PowerPoint 2

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

КАФЕДРА «ИВС»

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

Выполнила: студентка группы БХ-44у

Стакнева Елена

Проверила: Филимоненко И.В.

Новосибирск 2006

Введение ………………………………………………………………………………3

Начало работы с презентацией ………..……..………………………………………4

Создание новой презентации ………………………..……………………………….5

Форматирование слайда ……….……………………………………………………..6

Вставка объектов мультимедиа ………………………………………………………7

Анимация слайдов …………………………………………………………………….8

Сохранение слайдов в виде презентации ……………………………………………9

Заключение …………………………………………………………………………...11

Список использованных источников ……………………………………………….12

Введение

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед аудиторией. После завершения работы над презентацией можно напечатать полученные слайды на бумаге, вывести их на фотопленку, добавить к слайдам заметки докладчика.

Презентация - это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле.

Термин “слайд” используется для обозначения единицы визуальных материалов презентации вне зависимости от того, будет ли эта страница демонстрироваться на экране дисплея, распечатываться на принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку.

Слайд – это логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции.

В составе слайда могут присутствовать следующие объекты: заголовок и подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы, организационные диаграммы, тексты, звуки, маркированные списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, различные внешние объекты.

Начало работы с презентацией

Хотя существует много способов запуска программы, наиболее простой путь – это использования кнопки Пуск, которую можно найти в нижнем левом угле экрана на панели задач. Откроем с помощью этой кнопки программу Power Point.

При запуске программы одновременно откроются диалоговые окна Помощника по Office и стартовое диалоговое окно power Point предложит вам выбрать опцию создания новой презентации или открытия уже существующего документа. Можно убрать это диалоговое окно, просто нажав клавишу <Esc> или, щелкнув по кнопке Отмена.

Панель инструментов значительно облегчает работу с программой. На этой панели можно найти все команды, которые есть в меню. При этом выполнить щелчок мыши проще и быстрее, чем рыться в многочисленных меню и подменю.

Power Point предлагает в помощь много разных панелей инструментов. В зависимости от того, какой режим вы выбрали для работы, некоторые панели инструментов могут оказаться недоступными. Например, панель инструментов Структура недоступна в режиме Слайды.

Ещё один помощник при работе с Power Point – это помощник по Office, который открывает собственные окна при запуске Power Point. Это самый простой и приятный способ получения полезной информации. Во время работы с Power Point этот помощник будет давать подсказку как использовать некоторую специфическую технику программы для успешного выполнения задачи. О том, что подготовлена подсказка можно узнать после появления в окне помощника по Office лампочки. Если возник вопрос, надо щёлкнуть в любом месте в окне Помощника по Office. В появившемся окне предложат ввести ключевой слово по интересующей теме. Помощник ответит, раскрыв список соответствующих тем вспомогательной информации.

Создание новой презентации

Программа PowerPoint предоставляет пользователям большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны включают оформленные слайды, в которые пользователи вносят данные. Каждый шаблон слайда имеет свою композицию, соответствующую его назначению. Изначально все слайды содержат либо стандартные текст и встроенные объекты, которые следует заменить при создании презентации, либо место- заполнители, предназначенные для вставки определенных объектов. Любой стандартный шаблон презентации можно изменить по своему вкусу. Если же пользователь располагает временем и чувствует в себе способности дизайнера, он может начать работу над презентацией "с нуля" — в PowerPoint для этого есть все средства.

После щелчка на кнопке PowerPoint панели инструментов Microsoft Office появляются главное окно программы и диалоговое окно PowerPoint, в котором программа предлагает образовать пустую презентацию или создать презентацию с помощью мастера автосодержания либо шаблона презентации. При этом предоставляется также возможность открыть файл существующей презентации.

Перед началом создания презентации следует хорошо продумать, какую информацию поместить на слайды. При этом надлежит учитывать, что презентация должна длиться не более 45 — 60 минут и состоять из 15— 20 слайдов. Если вы новичок в деле подготовки презентаций и не решили, что вам нужно, воспользуйтесь помощью мастера автосодержания, выбрав соответствующий переключатель и нажав кнопку ОК в окне, изображенном на предыдущем рисунке.

Перейдите к следующему диалоговому окну мастера и выберите вид презентации. Мастер также предлагает полезные советы по форматированию презентации и организации слайдов.

В следующем диалоговом окне мастера автосодержания необходимо определить форму выдачи материалов (презентация в Интернете, презентация на экране компьютера или 35-мм слайды) и указать, нужен ли раздаточный материал при проведении презентации. Кроме того, надлежит ввести данные о себе: название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде презентации.

Форматирование слайда

Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущими. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат.

Разметка слайда – данная команда позволяет изменить разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна Разметка слайда, аналогичного окну Создание слайд. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне требуемую разметку для слайда и нажать кнопку Применить.

Цветовая схема слайда – это команда используется для установки цветовой схемы для выбранного слайда или для всей презентации. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Цветовая схема, в которой имеется две вкладки:

Стандартная – позволяет установить для слайдов одну из имеющихся стандартных цветовых схем. Чтобы применить выбранную схему для текущего слайда следует нажать кнопку Применить. С другой стороны, чтобы установить выбранную схему для всех слайдов презентации, необходимо воспользоваться кнопкой Применить ко всем;

Специальная – дает возможность изменить цвет того или иного элемента схемы. Для этого необходимо выбрать требуемый элемент, например, Фон, или нажать кнопку Изменить цвет. Затем в диалоговом окне Цвет фона следует выбрать нужный цвет на вкладке Обычные или воспользоваться для определения оттенка вкладкой Спектр, после чего нажать кнопку ОК.

Измененную цветовую схему нужно применить к выбранному слайду или ко всей презентации (кнопка Применить ко всем).

Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использоваться для фона слайдов. После выполнения команды отображается диалоговое окно Фон, в котором можно с помощью раскрывающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки.

Применить шаблон оформления – дает возможность установить новый шаблон оформления, т.е установить определенную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для того следует открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в диалоговом окне Применить шаблон оформления следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку Применить.

В результате выполнения действий все слайды презентации будут оформлены по новому шаблону.

Вставка объектов мультимедиа

Ничто так не оживляет презентацию, как добавление в слайд – фильм объектов мультимедиа – видеофрагментов, звука и музыки. Добавление в презентацию объектов мультимедиа осуществляется очень просто и производит поистине потрясающий эффект.

В любой слайд можно внедрить один или несколько объектов мультимедиа. Возможно, это будет короткий музыкальный клип, который воспроизводится в то время, когда слайд появляется перед зрителями. Может быть, за музыкальным клипом последует видеоролик, записанный кем– нибудь из участников проекта. Эти клипы могут запускаться автоматически во время появления слайда или по истечении некоторого интервала времени. Кроме того, чтобы начать воспроизведение, докладчик может дважды щелкнуть на расположенном на слайде значка видеоролика, звукового или музыкального фрагмента.

Чтобы вставить в слайд звук, музыкальный фрагмент или видеоролик можно воспользоваться библиотекой Clip Gallery.

Библиотека Clip Gallery является одним из необязательных компонентов программного комплекса Power Point. Если этот модуль был установлен в процессе работы программы Setup при инсталляции Power Point, то коллекция Clip Gallery будет всегда доступна в режимах слайдов и страниц заметок, что позволит украшать эти страницы картинками.

Анимация слайдов

В ходе демонстрации слайд – фильма абзацы маркированных списков, а также размещенные на слайдах графические объекты могут появляться на экране либо все сразу, либо последовательно. Чтобы маркированный текст постепенно «выстраивался» на слайде, необходимо назначить ему тот или иной эффект анимации.

В режиме сортировщика слайдов можно быстро выбрать и применить готовые, заранее встроенные в программу эффекты анимации текстовых слайдов, так чтобы заголовок и абзацы маркированного списка появлялись последовательно (по заранее продуманной схеме). Для включения такого режима демонстрации надо выделить один или несколько слайдов с маркированным списком, а затем выбрать вариант анимации в раскрывающемся списке Встроенная анимации текста панели инструментов Сортировщик слайдов или в подменю Встроенная анимация текста контекстного меню.

Для расширенного управления анимацией слайдов и для настройки эффектов анимации графических объектов необходимо дважды щелкнуть на слайде, чтобы перейти в режим просмотра слайдов, где и осуществляется дальнейшая настройка.

В режиме слайдов щелкнуть на фоне слайда, чтобы отменить выделение всех объектов. Затем выполнить команду Настройка анимации меню Показ слайдов. Появится окно диалога Настройка анимации.

Щелкнув на кнопке Эффекты анимации панели инструментов Форматирование, можно вывести на экран панель инструментов Эффект анимации. Тот же результат можно получить, указав на подменю Панели инструментов меню Вид и щелкнув затем на пункте Эффекты анимации. Этой панелью инструментов можно пользоваться для анимации отдельных объектов.

На вкладке Время окна диалога Настройка анимации расположен список объектов, которым ещё не назначен эффект анимации. Можно выделить любой объект и щелкнуть на переключателе включить в разделе Анимация вкладки Время. По умолчанию для запуска анимации объекта требуется щелкнуть на нем кнопкой мыши, однако можно включить автоматическое инициирование анимации объекта через определенное число секунд после окончания предыдущего события или после появления слайда на экране, если до этого в слайд – фильме не производилась анимация других объектов.

Указав объекты для анимации, можно изменить ее порядок с помощью списка Порядок анимации того же окна диалога.

Теперь можно выбрать конкретный эффект анимации для каждого объекта. Нужно щелкнуть в окне диалога Настройка анимации на ярлык вкладки Эффекты. Для отмеченного объекта можно указать эффект анимации, звука, воспроизводимый при появлении объекта, и цвет, с помощью которого объект будет выделен с момента появления на экране до начала анимации следующего объекта.

Если объект является текстом, можно осуществить настройку параметрров раздела Появление текста вкладки Эффекты. Текст может появляться в режимах Все вместе, по словам и по буквам.

Сохранение слайдов в виде презентации

Презентация сохраняется в виде файла. Существуют различные подходы к сохранению презентации в зависимости от цели, с которой делается сохранение.

Самые распространенные варианты:

сохранение как отработанного материала для последующего развития и модификации;

сохранение для использования в качестве вспомогательного средства при чтении лекций или докладов;

сохранение с целью пересылки файла презентации другим людям (пользователям);

сохранение презентации в формате HTML для распространения по сетям ИНТЕРНЕТ.

Сохранение в формате *.ppt

В первом случае презентация сохраняется в полном объеме в файле с расширением ppt. Таким образом сохраненная презентация может в дальнейшем модифицироваться и развиваться (конечно, с помощью PowerPoint).

При сохранении в данном формате можно выбрать версию PowerPoint, в которой будет сохранена презентация.

Сохранение в формате *.pps

Во втором и третьем случае следует предполагать, что на компьютере, где будет демонстрироваться презентация, имеется либо программа PowerPoint, либо программа PowerPoint Viewer. Последняя предназначена для просмотра презентаций, подготовленных в PowerPoint, но на компьютерах, на которых нет PowerPoint. Такой программой могут пользоваться люди, которые не имеют PowerPoint, но хотят просматривать презентации, подготовленные в нем.

Сохранение для web-страниц

В том случае, когда требуется опубликовать презентацию в Интернет, обеспечивая тем самым широкий доступ к презентации всем пользователям сети, следует сохранить презентацию в специальном формате. Интернет. Этот формат изменяется в зависимости от версии к версии PowerPoint. В PowerPoint версии 8.0 (MS Office'97) публикация в Интернет осуществляется с помощью файлов формата HTML и файлов сжатого формата PowerPoint с расширением ppz.

Заключение

Положительные стороны данной программы:

удобный интерфейс программы позволяет организатору быстро реагировать на изменение настроения аудитории, и корректировать свою презентацию ориентируясь на него

демонстрация красочных материалов с использованием анимации: графиков, таблиц, диаграмм, таблиц и рисунков, для более легкого восприятия сложной информации

психологический комфорт участников конференции, так как каждый находится в привычной обстановке на своем рабочем месте

простота использования программы позволяет создавать конференции не только профессиональным пользователем, но и новичкам

Недостатки данной программы:

при проведение конференции нет визуального контакта с аудиторией

так Power Point не поддерживает голосовую связь приходится пользоваться дополнительным оборудованием: микрофонами или телефонами.

Любой монотонный отчет при использование этой программы и ее возможностей превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с музыкой и другими спецэффектами, а создание на его основе конференции позволит его усвоить лучше для остальных сотрудников.

Список использованных источников:

Microsoft Office 2000 для «чайников». Изд. «Диалектика» 2002.