Організація і технологія конфіденційного діловодства

Організація і технологія конфіденційного діловодства

Вступ

Актуальність теми даної роботи зумовлена, перш за все тим, що на сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.

Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.

Типи матеріальних об'єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні й оптичні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси й ін. Але найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формі тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів.

Документи, що містять інформацію, яка складає комерційну і службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процеси їхнього виготовлення й організацію роботи з ними – конфіденційним діловодством.

Організація і технологія конфіденційного діловодства не регламентовані державними нормативними актами. Їх повинен визначати власник конфіденційних документів, з огляду на специфіку діяльності підприємства. Однак при цьому йому необхідно керуватися визначеними нормами і правилами роботи з конфіденційними документами, що забезпечують потрібний рівень функціонування підприємства, збереженість документів і конфіденційність інформації, що міститься в них.

Розвиток ринкових економічних відносин в Україні поряд із позитивними здобутками супроводжується і певними негативними явищами. Особливу занепокоєність викликає збільшення кількості злочинів у сфері господарської діяльності, оскільки вони не лише гальмують позитивні тенденції, а й завдають істотної шкоди державі, суб'єктам відносин у сфері господарювання та окремим громадянам.

Велику небезпеку представляє собою поява нових форм злочинної діяльності, які раніше не були відомі. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримінального переслідування, так і застосування організаційно-управлінських і кримінологічних заходів з метою їх попередження. До таких злочинних посягань слід віднести незаконне збирання, використання та розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю.

Метою роботи є висвітлення та загальнотеоретичне обґрунтування особливостей організації роботи з документами, що становлять комерційну таємницю.

інформація конфіденційний діловодство обмежений

1. Загальні відомості про інформацію з обмеженим доступом

Таємна інформація – це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Відповідно до Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. (в редакції від 21.09.1999 р.) державна таємниця – вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані державною таємницею і підлягають охороні державою.

Відомості, пов'язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб'єкта господарювання, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди інтересам суб'єкта господарювання, можуть бути ви знані його комерційною таємницею (ст. 36 Господарського кодексу України). Комерційна таємниця – це інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових невідома та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв'язку з чим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію (ст. 505 Цивільного кодексу України).

Адекватними заходами захисту комерційної таємниці є:

1. Прийняття локальних нормативних актів – наказів, розпоряджень про затвердження і введення в дію Положення про комерційну таємницю. Це положення має містити перелік відомостей, які становлять комерційну таємницю конкретного підприємства, а також перелік наслідків, види юридичної відповідальності за втрату інформації, що є інтелектуальною власністю підприємства.

2. Затвердження форми зобов'язання (договору) про нерозголошення відомостей, які становлять комерційну таємницю.

3. Ознайомлення працівників, які мають доступ до конфіденційної інформації, з об'єктом правової охорони та відповідальністю за порушення правил його використання і підписання ними договору про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю.

4. Якщо перелік відомостей, які становлять комерційну таємницю підприємства, є значним за обсягом, то доцільно видати його працівнику на руки, щоб у разі необхідності він міг поновити його у пам'яті.

У зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці можуть також бути включені пункти про нерозголошення відомостей комерційного характеру не тільки в період роботи працівника на даному підприємстві, але й протягом певного часу після його звільнення. Таке зобов'язання має зберігатися в особистій справі працівника. Але до зобов'язання про нерозголошення відомостей, які становлять комерційну таємницю підприємства, можуть бути включені тільки такі положення, які не Конституції України та чинним нормативно-правовим актам (у тому числі Кодексу законів про працю України).

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України №611 від 19.08.1993 р. комерційну таємницю не становлять:

· установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами;

· інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

· дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

· відомості про кількість і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

· документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

· інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров'ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

· документи про платоспроможність;

· відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

· відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Таким чином, склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, спосіб їх захисту визначаються суб'єктом господарювання самостійно з урахуванням положень Постанови КМУ №611, а також вимог чинного законодавства.

Для забезпечення безпеки господарської діяльності та захисту законних інтересів суб'єктів господарювання чинним законодавством України передбачене віднесення комерційної таємниці до об'єктів права інтелектуальної власності. Це створює певні особливості правового статусу конфіденційної інформації, бо надає широкі можливості правової охорони і захисту від протиправних дій.

Так, відповідно до ст. 506 Цивільного кодексу України майновими правами інтелектуальної власності на комерційну таємницю є:

· право на використання комерційної таємниці;

· виключне право дозволяти використання комерційної таємниці;

· виключне право перешкоджати неправомірному розголошенню, збору або використанню комерційної таємниці;

· інші майнові права інтелектуальної власності, встановлені законом.

Так, згідно зі ст. 162 Господарського кодексу України суб'єкт господарювання, що є власником технічної, організаційної або іншої комерційної інформації, має право на захист від незаконного використання цієї інформації третіми особами, за умов, що ця інформація має комерційну цінність у зв'язку з тим, що вона не відома третім особам і до неї немає вільного доступу інших осіб на законних підставах, а власник інформації вживає належних заходів до охорони її конфіденційності.

Проте відповідно до ст. 30 Закону України «Про інформацію» інформація з обмеженим доступом (комерційна таємниця) може бути поширена без згоди її власника, якщо ця інформація є су спільно значимою, тобто якщо вона є предметом громадського інтересу і якщо право громадськості знати цю інформацію переважає над правом її власника на її захист.

2. Організація роботи з конфіденційним діловодством

Конфіденційне діловодство – це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.

До організаційно-технологічних особливостей конфіденційного діловодства належать:

· жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;

· облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;

· реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;

· фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;

· проведення систематичних перевірок наявності документів;

· дозвільна система допуску до документів і справ;

· суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

· персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними.

Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – Інструкція).

Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.

При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року №25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.

Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.

Інструкція може складатися з таких розділів:

· Загальні положення.

· Перелік відомостей, що становлять КТ.

· Підготовка службових документів, що містять КТ.

· Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.

· Прийняття і облік документів, що містять КТ.

· Розмноження і розсилання (відправлення) документів.

· Формування справ виконаних документів.

· Відбір документів для зберігання і знищення.

· Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.

· Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

· До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:

· Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);

· Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;

· Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;

· Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

· Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

· Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;

· Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;

· Опис справ постійного зберігання;

· Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;

· Акт перевірки наявності та стану документів і справ;

· Журнал обліку бланків тощо.

Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:

Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;

Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

Оформлення справ з обмеженим доступом;

Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;

Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.

Основні умови віднесення інформації до KT:

· справжня або потенційна комерційна важливість інформації; відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

· вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:

· визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;

· забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю.

Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.

Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти її розголошенню й заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.

Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів:

· забезпечення обліку й схоронності документів, які містять комерційну таємницю;

· використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

· обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації; встановлення правил віднесення інформації до KT;

· розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності й виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

· здійснення контролю за дотриманням установленого режиму охорони комерційних таємниць.

Для обмеження доступу до інформації, яка містить KT, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи з охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, яка становить KT, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.

Виготовлення (друкування) документів із грифами «Комерційна таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, в спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.