Обзор современного программного обеспечения управления проектами

ЗАДАЧИ И ИНСТРУМЕНТЫ

Существует достаточно много определений слова "проект". Однако все они характеризуют проект как уникальную совокупность координированных действий, направленных на достижение какой-либо конкретной цели и ограниченных во времени.

Перечень основных задач и программного обеспечения, которое может быть использовано для их решения, приведен ниже в таблице.

Как видно из этой таблицы, для разработки и реализации проектов может быть использовано как стандартное офисное программное обеспечение, так и специализированное ПО для реализации проектов.

Возможности "надстройки" стандартных программ и создание собственных разработок на основе баз данных ограничены и не рекомендуются к широкому применению, что связано с "уникальностью" проектов и сложностью разработки специализированного программного обеспечения для этих целей.

ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ

(MS Office, Intenet, E-mail)

Использование офисных программ (MS Office, Internet, E-mail) не отличается от их стандартного использования в рутинной работе (посмотреть по MS Office , посмотреть по Internet). Основной объем применения офисных программ приходится на подготовительный этап и стадии разработки проекта, и также на этап составления исполнительной документации.

В проектной работе очень большую роль играет коммуникация с поставщиками через E-mail, а также поиск новой информации через Internet.

КОНСТРУКТОРСКОЕ ПО

(семейство AutoCAD)

Использование конструкторских программ (семейство AutoCAD) не отличается от их стандартного использования в рутинной работе.

Основной объем применения конструкторских программ приходится на стадию детальной разработки проекта (прорисовка планировок оборудования, технологических схем, конструкторских чертежей) и составления исполнительной документации по проекту.

ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОЕКТОВ

Финансовые инструменты используются для экономического обоснования и финансового контроля проекта при решении, прежде всего следующих задач:

• составление бизнес-плана для его представления потенциальному инвестору

• составление детального финансового плана и определение потребности в денежных средствах

• расчет основных финансовых показателей

• анализ вариантов "что - если"

• сравнение фактических финансовых потоков с прогнозируемыми

Наиболее распространенные программы для решения этих задач:

Project Expert
Разработчик: Про-Инвест Консалтинг / Россия ( http://www.pro-invest.com/it )
Дистрибьютор: Про-Инвест Консалтинг ( http://www.pro-invest.com/it )

• Подходит для пользователей, не имеющих специальной подготовки в области финансового анализа

• Интерфейс на русском языке

• Обеспечивает формирование стандартных финансовых документов, отвечающих российским и международным стандартам бухгалтерского учета

• Позволяет подготовить подробный бизнес-план инвестиционного проекта на уровне международных стандартов

• Импорт / экспорт файлов: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, dBase, MS Project, P3, SureTrack, Audit Expert и другие

• Платформа: Windows 95 / 98 / NT / 2000 / ME

• Имеет сетевую версию с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей

Cobra
Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )
Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )
Разработана для финансовых менеджеров

• Позволяет планировать бюджет проектов компании

• Обеспечивает ввод фактических данных по выполнению бюджета

• Обеспечивает подготовку финансовой отчетности

• Импорт/экспорт: Excel, Oracle, Sybase, SQLServer, FoxPro

• Платформа: Windows 95 / 98 / NT

• Безопасность на уровне контроля имени пользователя и пароля с разграничением доступа к меню и файлам

Сравнение программ финансовой оценки проекта

ПРОГРАММЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ

Программы управления ресурсами предназначены для управления проектами на стадии их реализации и используются, прежде всего, для решения следующих задач:

• описание глобальных параметров проекта

• описание логической структуры комплекса работ, многоуровневое представление проекта

• определение организационной структуры исполнителей, наличных ресурсов и номенклатуры материалов

• разработка расписания проекта в виде перечня связанных работ без учета ограниченности ресурсов

• корректировка расписания проекта с учетом ограниченности ресурсов

• определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта

• определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании

• определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов

• анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков

• выборка, сортировка и суммирование работ по срокам, ресурсам, группам и т.д.

• ввод фактических показателей состояния задач, объемов работ и использования ресурсов

• анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта на будущее

• визуальное представление хода выполнения проекта и создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

• интеграция системы управления проектами в корпоративные управленческие системы

Выбор программы для использования зависит от многих факторов:

• размер и сложность проекта (количество работ, ресурсов, связей, календарей)

• требуемое количество составляемых расписаний работ

• необходимость совместной работы над проектами и / или возможность обмена информацией через Internet

• необходимость экспорта и импорта данных из других приложений и баз данных

• необходимость проведения расчетов по нестандартным формулам, заданным пользователем

• необходимость распределения ресурсов между несколькими проектами (многопроектное управление) и учет приоритетности проектов

• легкость освоения и удобство графического интерфейса

• максимально допустимая стоимость программы

• требования инвесторов / руководителей по оформлению промежуточных результатов выполнения проекта

• общая политика компании по использованию определенных программных продуктов

• личные предпочтения руководителя проекта

Наиболее распространенные программы для решения задач планирования сроков и ресурсов:

MS Project
Разработчик: Microsoft Corp./ США ( http://www.microsoft.com/project , http://www.microsoft.ru/project )
Дистрибьютор: Microsoft Corp./ США ( http://www.microsoft.ru )
Позволяет планировать несложные комплексы работ с учетом их взаимосвязи и распределения между исполнителями с выравниванием ресурсов

• Автоматизированная подготовка отчетов и "снимки" текущего состояния проекта

• Обмен информацией менеджера и исполнителей через MS Outlook

• Имеет WEB-ориентированное дополнение MS Project Central, которое предоставляет инструменты для поддержки совместной работы членов команды проект

Microsoft Project 2000.

• Из основных особенностей, связанных с планированием и контролем за выполнением проекта, появившихся в новой версии, можно отметить следующие.

• Иерархические коды структур для задач и ресурсов;

• расходуемые материалы как вид ресурсов;

• месяц как единица длительности работ;

• индивидуальные календари для задач;

• графические индикаторы для наглядного представления "проблемных" задач;

• поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями;

• две шкалы времени (основная и вспомогательная);

• указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);

• создание шаблонов проектов.

• Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта.

• Microsoft адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует большое число бесплатных и коммерческих продуктов сторонних производителей.

• Что касается удобства работы, то теперь пакет поддерживает такие функции, как самонастраивающиеся меню, однооконный интерфейс, установку по запросу, перемещаемые профили пользователей, режим Windows Terminal Server и т. д. Справочная система позволяет пользователям добавлять в нее свою информацию.

• Особое внимание уделено организации обмена информацией в команде проекта. Новый продукт Microsoft Project Central позволяет всем участникам проекта работать с актуальной проектной информацией. Доступ осуществляется либо через Web-броузер, либо через специальное приложение MS Project Central Client. Для мобильных и удаленных пользователей предусмотрена работа в режиме off-line с последующей синхронизацией информации.

• Работая с системой, можно не только просматривать текущую информацию, но и обновлять данные -- вносить новые задачи, перераспределять задачи между исполнителями и т. д. Права доступа определяются администратором. Просмотр возможен как в режиме таблиц, так и в виде диаграммы Ганнта.

• Поддерживается двунаправленный обмен информацией с Outlook. Руководитель проекта может передать исполнителям данные о задачах (в виде списка), которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlookљ2000 имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения.

SureTrak Project Manager
Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com )
Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru )

• Полностью русифицирован

• Встроенный Wizard позволяет создавать системы кодов для типовых проектов

• Платформа Windows 3.x / 95 / NT / 2000, OS/2

Primavera Project Planner
Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com )
Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru )

• Центральный программный продукт семейства Primavera для координации большого количества средних и крупных проектов в рамках ограниченных ресурсов

• Позволяет объединение фрагментов проектов, подготовленных в SureTrak

• Имеет несколько десятков стандартных шаблонов представления проекта, а также возможность создавать и сохранять собственные макеты и отчеты с публикацией на web-сайте компании

• Развита функция глобальной замены для внесения изменений в данные проекта с использованием логических, арифметических и строковых выражений

• Позволяет экспорт данных в программы Dbase и Lotus

• Сетевая версия позволяет работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно

Позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и / или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями
Open Plan
Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )
Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )

• Полностью русифицированная профессиональная программа планирования и контроля крупных проектов в масштабах предприятия

• Мощные средства ресурсного и стоимостного планирования

• Эффективная организация мультипроектной и многопользовательской работы, что позволяет создать открытое и масштабируемое решение для всего предприятия

• Функция ДУП (директор управления проектами) для автоматизации повторяющихся процессов при управлении проектами

• Реализовано планирование при ограниченном времени и ресурсах и тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения

• Разграничение уровней доступа к проектным данным производится с помощью специальной утилиты SysAdm

• Встроенная функция создания архива проекта и модуль WEB Publisher для публикации данных проекта на WEB-сервере

• Выпускается в вариантах Enterprise, Professional и Desktop, каждый из которых отвечает различным потребностям менеджеров и исполнителей проекта

• Комбинация с Cobra позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта

Spider Project
Разработчик: Технологии управления "Спайдер" / Россия ( http://www.spiderproject.ru )

• Лучшая отечественная система управления проектами, разработанная с учетом большого практического опыта, потребностей и приоритетов российского рынка

• Позволяет кроме длительности операции задавать физические объемы работ на операциях, тогда длительность определяется в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов

• Кроме отдельных ресурсов, можно задавать мультиресурсы (группы ресурсов, которые выполняют работы вместе) и пулы (группы взаимозаменяемых ресурсов), что позволяет получить более короткие расписания

• Возможно использование неограниченного количества составляющих стоимости, причем в разных валютах, а также неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов

• Реализована возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ по сравнению с базовой версий или любой другой версией

• Реализована поддержка групповой работы и работы через Internet, при этом нет одновременного доступа на изменение данных

• Платформа: Windows 9x / NT / 2000

• Минимальные требования: процессор i486, ОЗУ 32 Мбайт, свободное место на диске 25 Мбайт

WelcomHome
Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )
Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )

• Средство организации групповой работы на основе WEB-технологий для ведения проектов с использованием единого WEB-интерфейса доступа ко всей проектной информации в режиме реального времени через Internet

• Взаимодействие участников проектов обеспечивается в рамках единого портала через электронную почту, доски объявлений и дискуссионные форумы, при этом также регламентируется ввод прогресса работ исполнителями

• Используются настраиваемые шаблоны процедур управления проектами для обеспечения формализованного и стандартизованного подхода к выполнению работ и унификации корпоративных управленческих процессов

• Возможна интеграция с системами календарного планирования MS Project, OpenPlan и системой бюджетирования проектов Cobra для обеспечения доступа членам проектной группы к требуемым календарным и стоимостным данным по проекту

• Платформа: Windows NT/2000/XP

• Базы данных: Oracle, SQL Server 7/2000, MS Access

• WEB: сервер MS IIS, Apache, браузер Internet Explorer, Netscape Navigator

• Система безопасности обеспечивает разграничение доступа к проектным данным и функционалу системы за счет администрирования пользователей, групп и ролей

Сравнение программ планирования ресурсов

Time Line Solutions

Рассказ о КСП-системах, представленных на нашем рынке, будет неполным, если не упомянуть о системе Time Line. Этот пакет появился в СНГ одним из первых -- в начале девяностых. Были локализованы две версии -- 5.0 для DOS и 1.0 для Windows, что в свое время способствовало росту популярности продукта. екущая версия пакета Time Line 6.5 вышла пять лет назад и сразу же получила очень высокие оценки экспертов. В то время это был единственный в своей ценовой группе продукт, реализованный в архитектуре клиент-сервер и поддерживающий работу с SQL-базой данных. Кроме того, он содержал продвинутые средства для планирования и позволял наглядно представлять проектную информацию. Пользователи могли создавать свои поля с вычисляемыми формулами. С системой поставлялся генератор отчетов Crystal Report. Усеченная версия Time Line (без поддержки WBS и генератора отчетов) одно время входила в состав пакета Corel Office. Time Line содержал средства для интеграции с Novell GroupWise. Предлагались сетевая версия на пять пользователей и пакет Project Updater для удаленного доступа к проектной информации.

К сожалению, за последнее время продукт не изменился, разработчики не занимаются его дальнейшим развитием. Те же функции, которые несколько лет назад были передовыми, сейчас стали совершенно обычными для систем этого класса. Кроме того, появились гораздо более мощные системы.

Как сообщили представители российской компании A-Project, которая занималась локализацией и внедрением продуктов Time Line на рынке СНГ, учитывая сложившуюся ситуацию, фирма отказалась от их активного продвижения.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ И

ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ ВНЕДРЕНИИ IT

Экономическая эффективность от внедрения информационных технологий в технической службе является достаточно условной и выражается в следующих положительных моментах. В подавляющем большинстве случаев нормальная работа предприятия просто невозможна без использования информационных технологий: для любого предприятия уже невозможно представить составление обычных ежедневных документов и их представление внутри и вне организации без MS Office при реализации крупных проектов работа без использования специализированных программ управления проектами будет не просто нерациональной, а даже неприемлемой - ни один руководитель проекта не сможет держать в голове и анализировать все процессы проекта, не привлекая при этом компьютер

На всех предприятиях при использовании ИТ (стандартных и собственных программ) достигается повышение эффективности труда, которое условно можно оценить как 10 % рабочего времени, и соответственно зарплаты (из расчета 100 сотрудников с окладом 10 тысяч рублей в месяц получаем 1,2 миллиона рублей в год для предприятия):

лучшая организация рабочего времени

отсутствие необходимости содержать в штате предприятия профессиональную машинистку (каждый сотрудник сам составляет для себя документы)

возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации

Не последнюю роль играет использование информационных технологий для обеспечения имиджа фирмы, что дает условную прибыль в размере 2 % годового дохода:

наличие электронного адреса у каждого сотрудника

наличие собственного, хорошо оформленного сайта компании, который привлечет потенциальных клиентов и коллег

профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации

использование Internet для поиска информации

Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы и проблемы:

стоимость приобретения оборудования в достаточном количестве (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование)

организация и поддержка внутренней сети Intranet и выхода в Internet

стоимость приобретения лицензированного программного обеспечения (эта стоимость колеблется в зависимости от программы в пределах от сотен до десятков тысяч долларов)

снижение эффективности работы сотрудников на первом этапе привыкания к программе, продолжительность и "острота" которого зависит от компьютерной грамотности и квалификации сотрудников

стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем и стоимость которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей

необходимость замены сотрудников, которые не могут или не хотят использовать информационные технологии в должном объеме

оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты)

Таким образом, необходимая степень использования информационных технологий должна рассматриваться в каждом конкретном случае. Эффективность и условная прибыль могут быть определены с учетом вышеприведенных параметров.

Очевидно, что наибольшая прибыль будет иметь место в крупных компаниях, где общие расходы на внедрение IT будут минимальными на единицу продукции и сотрудника.

Литература

1.http://projectm.narod.ru/publico8.htm

2.http://webdesign.perm.ru/006/08/engineers/projects.html

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу «информационная система управления проектами и её защита»

Тема: «Обзор современного программного обеспечения управления проектами»

Руководитель

Макаров Ю. Н.

« » сентября 2003 г.

Автор работы

Студент 638 группы

Гребенщиков И.А.

15 сентября 2003 г.

Челябинск

2003 г.