие от правил ПБУ 6/01 в состав амортизируемого имущества в соответствии со ст. 256 Налогового Кодекса РФ не включаются: имущество, приобретенное с использованием бюджетных ассигнований, и иных аналогичных средств (в части стоимости, приходящейся на величину этих средств); имущество, приобретенное (созданное) за счет средств, полученных в рамках целевого финансирования; имущество, первоначальная стоимость которого составляет до 10 тысяч рублей, а также приобретенные издания, произведения искусства и некоторые другие особые виды имущества. Кроме того, из состава основных средств («амортизируемого имущества») в целях налогообложения прибыли исключаются основные средства, переданные и полученные по договорам в безвозмездное пользование, а также находящиеся по решению руководства организации на более чем 3-месячной консервации или более чем 12-месячной реконструкции или модернизации [5].
Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Это объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельно конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы.
Все хозяйственные операции с основными средствами оформляются с применением унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ, а в случае отсутствия необходимой формы среди форм, утвержденных ГКС, - с применением форм, разработанных в организации и имеющих установленные в Законе «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты. В реквизиты входят: наименование документа, дата его составления, наименование составившей документ организации, содержание хозяйственной операции, измерители операции в денежном и натуральном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, и личные подписи этих лиц. В соответствии с [1] перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Каждому инвентарному объекту основных средств присваивается инвентарный номер, который наносится на данный инвентарный объект при принятии его на учет и сохраняется за ним в течение всего периода его нахождения в данной организации. После выбытия инвентарного объекта его инвентарный номер не присваивается другим основным средствам в течение пяти лет. На каждый инвентарный объект заводится инвентарная карточка унифицированной типовой формы ОС-6, либо, при небольшом количестве объектов основных средств, осуществляется запись в инвентарной книге. Инвентарные карточки или инвентарная книга заполняются на основании актов (накладных) приемки-передачи основных средств типовой формы ОС-1, а также на основании данных технических паспортов, иных документов на приобретение, сооружение, дооборудование, перемещение и списание объектов основных средств, и должны содержать основные сведения о каждом инвентарном объекте. Аналогичные инвентарные карточки или инвентарная книга могут заводиться на арендованные основные средства, учитываемые организацией на забалансовых счетах [19].
Поскольку основные средства приносят организации экономические выгоды в течение длительного периода времени их использования для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд, то их стоимость включается в издержки производства и обращения не единовременно, а в течение срока их полезного использования путем начисления амортизации.
С целью проверки полноты и достоверности бухгалтерских данных по основным средствам, соответствия записей бухгалтерского учета реальному положению дел регулярно (но не реже одного раза в три года) производится инвентаризация основных средств, в ходе которой производится их физический пересчет (проверка их наличия и состояния). Данные инвентарных карточек или записи в инвентарной книге суммарно сверяются с данными синтетического учета. Осуществляется проверка учетных записей по движению основных средств и начислению по ним амортизации, проверяется соответствие учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации. Также анализируются события в жизни организации для выявления объектов основных средств, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, либо подлежащие списанию с бухгалтерского учета [13].
Вторая группа вопросов связана с отменой такого самостоятельного вида активов, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. С 1 января 2001 г. отменен для принятия отдельных предметов в качестве основных средств такой стоимостной критерий, как 100-кратный МРОТ за единицу, независимо от срока полезного использования. Одним из условий принятия к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств считается их использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Практика показывает, что нельзя слепо следовать соблюдению этого условия. Это может привести к неоправданному увеличению трудоемкости ведения бухгалтерского учета ценностей, учитывавшихся ранее в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
1.3. Классификация программных продуктов
Развитие разработок бухгалтерских программ началось в середине 90-х, версии программ под Windows были редкостью. Но жизнь не стояла на месте, развитие шло достаточно бурно.
Жизнь требовала возможности гибкой настройки под нужды конкретного пользователя. Разработчики пошли двумя концептуально-различными путями. Одни начали просто наращивать количество настроек своих программ. Это наименее трудоёмкий, простой путь, требующий наименьшего количества капитальных вложений. Поэтому по нему пошли разработчики таких программ, как «Галактика», «R-Style», «БЭСТ», «Парус» и многие другие.
Однако есть вторая концепция. Разработчики, следующие ей, увеличили штат сотрудников примерно в два раза, разделившись на две взаимодействующие команды. Первая из них, которая состояла из системных программистов, разрабатывала бухгалтерский конструктор (вернее сказать - предметно-ориентированный язык программирования), а вторая - прикладные программисты, на языке, созданном стараниями первых, писала типовые решения для различных участков учёта. Схема несколько идеализирована. Как оказалось, это путь развития оказался наиболее перспективным потому, что дал потребителям продукт, который они могли доработать под себя полностью.
Первым этот прогрессивный путь осознала Карагандинская фирма «Плюс/Микро». Шесть талантливых разработчиков, системных программистов из Караганды сумели создать первый полноценный бухгалтерский конструктор. Эта революционная программа получила название «Лука Про». В 1997 разработка этой программа была полностью завершена.
Далее эстафету перехватила очень известная фирма «1C». Фирма уже имела на своём счету очень популярный продукт «1С: Бухгалтерия 6.0» для Windows, который довольно примитивен, но добротно сделан. Из-за этого он широко распространен среди пользователей.
1.3.1. Программа «1C:бухгалтерия»
Фирма «1С» начинает очень осторожно экспериментировать в создании бухгалтерских конструкторов. Их первой разработкой стала «1С: Торговля 7.0», выпущенная в 1997 г. Эта программа не предусматривала ведение плана бухгалтерских счетов. Учёт вёлся на примитивных регистрах, представляющих собой n-мерные таблицы, содержащих какие-то учётные данные. Фирма «1С» не захотела повторять ошибки «Плюс/Микро». Она разработала силами сторонней фирмы хорошее типовое решение (типовую конфигурацию) и обеспечила пользователей хорошей поддержкой: документацией, линией горячих консультаций. Так как программа, как уже было сказано, была довольно примитивной, то подготовленное решение было тоже не сильно сложным - ведение склада, учёт примитивных торговых операций. Программа не делала бухгалтерские проводки, но могла формировать специальный файл для их переноса в «1С: Бухгалтерию 6.0.».
Через некоторое время выходит версия «1С: Торговли 7.5». В программу были внесены небольшие изменения, призванные обеспечить целостность данных. В новой версии при удалении записей они помечались на удаление, а физически удалялись только после успешного прохождения специального контроля удалённых записей. Это обеспечивало невозможность удаления какого-то объёкта, если на него ссылается один или несколько других. Например, нельзя удалить документ «Счёт», если на него ссылается выписанная на его основании расходная накладная.
Ещё через некоторое время фирма «1С» на основании «1С: Торговли 7.5» создаёт новый программный продукт. «1С» удаляет регистры, а вместо них вводит бухгалтерские счета и методы работы с ними. Новая программа получила название «1С: Бухгалтерия». Тут же создаётся типовое решение (типовая конфигурация) для ведения бухгалтерского учёта.
«1С: Бухгалтерия 7.7 локальная версия» - программа, позволяющая работать одновременно только одному пользователю (рис. 1.5). Подходит для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятиях практически любого типа (правда для некоторых организаций может потребоваться покупка дополнительных конфигураций, например «Бюджет», «Упрощенка» и т.д.), а также вести учет зарплаты на небольшой фирме.
Также имеется и сетевая версия, которая позволяет работать всему персоналу бухгалтерии в одной программе, ведя только свои сегменты учета.
Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации – все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. Рассмотрим, как решается эта проблема в программе «1С: Бухгалтерия 7.7».
Гибкий универсальный модуль - основа бухгалтерского комплекса
Проблема гибкости и настраиваемости в современных системах обработки учетной информации может иметь два пути решения: использование большого числа задаваемых пользователем системы параметров, которые в той или иной степени изменяют поведение системы (полнофункциональные системы), либо наличие в системе встроенного языка для описания алгоритмов работы системы в различных ситуациях (инструментальные системы).
Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
Платформа «1С: Предприятие 8.0» была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ «1С: Предприятие 7.7», которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С: Предприятие». Несмотря на значительные изменения, новая версия 8.0 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.
Основное преимущество систем 1С то, что продукты наиболее распространены. На недавней выставке «Бухгалтерский учет и аудит – 2004» в сфере информационных технологий выяснилось, что продукты фирмы 1С используют 65-75% опрошенных. При этом данные продукты ориентированы на предприятия с численностью работников до 100 человек, то есть, ориентированы на нижнем сегменте среднего бизнеса. В данном случае программа «1С: Бухгалтерия» является достаточно привлекательным решение с точки зрения цены и функциональности.
Рис. 1.5. Интерфейс программы «1С: Предприятие»
1.3.2. Комплексная информационная система «Галактика»
Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» (рис. 1.6) предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Масштабируемость и универсальность системы «Галактика» позволяет применять ее для предприятий различных отраслей (производство, торговля и оказание услуг), различного масштаба – от 20 сотрудников до нескольких тысяч работающих, различной структуры (холдинги, распределенные сети предприятий, удаленные филиалы или, наоборот, территориально сосредоточенная компания).
КИС «Галактика» позволяет наладить эффективное управление материальными, человеческими и финансовыми ресурсами на предприятии. Основные блоки, из которых состоит система – это «Финансовый контур», «Контур логистики», «Контур бухгалтерского учета», «Контур управления производством», «Контур управления персоналом», «Контур управления взаимоотношениями с клиентами», «Контур администрирования».
Система предназначена в первую очередь руководителям предприятия, но нужна всем подразделениям компании. Решение охватывает всю организационную структуру предприятия, предоставляя каждому менеджеру удобный инструмент и эффективные рычаги управления.
Комплексная система, которая охватывает не только бухгалтерский учет, а весь спектр управленческой работы. Регулярное обновление и обслуживание системы осуществляется специалистами подразделений компании «Галактика». Применяется в основном на развитых больших и средних предприятиях. К недостаткам можно отнести высокие требования к квалификации персонала, высокую стоимость продукта, необходимость полной компьютеризации всего предприятия.
Но при этом возможна установка отдельных компонент (контуров), что делает возможный использование «Галактики» «Контур бухгалтерского учета», со стоимостью на сегодняшний день не более 11 тысяч рублей в данном случае вполне возможно. Важным фактором при выборе программы автоматизации является то, что ООО «Иркут» является подразделением ЗАО «РЗС», а в свою очередь «РЗС» использует систему «Галактика», соответственно использование одинаковых программ значительно поможет при обмене документами в электронном виде.
Рис. 1.6. Интерфейс системы «Галактика»
1.3.3. Программа Инфо - Бухгалтер
Перейдем к следующей фирме. Программа «Инфо-бухгалтер» (рис. 1.7) фирмы «Информатик» относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и технологическими возможностями, которым могли бы позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе. Дилерская сеть «Информатика» сегодня насчитывается около 550 партнеров, работающих в 219 городах России, Беларуси, Грузии, Латвии, Украины и других стран СНГ.
Программа «Инфо-Бухгалтер Проф 3.1» (DOS) имеет многооконную структуру; хорошо продумана и удобно организована работа с шаблонами, бланками документов, их заполнением, копированием, тиражированием. Появилась возможность задавать ориентацию, шрифт и другие параметры печати для каждого бланка индивидуально, при этом в параметрах документа данного вида эти настройки запоминаются.
Обратим внимание на одну из услуг, ставшую теперь обязательным стандартом для многих ведущих фирм: это регулярное бесплатное обновление отчетных фирм для пользователей, которые, как известно, меняются достаточно часто. Конечно, программы поставляются с полным комплектом стандартных бланков бухгалтерской отчетности.
Сетевая версия программы «Инфо-Бухгалтер» для Windows (архитектура «файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых баз данных Paradox фирмы Borland.
В любой момент для Вас готовы:
· баланс со всеми приложениями
· оборотная ведомость
· главная книга
· ведомости аналитического учета по счетам
· журналы ордера и ведомости к ним, шахматка
· разнообразные ведомости и справки
· анализ финансовой деятельности с построением графиков и диаграмм
Вам достаточно ввести хозяйственные операции - все остальное программа сделает сама.
Рис. 1.7. Интерфейс программы «Инфо-Бухгалтер»
1.3.4.Другие средства автоматизации бухгалтерского учета.
Помимо рассмотренных выше программных средств, на российском рынке САБУ имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Cетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей «Центральная бухгалтерия», «Торговый дом», «Касса», «Зарплата» и «Основные средства». Главным здесь является модуль «Центральная бухгалтерия», куда поступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживает ПО «Торговый дом», сочетающее в себе бухгалтерские и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров. Система DiasoftBALANCE компании «Диасофт», представляющая собой универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизацией банка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В рассматриваемую САБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, например правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным САБУ, после чего с помощью арифметических и логических операций, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета. Принцип работы САБУ корпорации «Парус» прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов.
Глава 2. Экономическая характеристика предприятия и организация учетной работы
2.1. Экономическая характеристика хозяйства
Общество с ограниченной ответственностью «Иркут» образовано учредителем (протокол № 7 от 07.12.2000 г.) и являлся дочерним обществом ЗАО «Ангарское» (бывшее АОЗТ «Ангарское», совхоз «Ангарский»). На сегодняшний момент основным учредителем ООО «Иркут» является ЗАО «РЗС» (Ремонт Зданий и Сооружений).
Целью создания и деятельности общества является удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли. Основные виды деятельности общества: производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции; заготовка, переработка и реализация древесины. Организационная структура ООО «Иркут» представлена на рис. 2.1.
Для обеспечения деятельности общества сформирован уставный капитал в размере 9940950 рублей.
ООО «Иркут» расположено в южной части Шелеховского района Иркутской области, входит в зону пригородных хозяйств города Иркутска и города Шелехова. Центральная усадьба расположена в селе Баклаши в 24 км от Иркутска и в 7 км от Шелехова.
Устойчивый снежный покров образуется в начале ноября и сходит к середине апреля. Среднегодовое количество осадков составляет 433 мм, из них в период вегетации выпадает 373 мм. Преобладающее направление ветров в течение года северо-западное и юго-восточное. По геоморфологическому районированию территория хозяйства входит в пределы южной пониженной части Средне-Сибирского плоскогорья, которая получила название Иркутско-Черемховской равнины. Относительные высоты достигают 120-150 м.
Гидрографическая сеть представлена реками Иркут, Олха, ручьём «Гремячий» и озером «Курья». Грунтовые воды залегают на глубине 6 м в пойме рек. Вода естественных водных источников используется для водопоя скота в пастбищный период и для хозяйственных нужд. Почвенный покров землепользования представлен почвенными разновидностями, из которых преобладают аллювиальные и серые лесные почвы.
Одним из принципов рациональной организации производства на сельскохозяйственных предприятиях является углублённая специализация и рациональное сочетание отраслей.
2.1.1. Специализация предприятия
Под специализацией предприятия понимается сосредоточение его деятельности на производстве определённого вида продукции (или ограниченного их круга). Сущность (экономическое содержание) специализации состоит в общественном разделении труда, которое происходит постоянно и проявляется в разных формах. А так как разделение труда представляет экономическое содержание специализации, то она также приобретает разные формы. Цель специализации сельскохозяйственных предприятий – создание условий для увеличения прибыли, достижения более высокой производительности труда, увеличения производства продукции и повышение её качества.
Для решения многих вопросов организации производства, целей планирования, материально-технического обеспечения, большое значение имеет правильное определение специализации хозяйства. Для того, чтобы определить специализацию сельскохозяйственного предприятия, то есть на производстве какого вида продукции сосредоточена его деятельность, необходимо использовать определённые показатели и критерии.
Специализацию хозяйства характеризует структура его товарной продукции, которая исчисляется в текущих или сопоставимых ценах. Рассмотрим структуру товарной продукции ООО «Иркут», фактические данные которой приведены в таблице 2.1.
Изучив данные таблицы 2.1 можно сделать вывод, что в структуре товарной продукции в среднем за 5 лет наибольший удельный вес занимает отрасль растениеводства – 52,5%, а в самой отрасли преобладают овощи открытого грунта – 30,06%. Отрасль животноводства в структуре товарной продукции занимает – 34,75% , где 22,9% приходится на молоко. Следовательно, специализация хозяйства овощно-молочная.
Уровень специализации наиболее точно характеризуется удельным весом отраслей в структуре товарной продукции. Он позволяет выделить те виды продукции, с которыми хозяйство выступает в общественном разделении труда. Уровень специализации может оцениваться также коэффициентом специализации, отражающим степень её проявления. При его расчёте учитывается не только уровень товарности главных отраслей, но и число, а так же удельный вес дополнительных отраслей в общем, объёме товарной продукции. Коэффициент специализации рассчитывается по формуле
, (2.1)
где Ут – удельный вес каждой отрасли в структуре товарной продукции, %; i - порядковый номер удельного веса каждой продукции в ранжированном ряду.
На основании формулы (2.1) Кс = 0,28. Другими словами, специализация слабо выражена.
Основными показателями, характеризующими размер хозяйства, служат объём производства валовой и товарной продукции. В качестве дополнительных используются такие показатели, как среднегодовая численность работников, площади сельскохозяйственных угодий, размер основных производственных фондов и другие.
2.1.2. Земельные ресурсы
Земельные ресурсы являются важнейшей составной частью ресурсов сельского хозяйства. Земля – это основа производства, являющаяся средством и предметом труда. Земля не является продуктом человеческого труда. Она пространственно ограничена, и её нельзя увеличить или уменьшить. Земля при правильном её использовании не изнашивается, как другие средства производства, а улучшается, плодородие её повышается. Главной задачей сельскохозяйственных предприятий является рациональное использование земли, так как от этого зависят результаты всего сельскохозяйственного производства. Вся земля, закреплённая за хозяйством, составляет единый земельный фонд, который представлен различными угодьями, имеющими определённое назначение и они не одинаковые по качеству и не однородны по использованию.
Процентное соотношение различных видов земельных угодий в составе общей их площади называется структурой земельных угодий. Земельные угодья – участки земли не одинаковые по качеству и их использованию. В свою очередь они подразделяются на сельскохозяйственные и не сельскохозяйственные угодья. Сельскохозяйственные угодья – это земли, систематически используемые для определённых производственных целей. К основным видам сельскохозяйственных угодий отнесены: пашня, залежи (земли, раньше занимаемые под пашню, более года не используемые для посева или под пар), сенокосы, пастбища, многолетние насаждения.
Таблица 1.2
Структура товарной продукции ООО «Иркут», тыс.р.
Вид товарной продукции
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
в среднем за 5 лет
выручка
%
выручка
%
выручка
%
выручка
%
выручка
%
выручка
%
Зерно
61
1,57
89
2,42
9,0
0,33
93
3,28
61
2,74
63
2,04
Картофель
72
1,85
9,0
0,25
-
-
14
0,49
130
5,84
45
1,46
Овощи открытого грунта
1711
44,08
1168
31,80
879
32,05
439
15,47
421
18,92
924
30,06
Овощи защищенного грунта
343
8,84
383
10,43
241
8,79
341
12,02
214
9,62
304
9,91
Прочая продукция
117
3,01
76
2,07
222
8,09
74
2,61
477
21,44
193
6,29
ИТОГО по растениеводству
2527
65,10
2112
57,50
1438
52,42
1055
37,17
933
41,93
1613
52,50
Молоко
798
20,56
879
23,93
690
25,15
781
27,52
370
16,63
704
22,90
Мясо КРС
138
3,55
29
0,79
136
4,96
441
15,54
311
13,98
211
6,87
Мед
8,0
0,21
8,0
0,22
5,0
0,18
3,0
0,11
-
-
5,0
0,16
Прочая продукция
4,0
0,10
2,0
0,05
9,0
0,33
13,0
0,46
58
2,61
17
0,56
ИТОГО по животноводству
948
24,42
976
26,57
945
34,45
1424
50,18
1045
46,97
1068
34,75
Прочая продукция
358
9,22
61
1,66
58
2,11
78
2,75
113
5,08
134
4,35
ВСЕГО по хозяйству.
3882
100,00
3673
100,00
2743
100,00
2838
100,00
2225
100,00
3072
100,00
Не сельскохозяйственные угодья – леса, реки, болота, дороги, земли под постройками. Но такое деление не постоянное, оно может изменяться в течение использования, т.е. происходит трансформация земельных угодий.
Структура земельных угодий ООО «Иркут» приведена в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Структура земельных угодий ООО «Иркут», га
Вид земельных угодий
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
В среднем за 5 лет
Структура земельных угодий, %
К общей площади
К с.-х. угодьям
Общая земельная площадь
12533
12533
2449
2449
2449
6483
100,00
-
Всего с.-х. угодий
4814
4810
2449
2449
2449
3394
52,36
100,00
Из них:
Пашня
3083
2705
1570
1570
1570
2100
32,39
61,86
сенокосы
890
890
391
391
391
591
9,11
17,40
пастбища
841
841
488
488
488
629
9,71
18,54
Площадь леса
1512
1512
-
-
-
603
9,33
17,82
Пруды и водоемы
75
75
-
-
-
30
0,46
0,88
Приусадебные участки
5374
5374
-
-
-
2150
33,16
63,33
Прочие
758
762
-
-
-
304
4,69
8,96
Как видно из данных таблицы общая земельная площадь в 2003 году по сравнению с 1999 годом сократилась на 10078 га. Это связано с тем, что при образовании ООО «Иркут» в его пользование перешла лишь часть земель, а оставшаяся часть осталась у ЗАО «Ангарское». Работникам под приусадебные участки отдано 3224 га. Это означает, что 37,9 % общей земельной площади непосредственно в хозяйстве не используется. Удельный вес пашни в структуре сельскохозяйственных угодий составляет 61,86 %, это ещё раз подтверждает специализацию хозяйства, т.е. развита отрасль растениеводства.
2.1.3. Основные средства
Основные средства учитываются в натуральной и стоимостной форме. В связи с изменением цен невозможно сопоставить по стоимости средства труда, приобретённые в разное время. Поэтому периодически производится переоценка основных средств. Процентное соотношение стоимости отдельных видов основных средств к общей их стоимости принято называть структурой основных средств. Структура основных средств ООО «Иркут» представлена в таблице 2.3.
Из данных в таблице 2.3 можно сделать вывод, что все основные средства хозяйства являются производственными, но структура основных средств не эффективна, так как наибольшую долю занимают пассивные средства – здания и сооружения.
Важнейшими показателями оснащённости хозяйства являются фондообеспеченность и фондовооружённость. Экономическая эффективность использования основных фондов характеризуется фондоотдачей и фондоёмкостью.
Фондоотдача и фондоёмкость отражают все основные факторы, влияющие на использование основных средств и увеличение производства продукции.
Рассмотрим оснащённость и эффективность использования основных средств в таблице 2.4.
Из данной таблицы видно, что все анализируемые показатели в 2003 году по сравнению с 1999 годом значительно ниже, кроме показателя фондоотдача, который увеличился на 7 копеек, что является положительной чертой в работе хозяйства, это означает, что основные фонды в хозяйстве стали использоваться эффективнее. За счёт уменьшения стоимости основных производственных фондов и сокращения площади сельскохозяйственных угодий с каждым годом снижается показатель фондообеспеченности, а так же из-за сокращения численности работников стала ниже фондовооружённость.
Показатели
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
2003 в % 1999 г.
Стоимость, тыс. р.
Удельный вес, %
Стоимость, тыс. р.
Удельный вес, %
Стоимость, тыс. р.
Удельный вес, %
Стоимость, тыс. р.
Удельный вес, %
Стоимость, тыс. р.
Удельный вес, %
Здания
16942
54,36
16278
54,4
4468
59,81
5122
62,21
5133
62,8
30,30
Сооружения
1972
6,33
1742
5,8
672
9,0
792
9,62
792
9,7
40,16
Машины и оборудование
5272
16,91
4913
16,4
149
2,0
140
1,70
141
1,7
2,67
Транспортные средства
3448
11,06
3449
11,5
809
10,8
1046
12,70
1040
12,7
30,16
Инвентарь, инструмент
-
-
-
-
95
1,27
190
2,31
194
2,4
-
Рабочий скот
14
0,04
11
0,02
5
0,06
23
0,28
8
0,1
57,14
Продуктивный скот
3040
9,75
3076
10,3
1138
15,2
886
10,76
853
10,4
28,06
Многолетние насаждения
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Др. основные средства
477
1,53
477
1,6
33
0,44
34
0,41
16
0,2
3,35
Итого
31169
100,00
29946
100
7470
100
8233
100
8177
100,0
26,23
в т. Ч. производственные
31169
100,00
29946
100
7470
100
8233
100
8177
100,0
26,23
Непроизводственные
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Таблица 2.3
Структура основных средств ООО «Иркут»
Таблица 2.4.
Оснащённость и эффективность использования
основных средств в ООО «Иркут».
Показатель
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
2003 г. В % к 1999 г.
Площадь сельскохозяйственных угодий, га
4814
4810
2449
2449
2449
50,87
Среднегодовая численность работников, чел.
204
193
116
99
88
43,14
Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс.р.
33919
30557
7366
7898
8205
24,19
Стоимость валовой продукции в ценах реализации, тыс.р.
6879
5318
5502
4049
2225
32,34
Фондообеспеченность, тыс.р.
7,0
6,4
3,0
3,2
3,4
47,86
Фондовооружённость, тыс.р.
166,3
158,3
63,5
79,8
93,2
56,07
Фондоотдача, руб.
0,20
0,17
0,75
0,51
0,27
135,59
Фондоёмкость, руб.
4,93
5,75
1,34
1,95
3,69
74,80
2.1.4. Трудовые ресурсы
Рабочая сила – важнейший фактор развития производства. Обеспеченность хозяйства необходимыми трудовыми ресурсами и рациональное их использование являются важнейшими условиями успешного развития сельскохозяйственного производства, эффективного использования земли, техники.
В состав трудовых ресурсов входят все трудоспособные члены хозяйства не занятые в других предприятиях или на учёбе с отрывом от производства, мужчины в возрасте до 60 лет, женщины до 55 лет. Дополнительный источник трудовых ресурсов: подростки в возрасте от 12 до 14 лет; трудоспособные члены хозяйства, занятые в других предприятиях и учреждениях; учащиеся с отрывом от производства в возрасте от 16 лет и старше; пенсионеры, и инвалиды в трудоспособном возрасте.
Рассмотрим состав и структуру трудовых ресурсов в ООО «Иркут» в таблице 2.5.
Из данных таблицы 2.5 видно, что с каждым годом идёт сокращение общей численности работников. Так в 2003 году по сравнению с 1999 годом данный показатель снизился на 60,1%. Наибольший удельный вес в структуре трудовых ресурсов занимают работники, занятые в сельскохозяйственном производстве, но несмотря на это, можно сказать, что структура трудовых ресурсов в хозяйстве не эффективна, так как большой удельный вес в составе работников, занятых в сельскохозяйственном производстве, занимают постоянные рабочие. Соответственно, отсутствует экономия средств на заработную плату.
Обеспеченность хозяйства трудовыми ресурсами, их качественный состав во многом определяет темпы развития производства и повышения его эффективности. Эффективность использования трудовых ресурсов отражается на производительности труда. Производительность труда представляет собой важную экономическую категорию, которая характеризует эффективность использования рабочей силы. Производительность труда – это способность конкретного труда производить определённое количество продукции в единицу времени. Чем больше произведено продукции, тем выше производительность труда. Повышение уровня производительности труда зависит, в конечном счёте, от роста объёма продукции и количества человеко-часов затраченных на её производство. Она измеряется в натуральных показателях и денежном выражении на 1 человеко-час или одного работника.
Проанализируем уровень и динамику производительности труда в ООО «Иркут» в таблице 2.6. За анализируемый период уровень производительности труда снижается. Так в 2003 г. произведено 1477,27 руб. валовой продукции в расчёте на одного среднегодового работника, что меньше чем в 1999 г. на 2109,03 рубля или 61%. Это связано с опережением снижения стоимости валовой продукции по сравнению с уменьшением количества работников.
Таблица 2.5
Структура трудовых ресурсов ООО «Иркут»
Категории работников
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002г.
2003 г.
2003 г. в % к 1999 г.
чел.
%
чел.
%
чел.
%
чел.
%
чел.
%
По организации – всего
224
100
212
100
128
100
112
100
88
100
39,3
Работники сельскохозяйственного производства
204
91,1
193
91,04
116
90,63
99
88,39
79
89,77
38,7
из них:
Рабочие постоянные
149
66,5
140
66,04
89
69,53
50
44,64
42
47,73
28,2
в т.ч.:
-трактористы-машинисты
27
12,1
26
12,26
13
10,16
15
13,39
12
13,64
44,4
-операторы машинного доения
12
5,36
10
4,717
10
7,813
7
6,25
5
5,682
41,7
-скотники КРС
9
4,02
5
2,358
8
6,25
8
7,143
2
2,273
22,2
Рабочие сезонные и временные
18
8,04
18
8,491
6
4,688
28
25
18
20,45
100,0
Служащие
37
16,5
35
16,51
21
16,41
21
18,75
19
21,59
51,4
из них
руководители
3
1,34
3
1,415
10
7,813
10
8,929
6
6,818
200,0
специалисты
26
11,6
25
11,79
8
6,25
9
8,036
10
11,36
38,5
Работники подсобного и промышленного производства
8
3,57
16
7,547
11
8,594
13
11,61
9
10,23
112,5
Работники торговли и общественного питания
3
1,34
3
1,415
1
0,781
-
-
-
-
-
Дальнейший рост производительности труда может быть осуществлён на основе повышения механизации трудоёмких процессов, как в животноводстве, так и в растениеводстве, применение достижений науки и передового опыта, что окажет влияние на рост объёма продукции и снижение затрат труда.
Таблица 2.6
Уровень и динамика производительности труда в ООО «Иркут».
Показатели
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
2003 г. в % к 1999 г.
Стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах 1994 г., тыс.р.
731
438
408
240
130
17,8
в том числе:
растениеводства
638
334
342
162
79
12,4
животноводства
93
105
66
78
51
54,8
Затраты труда, тыс. чел.-час.
405
354
245
257
167
41,2
в том числе:
в растениеводстве
104
112
99
78
50
48,1
в животноводстве
74
71
49
53
36
48,6
Среднегодовая численность работников, чел.
204
193
116
99
88
43,1
Произведено валовой продукции в расчёте на:
1) 1 чел.-час, руб.
в том числе:
1,80
1,24
1,67
0,93
0,78
43,2
в растениеводстве
6,13
2,98
3,45
2,08
1,58
25,8
в животноводстве
1,26
1,48
1,35
1,47
1,42
124
2) 1 среднегодового
работника, руб.
3586,3
2269,4
3517,2
2424,2
1477,27
41,2
2.1.5. Финансовые результаты
Итогом хозяйственной деятельности любого предприятия являются финансовые результаты, которые завися от ряда экономических показателей, таких как: товарность, себестоимость, прибыль, рентабельность. Величину полученной сельскохозяйственным предприятием прибыли характеризует эффективность использования производственных фондов, земли, материальных, трудовых и денежных ресурсов.
Прибыль определяется как разность между выручкой хозяйства за проданную продукцию и её себестоимостью. Количество прибыли зависит от следующих факторов: количества реализуемой продукции, цены реализации и структуры реализованной продукции.
Рентабельность – это важнейшая экономическая категория, которая присуща всем предприятиям, работающим на основе хозяйственного расчёта. Рентабельность хозяйства означает доходность или прибыльность предприятия. Рост рентабельности необходим для того, чтобы обеспечить самоокупаемость хозяйства, а это одно из главных требований хозяйственного расчёта. Без роста прибыли нельзя добиться материальной заинтересованности трудового коллектива, что влияет на конечные результаты труда.
Высокий уровень рентабельности открывает широкие возможности ведения сельского хозяйства на расширенной основе. С увеличением суммы прибыли возрастают премии и доплаты к основному заработку рабочих, что способствует заинтересованности работников в повышении эффективности производства.
С повышением уровня рентабельности у хозяйства накапливаются фонды, позволяющие улучшить культурно-бытовые запросы населения. Динамика финансовых показателей ООО «Иркут» приведена в таблице 2.7. Анализируя данные таблицы можно сделать вывод, что финансовое положение в хозяйстве неустойчивое. В 2003 году по сравнению с 1999 годом выручка от реализации продукции (работ, услуг) снизилась на 42,68%, себестоимость реализованной продукции стала ниже на 31,95%. При этом в хозяйстве в 2003 году был получен убыток, хотя в предыдущие 2000-2001 годы была прибыль. Окупаемость затрат за последний год показывает, что на 1 рубль вложенных затрат получено лишь 58 копеек выручки.
Таблица 2.7
Динамика финансовых показателей ООО «Иркут»
Показатель
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
2003 в % к 1999 г.
Выручка от реализации, тыс.р.
3882
3673
2743
2838
2225
57,32
Себестоимость реализованной продукции, тыс.р.
5612
5038
3409
4846
3819
68,05
Прибыль(+), убыток(-), тыс.р.
-3230
+2176
+977
-1445
-1594
49,35
Уровень рентабельности, %
-
43,2
28,7
-
-
-
Окупаемость затрат, %
69,2
-
-
58,6
58,26
84,19
Для обобщения результатов анализируемых выше таблиц, рассмотрим следующую таблицу.
Таблица 2.8
Ресурсы и основные экономические показатели работы ООО «Иркут»
Показатель
1999 г.
2000 г.
2001 г.
2002 г.
2003 г.
2003 в % к 1999 г.
Площадь сельскохозяйственных угодий, га
4814
4810
2449
2449
2449
50,87
Среднегодовая численность работников, чел.
204
193
116
99
88
43,14
Стоимость основных производственных фондов, тыс.р.
33919
30557
7366
7898
8205
24,19
Стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах 1994 г., тыс.р.
731
438
408
240
130
17,78
Стоимость валовой продукции в ценах реализации, тыс.р.
6879
5318
5502
4049
2225
32,34
Произведено валовой продукции в расчёте на:
1. 100 га сельхозугодий, тыс.р.
15,2
9,1
16,7
9,8
5,31
34,92
2. одного среднегодового
работника, тыс.р.
3,6
2,3
3,5
2,4
1,48
41,04
3. 1рубль фондов, р.
0,022
0,014
0,055
0,030
0,016
72,02
Стоимость основных производственных фондов в расчёте на:
1. 100 га сельхозугодий, тыс.р.
704,6
635,3
300,8
322,5
335,0
47,55
2. одного среднегодового
работника, тыс.р.
166,3
158,3
63,5
79,8
93,24
56,07
3. 1 рубль валовой
продукции, руб.
4,93
5,75
1,34
1,95
3,69
74,80
Прибыль(+), убыток(-), тыс.руб.
-3230
2176
977
-1445
-1594
49,35
Уровень рентабельности, %
-
43,2
28,7
-
-
-
Окупаемость затрат, %
69,2
-
-
58,6
58,26
84,19
2.2. Организация учётной работы на предприятии
В ООО «Иркут» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому наиболее удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в ООО «Иркут» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей – все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них.
В хозяйстве отсутствуют некоторые формы бланков, поэтому приходится их приспосабливать. Имеется небольшое количество справочной и методической литературы, а так же производится подписка на журналы «Главбух», «Бухгалтер и компьютер», газету «Экономика и жизнь» и другие.
Организационная структура учётного процесса в ООО «Иркут» построена на принципах централизации. Весь учётный процесс сосредоточен в бухгалтерии, в подразделениях хозяйства осуществляется лишь первичный учёт. Централизация учётной работы позволяет получать результативную информацию в наиболее короткие сроки при наименьших затратах труда и средств. Кроме того, централизация учёта обеспечивает более квалифицированное руководство им и создаёт наиболее благоприятные условия для внедрения прогрессивных форм и методов учёта.
При такой организационной структуре учётного процесса распределение служебных обязанностей в бухгалтерии построено таким образом, что работники специализируются на отдельных операциях. При этом каждый бухгалтер выполняет отдельные операции по нескольким взаимосвязанным счетам. По мере поступления и обработки соответствующих документов в течение месяца осуществляются записи в учётные регистры. В конце месяца делают итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу.
В ООО «Иркут» между работниками бухгалтерии распределены обязанности (оговорены в должностных инструкциях на каждого конкретного работника учётного аппарата), а журнально-ордерная форма учёта обеспечивает равномерную загрузку работников в течение месяца. Преимуществом учётной работы является то, что в бухгалтерии ООО «Иркут» есть разработанный график документооборота, что сокращает время обработки поступающей информации и повышает качество учёта. Для архива документов в бухгалтерии хозяйства имеются шкафы, в которых хранятся документы за текущий год, а так же отведена специальная комната, где складируются чистые бланки и документы за предыдущие годы, сшитые в специальные тома.
Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть.
Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются специальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для составления документов, необходимых для работы предприятия, такие, например как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную.
Что касается непосредственно учета основных средств, то можно сказать, что документооборот по учету основных средств практически отсутствует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная карточка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведутся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Операции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом руководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств.
Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три компьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника применяется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсионный фонд.
В таблице 2.9 представлен качественный и количественный состав бухгалтерии.
Таблица 2.9
Качественный и количественный состав бухгалтерии ООО «Иркут»
Фамилия, И.О.
Должность
Образование
Стаж
работы
Возраст
Таран Татьяна Владимировна
Главный
Бухгалтер
Высшее
1 год
29 лет
Черкасова Вера
Николаевна
Зам. главного бухгалтера
Средне-специальное
23 года
43 года
Болдырев Александр Викторович
Бухгалтер расчётной группы
Незаконченное высшее
нет
20 лет
Жданова Альбина Егоровна
Бухгалтер материальной группы
Средне-специальное
25 лет
57 лет
Тодоренко Наталья Александровна
Кассир-бухгалтер
Средне-специальное
1 год
20 лет
Глава 3. Автоматизация учета основных средств
3.1. Технология учета основных средств
Как уже было описано ранее, основные средства (ОС) делятся на производственные и непроизводственные с открытием соответственно двух субсчетов первого порядка: 01.1 «Производственные основные средства» и 01.2 «Не производственные». На каждом из субсчетов может быть открыто до четырех субсубсчетов второго порядка: 01.1.1 «ОС в эксплуатации», 01.1.2 «ОС в запасе», 01.1.3 «ОС на консервации», 01.1.4 «ОС, переданные в аренду», аналогичные субсубсчета открываются и на субсчете 01.2. А каждый из субсубсчетов может делится на субсчета третьего порядка. Операции по учету и движению основных средств независимо от формы учета и метода обработки информации, выполняются только на основании первичных документов, выполненных на бумажных носителях. Акт ввода, акт приема-передачи или акт ликвидации составляется специальной комиссией, создаваемой на постоянной основе распоряжением руководителем предприятия в составе его заместителя, главного бухгалтера, заинтересованного специалиста и подотчетного лица.
Поступление основных средств осуществляется за счет ввода новых объектов при капитальных вложениях в строительство, за счет приобретения готовых объектов, за счет безвозмездного поступления объектов от родственного предприятия, поступление в счет взносов в уставный капитал, или по другим мотивам. Когда предприятие принимает на свой баланс какой-либо объект основных средств – его идентифицируют, присваивают код, определяют его группу и т.п.
Для обобщения информации об инвестициях в основные средства и нематериальные активы в бухгалтерском учете предусмотрен счет 08 «капитальные вложения». Аналитический учет по счету 08 ведется по капитальным вложениям, связанным со строительством, или иным поступлением основных средств по каждому строящемуся или приобретаемому объекту с обеспечением возможности разделения затрат по статьям и экономическим элементам.
Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств слагаются из:
· сумм, уплачиваемых организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным;
· сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки их поставщику, договором купли-продажи продавцу;
· сумм, уплачиваемых организацией за информационные и консультативные услуги, связанные с приобретением основных средств;
· регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением прав на объект основных средств4
· таможенных пошлин и иных платежей;
· не возмещаемых налогов, уплачиваемых в связи приобретение объектов основных средств;
· иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, и затрат по доведению его до состояния, в котором он пригоден к использованию.
Не включаются в фактические затраты на приобретение общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.
Ввод зданий, сооружений и других аналогичных объектов оформляется актом приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (ф. № КС-14). Ввод оборудования, транспортных средств и др. оформляется актом приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1).
Для обеспечения контроля над сохранностью ОС каждому вновь поступившему объекту присваивается индивидуальных инвентарный номер, который проставляется на объекте (краской) и в первичных документах в момент ввода. Номер сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его номер не присваивается вновь поступившим объектам. Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие ОС по каждой группе, отдельному объекту, местам нахождения и источникам приобретения. Все акты на ввод, акты приема-передачи на поступление объектов основных средств, акты ликвидации объектов, накладные на внутреннее перемещение при поступлении в бухгалтерию регистрируются в «Журнале регистрации актов основных средств».
На основании каждого приходного акта, технических паспортов и прочей документации открывается «карточка инвентарного объекта». Все карточки должны быть зарегистрированы в специальном журнале «опись инвентарных карточек» (табл. 3.2), которых хранится на предприятии много лет, затем карточки заносятся в инвентарную ведомость по соответствующему подотчетному лицу, которое приняло объект, после чего они помещаются в картотеку. Следовательно, если имеется факт приобретения, поставки готового объекта – НДС берется в зачет; а если имеются документы о приобретении не готового к работе объекта по актам выполненных работ – НДС в зачет не принимается. По поступлению делаются следующие проводки:
Дт Кт
Приобретение за плату.
08 60 Отражение сумм, уплаченных по договору поставки
08 70,69,71 Собраны затраты, связанные с приобретением основных средств
19 60 Отражен НДС, выделенный в счете-фактура
01 08 Принятие основного средства к учету
68 19 Списан НДС
Строительство подрядным способом.
08 60 Отражение затрат по принятым от подрядных организации (по договорный стоимости вместе с НДС) объектам
01 08 Принятие объектов к бухгалтерскому учету
Безвозмездное получение.
Дт Кт
08 98 Получение объектов основных средств на безвозмездной основе
08 76 Списание дополнительных расходов по принятым к бухгалтерскому учету объектам
08 60 Отражение расходов по доставке основных средств
01 08 Принятие объектов к бухгалтерскому учету
Выбытие основных средств регламентируется ПБУ 6/01 и методическими указаниями. Причинами выбытия основных средств являются:
· списание объектов за непригодностью к дальнейшей эксплуатации в связи с моральным и физическим износом;
· реализация;
· безвозмездная передача другому предприятию;
· замена оборудования при расширении, реконструкции и техническом перевооружении отдельных цехов, участков;
· передача в счет взносов в уставный капитал;
· ликвидация при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях вследствие утраты.
С соответствующими проводками:
Дт Кт
Ликвидация
01.выбытие 01 Списание первоначальной стоимости
02 01.выбытие Списание суммы накопленной амортизации
91 10,70,69 Списание затрат по разборке, демонтажу
10 91 Оприходование материалов, лома, полученных от разборки объектов основных средств
91 01 Списание объектов основных средств, по которым амортизация не начисляется
Дт Кт
91 01.выбытие Списание остаточной стоимости по мере завершения процедуры списания объектов
91.9 91.1,91.2 Выявление финансового результата от списания основных средств
99 91.9 Списание сформированного финансового результата (убытка) от выбытия основных средств в конце года
Продажа основных средств
01.выбытие 01 Списание первоначальной стоимости
02 01.выбытие Списание суммы накопленной амортизации
91 76 Отражение расходов связанных с продажей
62 91 Отражение суммы выручки, причитающейся к получению
91.1 91.9 Отражение результата от продажи
Отражение недостающего объекта
01.выбытие 01 Списание первоначальной стоимости
02 01.выбытие Списание суммы накопленной амортизации
94 01 Отражение стоимости недостающего объекта
73 94 Отражение суммы, подлежащей с взысканию с виновного лица
94 98 Отражение разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью недостающего объекта
91 94 Списание стоимости недостающего объекта, если виновное лицо не установлено
Выбытие оформляется актом на списание основных средств (ф. №ОС-4), актом приемки-передачи основных средств (ф. №ОС-1), составляемыми комиссией. Перемещение объекта от одного подотчетного лица другому оформляется также актом приемки-передачи с выполнением бухгалтерской проводки внутри счета 01. Следует иметь в виду, что убытки от списания относятся на счет 91 лишь в случаях выбытия по причине гибели от стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, а также когда есть убытки от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.
В этих случаях они включаются в состав внереализационных не компенсируемых потерь. Остальных убытки от ликвидации – за счет чистой прибыли. При выбытии основных средств на основании соответствующих актов инвентарные карточки изымаются из действующей картотеки с отметкой о выбытии в описи инвентарных карточек и в соответствующей инвентаризационной ведомости с указание номера акта и даты.
Таблица 3.1
ИНВЕНТАРНАЯ ОПИСЬ № _ объектов, находящихся на подотчете у в цехе (участке) _
Инв. номер
Наименование объекта, марка, тип
Год выпуска
По данным учета
фактически
Примечание
Колич.
Сумма
Колич.
Сумма
Всего числится объектов (шт.)
На ответственно хранение принял
Ликвидация временных титульных зданий и сооружений, используемых только в период строительства основных, производится в порядке, установленном для ликвидации основных средств с выполнением проводок:
По завершении оформляется справка о затратах, связанных с ликвидацией основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания.
Таблица 3.2
Опись инвентарных карточек
Инв. номер
Наименование объекта
Дата ввода
Место нахождения
ШПЗ
Сумма
Примечание
Если количество поступающих и выбывающих объектов невелико, все первичные документы после составления в обычном порядке, утверждения руководителем и поступления в бухгалтерию можно регистрировать с кратким описанием операции в регистре счета 01. В графу «Дебет» записывают стоимость объекта с указанием корреспондирующих счетов по правилу двойной записи.
После записи в оборотно-сальдовую (табл. 3.3) ведомость всех документов по приходу и расходу за месяц (квартал) подводят итого по каждой графе, кроме последней. Данные итоговой строки из каждой графы отдельной строкой переносят в регистр счета 01, соответственно по дебету или кредиту. После этого подводят итоги в регистре счета 01 по графам «Д-т» и «К-т». Входное сальдо на начало отчетного периода плюс дебетовый оборот минус кредитовый – так получают выходное сальдо и записывают в регистр по строке «Сальдо на ». После этого обороты и сальдо за отчетный период по счету 01 переносят из регистра 01 в «Сводную оборотно-сальдовую ведомость».
Таблица 3.3
Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01 за _ Сальдо на
№ акта
№ инв. карт
Хозяйственная операция
В Дт счета 01 с Кт
Итого в Дт 01
С кт счета 01 в Дт
Итого с Кт 01
Сальдо на конец
01
03
08
75
…
…
01
10
…
…
1
2
3
Итого за месяц
Переоценка основных средств. В условиях регулируемой рыночной экономики периодически производится переоценка основных средств. Она предусматривает дооценку или уценку, числящихся на балансе предприятия объектов основных средств, относительно текущих рыночных цен на аналогичные объекты, выпущенные в последний год или даже в квартал.
При переоценке следует иметь обоснование цен в виде:
· справка предприятия-изготовителя о ценах действующих на момент переоценки на аналогичную продукцию;
· справка торгующих организаций об уровне цен на аналогичные объекты;
· сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе;
· экспертные заключения о рыночной стоимости объектов основных средств, подтвержденные специализированной организацией.
Выбор метода проведения переоценки или способа подтверждения рыночной цены остается за руководителем предприятия. Для выполнения процедуры переоценки в бухгалтерии составляется специальная переоценочная ведомость, в которую по порядку заносятся все объекты собственных и арендованных основных средств, объекты капитальных вложений и оборудование на складе, сгруппированные в определенном порядке.
В ведомость заносится наименование объекта, балансовая стоимость, применяемый коэффициент, сумма износа по амортизируемым объектам. По окончании просчета всей ведомости и получения итогов по видам переоцениваемых средств и сумм износа составляется бухгалтерская справка с выполнением необходимых проводок.
Дт Кт
А) 01 83.1 На сумму до оценки увеличивается балансовая стоимость.
Б) 03 83.1 До оценка долгосрочно арендуемых основных средств.
В) 07 83.1 До оценка оборудования, требующего монтажа.
08 83.1 До оценка незавершенного строительства
Г) 01 84.2.2 Для объектов непроизводственного назначения
03 84.2.2 До оценка долгосрочно арендуемых объектов
07 84.2.2 До оценка оборудования, требующего монтажа
08 84.2.2 До оценка незавершенного строительства
Величина числящихся в бухгалтерском учете суммы износа основных средств подлежит индексации по состоянию на 01.01.2003г. одним из двух способов:
· с использованием соответствующих индексов изменения стоимости основных средств в восстановительную;
· с использованием коэффициентов пересчета, исчисляемых отношением рыночной стоимости подобного объекта к балансовой стоимости переоцениваемого объекта.
Превышение индексированной суммы износа над суммой износа начисленного на 01.01.00 по всем объектам отражается в учете проводками:
Дт Кт
83.1 02 По объектам производственного назначения.
84.2.2 02 По объектам непроизводственного назначения.
Ремонт основных средств необходим для поддержания их рабочем состоянии. Своевременно произведенный ремонт обеспечивает ритмичность работы предприятия, сокращает простои, увеличивает срок службы объектов основных средств. В зависимости от сложности, продолжительности, объема и характера ремонтных работ различают текущий, средний и капитальный ремонт. К работам по обслуживанию, а также текущему и среднему ремонту объектов ОС относятся работы по систематическому и своевременному предохранения их от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии. При отнесении ремонта к капитальному следует исходить из следующего:
· при капитальном ремонте оборудования и транспортных средств, как правило, производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных блоков, деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата;
· при капитальном ремонте зданий и сооружений производится замена изношенных конструкций и деталей на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим.
Нормативные документы, регулирующие порядок бухгалтерского учета основных средств, позволяют организациям выбирать один из трех возможных вариантов учета расходов на ремонт основных средств:
1) Сумма фактических затрат на ремонт может в полном объеме относиться в состав текущих расходов (как правило, расходов по обычным видам деятельности) того периода, в котором они были произведены;
2) организация может создавать резерв на проведение ремонта основных средств (Преимущества способа: создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств позволит уменьшить текущие платежи по налогу на прибыль, т. е. изменение сроков уплаты налога на прибыль. Недостатки способа: ограничение величины отчислений в ремонтный фонд. Рекомендовано для организаций на балансе которых учтено значительное количество устаревших основных средств, следовательно, расходы на ремонт основных средств в предыдущие годы составляли значительные суммы.);
3) учет расходов на ремонт может вестись с применением счета расходов будущих периодов (В том случае когда предприятием не создается соответствующий резерв или фонд, а работы по ремонту основных средств производятся в течение года неравномерно, предприятие для предварительного учета ремонтных работ использует счет "Расходы будущих периодов".).
Организация может выбрать для целей бухгалтерского учета любой из приведенных выше способов учета расходов на ремонт основных средств исходя из специфики своей деятельности, структуры и количества объектов основных средств, периодичности проведения ремонта. На предприятии ООО «Иркут» выбран первый вариант учета расходов на ремонт основных средств.
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на ремонт при данном варианте учета. По фактическим затратам обычно учитываются затраты, связанные с проведением ремонта, которые не имеют регулярного характера (разовый ремонт) и не требуют значительных денежных средств.
При осуществлении ремонта подрядным способом в учете делаются проводки:
Дт Кт
20,23 60 отражена стоимость выполненного ремонта;
19 60 отражена сумма НДС по выполненному ремонту;
60 51 оплачена подрядчику стоимость выполненных работ;
68 19 сумма НДС по выполненному ремонту предъявлена к вычету.
Если подрядная организация выполняет ремонт из материалов заказчика, то в учете заказчика списание стоимости материалов отражается проводками:
Д-т 10 / "Материалы, переданные в переработку" - К-т 10 - отражена стоимость материалов, переданных подрядчику для осуществления ремонтных работ;
Д-т 20 (23, другие счета) - К-т 10/ "Материалы, переданные в переработку" - отражена стоимость материалов, израсходованных подрядчиком при осуществлении ремонта, на основании соответствующих актов подрядчика.
При осуществлении ремонта хозяйственным способом в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дт Кт
10 60 приобретены материалы для проведения ремонта;
19 60 отражен НДС по приобретенным материалам;
60 51 приобретенные материалы оплачены поставщику;
68 19 сумма НДС по приобретенным материалам предъявлена к вычету;
20,23 10 отражена стоимость материалов, отпущенных на выполнение ремонта;
20,23 70,69 отражены прочие затраты, связанные с проведением ремонта (зарплата рабочих, ЕСН и т.д.).
Инвентаризация основных средств предусматривает выявление фактического наличия объектов ОС, определении их качественного состава, наличие технической документации, уточнение бухгалтерских данных. Положением о ведении бухгалтерского учета в РФ установлено, что инвентаризацию ОС проводят не реже одного раза в год перед составлением годового отчета в соответствии с Положением об инвентаризации ТМЦ. Данные инвентаризации сличают с данными учета путем сопоставления. При обнаружении не отраженных в учете капитальных или реконструктивных работ, изменяющих функции объекта или его производительность, или частичной ликвидации, уменьшающих первоначальную стоимость объекта, комиссия составляет акт и определяет сумму увеличения или уменьшения первоначальной стоимости объекта.
Излишки приходуются как ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации или безвозмездно полученные, по рыночной цене с определением степени изношенности.
Дт Кт
01 99 По оценочной стоимости.
99 02 На сумму возможного износа.
25,26
29,44 02 Доначисление износа.
02 99 Списание излишне начисленного износа.
94 01 Выявлена недостача при инвентаризации.
02 94 На сумму износа недостающего объекта.
Результаты инвентаризации оформляют составлением по данным инвентаризационной ведомости бухгалтерского учета сличительной ведомости. Ведомости передают руководителю для принятия решения и утверждения. После этого документы передают в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации бухгалтерском учете.
3.2. Исходная информация
Термин информация происходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Сообщение – это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Одной из важных разновидностей информации является экономическая информация. Ее отличительная черта – связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения обмена и потребления материальных благ услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.
Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы, и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
Информация классифицируется не только по видам и сфере применения, но и по множеству других (рис. 3.1).
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.
Подобным образом возможно классифицировать практически любую информацию, в том числе и бухгалтерскую, в нашем случае в сегменте учета основных средств. В этом случае входной информацией будет являться информация в документах по поступлению основных средств, как-то: счет-фактура, товарно-транспортная накладная, договора поставок др. выходной информацией будут те же документу, но уже при выбытии основных средств.
По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной.Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Учет основных средств основывается, прежде всего, на первичных документах, то есть на первичной информации (акты по движению основных средств, инвентарные карточки). На основании этих документов создается вторичная информация и промежуточная, например опись инвентарных карточек, оборотно-сальдовая ведомость по счет 01, результативной же информацией будет информация в сводной оборотно-сальдовой ведомости.
Способ отражения. По способу отражения информация бывает текстовая и графическая.
Вся бухгалтерская информация имеет текстовый вид, чтобы избежать неточности при ее использовании. Графической может быть сводная информация, служащая для анализа деятельности фирмы, для большей наглядности.
По функции управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы 6 плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).
В качестве нормативно-справочной информации выступают нормативные документы по учету основных средств. К ним относятся: закон о бухгалтерском учете, Положение по бухгалтерскому учету 6/01, методические рекомендации, классификаторы и пр. Учетная информация объединяет практически все виды информации, описанные выше, так как в учетную информацию входят документы первичного учета, сводные документы, выходные и входные. Из классификации информации следует, что при учете основных средств используются практически все виды информации включая первичную и результативную, постоянную и переменную, и плановая и нормативно-справочная.
3.3. Выбор комплекса технических и программных средств
Спектр предлагаемых программ довольно велик, и каждый производитель будет убеждать вас в преимуществах именно своей программы. Критерии выбора программного обеспечения можно отобразить в виде представленной схемы на рис 3.2.
Рис. 3.2 Критерии выбора программного обеспечения
Исходя из этих критериев попробуем сравнить некоторые программные продукты, а точнее наиболее ярких представителей разных видов.
В последнее время довольно широкое распространение получила упрощённая форма учёта, основанная на использовании журнала регистрации хозяйственных операций в качестве основного учётного регистра. Относительная простота этой формы позволила реализовать некоторые из принципов, лежащих в её основе, в бухгалтерских программах, которые можно назвать универсальными. Отличительной особенностью таких программных продуктов является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с такими программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, на основании которых после обработки формируются журналы-ордера, ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учёта, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчётность.
Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного, двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учёта, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учёта. На освоение программы и процесс автоматизации учёта с её помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить принципы, на которых основана программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, используемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учёта. Типичным представителем универсальных программ является «1С: Бухгалтерия».
Однако, несмотря на то, что принципы упрощённой формы учёта в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощённой формы учёта. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы.
Отличительной особенностью этих программ является наличие совокупности автоматизированных решений различных учётных задач, таких как учёт основных средств и нематериальных активов, учёт материальных ресурсов, учёт труда и заработной платы и т. д., а также, специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои, специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Между собой функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей — их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено либо как отдельная программа-модуль (автоматизированное рабочее место), способная работать как самостоятельно, так и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учёта и требует меньшей доработки конечным пользователем.
Однако помимо различий в архитектуре и принципах построения систем технические особенности и идеология программных продуктов предполагают различные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учёта, и в частности — различные формы представления результатов обработки учётно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учёта пока не удаётся единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учёта, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности).
Основным конкурентом на рынке автоматизации программ «1С» является комплексная система «Галактика», которая непосредственно относится к функциональным программам.
С точки зрения функционального наполнения обе программы заслуживают наивысшие оценки. Но так как «1С: Бухгалтерия» относится к универсальным программам, то соответственно инструментарий работы с документами у нее немного скромнее, хотя, то, что необходимо в современных условиях учета имеется в полном составе. «Галактика» кроме всего прочего может вести учет нескольких однотипных объектов ОС с помощью групповой инвентарной карточки, учет сложных иерархических объектов, параллельный учет основных средств на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета, учет содержания драгоценных металлов и камней в ОС.
Специализируется на конечного покупателя в большей степени программа «1С: Бухгалтерия», поскольку она относится к универсальным программным продуктам, и, следовательно, обязана быть приспособленной к особенностям отраслевого учета. Фирма «1С» предлагает множество различных конфигураций вплоть до специализации «Воинская часть», конечно в эту линейку входит и «сельскохозяйственное предприятие». Основным преимуществом подобной организации программы является то, что при нехватке денежных средств, можно купить базовую конфигурацию и работать в ней некоторое время, и при первой необходимости, если таковая возникнет, можно установить специализированную конфигурацию без потери наработанной база данных. «Галактика» в этом смысле отличается от программ «1С» поскольку имеет необходимые настройки внутри базовой конфигурации.
Эргономические характеристики объективно сравнить достаточно сложно, кому-то типовая раскладка горячих клавиш и пиктограмм «Галактики» на первый взгляд покажется сложной и неудобной, но в процессе работы расположение функций запоминается достаточно легко. В «1С: Бухгалтерии» практически все часто используемые функции вынесены на рабочий стол, что облегчает и ускоряет доступ к ним. Важную особенность «Галактики» необходимо отметить касаемо эргономики рабочего стола, практически все оформление (цвета окон, документов, размеры и пр.) настраивается под пожелания пользователя.
По наличию Windows-интерфейса обе программы абсолютно равнозначны. Технические требования у обеих программ не слишком высокие, как у всех бухгалтерских программ, то есть практически любой компьютер, выпушенный после 1996 г. способен обеспечить обработку данных на нормальном уровне. Но это не касается сетевых серверов и рабочих станций. Возможность ведения единой базы данных поддерживается также обеими программами, при этом происходит разделение общего набора функций на наборы интерфейсов программы под необходимые функции работника.
К другим наиболее часто встречающимся сервисным средствам «Галактики» можно отнести встроенный календарь, автоматический контроль допустимой (корректной) корреспонденции счетов, ведение архивных (резервных) копий информации и её восстановление, фильтрация и выборка информации, система паролей, настройка конфигурации принтера и пр. Присутствуют и средства реиндексации баз данных, которые позволяют произвести восстановление индексных файлов баз для сохранения работоспособности системы в случае сбоев или некорректных выходов из программы
Гибкость и открытость программ находиться в прямой зависимости, чем более открыта программа для внесения изменений, тем она становится соответственно более гибкой. Здесь важно отметить, что обе программы достаточно открыты для внесения изменений, но по-разному. В «Галактике» можно изменить практически все, но и с помощью всевозможных настроек и корректировок. В «1С» открытые для общего доступа изменения не проникают так глубоко, но, тем не менее, программа не становится менее гибкой. Это потому, что для написания программ «1С» использовался собственный язык «1С», так называемый встроенный язык «1С». При помощи этого языка возможно переписать программу заново, и учесть практически все необходимы особенности. Использование макроязыка требует от человека определённых навыков и знаний в области алгоритмизации вычислительных процессов. Однако после выполнения нескольких практических задач даже неискушённый пользователь сможет конструировать несложные алгоритмы, поскольку описание макроязыка присутствует в сопроводительной документации, а названия самих макроимён переменных и макрокоманд записываются, как правило, на русском языке и имеют определённый смысл. Например, из фрагмента кода формирования проводок по приходному кассовому ордеру в системе “1С: Предприятие”, приведённому ниже, видно, что квалифицированный специалист вполне сможет самостоятельно внести изменения в код.
Операция.НоваяПроводка ();
Операция.Кредит.Счёт = КоррСчёт;
Операция.Кредит.Субконто(1,Субконто1);
Операция.Кредит.Субконто(2,Субконто2);
Операция.Кредит.Субконто(3,Субконто3);
Если Валюта = Константа.БазоваяВалюта Тогда
Операция.Дебет.Счёт = СчётПоКоду(“50.1”);
Иначе
Операция.Дебет.Счёт = СчётПоКоду(“50.2”).
Поддержка программ осуществляется обеими фирмами в полном размере, то есть регулярно выходят обновления нормативных документов, форм отчетности и пр. Обновление может устанавливаться как непосредственно лицензированными специалистами, так и самостоятельно ИТ специалистами предприятия с диска. Для новых пользователей обе программы предлагают подробную документацию и помощь в освоении программы включая видео курс с наглядными примерами. При возникших неполадках нужно направить письмо дистрибьютору или непосредственно в головной офис, на которое вы получите подробный ответ с указаниями по исправлению возникшей неисправности, и в последующих редакциях подобные ошибки будут устранены.
Подводя итоги можно рекомендовать выбирать программу для предприятия ООО «Иркут» по единственному критерию цена самой программы, и что немаловажно цена обслуживания в дальнейшем. С этой точки зрения более выгодным приобретением является программа «1С: Бухгалтерия» ( по состоянию на май 2004 г. базовая версия 70$, стандартная версия 140$, версия ПРОФ 240$). Для сравнения стоимость системы «Галактика» точнее «контур бухгалтерский учет» по состоянию на май 2004 г. Составляет 1150$, при этом модуль «учет основных средств» 690 $.
3.4. Технологический процесс получения реестров документов учета основных средств
После выбора программного обеспечения, необходимо определить каким образом в программе «1С: Бухгалтерия» реализуется бухгалтерский учет основных средств, от ввода исходных данных до составления сводной отчетности.
Практически в любой программе автоматизация учета начинается с ввода исходных данных, то есть необходимо внести в базу данных (справочник) все имеющиеся на предприятии основные средства. На каждый объект основных средств создается инвентарная карточка, только в электронном виде.
На закладке «Общие сведения» указываются основные сведения об объекте основных средств. К ним относятся: инвентарный номер, наименование, вид (группа) ОС, место эксплуатации, тип, ответственное лицо, состояние, способ поступления, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата выбытия, причина выбытия, начисление амортизации. Закладка «Бухгалтерский учет». Эта закладка заполняется для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные начисления. Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок начисления амортизации для целей бухгалтерского учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка «Начислять амортизацию» на закладке «Общие сведения». При вводе основного средства в эксплуатацию необходимо выбрать способ амортизации основного средства.
Стоимость приобретенных объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации одним из следующих способов (варианты значения реквизита «Способ начисления амортизации»):
· Линейный способ;
· Способ уменьшаемого остатка;
· По сумме чисел лет срока полезного использования;
· Пропорционально объему продукции (работ).
Закладка «Налоговый учет». Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка «Начислять амортизацию» на закладке «Общие сведения».
После того как все необходимые реквизиты заполнены основное средство записывается в классификатор, и в последующем будет использоваться в различных операциях.
Инвентарные карточки (см. приложение 1) необходимо распечатать, так как документы подписываются.
После того как все основные средства организации занесены в классификатор необходимо отразить их на счете 01.1 «Основные средства в организации», то есть занести остатки по счету. Для этих целей предусмотрен счет 00 «вспомогательный». Соответственно делается проводка Дебет 01.1 Кредит 00.
Операции по движению основных средств можно вводить вручную или использовать документы типовой конфигурации. Для просмотра документов, связанных с учетом основных средств используется журнал «Учет ОС», в котором непосредственно можно открыть документ или создать новый.
Журнал предназначен для ввода, просмотра и редактирования документов:
· "Ввод в эксплуатацию ОС";
· "Передача ОС";
· "Перемещение ОС"
· "Подготовка к передаче ОС";
· "Поступление ОС за плату";
· "Списание ОС ".
Кнопка "Реестр" формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала.
Для ведения списка основных средств, поступающих в организацию, предназначен справочник «Объекты внеоборотных активов». В справочнике хранятся сведения о любых внеоборотных активах, поступающих в организацию и учитываемых на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Для отражения операций в учете по поступлению основных средств, приобретенных за плату, предназначен документ «Поступление ОС». Реквизиты заполняются в соответствии с накладной. Ввод нового документа выполняется выбором пункт «Поступление ОС» в подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программы.
Для получения основных средств у поставщика сотруднику может быть выписана доверенность (см. приложение 2).
Предъявление поставщиком счет-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом «Счет-фактура полученный». Документ удобно вводить на основании документа «Поступление ОС». Для этого необходимо в журнале «Учет ОС» найти документ-основание и выбрать пункт в меню «Действия» «ввести на основании».
В том случае, если основное средство поступает в организацию в виде отдельных узлов, требующих монтажа, то для отражения в учете операций по поступлению таких объектов следует использовать документы типовой конфигурации по учету оборудования. Для ведения списка оборудования, требующего монтажа, предназначен справочник "Оборудование". Для отражения в учете операций поступления оборудования за плату предназначен документ "Поступление оборудования" (см. приложение 3).
Первоначальная стоимость основных средств, монтируемых или строящихся в организации, выявляется на счете бухгалтерского учета 08.3 "Строительство объектов основных средств". В числе прочих расходов, учитывается и стоимость оборудования, переданного в монтаж. Для отражения в учете операций по передаче оборудования в монтаж предназначен документ "Передача оборудования в монтаж" (см. приложение 4). Документ «Передача оборудования в монтаж» предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств.
Основные средства, приобретенные за плату, поступившие в организацию в виде вкладов в уставный (складочный) капитал, полученные безвозмездно или путем обмена, зачисляются на баланс с помощью документа "Ввод в эксплуатацию ОС".
Документ позволяет оформить акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1 (см. приложение 5).
Для отражения в учете операций, связанных с передачей ОС из одного подразделения в другое, сменой назначения ОС (производственные - на непроизводственные, и наоборот) и других подобных операций, служит документ "Перемещение ОС". Документ также оформляется Актом ОС-1.
При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией следует использовать документ "Списание ОС". Документ позволяет оформить акт на списание по форме ОС-4 (см. приложение 6). В форме документа указываются объект, списываемый с учета, выбирается причина списания и статья прочих доходов и расходов.
Если нажать на кнопку "Показать", то справочно выводится балансовая стоимость объекта (сальдо на счете 01.1) и сумма начисленной амортизации (сальдо на счете 02.1) на момент выбытия.
При списании с учета всех основных средств формируются проводки:
· по доначислению амортизации, если это необходимо;
· по дебету счета 01.2 «Выбытие основных средств» стоимости выбывающего объекта;
· списание остаточной стоимости объекта по дебету счета 99
«Прибыли и убытки» (если причина списания «В связи с чрезвычайными обстоятельствами») или по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» (причина списания «Списание по прочим причинам»).
Для учета операций по выбытию ОС в конфигурации предусмотрен счет 01.2 "Выбытие основных средств".
При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче указанные операции сначала отражаются по счету 01.2 «Выбытие основных средств» с помощью документа «Подготовка к передаче ОС»
По окончании процедуры выбытия ОС (после получения приобретающей стороной документов, устанавливающих право собственности) при продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче используется документ «Передача ОС», также оформляется Акт ОС-1.
На основании документа "Передача ОС" можно оформить счет-фактуру (см. приложение 7) для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале "Учет ОС" найти документ-основание и выбрать пункт "Ввести на основании" из меню "Действия".
Все подобные операции возможно проводить вручную с указанием всех необходимых проводок и объектов аналитического учета.
Для того, чтобы программа правильно рассчитывала амортизацию основных средств, в справочнике "Основные средства" должны быть заполнены соответствующие реквизиты, а также установлен флажок "Начислять амортизацию".
Для ежемесячного начисления амортизации предназначен документ "Начисление амортизации". При начислении амортизации используются реквизиты справочника "Основные средства": способ начисления амортизации, срок полезного использования, фактический объем продукции (работ) за месяц.
По итогам начисленной амортизации составляется специализированный отчет «Отчет по ОС» (см. приложение 8). Для работы с документами "Начисление амортизации" используется журнал "Регламентные документы".
При проведении ремонта основных средств составляется документ «Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав». Документ предназначен для ввода информации об операциях приобретения налогоплательщиком имущества, работ, услуг, прав и формирования стоимости приобретаемого имущества, работ, услуг, прав.
Этим документом регистрируются только затраты, подлежащие включению в состав расходов (доходов) в соответствии с главой 25 Налогового кодекса Российской Федерации, и по каждому факту приобретения организацией права собственности на имущество, получения прав, результатов выполненных работ, потребления услуг. Для ввода нового документа, можно воспользоваться стандартными методами ввода документов в открытой форме журнала «Налоговый учет операций приобретения и выбытия имущества, работ, услуг, прав». По нажатию кнопки «Заполнить» табличная часть документа заполняется на основании данных бухгалтерского учета, введенных в информационную базу и отражающих операции приобретения имущества, работ, услуг, прав.
Для получения итоговых и детальных данных по учету основных средств можно использовать стандартные и специализированные отчеты. Специализированный отчет "Отчет по ОС" содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости основных средств, а также суммы начисленной амортизации (см. приложение 9). "Отчет по ОС" содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости основных средств, а также суммы начисленного износа.
Расчетную ведомость можно вызвать из меню "Отчеты"-> "Специализированные"->"Отчет по ОС" и нажать на кнопку "Сформировать". При этом формируется отчет по всем основным средствам в разрезе групп ОС.
Печатная форма отчета содержит дополнительную кнопку управления "Настройка", дважды щелкнув "мышью" по которой можно изменить параметры отчета и сформировать его заново. Например, можно получить отчет по выбранному основному средству.
Отчет по ОС можно также получить, открыв справочник "Основные средства", выбрав в нем конкретное ОС и нажав кнопку "Отчет по ОС". В полученном таким образом отчете можно дважды щелкнуть "мышью" по кнопке "Настройка" и изменить параметры составления отчета (например, получить отчет для всех ОС или выбрать другое ОС).
Стандартный отчет "Анализ субконто" может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет по субконто "Основные средства" (см. приложение 10).
Стандартный отчет "Карточка субконто" может быть использован для просмотра движений по конкретным основным средствам. Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте. Для получения карточки субконто выберите пункт "Карточка субконто" меню "Отчеты" главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.
Настройка параметров отчета. В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода (см. приложение 11).
Стандартный отчет "Отчет по проводкам" может быть использован для получения проводок по тем счетам, по которым ведется аналитический учет по субконто "Основные средства" (см. приложение 12). Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.
Для формирования отчета выберите пункт "Отчет по проводкам" меню "Отчеты" главного меню программы. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.
Настройка параметров отчета.
В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.
Если нужен отчет за "стандартный" период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год), воспользуйтесь кнопкой выбора периода. Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденций счетов и (или) символьных строк, разделяемых точкой с запятой.
Как видно, процесс получения отчетов достаточно прост и требует затрат времени как пи ручной обработке учета основных средств.
3.5. Процесс автоматизации
Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.
Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:
· предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
· проектирование;
· ввод в действие;
· сопровождение автоматизированной системы.
На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.
В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.
Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.
Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.
1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.
2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.
3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.
4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.
5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.
После решения поставленной задачи эффективность бухгалтерского учета увеличивается, это выражается в:
· Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета 01, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу, и выборка распечаталась.
· Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.
· Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
· Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
· Повышении экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.
Заключение
В настоящей работе были рассмотрены основные правила и особенности автоматизации бухгалтерского учета основных средств. Безусловно, не все утверждения, приведенные в настоящей работе, можно признать бесспорными, что естественно при очевидной неоднозначности многих положений бухгалтерских и налоговых нормативных документов. Ввиду постоянного изменения действующих нормативных актов срок актуальности основной части настоящей работы, вероятно, не превысит полугода, а отдельные моменты потребуют уточнения. Однако изложенные точки зрения и подходы к их обоснованию, вероятно, в любом случае могут оказаться полезными при решении возникающих на практике вопросов.
Материалы, изложенные в работе, позволяют сделать следующие выводы.
В ООО «Иркут» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому самой удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в ООО «Иркут» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей – все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них. На таком же принципе построен и учет основных средств.
Нужно отметить, что многие документы по движению основных средств на предприятии не ведутся, практически все операции, кроме выбытия оформляются актами произвольной формы и приказами по предприятию. Отсутствуют инвентарные карточки и, соответственно, описи инвентарных карточек. В этих условиях основные рекомендации по улучшению организации учета основных средств касаются приведения документооборота в соответствии с нормативными требованиями Российского законодательства.
В процессе автоматизации многие негативные моменты документооборота будут устранены, поскольку общий объем документов необходимых для учета основных средств при автоматизированном учете меньше, чем при ручной обработке информации. Все бланки возможно распечатать в необходимом количестве.
Из анализа программных средств для автоматизации бухгалтерского учета с учетом критерий отбора, выбрана программа «1С: Бухгалтерия 7.7», которая оптимально подходит к подготовке документов на предприятии.
Готовность персонала к процессу автоматизации в ООО «Иркут» недостаточна для того, чтобы провести в течение ближайших месяцев автоматизацию. Обучение удобнее проводить непосредственно на предприятии все работников одновременно, на конкретных примерах учета. Установка самой программы займет не более одного рабочего дня специалистами. Начало работы с занесением данных в базу можно объединить с обучением для экономии времени.
На практике при внедрении автоматизированной обработки рекомендуется учесть следующие моменты.
Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.
Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала. Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения. Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.
В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.
В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Необходимо, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
С помощью программного продукта «1С: Бухгалтерия» получен сводный отчет по учету основных средств для ООО «Иркут», документы которого приведены в приложении. Эффективность результата автоматизированной обработки связана с сокращением времени на обработку информации, исключением субъективных ошибок, улучшением качества документов.
Список литературы
1. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ (в редакции от 23.07.1998г.),
2. Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы»,
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №34н (в редакции от 24.03.2000г.),
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 24.03.2000г. №65н, в ред. 18.05.2002 №45н
5. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина РФ от 20.07.1998г. №33н (в редакции от 28.03.2000г.).
6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применения. Утвержденные приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г.
7. Налоговый кодекс РФ. Часть 2. Федеральный закон от 05.08.2000 г. №117 ФЗ (в редакции Федерального закона от 29.10.2000 г. №166 ФЗ).
8. «О формах бухгалтерской отчетности организации» Приказ Минфина РФ от 13.10.2000 г. №4н
9. www.buhgalt.ru – Волков Н.Г. Учет основных средств, журнал «Бухгалтерский учет», №16 2001г.
10. www.dist-cons.ru – Учет основных средств, «Курс Ваш бизнес - Бухгалтерский учет»
11. Некоторые вопросы учета основных средств / А. С. Бакаев // Бухгалтерский учёт № 3 2002 г.
12. Информатика: Учебник.-3-е перераб. изд./Под ред. профессора Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2001.-768 с.: ил.
13. И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2003.-1160с.
14. Не заблуждайтесь. / Ю. Панченко // Бухгалтер и компьютер. № 3 2003 г.
15. Меньше рутины! / Ю.Королев // Бухгалтер и компьютер № 3 2004 г.
16. Из зала в зал переходя…/ Г. Иванова, Г. Пчелкин // Бухгалтер и компьютер № 4 2004 г.
17. Вам это надо! / О. Нетёсова // Бухгалтер и компьютер. № 6 2004
18. Харитонов С. А. Методология налогового учета в 1С:Бухгалтерии 7.7 (в вопросах и ответах). – М.: ЗАО «1С», 2002 – 301 с.: ил.
19. Кондаков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – 4-е изд., перераб. доп. – М.:ИНФРА – М, 2004. – 640с.
20. Материалы с официального сайта фирма «1С» www.1s.ru
21. Материалы с официального сайта компании «Галактика» www.galaktika.ru
22. Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 марта 1998 г. № 283
23. Макарьева В. И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации – М.: Финансы и статистика, 2004 – 264с.
24. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / Под ред. Табурчака – Ростов н/Д: Феникс, 2002 – 352 с.
25. О применении Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы / Е. И. Поздняков, И. Н. Титова // Налоговый вестник. №9 2003 г.
26. Русакова Е. А. О применении унифицированных форм первичной документации по учету основных средств для целей бухгалтерского учета // Налоговый вестник №8 2003 г.
27. Учет основных средств. // Экономика сельского хозяйства и перерабатывающих предприятий. №1 2002 г.
28. Коваленко Н. Я. Экономика сельского хозяйства. С основами аграрных рынков. Курс лекций. – М.: Ассоциация авторов и издателей ТАНДЕМ: Издательство ЭКМОС, 1999. – 448с.
29. Нормативная база бухгалтерского учета: Сборник официальных нормативных документов / А. С. Басюкаев – М.: Библиотека журнала Бухгалтерский учет, 2003 – 392с.
Приложения
ПРИЛОЖЕНИЯ