Конспект лекций Технологии обработки данных

Тема 1.
Теоретические и методологические основы обработки

учетно-аналитической информации.

1. Сущность автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и их роль в управлении экономическими объектами.

Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и другими видами ресурсов.

Субъект
, или система управления,
экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением.
Основные функции управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление базируется на информации
. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС).
Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС)
имеет дело, прежде всего, с экономической информацией.

АИСБУ
- это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

Автоматизированные информационные системы экономического анализа (АИСЭА)
– это комплекс программно-технических средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для автоматизации аналитических работ с целью обоснования принятия управленческих решений и других возможных применений.

2.Понятие технологии и исторические этапы развития информационных технологий.

Технология –
система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Информационная технология
– совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения (Закон РБ «Об информатизации»).

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия грамотного управленческого решения.

Информационные технологии прошли ряд этапов исторического развития, которые связаны с развитием технического инструментария технологий.

1-й этап
(до середины 19-го века) – «ручная» информационная технология.

2-й этап
(до конца 19-го века) – «механическая» технология.

3-й этап
(до середины 20-го века) – «электрическая» технология.

4-й этап
(до начала 70-х годов 20-го века) – «электронная» технология.

5-й этап
(до конца 20-го века) – «компьютерная» технология.

6-й этап
(по настоящее время) – «сетевая компьютерная» технология.

(2; с. 51-52)

3.Основные свойства экономической информации, ее особенности и классификация.

Понятие «информация»
произошло от латинского information
, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.

Информация очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п.

Управленческая информация
– информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями.

Экономическая информация
– отражает деятельность предприятий, организаций и фирм посредством натуральных, стоимостных и других показателей. Она включает сведения о составе трудовых, материальных, денежных ресурсов, состоянии объектов управления на определенный момент времени и служит для управления социально-экономическими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

По функциям управления
информация подразделяется на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.

По месту возникновения
экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

По стадиям образования
информация бывает первичной и вторичной. Первичная
информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная
информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.

По временному периоду возникновения
информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.

Таким образом, в условиях усложнения функций управления, полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывает большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.

4. Структура и виды обеспечения АИСБУЭА.

АИСБУЭА представляет собой совокупность различных видов обеспечения, а также специалистов и предназначена для автоматизации обработки учетно-аналитической информации.

Следует выделять функциональную и обеспечивающую части АИСБУЭА.

Функциональная часть
АИСБУЭА представляет собой ряд функциональных подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей объекта управления. Функциональные подсистемы подразделяются в соответствии с организационной и производственной структурой объекта управления.

Функциональные подсистемы в составе организации:

· оперативное управление основным производством;

· технико-экономическое управление;

· бухгалтерский учет, анализ и контроль;

· управление персоналом;

· управление маркетингом (снабжение и сбыт);

· управление вспомогательным производством и др.

Функциональная структура объединений, концернов, отраслей определяется спецификой управления и обрабатываемой информации.

Обеспечивающая часть
АИСБУЭА состоит из организационного, информационного, технического, программного, математического, правового, лингвистического и эргономического обеспечения.

Организационное обеспечение –
это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИСБУЭА.

Математическое обеспечение
– это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации.

Правовое обеспечение
– это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИСБУЭА.

Лингвистическое обеспечение
– это совокупность языковых средств общения человека и вычислительной техники.

Эргономическое обеспечение –
совокупность методов и средств, обеспечивающих специалисту наиболее благоприятные условия работы, учитывающие физиологические и психологические возможности человека.

Тема 2.
Информационное обеспечение АИСБУЭА.

1.Состав и организация информационного обеспечения.

Информационное обеспечение
АИСБУЭА – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования.

Следует различать «информационный фонд» и «информационная база»
АИСБУЭА.

Информационный фонд
включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную на бумажных и машинных носителях.

Информационная база
содержит только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования:

· полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации;

· одноразовые регистрации и ввод данных в машину и многоцелевое использование их при обработке;

· унификация систем классификации и кодирования информации;

· создание единого фонда условно-постоянных данных;

· возможность простого, удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.

В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работ:

- определяется состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

- разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;

- выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;

- определяются состав базы данных и ее организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

2.Внемашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение представлено:

- системой показателей;

- системой документации и документооборота;

- системой классификации и кодирования информации.

Система показателей
представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта. Система показателей является методологической основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

Изучение системы показателей хозяйственной
деятельности экономического объекта дает возможность выявить состав показателей и их структуру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Система документации
представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами.

Первичными документами
могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте.

Выходные документы
формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в котором отражается результатная информация.

Они подразделяются на:

· стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;

· специализированные отчеты;

· регламентированные отчеты (государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы; отраслевая отчетность).

Нормативно-справочные документы
содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др.

Система классификации и кодирования информации
.

В Республике Беларусь действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Целью ЕСКК ТЭСИ является информационное обеспечение процессов управления экономикой с применением компьютерных технологий.

Система классификации –
это совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножества в соответствии с признаками.

Согласно системе применяется два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический –
это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества (все студенты университета разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы).

Фасетный –
это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации (разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.п.).

Кодирование
– это образование и присвоение объекту классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение
– это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

3.Внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях.

В состав внутримашинного ИО входят файлы:

· с текущими данными о состоянии управляемых объектов (оперативная информация);

· нормативно-справочной информации (заимствуется из нормативных актов, различных справочников);

· плановая информация;

· с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени (учетная информация) и др.

В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информация может быть организована в виде:

· локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;

· баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;

· баз знаний, которые помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.

База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам на машинных носителях;

Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими;

База знаний – совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил.

(Закон РБ от 06.11.95г. № 3850-XII «Об информатизации»).

Тема 3.
Техническое и программное обеспечение АИСБУЭА.

1.Состав и особенности технического обеспечения.

Техническое обеспечение –
это комплекс технических средств, обеспечивающих эффективное функционирование АИСБУЭА.

В рамках технического обеспечения осуществляется выбор одноуровневых и многоуровневых компьютерных информационных систем необходимыми техническими средствами. Правильный выбор комплекса технических средств (КТС) оказывает определяющее влияние на эффективность функционирования информационной системы.

В многоуровневых системах задача по выбору КТС решается с помощью моделирования. При этом необходимо учитывать, что любая информационная система является постоянно развивающейся системой и ее КТС должен иметь возможность при необходимости перестраиваться на решение новых задач.

Для расчета параметров КТС создается модель функционирования системы, в которой в качестве аргументов выступают:

· объемы входной информации;

· алгоритмы обработки данных по каждой задаче;

· режимы функционирования подсистем;

· объемно-временные характеристики информации;

· характеристики надежности всех элементов системы и др.

Основой любого КТС является компьютер (электронная вычислительная машина – ЭВМ). По размерам и функциональным возможностям ЭВМ можно разделить на:

- суперЭВМ

- большие ЭВМ

- малые ЭВМ

- микроЭВМ

Персональные компьютеры
– однопользовательские микроЭВМ, удовлетворяющие требованиям общедоступности и универсальности применения.

2. Классификация компьютерных сетей.

Компьютерная сеть –
это объединение компьютеров, каналов связи и средств передачи данных.

Компьютерные сети позволяют автоматизировать управление производством, транспортом, материально-техническим снабжением в масштабе отдельных регионов и страны в целом.

Возможность концентрации в компьютерных сетях больших объемов данных, общедоступность этих данных, а также программных средств обработки и высокая надежность их функционирования – все это позволяет улучшить информационное обслуживание пользователей и резко повысить эффективность применения вычислительной техники.

Компьютерные сети классифицируются по различным признакам.

По характеру реализуемых функций
сети выделяют:

· вычислительные, предназначенные для решения задач управления на основе вычислительной обработки исходной информации;

· информационные, предназначенные для получения справочных данных по запросу пользователя;

· смешанные, в которых реализуются вычислительные и информационные функции.

По способу управления компьютерные сети делятся на сети:

· децентрализованным управлением, когда каждая ЭВМ, входящая в состав сети, имеет полный набор программных средств для координации выполняемых сетевых операций;

· с централизованным управлением, при этом один компьютер в сети является главным и координирует работу сети;

· со смешанным управлением.

По степени охвата территории различают сети:

· глобальные, которые объединяют абонентов, расположенных в различных странах, на различных континентах Земли (Интернет);

· региональные, которые связывают абонентов, расположенных на значительном расстоянии друг от друга (сеть ИМНС, паспортных служб, таможня);

· локальные, объединяющие абонентов, расположенных в пределах небольших территорий (на территории одной организации).

По структуре построения (топология) сети подразделяются на радиальные (звездообразные), кольцевые, иерархические, общая шина и др.

Компьютерные сети различных видов взаимодействуют друг с другом. Причем в состав глобальной сети могут входить как региональные, так и локальные сети.

Вывод.


Использование компьютерных сетей способствует ускорению взаимодействия всех участников процесса управления экономическими объектами, что положительно сказывается на росте эффективности и обоснованности управленческих решений.

3. Программное обеспечение и его классификация.

Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность программ обработки данных и инструкции по их эксплуатации.

В зависимости от класса ЭВМ и набора выполняемых функций программное обеспечение делится на:

· общесистемное ПО, отвечающее за функционирование всей вычислительной системы в целом;

· прикладное ПО, предназначенное для реализации алгоритмов решения задач в различных областях человеческой деятельности. (Слайд).

Основой общесистемного программного обеспечения является операционная система (ОС).
ОС предназначена для синхронизации работы всех составных частей и устройств компьютера. ОС зависит от технических особенностей конкретной модели компьютера. В этой связи операционные системы развивались вместе с персональными ЭВМ. Наиболее популярные: MS/DOS, WINDOWSB и др.

Сервисные программные пакеты –
помогают пользователю компьютера в его работе:

· антивирусные;

· организующие защиту от несанкционированного доступа;

· используемые для архивации информации;

· используемые для загрузки алфавитов и шрифтов в принтеры, клавиатуру и др.

Системы поддержки сетевых коммуникаций
предназначены для создания и функционирования компьютерных сетей. Они синхронизируют работу абонентов сети и распределяют информационные, программные и технические ресурсы сети между абонентами. Их основной задачей является передача информации в сети, обеспечение совместимости данных независимо от технических, программных и информационных особенностей абонентов.

Системой программирования
называется совокупность средств, которые используются для написания, трансляции и отладки программ на соответствующем языке программирования.

Прикладное программное обеспечение
(существенно отличается от класса ЭВМ) можно разделить на три части:

· прикладные пакеты и программы общего назначения;

· проблемно-ориентированные пакеты и программы;

· интегрированные прикладные системы.

К прикладному ПО общего назначения
относятся:

- текстовые редакторы –
это пакеты прикладных программ, предназначенные для подготовки, редактирования и печати текстов;

- электронные таблицы
, предназначенные для автоматизированной обработки данных, представленных в табличном виде;

- системы управления базами данных
(СУБД), которые применяются для хранения, накопления, быстрого поиска и выдачи в удобной форме информации по запросу пользователя;

- графические системы
, служащие для отображения информации в графическом виде. Используются для решения сложных инженерных задач. На их базе создаются системы автоматизированного проектирования чертежей.

Проблемно-ориентированные пакеты и программы
предназначены для автоматизациии рабочих мест специалистов (АРМ менеджера, АРМ бухгалтера, АРМ экономиста и др.).

4. Классификация бухгалтерских информационных систем.

По масштабам производства организации
можно выделить бухгалтерские информационные системы, предназначенные для малых, средних и крупных организаций.

По степени охвата функций бухгалтерии
выделяют:

· мини-бухгалтерия
– отличительными чертами являются небольшой объем учетных операций и отсутствие функционального деления по участкам учета.

· интегрированные бухгалтерские системы
– отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность.

· комплексы бухгалтерских АРМ
– ориентированы на использование в бухгалтериях средних и крупных предприятий при наличии явного разделения функций между бухгалтерами. В комплекс, кроме бухгалтерских АРМ, могут быть подключены АРМ руководителя, АРМ менеджера, АРМ по учету кадров (имеет тесную связь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда).

По уровню автоматизации всей системы управления
организацией выделяют:

· простая бухгалтерия
– автоматизирует в системе управления только решение задач бухгалтерского учета.

· комплексная система автоматизации -
в этой системе реализуется полный рыночный цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности организации с последующей корректировкой планов. Таким образом, в комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система играет роль подсистемы.

· отличительными чертами корпоративных систем
являются :

- охват большого числа задач управления организацией;

- детальная разработка обобщенной модели документооборота;

- наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям;

- развитая технология объединения и консолидации данных удаленных подразделений.

По признаку архитектуры технического обеспечения
различают:

· локальные АРМ
, которые позволяют решать на компьютере отдельные учетные задачи. То есть существуют программные продукты, предназначенные исключительно для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Они могут использоваться в бухгалтерии и управленческой службе наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют определенным требованиям.

· информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации
позволяют создать информационное пространство учетной системы организации, благодаря чему обеспечивается оперативность обработки учетных данных и использование преимуществ автоматизированной формы учета.

По степени настройки системы
( в связи с частыми изменениями нормативно-законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки) различают:

· полностью настраиваемые
– это программы класса «Бухгалтерский конструктор», которые представляют возможность изменять методику учета, адаптировать программу к особенностям учета в любой организации;

· частично настраиваемые
– это системы, которые позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах и т.д.

· минимально настраиваемые
бухгалтерские системы ограничиваются возможность изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.п.

Тема 4.
Организация автоматизированной формы учета

1. Понятие АРМ бухгалтера и принципы автоматизированной обработки экономической информации.

АРМ бухгалтера –
это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Принципы
автоматизированной обработки учетно-аналитической информации:

· Рациональное сочетание централизованного и децентрализованного управления и организации информационной системы;

· Распределенной обработки данных на основе развитых компьютерных сетей;

· Создание автоматизированных рабочих мест специалистов с учетом конкретных особенностей объекта управления и функций исполнителей.

2. Структура бухгалтерии и функциональные обязанности учетных работников в условиях АРМ.

АРМ создают обычно по участкам учета (зависит от вида деятельности, размеров организации, объема учетных операций):

· АРМ по учету ОС;

· АРМ по учету труда и заработной платы;

· АРМ по учету готовой продукции;

· АРМ по учету затрат и др.

Таким образом, в условиях автоматизации учета возможно максимальное приближение технических и программных средств к источникам и потребителям информации, упрощаются процедуры обработки данных, исключаются промежуточные этапы обработки данных, отпадает необходимость участия в работе неспециалиста в области учета (оператора для ввода информации).

Работа пользователя-бухгалтера при решении задач в условиях АРМ заключается в выполнении следующих технологических операций в режиме активного диалога:

· ввод, просмотр и редактирование данных;

· поиск записей и файлов, сортировка и изменение файлов, фильтрация, архивирование и копирование;

· выдача выходных форм на печать (дисплей) в различных режимах (всего файла, отдельных записей; просмотр документов);

· перенастройка программы при изменениях в учете;

· использование сервисных функций, функций помощи.

3. Обеспечение сохранности данных

Под безопасностью автоматизированной информационной системы следует понимать ее защищенность от случайного и преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток разрушения или модификации ее компонент.

Очевидно, что абсолютно безопасных систем не существует. Любую систему можно «взломать», если располагать достаточно большими материальными и временными ресурсами. Целесообразно оценивать лишь степень доверия, которое можно оказать той или иной системе.

Важным компонентом надежности системы является политика безопасности
информации в организации. Она включает правила и нормы поведения при обработке, защите и распространении информации. В частности, эти правила определяют, в каких случаях пользователь имеет право работать с определенными наборами данных.

Дополнением политики безопасности является механизм подотчетности, который позволяет определять, кто работает в системе и что делает в определенный момент времени. Средства подотчетности делятся на три категории:

· идентификация и аутентификация;

· предоставление надежного;

· анализ регистрационной информации.

Безопасность автоматизированных систем хранения, обработки и передачи информации характеризуют следующие компоненты ее безопасности:

· Компьютерная безопасность
– это совокупность технологических и административных мер, которая обеспечивает доступность, целостность и конфиденциальность ресурсам, связанным с данным компьютером;

· Безопасность данных
– это защита данных от несанкционированной модификации, разрушения или раскрытия их;

· Безопасность коммуникаций
– это меры по предотвращению предоставления неавторизованным лицам информации, которая может быть выдана системой в ответ на запрос по каналам связи;

· Безопасность программного обеспечения
– это программное обеспечение, которое осуществляет безопасную обработку данных в компьютерной системе, а также дает возможность безопасно использовать ресурсы системы.

4. Разграничение прав доступа пользователей.

Для разграничения доступа к информации пользователям предоставляются различные полномочия и права доступа, которые регламентируются «Картой пользователя».

Пользователи программы по своим полномочиям делятся на две категории: администратор и пользователь системы.

Разграничение прав доступа может производится на уровне отдельных разделов программы, счетов или хозяйственных операций. Это означает, что конкретный пользователь получает доступ к определенным функциям программы или информации, находящихся только на тех счетах, с которыми непосредственно работает данный пользователь.

В системе 1:СПредприятие разграничение прав доступа производится в Конфигураторе. Прежде всего, в процессе создания конфигурации создается необходимое число типовых наборов прав
, которые описывают полномочия различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в широких пределах – от возможности только просмотра ограниченного числа документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных.
Кроме того, для эффективной работы пользователей может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс, который включает команды главного меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.

В системе 1С:Предприятие существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Список пользователей вызывается на экран выбором функции «Пользователи» из меню «Администрирование» главного меню конфигуратора.

Тема 5.
Технология электронного документооборота и

формирование внутримашинной базы учета в АИСБУ

1. Система документации и основные варианты электронных форм документов.

Первичный учетный документ
- документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. (Закон о бух. учете).

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, соответствующим образом заполненный и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договора, письма ….).

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые организацией хозяйственные операции и содержат определенный набор реквизитов, позволяющих осуществлять их формализованную вычислительную обработку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета.

Мы рассмотрим операционные документы, поскольку формализованные процедуры обработки в АИСБУ применяются только к ним.

В условиях автоматизированной обработки данных вводится понятие «вид документа» или «тип документа».

Документ любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму
. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.

В системах автоматизации учета реализуется четыре основных варианта экранных форм документов:

1. Экранная форма является копией первичного документа.

2. Экранная форма представлена в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый набор реквизитов (экранная форма ПКО и РКО).

3. Экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.

4. Экранная форма имеет заголовочную часть (как и первичный документ), а для отдельных видов документа и табличную часть.

Для большинства документов в системах автоматизации задаются правила формирования проводок
для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

2.
Модели электронного документооборота.

В АИСБУ электронный документооборот рассматривается применительно к процедурам обработки операционных документов.

В зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы организации как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами:

1. Каждый возникший документ должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.

2. Второй подход ориентирован на документооборот всей организации и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:

1. дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);

2. средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);

3. вспомогательный информационный объект (3-я модель).

Первая модель
рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе.

Возникновение хоз операции >>> запись информации о хоз операциях в массиве >>> первичный документ.

Недостаток.

Запись о хозяйственной операции сразу становится актуальной, т.е. формируются проводки. В реальности часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями.

Вторая модель
рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

Возникновение хозяйственной операции >>>
первичный документ
>>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.

Недостаток.

Не соблюдается временной разрыв между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам.

Третья модель
рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

Возникновение хозяйственной операции >>>
первичный документ
>>> совершение хозяйственной операции >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.

Таким образом, при применении третьей модели
поддерживается технология прохождения первичных документов.

Второй подход к работе с операционными учетными
документами, когда АИСБУ является одной из функциональных подсистем управления организацией, реализуется в корпоративных информационных системах.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии. Следовательно массивы документов также могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии.

2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.

3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Следовательно, основные отличия модели полного документооборота от предыдущих моделей заключаются в следующем:

-Документ рассматривается не только как средство формирования проводок, но и является полноправной информационной единицей;

-Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии;

-Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам документов, хранящимся в других подсистемах. (учетная база освобождена от излишней аналитической информации, но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки).

Вывод

. Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.

3. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях

1. Ручной ввод бухгалтерских операций
. Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Самостоятельно определяет корреспондирующие счета каждой проводки и указывает сумму.

2. Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций
. Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями.
Для них разрабатываются шаблоны,
которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющих отразить хозяйственную операцию в учете. Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая типовая хозяйственная операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим уникальным именем.

3. Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов.
Бухгалтер заполняет предложенную форму документа, а бухгалтерские операции и проводки формируются автоматически.